output management

OUTPUT
MANAGEMENT
Kenmerken
–
–
–
–
Uniform beheer van de printzaal
Beleid en regels voor het printen
Productgebaseerde opdrachtverwerking
Beheer van wachtrijen
APPLICATIES
OUTPUT
MANAGEMENT
Colour
Management
Web-to-Print
Variable
Data Printing
Print
Automation
Make-Ready
Document
Capture &
Management
Security
Connectivity
User & Cost
Management
Output
Management
Device
Management
Cloud &
Mobile
Printing
APPLICATIES
AANDACHT VOOR
VOLLEDIGE CONTROLE
OVER HET PRINTRESULTAAT
Budgetten zijn beperkt, duurzaam werken staat voorop. Organisaties met grote printvolumes doen er goed aan om
ongecontroleerd printen te voorkomen, waar die volumes ook worden gegenereerd: productiewerk in opdracht, in de
eigen printzaal, of op grote afdelingen of kantoren.
Een printopdracht naar het uitvoersysteem van uw keuze sturen is het gemakkelijkste stuk van de printworkflow. Wat veel
moeilijker is, is het op zo'n manier regelen en sturen van de uitvoer dat u en uw collega's, afdeling of organisatie alle beschikbare printers optimaal benutten en de printworkflows productief en rendabel verlopen.
– Op productieniveau kunt u het zich niet veroorloven dat
mensen tijd verliezen omdat ze allerlei verschillende
digitale frontends (DFE's) moeten gebruiken voor alle
verschillende controllers en uitvoersystemen van de
printzaal. In plaats van uw operators steeds wegwijs
te moeten maken in elk nieuw systeem kunt u beter
het beheer van de printzaal stroomlijnen met uniforme
prepresstaken. Alleen dan kunnen de printoperators de
beschikbare middelen efficiënt gebruiken.
– Wanneer u de opdrachten voor uw uitvoersystemen
goed kunt monitoren en sturen, zorgt u ervoor dat uw
systemen altijd volgens hun capaciteit worden benut.
Dit betekent dat uw printopdrachten op de snelste en
de voordeligste manier worden uitgevoerd.
– In een zakelijke omgeving moet u zien te voorkomen
dat documenten vaker dan nodig worden geprint, iets
wat uw medewerkers zonder de juiste begeleiding
ongetwijfeld zullen doen.
– Wanneer uw uitvoersystemen centraal staan opgesteld en
voor grote aantallen gebruikers toegankelijk zijn, is het erg
belangrijk dat u haalbare, veilige printprocedures invoert.
Door de toegang tot de printers goed te regelen en te
beperken, blijven bedrijfsgegevens veilig en houdt u de
geprinte volumes binnen de perken. Gebruikers die hun
eigen documenten niet meer hoeven op te sporen in dikke
stapels afdrukken, zijn bovendien een stuk efficiënter.
Kies voor doeltreffend Output Management, waarmee u het beheer van uw printzaal uniform maakt en de efficiëntie van
de gebruikers verhoogt. Uw printoperators hoeven niet meer steeds opnieuw hetzelfde werk te doen. Met de intelligente
software voert u in uw organisatie een efficiënt printbeleid in. De regels zorgen ervoor dat mensen anders tegen printen
gaan aankijken, waardoor u de geprinte volumes kunt reduceren. Met productgebaseerde opdrachtverwerking en correct
beheerde wachtrijen stroomlijnt u uw printworkflows, voorkomt u fouten en misprints, en verbetert u de betrouwbaarheid
en efficiëntie van de printzaal.
APPLICATIES Output Management
MOGELIJKHEDEN EN WAT DEZE
CONCREET VOOR U BETEKENEN
Uniform beheer van de printzaal
De organisatie van de printzaal moet perfect worden
gestroomlijnd. Dit is mogelijk door de verschillende
controllers en printers te ontsluiten met een uniforme
gebruikers­interface oftewel een digitaal frontend (DFE).
Op het moment dat alle uitvoersystemen in zo'n digitaal
frontend worden geïntegreerd, doet het merk van die
systemen er niet zo veel meer toe.
Een uniform DFE maakt het werk voor de mensen in
de printzaal gemakkelijker. Ze hoeven voor elke nieuwe
printer of controller niet steeds allerlei nieuwe procedures te leren. Voor de operators in de printzaal resulteert
het uniforme beheer in minder fouten en misprints en
een hogere snelheid.
Beleid en regels voor het printen
Rendabel printen is alleen mogelijk met een helder en goed
vastgelegd printbeleid, zeker voor kantoren waar veel met
documenten wordt gewerkt. Met de juiste professionele
applicaties kan een centraal printbeleid worden vastgelegd
en beheerd dat perfect rekening houdt met het budget
van de organisatie en waarmee het gedrag kan worden
gestuurd met het oog op spaar- en duurzaamheid. Moet
elke e-mail wel worden geprint? Moeten alle documenten
per se in kleur worden geprint? Worden documenten wel
op het meest rendabele systeem geprint? Met professio­
nele oplossingen voor uitvoerbeheer geeft u invulling aan
dergelijke vragen en behoeften.
Door een helder printbeleid af te dwingen met duidelijke
regels kan een organisatie alle beschikbare uitvoer­
systemen optimaal gebruiken – volgens capaciteit – en
daardoor de totale printkosten sterk verlagen. Een
positieve bijkomstigheid van deze manier van werken is
dat de gebruikers anders tegen printen gaan aankijken.
Productgebaseerde opdrachtverwerking
Productgebaseerde opdrachtverwerking houdt in dat
printopdrachten op zo'n manier worden verwerkt dat de
focus ligt op het eindresultaat: de afdruk. De software
bepaalt zelf welk beschikbaar uitvoersysteem de opdracht
het beste kan uitvoeren en het juiste papierformaat
en -type bevat, en geeft vervolgens automatisch de
juiste instellingen door aan dat uitvoersysteem. Zo'n
productgebaseerde workflow betekent dat de operator
minder tijd kwijt is aan het bepalen van de juiste systemen
en instellingen voor elke nieuwe printopdracht.
Productgebaseerde opdrachtverwerking is minder
foutgevoelig en er gaat minder tijd zitten in het maken
van proefdrukken. Wanneer u de omloopsnelheid
verhoogt, kunt u grotere volumes aan in een korter
tijdsbestek. En zo verhogen de gebruikers en operators
hun productiviteit. De operators in de printzaal hebben
minder repetitief werk en maken minder fouten en
misprints. De hele printzaal werkt een stuk efficiënter.
Afdelingen en printzalen verhogen hun capaciteit zonder
dat dit extra personeel kost.
Beheer van wachtrijen
Beheerders en printzaalmanagers moeten alle wachtrijen
met printopdrachten en inkomende bestanden centraal
kunnen beheren via één interface en een uniforme wachtrij.
Alleen dan kan met verschillende eigenschappen worden
gewerkt, zoals 'rechtstreeks printen', 'beveiligd printen',
'gedeelde wachtrij' of 'loadbalancing'. Gebruikers en
printoperators hoeven de printeigenschappen niet meer
voor elke nieuwe opdracht apart in te stellen, zolang er
voor de desbetreffende printworkflow maar een geschikte
wachtrij beschikbaar is – van een simpel beveiligd printje
tot het verzenden van een complex job ticket voor de
productie van grote volumes.
Wanneer printopdrachten worden verwerkt in afzonderlijk
gedefinieerde wachtrijen, heeft dit veel voordelen: er wordt
alleen geprint na authenticatie (dus veilig), na goedkeuring,
na betaling of nadat is voldaan aan andere criteria, geheel
op maat van de desbetreffende werkomgeving. Met
centraal beheerde printeigenschappen, toegepast op
het werkstation van de gebruikers, blijft het gemak van
gewoon even iets printen en ophalen behouden en boekt
u veel tijdwinst. De eindgebruikers varen er wel bij en u
garandeert een volledig veilige printomgeving.
Met professionele Output Management-software geeft u de productiviteit en efficiëntie van uw printomgeving een
flinke boost, zowel binnen de organisatie als voor productie in opdracht. Een digitaal frontend (DFE) maakt het
mogelijk om productgebaseerde opdrachtverwerking in te voeren en met wachtrijen te gaan werken. U stroomlijnt uw
workflows, maakt mensen vrij en voorkomt fouten. Met een duidelijk printbeleid en duidelijke regels voor het printen
binnen een organisatie houdt u het geprinte volume binnen de perken. Konica Minolta heeft diverse passende Output
Management-applicaties voor uw specifieke doeleinden.
APPLICATIES OUTPUT MANAGEMENT
WORKFLOW
MANAGER
5
VERGADERZAAL
1
3
KANTOOR
2
RECEPTIE
4
PRINTZAAL
Enkele workflowscenario's
Beleid voor printen in kleur
Uniform beheer van printwachtrijen
1 Een gebruiker wil een e-mail printen in kleur. Het printbeleid van
het bedrijf bepaalt dat de e-mail automatisch wordt omgezet
in zwart-wit en dat de gebruiker daarvan op de hoogte wordt
gebracht.
4 De operator in de printzaal beheert de verschillende uitvoersystemen door ze samen te voegen in een uniforme wachtrij.
De verwerking van printopdrachten wordt geautomatiseerd
op basis van de gewenste instellingen voor de afwerking en andere
zaken. Printers worden geselecteerd op basis van beschikbaarheid,
capaciteit en mogelijkheden. Om extra snelheid te creëren verdeelt
de operator grote opdrachten over verschillende printers door
middel van loadbalancing. Hij kan opdrachten in kleur verdelen
in kleuren- en zwart-witpagina's, zodat altijd de meest rendabele
uitvoersystemen worden gebruikt.
Printen van documentatie en complexe printopdrachten
op onverwachte momenten
Documenten opnieuw printen
Automatische routering van grote printopdrachten
3 Een teamleider print haar papieren net voor een vergadering.
Er blijken meer collega's voor de vergadering op te duiken dan
verwacht. Vanuit haar follow-me-wachtrij kan ze de documenten
nog snel even bijprinten.
5 Voor een bezoek aan een beurs wil de bedrijfsleider vijftig afdrukken maken van een hand-out van twintig pagina's dik. De wachtrij
voor kantoorgebruik stuurt deze grote opdracht gewoon door naar
de wachtrij voor grote opdrachten (de printzaal), waar de operator
deze opdracht met behulp van loadbalancing in minder dan vijf
minuutjes kan printen.
Konica Minolta Business Solutions Nederland BV Hoogoorddreef 9 Postbus 22110 1100 CC Amsterdam www.konicaminolta.nl
04/2013
2 Een technicus heeft de meest recente productdocumentatie nodig
van een van de technische producten die het bedrijf maakt. De
receptionist geeft de printopdracht via het productgebaseerde
verwerkingssysteem door aan de printzaal. Binnen een paar
minuten heeft de technicus zijn documenten.