54ste Jaarlijkse - Tennisvereniging Lucky Strike

60ste Jaarlijkse
Algemene Ledenvergadering
Agenda
Van de 60e jaarlijkse algemene ledenvergadering van de T.V.
Lucky Strike, welke zal worden gehouden op dinsdag 30
november 2010 in de kantine van de vereniging. Aanvang
20.00 uur.
1.
2.
3.
4.
5.
7.
8.
9.
Opening
Ingekomen stukken
Mededelingen
Notulen van de algemene ledenvergadering van 24
november 2009
De jaarverslagen van
a. secretariaat
b. jeugdcommissie
c. wedstrijdcommissie
d. activiteitencommissie
e. materiaalcommissie
f. sponsorcommissie
Verslag kascommissie
Financieel verslag 2009-2010, begroting en vaststelling
contributie 2010-2011
Bestuurssamenstelling en –verkiezing
Pauze
10. Benoeming commissies
11. Rondvraag
12. Sluiting
Hieronder volgt een opsomming van de diverse commissies
zoals ze in onze vereniging in de periode 2009-2010
werkzaam waren:
Toernooi-Aktiviteitencommissie: bestuursafgevaardigde
Joyce Plomp, Marjan Katsburg, Renate Maijenburg,
Erik van den Boogaard, Mariska Bekendam, Rob Wilderom en
Conny Camfferman.
Jeugdcommissie: bestuursafgevaardigde Nathalie Bottelier,
Sylvia Kokernoot, Debbie Kuiper en Ivor Bos.
Materiaalcommissie: bestuursafgevaardigde Henk Hoeve,
Dirk de Graaf, Frits van Seumeren, Jan van Os en Wab van
der Schaaf.
Technische commissie: bestuursafgevaardigde Dirk-Jan
Lassing en Michael den Dekker.
Kascommissie: Ad Suer en Monique Crombeen
Sponsorcoördinatie: Erik Zweverink
Ledenadministratie: Geraldine Kreike
Bestuursverkiezing
Volgens de bepalingen van de statuten treden af Dirk Jan
Lassing en Joyce Plomp. Beide hebben zich herkiesbaar
gesteld.
Tegenkandidaten kunnen tot uiterlijk 5 dagen voor de
algemene ledenvergadering worden opgegeven bij het
secretariaat van de vereniging. Een dergelijke opgave dient
schriftelijk gedaan te worden en moet door minimaal 5
seniorleden ondertekend zijn, alsmede door de kandidaat zelf.
Indien er geen tegenkandidaten zijn, dan ziet het bestuur voor
het seizoen 2010/2011 er als volgt uit:
Han Moerkerken
Rolf Nibbering
Albert Hilberdink
Joyce Plomp
Nathalie Bottelier
Dirk-Jan Lassing
Henk Hoeve
voorzitter
secretaris/vice-voorzitter
penningmeester
Toernooi- activiteitencommissie
jeugdcommissie
technische commissie
materiaalcommissie
Financiële jaarstukken
Voor geïnteresseerden liggen vanaf 14 november 2010 deze
jaarstukken bij de penningmeester ter inzage.
Notulen 59e jaarvergadering van de TV Lucky Strike,
gehouden op dinsdag 24 november 2009 om 20.00 uur, in het
verenigingsgebouw aan de Populierenlaan te Zwanenburg
Opening
Han opent de vergadering en heet “ alle” aanwezigen van
harte welkom. De opkomst dit jaar van onze leden is zeer laag
te noemen.
Voorts neemt Han het afgelopen jaar nog even kort door.
De Toernooi en Activiteitencommissie heeft een prima jaar
gedraaid met tal van nieuwe activiteiten en prima toernooien.
Nieuw en zeer succesvol waren de Valentine’s toss, de Team
Cup en de teruggekeerde competitiebarbecue.
De jeugdcommissie, met de nieuwe bestuursleden Nathalie en
Sylvia,heeft afgelopen seizoen ook prima werk verricht. Alleen
het Open Luykx toernooi viel enigszins tegen maar de overige
toernooien waren prima. Het ouder-kind toernooi was zelfs
zeer goed dit seizoen.
Wat nieuw is dit jaar is de wintertraining die we aan onze
jeugdleden kunnen bieden in samenwerking met
Tennisvereniging De Cirkel.
Onze jeugdtrainer hebben we dit jaar 10% extra taakuren
gegeven en de bedoeling hiervan is dat er meer betrokkenheid
moet ontstaan tussen de trainer en onze jeugdleden. Uiteraard
staat hier een financiële vergoeding tegenover.
De materiaalcommissie heeft afgelopen seizoen de banen 1, 2
en 3 drastisch aangepakt. De toplaag afgegraven zodat het
water sneller weg kan vloeien. De resultaten werden naarmate
het seizoen vorderde steeds beter zichtbaar. Komend seizoen
worden er eerst nieuwe afvoerputten op de banen 4, 5 en 6
geplaatst en mocht het water dan nog niet snel genoeg
zakken dan zullen ook deze banen aangepakt worden
conform de werkwijze van banen 1, 2 en 3.
Voor de rest zag het park er weer fantastisch uit en werd ook
veel onderhoud gepleegd aan materialen en de kantine.
De technische commissie heeft zich dit jaar weer volledig
ingespannen voor de competitie, afhangbord en de website.
Het aantal competitieteams bleef redelijk stabiel echter het
geringe aantal teams op de zondag baart zorgen.
De website zag er weer prima uit en ook het afhangbord wat in
het begin van het seizoen nog wel eens traag functioneerde
werd na een update ook steeds sneller.
De sponsorcommissie zag de sponsorinkomsten licht stijgen.
Wel trokken een aantal sponsoren zich terug terwijl we
momenteel druk bezig zijn om een nieuwe sponsor binnen te
halen. Wie dat is kunnen we als bestuur nog niet meedelen.
Tevens is er nog plaats voor een tweetal winddoeken.
De ledenadministratie was wederom prima op orde. Wel moet
per jaar bekeken worden of we onze ledenaantal kunnen
stabiliseren cq versterken. Binnen het bestuur hebben we
afgelopen seizoen flinke discussies gehad over de uitdeling
van de pasjes gekoppeld aan de betalingen van de
contributies. Besloten is echter om de werkwijze niet te
veranderen maar in beraad is wel genomen om de pasjes
komend seizoen niet eerder te verstrekken dan wanneer de
contributie betaald is.
Het secretariaat heeft weinig nieuws te melden wel herhaalt
Han ( net als op de medewerkersborrel)dat hier veel zaken
gedaan worden die niet altijd zichtbaar zijn maar wel degelijk
zeer belangrijk zijn binnen onze vereniging.
Ook de bar heeft een prima jaar achter de rug en ook in het
komende seizoen 2010 zullen Rob en Karin voor de 15 e maal
weer present zijn.
Ingekomen stukken
Buiten de rapportage van de kascommissie zijn er geen
ingekomen stukken.
Mededelingen
De volgende leden hebben zich afgemeld; Rob Wilderom, Dirk
de Graaf, Jan van Os, Cees Broekes en Frits en Lonneke
Molenaar.
Notulen van de algemene jaarvergadering 2008
De notulen worden door de vergadering goedgekeurd.
Wel neemt Han nog even de vragen die uit de vorige
ledenvergadering naar voren zijn gekomen door.
- Het zoeken naar meerdere sponsoren valt zeker in de
huidige tijd niet mee echter we zijn er volop mee bezig
en zoals al eerder gememoreerd zijn we in de
onderhandelingsfase met een nieuwe sponsor. Wel is
er nog ruimte voor winddoeken.
- Op de vraag of we ons park in Gemeentelijk Beheer
moeten geven kunnen we kort blijven, dit is een veel
te dure optie. Dirk-Jan, Rolf en ikzelf zijn in Rosmalen
bij de KNLTB geweest en kregen daar te horen dat
per baan ongeveer € 11.000 aan onderhoud betaalt
dient te worden.
- Aan het verzoek om het financiële verslag op de
website te zetten kunnen we niet tegemoet komen.
Deze cijfers zijn dan namelijk voor iedereen
toegankelijk en dat vinden wij als bestuur niet nodig.
- Het antwoord op de vraag waarom de stookkosten zo
hoog uitvielen vorig seizoen kunnen we kort zijn dit
kwam door een stukke thermostaat.
- Het verzoek om een mededelingenbord in de kantine
op te houden is overbodig geworden daar we aan het
begin van vorig seizoen alle toernooien en activiteiten
op een soort flyer hebben laten zetten en deze in de
kantine neergelegd zodat ieder lid op de hoogte was
van alle activiteiten en toernooien bij Lucky Strike.
- Aan het verzoek om toch nog handmatig in te kunnen
schrijven op toernooien bij Lucky Strike zijn we
tegemoet gekomen.
Jaarverslagen
De notulen van de jaarverslagen 2009 van de diverse
commissies worden akkoord bevonden.
Kascommissie
Marjan Karelse en Monique Crombeen hebben de boeken van
de penningmeester gecontroleerd en in orde bevonden. De
penningmeester wordt gedechargeerd. Marjan zal haar plaats
in de commissie afstaan en wordt bedankt voor de verrichte
taak.
Financieel verslag 2008-2009, begroting 2009-2010 en
vaststelling contributie
Albert Hilberdink geeft een toelichting op het financiële
jaarverslag van 2008-2009 en de begroting voor het komende
seizoen.
Het jaar eindigt met een overschot van ca € 22.000,-. Dit komt
o.a. door:
- bij de baten overal een klein positief saldo.
- een flinke besparing op de post onderhoud banen en
terrein.
Tevens verwijst Albert naar de post jeugdcommissie-trainer.
Deze post valt ca € 3.200 hoger uit.
De overschrijding van deze post betreft 36 lesuren meer dan
begroot ( minder kinderen per baan) en de uitbetaling van de
45 taakuren.(10%)
Per saldo dus een overschrijding van 81 uit te betalen uren.
De overig kosten/baten waren min of meer conform prognose.
De heer Bols vraagt om uitleg wat nu precies de taakuren van
de jeugdtrainer inhouden. Nathalie legt uit dat hij extra
activiteiten opstart, aanwezig moet zijn tijdens toernooien en
zich gaat bemoeien met de indeling van de lessen.
Albert voegt nog toe dat de taakuren al jaren bestaan en
eigenlijk standaard opgenomen wordt in het op te maken
contract tussen de Tennisschool en de vereniging maar dat wij
al die jaren als vereniging er onderuit zijn gekomen.
René Jungen vraagt of de overschrijding van de 36 lesuren
puur komt door de indeling van de lessen op de baan. Han
geeft aan dat dit puur de oorzaak is.
Begroting 2009 – 2010
Albert loopt de begroting samen met de aanwezigen door en
verwijst naar de posten jeugdcommissie-trainer en de
toernooi-activiteitencommissie.
Bij de post jeugdcommissie-trainer is Albert uitgegaan van het
bedrag wat we vorig seizoen kwijt waren aan deze post dus
wederom rekening houdend met de extra taakuren.
De toernooi-activiteitencommissie krijgt extra budget daar we
volgend jaar ons 60-jarig jubileum gaan vieren.
De heer Bols vraagt of de begroting onderhoud clubhuis niet
aan de krappe kant is daar er ook nog wel eens sprake is van
lekkage van het dak.
Han, zelf een ervaren bouwvakker, geeft aan dat hij zelf op het
dak is geweest en geconstateerd heeft dat de dakbedekking
nog redelijk is maar dat het probleem ligt bij het loodwerk.
Het lood is inmiddels opnieuw ingezet bij de aansluiting van
het dak naar het gebouw.
De heer Bols vraagt of er nog garantie iets van
fabrieksgarantie is. Han zal dit nagaan.
De begroting is daarom gebaseerd op een opgaaf van de
materiaalcommissie en we denken ook aan deze € 6.000
genoeg te hebben.
Ronald Suer komt nog even terug op de uit betalen taakuren
aan de tennisleraar en vindt het eigenlijk jammer dat dit zo
moet gebeuren terwijl de tennisleraren dit vroeger allemaal
belangeloos deden.
Als bestuur kunnen we Ronald alleen maar gelijk geven echter
in de huidige tijd is het niet anders.
Ad Suer vraagt of je de taakuren moet betalen omdat we een
tennisleraar in dienst hebben via een Tennisschool. Han legt
uit dat dit geen verschil maakt met een leraar die rechtstreeks
in dienst is bij een club.
Contributie 2009/2010
Gezien het gehele financiële plaatje van onze penningmeester
hebben we als bestuur besloten om de contributie op
hetzelfde nivo te houden als vorig seizoen.
Bestuurssamenstelling en verkiezing
De bestuursleden Rolf Nibbering en Albert Hilberdink treden
statutair af en stellen zich herkiesbaar. Daar er geen
tegenkandidaten zijn worden beide herkozen.
Het bestuur ziet er voor 2009 – 2010 als volgt uit:
Han Moerkerken voorzitter
Rolf Nibbering secretaris / vicevoorzitter
Albert Hilberdink penningmeester
Dirk Jan Lassing technische commissie
Nathalie Bottelier Jeugdcommissie
Joyce Plomp Toernooi en activiteitencommissie
Henk Hoeve Materiaalcommissie
Pauze
Benoeming commissies
De commissies worden voor het komende seizoen als volgt
samengesteld:
Jeugdcommissie: Nathalie Bottelier b.a., Sylvia Kokernoot
en Debby Kuyper.
Technische Commissie: Dirk Jan Lassing b.a. en Michael den
Dekker.
Toernooi en Activiteiten Commissie, Joyce Plomp b.a.,
Mariska Bekendam, Renate Maijenburg, Rob Wilderom,
Marjan Katsburg, Conny Camfferman en Erik van de
Boogaard.
Materiaalcommissie: Henk Hoeve b.a., Dirk de Graaf, Frits van
Seumeren, Jan van Os, Wap van der Schaaf en Ben
Hillebrand.
Kascommissie: Ad Suer en Monique Crombeen
Sponsorcoördinatie: Erik Zweverink
Ledenadministratie: Geraldine Kreike
Rondvraag
René Jungen vraagt of er al duidelijk is wat we als club met
het 60-jarig jubileum gaan doen. Han geeft aan dat we al een
soort feestcommissie hebben opgericht die diverse ideeën
gaat uitwerken. René vraagt wel of het bestuur zo snel
mogelijk met een datum kan komen. Dit neemt Han mee.
Ronald Suer vraagt hoe de staat van de banen afgelopen
seizoen was. Han geeft aan dat de banen 1, 2 en 3 steeds
beter werden naarmate het seizoen vorderde en dat het er
eigenlijk prima uitziet. Ook de banen 4, 5 en 6 worden komend
seizoen aangepakt.
Tjammie Broekes geeft aan dat ze nog wel eens last heeft van
een rondvliegende voetbal afkomstig van de voetbalvereniging
VVV Zwanenburg op de banen 4, 5 of 6.
Als bestuur zullen we kijken naar een oplossing.
Mariska Bekendam vraagt of we al bij het verzenden van de
contributienota alle geplande activiteiten en toernooien als
bijlage bij deze nota kunnen voegen. Daar de nota echter al in
januari 2010 wordt verzonden lijkt dit een lastige opgave.
Echter wat reeds bekend is kunnen we meesturen.
Wim Bols vraagt of de wintertraining voor de jeugd buiten
onze club omgaat.
Han legt uit dat dit deels het geval is. Er is een directe relatie
tussen de jeugd en de trainer.Alleen de baanhuur wordt via
Lucky Strike afgedragen aan TC De Cirkel. Op de die manier
houden we invloed op wie er wel en niet les krijgt op die uren.
Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de
vergadering.