De financiën van de ouderwerking Inleiding: 3 mogelijke

De financiën van de ouderwerking
december 2016
Beste oudervereniging
Beste directeur
Op school gebeurt veel meer dan leren alleen. In samenwerking met verschillende partners worden
er feesten georganiseerd, sportevenementen, fuiven, wandelingen… Al deze initiatieven maken dat
de school een echte gemeenschap wordt waar ook plaats is voor ontmoeting en ontspanning.
Ouders leren elkaar en de school beter kennen, leerlingen kunnen zich van een andere kant laten
zien. Het lijdt geen twijfel dat dit alles de betrokkenheid bij het schoolleven verhoogt.
Een bijkomend doel van dergelijke activiteiten is vaak om extra middelen voor de school te
verwerven. Uit een recente bevraging blijkt dat maar liefst 100% van de bevraagde basisscholen dit
doet! In het secundair onderwijs is dit 77%. Je leest er meer over in deze perstekst.
Met deze Ouderwijs geven we een overzicht van de regels en aanbevelingen voor ouderraden en
oudercomités in verband met de financiën.
Het VCOV-team
- Inleiding: 3 mogelijke organisatievormen
- 1. De financiën van een OUDERRAAD
- 2. De financiën van een OUDERCOMITE
- 3. De financiën van een aparte VZW
- Bijlagen
Inleiding: 3 mogelijke organisatievormen
Een schoolbestuur is een vzw. Daarom is een school verplicht een dubbele boekhouding te voeren.
Dit houdt in dat alle geldstromen van de vzw in kaart gebracht moeten worden in één dubbele
boekhouding. (Dit is een bepaalde methode van boekhouding waarbij elke transactie op minstens
twee manieren wordt geregistreerd: debet en credit.)
1. Een ouderraad
Een ouderraad is een officieel orgaan op school en valt onder de verantwoordelijkheid en
aansprakelijkheid van het schoolbestuur. Daarom moeten ook de middelen van de ouderraad
worden opgenomen in de boekhouding van het schoolbestuur. Middelen buiten de boekhouding
houden, is een overtreding van de vzw-wetgeving.
2. Een feitelijke vereniging
Voor een oudercomité liggen de financiën anders. Een oudercomité is uiteraard nauw verbonden
met de school, maar maakt er wettelijk gezien geen deel van uit. Een oudercomité is een feitelijke
vereniging, wat betekent dat de groep wel in de praktijk bestaat, maar juridisch niet. Er zijn geen
wettelijke rechten of plichten voor een oudercomité. Wel moet de school de middelen die zij via het
oudercomité verkrijgt, ook opnemen in de boekhouding.
3. Een vzw
Een derde mogelijkheid is de ouderwerking als aparte vzw. Dit is enkel noodzakelijk als de
ouderwerking personeel in dienst heeft of grote sommen geld beheert.
Wij raden deze laatste organisatievorm niet aan gezien de vele administratieve verplichtingen.
Bovendien is er een wettelijke manier voor ouders om zich te organiseren op school, nl. via een
ouderraad. Een officiële ouderraad is het meest veilige en transparante statuut op het vlak van
financiën en verzekeringen. Het is ook de enige organisatievorm die garanties biedt om adviezen aan
de schoolraad en het schoolbestuur uit te kunnen brengen en in naam van de achterban te spreken.
1. De financiën van een OUDERRAAD
Volgens het participatiedecreet kan er op elke school een ouderraad opgericht worden. Het
verwerven van financiële middelen wordt niet vermeld als decretale bevoegdheid, maar het is wel
mogelijk met de toestemming van de school.
Alle middelen, inkomsten en uitgaven van de school moeten in de boekhouding van de school
geregistreerd worden, dus ook de middelen van de ouderraad. Dit houdt in dat de school volledige
inzage en controle heeft in de financiën van de ouderraad. Via een afsprakennota heeft de
ouderraad echter nog steeds medezeggenschap over de financiën.
De afsprakennota
In een afsprakennota worden de afspraken tussen school(bestuur) en ouderraad over de besteding
van de financiën schriftelijk vastgelegd. Een afsprakennota is geen verplicht document, maar we
raden het wel sterk aan.
Een afsprakennota bestaat uit:
- de begroting van de ouderraad met de kosten en de (te verwachten) inkomsten,
- de besteding van die inkomsten.
Wij raden aan in overleg met de school te bepalen waaraan de middelen besteed zullen worden. De
ouderraad kan bijv. een verlanglijstje vragen aan de school, maar hij kan evengoed zelf suggesties
doen. Respecteer daarbij wel het beleid van de school: een zakje chips als cadeautje op het einde
van het schooljaar is misschien wel leuk voor de leerlingen, maar is het in overeenstemming met het
gezondheidsbeleid van de school?
Het kasboek
Het is niet noodzakelijk, maar ouderraden die dat wensen kunnen nog steeds een eigen kasboek
bijhouden. Zo hebben ze op elke moment zicht op de in- en uitgaven. Alle bewijzen van financiële
verrichtingen (kastickets, uittreksels…) moeten bijgehouden worden. Ze worden per kwartaal of per
activiteit doorgegeven aan de schoolboekhouding. Dit moet onderling afgesproken worden. Ook
zonder kasboek moeten bewijsstukken trouwens bijgehouden worden.
Een ouderraad kan altijd een eigen rekeningnummer met bijhorende bankkaart(en) hebben. Dit is
handig voor de terugvordering van kosten. Anders moet de school telkens aangesproken worden.
Weet wel dat de school een volmacht heeft op de rekening, aangezien zij de verantwoordelijkheid
draagt.
Ook als een ouderraad geen afzonderlijke rekening of rekeningnummer heeft, kan de school op elk
moment een overzicht geven van de financiën van de ouderraad.
2. De financiën van een OUDERCOMITE
Elke andere vorm van georganiseerde ouderwerking, bijv. een oudervereniging, oudercomité of
vriendenkring is een feitelijke vereniging. Een feitelijke vereniging heeft geen eigen
rechtspersoonlijkheid: alle leden zijn hoofdelijk en persoonlijk aansprakelijk.
De vereniging staat zelf in voor haar financiën. Een feitelijke vereniging kan dus over eigen middelen
beschikken en die autonoom beheren. Bij de bank moet dan het identificatiedocument ‘feitelijke
vereniging’ ondertekend worden. Als dit niet gebeurt, worden de middelen beschouwd als
persoonlijke middelen. In geval van overlijden wordt een deel van de middelen bij de persoonlijke
nalatenschap gerekend.
Het is belangrijk dat de rekening op naam staat van het oudercomité, niet op naam van één of
meerdere ouders.
Er is geen wettelijk model, maar ook voor een oudercomité raden we aan dat:








de toestemming van de school gevraagd wordt om activiteiten te organiseren (dit moet
trouwens als ze onder naam van de school plaatsvinden of in de gebouwen van de school),
het oudercomité een eigen bankrekening heeft,
enkele ouders volmacht krijgen op de rekening,
er een huishoudelijk reglement wordt opgesteld,
er een eenvoudig kasboek of eenvoudige boekhouding wordt bijgehouden met een overzicht van
de in- en uitgaven,
de bewijzen van financiële verrichtingen (kastickets, uittreksels…) goed worden bijgehouden,
er afspraken gemaakt worden met de school over de besteding van de inkomsten,
de boekhouding transparant is.
Wij raden ook steeds aan dat de school het materiaal aankoopt en dat het oudercomité een
financiële gift doet aan de school. Op deze manier staat het gekochte product of materiaal op naam
van de school. Dit maakt het transparanter en gemakkelijker voor de school:




wanneer het stuk is, beschikt de school zelf over de factuur voor garantie,
voor een eventueel onderhoudscontract (bijv. bij kopieerapparaat),
voor de aansprakelijkheid (bijv. bij speeltoestellen),
om eventueel aan te sluiten bij een groepsaankoop,

de boekhouding moet een waar en getrouw beeld zijn van de werkelijkheid. Als bepaalde
aankopen niet worden opgenomen, kan men ze ook niet in rekening brengen als de totaalkost
van ‘school maken’ wordt opgemaakt.
3. De financiën van een aparte VZW
Een ouderwerking kan het statuut van vzw aannemen. Een vzw heeft een eigen
rechtspersoonlijkheid en kan dus over eigen middelen beschikken en deze ook autonoom beheren.
Een ouderwerking als vzw heeft geen decretale verankering met de school. Het schoolbestuur is dan
ook niet aansprakelijk. De vzw moet zelf instaan voor het financiële luik.
Zoals in de inleiding gesteld, brengt een vzw extra administratief werk met zich mee (boekhouding,
statuten, ledenlijsten…) en zien wij een eenvoudig en goed alternatief in de ouderraad.
Bijlagen



Een voorbeeld voor een afsprakennota
Een voorbeeld voor een kasboek
Een voorbeeld voor een eenvoudige boekhouding
Voor een bewerkbare versie van deze documenten, kan je terecht in de ouderinfotheek of bij onze
medewerkers.
VCOV - Berkendreef 7 - 3220 Holsbeek - België
T:016 388 100 - F:016 408 670
www.vcov.be - [email protected]
powered by
privacy policy