Handleiding ontwerpprojecten HRO

Handboek
Ontwerpprojecten
Auteurs:
Debby Goedknegt
Rien van Stigt
Tom van Weert
Inlichtingen:
T (030) 238 8493
[email protected]
Datum:
16 februari 2006
Hogeschool Utrecht
Lectoraat ICT en hoger onderwijs
Creative Commons Naamsvermelding-NietCommercieel-Gelijk delen
Voor Hogeschool Rotterdam:
Nienke van der Noordaa
Ron Weerheijm
Inhoudsopgave:
Doel van dit boekje .................................................................................................................. 3
Verbinden Onderwijs en Kennisontwikkeling ............................................................................ 3
Op te lossen praktijkvragen...................................................................................................... 4
Projectmethode........................................................................................................................ 5
Fase 0: Vraag ontwikkelen ....................................................................................................... 5
Fase 1: Voorbereiden .............................................................................................................. 5
Fase 2: Project ontwikkelen ..................................................................................................... 5
Fase 3: Ontwerpen en Implementeren ..................................................................................... 6
Fase 4: Opleveren van de oplossing ........................................................................................ 7
Fase 5: Opleveren van ontwikkelde kennis en competenties ................................................... 7
Beoordeling.............................................................................................................................. 7
Nazorg ..................................................................................................................................... 7
2
Doel van dit boekje
Het doel van dit boekje is studenten (én docenten) inzicht te geven in de projectmethode zoals die de
afgelopen tijd is ontwikkeld ten behoeve van het uitvoeren van ontwerpend praktijkonderzoek. Deze vorm
van onderzoek wordt gezien als dé vorm van onderzoek die voor beroepsopleidingen en voor
beroepsbeoefenaren (waaronder uiteraard ook studenten worden gedacht) kennis op kan leveren over de
ontwikkeling van het betreffende vakgebied.
De methode geeft zekerheid over de efficiëntie van de aanpak (methodisch), over de betrokkenheid van de
opdrachtgever en zijn vraag (valideren), over de spiegeling van de resultaten aan de beroepspraktijk (review)
en over de inzetbaarheid in de praktijk (implementeren en opleveren). Hiermee wordt een hanteerbare
methode aangeboden die het voor studenten mogelijk maakt een praktijkgerichte methode te hanteren die
het boeken van goede resultaten op verantwoorde wijze mogelijk maakt. Het gaat om het vergaren van
kennis en het van daaruit produceren van een gefundeerde oplossing die verder gaat dan alleen de
onderhavige vraagstelling.
Het introduceren van de begrippen Praktijkvraag en Kennisvraag maakt duidelijk dat oplossingen van
problemen verder strekken dan de onderzoekscasus: iedere praktijkvraag heeft in potentie een kennisvraag
in zich die in andere gevallen evengoed toepasbaar kan zijn.
Verbinden Onderwijs en Kennisontwikkeling
In de praktijk werken hbo-afgestudeerden vaak aan ingewikkelde problemen, waarvoor ze een innovatieve
oplossing zoeken. Het gaat dan vaak om complexe problemen, die niet vanuit één discipline zijn op te
lossen: er wordt gewerkt in multidisciplinaire teams, waarin de teamleden verschillende rollen spelen,
bijvoorbeeld projectleider of domeinexpert. Projectonderwijs probeert hierop in te spelen. Bij het
projectonderwijs waar we het hier over hebben is er een vraag uit de praktijk. Door middel van een
sollicitatieprocedure worden teams van studenten samengesteld die de vraag projectmatig aanpakken en
een innovatieve oplossing aandragen.
Projectonderwijs is bedoeld om er iets van te leren; het projectteam verwerft werkenderweg
verschillende competenties. Anders dan je waarschijnlijk gewend bent van eerdere onderwijsprojecten kom
je hier voor praktijkvragen te staan waarbij je niet alleen de kennis die je hebt opgedaan in een
praktijksituatie zult toepassen, maar juist ook nieuwe kennis zult moeten ontwikkelen. Dat kan bijvoorbeeld
procedurele kennis zijn: er is een methode, maar die is in de gegeven situatie nog niet op die manier
toegepast en we willen weten of dat een verbetering oplevert van de praktijk. Hergebruik van kennis is
noodzaak om een goede, werkzame oplossing te kunnen realiseren.
Om vervolgens wel een oplossing te krijgen die ook door de opdrachtgever wordt geaccepteerd,
werken we met verschillende validatie- en reviewmomenten. Valideren is het proces waarmee wordt
nagegaan of daadwerkelijk aan de behoefte van de omgeving tegemoet wordt gekomen. In een review wordt
nagegaan of het ontwerp-/ ontwikkelproces en de (tussen)resultaten aan de vooraf geformuleerde
kwaliteitscriteria voldoen.
Het schema hieronder laat zien welke werkwijze er in de projecten wordt gevolgd.
Praktijk
vraag
Praktijk
oplossing
Competentieagenda
Competentieontwikkeling
Ontwikkelde
competentie
Oplossing
Ontwikkelen
Oplossing
Implementeren
Oplossing
Oplossing
ontwerpen
Conceptueel
ontwerp
Projectontwikkelen
Probleemstelling
Diagnose
Projectorganisatie
Vraag
Vraagontwikkelen
Oplossing
opleveren
Kennis en
competentie
opleveren
Oplossing
verbeteren
Contextkennis
Kennisagenda
Methoden
Oplossingen
Ontwikkelde
kennis
Kennisontwikkeling
3
Op te lossen praktijkvragen
Onderzoeksgebieden
In ontwerpprojecten is kennisontwikkeling (onderzoek) onlosmakelijk verbonden met de oplossing van
innovatieve vragen in de praktijk. De te ontwikkelen kennis valt binnen onderzoeksgebieden waar de
opleiding zich op specialiseert.
Competentiegebieden
In ontwerpprojecten is ook competentieontwikkeling onlosmakelijk verbonden met de oplossing van vragen
uit de praktijk. Uiteraard moeten de door jou te ontwikkelen competenties vallen binnen de
competentieprofielen van de opleiding. Ook zul je bij de aanvang van het ontwerpproject moeten beschikken
over een toereikend competentieniveau (je voorkennis moet op peil zijn). Je bent anders een blok aan het
been van je teamgenoten en een plaag voor de opdrachtgever.
Op te lossen vragen uit de praktijk
Ontwerpprojecten richten zich op vragen van een opdrachtgever uit de praktijk. Selectiecriteria voor deze
vragen zijn onder andere:
 De vraag is relevant voor de praktijk waar de opleiding zich op richt,
 De met de praktijkvraag verbonden onderzoeksvraag valt binnen de onderzoeksgebieden waar de
opleiding zich op richt.
 De met de praktijkvraag verbonden competentieontwikkeling valt binnen de competentieprofielen van de
opleiding.
 Oplossen van de praktijkvraag is mogelijk met de voor dit ontwerpproject geldende voorkennis en met de
beschikbare capaciteit.
Er moet verder een docent zijn die de vraag van een opdrachtgever uit de praktijk ‘adopteert’, die als
projectsponsor kan optreden.
Solliciteren op projecten
De projectsponsoren publiceren voor de projecten die zij ‘geadopteerd’ hebben, personeelsadvertenties.
Deze advertenties:
a. geven zicht op wat de praktijkvraag en de kennisvraag zijn,
b. maken duidelijk welke functies met welke taken in het project te vervullen zijn, en
c. aan welke voorkennis- en ervaringseisen sollicitanten moeten voldoen.
Sollicitanten worden via een transparante sollicitatieprocedure beoordeeld en aan projecten toegewezen.
Afwijzingen worden met redenen omkleed.
4
Projectmethode
De stappen die genomen moeten worden om het project tot een goed einde te brengen staan hieronder
genoemd. Onder elke stap staat een korte toelichting over wat de stap inhoudt. (zie ook het schema op
pagina 1)
Fase 0: Vraag ontwikkelen
Ontwerpprojecten richten zich op vragen van een opdrachtgever uit de praktijk. Niet elke vraag uit de praktijk
komt in aanmerking om binnen een opleiding opgelost te worden: welke vragen dan wel? Dat wordt bepaald
door:
 De competenties die het project vraagt van de deelnemers (en die moeten passen in de
opleidings’agenda’ met het beroepsgerichte en algemene competenties).
 De kennis die in het project wordt ontwikkeld (die moet passen binnen een ‘kennisagenda’).
 De omvang en complexiteit van het project (het moet immers ‘te doen’ zijn voor de betrokken studenten
binnen de beschikbare tijd).
Fase 1: Voorbereiden
Solliciteren
Studenten nemen kennis van de mogelijke projecten en solliciteren op beschikbare functies in
ontwerpprojecten (personeelsadvertenties)
Start-up voorbereiden
Wanneer je in een specifieke functie bent aangenomen, bereid je de project Start-up voor. Waar heb je
vragen over?
Start-up bijeenkomst
In de Start-up bijeenkomst zorg je ervoor dat al je vragen over opzet en uitvoering van het ontwerpproject
door de projectsponsor worden beantwoord. Verder maak je kennis met de andere leden van het
projectteam en verdeel je met hen de taken voor Fase 2.
Fase 2: Project ontwikkelen
Uitgangspositie bepalen
Valideren vraag
Het projectteam houdt een interview met de opdrachtgever voor het praktijkprobleem en met de
opdrachtgever voor het kennisprobleem om de interpretatie van het projectteam van praktijkvraag en
kennisvraag te valideren. Verkeerd begrip van de vragen leidt tot veel onnodig werk en frustratie.
Kennis mobiliseren
Het projectteam gaat op zoek naar kennis over de praktijkcontext, over mogelijke oplossingen van het
probleem, over methoden om werkende oplossingen te krijgen en over projectorganisatie.
Praktijkdiagnose stellen
Analyseren huidige praktijksituatie
Vanuit de gemobiliseerde contextkennis worden de sterke en zwakke punten van de huidige situatie in kaart
gebracht
Gewenste praktijksituatie in kaart brengen
Vanuit de gemobiliseerde oplossingskennis wordt de gewenste praktijksituatie in kaart gebracht.
Aanpak uitwerken
Specificeren probleemaanpak
Vanuit gemobiliseerde kennis over methoden de aanpak van het probleem specificeren
Aanpak intern valideren voor kennisvraag
Met projectteam nagaan dat met dit probleem en deze aanpak de gevraagde kennis kan worden ontwikkeld
Project organiseren
Specificeren werkwijze projectteam
Werkwijze en bijdrage van teamleden specificeren, met voortgangsbewaking en kwaliteitsborging
Specificeren competentieontwikkeling
De competentieontwikkeling van de teamleden in kaart brengen
5
Kwaliteitsborging organiseren
Risico- en succesfactoren specificeren
Vanuit de gemobiliseerde kennis de risico- en succesfactoren voor deze situatie in kaart brengen
Kwaliteitscriteria specificeren
Zowel voor werkwijze, professionele rolvervulling, en de resultaten (praktijk, kennis,
competentieontwikkeling) kwaliteitscriteria in kaart brengen
Plan van Aanpak
Plan van Aanpak samenstellen uit de resultaten van voorgaande stappen.
Het Plan van Aanpak helpt het Projectteam om greep te krijgen op:
 Het managen van verwachtingen in een open situatie met veel betrokkenen (stakeholders, gebruikers,
projectteam):
o Gemeenschappelijke verwachtingen
o Duidelijkheid over wat er komen gaat
o Vertrouwen in het proces en de afloop
 De complexiteit, met meerdere vragen, meerdere belangen, meerdere activiteiten, meerdere
betrokkenen:
o Duidelijkheid over resultaten en de consequenties van het project
o Duidelijkheid over resultaten en de consequenties van het project
o Duidelijkheid over te besteden tijd
 De kwaliteit van proces en resultaten
Valideren Plan van Aanpak
Met je projectteam ga je na of de opdrachtgever de probleemanalyse onderschrijft en akkoord is met
oplossingsrichting en projectaanpak.
Als er een aparte opdrachtgever is voor het onderdeel kennisontwikkeling (bijvoorbeeld een onderzoeker
van een kenniscentrum) wordt ook met deze het Plan van Aanpak gevalideerd
Ook ga je na of de projectsponsor akkoord is met de geplande competentie- en kennisontwikkeling in de
vorm van een Persoonlijk OntwikkelingsPlan (POP).
Start-up Review
Het gevalideerde Plan van Aanpak wordt samen met professionele experts nog eens kritisch bekeken op
kwaliteit. Kan het professioneel gezien door de beugel of zijn er nog verbeteringen mogelijk?
Hier noemen we dat review. In een review wordt iets tegen het licht gehouden om te zien of het aan
van te voren geformuleerde kwaliteitscriteria voldoet. Een review is toekomst georiënteerd, want de
belangrijkste vraag is: hoe kunnen wij zorgen dat dit ‘iets’ nog beter wordt. In het projectonderwijs waarover
we het hier hebben levert een review inzichten op over verloop en resultaten van het oplossingsproces.
Eerst wordt vastgesteld wat de feiten zijn (wat is er feitelijk gebeurd, wat zijn de feitelijke resultaten). Daarna
worden de feiten getoetst aan kwaliteitscriteria. Ten slotte wordt nagegaan hoe verbeteringen kunnen
worden bereikt.
Fase 3: Ontwerpen en Implementeren
Oplossing ontwerpen
Eerst maak je met je projectteam een model van de nagestreefde oplossing; dat heet een conceptueel
ontwerp. De gewenste situatie is hiervoor de basis. De ontworpen modeloplossing moet er toe leiden dat de
gewenste situatie straks realiteit wordt.
Gemobiliseerde kennis wordt gebruikt en mogelijk nieuwe kennis ontwikkeld en toegepast.
Flankerende workshop
Mogelijk bestaat er behoefte om problemen die het projectteam ontmoet bij het ontwerpen van een oplossing
of het ontwikkelen van de kennis in een workshop te tackelen. Deze workshops worden op aanvraag van de
studenten gegeven.
Valideren conceptueel ontwerp
Het conceptueel ontwerp legt de contouren van de uiteindelijke oplossing vast. Het is dus van belang dat je
nagaat of de opdrachtgever het conceptueel ontwerp ‘ziet zitten’, voordat je met je projectteam aan de
uitwerking begint.
6
Oplossing ontwikkelen
Het conceptueel ontwerp wordt uitgewerkt in een oplossing die in het echt kan ‘werken’, gebruikt kan
worden.
Gemobiliseerde kennis wordt gebruikt en mogelijk nieuwe kennis ontwikkeld en toegepast.
Oplossing implementeren
De werkende oplossing wordt uitgeprobeerd in de praktijk waarin deze ook gebruikt moet worden, meestal
bij de opdrachtgever ‘in huis’.
Gemobiliseerde kennis wordt gebruikt en mogelijk nieuwe kennis ontwikkeld en toegepast.
Valideren geïmplementeerde oplossing
Met je projectteam ga je na of opdrachtgever en gebruikers tevreden zijn met de geïmplementeerde
oplossing.
Als er een aparte opdrachtgever is voor het onderdeel kennisontwikkeling (bijvoorbeeld een onderzoeker
van een kenniscentrum), dan wordt de tot nu toe ontwikkelde kennis ook met deze opdrachtgever
gevalideerd.
Mid-term Review
De kwaliteit van de geïmplementeerde oplossing, de ontwikkelde kennis en de ontwikkelde competenties
wordt samen met experts nagegaan. Verbeteracties worden geïnventariseerd.
Oplossing verbeteren
Verbeteracties worden uitgevoerd en de oplossing verder verbeterd.
Ook ontwikkelde kennis en competentieniveau worden waar nodig verbeterd.
Fase 4: Opleveren van de oplossing
Als alles naar tevredenheid ‘werkt’, wordt de oplossing overgedragen aan de opdrachtgever.
Als er een aparte opdrachtgever is voor het onderdeel kennisontwikkeling (bijvoorbeeld een onderzoeker
van een kenniscentrum), dan wordt de ontwikkelde kennis aan deze opdrachtgever overgedragen.
Fase 5: Opleveren van ontwikkelde kennis en competenties
Lessons Learned Review
Na oplevering van het eindresultaat aan de opdrachtgever wordt de balans opgemaakt over het
totaalproject. Dit gebeurt door aan de hand van de kwaliteitscriteria nog een keer kritisch te kijken naar hoe
een en ander verlopen is en wat de kwaliteit van resultaten, ontwikkelde kennis en ontwikkelde competenties
is. ‘Lessons learned’ vormen het resultaat van deze review.
Opleveren kennis en competenties
De nieuw ontwikkelde kennis, inclusief ‘lessons learned’, wordt opgeleverd en aan de bestaande kennisbasis
toegevoegd. De door individuele projectteamleden ontwikkelde competenties worden gecheckt en
vastgelegd (bijvoorbeeld in competentiekaarten).
Beoordeling
De beoordeling gebeurd in drie stappen:
1. De projectsponsor voert analyses uit op de resultaten die bij opleveren van de resultaten zijn ontstaan:
 de beoordeling van de professionele rolvervulling in en van het team over het project
 de balans op van de eigen persoonlijke ontwikkeling (individueel).
2. De projectsponsor stelt op grond van de gevalideerde beoordelingscriteria voorlopige beoordelingen vast
voor het team en voor de teamleden individueel.
3. Ten slotte wordt de voorlopige Teambeoordeling gevalideerd met het projectteam en de voorlopige
individuele beoordelingen met de betreffende leden van het projectteam.
Degene die uiteindelijk de validiteit van de beoordeling vaststelt is de projectsponsor
Nazorg
De ‘lessons learned’ worden verwerkt, de resultaten worden voor hergebruik verwerkt en het materiaal wordt
bijgesteld.
7