Diapositive 1

Infosessie boekhouding
Juni 2010
Agenda
 Ontvangst en algemene inleiding
 Informatieve bestanden
 Themis boekhoudbestanden
 Vragen/antwoorden
I . Algemene inleiding

Themis



Begin van de productie 201001
Bestanden verspreid via Vera
Doelstellingen van de sessie:
De bestanden die ter beschikking gesteld worden
begrijpen
 De linken tussen de bestanden begrijpen
 Geen wijzigingen van de bestanden momenteel

I . Algemene inleiding

Stap 1 : infosessies in alle provincies

Stap 2 : enquête

Stap 3 : werkgroep – september 2010

Groepen voor de personen die de Themis
bestanden gebruiken (BRP, financiële diensten, …)
 Groepen voor de personen van de
personeelsdiensten
 Verschillende behoeften
Kandidaatstelling : [email protected] vóór 31 juli 2010
I . Algemene inleiding

De bestanden die voortkomen uit Themis

2 categorieën van bestanden
 Deze die onmiddellijk na de definitieve run ontstaan (zie
productiekalender)








L4.BHCP.0011502.20100423.000001.XML
L4.BLLC.0011502.20100423.000001.XLS
L4.CNTL.0011502.20100423.000001.XML
L4.DIGI.0011502.20100423.000001.ZIP
L4.F274.0011502.20100422.000001.CSV
TH.CTXX.0011502.20100425.000001.XLS
TH.PAYE.0011502.20100425.000001.XLS
TH.SBNN.0011502.20100425.000001.XLS
I . Algemene inleiding
Type van het
bestand
Datum aanmaak
bestand
 L4.BHCP.0011502.20100423.000001.XML
Volgnummer
Afkomstig uit
Themis
Nummer van de
juridische entiteit
Formaat
I . Algemene inleiding

L4.BHCP. … XML : Boekhoudbestand
 Elke maandag gepubliceerd en na de definitieve run

L4.BLLC…...XLS : Rapporteringsbestand
 Elke maandag gepubliceerd en na de definitieve run

L4.CNTL…..XML
 Elke dag gepubliceerd na elke fictieve run en na de
definitieve run

L4.DIGI…...ZIP
 Loonfiches van alle personeelsleden
I . Algemene inleiding




L4.F274…..CSV
 Aangifte bedrijfsvoorheffing
TH.CTXX.….XLS
 Bestand dat het geheel van de contentieux herneemt
TH.PAYE…..XLS
 Bestand dat de nettobedragen herneemt die te storten zijn
aan de verschillende schuldeisers
TH.SBNN…..XLS
 Bestand dat de negatieve netto’s herneemt die bestaan in
Themis
I . Algemene inleiding
 Deze die na de definitieve run voorkomen en die
omgevormd worden door het SSGPI
I . Algemene inleiding
Type van
bestand
Datum aanmaak
bestand
 TH.AAAA.0011502.20100423.000001.XML
Volgnummer
‘Omgevormd’
bestand
Nummer van de
juridische entiteit
Formaat
I . Algemene inleiding
 TH.AAAA….xls
 Inhoudstafel
TH.ALLE – per thema
 AAAA is het bestand met een lijst van de
toegevoegde bestanden en hun korte inhoud
 Dit bestand wordt zo genoemd omdat VERA
bij het aanmaken van een zipbestand steeds
de naam overneemt van het eerste bestand
en dit in alfabetische volgorde
(cfr eerste verzendingen -TH.BHCP.TOT )
 We onderscheiden 2 thema’s :
- Personeelsbeheer
- Boekhoudkundige en controlebestanden
TH.ALLE – per thema
Informatieve bestanden voor de personeelsdirecteur of zijn medewerkers
1.TH.ADRE
Dit is het eerste bestand dat maandelijks wordt overgemaakt. Het bevat 3
adressen: woonplaats, briefwisselingsadres en betaaladres met het
rekeningnummer.
TH.EMPL
2. TH.EMPL
Dit is een update van de personeelsgegevens
(identificatienr,rekeningnr, type personeel, contractueel/statutair,
schaal-, graadanciënniteit, vrijwaring, enz. …)
TH.EMPL HIR & TER
3. TH.EMPL HIR
=>een jaaroverzicht (sedert 1 januari 2010) van alle aanwervingen,
heraanwervingen en gestatutariseerde personeelsleden
4. TH EMPL.TER
Dit is een jaaroverzicht van alle beëindigde contracten, mobiliteit,
pensioen, statutarisering = einde contractueel
TH.ALLE – per therma
(Personeelsbeheer 2)
5. TH.GRAD
Inventaris per « level » = niveau
of kader van de graden zoals ze
gekend zijn in
Themis/Peoplesoft
6. TH.CNTL …FTE
Aantal gepresteerde uren per
betaalperiode met onderscheid
tussen vooraf- en nabetaalden
ContractDivision
30-04-2010
31-05-2010
Count_Ctr
Count_Ctr
Fulltime
Fulltime
38
38
HrsWeek
HrsWeek
9,5
19
28
30,4
38
30,4
38
N
N
N
N
N
N
N
33001
.
33091
33099
.
.
.
1
1
.
2
1
.
94
.
.
24
.
1
28
.
.
.
.
1
COMMISSAIRE DIVISIONNAIRE DE
POLICE
O
Cadre d'officiers
2
2
COMMISSAIRE DE POLICE
O
Cadre d'officiers
5
4
INSPECTEUR PRINCIPAL DE
POLICE
M
Cadre moyen
16
6
INSPECTEUR DE POLICE
S
Cadre de base
68
1
AGENT DE POLICE
6
H
Cadre auxiliaire
2
2
CONSEILLER
0
A
Niveau A
2
2
CONSULTANT
7
B
Niveau B
3
3
CONSULTANT-ICT
1
B
Niveau B
1
3
ASSISTANT SOCIAL
4
B
Niveau B
1
3
ASSISTANT
9
C
Niveau C
10
4
AUXILIAIRE
5
D
Niveau D
1
4
OUVRIER
6
D
Niveau D
1
4
OUVRIER QUALIFIE
8
D
Niveau D
5
4
CHEF D'EQUIPE
9
D
Niveau D
1
TH.ALLE (Personeelsbeheer 3)
5. TH.CNTL ….TOTLCD
Per functionele code en per betaalperiode wordt een lijst
opgemaakt van het totaal van de Creditamounts per looncode met
vermelding van het aantal begunstigden.
6. TH.CNTL …TOTSUP => supplementen
Per personeelslid worden de looncodes 4XXX hernomen per
betaalperiode met vermelding van het bruto of geïndexeerde
maandbedrag, de periode (de berekeningsbasis aan 100%)
(WageAmountOfUnits), het aantal dagen of het aantal eenheden
van de geleverde prestaties en waar nodig het type van de
geleverde prestatie (vb: 4163-Maaltijd Model 9bis, Mandaattype,
…)
TH.ALLE – BHCP en CNTL
 TH.BHCP
Dit is het vertaalde bestand xml L4.BHCP in Excel-formaat.
Het is geformateerd en heeft enkele toegevoegde kolommen.
 TH.BHCP…TOT
3 tabbladen met een totaal van de debit en de creditAmounts
-
Economische Code zonder toevoegsel (suffix) + algemene rekeningen
Economische Code met het toevoegsel (suffix) + algemene rekeningen
Economische Code met het toevoegsel (suffix) + het detail van de
algemene rekeningen.
45281=> 452811 recuperatie netto negatieven
45281=> 452812 inhouding maaltijdcheques
45281=> 452813 inhoudingen geschillen
TH. ALLE – CNTL
 De controlebestanden bevatten in het eerste deel
signaalgegevens en basisgegevens noodzakelijk voor de
berekeningen en diverse aangiften.
 Per afwerkingscode (10,11…) en per betaalperiode wordt in het
« tweede » deel de afrekening gemaakt van bruto tot netto met
toevoeging van de patronale lasten, de berekening van de
sociale toelage II. Ook enkele basisbedragen worden als
informatie meegegeven.
 Zowel percentages, aantal prestaties (dagen en eenheden)
en waar nodig codes worden opgegeven (4163 Maaltijden
Model 9Bis – onder de rubriek percentages).
 De kolom « WageAmountparUnit » herneemt de 100%
of de berekeningsbasis (BBSZ, BV, patronale lasten, …)
TH. ALLE – CNTL vervolg
 Op basis van dit bestand gebeuren
verschillende extracties die in onderstaande
bestanden worden overgemaakt
 De bestanden zijn resultaten van filters :
1)TH.CNTL…TOTLCD :
2) TH-CNTL….TOTSUP:
3)TH.CNTL….TOT FTE
Th.COST….
 Dit bestand bevat 3 tabbladen met per
tabblad het brutobedrag, de patronale last en
de totale kost
 Cost.1 : Kost per niveau of kader
Type van werknemer
Contractueel of statutair
 Cost.2 : Kost per loonschaal
 Cost.3 : Kost per functionele code
Kost per niveau of kader
Inhoud
 1. Boekhoudbestand TH.BHCP

TH.BHCP = TH.PAYE
 2. Rapporteringsbestand L4.BLLC
 3. Bestand TH.SBNN
 4. Link tussen de 3 bestanden
 5. L4.F274 – Bedrijfsvoorheffing


Basis bedrijfsvoorheffing
Bedrijfsvoorheffing
6. Controlebestand TH.CNTL
1. Boekhoudbestand TH.BHCP
 Doel?


Interfacebestand bestemd voor het
boekhoudpakket in de zone ter verwerking van
de informatie uit de loonrun
Komt steeds overeen met het controlebestand
en het betaalbestand
1. Boekhoudbestand TH.BHCP
 Link tussen het boekhoudbestand en het
betaalbestand

Stap 1: Totaal maken van het bestand
TH.PAYE: € 265.553,37
1. Boekhoudbestand TH.BHCP
 Stap 2: bestand TH.BHCP:
PaymentDebtCode 2
1. Boekhoudbestand TH.BHCP
1. Boekhoudbestand TH.BHCP
 Stap 3: bestand TH.BHCP: inhoudingen
1. Boekhoudbestand TH.BHCP
 Stap 4: Totaal maken van de bekomen
resultaten:



264.588,58
+ 964,79
265.553,37
Het bekomen resultaat is gelijk aan het totaal
van het betaalbestand
1. Boekhoudbestand TH.BHCP
 Regularisatie en tegenboeking
 L4 berekent enkel het verschil
 Het loondossier Themis herneemt de
tegenboeking niet
2 096,60 – 1 910,86 = 185,74
Berekening door
L4 op basis van €
185,74 €
Berekening uitgevoerd in PS via Java
Gegevens in geheugen bij L4
2. Het rapporteringsbestand L4.BLLC
 Het rapporteringsbestand bevat 4 tabbladen:
 Globaal overzicht
 Dit rapport geeft minstens een lijn per
begrotingsartikel (functionele code en economische
code)
 Detail per looncode
 Bij dit rapport is er een bijkomend sleutelveld: de
looncode
 Detail per persoon
 Berekening per persoon volgens economische code
 Detail over de inhoudingen
 Tabblad van de inhoudingen die gebeurd zijn per
persoon
2. Het rapporteringsbestand L4.BLLC
 Tabblad « Detail inhoudingen »
L4.BLLC
2. Het rapporteringsbestand L4.BLLC
 Tabblad « Detail inhoudingen »
L4.BLLC

Maaltijdcheques
L4.BLLC
TH.BHCP
390,51 – 340,11 = 50,40
24,64 + 25,76 = 50,40
3. Bestand TH.SBNN
 Herneemt het geheel van de netto-
negatieven

Iedere schuld begint met een letter



C….  Schuld die geconverteerd is uit de
CDVU
P…  Manueel aangemaakte schulden
L…  schulden gecreëerd uit Themis in
geval van een negatieve regularisatie
3. Bestand TH.SBNN
3. Bestand TH.SBNN
 Dit komt overeen met de code 2 in de kolom
PaymentDebtCode in het boekhoudbestand (het
boekhoudbestand herneemt wel enkel de nettonegatieven van de lopende maand)
4. Link tussen de drie bestanden
 Boekhoudbestand, rapporteringsbestand en
bestand TH.SBNN


Alle algemene rekeningen van het
boekhoudbestand zijn hernomen in het
rapporteringsbestand
Het rapporteringsbestand herneemt de
inhoudingen
4. Link tussen de drie bestanden
 TH.BHCP
 L4.BLLC (detail
inhoudingen)
264 472,13 + 964,79 = 265 436,92
4. Link tussen de drie bestanden
 L4.BLLC (Globaal)

264472,13 + 964,79 = 265 436,92
4. Link tussen de drie bestanden
 Boekhoudbestand TH.BHCP versus
rapporteringsbestand L4.BLLC

Stap 1: Eerst maken we het totaal van de
algemene rekening 45501 en 45511
4. Link tussen de drie bestanden
 Stap 2: Om te kunnen nagaan of het totaal
van het rapporteringsbestand overeenkomt
met het boekhoudbestand, hebben we tevens
de negatieve netto’s nodig:
4. Link tussen de drie bestanden
 Stap 3: De bekomen resultaten optellen:



Totaal rapporteringsbestand:
Totaal negatieve netto’s:
265.436,92
116,45
265.553,37
Het totaal van het rapporteringsbestand is
gelijk aan het totaal van het boekhoudbestand
en het bestand TH.PAYE.
4. Link tussen de drie bestanden
 Maaltijdcheques

TH.PAYE
4. Link tussen de drie bestanden
 Maaltijdcheques
L4.BLLC
TH.SBNN
187 149,89 + 2 548,02 + 24,79 = 189 722,70
4. Link tussen de drie bestanden
 Maaltijdcheques



Totaal TH.PAYE
Totaal L4.BLLC en TH.SBNN
Verschil
189 672,30
189 722,20
50,40
4. Link tussen de drie bestanden
 Maaltijdcheques
24,64 + 25,76 = 50,40
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
 Het is mogelijk dat er 3 bestanden
aangemaakt worden:


De wedde van de na vervallen termijn
betaalden en de wedde van de
voorafbetaalden (L4.F274.n°Jur zone.datum.000002.CSV)
De onregelmatige prestaties (L4.F274.n°Jur
zone.datum.000001.CSV)

Bestanden uit de CDVU (zonenummer_datum_FinProfdatum aangifte datumW.xls)
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
 Bestanden L4.F274


Gebaseerd op het afwerkingsnummer
(ComputationID/Afwerkingssleutel)
Onderscheid tussen:

De wedde van de na vervallen termijn betaalden
(115461001125)



Van de voorafbetaalden (115461001130)
Onregelmatige prestaties van de na vervallen
termijn betaalden (11546100110)
Onregelmatige prestaties van de voorafbetaalden
(115461001115)
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
 L4.F274, L4.BLLC en L4.BHCP
 Basis bedrijfsvoorheffing
 L4.F274 vermeldt de basis bedrijfsvoorheffing
van de na vervallen termijn betaalden en van
de voorafbetaalden
 L4.BLLC
 Economische codes 11101, 11108 en 11201
 LOON + H/S + NAT – 454012 – 454014 45453

L4.BHCP
 Economische codes 11101, 11108 en 11201
 LOON + H/S + NAT – 454012 – 454014 45453
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
 Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP

L4.274 herneemt de basis BV voor de na vervallen
termijn betaalden en de voorafbetaalden
Onregelmatige prestaties
39 455,23 + 345 486,02 = 384 941,25
Wedde
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
 Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP

L4.BLLC

Economische codes 11101, 11108 en 11201
 LOON + HS + NAT – 454012 – 454014 – 45453
LOON
+
HS + NAT -
454012 - 454014 - 45453
= Basis BV
427 730,48 + 651,38 + 132,25 - 14 801,05 - 1 080,94 - 27 690,87 = 384 941,25
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
 Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP

TH.BHCP

Economische codes 11101, 11108 en 11201
 LOON + HS + NAT – 454012 – 454014 – 45453
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
 Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP

TH.BHCP

Economische codes 11101, 11108 en 11201
 LOON + HS + NAT – 454012 – 454014 – 45453
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
 Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP

TH.BHCP

Economische codes 11101, 11108 en 11201
 LOON + HS + NAT – 454012 – 454014 – 45453
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
 Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP

TH.BHCP

Economische codes 11101, 11108 en 11201
 LOON + HS + NAT – 454012 – 454014 – 45453
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
 Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP

TH.BHCP

Economische codes 11101, 11108 en 11201
 LOON + HS + NAT – 454012 – 454014 – 45453
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
 Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP

TH.BHCP

Economische codes 11101, 11108 en 11201
 LOON + HS + NAT – 454012 – 454014 – 45453
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
 Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP

TH.BHCP

Economische codes 11101, 11108 en 11201
 LOON + HS + NAT – 454012 – 454014 – 45453
LOON :
427 730,48
HS :
651,38
NAT :
132,25
454012 :
14 801,05
454014 :
1 080,94
45453:
Basis BV:
27 690,87
384 941,25
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
 L4.F274, L4.BLLC en L4.BHCP

Bedrijfsvoorheffing
 L4.F274 vermeldt de BV van de na
vervallen termijn betaalden en van de
voorafbetaalden
 L4.BLLC
 Totaal van de algemene rekening 45301

L4.BHCP
 Totaal van de algemene rekening 45301
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
 Bedrijfsvoorheffing L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP

L4.274 herneemt de bedrijfsvoorheffing voor de na
vervallen termijn betaalden en de voorafbetaalden
Onregelmatige prestaties
20 119,24 + 102 240,23 = 122 359,47
Wedde
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
 L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP

Bedrijfsvoorheffing

L4.BLLC
 Totaal algemene rekening 45301
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
 L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP

Bedrijfsvoorheffing

TH.BHCP
 Totaal algemene rekening 45301
6. Controlebestand TH.CNTL
 Detailniveau per werknemer

Bijvoorbeeld:




Weddecomplement vrijwillige vierdagenweek
Weekendprestaties
Weddebijslag mandaat
….