Procedure - Welkom bij Netwerk LOOK

Tijdslijn
Ontwikkelingsperspectief Onderwijs - Revalidatie (OOR)
Stap
Tijd:
Lkr Overige
Periode “Oriëntatie t/m Plaatsing”
2. Oriëntatie met ouders
-
OP
3. Intake met ouders
Na oriëntatie
Binnen 6 wkn na
aanmelding
Vóór week 1 OOR
traject
OP
4/5. Opvragen gegevens en aanvragen TLV
7. Opstellen beginsituatie
10. Planning maken en doormailen naar alle
betrokkenen en versturen van uitnodiging naar
ouders
11. Maken startdocument OOR
OP
OP
Vóór week 1 OOR
traject
Administratie
onderwijs +
rev.secretariaat
Vóór week 1 OOR
traject
Administratie
onderwijs
Periode “Plaatsing t/m OOR”
12. Start observatie vanuit onderwijs
X
Week 1
Eind week 1 / Begin
week 2
Week 3
X
week 6 OOR traject
X
Paramedici, OP
18. Invullen OOR verslag door alle betrokkenen
Week 1 t/m 6 OOR
traject
X
Alle betrokkenen
19. Controle van OOR verslag
Week 7 OOR traject
X
LK, OP.
Adm. ondw
X
Alle betrokkenen
13. Telefonisch contact met ouders na 1e week
14. Start observatie + huisbezoek vanuit revalidatie
17.
MEELOOPDAG VOOR OUDERS
Bespreking OPP vanuit onderwijs met OU
20.
CONCEPT - OOR BESPREKING
21. Controle verslag na concept OOR bespreking
22. Bespreking CVB
23. Opsturen OOR verslag
24.
OOR BESPREKING
Paramedici / MW
LK
OP en RA
Administratie
onderwijs
Week 12 OOR traject
25. Controle verslag na OOR bespreking
26. Opsturen verslag naar ouders ter ondertekening
27. Informeren betrokken dat ouders getekend
hebben en akkoord zijn met het verslag en klaarzetten
nieuw formulier
28.
Ma of do in week 8
van OOR traject
Begin week 9 OOR
traject
Week 10 OOR traject
Donderdag in week 11
OOR traject
Oudergesprek na OOR
29. Uitvoeren acties en afspraken uit OOR overleg
OP en RA
Begin week 13 OOR
traject
Einde week 13 OOR
traject
OP
Administratie
onderwijs
Zodra akkoord binnen
is
Week 14 OOR-traject
Na akkoord
Procedure OOR vastgesteld augustus 2015
Opgesteld door: Stuurgroep EKEP
LK + OA
LK
Administratie
onderwijs
X
OU + OA
Alle betrokkenen
Procedure: OOR (Ontwikkelingsperspectief Onderwijs - Revalidatie)
Stap
Beschrijving
Door wie
Wanneer
Periode “Oriëntatie t/m Plaatsing”
1.
Maken van een
afspraak
2.


Er wordt een afspraak met ouders gemaakt voor oriëntatie.
De administratief medewerker onderwijs wordt per e-mail
verzocht om deze afspraak schriftelijk aan ouders te
bevestigen, volgens vast format.
OP/
Administratie
onderwijs

OP verzorgt oriëntatie
OP
-

Indien ouders een leerling aanmelden, wordt een intakegesprek gepland en worden al een aantal zaken vanuit stap 4
en 5 in gang gezet - indien mogelijk/afhankelijk van de
situatie).
Voorafgaand aan de intake vindt er overleg plaats tussen OP
en TL om af te stemmen over de groep waarin de leerling
geplaatst kan worden.
Tijdens de intake wordt de ‘oudervragenlijst t.b.v. intake’
ingevuld met ouders door de OP en worden de benodigde
medische protocollen opgesteld door de coördinator
onderwijsassistenten.
De OP stelt de TL en Gerard op de hoogte van de afspraak,
zodat de TL en Gerard kunnen bekijken of zij kort aan
kunnen sluiten om kennis te maken met de OU.
OP
Na oriëntatie
Oriëntatie
3.
Intake



4.

In gang zetten
praktische zaken 
t.b.v. aanmelding


OP/TL
Coördinator
onderwijsassi
stenten
OP
Er word informatie opgevraagd bij externen t.b.v. aanvraag OP
TLV en opstellen van beginsituatie.
Via de e-mail wordt de nieuwe leerling gemeld bij RA en
verzocht om deze de leerling op te roepen, indien nodig voor
indicatiestelling. Hierbij wordt de coördinator revalidatie in
CC gezet.
De administratie en coördinator vervoer worden verzocht
om het vervoer te regelen.
Er wordt een bezoek van de leerling aan de nieuwe klas
geregeld, indien gewenst.
Binnen 1 week
na aanmelding
en/of na intake
(afhankelijk van
de situatie)

Er wordt een toelaatbaarheidsverklaring (TLV) aangevraagd
bij het SWV waar de leerling onder valt.
OP
Binnen 6 wkn
na aanmelding
6.

RA
Voor plaatsing
Kennismaking
revalidatie

RA heeft nieuwe leerling gezien en vraagt kinderonderzoek
aan.
RA zorgt voor overdracht medische gegevens naar
OP/revalidatieteam.
7.


Het document ‘Beginsituatie’ wordt opgesteld.
Het formulier wordt als volgt opgeslagen in de digitale
leerlingmap, in de submap ‘OOR’:
vsl_BEGINSITUATIE_naamkind_jjmmdd_naamortho
OP
(intern/AB)
Voor plaatsing
5.
Aanvragen TLV,
indien nodig
Opstellen
beginsituatie
Procedure OOR vastgesteld augustus 2015
Opgesteld door: Stuurgroep EKEP

Het document moet besproken worden in de CVB,
voorafgaand aan schoolplaatsing.
OP/ CVB
9.

OP
Overdracht
Beginsituatie

Evt. aanpassingen en onderzoeksvragen n.a.v.
besluitvorming CVB worden in de beginsituatie opgenomen.
De beginsituatie wordt in het papieren dossier opgenomen
na opdracht van OP.
OP neemt de beginsituatie door met de toekomstige LK.
TL informeert het personeel als een nieuwe leerling gaat
starten.
8.
Accordering CVB


10.
Administratie Voorafgaand
Er wordt een planning gemaakt voor alle afspraken binnen
onderwijs
aan plaatsing
de periode ‘plaatsing t/m OOR’, waarbij wordt afgestemd
met:
o de coördinator revalidatie t.b.v. planning meeloopdag en
‘concept OOR-bespreking’
o secretaresse van de RA t.b.v. planning de ‘OORbespreking’
o de OP t.b.v., ‘concept OOR-bespreking’ en de ‘OORbespreking
o de LK t.b.v. ‘gesprek na de OOR-bespreking’
o ouders t.b.v. meeloopdag, ‘OOR-bespreking’ en ‘gesprek
OU-LK- OA na OOR-bespreking’.
o Er wordt naar gestreefd om geen concept-OORbespreking te plannen van 8.30-9.00u. Als het niet
anders kan, moet er opvang geregeld zijn i.o.m
teamleider.
o Daarnaast wordt bij de planning zoveel mogelijk
rekening gehouden met werkdagen /-tijden van alle
medewerkers vanuit onderwijs/revalidatie (incl.
compensatierooster van LK-en).

Alle afspraken worden in een vast format gezet en
vervolgens naar alle betrokkenen gemaild. De coördinator
Revalidatie wordt in CC gezet.
Vervolgens worden ouders over de planning geïnformeerd
d.m.v. een brief, na telefonisch overleg met ouders.

Aanmaken
leerlingmap op
het netwerk
Administratie
Onderwijs
OP/LK
TL

Planning
11.
CVB
voorafgaand
aan plaatsing
Direct na
accordering

Beide documenten worden opgeslagen in de leerlingmap, in
de submap ‘OOR’.

Administratie Voorafgaand
Er wordt een mapje aangemaakt voor de nieuwe leerling
onderwijs
aan plaatsing
onder de map ‘interne leerlingen’, met bijbehorende
leerlingmapstructuur.
In de leerlingmap van een leerling wordt onder de submap
‘OOR’ onder het betreffende schooljaar een leeg format van
het ‘OOR-verslag’. Naamgeving:
‘vsl_OOR_naamleerling_datum’.
De adm. medewerker onderwijs vult punt 1 ‘Algemene
persoonsgegevens leerling’


Procedure OOR vastgesteld augustus 2015
Opgesteld door: Stuurgroep EKEP
Periode “Plaatsing t/m OOR”
12.

Start observatie
onderwijs

13.

Telefonisch
contact met
ouders
14.

Start observatie
revalidatie
15.
Evt. onderzoek +
huisbezoek


16.

Invullen OOR –
verslag door LK




17.
Meeloopdag
18.
Invullen OOR -



Start observatie door LK en OA (in de klas). Doel: inschaling LK, OA
in alle vakgebieden van de CED-leerlijn
In de eerste twee weken wordt geen therapie en zwemmen
ingepland, zodat het kind volledig in de klas kan wennen.
Er vindt een telefonisch gesprek plaats om de eerste indruk ouders, LK,
te bespreken en evt. praktische zaken verder af te stemmen,
mede a.d.h.v. de beginsituatie.
Week 1 t/m
week 6
Paramedici
Week 3 t/m
week 6
OP
MW
Tussen week 1
en week 7
Uitvoeren van kindonderzoek door fysiotherapie,
ergotherapie en logopedie. Doel: Inschaling niveau van
functioneren op alle ontwikkelingsgebieden, zie ook klinisch
pad kinderonderzoek c.q kinderscreening.
Indien nodig, uitvoering aanvullend onderzoek.
Huisbezoek met als doel: kennismaking met ouders,
beeldvorming t.a.v. thuissituatie en inventariseren van
wensen en verwachting t.a.v. onderwijs en revalidatie.
(na plaatsing)
Einde 1e
week/Begin 2e
week
LK
Inleveren observatiegegevens t.b.v. opstellen
ontwikkelingsperspectief vanuit onderwijs;
De leerkracht vult onder de kop ‘leervaardigheden’ een
korte beschrijving van het niveau van functioneren van de
leerling in max. 10 zinnen voor de 5/6 belangrijkste
vakgebieden die voor de groep gelden. Maak een individueel
verslag wat over de leerling gaat.
Daarnaast wordt het instructieniveau v.w.b. de
onderwijsdoelen bepaald door de LK, waarna vervolgens
wordt gekeken of dit instructieniveau past in het groepsplan.
LK vult de kijkwijzer (punt 5.3) in, zodat de OP deze kan
bekijken bij het formuleren van een concept OOR.
Begin
week 5
OP formuleert een concept-OOR vanuit onderwijs. De
overwegingen waarop dat concept OOR is geformuleerd,
worden door de OP beschreven in punt 5.1.
Er wordt koffie/thee/water klaargezet bij de potloodbank. LK
wijst hiertoe een persoon aan/vraagt iemand.
Ouders volgen programma volgens rooster :
o COPM invullen door ET
o Gesprek met revalidatiemedewerkers (er is de
mogelijkheid om hulpvragen te formuleren)
o Gesprek met de OA a.d.h.v. de oudervragenlijst.
o Gesprek met OP: bespreking ontwikkelingsperspectief
vanuit onderwijs
o Bij het meekijken in de klas zal gewerkt worden met een
adviserend format , wat iedere LK vertaalt naar zijn
eigen situatie
OP
Eind
week 5
Ouders, LK,
OA,
paramedici.
Week 6
De gegevens uit de observatieperiode worden door alle
betrokkenen in het OOR-verslag verwerkt. In het format is
aangegeven welke persoon onder welke kop zijn/haar
Alle
betrokkenen
Week 1 t/m 6
Procedure OOR vastgesteld augustus 2015
Opgesteld door: Stuurgroep EKEP
verslag





19.
Controle concept
OOR-verslag



20.

Concept OORbespreking


21.

Controle na
concept-OORbespreking



22.
CVB
23.



informatie in kan vullen.
In te vullen:
o 2. Kindkenmerken
o 3. Huidige situatie
o 4. Observaties vanuit onderwijs en revalidatie
o 5. Ontwikkelingsperspectief Onderwijs Revalidatie
o 6.1 en 6.2 Bespreekpunten
o 6.5 doelen (als zijnde voorstel)
o 6.6. acties (als zijnde voorstel)
Iedere discipline kijkt de eigen ingevulde informatie na op
inhoud.
Verdere aandachtspunten bij invullen zie checklist.
MW beschrijft de wensen en verwachtingen t.a.v. het OOR
die uit het huisbezoek zijn gekomen in punt 5.1.
De RA vult het CAP in, punt 5.4.
Op maandag in week 8 wordt het verslag beveiligd als een
‘alleen-lezen’ bestand (’s ochtends omstreeks 8.00u).
Administratie
onderwijs
Voor conceptDe OP bekijkt de gemaakte doelstellingen door de LK of deze OP
OORgoed afgestemd zijn op het geformuleerde concept OOR
bespreking
vanuit onderwijs.
T.b.v. concept-OOR-bespreking wordt 2 exemplaren geprint, Administratie
onderwijs
voor RA en OP.
Het document wordt weer ‘open’ gezet (beveiliging eraf) op
de dag van de bespreking.
Er vindt een concept-OOR-bespreking plaats met alle
betrokkenen.
De LK en de paramedici spreken voorafgaand aan de
bespreking af wie de acties en afspraken notuleert.
RA is voorzitter.
LK, OP,
paramedici ,
MW, RA,
Week 8
De LK controleert het verslag (punt 6) a.d.h.v. de ‘checklist
notuleren’.
Als dit gebeurd is, wordt de administratief medewerker
geïnformeerd.
LK
Begin week 9
Administratie Eind week 9
klaar (mag al in
Tenslotte kijkt de administratief medewerker onderwijs naar onderwijs
week 8)
de lay-out. Daarbij worden lege velden uit het verslag
verwijderd.
Week voor de
OP
CVB
De OP verstuurt het OOR-verslag naar de secretaresse van
de CVB t.b.v. agendering voor CVB. Ook wordt het document
‘leervorderingenoverzicht’ gemaakt waarin het OOR wordt
overgenomen.
CVB
Het concept OOR wordt in CVB besproken n.a.v.
observatieperiode
Doel: richting geven aan professioneel handelen; vaststellen
concept OOR
Administratie
Het OOR-verslag (m.u.v. punt 8!) wordt 1 week voor de
Procedure OOR vastgesteld augustus 2015
Opgesteld door: Stuurgroep EKEP
Week 10
(/ In CVB na
bespreking)
Week 11
Opsturen van
OOR-verslag
OOR-bespreking opgestuurd naar ouders. Bovenaan het
OOR-verslag komt de datum en het tijdstip van de OORbespreking te staan, ter herinnering voor ouders.
Begeleidende brief volgens format
Er worden 2 exemplaren (van het volledige verslag) geprint
en in postvak van de OP en de RA gedeponeerd.
onderwijs

De RA is voorzitter tijdens de OOR-bespreking.
Ouders,
OP, RA
Week 12

De OP controleert het verslag (punt 6), indien er wijzigingen
zijn gedaan tijdens de OOR-bespreking.
Als dit gebeurd is, wordt de administratief medewerker
geïnformeerd.
Binnen een week wordt het definitieve OOR-verslag (m.u.v.
punt 8!) opgestuurd naar ouders. Daarbij wordt gevraagd
om accordering door ouders d.m.v. handtekening. Voor het
begeleidend schrijven wordt gebruik gemaakt van een vast
format
Indien ouders niet binnen 1 week een getekend exemplaar
van het OOR-verslag hebben geretourneerd, wordt een
extra reminder verstuurd. Voor het begeleidend schrijven
wordt gebruik gemaakt van een vast format.
Indien ouders niet reageren, wordt dit teruggekoppeld naar
de betrokken OP en RA, die dit vervolgens in de CVB
bespreken.
OP
Begin week 13
Na accordering van ouders, worden alle betrokkenen via de
de e-mail op de hoogte gesteld. Hierbij wordt de coördinator
revalidatie in CC gezet.
Daarnaast wordt al direct een nieuw KLT- of LBP-formulier
klaargezet, volgens de juiste naamgeving.
De jeugdarts van de GGD wordt ook per e-mail op de hoogte
gesteld, met in de bijlage het definitieve OOR-verslag ter
informatie.
Na accordering kunnen de afspraken en acties worden
uitgevoerd en de uitwerking van het multidisciplinair plan
van aanpak verder kan worden opgepakt door de betreffend
persoon die daarvoor verantwoordelijk is gesteld.
Administratie Zodra akkoord
onderwijs
binnen is.
Er vindt een gesprek plaats volgens een vaste
gespreksagenda.
Na afloop van het gesprek maakt de LK een kort verslag met
acties en afspraken (in punt 8.1). Vervolgens wordt dit
verslag per e-mail verstuurd naar ouders en het team met
verwijzing naar punt 8.1.
Ouders, LK en Week 14
OA
(2 wkn na OOR)

24.
OOR-bespreking
25.
Controle na OOR
bespreking
26.

Versturen OOR
ter accordering
van ouders


27.

Informeren
betrokken na
accordering
ouders



28.

Oudergesprek
met LK + OA, na
OOR

29.
Uitvoeren van
acties en
afspraken
Administratie Eind week 13
onderwijs
Alle
betrokkenen
Na OOR-traject
 Alle acties en afspraken worden uitgevoerd zoals in het OOR Alle
betrokkenen
afgesproken en worden tussentijds in het ‘klassenteam’
gemonitord.
 Als er een OOR-traject in de eerste helft van een schooljaar coördinator
Procedure OOR vastgesteld augustus 2015
Opgesteld door: Stuurgroep EKEP
Na OOR-traject
heeft plaatsgevonden, wordt er geen LBP-traject in het
tweede halfjaar ingepland. Er wordt in het tweede halfjaar
een oudergesprek na KLT gevoerd. Daarna volgens het
rooster van de groep.
De personeelsenquête wordt verstuurd naar alle betrokken
medewerkers.
De ouderenquête wordt verstuurd naar de ouders na het
OOR-traject.
revalidatie en
teamleider
Adm.
medewerker
onderwijs
2 weken na
OOR-traject

De uitslag van de enquete wordt terug gekoppeld aan de
betrokken medewerkers en ouders
Stuurgroep
EKEP
Na invullen
enquêtes

Administratie
In de leerlingmap van een leerling wordt onder de submap
‘EKEP’ onder het betreffende schooljaar een leeg format van onderwijs
het ‘LBP-verslag’ opgeslagen, t.b.v. de volgende KLTbespreking.
Naamgeving van KLT-verslag:
vsl_leerbehandelplan_naamleerling_datum_KLT1_naamlk .
De adm. medewerker onderwijs:
- Neemt de punten 1 t/m 3 en punt 6 over uit het
vastgestelde OOR-verslag (m.u.v. de punten 6.1. en 6.2,
die blijven leeg);
- Laat de velden in de punten 4 en 5 leeg
30.

Evaluatie d.m.v.
enquête

31.


Procedure OOR vastgesteld augustus 2015
Opgesteld door: Stuurgroep EKEP