elementen volgens procesbureau bibliotheekvernieuwing

BELEIDSRAPPORTAGE 2000-2004
HERSTRUCTURERING
BIBLIOTHEEKSECTOR NOORDBRABANT
uitgelezen kansen voor uitgelezen bibliotheken
Provincie Noord-Brabant
september 2003
ii
INHOUD
VOORWOORD
HOOFDSTUK 1. Beleidsinhoudelijke uitgangspunten voor het vernieuwingsproces
1.1 AANSLUITING OP LANDELIJK RAPPORT ‘OPEN POORT TOT KENNIS’
1.2 DRIE SPOREN
1.3 FINANCIEEL KADER
HOOFDSTUK 2. Voorgenomen proces om de vernieuwing te realiseren
2.1 VORMING BASISBIBLIOTHEKEN EN NETWERK
2.1.1
Positie en rol van de lokale bibliotheken
2.1.2
Positie en rol van de PBC
2.1.3
Positie en rol provincie
2.1.4
Positie en rol gemeenten
2.1.5
Organisatie en tijdschema
2.1.5.1 Betrokken uitvoerders en tafels
2.1.5.2 Tijdschema
2.2 CREËREN DRAAGVLAK
2.2.1
Betrokkenheid belangrijke partijen
2.2.2
Uitwerking communicatie
HOOFDSTUK 3. Beoogde resultaten
3.1 PROCES
3.2 STRUCTUUR
iii
VOORWOORD
Het herstructureringsproces van de bibliotheeksector in Noord-Brabant loopt al vanaf medio 2000.
Sinds die tijd is er enorm veel gebeurd. Dit geschiedde aanvankelijk op basis van een uitgangsscenario, waarvoor
Twijnstra-Gudde een inventarisatie onder belanghebbenden in de provincie verrichtte. Echter, voor heel
Nederland is de herstructurering een ontdekkingsreis, waarin gaandeweg de keuzes en de daarvoor op te lossen
knelpunten duidelijker worden. Het uitgangspunt is daarom in de loop der tijd aangevuld met beleid dat nadere
uitwerking en toespitsing geeft. Vanzelfsprekend zijn de bestuurlijke keuzes en ambities steeds met het veld
afgestemd.
De samenhang tussen de opeenvolgende strategische en beleidsmatige keuzes goed is bewaakt, maar dat heeft niet
tot een steeds aangepast beleidsplan geleid.
Het ministerie van OCW verzocht aan de provincies om in het kader van het Koepelconvenant tussen de drie
overheidslagen een beleidsplan met uitgangspunten, proceskeuzes en beoogde resultaten te overleggen. Dit
beleidsplan dient om aan dat verzoek te voldoen. Het verzoek vormde tegelijkertijd een mooie aanleiding om een
investering te doen in beter inzicht op het parcours, dat sinds 2000 samen met het veld steeds doelgerichter kon
worden uitgezet.
Dit beleidsplan bevat daardoor geen nieuwe beleidskeuzes of nieuwe ambities. Het toekomstbeeld is nu voor een
groot deel uitgekristalliseerd. Het beleidsplan zet in dat stadium van de herstructurering de ambities en de keuzes
in de weg daar naar toe nog eens systematisch op een rij. Op een enkel punt wordt gesignaleerd waar nog keuzes
gemaakt moeten worden. Natuurlijk zal ook daarbij voor de inbreng van bibliotheken en gemeenten veel aandacht
zijn.
De hoofdstukindeling is conform het voorstel van het ministerie.
Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,
september 2003
iv
HOOFDSTUK 1. Beleidsinhoudelijke uitgangspunten voor het vernieuwingsproces
1.1 AANSLUITING OP LANDELIJK RAPPORT ‘OPEN POORT TOT KENNIS’
De provincie Noord-Brabant accepteert de door het ministerie van OCW voorgestelde provinciale regierol in het
vernieuwingsproces in de bibliotheeksector. Zij sluit ook verder aan op de uitgangspunten van het rapport van de
commissie Meijer, ‘Open poort tot kennis’. Dat wil zeggen dat de provincie wil komen tot een provinciaal
bibliotheekstelsel, waarin de basisbibliotheek de kern vormt. Een basisbibliotheek is:
*een laagdrempelige breed georiënteerde en niet-commerciële aanbieder van kennis en informatie
* een organisatie met een vastgesteld kwaliteitsniveau, conform richtlijnen van de NBLC
*stevig verankerd in de maatschappij
*samenwerkend met andere bibliotheken en met culturele, educatieve en maatschappelijke organisaties
*bekend met de karakteristieken van het verzorgingsgebied (gebruikers, gebruikersgroepen, potentiële
gebruikers, beleidsprioriteiten van de gemeenten)
*in staat zelfstandig beleid te formuleren
*een organisatie die haar prestatieniveau kent, meet en vergelijkt
*een professionele opdrachtnemer en dienstverlener van de gemeente en andere opdrachtgevers.
De provincie Noord-Brabant beschouwt een sterk en toekomstbestendig stelsel van dergelijke instellingen als een
onmisbare schakel in een goed functionerende informatiesamenleving. In de gegeven omschrijving levert de
bibliotheek bovendien een belangrijke bijdrage aan leefbaarheid in stadsdelen en op het platteland; zij vormt een
knooppunt van educatieve, culturele en andere maatschappelijke toegangswegen.
Aansluiting op de uitgangspunten van de commissie Meijer vraagt wel om aandacht voor aanpassingen op de
Brabantse maat. Belangrijke kenmerken daarvan zijn het relatief grote aantal grote steden in de provincie, naast
dunbevolkte gebieden als het Land van Altena, waar ook na herstructurering een kleine basisbibliotheek een
relatief groot verzorgingsgebied zal hebben. Beide factoren hebben in de afgelopen halve eeuw tot een bijzondere
verhouding tussen stad en platteland, en daardoor tot een specifieke rolinvulling van de Provinciale
Bibliotheekcentrale geleid.
1.2 DRIE SPOREN
De provincie Noord-Brabant kiest in de uitwerking van het herstructureringsproces voor drie sporen:
1. De vorming van basisbibliotheken door fusie van lokale bibliotheken in een verzorgingsgebied van minimaal
30.000 inwoners.
Een basisbibliotheek dient lokale toegankelijkheid en herkenbaarheid te waarborgen, maar op voldoende ruime
schaal georganiseerd te zijn om de bovengenoemde functies efficiënt te kunnen aanbieden.
2. De vorming van een netwerk van basisbibliotheken in de provincie. De bibliotheken staan in het kader van de
herstructurering voor grote inhoudelijke en bedrijfsmatige opgaven. Het is niet effectief, en in veel gevallen
onmogelijk, om die opgaven als individuele basisbibliotheek succesvol te vervullen. Het gaat enerzijds om de
(tijdelijke) facilitering van het omvormingsproces, anderzijds om de ontwikkeling en continue actualisering van
onderdelen van het aanbod in de basisbibliotheek.
Om dit mogelijk te maken verenigen de Brabantse basisbibliotheken zich, samen met de provincie, in een hecht
netwerk, dat in staat is afgewogen prioriteiten en heldere opdrachten te formuleren. Voor de toekomst ziet de
provincie haar betrokkenheid bij het bibliotheekwerk in het blijven stimuleren en onderhouden van dit netwerk.
Stelregel: decentraal wat decentraal kan, centraal wat centraal meerwaarde oplevert.
Een nadere uitwerking van de beoogde aanpak en resultaten bij deze twee sporen geven paragraaf 2.1 en
hoofdstuk 3.
3. Creëren van draagvlak.
1
Met het gegeven dat de bibliotheeksector en overheden in Brabant de noodzaak van vernieuwing onderschrijven,
bestaat er nog niet automatisch draagvlak voor het gekozen proces en de te behalen resultaten. Hoewel de lijnen
daarvoor in dit beleidsplan worden beschreven, zullen de gekozen stappen en resultaten zich in de loop van het
vernieuwingsproces blijven ontwikkelen. Daarmee zal ook ieder’s rol, verhouding tot andere actoren in de
komende/nieuwe structuur, en verantwoordelijkheid zich gaandeweg verder uitkristalliseren. Dit betekent dat
continu, bij iedere voorgenomen stap, vragen gesteld moeten worden: welke partijen worden hierdoor geraakt,
bij wie kan worden volstaan met communicatie, wiens reactie is van belang, bij wie is draagvlak gewenst of
noodzakelijk? Vooral dit laatste, het verkrijgen van gewenst en noodzakelijk draagvlak, acht de provincie voor het
welslagen van de bibliotheekvernieuwing zo essentieel, dat zij het tot beleidsmatig uitgangspunt van het proces
heeft benoemd. De andere genoemde vragen komen binnen dit kader aan de orde.
1.3 FINANCIEEL KADER
Voor de kosten van het vernieuwingsproces en de financiering van de nieuwe structuur zijn de volgende middelen
beschikbaar:
-de reguliere middelen van de provincie voor de Provinciale Bibliotheekcentrale en de Wetenschappelijke
Steunfuncties (2003: € 5.005.455 voor PBC en WSF’s samen).
-€ 808.402 eigen middelen provincie; deze middelen zijn in het kader van de provinciale regierol bovenop de
reguliere bibliotheekmiddelen beschikbaar gesteld om het proces te faciliteren
-Koepelconvenantmiddelen van het rijk in de periode 2001 tot en met 2004 om het proces te faciliteren; over
2001, 2002 en 2003 in totaal € 2.880.421. Conform afspraken met het rijk worden deze middelen, afgezien van
7% overhead voor de provincie, ingezet in het kader van personele gevolgen in brede zin van de herstructurering.
Over de periode na 2004 is de inzet van het rijk nog niet duidelijk
In het vernieuwingsproces zijn grofweg drie kostenplaatsen aan te wijzen:
1. Kosten gemoeid met de procesbegeleidingsrol van de provincie. Hiervoor wordt een deel van de extra eigen
provinciemiddelen gebruikt en 7% van de Koepelconvenantmiddelen (dit laatste in overeenstemming met de
voorschriften van het rijk).
2. Kosten gemoeid met de omvorming van traditionele bibliotheken tot basisbibliotheken. Hiervoor wordt
eveneens een deel van de extra eigen provinciemiddelen en de Koepelconvenantmiddelen gebruikt. Uiteraard is
de inbreng van de bibliotheken zelf hierbij substantieel.
3. Kosten gemoeid met de omvorming van de PBC tot een Facilitair Bedrijf, de bekostiging daarvan in een
overgangsperiode en bekostiging van netwerktaken. Ook hiervoor wordt een deel van de extra eigen middelen en
Koepelconvenantmiddelen gebruikt; aan Provinciale Staten zal hiertoe bovendien een gewijzigde inzet van de
PBC-middelen worden voorgesteld.
Gedeputeerde Staten hebben het standpunt ingenomen, dat op de provinciale inzet in de toekomstige structuur
budgettair neutraal binnen de bestaande reguliere middelen dient te geschieden.
Bij bibliotheken die op dit moment de directievoering door de PBC krijgen geleverd, zullen de kosten hiervoor
komen te liggen bij de gemeenten die deelnemen in de betrokken basisbibliotheek, met dien verstande dat per
basisbibliotheek met de betrokken gemeenten afspraken worden gemaakt over een budgettair neutrale
compensatie van wegvallende PBC-middelen.
2
HOOFDSTUK 2. Voorgenomen proces om de vernieuwing te realiseren
Van de drie hierboven genoemde beleidsinhoudelijke uitgangspunten worden de vorming van basisbibliotheken en
van het netwerk in dit hoofdstuk samen behandeld. Dit vanwege de sterke verwevenheid, inhoudelijk, maar ook
tijdens de stappen die in het proces worden gezet. Het creëren van draagvak heeft een wat instrumenteler
karakter en wordt daarom apart behandeld, hoewel het in de tijd natuurlijk gelijk opgaat met de andere.
2.1 VORMING BASISBIBLIOTHEKEN EN NETWERK
Het voorgenomen proces wordt beschreven aan de hand van een visie op positie en rol van de verschillende
partijen in de provincie. Deze visie is in overleg met betrokken partijen opgesteld en wordt door hen
onderschreven.
2.1.1 Positie en rol van de lokale bibliotheken
a. Een eerste voorwaarde om tot basisbibliotheken te komen, en in het verlengde daarvan tot een netwerk, is
voldoende initiatief bij de lokale bibliotheken om clusters te vormen, die zich lenen tot het creëren van een
basisbibliotheek. Dit gebeurt in de vorm van (voorbereiding op) fusie, of een andere vorm van organisatorische
integratie. De uitnodiging tot het kiezen voor deze vérgaande stap en een goede begeleiding in de gevolgen
daarvan komen weliswaar van de provincie. De partners moeten elkaar echter zoeken en vinden, zodat de wens
om een basisbibliotheek te vormen bottom up door alle betrokkenen gedragen wordt, en deze zich ook gelijkelijk
verantwoordelijk voelen voor het welslagen van de operatie.
b. Het is verder een taak van de partners in de basisbibliotheek i.o., om in afstemming met lokaal en provinciaal
bestuur de verdere ontwikkeling en positionering van de basisbibliotheek ter hand te nemen.
c. De lokale bibliotheken/basisbibliotheken i.o. zullen verantwoordelijkheid moeten nemen voor het verwerven
van draagvlak en de implementatie van de herstructurering binnen de eigen bestaande organisatie en de te vormen
basisbibliotheek; ook financieel gaat de provincie hierbij uit van een toenemend commitment.
d. De basisbibliotheek ontwikkelt van het begin af aan zijn ondernemerschap. Daarbij hoort een actieve oriëntatie
op en werken aan allianties met belangrijke samenwerkingspartners in de omgeving van de basisbibliotheek. Ook
een actieve en creatieve houding ten opzichte van de (financiële) realiseerbaarheid van nieuwe of vernieuwde
diensten, en het ontwikkelen van visie en vaardigheden op het terrein van personeelsbeleid zijn daarvan
onderdeel.
e. Zij zijn verantwoordelijk voor actieve participatie in de verdere gezamenlijke logistieke en inhoudelijke
vormgeving van het vernieuwingsproces op provinciale schaal. Daar hoort bij actieve deelname aan het netwerk,
bijvoorbeeld bij de keuze voor en ontwikkeling van netwerkfuncties.
f. De Wetenschappelijke Steunfuncties bij de bibliotheken in Eindhoven en Tilburg zal gevraagd worden een
gezamenlijk plan te ontwikkelen in nauwe samenwerking met en ter versterking van het netwerk en waaruit een
evident duidelijke positionering (Brabantbreed en vraaggericht) blijkt binnen het publieke domein met betrekking
tot de informatievoorziening. Dit dient in nauwe afstemming te gebeuren met de andere provincies, die ook in
het landelijke WSF-netwerk functioneren.
g. Bibliotheken die geen fusie aangaan: alle Brabantse bibliotheken worden beschouwd als waardevolle partners in
het netwerk wanneer zij daar een versterkende inbreng leveren. Wanneer dat niet het geval is, worden zij als
externe potentiële partner voor het netwerk beschouwd: zij hebben de mogelijkheid tot afname van producten
van het netwerk tegen commercieel tarief.
3
2.1.2 Positie en rol van de PBC:
a. Actieve participatie in de verdere logistieke en inhoudelijke vormgeving van het vernieuwingsproces, vooral
gericht op ondersteuning van de basisbibliotheken i.o. en het groeiend netwerk; toenemend financieel
commitment van de PBC aan deze rol.
b. Actieve voorbereiding van de afbouw van de huidige organisatie en de opbouw een Facilitair Bedrijf, dat het
netwerk met een vraaggericht en kwalitatief sterk aanbod bedient; uitwerken van beleidsplan voor die nieuwe rol.
2.1.3 Positie en rol provincie:
a. De provincie treedt op als regisseur en faciliteerder van het herstructureringsproces.
Naast het initiëren en stimuleren van het nodige overleg en andere kwaliteit verhogende en draagvlak
versterkende maatregelen (zie hiervoor onder 2.2), betekent dit het (laten) verzorgen van instrumenten die de
andere partijen blijven betrekken en ondersteunen bij de hen toebedachte rol.
De provincie presenteert de hier beschreven stappen niet als een definitieve opsomming. Gaandeweg het proces,
de overleggen met partijen en onder invloed van lokale, regionale en landelijke ontwikkelingen, wordt van
toevoegen en afbouwen van instrumenten, schakelvermogen en mogelijke accentverschuivingen uitgegaan.
De uitvoering van de provinciale rol is bij een projectbureau Herstructurering Bibliotheekwerk neergelegd.
Daarnaast is er een stuurgroep, bestaande uit bestuurlijke vertegenwoordigers van gemeenten en bibliotheken, die
Gedeputeerde Staten adviseert over beleidsmatige aspecten van de herstructurering in Brabant.
De relaties tussen de provincie enerzijds en de gemeenten en bibliotheken anderzijds kennen drie formele
momenten:
1. de schriftelijke en door besturen ondertekende aanmelding bij de provincie van een cluster bibliotheken als
basisbibliotheek in oprichting.
Hierdoor treedt de aanmeldingsfase in werking. De provincie zorgt dat een intakegesprek plaatsvindt, waarbij
afspraken worden gemaakt over de grote lijnen van een aanpak op maat en waarbij voorziene knelpunten worden
besproken. De provincie stelt een ‘startpremie’ van € 9.080,- beschikbaar en geeft de basisbibliotheek i.o.
daarnaast aanspraak op 5 dagen deskundig extern advies, zowel inhoudelijk als wat betreft het veranderingsproces.
2. Alle bij een basisbibliotheek betrokken bibliotheekbesturen en gemeenten sturen de provincie binnen drie
maanden na de aanmelding een gezamenlijke, ondertekende intentieverklaring. Hierin committeren zij zich
tegenover elkaar aan de vorming van een basisbibliotheek.
3. De intentieverklaring wordt gevolgd door een bestuursovereenkomst tussen de betrokken gemeenten en de
provincie, door beide partijen ondertekend. Deze overeenkomst legt de aanspraak van de gemeenten uit de
Koepelconvenantmiddelen vast, en de gemeenten verklaren ermee dat zij hun subsidierelatie met de lokale
bibliotheek op minimaal hetzelfde niveau zullen voortzetten met de basisbibliotheek.
Medio 2003 zijn met alle betrokken gemeenten, en dus voor alle beoogde basisbibliotheken
bestuursovereenkomsten getekend.
Naast individuele adviezen en contacten in elke fase van het proces, verzorgt het provinciaal projectbureau
verschillende algemene informatiebronnen
-Het projectbureau heeft een boekje ‘Handreiking voor de vorming van basisbibliotheken’ uitgebracht, waarin alle
aspecten van de vorming van een basisbibliotheek kort aan bod komen.
-De provincie laat via de PBC een Kennisbank voor de basisbibliotheken i.o. onderhouden. Dit is een website
waarop alle belangrijke documenten over de voortgang per individuele basisbibliotheek toegankelijk zijn. De PBC
vervult hiermee een faciliterende taak voor het netwerk in wording.
-De PBC vult in opdracht van de provincie een losbladig Werkboek Vorming Basisbibliotheek. Dit bestaat uit een map
waarover iedere basisbibliotheek i.o. beschikt, en die per fase bij de te nemen acties algemeen bruikbare
documenten, zoals modellen, bevat. Ook hier pakt de PBC een faciliterende taak op.
4
b. De provincie treedt op als faciliteerder van het netwerk.
Zij stimuleert en coördineert samenwerkingsverbanden, innovatie, vernieuwing en de benodigde cultuuromslag.
Zij levert daarmee een bijdrage aan het bereiken van een meer toekomstbestendige bibliotheeksector in Brabant.
De sector heeft zich initiatiefrijk genoeg getoond om dit proces bottom-up te laten verlopen. De provincie
inventariseert wensen en faciliteert de realisatie daarvan door begeleiding en financiële ondersteuning. De
gezamenlijke basisbibliotheken zijn echter verantwoordelijk/opdrachtgever voor de uitvoering van netwerktaken
door henzelf, het Facilitair Bedrijf of anderen. Startpunt was de oprichting van werkgroepen die op vijf thema’s
rapporten hebben uitgebracht over collectieve verzorging daarvan in netwerkverband (meer over deze thema’s in
paragraaf 2.1.5.1). Op deze manier kan het netwerk (ook financiële) ruimte scheppen voor verandering en
dienstverlening bereikbaar maken die typisch bij een basisbibliotheek hoort, en die op individuele basis niet of veel
minder efficiënt realiseerbaar zou zijn.
Onderzocht wordt welke rol het toekomstig Facilitair Bedrijf in de ontwikkeling en uitvoering van deze en andere
taken kan vervullen. Daartoe vindt eerst per basisbibliotheek een inventarisatie plaats van taken die voor
uitbesteding in aanmerking komen. Op basis daarvan kan het wegvallen van de huidige PBC-middelen bij de
kleine bibliotheken (voor directievoering, werkgeverschap en personeelsadministratie) gecompenseerd worden.
Dat gebeurt in producten en diensten. In de overgangssituatie (tot 1 januari 2007) vindt compensatie plaats in
producten en diensten die de individuele basisbibliotheken aangeven.
In de definitieve situatie verloopt de compensatie via voordelen van het netwerk. De financiële voordelen daarvan
zullen waarschijnlijk groter zijn dan het bovengenoemde compensatiebedrag. Daarmee is de compensatie als het
ware structureel geregeld. Als onverhoopt de financiële voordelen van het netwerk – al of niet tijdelijk – niet
groter zijn dan het compensatiebedrag, zal de provincie voor die periode en dat deel alsnog zorgdragen voor
voldoende compensatie. Tegelijk hebben de betrokken gemeenten en provincie, en in het verlengde daarvan
uiteraard ook de bibliotheken en de PBC, dan een inspanningsverplichting om te bevorderen dat het netwerk
alsnog de beoogde netwerkvoordelen zal realiseren.
Investering in het tot stand gekomen netwerk ziet de provincie als haar typisch bovenlokale toekomstige taak. Een
snelle en adequate invulling van de netwerktaken vraagt om een zorgvuldige omvorming van de oude PBC tot een
Facilitair Bedrijf. Zeker in de eerste jaren van hun nieuwe positionering hebben de basisbibliotheken behoefte aan
continuïteit in de aangeboden diensten. De randvoorwaarden waarbinnen dit FB moet functioneren, zal de
provincie na overleg met de basisbibliotheken formuleren. Met ingang van 2007 zal het FB als serviceorganisatie
voor het bibliotheekwerk niet meer rechtstreeks door de provincie gesubsidieerd worden. Het zal dekking van
zijn exploitatie (ondermeer) uit opdrachten van het Brabants netwerk moeten halen. De PBC krijgt de opdracht
om hiertoe een ondernemingsplan te formuleren. In dat kader, en om de bibliotheken te laten wennen aan hun rol
van afnemer van het Facilitair Bedrijf, formuleren de bibliotheken zo vroeg mogelijk al netwerkopdrachten. De
hierboven genoemde rol van de PBC bij de Kennisbank en het Werkboek Vorming Basisbibliotheek zijn daar
voorbeelden van. De PBC vervult ook een coördinerende rol bij een reeks netwerkprojecten van de
basisbibliotheken op het terrein van personeel en organisatie.
De PBC zelf doet ervaring op met een ondernemende houding. Via het Brabants Directieoverleg Culturele
Instellingen heeft zij samen met Omroep Brabant en het Brabants Bureau voor Toerisme het initiatief voor een
culturele uitagenda op Internet opgepakt, Uit in Brabant. Deze website vindt zijn fysieke pendant in Uitgaansinformatiepunten die in tal van Brabantse bibliotheken verrijzen. Daarnaast vervult de PBC een actieve rol in de
organisatie van een project dat tot vergroting van de marketingkwaliteiten bij Brabantse culturele instellingen
moet leiden (net als Uit in Brabant een project in het kader van het Actieplan Cultuurbereik). Deze expertise is
ook voor de basisbibliotheken van groot belang.
c. De provincie onderkent de beslissende rol van inzet en betrokkenheid van gemeentebesturen bij de opbouw en
handhaving van de nieuwe structuur. Voor de gemeenten vervult zij niet alleen de rol van informatieverschaffer.
Het projectbureau kan gemeenten desgewenst ook ondersteunen bij het vorm en inhoud geven van het
opdrachtgeverschap. De provincie betrekt waar nodig gemeenten sterker op het proces. Voorbeelden daarvan zijn
5
de hiervóór genoemde bestuursovereenkomsten, waarin gemeenten zich committeren aan handhaving (minstens)
van de huidige bijdrage aan het bibliotheekwerk, de voorbereiding van het netwerk en geregeld overleg in
regiobijeenkomsten met ambtelijk en bestuurlijk verantwoordelijken. In deze regio-overleggen wisselen
gemeenten ook ervaringen met elkaar uit.
d. De provincie werpt zich op als belangenbehartiger voor de bibliotheeksector in Brabant bij landelijke
beleidsmakers.
Voor het herstructureringsproces stelt het ministerie van OCW kaders op, die maatgevend zijn voor bijdragen aan
het proces uit rijksmiddelen. Het landelijk Procesbureau Bibliotheekvernieuwing is de faciliterende schakel tussen
het ministerie en andere partijen in de herstructurering, zoals de gemeenten, de provincies en de
bibliotheeksector. Via deelname aan de overleggroep herstructurering bibliotheekwerk van het Interprovinciaal
Overleg is de provincie betrokken bij collectieve belangenbehartiging en overleg in de richting van het rijk. Via
rechtstreekse contacten met het ministerie en het landelijk projectbureau worden ook specifiek Brabantse
ontwikkelingen besproken.
2.1.4 Positie en rol gemeenten:
a. De gemeente gaat met de basisbibliotheek een opdrachtgeverrelatie aan.
Anders dan veel, vooral kleinere, gemeenten nu nog doen, vraagt de relatie met de nieuwe basisbibliotheek om
een verschuiving in de opstelling van subsidieverstrekker naar inkoper/opdrachtgever. Dit betekent dat meer dan
nu vaak het geval is, naast financiële ook inhoudelijke elementen het gesprek bepalen. In het contract met de
gemeente(n) wordt de gewenste omvang van de dienstverlening vastgelegd, zoals het aantal vestigingen binnen de
gemeente, openingstijden en ook de vormen van aanvullende dienstverlening. Om dat naar behoren te kunnen
doen, is het nodig dat de gemeenten bibliotheekbeleid ontwikkelen en dat de basisbibliotheek op basis van
(meerjarige) contracten wordt gefinancierd. Jaarlijks wordt verantwoording afgelegd en inzicht gegeven door de
basisbibliotheek in resultaten en kosten, door middel van een jaarverslag.
b. Samenhangend met a., gaan ook de kleinere gemeenten directievoering en administratie financieren.
Dit uitgangspunt van de commissie Meijer, met name geformuleerd om ondernemerschap te stimuleren, sluit
goed aan bij de hedendaagse opvatting, dat de provincie dergelijke specifiek lokale kosten niet voor haar rekening
moet nemen. Dit gebeurt nu immers via de door de provincie gefinancierde PBC. Hiertegenover staat de
investering van de provincie van dezelfde middelen in het provinciebrede netwerk.
c. De gemeente betrekt in haar opdracht een brede inzet van de basisbibliotheek in gemeentelijke doelstellingen.
Essentie van de bibliotheekvernieuwing is, dat de basisbibliotheek haar rol van toegangspoort tot kennis en
informatie koppelt aan wat lokale en regionale instellingen op maatschappelijk, educatief en cultureel terrein
bieden en vragen. Deze invulling maakt dat de bibliotheek in staat geacht moet worden om een bijdrage te leveren
aan hetgeen deze organisaties willen bereiken. Veelal gaat het om instellingen die eveneens door de lokale
overheid worden gefinancierd. De gemeente kan dus het functioneren van zowel de bibliotheek als de andere
organisaties versterken, door deze samenhang in haar opdracht te betrekken.
d. Opdat de basisbibliotheek zich goed kan ontwikkelen in de hierboven genoemde zin, handhaaft de gemeente
conform de bestuursovereenkomst haar bibliotheekmiddelen op minimaal het niveau 2002 (geïndexeerd), en
betrekt zij de positie van de bibliotheek in haar opdrachten aan/subsidierelaties met andere instellingen.
Afspraken met gemeenten over hun rol worden verder gaandeweg het herstructureringsproces waar nodig
aangepast op basis van regio-overleg.
2.1.5 Organisatie en tijdschema:
2.1.5.1 Betrokken uitvoerders en overlegstructuren.
6
a. Provinciaal Projectbureau Herstructurering Bibliotheekwerk:
Spin in het web in het Brabantse herstructureringsproces is het ambtelijke projectbureau, de uitvoerende
organisatie van de provinciale regierol. Alle hierboven beschreven provinciale taken worden daar uitgevoerd of
gecoördineerd. Het projectbureau ontvangt zijn opdracht van Gedeputeerde Staten, rapporteert en verantwoordt
daar ook aan.
Tot eind 2002 was aan het projectbureau ook een regiegroep verbonden. Deze groep, bestaande uit directeuren
van de Brabantse bibliotheken en de PBC, onder voorzitterschap van de projectleider, heeft de inhoudelijke
voorbereiding van de herstructurering verzorgd. Na realisatie van de werkgroeprapporten (zie onder d.) was de
taak van de regiegroep volbracht en is zij opgeheven.
b. Stuurgroep:
GS laten zich over de grote lijnen van het veranderingsproces en de nieuwe structuur adviseren door een
stuurgroep, bestaande uit bestuurlijke vertegenwoordigers van de gemeenten en de bibliotheeksector in Brabant.
In de aanvangsfase, waarin het werven van bestuurlijk draagvlak voor de vernieuwing een grote prioriteit vormt,
heeft dit orgaan een zware, mede beleidsbepalende rol. Later, wanneer het accent verschuift van
veranderingproces naar implementatie van de structuur, wordt deze rol wat minder prominent, maar blijft als
klankbord en adviseur op bestuurlijk niveau van belang. De stuurgroep wordt voorgezeten door voormalig
burgemeester, voormalig cultuurgedeputeerde en voormalig NBLC-voorzitter mw. J. Baartmans.
c. De Brabantse bibliotheken hebben zich in het kader van de herstructurering georganiseerd in twee overleggen:
1. Het Directieoverleg Brabantse Bibliotheken (DOBB), bestaand uit directeuren van de huidige bibliotheken en
de beoogd directeuren van de basisbibliotheken in Brabant. Het richt zich als onafhankelijk klankbord en adviseur
op zaken die strategie, beleid en ontwikkeling van het netwerk in Brabant betreffen. Het DOBB heeft een externe
voorzitter, de Tilburgse oud-cultuurwethouder J. Timmermans.
2. Het Overleg Basisbibliotheken (OBB), gevormd door de (beoogd) directeuren van de Brabantse
basisbibliotheken. Het is door de provincie in het leven geroepen als klankbord en voor collectieve ondersteuning
van de basisbibliotheken op de operationele aspecten van de vorming van de herstructurering, bijvoorbeeld het
fusieproces en invulling van de werkgeversrol. Voorzitter is de ambtelijke projectleider van het provinciaal
herstructureringsproces, E. Koopmanschap.
d. Werkgroepen:
Als eerste aanzet voor de uitwerking van netwerktaken zijn vijf werkgroepen in het leven geroepen, die
rapporteren over thema’s die samen met de sector zijn vastgesteld als belangrijke thematiek voor het netwerk.
Deze thema’s zijn taakverdeling/financiering, Brabantse bibliotheekpas/tarievenmodel, ICT/e-content/Inter
Bibliothecair Leenverkeer, gerichtheid op de lokale gemeenschap en marktonderzoek/innovatie. De werkgroepen
bestaan uit vertegenwoordigers van de bibliotheken, aangevuld met specialisten, onder voorzitterschap van leden
van de voormalige regiegroep. De rapporten leveren de bouwstenen voor verdere gezamenlijke vormgeving van
het netwerk en eerste opdrachten aan het op te richten Facilitair bedrijf.
e. Regio-overleggen met gemeenten.
Het collectief overleg met gemeenten is door het projectbureau gestart als forum voor de afstemming van het
bestedingsplan, dat nodig was om de rijksmiddelen verbonden aan het Koepelconvenant te verdelen. Daarbij
bleek dat rechtstreeks en geregeld overleg met gemeentebestuurders en ambtenaren aan meerdere behoeften
tegemoet kan komen. Hiervoor werd al gesproken over onderlinge informatie-uitwisseling tussen gemeenten. In
deze paragraaf is vooral van belang te signaleren dat de regio-overleggen ook invulling krijgen met onderlinge
afstemming van verantwoordelijkheden en taken van provincie en gemeenten. Zij ontwikkelen zich tot een
structureel overleg van de bestuurlijk opdrachtgevers aan het netwerk.
2.1.5.2 Tijdschema:
7
Medio 2000:
start voorbereidingen herstructurering
augustus 2000:
start overleg met gemeenten
april 2001:
start stuurgroep
28 september 2001:
1e werkconferentie: officiële start van de herstructurering
december 2001:
verschijnen boekje Handreiking vorming basisbibliotheken
januari 2002:
start aanmeldingen basisbibliotheken in oprichting/intentieverklaringen/
bestuursovereenkomsten
januari 2002:
start 5 werkgroepen
31 mei 2002:
2e werkconferentie Werk in Uitvoering
juni 2002:
(tussen)rapportage 5 werkgroepen
oktober 2002:
start OBB
november 2002:
eindrapportage werkgroep taakverdeling en financiering
december 2002:
vaststellen bestedingsplan rijksmiddelen 2001/2002 i.k.v. Koepelconvenant
april 2003:
einde aanmeldingen/intentieverklaringen/bestuursovereenkomsten
basisbibliotheek i.o.
juli 2003:
vaststellen bestedingsplan rijksmiddelen 2003 i.k.v. Koepelconvenant
sept./okt. 2003
uitwerken van de aanpak compensatie wegvallende PBC-gelden/
opdrachtverlening aan PBC om, in de overgangsperiode naar de structurele
situatie, de maatwerkcompensatie uit te voeren
4e kwartaal 2003: PBC opdracht verlenen voor het maken van een plan van aanpak (incl. diverse
scenario’s) voor omvorming tot FB; visie DOBB en gemeenten hierbij betrekken
4e kwartaal 2003: programma van eisen netwerk/plan van aanpak WSF’s voor aansluiting
1e kwartaal 2004:
opdrachtverlening aan PBC voor de vorming van een FB conform het plan van aanpak;
ondernemingsplan tot en met 2007
1e kwartaal 2004:
voorstel voor invulling en uitvoering van de provinciale rol bij het netwerk; visie DOBB
en gemeenten hierbij betrekken
1e kwartaal 2004:
vaststellen bestedingsplan rijksmiddelen 2004 i.k.v. Koepelconvenant
e
2 kwartaal 2004:
definitieve positionering en implementatie provincierol in de toekomst
juli 2004:
einde regierol provincie herstructurering openbaar bibliotheekwerk
medio 2004:
3e werkconferentie/ slotfestijn
In geregelde voortgangsrapportages worden een meer gedetailleerde planning en ‘go or no go momenten’
opgenomen.
2.2 CREËREN DRAAGVLAK
2.2.1 Betrokkenheid belangrijke partijen.
Uitgangspunt is, dat de provincie de rol van andere partijen -zie wat hierboven is gezegd over de rol van
bibliotheken, PBC en gemeenten- niet kan afdwingen. De belangen liggen divers. Voor grote bibliotheken en
grote gemeenten heeft het herstructureringsproces een heel andere betekenis en heel andere gevolgen dan voor
kleine gemeenten en de ‘PBC-bibliotheken’. Regisseren veronderstelt echter het motiveren van alle spelers om
hun rol op de afgesproken manier te vervullen. De provincie realiseert zich daarbij, dat de wijze waarop zij haar
rol op het ene aspect in dit proces tot stand laat komen en uitoefent (bijvoorbeeld subsidieverdeler), ook effect
heeft op het draagvlak voor de rolvervulling op andere vlakken (bijvoorbeeld bemiddeling tussen partijen, visie op
de positie van het te vormen Facilitair Bedrijf). Vanuit dit bewustzijn loopt aandacht voor het creëren en
vasthouden van draagvlak onder de samenwerkingspartners als een rode draad door de uitvoering van de regierol.
De inhoudelijke inbreng van de sector is dan ook steeds leidend bij de keuze voor vervolgstappen. De in paragraaf
2.3.2.1 geschetste overlegmomenten worden dan ook tevens gebruikt als momenten voor feedback over de
voorafgaande gang van zaken.
Belangrijke punten waarop het thema ‘draagvlak’ om aandacht vraagt zijn ondermeer:
8
- totstandkoming van het netwerk en vorming basisbibliotheken: beide dienen bottom-up door de sector gestuurd
te worden
- werkconferenties: momenten waarop de sector gevraagd wordt input te leveren voor belangrijke keuzes, zoals
thema’s voor het netwerk
- bereidheid tot maatwerk bij individuele knelpunten
- een open, uitnodigende houding naar Brabantse bibliotheken die niet aan een fusie deelnemen.
2.2.2 Uitwerking communicatie
Uit de voorgaande paragraaf vloeit voort dat communicatie in alle fasen en op alle niveau’s van de
herstructurering in Brabant veel aandacht verdient. Naast communicatie over beleid en uitvoering in vrijwel alle
contacten met vertegenwoordigers van gemeenten en bibliotheken, hanteert de provincie een aantal specifieke
communicatiekanalen voor het project:
- werkconferenties met bibliotheken en gemeenten (naast communicatie ook beleidsontwikkeling)
- een elektronische nieuwsbrief, gestart in februari 2002: praktische informatie, voortgang van het proces;
verschijning variabel, afhankelijk van urgentie
- het tijdschrift ‘bibliotheek.nb’, gestart in maart 2002: kwartaalblad met achtergrondartikelen en interviews
- bestuurlijke brieven aan de gemeenten
- tv-spot over de inhoudelijke vernieuwing op Omroep Brabant
- publieksinformatie over de herstructurering op de provinciale website
HOOFDSTUK 3. Beoogde resultaten
De provincie heeft zichzelf een aantal doelen in het herstructureringsproces zelf en in de uiteindelijk tot stand te
brengen structuur gesteld, waaraan het succes van vervulling van de regierol afgemeten kan worden.
3.1 PROCES
1. De provincie kan als regisseur op voldoende draagvlak van alle betrokken partijen rekenen. Dit zal blijken uit
de volgende kengetallen:
-minimaal 80% van de gemeenten in Brabant steunt de herstructurering
-eind 2003 heeft minimaal 70% van de beoogde basisbibliotheken een intentieverklaring uitgebracht
-eind 2003 heeft minimaal eenderde van de beoogde basisbibliotheken een fusiebesluit genomen;
2. Het netwerk van basisbibliotheken formuleert eind 2003 een programma van eisen ten aanzien van het netwerk
op basis waarvan het ook daadwerkelijk kan komen tot kennisuitwisseling en samenwerkingsprojecten die een
bijdrage leveren aan substantiële verbetering van de lokale dienstverlening aan de eindgebruiker. Dit programma
van eisen vloeit voort uit de werkgroeprapporten en bouwstenen die het DOBB in september 2003 aandraagt;
3. In het eerste kwartaal van 2004 zijn heldere, breed gedragen en op de nieuwe structuur toegesneden
ondernemings/beleidsplannen voor PBC/FB en WSF’s vastgesteld.
3.2 STRUCTUUR
Hier zijn de doelen nog vrij globaal geformuleerd. Een meer precieze planning en invulling van de resultaten met
betrekking tot de structuur wordt in het 2e kwartaal van 2004 vastgesteld.
1. De bibliotheken in Brabant ontwikkelen zich tot ondernemende en professionele dienstverleners op het gebied
van cultuur en informatie voor gemeenten, culturele instellingen, onderwijs en publiek. Ten opzichte van de
startsituatie tonen de bibliotheken een verhoogde kwaliteit en verbetering van service aan de gebruiker;
2. Er ontstaat een samenhangend stelsel van basisbibliotheken in de provincie (netwerk);
3. Er bestaat een effectief, structureel bestuurlijk overleg tussen gemeenten en provincie over het stimuleren en
onderhouden van het netwerk van basisbibliotheken in Noord-Brabant;
9
4. Er bestaat helderheid over de positie van de provincie als waardetoevoeger aan het netwerk, binnen de context
van de provinciale strategie om de sociale en culturele peiler te versterken;
5. De PBC houdt op te bestaan na een overgangstermijn, waarin een marktgericht Facilitair Bedrijf ontstaat;
6. De WSF’s positioneren zich Brabantbreed en vraaggericht in het netwerk, en in afstemming met het landelijk
WSF-netwerk.
10