Infosessie boekhouding
Juni 2010
Agenda
Ontvangst en algemene inleiding
Informatieve bestanden
Themis boekhoudbestanden
Vragen/antwoorden
I . Algemene inleiding
Themis
Begin van de productie 201001
Bestanden verspreid via Vera
Doelstellingen van de sessie:
De bestanden die ter beschikking gesteld worden
begrijpen
De linken tussen de bestanden begrijpen
Geen wijzigingen van de bestanden momenteel
I . Algemene inleiding
Stap 1 : infosessies in alle provincies
Stap 2 : enquête
Stap 3 : werkgroep – september 2010
Groepen voor de personen die de Themis
bestanden gebruiken (BRP, financiële diensten, …)
Groepen voor de personen van de
personeelsdiensten
Verschillende behoeften
Kandidaatstelling : [email protected] vóór 31 juli 2010
I . Algemene inleiding
De bestanden die voortkomen uit Themis
2 categorieën van bestanden
Deze die onmiddellijk na de definitieve run ontstaan (zie
productiekalender)
L4.BHCP.0011502.20100423.000001.XML
L4.BLLC.0011502.20100423.000001.XLS
L4.CNTL.0011502.20100423.000001.XML
L4.DIGI.0011502.20100423.000001.ZIP
L4.F274.0011502.20100422.000001.CSV
TH.CTXX.0011502.20100425.000001.XLS
TH.PAYE.0011502.20100425.000001.XLS
TH.SBNN.0011502.20100425.000001.XLS
I . Algemene inleiding
Type van het
bestand
Datum aanmaak
bestand
L4.BHCP.0011502.20100423.000001.XML
Volgnummer
Afkomstig uit
Themis
Nummer van de
juridische entiteit
Formaat
I . Algemene inleiding
L4.BHCP. … XML : Boekhoudbestand
Elke maandag gepubliceerd en na de definitieve run
L4.BLLC…...XLS : Rapporteringsbestand
Elke maandag gepubliceerd en na de definitieve run
L4.CNTL…..XML
Elke dag gepubliceerd na elke fictieve run en na de
definitieve run
L4.DIGI…...ZIP
Loonfiches van alle personeelsleden
I . Algemene inleiding
L4.F274…..CSV
Aangifte bedrijfsvoorheffing
TH.CTXX.….XLS
Bestand dat het geheel van de contentieux herneemt
TH.PAYE…..XLS
Bestand dat de nettobedragen herneemt die te storten zijn
aan de verschillende schuldeisers
TH.SBNN…..XLS
Bestand dat de negatieve netto’s herneemt die bestaan in
Themis
I . Algemene inleiding
Deze die na de definitieve run voorkomen en die
omgevormd worden door het SSGPI
I . Algemene inleiding
Type van
bestand
Datum aanmaak
bestand
TH.AAAA.0011502.20100423.000001.XML
Volgnummer
‘Omgevormd’
bestand
Nummer van de
juridische entiteit
Formaat
I . Algemene inleiding
TH.AAAA….xls
Inhoudstafel
TH.ALLE – per thema
AAAA is het bestand met een lijst van de
toegevoegde bestanden en hun korte inhoud
Dit bestand wordt zo genoemd omdat VERA
bij het aanmaken van een zipbestand steeds
de naam overneemt van het eerste bestand
en dit in alfabetische volgorde
(cfr eerste verzendingen -TH.BHCP.TOT )
We onderscheiden 2 thema’s :
- Personeelsbeheer
- Boekhoudkundige en controlebestanden
TH.ALLE – per thema
Informatieve bestanden voor de personeelsdirecteur of zijn medewerkers
1.TH.ADRE
Dit is het eerste bestand dat maandelijks wordt overgemaakt. Het bevat 3
adressen: woonplaats, briefwisselingsadres en betaaladres met het
rekeningnummer.
TH.EMPL
2. TH.EMPL
Dit is een update van de personeelsgegevens
(identificatienr,rekeningnr, type personeel, contractueel/statutair,
schaal-, graadanciënniteit, vrijwaring, enz. …)
TH.EMPL HIR & TER
3. TH.EMPL HIR
=>een jaaroverzicht (sedert 1 januari 2010) van alle aanwervingen,
heraanwervingen en gestatutariseerde personeelsleden
4. TH EMPL.TER
Dit is een jaaroverzicht van alle beëindigde contracten, mobiliteit,
pensioen, statutarisering = einde contractueel
TH.ALLE – per therma
(Personeelsbeheer 2)
5. TH.GRAD
Inventaris per « level » = niveau
of kader van de graden zoals ze
gekend zijn in
Themis/Peoplesoft
6. TH.CNTL …FTE
Aantal gepresteerde uren per
betaalperiode met onderscheid
tussen vooraf- en nabetaalden
ContractDivision
30-04-2010
31-05-2010
Count_Ctr
Count_Ctr
Fulltime
Fulltime
38
38
HrsWeek
HrsWeek
9,5
19
28
30,4
38
30,4
38
N
N
N
N
N
N
N
33001
.
33091
33099
.
.
.
1
1
.
2
1
.
94
.
.
24
.
1
28
.
.
.
.
1
COMMISSAIRE DIVISIONNAIRE DE
POLICE
O
Cadre d'officiers
2
2
COMMISSAIRE DE POLICE
O
Cadre d'officiers
5
4
INSPECTEUR PRINCIPAL DE
POLICE
M
Cadre moyen
16
6
INSPECTEUR DE POLICE
S
Cadre de base
68
1
AGENT DE POLICE
6
H
Cadre auxiliaire
2
2
CONSEILLER
0
A
Niveau A
2
2
CONSULTANT
7
B
Niveau B
3
3
CONSULTANT-ICT
1
B
Niveau B
1
3
ASSISTANT SOCIAL
4
B
Niveau B
1
3
ASSISTANT
9
C
Niveau C
10
4
AUXILIAIRE
5
D
Niveau D
1
4
OUVRIER
6
D
Niveau D
1
4
OUVRIER QUALIFIE
8
D
Niveau D
5
4
CHEF D'EQUIPE
9
D
Niveau D
1
TH.ALLE (Personeelsbeheer 3)
5. TH.CNTL ….TOTLCD
Per functionele code en per betaalperiode wordt een lijst
opgemaakt van het totaal van de Creditamounts per looncode met
vermelding van het aantal begunstigden.
6. TH.CNTL …TOTSUP => supplementen
Per personeelslid worden de looncodes 4XXX hernomen per
betaalperiode met vermelding van het bruto of geïndexeerde
maandbedrag, de periode (de berekeningsbasis aan 100%)
(WageAmountOfUnits), het aantal dagen of het aantal eenheden
van de geleverde prestaties en waar nodig het type van de
geleverde prestatie (vb: 4163-Maaltijd Model 9bis, Mandaattype,
…)
TH.ALLE – BHCP en CNTL
TH.BHCP
Dit is het vertaalde bestand xml L4.BHCP in Excel-formaat.
Het is geformateerd en heeft enkele toegevoegde kolommen.
TH.BHCP…TOT
3 tabbladen met een totaal van de debit en de creditAmounts
-
Economische Code zonder toevoegsel (suffix) + algemene rekeningen
Economische Code met het toevoegsel (suffix) + algemene rekeningen
Economische Code met het toevoegsel (suffix) + het detail van de
algemene rekeningen.
45281=> 452811 recuperatie netto negatieven
45281=> 452812 inhouding maaltijdcheques
45281=> 452813 inhoudingen geschillen
TH. ALLE – CNTL
De controlebestanden bevatten in het eerste deel
signaalgegevens en basisgegevens noodzakelijk voor de
berekeningen en diverse aangiften.
Per afwerkingscode (10,11…) en per betaalperiode wordt in het
« tweede » deel de afrekening gemaakt van bruto tot netto met
toevoeging van de patronale lasten, de berekening van de
sociale toelage II. Ook enkele basisbedragen worden als
informatie meegegeven.
Zowel percentages, aantal prestaties (dagen en eenheden)
en waar nodig codes worden opgegeven (4163 Maaltijden
Model 9Bis – onder de rubriek percentages).
De kolom « WageAmountparUnit » herneemt de 100%
of de berekeningsbasis (BBSZ, BV, patronale lasten, …)
TH. ALLE – CNTL vervolg
Op basis van dit bestand gebeuren
verschillende extracties die in onderstaande
bestanden worden overgemaakt
De bestanden zijn resultaten van filters :
1)TH.CNTL…TOTLCD :
2) TH-CNTL….TOTSUP:
3)TH.CNTL….TOT FTE
Th.COST….
Dit bestand bevat 3 tabbladen met per
tabblad het brutobedrag, de patronale last en
de totale kost
Cost.1 : Kost per niveau of kader
Type van werknemer
Contractueel of statutair
Cost.2 : Kost per loonschaal
Cost.3 : Kost per functionele code
Kost per niveau of kader
Inhoud
1. Boekhoudbestand TH.BHCP
TH.BHCP = TH.PAYE
2. Rapporteringsbestand L4.BLLC
3. Bestand TH.SBNN
4. Link tussen de 3 bestanden
5. L4.F274 – Bedrijfsvoorheffing
Basis bedrijfsvoorheffing
Bedrijfsvoorheffing
6. Controlebestand TH.CNTL
1. Boekhoudbestand TH.BHCP
Doel?
Interfacebestand bestemd voor het
boekhoudpakket in de zone ter verwerking van
de informatie uit de loonrun
Komt steeds overeen met het controlebestand
en het betaalbestand
1. Boekhoudbestand TH.BHCP
Link tussen het boekhoudbestand en het
betaalbestand
Stap 1: Totaal maken van het bestand
TH.PAYE: € 265.553,37
1. Boekhoudbestand TH.BHCP
Stap 2: bestand TH.BHCP:
PaymentDebtCode 2
1. Boekhoudbestand TH.BHCP
1. Boekhoudbestand TH.BHCP
Stap 3: bestand TH.BHCP: inhoudingen
1. Boekhoudbestand TH.BHCP
Stap 4: Totaal maken van de bekomen
resultaten:
264.588,58
+ 964,79
265.553,37
Het bekomen resultaat is gelijk aan het totaal
van het betaalbestand
1. Boekhoudbestand TH.BHCP
Regularisatie en tegenboeking
L4 berekent enkel het verschil
Het loondossier Themis herneemt de
tegenboeking niet
2 096,60 – 1 910,86 = 185,74
Berekening door
L4 op basis van €
185,74 €
Berekening uitgevoerd in PS via Java
Gegevens in geheugen bij L4
2. Het rapporteringsbestand L4.BLLC
Het rapporteringsbestand bevat 4 tabbladen:
Globaal overzicht
Dit rapport geeft minstens een lijn per
begrotingsartikel (functionele code en economische
code)
Detail per looncode
Bij dit rapport is er een bijkomend sleutelveld: de
looncode
Detail per persoon
Berekening per persoon volgens economische code
Detail over de inhoudingen
Tabblad van de inhoudingen die gebeurd zijn per
persoon
2. Het rapporteringsbestand L4.BLLC
Tabblad « Detail inhoudingen »
L4.BLLC
2. Het rapporteringsbestand L4.BLLC
Tabblad « Detail inhoudingen »
L4.BLLC
Maaltijdcheques
L4.BLLC
TH.BHCP
390,51 – 340,11 = 50,40
24,64 + 25,76 = 50,40
3. Bestand TH.SBNN
Herneemt het geheel van de netto-
negatieven
Iedere schuld begint met een letter
C…. Schuld die geconverteerd is uit de
CDVU
P… Manueel aangemaakte schulden
L… schulden gecreëerd uit Themis in
geval van een negatieve regularisatie
3. Bestand TH.SBNN
3. Bestand TH.SBNN
Dit komt overeen met de code 2 in de kolom
PaymentDebtCode in het boekhoudbestand (het
boekhoudbestand herneemt wel enkel de nettonegatieven van de lopende maand)
4. Link tussen de drie bestanden
Boekhoudbestand, rapporteringsbestand en
bestand TH.SBNN
Alle algemene rekeningen van het
boekhoudbestand zijn hernomen in het
rapporteringsbestand
Het rapporteringsbestand herneemt de
inhoudingen
4. Link tussen de drie bestanden
TH.BHCP
L4.BLLC (detail
inhoudingen)
264 472,13 + 964,79 = 265 436,92
4. Link tussen de drie bestanden
L4.BLLC (Globaal)
264472,13 + 964,79 = 265 436,92
4. Link tussen de drie bestanden
Boekhoudbestand TH.BHCP versus
rapporteringsbestand L4.BLLC
Stap 1: Eerst maken we het totaal van de
algemene rekening 45501 en 45511
4. Link tussen de drie bestanden
Stap 2: Om te kunnen nagaan of het totaal
van het rapporteringsbestand overeenkomt
met het boekhoudbestand, hebben we tevens
de negatieve netto’s nodig:
4. Link tussen de drie bestanden
Stap 3: De bekomen resultaten optellen:
Totaal rapporteringsbestand:
Totaal negatieve netto’s:
265.436,92
116,45
265.553,37
Het totaal van het rapporteringsbestand is
gelijk aan het totaal van het boekhoudbestand
en het bestand TH.PAYE.
4. Link tussen de drie bestanden
Maaltijdcheques
TH.PAYE
4. Link tussen de drie bestanden
Maaltijdcheques
L4.BLLC
TH.SBNN
187 149,89 + 2 548,02 + 24,79 = 189 722,70
4. Link tussen de drie bestanden
Maaltijdcheques
Totaal TH.PAYE
Totaal L4.BLLC en TH.SBNN
Verschil
189 672,30
189 722,20
50,40
4. Link tussen de drie bestanden
Maaltijdcheques
24,64 + 25,76 = 50,40
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
Het is mogelijk dat er 3 bestanden
aangemaakt worden:
De wedde van de na vervallen termijn
betaalden en de wedde van de
voorafbetaalden (L4.F274.n°Jur zone.datum.000002.CSV)
De onregelmatige prestaties (L4.F274.n°Jur
zone.datum.000001.CSV)
Bestanden uit de CDVU (zonenummer_datum_FinProfdatum aangifte datumW.xls)
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
Bestanden L4.F274
Gebaseerd op het afwerkingsnummer
(ComputationID/Afwerkingssleutel)
Onderscheid tussen:
De wedde van de na vervallen termijn betaalden
(115461001125)
Van de voorafbetaalden (115461001130)
Onregelmatige prestaties van de na vervallen
termijn betaalden (11546100110)
Onregelmatige prestaties van de voorafbetaalden
(115461001115)
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
L4.F274, L4.BLLC en L4.BHCP
Basis bedrijfsvoorheffing
L4.F274 vermeldt de basis bedrijfsvoorheffing
van de na vervallen termijn betaalden en van
de voorafbetaalden
L4.BLLC
Economische codes 11101, 11108 en 11201
LOON + H/S + NAT – 454012 – 454014 45453
L4.BHCP
Economische codes 11101, 11108 en 11201
LOON + H/S + NAT – 454012 – 454014 45453
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP
L4.274 herneemt de basis BV voor de na vervallen
termijn betaalden en de voorafbetaalden
Onregelmatige prestaties
39 455,23 + 345 486,02 = 384 941,25
Wedde
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP
L4.BLLC
Economische codes 11101, 11108 en 11201
LOON + HS + NAT – 454012 – 454014 – 45453
LOON
+
HS + NAT -
454012 - 454014 - 45453
= Basis BV
427 730,48 + 651,38 + 132,25 - 14 801,05 - 1 080,94 - 27 690,87 = 384 941,25
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP
TH.BHCP
Economische codes 11101, 11108 en 11201
LOON + HS + NAT – 454012 – 454014 – 45453
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP
TH.BHCP
Economische codes 11101, 11108 en 11201
LOON + HS + NAT – 454012 – 454014 – 45453
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP
TH.BHCP
Economische codes 11101, 11108 en 11201
LOON + HS + NAT – 454012 – 454014 – 45453
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP
TH.BHCP
Economische codes 11101, 11108 en 11201
LOON + HS + NAT – 454012 – 454014 – 45453
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP
TH.BHCP
Economische codes 11101, 11108 en 11201
LOON + HS + NAT – 454012 – 454014 – 45453
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP
TH.BHCP
Economische codes 11101, 11108 en 11201
LOON + HS + NAT – 454012 – 454014 – 45453
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP
TH.BHCP
Economische codes 11101, 11108 en 11201
LOON + HS + NAT – 454012 – 454014 – 45453
LOON :
427 730,48
HS :
651,38
NAT :
132,25
454012 :
14 801,05
454014 :
1 080,94
45453:
Basis BV:
27 690,87
384 941,25
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
L4.F274, L4.BLLC en L4.BHCP
Bedrijfsvoorheffing
L4.F274 vermeldt de BV van de na
vervallen termijn betaalden en van de
voorafbetaalden
L4.BLLC
Totaal van de algemene rekening 45301
L4.BHCP
Totaal van de algemene rekening 45301
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
Bedrijfsvoorheffing L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP
L4.274 herneemt de bedrijfsvoorheffing voor de na
vervallen termijn betaalden en de voorafbetaalden
Onregelmatige prestaties
20 119,24 + 102 240,23 = 122 359,47
Wedde
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP
Bedrijfsvoorheffing
L4.BLLC
Totaal algemene rekening 45301
5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing
L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP
Bedrijfsvoorheffing
TH.BHCP
Totaal algemene rekening 45301
6. Controlebestand TH.CNTL
Detailniveau per werknemer
Bijvoorbeeld:
Weddecomplement vrijwillige vierdagenweek
Weekendprestaties
Weddebijslag mandaat
….
