Regeling Klachtbehandeling Ongewenste Omgangsvormen

317508219
ARBOCATALOGUS NEDERLANDSE UNIVERSITEITEN
Onderwerp:
Good Practice #5
PSA
Klachtenregeling ongewenst gedrag
Inleiding
Een van de voorschriften om te komen tot een geïntegreerde aanpak om ongewenst gedrag tegen te
gaan, is het opstellen van een klachtenregeling Ongewenst Gedrag. Daarin wordt vastgelegd op
welke wijze de organisatie met een melding van ongewenst gedrag omgaat. Het verdient de voorkeur
dat een klacht in overleg met de direct betrokkene(n) en diens leidinggevende naar tevredenheid van
de klager via het informele traject wordt opgelost. Leidt dit informele traject niet tot de gewenste
oplossing of wenst de klager om haar moverende redenen niet het informele traject te benutten, dan
staat voor de behandeling van de klacht de formele procedure open.
Een tweede voorschrift betreft het instellen van een instituut Vertrouwenspersoon. Een reglement
dient duidelijkheid te verschaffen welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden tot het takenpakket
van een vertrouwenspersoon behoren.
Alle universiteiten hanteren een eigen, meestal unieke regeling t.a.v. klachten, als ook ten aanzien
van de vertrouwenspersoon. Vanzelfsprekend kennen de regelingen overlappingen, maar zij
verschillen onderling ook aanzienlijk.
T.b.v de arbocatalogus VSNU is een ‘modelreglement’ opgesteld: een volledig overzicht van alle
zaken die regelen hoe er door diverse partijen wordt gehandeld in het geval zich een melding van
ongewenst gedrag voordoet. Alle bij de VSNU aangesloten organisaties kunnen zelf bepalen met
welke elementen zij hun eigen regeling wensen te optimaliseren.
Regeling melding en klachtbehandeling Ongewenst Gedrag: seksuele intimidatie, intimidatie,
agressie, geweld, pesten en discriminatie
Deze regeling is een uitwerking van het algemene klachtrecht zoals bedoeld in hoofdstuk 9 van de
AWB en waar nodig aangevuld met nadere regels gelet op het bijzondere karakter.
Overal waar in deze regeling ‘zij, haar’ staat wordt ook ‘hij, hem’ bedoeld.
Paragraaf 1 Algemeen
Begripsbepalingen
1. In deze regeling wordt verstaan onder:
a. Regeling
b. Ongewenst gedrag
c.
Stress
d. Seksuele intimidatie
e. Intimidatie
f. Agressie en geweld
g. Pesten
h. Discriminatie
de Regeling melding en klachtbehandeling ongewenst gedrag
Onder ongewenst gedrag wordt in ieder geval begrepen
seksuele intimidatie, intimidatie, agressie en geweld, pesten en
discriminatie onder omstandigheden die rechtstreeks verband
houden met het verrichten van studie of arbeid, die stress
teweeg brengen;
een toestand die als negatief ervaren lichamelijke, psychische
of sociale gevolgen heeft:
enige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een
seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de
waardigheid van een persoon wordt aangetast, in het bijzonder
wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende,
vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd;
Voorvallen waarbij een student of werknemer psychisch, fysiek
of verbaal wordt lastig gevallen, bedreigd of aangevallen ;
vormen van intimiderend gedrag met een structureel karakter
van een of meerdere studenten of werknemers gericht tegen
een (groep van) student(en) of werknemer(s):
Het maken van onderscheid wegens godsdienst,
levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht of op
p. 1/9
317508219
i. Klacht
j. Klager
k. Beklaagde
l. Klachtencommissie
m. Student
n. Werknemer
o. Instelling
p. College van Bestuur
q. Leidinggevende
r. Vertrouwenspersoon
s. Secretaris Ongewenst Gedrag
welke grond dan ook, zonder dat daarvoor een objectieve
rechtvaardigingsgrond is aan te wijzen.
een uiting van ongenoegen over de wijze waarop (een
werknemer van) het College van Bestuur of een student zich in
een bepaalde aangelegenheid jegens de klager of een ander
ongewenst heeft gedragen. Dit kan betrekking hebben op
verbaal, non-verbaal of anderszins fysiek gedrag en op digitale,
telefonische of sms- communicatie.
degene die een klacht indient over ongewenst gedrag
degene tegen wie de klacht is gericht
de klachtencommissie Ongewenst gedrag
de student, extraneus, cursist of deelnemer die staat
respectievelijk stond ingeschreven bij de instelling;
degene die onder de verantwoordelijkheid van het College van
Bestuur bij de instelling werkzaam is (geweest) uit hoofde van
een dienstverband dan wel een andere titel (uitzendkracht,
stageaire);
de Universiteit
het College belast met het bestuur van de instelling
Beherend baas
de vertrouwenspersoon zoals bedoeld in artikel x van deze
regeling;
de secretaris ongewenst gedrag zoals bedoeld in artikel x.
Werkingssfeer
Deze regeling is van toepassing op studenten en werknemers die geconfronteerd worden (werden)
met ongewenst gedrag.
Paragraaf 2 Actoren met betrekking tot ongewenst gedrag
Vertrouwenspersoon, leidinggevende, klachtencommissie
1. Het College van Bestuur benoemt een onafhankelijk vertrouwenspersoon.
2. De vertrouwenspersoon verricht handelingen ter uitvoering van de taak zoals beschreven in artikel
x met instemming van de klager.
3. Het College van Bestuur draagt ten behoeve van een zorgvuldige klachtbehandeling door
leidinggevenden zorg voor duidelijke instructies en deskundigheidsbevordering.
4. Het College van Bestuur stelt voor de behandeling van en advisering over klaagschriften in de
formele procedure een klachtencommissie in.
5. Het College van Bestuur kan deze functionarissen slechts in het algemeen instructies geven.
Taken en bevoegdheden vertrouwenspersoon
1. De vertrouwenspersoon heeft tot taak
a. de opvang van de klager en het bieden van emotionele ondersteuning
b. informeren en adviseren over mogelijkheden om aan het ongewenst gedrag een einde te
maken:
- door oplossingen in de informele sfeer,
- door inschakelen van een bemiddelaar,
- door de formele procedure zoals beschreven in paragraaf 4 van deze regeling,
- door doorverwijzen naar (externe) deskundigen
c. begeleiden in het oplossingstraject door o.a. het voeren van gesprekken met direct
betrokkenen,
d. bieden van nazorg.
2. De vertrouwenspersoon is bevoegd zich met inachtneming van het bepaalde in artikel 3 lid 2 te
wenden tot personen en organen binnen of buiten de universiteit. Hij gaat hiertoe slechts over
indien en voor zover de uitvoering van zijn taken hiertoe noopt.
3. Het is een vertrouwenspersoon niet toegestaan tegelijkertijd de klager en de aangeklaagde te
begeleiden. De vertrouwenspersoon dient de ander door te verwijzen naar een collegavertrouwenspersoon.
p. 2/9
317508219
4. Onverminderd het gestelde in artikel 7 kan de klager, indien de klacht na tussenkomst van de
vertrouwenspersoon niet naar haar tevredenheid is opgelost, besluiten een schriftelijke klacht in te
dienen bij het College van Bestuur. Met de behandeling van en de advisering over deze klachten
is namens het College van Bestuur de klachtencommissie belast. De vertrouwenspersoon stelt de
klager ervan op de hoogte dat in de formele procedure van klachtbehandeling de identiteit van de
klager aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, bekend wordt gemaakt.
5. De vertrouwenspersoon draagt zorg voor de registratie van meldingen en klachten zoals bedoeld
in artikel x van deze regeling.
Positie van de Vertrouwenspersoon
1. bij voorkeur een onafhankelijke positie, en niet ondergeschikt aan enig bestuursorgaan. Indien
hiervoor wordt gekozen, dan valt de vertrouwenspersoon voor de vervulling van haar taken
rechtstreeks onder het College van Bestuur.
2. Rechtsbescherming: het College van Bestuur draagt er zorg voor dat de Vertrouwenspersoon
niet uit hoofde van zijn functioneren wordt benadeeld in zijn positie
3. Ingeval van bijzondere feiten of omstandigheden die een onpartijdige oordeelsvorming
zouden kunnen bemoeilijken, kan een vertrouwenspersoon melder, klager of aangeklaagde
doorverwijzen naar een andere vertrouwenspersoon.
4. De Vertrouwenspersoon kan door het College van Bestuur uit zijn functie worden ontheven,
indien hij door handelen of nalaten te handelen ernstig nadeel toebrengt aan het in hem te
stellen vertrouwen.
5. De Vertrouwenspersoon kan het CvB gevraagd en ongevraagd adviseren over beleid op het
gebied van ongewenste omgangvormen
Geheimhouding
1. De Vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding ten aanzien van meldingen en al het
overige dat hem bij de uitoefening van zijn taak bekend is geworden.
2. Deze geheimhouding strekt zich uit tot alle voor de Vertrouwenspersoon werkzame personen.
3. Alle bij de behandeling van een melding inzake ongewenst gedrag betrokken derden hebben een
geheimhoudingsplicht ten aanzien van hetgeen hun uit hoofde van hun betrokkenheid daarbij
bekend is geworden.
4. Alle bij de behandeling van een melding inzake ongelijke behandeling, een
samenwerkingsprobleem of een onjuiste of onbillijke behandeling betrokken derden hebben een
geheimhoudingsplicht ten aanzien van hetgeen hun uit hoofde van hun betrokkenheid daarbij
bekend is geworden, voorzover dat in redelijkheid van hen kan worden verlangd.
Leidinggevende
1. De leidinggevende handelt een informele klacht over ongewenst gedrag binnen 6 weken na
kennisneming van de klacht af.
2. Over de wijze van afhandeling van informele klachten met betrekking tot ongewenst gedrag is de
leidinggevende verantwoording verschuldigd aan het College van Bestuur.
3. In de managementrapportage wordt melding gemaakt van het aantal informele klachten over
ongewenst gedrag en de wijze van afhandeling.
Adviescommissie
Het College van Bestuur stelt voor de behandeling van en advisering over schriftelijke klachten met
betrekking tot ongewenst gedrag een klachtencommissie in. Dit wordt verder uitgewerkt in paragraaf
4.
Paragraaf 3 Informele procedure
Melden van ongewenst gedrag en/of een klacht indienen
Een ieder die met ongewenst gedrag in de zin van deze regeling jegens zichzelf of jegens een ander
wordt geconfronteerd kan
a. het ongewenst gedrag melden bij de vertrouwenspersoon en/of
b. een klacht indienen.
Melding
p. 3/9
317508219
1. Ongewenst gedrag kan gemeld worden aan en besproken worden met de
vertrouwenspersoon ongewenst gedrag.
2. Degene die ongewenst gedrag in de zin van deze regeling meldt bij een andere functionaris,
bv. de personeelsconsulent, de bedrijfsarts, de studentendecaan, wordt voor verdere
behandeling van de klacht doorverwezen naar de vertrouwenspersoon.
Een informele klacht indienen
1.
Een klacht kan mondeling of schriftelijk worden ingediend
a. bij de leidinggevende van degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, of
b. bij het College van Bestuur,
c. en vermeldt de gedraging die als ongewenst gedrag wordt ervaren, de naam van de
perso(o)n(en) die zich hieraan schuldig ma(a)k(t)en en de datum waarop het ongewenst
gedrag heeft plaatsgevonden.
2.
Een klacht over een lid van het College van Bestuur kan worden ingediend bij de Raad van
Toezicht; alsdan treedt de Raad van Toezicht in de positie en bevoegdheden van het College
van Bestuur zoals beschreven in deze regeling.
3.
Wordt behandeling van de klacht door de leidinggevende niet naar tevredenheid van de klager
opgelost of ziet de klager om haar moverende redenen af van behandeling van de klacht in
het informele traject dan kan een klacht worden ingediend bij het College van Bestuur om in
de formele procedure zoals bedoeld in paragraaf 4 behandeld te worden; hiertoe dient de
klacht te voldoen aan de vereisten van artikel x lid x.
4.
De klager kan zich laten bijstaan door de vertrouwenspersoon en/of een gemachtigde.
Paragraaf 4 Formele procedure: De behandeling van schriftelijke klachten
Rechten betrokkenen
1. Klager kan een klacht indienen bij de klachtencommissie als de behandeling van zijn klacht in het
informele traject niet tot het gewenste resultaat heeft geleid.
2. Klager en beklaagde kunnen zich laten bijstaan.
3. Klager en beklaagde kunnen schriftelijk aangeven dat zij wensen af te zien van hun recht om
gehoord te worden.
Schriftelijke klacht
1. Een klacht wordt schriftelijk en ondertekend door of namens klager ingediend bij het College van
Bestuur en bevat tenminste:
a. de persoonsgegevens en het adres van klager;
b. de dagtekening;
c. een beschrijving van de confrontatie met het ongewenste gedrag.
Daarnaast bevat de klacht zo mogelijk:
d. de naam van beklaagde;
e. wanneer het ongewenste gedrag heeft plaatsgevonden;
f. een beschrijving van de reeds ondernomen stappen, waaronder (eventueel) het contact met de
vertrouwenspersoon.
2. In het kader van vertrouwelijkheid wordt de schriftelijke klacht geattendeerd aan de secretaris van
de klachtencommissie Ongewenst Gedrag.
3. Een klacht wordt in de Nederlandse taal opgesteld en ingediend of samen met een Nederlandse
vertaling ingediend.
Secretaris Ongewenst Gedrag
1. Het College van Bestuur belast een functionaris met de taken van secretaris Ongewenst Gedrag.
2. De secretaris Ongewenst Gedrag gaat na of de schriftelijke klacht bij de vertrouwenspersoon is
gemeld. Indien zulks niet het geval is, geeft hij de klager in overweging de klacht alsnog eerst te
melden bij de vertrouwenspersoon en te onderzoeken of de klacht door middel van de informele
procedure als bedoeld in paragraaf 3 van deze regeling naar tevredenheid van de klager kan
worden opgelost.
1. De secretaris Ongewenst Gedrag toetst de ontvankelijkheid van schriftelijke klachten aan artikel
12 van deze regeling en adviseert het College van Bestuur over toepassing van het artikel met
inachtneming van artikel 12 van deze regeling.
p. 4/9
317508219
2.
3.
De secretaris Ongewenst Gedrag ondersteunt de klachtencommissie Ongewenst Gedrag bij de
behandeling en advisering van klachten van een student of een werknemer van de Universiteit
Maastricht.
De secretaris Ongewenst Gedrag draagt zorg voor de toevoeging van een student-lid aan de
klachtencommissie conform artikel 6 van de Regeling Gezamenlijke klachtencommissie
ongewenst gedrag voor zover het een klacht van een student betreft.
Niet in behandeling nemen
1. Het College van Bestuur is niet verplicht de klacht te behandelen indien zij betrekking heeft op een
gedraging:
a. waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van deze paragraaf is
behandeld;
b. die langer dan drie jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden tenzij het gaat om
een klacht met betrekking tot seksuele intimidatie;
c. waartegen door de klager bezwaar gemaakt had kunnen worden;
d. waartegen door de klager beroep kan of kon worden ingesteld;
e. die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie
dan een administratieve rechter onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest, of
f. zolang terzake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een
vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of
vervolging van een strafbaar feit en terzake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel
van de officier van justitie of een vervolging gaande is.
2. Het College van Bestuur is niet verplicht de klacht te behandelen indien het belang van de klager
dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.
3. Alvorens over toepassing van lid 1 en 2 te beslissen vraagt het College van Bestuur advies van
de klachtencommissie Ongewenst Gedrag.
4. Van het niet in behandeling nemen van de klacht stelt het College van Bestuur de klager zo
spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk in
kennis.
Klachtencommissie
Eisen leden klachtencommissie
1. De voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter van de klachtencommissie:
a. zijn jurist;
b. hebben ruime ervaring met het voorzitten van een commissie;
c. hebben affiniteit met de regelgeving over het rechtsgebied met betrekking tot ongewenst
gedrag;
d. zijn niet werkzaam bij de instelling;
e. zijn van onberispelijk gedrag.
2. De leden van de klachtencommissie:
a. hebben zicht op en kennis van het onderwijsmilieu;
b. beschikken over voldoende psychosociale en (juridische) kennis met betrekking tot ongewenst
gedrag;
c. zijn van onberispelijk gedrag.
Samenstelling klachtencommissie
1. De klachtencommissie bestaat uit:
a. een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter, tevens lid;
b. een lid en twee plaatsvervangende leden;
c. (optioneel) bij te behandelen klachten van studenten, een studentlid en een plaatsvervangend
studentlid van de instelling.
2. De klachtencommissie heeft steeds zitting met drie leden, waaronder de voorzitter.
Indien het College van Bestuur dit wenst, voor zover het een klacht van een student betreft, kan de
klachtencommissie worden aangevuld met een studentlid
3. Als bij toepassing van lid 2, tweede volzin, de stemmen staken heeft de voorzitter de
doorslaggevende stem.
4. De klachtencommissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris
p. 5/9
317508219
Benoeming en ontslag klachtencommissie
1. De voorzitter, plaatsvervangend voorzitter, leden en plaatsvervangende leden worden door het
College van Bestuur voor een periode van drie jaar benoemd.
2. Een studentlid en plaatsvervangend studentlid worden benoemd en ontslagen volgens de interne
procedure
3. De ambtelijk secretaris en plaatsvervangend ambtelijk secretaris wordt door het college van
bestuur voor een periode van drie jaar aangewezen.
4. Op verzoek van een lid zal hem ontslag worden verleend.
5. Een lid zal worden ontslagen van zijn functie als:
a. hij uit hoofde van ziekte of gebreken blijvend ongeschikt is zijn functie te vervullen dan wel niet
meer voldoet aan de eisen zoals opgenomen bij artikel x;
b. hij bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld;
c. hij de leeftijd van zeventig jaar heeft bereikt, met ingang van de eerstvolgende maand.
Alvorens ontslag op grond van sub a dan wel sub b wordt verleend, zal het lid van dit voornemen
tot ontslag in kennis worden gesteld en wordt hij in de gelegenheid gesteld zich terzake te doen
horen.
Taken en bevoegdheden klachtencommissie
1. De klachtencommissie stelt een huishoudelijk reglement op met betrekking tot haar
werkzaamheden.
2. De klachtencommissie doet onderzoek naar de ontvankelijkheid van een klacht.
3. Wanneer een (formele) klacht nog niet aan de vereisten in artikel 10 voldoet stelt de
klachtencommissie klager in de gelegenheid zijn klacht aan te vullen.
4. De klachtencommissie doet onderzoek naar een klacht, hoort hiertoe de personen respectievelijk
partijen die zij van belang acht en brengt vervolgens een verslag van haar bevindingen en een
schriftelijk advies uit aan het College van Bestuur dat bij de klacht betrokken is.
5. De ambtelijk secretaris draagt er namens de klachtencommissie zorg voor dat het dossier na
afhandeling van een klacht aan de contactpersoon van de instelling waarop de klacht betrekking
heeft wordt overgedragen ter archivering.
6. De klachtencommissie evalueert zijn werkzaamheden en past zo nodig haar handelwijze aan.
7. De klachtencommissie kan het College van Bestuur adviseren om deze regeling aan te passen.
Paragraaf 5 Behandeling klacht
Ontvangstbevestiging
1. Nadat het College van Bestuur een klacht heeft ontvangen bevestigt hij schriftelijk de ontvangst
van de klacht en kan hij een eerste onderzoek doen naar de ontvankelijkheid van de klacht.
2. Wanneer de (formele) klacht nog niet aan de vereisten in artikel x voldoet kan het College van
Bestuur klager in de gelegenheid stellen zijn klacht aan te vullen.
3. Wanneer de klacht volledig is dan wel na ontvangst van de klacht, indien het College van Bestuur
niet een eerste onderzoek naar de ontvankelijkheid van de klacht wenst te doen, deelt het College
van Bestuur klager mee dat de klacht ter behandeling zal worden doorgestuurd naar de
klachtencommissie en dat de maximale behandeling in principe 10 weken bedraagt.
4. Als de termijn niet haalbaar blijkt te zijn kan de klachtencommissie de termijn voor maximaal 4
weken verdagen onder mededeling aan klager en beklaagde.
5. Indien er een vermoeden bestaat dat de klacht betrekking heeft op een strafbaar feit, stelt de
klachtencommissie het College van Bestuur hiervan direct op de hoogte.
Kennisgeving beklaagde
De ambtelijk secretaris van de klachtencommissie stelt beklaagde, door middel van toezending van de
klacht en de daarbij ingediende stukken, in kennis van de ingediende klacht.
p. 6/9
317508219
Horen
1. Klager en beklaagde krijgen van de klachtencommissie de gelegenheid te worden gehoord tenzij
ze schriftelijk afzien van het recht om gehoord te worden dan wel de klacht kennelijk ongegrond is.
2. Het horen vindt plaats in elkaars aanwezigheid tenzij gezamenlijk horen een zorgvuldige
klachtbehandeling belemmert dan wel de klachtencommissie verwacht dat feiten of
omstandigheden naar voren zullen komen waarvan geheimhouding om gewichtige redenen is
vereist.
3. Als klager en beklaagde afzonderlijk gehoord worden is de procedure als volgt:
a. De ambtelijk secretaris verzoekt beklaagde schriftelijk te reageren op het klaagschrift en stuurt
de reactie aan de klager;
b. De afzonderlijke hoorzitting vindt plaats op basis van het klaagschrift en de reactie;
c. Het verslag van de afzonderlijke hoorzittingen wordt aan partijen gezonden;
d. Klager en beklaagde worden in de gelegenheid gesteld schriftelijk te reageren;
e. De reactie wordt aan de andere partij gezonden.
4. Hoorzittingen zijn niet openbaar.
5. Van hoorzittingen worden verslagen gemaakt die klager en beklaagde worden toegezonden.
6. Op verzoek van klager, beklaagde en de klachtencommissie kunnen getuigen en/of deskundigen
gehoord worden.
7. Indien de klachtencommissie van oordeel is dat klager en beklaagde nader gehoord dienen te
worden alvorens een advies aan het College van Bestuur kan worden verstrekt, nodigt zij klager en
beklaagde hiertoe uit.
8. Indien aangeklaagde zich laat bijstaan door een rechtshulpverlener, kan het College van Bestuur in
uitzonderlijke gevallen besluiten te voorzien in rechtshulpverlening voor klager.
9. Indien de klacht ongegrond wordt verklaard, kan het College van Bestuur in uitzonderlijke gevallen
besluiten de eventuele kosten voor rechtshulp van de aangeklaagde te vergoeden.
Raadplegen Deskundigen
1. Indien een klacht wordt ingediend door een student van de universiteit kan een voor de
universiteit werkzame persoon, met expertise over studentenaangelegenheden, als
deskundige door de commissie worden geraadpleegd. De persoon is niet werkzaam in de
faculteit, de dienst of het instituut waar de klager of de aangeklaagde studeert of werkzaam is.
2. Indien een klacht wordt ingediend door een personeelslid van de universiteit, kan een in de
universiteit werkzame persoon met HRM-expertise als deskundige door de commissie worden
geraadpleegd. De persoon is niet werkzaam in de faculteit, de dienst of het instituut waar de
klager of de aangeklaagde werkzaam is respectievelijk studeert.
Anonieme getuige
1. Een getuige die anoniem wenst te blijven, kan een schriftelijk verzoek tot bescherming van de
identiteit doen aan de commissie.
2. In het geval dat de commissie het verzoek schriftelijk en met redenen omkleed niet toestaat,
kan de getuige zich te allen tijde terugtrekken.
3. Bij het horen van een anonieme getuige zijn slechts de leden van de klachtencommissie, de
ambtelijk secretaris en, op verzoek van de getuige, een vertrouwenspersoon aanwezig.
4. In uitzonderlijke gevallen kan de anonieme getuigenis schriftelijk worden gedaan. De
commissie heeft in dat geval de mogelijkheid schriftelijk vragen stellen.
5. Het verslag van de hoorzitting is geanonimiseerd.
Advies klachtencommissie
1. Een advies van de klachtencommissie bevat tenminste:
a. de naam en het adres van klager;
b. de naam en het adres van beklaagde;
c. de uitkomst van het door de klachtencommissie verrichte onderzoek;
d. de motivering op grond waarvan de klachtencommissie tot het advies is gekomen;
e. het verslag respectievelijk de verslagen van de hoorzittingen;
2. Indien de klacht hiertoe aanleiding geeft kan het advies tevens bevatten:
a. een advies over de te nemen maatregel of sanctie binnen de voor de instelling geldende
wettelijke bepalingen en CAO;
b. een advies over het nazorgtraject.
p. 7/9
317508219
3. De klachtencommissie stuurt het advies naar het College van Bestuur en deelt klager en
beklaagde mee dat het advies naar het College van Bestuur is gestuurd.
Beslissing College van Bestuur
1. Het College van Bestuur kan, alvorens een besluit te nemen, de commissie opdragen aanvullende
informatie te verschaffen. Het college brengt de klager en de aangeklaagde hiervan schriftelijk op
de hoogte.
2. Het College van Bestuur stelt klager en beklaagde schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de
bevindingen van het onderzoek en de conclusie die hij daaraan verbindt.
3. Het College van Bestuur voegt het advies van de klachtencommissie in ieder geval bij zijn
beslissing als hij afwijkt van het standpunt van de klachtencommissie.
4. Als het standpunt van het College van Bestuur afwijkt van het advies van de klachtencommissie
deelt College van Bestuur klager en beklaagde in de conclusie mee waarom wordt afgeweken.
5. Het College van Bestuur stuurt een afschrift van zijn standpunt aan de klachtencommissie en aan
de betrokken vertrouwenspersoon.
6. Correspondentie over een gegrondverklaring, een sanctie en/of een maatregel met betrekking tot
de aangeklaagde wordt in een gesloten envelop opgenomen in het persoonsdossier en mag
uitsluitend op gezag van de directeur HRM geopend worden.
7. Als in vervolg op de procedure nog een klacht kan worden ingediend bij een persoon of college
wordt daarvan bij de kennisgeving melding gemaakt.
Sancties
Tot de conclusies die het College van Bestuur aan een gegronde klacht kan verbinden behoort het
treffen van sancties met betrekking tot de persoon die zich schuldig heeft gemaakt aan ongewenst
gedrag:
- voor medewerkers: disciplinaire maatregelen conform de CAO-NU;
- voor studenten: ordemaatregelen zoals bedoeld in artikel 7.57h van de WHW;
- overige personen: de toegang tot de gronden en gebouwen van de Universiteit kan worden
ontzegd voor een nader vast te stellen periode en voor zover mogelijk kunnen contractuele
relaties worden ontbonden c.q. worden deze niet verlengd.
Geen beroep
1. Tegen een besluit inzake de behandeling van een klacht over ongewenst gedrag kan geen
beroep in de zin van de Awb worden ingesteld.
2. Als in vervolg op de procedure nog een klacht kan worden ingediend bij een persoon of
college wordt daarvan bij de kennisgeving melding gemaakt, bv. de mogelijkheid om een
klacht in te dienen bij de Nationale Ombudsman.
Registratie klacht
1. Slechts de ambtelijk secretaris heeft toegang tot het archief van de klachtencommissie.
2. Op verzoek van de leden van de klachtencommissie, de klager of de aangeklaagde verleent
de secretaris in zijn aanwezigheid inzage in het desbetreffende dossier.
3. De dossiers met betrekking tot de klachtenprocedure worden tot tien jaar na afhandeling
bewaard in het (gesloten) archief van het secretariaat van de klachtencommissie. Daarna
wordt het dossier door de ambtelijk secretaris van de commissie vernietigd.
De klachtencommissie
1. De klachtencommissie is voorts bevoegd het college van bestuur desgevraagd of eigener
beweging te adviseren omtrent het door het college van bestuur vast te stellen beleid ten
aanzien van het voorkomen dan wel het uitbannen van seksuele intimidatie, agressie, geweld,
pesten of discriminatie binnen de instelling.
2. Jaarlijks brengt de klachtencommissie, gehoord de vertrouwensperso(o)n(en), vertrouwelijk en
geanonimiseerd aan het college van bestuur verslag uit van haar werkzaamheden. Dit
jaarverslag wordt vertrouwelijk aan de universiteitsraad ter kennis gebracht
Paragraaf 6 Overige bepalingen
Vertrouwelijke behandeling van gegevens
Alle betrokkenen bij de melding van en de klacht over ongewenst gedrag besteden de uiterste zorg
aan de vertrouwelijkheid van de gegevens die hen ter kennis komen.
p. 8/9
317508219
Geen benadeling
Klagers, de vertrouwenspersoon en leden van de adviescommissie mogen niet wegens het indienen
van een klacht of uit hoofde van hun functie worden benadeeld in hun positie binnen de organisatie.
Klachten over de Vertrouwenspersoon
De student en de medewerker die, of het (bestuurs)orgaan dat, een klacht heeft over het optreden van
de Vertrouwenspersoon legt zijn klacht schriftelijk aan hem voor. Wanneer de bespreking van de
klacht tussen de klager en de Vertrouwenspersoon niet leidt tot een voor de klager bevredigend
resultaat, kan hij zijn klacht schriftelijk ter kennis brengen aan het College van Bestuur.
Faciliteiten
Het College van Bestuur biedt de vertrouwenspersoon, de secretaris en de klachtencommissie de
faciliteiten die nodig zijn voor de uitvoering van de op gedragen taken.
Registratie van meldingen en informele klachten
1. De vertrouwenspersoon draagt zorg voor de registratie van meldingen en klachten inclusief een
overzicht van het aantal niet in behandeling genomen klachten en de grondslag van nietbehandeling.
2. Voor de registratie wordt een (elektronisch) registratieformulier gebruikt. Op het (elektronische)
registratieformulier worden geen persoonsgegevens vermeld. Op twee afzonderlijke formulieren
worden de persoonsgegevens van de klager respectievelijk van degene op wiens gedraging de
klacht betrekking heeft genoteerd. De vertrouwenspersoon beheert het registratiesysteem en is de
enige die toegang heeft tot de (elektronische) bestanden. Uitsluitend de vertrouwenspersoon kan
indien nodig de registratiegegevens koppelen aan natuurlijke personen. De gegevens worden niet
voor andere doeleinden gebruikt.
3. De vertrouwenspersoon verzorgt jaarlijks ten behoeve van het Arbojaarverslag een rapportage
over het voorkomen en bestrijden van ongewenst gedrag inclusief een kwantitatieve en
kwalitatieve analyse.
Bewaartermijn van de meldingen
De melding die niet tot een klacht leidt, wordt 2 jaar bewaard in het archief van de
vertrouwenspersonen. Daarna wordt de melding vernietigd door de Vertrouwenspersoon
p. 9/9