Tot op dit moment is het document niet in te zien

B&W.nr. 08.0494, d.d. 10 juni 2008
B&W-Aanbiedingsformulier
Onderwerp
Overeenkomst met GEVULEI voor het voeren van de
salarisadministratie
BESLUITEN
Behoudens advies van de co
missie
de dienstverleningsovereenkomst aan te gaan met GEVULEI inzake het voeren van de
salarisadministratie van GEVULEI volgens bijgaand concept.
Samenvatting
Sinds 1971 verleent de gemeente Leiden diensten voor de GEVULEI op het gebied van
salarisadministratie. Partijen willen de samenwerking voortzetten en zijn hiervoor een
dienstverleningsovereenkomst aangegaan.
DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST SALARISADMINISTRATIE
GEMEENTE LEIDEN EN GEVULEI
Ondergetekenden:
GEVULEI, rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar voorzitter, de heer mr. J.P.R.M. Steegh,
handelend ter uitvoer van het besluit van het Dagelijks Bestuur van de Gevulei d.d. ………., hierna te
noemen: ‘opdrachtgever’,
en
GEMEENTE LEIDEN, rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar Burgermeester, de heer drs. H.J.J.
Lenferink, handelend ter uitvoer van het besluit van het College van Burgemeester en Wethouders
van de gemeente Leiden d.d. …….., hierna te noemen: ‘opdrachtnemer’,
hierna ook gezamenlijk aangeduid als ‘partijen’,
Overwegende:
dat de opdrachtnemer sinds 1971 aan opdrachtgever diensten verleend op het terrein van de
salarisadministratie voor opdrachtgever;
dat opdrachtgever zich daarop sindsdien heeft verplicht tot het aanvaarden van de hieruit
voortvloeiende diensten tegen betaling;
dat partijen de samenwerking langdurig willen voortzetten;
dat partijen de afspraken tot op heden niet schriftelijk hebben vastgelegd en dat hierbij doen;
dat tevens op de afspraken een aanvulling plaats vindt over het vooraf storten van de maandelijkse
salarisbedragen op de rekening van de gemeente Leiden;
dat opdrachtgever door mogelijke organisatieveranderingen van zowel opdrachtgever als
opdrachtnemer tussentijds overleg wenst te voeren.
KOMEN ALS VOLGT OVEREEN:
Artikel 1
Doel van de overeenkomst
Het verlenen van een dienst door opdrachtnemer door tegen betaling de salarisadministratie van
opdrachtgever uit te voeren zoals hieronder overeengekomen.
Artikel 2
Nadere beschrijving van de diensten van opdrachtnemer
Opdrachtnemer zal de volgende werkzaamheden verrichten om de salarisadministratie uit te voeren:
-
het invoeren van nieuw personeel in het geautomatiseerde salarissysteem;
het aanbrengen van mutaties op dit bestand;
het maandelijks, per kwartaal en jaarlijks verstrekken van de benodigde output ten behoeve
van de financiële administratie;
-
het jaarlijks verstrekken van jaaropgaven;
het verzorgen van de aan- en afmelding bij UWV en Pensioenfonds;
het verzorgen van de aangifte en afdracht loonheffing;
het verzorgen van de aangifte en afdracht premies sociale verzekeringen;
het op verzoek verstrekken van informatie aan werknemers;
het op verzoek leveren van managementinformatie die betrekking heeft op het
personeelsbestand (o.a. voor het maken van het sociaal jaarverslag);
de invoering van personeelsgegevens in het personeelsinformatiesysteem;
het maandelijks leveren van een uitdraai van het ziekteverzuim.
Artikel 3
Verantwoordelijkheid opdrachtgever
Opdrachtgever stelt alle gegevens, benodigd om de salarisadministratie zoals beschreven in het
voorgaande artikel te kunnen uitvoeren, aan (de afdeling Salarisadministratie van) opdrachtgever ter
beschikking en geeft wijzigingen daarin zo spoedig mogelijk door. De personeelsgegevens –
voornamelijk verzuimgegevens en gegevens omtrent beoordelingen – voor invoering in het
personeelsinformatiesysteem levert opdrachtgever wekelijks aan de opdrachtnemer aan.
Artikel 4
Tarieven
Opdrachtnemer verricht de diensten als bedoeld in artikel 2 tegen een vast tarief per werknemer per
jaar. Dit tarief bedraagt bij aanvang van deze overeenkomst voor het jaar 2008 € 432, per
medewerker per jaar, excl. BTW, voor een in de salarisadministratie opgenomen werknemer van
opdrachtgever. Dit bedrag zal jaarlijks worden geïndexeerd met een door het College vast te stellen
percentage1.
Artikel 5
1.
2.
3.
4.
1
Facturering en betaling
Voor de diensten zoals bedoeld in artikel 2 zendt opdrachtnemer per kwartaal een factuur met
een opgave overeenkomstig het tarief zoals vermeld in artikel 4.
De facturen zoals bedoeld in het eerste lid moeten binnen 30 kalenderdagen na de dagtekening
van de factuur door opdrachtgever aan opdrachtnemer zijn voldaan.
Opdrachtgever zorgt dat een voorschot, te weten het maandelijkse vastgestelde bedrag
(peildatum januari van ieder jaar) voor de betaling van de salarissen van haar werknemers, voor
de zestiende van de betreffende maand op de bankrekening van opdrachtnemer is gestort.
Indien het bedrag zoals bedoeld in artikel 3 niet door opdrachtgever op de bankrekening van
opdrachtnemer is gestort, kan opdrachtnemer zonder dat nadere ingebrekestelling is vereist, de
uitbetaling van de salarissen aan de werknemers van opdrachtgever eenzijdig stopzetten.
De gemeenteraad van Leiden heeft op 23 maart 2004 besloten de indexcijfers te hanteren die het CPB jaarlijks publiceert
voorafgaand aan het begrotingsjaar. Dit betreft voor in de concernbegroting toe te passen indexen voor loon- en
prijscompensatie:
1. voor de looncomponent de index toe te passen voor salarissen binnen de overheid (CPB);
2. voor de prijscomponent de index toe te passen voor materiële overheidsconsumptie (CPB).
Het tarief voor het voeren van de salarisadministratie wordt jaarlijks geïndexeerd. De berekening is een gemiddelde van de
loon- en prijscompensatie.
5.
De definitieve facturen – zonodig gecorrigeerd – voor de maandelijkse betaling van de
salarissen van de werknemers van opdrachtgever worden binnen dertig dagen na uitbetaling
aan de werknemers van de opdrachtgever verrekend en verstuurd.
Artikel 6
1.
2.
Opdrachtgever sluit elke vorm van aansprakelijkheidsstelling jegens opdrachtnemer (en zijn of
door hem ingeschakelde werknemers) inzake verrichte werkzaamheden die uit deze
overeenkomst voortvloeien uit, tenzij er sprake is van aantoonbare nalatigheden of fouten door
opdrachtnemer. Opdrachtgever dient deze nalatigheden of fouten aan te tonen.
Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer voor aanspraken en schadeclaims van derden ter zake,
tenzij er sprake is van aantoonbare nalatigheden of fouten door opdrachtnemer. Opdrachtgever
dient deze nalatigheden of fouten aan te tonen.
Artikel 7
1.
2.
3.
Aansprakelijkheid
Overleg
Eventuele geschillen worden zo spoedig mogelijk in onderling overleg besproken teneinde het
geschil op te lossen.
Tenminste éénmaal per jaar en zonodig zal overleg plaatsvinden van partijen over de wijze
waarop deze overeenkomst wordt uitgevoerd.
Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing.
Artikel 8
Duur en einde overeenkomst
1. Deze overeenkomst treedt in werking op de dag van ondertekening en werkt terug tot 1
januari 2008 voor een duur van drie jaar.
2. De overeenkomst wordt telkens van rechtswege met een duur van drie jaar verlengd, tenzij
één van de deelnemende partijen uiterlijk één jaar voor het verstrijken van eerst genoemde
periode aan de andere partij de overeenkomst schriftelijk heeft opgezegd.
Artikel 9
Wijziging overeenkomst
Herziening, beëindiging, wijziging of aanvulling van deze overeenkomst naar aanleiding van
gewijzigde omstandigheden geschiedt in onderling overleg tussen de partijen en dient schriftelijk te
worden vastgelegd. In geval van die gewijzigde omstandigheden waarbij partijen onderling overleg
hebben, geldt niet bij voorbaat een opzegtermijn en is de lopende contractduur van drie jaar niet
bindend.
Artikel 10
Slotbepalingen
Deze dienstverleningsovereenkomst kan worden aangehaald als ‘DVO Salarisadministratie
GEMEENTE LEIDEN en GEVULEI’.
Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend te Leiden, d.d. ……….
Voor opdrachtnemer,
Voor opdrachtgever,
drs. H.J.J. Lenferink,
Burgemeester van Leiden
mr. J.P.R.M. Steegh,
Voorzitter Gevulei