Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?

ePaper
Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?
In 10 stappen voorbereid op een controle
van uw toezichthouder.
Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?
Inleiding
Onverwachts de toezichthouder op bezoek
Van bedrijven wordt steeds meer verwacht dat zij kunnen laten zien dat zij ‘netjes’ zakendoen met
betrouwbare partijen. Om te voorkomen dat u zakendoet met personen, bedrijven of landen met
criminele of terroristische intenties, is de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van
terrorisme (Wwft) van kracht. U dient onder meer een risicogeoriënteerd cliëntenonderzoek uit te voeren
en ongebruikelijke transacties te melden.
Steeds strengere controle
De naleving van de Wwft wordt steeds strenger gecontroleerd door de toezichthouders van de Wwft:
De Nederlandse Bank (DNB), de Autoriteit Financiële Markten (AFM), BFT en Belastingdienst Bureau
Wwft. Vaak zonder aankondiging. Voldoet u niet aan uw wettelijke verplichtingen, dan riskeert u een forse
geldboete, een dwangsom of zelfs strafrechtelijke vervolging. “Na een reeks financiële schandalen kreeg
Nederland de wind van voren. Nu de EU haar anti-witwasbeleid aanscherpt, hunkert Nederland naar
internationale erkenning voor haar inspanningen. De verwachting is dat de toezichthouders de teugels
verder aantrekken,“ aldus Mattijs van de Weijer, Compliance en Risk Adviseur, Graydon Nederland.
Zo werden in 2013 boetes opgelegd aan bedrijven bij het niet melden van ongebruikelijke transacties of
het nalaten van een verplichte identiteitscontrole. Maar natuurlijk hoeft het niet zover te komen. En dan
spreken we nog niet over de merk- en reputatieschade die een bedrijf oploopt wanneer het in verband
wordt gebracht met schandalen.
Dit ePaper is gebaseerd op het 10-stappenplan van B. Snijder-Kuipers, A.T.A. Tilleman en
N. Roetert-Steenbruggen. Het helpt u bij het voorbereiden op een controle.
We presenteren een 10-stappenplan voor de naleving van de Wwft.
•
• We nemen u stap voor stap mee en bieden concrete tips.
• Aan de hand van dit stappenplan kunt u een goed beleid opzetten of controleren of uw huidige
beleid op orde is.
Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?
Stap 1
Bepaal of u onder de Wwft valt
Of u valt onder de Wwft, is bepaald in artikel 1 van de Wwft. Volgens dit artikel is de Wwft van
toepassing op de volgende organisaties en natuurlijke personen:
Wwft
banken; kredietinstellingen; effecteninstellingen; beleggingsinstellingen; geldtransactiekantoren
(wisselinstellingen); providers voor geldtransactiekantoren; levensverzekeraars;
assurantietussenpersonen die bemiddelen in levensverzekeringen; creditcardmaatschappijen;
casino’s; handelaren in zaken van grote waarde; overige handelaren; accountants; advocaten;
bedrijfseconomische adviseurs; belastingadviseurs; bemiddelaars in onroerende zaken;
makelaars in onroerend goed; notarissen; onafhankelijk juridisch adviseurs; trustkantoren;
beleggingsondernemingen; bijkantoren van financiële ondernemingen met zetel in het
buitenland; betaaldienstagenten; betaaldienstverleners; elektronischgeldinstellingen; natuurlijk
persoon, rechtspersoon of vennootschap die beroeps- of bedrijfsmatig een adres of postadres
ter beschikking stelt; en taxateurs.
Komt u of uw instelling in dit rijtje voor? Dan valt u onder de Wwft.
Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?
Stap 2
Vraag uw cliënt naar zijn persoonsgegevens
Voordat u een zakelijke relatie aangaat, dient u vast te stellen met wie u in zee gaat.
Verzamel gegevens en informatie over de identiteit van uw cliënt. In deze stap kunt u uitgaan van
gegevens die uw cliënt verstrekt. Is een cliënt niet fysiek aanwezig voor de identificatie? Artikel 8,
lid 2 van de Wwft voorziet in maatregelen die u kunt treffen, zoals het opvragen van aanvullende
documenten, gegevens of informatie om de identiteit van de cliënt vast te stellen.
Tip: Vraag een potentiële klant tijdens het eerste contact naar zijn persoonlijke
gegevens en leg deze vast.
Tip: Is een cliënt niet fysiek aanwezig? Vraag in aanvulling op de kopie van het identiteitsbewijs naar een salarisstrook of arbeidsovereenkomst, en controleer of
deze zijn opgesteld door een bestaand bedrijf.
Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?
Stap 3
Verifieer de identiteit van uw cliënt
Zijn de gegevens die uw cliënt heeft aangeleverd juist? Bij een natuurlijke persoon kunt u
de identiteit verifiëren aan de hand van een paspoort, identiteitskaart of rijbewijs. Bij een
rechtspersoon kunt u een uittreksel aanvragen uit het handelsregister. Ook kunt u vertrouwde
bronnen van derden raadplegen, zoals de database van Graydon.
Tip: Bewaar een fysieke kopie van een geldig legitimatiebewijs of uittreksel uit het Stap 4
handelsregister in het dossier van uw cliënt.
Achterhaal de UBO
Om te voorkomen dat criminelen zich verschuilen achter een onderneming, stichting of andere
juridische entiteit, dient u de Ultimate Beneficial Owner (UBO) of uiteindelijk belanghebbende te
identificeren. Volgens de Wwft is de UBO de natuurlijke persoon die:
•
•
•
•
•
een belang houdt van meer dan 25% in het kapitaal van een cliënt; of
meer dan 25% van de stemrechten uit kan oefenen in de algemene vergadering; of
feitelijk zeggenschap kan uitoefenen in een cliënt; of
begunstigde is van 25% of meer van het vermogen van een cliënt of trust; of
een bijzondere zeggenschap heeft over 25% of meer van het vermogen van een cliënt.
Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?
Stap 5
Onderzoek of uw cliënt een PEP is
Een politically exposed person (PEP) brengt hoger dan gemiddelde risico’s met zich mee.
U dient vast te stellen of uw cliënt, of zijn directe familie of naaste, een prominente functie bekleedt
of het afgelopen jaren bekleed heeft.
“Omdat de controleprocedures risicogebaseerd mogen worden ingericht,
kan het handig zijn om op te zoeken wat het corruptieniveau is in het land
waar uw cliënt vandaan komt, bijvoorbeeld door de Corruption Perception
Index van Transparancy International te gebruiken.“ Mattijs van de Weijer
Om na te gaan of uw UBO daadwerkelijk een PEP is, is niet eenvoudig en kan erg tijdrovend zijn.
U dient te checken of uw cliënt in de database van bekende PEP’s staat. Deze database bevat
meer dan een miljoen profielen, namen, geboortedata, identificatienummers en foto’s van
personen. Naast deze zogenaamde PEP-lijsten, checkt u uw UBO ook op controlelijsten, sanctielijsten en negatieve publiciteit (zoals de EU Freeze list, OFAC en de AFM Waarschuwingslijst).
Al deze stappen dient u te archiveren, zodat u dit kunt gebruiken voor audit trails en andere
bewijsvoering.
Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?
In kaart brengen en archiveren
Het is aan u de taak om op basis van beschikbare informatie te achterhalen en inzicht te
verschaffen in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de rechtspersoon, oftewel de
persoon met wie u zaken gaat doen.
De stappen die u hierin neemt en ook de uiteindelijke informatie dient u te archiveren. Let op: vaak
zit de eigendomsstructuur van een organisatie complex in elkaar, door de vele vertakkingen en
concernrelaties. Het is van belang dat u al deze vertakkingen in kaart brengt en archiveert.
Figuur 1 - voorbeeld concernrelaties
BOUWBEDRIJF VAN DEN HENGEL BV
50%
50%
TREBBE GROEP BV
100%
T.N.T. HOLDING BV
100%
DHR. H. J. C. TREBBE
SMELA HOLDING BV
Directeur
Directeur
M.G.A. LANGENDORFF
HOLDING BV
100%
DHR. M. G. A.
LANGENDORFF
G.J. SMEEING HOLDING BV
100%
DHR. G. J. SMEEING
Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?
Graydon Customer Due Diligence
Veel bedrijven worstelen met de Sanctiewet en de Wwft. Het in kaart brengen van
organisatiestructuren is vaak erg complex. En als de uiteindelijk belanghebbende eenmaal
gevonden is, bestaan er talloze lijsten waar de UBO op gescreend moet worden. Elke stap wordt
bovendien gearchiveerd, voor het geval de toezichthouder ‘op bezoek’ komt. Dit is niet alleen
tijdrovend, maar vaak mist er bij organisaties een uniform beleid wat kan leiden tot fouten.
Direct uw UBO’s in kaart en gescreend
Als u op zoek bent naar een uniform beleid en tijd wilt besparen dan is de Customer Due Diligence
wellicht iets voor uw organisatie. Hiermee brengt u direct online de uiteindelijk belanghebbende in
kaart en screent u deze UBO’s op alle mogelijke lijsten en op negatieve publiciteit. Elke stap wordt
direct opgeslagen in uw eigen beveiligde online archief, zodat u kunt aantonen dat u de vereiste
stappen heeft genomen.
“Het ontbreken van een uniform intern beleid kan leiden tot inefficiënt werk,
waarbij niet met voldoende zekerheid het juiste risicoprofiel kan worden
opgesteld. Wanneer u bijvoorbeeld zoekt op negatieve berichtgeving in de
media, kijkt u dan alleen op de eerste pagina van de zoekresultaten? Hoe
weet u dan zeker dat er geen hit is gevonden?“
Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?
Stap 6
Maak een risico-inschatting
Hoe groot is het risico dat uw cliënt zich schuldig maakt aan witwassen of financiering van
terrorisme? De wet vereist dat u uw cliënten indeelt in risicocategorieën. De meest gehanteerde
criteria zijn:
• Land- of geografisch risico. Van instellingen wordt verwacht dat zij op de hoogte zijn van
de risicogebieden die de Financial Action Task Force (FATF) aanwijst. Ook andere bronnen
kunnen een indicatie zijn, zoals de National Corruption Index.
• Cliëntrisico. Sommige cliënten brengen een verhoogd risico met zich mee, zoals
rechtspersonen met een ingewikkelde structuur.
• Productrisico. Ook bepaalde producten brengen een hoger risico met zich mee. Hierbij kan
bijvoorbeeld gedacht worden aan handel in edelmetalen en bankbiljetten, of bijzondere vormen
van vermogensbeheer.
Hoe groter de risico’s, hoe meer inspanning van u wordt verwacht om deze risico’s te mitigeren.
Daarnaast dient u beleid vast te leggen voor cliënten die een onacceptabel risico vormen, zoals
cliënten die op de EU freezelist voorkomen. Wanneer er sprake is van een onacceptabel risico, dan
mag u geen zakelijke relatie aangaan met een cliënt.
Tip: Voer een nulmeting uit om uw huidige relaties in te delen in risicocategorieën.
Neem voor nieuwe relaties een risicoscreening op in uw beleid.
Tip: Controleer regelmatig of een cliënt voorkomt op de waarschuwingslijsten van de FATF.
Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?
Stap 7
Monitor het risicoprofiel van uw cliënt
Als u een zakelijke relatie aangaat, stelt u een risicoprofiel en verwacht transactiepatroon op.
Om te kunnen beoordelen of transacties overeenkomen met het risicoprofiel van uw cliënt, dient
u de zakelijke relatie en transacties periodiek te toetsen. Zo kunt u mogelijke afwijkingen in het
transactiepatroon ontdekken.
Tip: U mag de frequentie en diepgang van de monitoring onder meer baseren
op de risicoclassificatie van uw cliënt.
Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?
Stap 8
Check of de identificatie
en verificatie correct is uitgevoerd
Maakt u gebruik van een eerder uitgevoerd cliëntenonderzoek? Dan blijft u zelf verantwoordelijk
voor een juiste uitvoering van de Wwft. U mag de gegevens van een eerder cliëntenonderzoek
overnemen, mits het onderzoek is verricht door:
•
•
•
•
•
een advocaat of (kandidaat)notaris binnen de EU;
een registeraccountant;
accountant-administratieconsulent of belastingadviseur binnen de EU;
een Nederlands trustkantoor;
een gereguleerde financiële instelling binnen de EU.
Tip: Vraag uw cliënt of er in het verleden al een cliëntenonderzoek is uitgevoerd.
Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?
Stap 9
Beoordeel of transacties ongebruikelijk zijn
U dient ongebruikelijke transacties te melden bij de Financial Intelligence Unit Nederland
(FIU-Nederland). Een transactie is ongebruikelijk wanneer deze voldoet aan één of meerdere
indicatoren. Voor elke meldergroep gelden specifieke verplichtingen.
Tip: In de lijst met objectieve en subjectieve indicatoren van FIU-Nederland kunt u
Stap 10
bekijken welke indicatoren gelden voor de meldergroep waartoe u behoort.
Meld ongebruikelijke transacties onverwijld
Merkt u een ongebruikelijke transactie op? Een voorgenomen of al verrichte ongebruikelijke
transactie dient onverwijld gemeld te worden bij FIU-Nederland. Op de website van FIU-Nederland
vindt u een toelichting op de meldprocedure.
14
DAGEN
Tip: Volg de nieuwsberichten op de site van FIU-Nederland voor interessante casussen.
Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?
Conclusie
“Eind dit jaar wordt de Vierde Anti-witwasrichtlijn verwacht. De gevolgen
laten zich raden. De controlerende instanties zullen nóg strenger gaan
controleren op de naleving van de Wwft.“ Mattijs van de Weijer
Staat de toezichthouder onverwacht op de stoep? Wanneer u dit 10-stappenplan heeft gebruikt
als leidraad voor het opzetten van een structureel beleid voor de naleving van de Wwft, dan heeft
u een stuk minder te vrezen. Met een goed en volledig Wwft-beleid voldoet u aan uw wettelijke
verplichtingen, heeft u beter inzicht in uw zakelijke relaties en draagt u bij aan het waarborgen van
de integriteit van het financiële stelsel. Dat is nog eens prettig zaken doen!
Gouden tip:
Met een uniform beleid zorgt u ervoor dat u altijd de juiste stappen doorloopt.
Leg de stappen en bevindingen zorgvuldig vast: met een goede audit trail kunt u
aantonen dat uw interne beleid van hoog niveau is.
Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?
Hulp nodig?
Elke klant en prospect checken op mogelijke risico’s, het achterhalen van de UBO en het
checken op fraudelijsten en PEP-lijsten, kost u veel tijd. Daarnaast dient u ook al uw stappen
op een eenduidige manier te archiveren om aan te kunnen tonen dat u volgens de wet
gehandeld heeft.
Met de CDD-oplossing van Graydon kunt u veel tijd en zorgen besparen. Met de UBO Search
brengt u direct online de concernrelatie van uw cliënt in kaart. Met de Compliance Check
controleert u deze UBO direct op alle vereiste lijsten. Al deze stappen slaat u direct op in een
beveiligd online archief.
Graydon helpt uw organisatie om snel en efficiënt te voldoen aan wet- en regelgeving en de
maatschappelijke transparantie-eisen. Zo voorkomt u op een eenvoudige manier hoge boetes
en de kans op merkschade.
Kijk voor meer informatie op onze website: https://www.graydon.nl/risk-management.
Hoe voldoet u snel en efficiënt aan de Wwft?
Bronnen
Dit 10-stappenplan is samengesteld op basis van een WWFT 10-stappenplan dat
oorspronkelijk is verschenen in het Tijdschrift voor Ondernemingspraktijk (2008) en is
geschreven door B. Snijders, D.Kaya, D.Kolkman, N.Roetert Steenbruggen, en A. Tilleman.
Een verder ontwikkelde versie is opgenomen in Tijdschrift voor Ondernemingspraktijk (2013)
en Teksten en toelichting Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme
(WWFT) Editie 2012, door A. Tilleman, D. S. Kolkman en P.C. Speekenbrink.
Dit 10-stappenplan is eveneens te raadplegen op de site van het Bureau Financieel Toezicht:
http://www.bureauft.nl/wwft/werkwijze-toezicht/Documents/Bijlage%20II%20Handleiding%20
WWFT%202014%20definitief15%20juli%202014.pdf
Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft),
http://wetten.overheid.nl/BWBR0024282
Leidraad Wwft en SW van DNB,
http://www.toezicht.dnb.nl/binaries/50-212353.pdf
Leidraad Wwft van de AFM,
http://www.afm.nl/leidraad-wwft
Overzicht FIU-Nederland met indicatoren ongebruikelijke transacties,
http://www.fiu-nederland.nl/content/wetgeving-algemeen-1
Nog vragen?
Graydon Nederland BV
Hullenbergweg 250
1101 BV Amsterdam
Telefoon: 020 567 97 55
E-mail: [email protected]