Draaiboek informatiebijeenkomst Doelstelling Bewustwording

Draaiboek informatiebijeenkomst
Doelstelling
Bewustwording creëren of signaleren bij belangstellenden vanuit de kerken, hen enthousiasmeren om
als christen om te zien naar de naaste op het azc, door middel van praktische activiteiten. Stichting Gave
wil met deze avond vrijwilligers helpen in het bedenken en opzetten van mogelijke activiteiten.
Betrokkenen
Bij voorkeur 2 personen vanuit Gave verzorgen de informatiebijeenkomst. Eén van hen is
verantwoordelijk, de ander ondersteunend en inhoudelijk betrokken. De verantwoordelijke is de
‘regelaar’, zorgt voor de voorbereidingen en de afstemming met zijn/ haar collega.
Organiseren van een informatieavond
Voorbereiding
Activiteit
Datum vaststellen
Verantwoordelijke
Verantwoordelijke
voor de bijeenkomst
Locatie regelen
- Aantal plaatsen
- Koffie, thee, koek
- Aanwezigheid beamer/
laptop/ flipover
1e contact aanspreekpunt
vanuit de kerken –
afstemmen van de inhoud
van de bijeenkomst
Betrokkenen bij de
informatieavond vanuit
Gave benaderen.
Afstemmen:
- Wie vervullen welke rol
- Wie is verantwoordelijk
voor de avond
Voor zover nog niet
gedaan:
Kartrekker, één van
de betrokken kerken
Document
-
Verantwoordelijke
voor de bijeenkomst
Verantwoordelijke
voor de bijeenkomst
Servicedesk
-
In kaart brengen van
netwerk:
Uitdraai uit
Manyware
Adressenlijst
netwerk
Tijdpad
< 8 weken
-
Indeling maken van
kerkelijke gemeenten
‘rondom’ het nieuwe
AZC
- Bestaand netwerk
vanuit Gave in kaart
brengen
- Bestaande activiteiten
in kaart brengen (NL
kerken, buitenlandse
kerken)
- Relevante andere
groepen/ stichtingen
- Lokale pers
- Weergavelezers
Versturen van brieven/
mailing naar sleutelfiguren
in het netwerk
(kerkenraden, predikanten,
verantwoordelijken)
Servicedesk
N.B. Met het COA/ VWN
vindt een gesprek plaats.
Zij worden niet uitgenodigd
voor de informatieavond.
Die is specifiek bedoeld
voor vrijwilligers uit de
kerken.
Organiseren van een
belactie:
- Sleutelfiguren kiezen
uit adressenlijst
- Team van bellers
instrueren
- Bellen
Anthony/ Rien
Bellijst
Belinstructie
Algemene PR en
communicatie d.m.v.
- Kerkbladartikel
- Afkondigen van de
informatieavond in de
kerkdienst
- Thema-preek over
vluchtelingen
e
2 contact locatie –
afstemming van aantal
aanwezigen/ benodigd
servicedesk
Sjabloon kerkbladartikel
Mail
Thema’s preken
(website?)
Kartrekker/
verantwoordelijke
voor de avond
materiaal
Uitvoering – informatieavond houden
Wat neem je mee?
Kartrekker/
verantwoordelijke
voor de avond
Ontvangst gasten
- Verwelkomen
- Evt. jas ophangen
- Koffie en thee
aanbieden
- Namenlijst invullen
Geven van presentatie
2e aanwezige vanuit
Gave
Afsluiting
- Aanwezigen formulier
in laten vullen
Gave medewerkers
Samen
-
Laptop?
Beamer?
Extra Ppt op usb
Geeltjes/ ander
notitiemateriaal
- Namenlijst
- Aanmeldformulieren
- PR-materiaal?
Namenlijst (doc Rien?)
- Naam
- Adres
- Kerk
- Mail
Standaard Ppt
informatiebijeenkomst
Evaluatie en vervolgstappen
Evaluatie
- met betrokkenen van
de bijeenkomst
- terugkoppeling naar
projectgroep
- indien nodig bijstellen
draaiboek en ppt
Vervolgstappen
- afspraak met
vrijwilligers/ kerken
- terugkoppeling naar de
kerken in de regio van
het azc
- (ondersteunen van)
opzetten van
activiteiten
- Cruciale lokale partners
inventariseren en
Verantwoordelijke
van de bijeenkomst
Draaiboek
informatieavond
Ppt informatieavond
Verantwoordelijke
van de bijeenkomst
Brief/ mail naar kerken
Stukjes kerkbodes
door…
Verantwoordelijke
van de bijeenkomst
Afspraak
2 weken – max.
1 maand na de
bijeenkomst
benaderen(COA, VWN)
en informeren over
gezette stappen
N.B. Moment van
informeren kan
wisselen. Kartrekker
beoordeelt het
moment.