Extra – Verbinding met de bank – Overschrijvingen

–
Handleiding
Popsy
Banklink module
Inhoudstabel
INLEIDING ................................................................................................................................................................... 3
INSTELLEN VAN DE MODULE ...................................................................................................................................... 4
PARAMETERS – BANKREKENINGEN.......................................................................................................................................... 5
TABBLAD “GEGEVENSFICHE” .................................................................................................................................................. 6
TABBLAD “INVOER BANKUITREKSELS” ...................................................................................................................................... 8
Leveranciersfiches - Klantenfiches ............................................................................................................................. 9
LEVERANCIERSFICHES ......................................................................................................................................................... 10
Klantenfiches ............................................................................................................................................................ 12
BETALINGEN ..............................................................................................................................................................13
DOMICILIERINGEN .....................................................................................................................................................19
BANKUITREKSELS ONTVANGEN .................................................................................................................................21
WIE IS POPSY? ...........................................................................................................................................................22
HISTORIEK........................................................................................................................................................................ 22
CONTACTEER ONS.............................................................................................................................................................. 22
1
Popsy Banklink
Copyright (c) 2010-2015 Popsy Software S.A.
Alle eigendomsrechten en auteursrechten met betrekking tot de verschillende modules van Popsy
(inclusief, maar niet beperkt tot, die behorend bij de afbeeldingen, miniapplicaties, foto’s, animaties,
muziek, video- of geluidsbestanden en teksten opgenomen in de modules), de bijbehorende gedrukte
documentatie en kopieën van de modules van de Popsy-software, zijn in handen van Systemat nv of diens
leveranciers. De Popsy-modules worden beschermd door de internationale regelgeving en verdragen
inzake het auteursrecht. Bijgevolg dient u de verschillende Popsy-modules op dezelfde wijze te behandelen
als ieder ander element dat door het auteursrecht wordt beschermd, behalve dat het u in dit geval
toegestaan is om (a) ofwel een kopie te maken, uitsluitend met het oog op bewaring of archivering, (b)
ofwel de module(s) waarvoor u een licentie hebt verworven op één enkele harde schijf te installeren, mits u
het origineel enkel bewaart met het oog op opslag of archivering. Het is u niet toegestaan kopieën te
maken van de gedrukte documentatie die bij de modules hoort.
POPSY SOFTWARE N.V.
435 Chaussée de Louvain
1380 Lasne
2
Popsy Banklink
Inleiding
Gefeliciteerd, u heeft zonet de module “verbinding met de bank” aangekocht! Hiermee kan u voortaan in
directe verbinding met Popsy en Isabel basistransacties uitvoeren. Het beheer van uw bankzaken wordt er
zo alleen maar gemakkelijker op.
In deze handleiding komen volgende onderwerpen aan bod:




3
Instellen van de parameters voor de banklink module
Overschrijvingen uitvoeren
Domicilieringen uitvoeren
Bankuitreksels ontvangen
Popsy Banklink
Instellen van de module
Let op
Gelieve er rekening mee te houden dat er zoveel mogelijk parameters ingevuld moeten worden
Dit handboek gaat enkel over de banklink module.
U gaat eerst via Windows-verkenner specifieke mappen aanmaken voor het gebruik van de banklink
module. U kan deze mappen aanmaken waar u wenst, maar wij raden aan om dit te doen in de map
waar Popsy geinstalleerd is (meestal is dit C:\Program files\Popsy voor XP en C:\Popsy voor Windows
Vista en Windows 7).
-
In de directory van Popsy is er een map “LINKBANK” waar alle coda’s in komen te staan.
-
Maak een map aan voor de opslag van alle aangemaakte documenten die door de bank zullen
worden verstuurd (bijvoorbeeld “Bankin”).
o In deze map dient u weer een andere map aan te maken voor het archiveren van alle
coda’s die verwerkt worden. U kan deze bijvoorbeeld “Archieven” noemen. Na verwerking
komen de bestanden automatisch in de map “Archieven” terecht waar u ze indien nodig
kan terugvinden.
Maak een tweede map aan voor de opslag van alle aangemaakte documenten die naar de bank
zullen worden verstuurd (bijvoorbeeld “Bankout”).
Wij raden aan om 1 of meerdere submappen aan te maken voor de domicilieringen, klassieke
betalingen, enz. (bijvoorbeeld “Domicilieringen”).
-
Het is absoluut nodig om de basismappen aan te maken. De structuur van de submappen
daarentegen, is willekeurig en hangt af van de werkwijze van elke gebruiker. De voorbeelden in deze
handleiding zijn louter informatief.
4
Popsy Banklink
Parameters – Bankrekeningen...
Voor het instellen van de banklinkmodule gaat u in het dossier en vervolgens naar “Parameters” –
“Bankrekeningen”.
5
Popsy Banklink
Tabblad “gegevensfiche”
Bij het aanmaken van uw rekening komt u in volgend scherm:
6
Popsy Banklink
Bankgegevens
Referentie: hier geeft u voor u een herkenbare referentie voor deze bankrekening.
Bankrekening: hier geeft u het bankrekeningnummer in dat aan het formaat van het land moet voldoen,
deze kan u selecteren via het groene pijltje
IBAN code: hier geeft u de IBAN code van uw bankrekening in.
BIC code: hier geeft u de BIC code van uw bankrekening in.
Bank: via
vult u de gegevens van uw bank in.
Standaardrekening: dit vakje vinkt u aan als u wenst dat deze rekening standaard gebruikt wordt telkens u
uw rekening moet ingeven in Popsy.
Overschrijvingen/Domiciliëring
Bestandsformaat overschrijvingen: hier geeft u aan in welk bestandsformaat u de overschrijvingen
verstuurd.
Bestandsformaat domiciliëring: hier geeft u aan in welk bestandsformaat u de domiciliëringen verstuurd.
Mededeling: hier geeft u aan welk vak er moet gebruikt worden als mededeling.
Export directory: via
kan u bepalen waar u het aan te maken bestand wenst op te slaan (bijvoorbeeld:
“C:\Program Files\ Popsy\LINKBANK\Bankout”).
Validatie
Hiervoor moet u beschikken over de module “Security”.
7
Popsy Banklink
Tabblad “Invoer bankuitreksels”
In het eerste deel van het scherm moet u aangeven via welke zoekcriteria u wilt dat Popsy in het CODAbestand een opzoeking uitvoert waardoor het programma de betalingen kan herkennen.
Wij raden aan om minimum volgende gegevens te selecteren:
8
-
OGM klant
-
OGM leverancier
-
Rekening nr klant
-
Rekening nr leverancier
-
Bedragen klant
-
Bedragen leverancier
Popsy Banklink
Indien een leverancier ook een klant is waar u dezelfde parameters invult, dan is het belangrijk dat u bvb bij
“Rekening nr klant”, op
klikt en selecteer vervolgens “Enkel credit bedragen”.
In het tweede deel van het scherm kan u het volgende bepalen:
Archiefdoos: hier gaat u bepalen waar u de uittreksels die u reeds ingevoerd heeft wenst te archiveren (bvb
“C:\Program Files\Popsy\LINKBANK\Bankin\Archieven”).
Standaardrekening: hier gaat u bepalen op welke rekening de boekingen geplaatst moet worden indien
Popsy niets gevonden heeft op basis van de door u geselecteerde gegevens (bvb de wachtrekening
499000).
Automatische afpunting: vink dit aan als u wenst dat de afpunting automatisch verloopt.
Commentaar van het financieel document: staat toe op de verschillende zones in het coda bestand te
selecteren voor de zone commentaar.
Let op
Deze zone is beperkt in aantal karakters, het kan dus zijn dat deze afgekort wordt.
Leveranciersfiches - Klantenfiches
9
Popsy Banklink
Leveranciersfiches – Klantenfiches
Om de banklink module op een juiste manier te gebruiken, moet u ervoor zorgen dat de leveranciers- en
klantenfiches volledig ingevuld zijn en er een betalingsdagboek is aangemaakt.
Leveranciersfiches
“Fiches – Leveranciers”
Selecteer een leverancier voor welke u overschrijvingen moet uitvoeren.
-
Ga naar het tabblad “Commercieel” in de fiche van de leverancier:
U bent verplicht de zone “Bankgegevens” volledig in te vullen. Zonder deze gegevens is het onmogelijk
betalingen uit te voeren voor deze leverancier.
Rekening: hiermee kan u een bepaalde rekening koppelen aan een leverancier. Gebruik de knop
juiste formaat van de rekening te selecteren.
om het
BIC-IBAN: hier gaat u de IBAN en BIC code van de leverancier invoeren.
Tip
Popsy zal automatisch de BIC en IBAN code invullen als u het rekeningnummer correct is.
Bank: hier gaat u uw bank aanmaken en deze zijn serienummer toekennen. U kan deze aanmaken via
10
Popsy Banklink
Nationale identific.: hier kan u het nationaal register nummer van de leverancier invullen (achterkant van
de identiteitskaart).
Onkosten: hier gaat u bepalen voor wie de bankkosten zijn (kosten voor de opdrachtgever – kosten voor de
begunstigde – verdeelde kosten – dienst niveau).
Standaard rekening: deze gaat u aanvinken als u deze rekening standaard wenst te gebruiken.
-
Ga naar het tabblad “Boekhouding”
Hier moet u de parameters in de zone “Banklink” zo volledig mogelijk invullen.
Overschrijving: hier kan u het type overschrijving selecteren.
Geen: u wenst geen electronische betalingen uit te voeren voor deze leverancier.
11
Popsy Banklink
Gedetailleerd: 1 factuur in Popsy komt overeen met 1 lijn in uw coda bestand (aanbevolen).
Gegroepeerd: meerdere facturen in Popsy worden gegroepeerd in 1 lijn van uw coda bestand.
Betalingen: hier gaat u de rekening selecteren vanaf welke u de betalingen wenst de leverancier te betalen.
Mededeling: hier kanu de zone van de mededeling bepalen die wordt meegegeven aan de coda.
Let op
Deze procedure moet u doen voor alle leveranciers voor welke u betalingen wenst uit te voeren.
Klantenfiches
De procedure voor de klantenfiche is dezelfde als die voor de leveranciersfiche.
12
Popsy Banklink
Betalingen
Als u betalingen wenst uit te voeren, moet u gaan naar het menu:
“Extra – Verbinding met de bank – Overschrijvingen”
Hier kan u alle documenten terugvinden die betaald moeten worden.
Eenmaal de betalingen geselecteerd zijn kan u het detail vinden onderaan bij “Rekeningen”.
13
Popsy Banklink
: hier kan u bepaalde filters toepassen om uw facturen makkelijker terug te vinden.
: hier kan u een betaling toevoegen die nog niet geboekt
is.
Rekening: voor welke rekening de betaling uitgevoerd moet worden.
Bedrag: bedrag van de betaling.
Uitvoerdatum: datum voor het uitvoeren van de betaling.
Bankgegevens: Informatie naar welke rekening de betaling moet
uitgevoerd worden. Zal automatisch rekening 1 aanbieden die ingevuld
is in de fiche van de klant/leverancier.
Signalitiek: Informatie over de klant of leverancier.
Mededeling: hier kan u een mededeling meegeven aan de betaling.
14
Popsy Banklink
: hier kan u de eigenschappen van een betaling weergeven en eventueel wijzigen.
: om een geselecteerde betaling te schrappen.
: de lijst van de betalingen ledigen.
: om alle betalingen te selecteren.
: om de selectie ongedaan te maken.
: om te werken met de door u geselecteerde lijnen.
:
Let op
Dit zal enkel actief zijn als u beschikt over de molule “Security”.
: hiermee kan u uw coda direct versturen via Isabel6.
Let op
Enkel Isabel6 staat rechtstreeks in verbinding met Popsy.Als u werkt met Isabel5 dient u uw bestand op
te slaan en zelf in te voeren in Isabel.
Afdrukken: als dit vakje is aangevinkt gaat Popsy een rapport afdrukken van de door u geselecteerde
betalingen.
: hiermee gaat u de uitgevoerde handelingen annuleren.
: hiermee gaat u de uitgevoerde handelingen bevestigen, en dus een coda bestand
aanmaken. Popsy geeft vervolgens de melding wat hij heeft gedaan.
15
Popsy Banklink
Indien u werkt met Isabel5 zal Popsy het coda bestand opslaan op de computer:
Indien u werkt met Isabel6 krijgt u volgende melding:
16
Popsy Banklink
Vervolgens kan u via de knop
de betalingen gaan uitvoeren.
Volgend scherm zal zich openen:
: hiermee gaat u het bestand verzenden naar Isabel6.
Hierbij zal gevraagd worden u te identificieren en uw code van Isabel6 in te voeren.
17
Popsy Banklink
: hiermee kan u de geselecteerde betaling schrappen.
: hiermee kan u alle betalingen selecteren.
: hiermee kan u de selectie ongedaan maken.
: hiermee gaat u de lijst afdrukken van de betalingen in het coda bestand.
: hiermee gaat u uw venster sluiten.
Als de betaling is uitgevoerd zal het document in de historiek gemarkeerd worden als “Betaald”.
18
Popsy Banklink
Domicilieringen
U gaat naar “Fiches -> Klanten -> Tabblad Commercieel”.
Bij “Domiciliëring” klikt u op “Aanmaken”.
Vul de parameters in het volgende kader aan.
Domiciliëringsnummer: nummer die de klant van de bank heeft gekregen.
Bedrag: bedrag van de factuur.
Einddatum: geef de periode in wanneer deze stopt.
Mededeling: hier kan u zeggen waarover dit gaat.
O.G.M.: geef indien nodig een gestructureerde mededeling mee.
Als u deze heeft aangevuld, dan gaat u de verkoopfactuur opmaken via “Invoer -> Verkopen”.
19
Popsy Banklink
Hier komt vervolgens een kader vrij na het kiezen van de klant waar u het “Domiciliëringsnummer kan
aanvullen.
Nadat u de factuur heeft bekrachtigd, gaat u naar “Extra – Verbinding met de bank- Domiciliering”.
De procedure is volledig dezelfde als in “Overschrijving uitvoeren”.
20
Popsy Banklink
Bankuitreksels ontvangen
Om bankuitreksels te ontvangen gaat u als volgt te werk.
In de eerste plaats moet in Popsy worden aangegeven op welke plaats de bankuitreksels moeten
ontvangen worden:
U gaat naar “Extra – Verbinding met de bank – Invoer bankuitreksels”
U komt in het volgende scherm:
Ontvangstdoos: hier geeft u aan op welke plaats de bankuitreksels (CODA-bestanden) staan.
Bestandslijst: hier worden alle gevonden bestanden weergegeven.
Weergeven : wanneer u dit vakje aanvinkt wordt de lijst weergegeven.
Isabel 6: deze knop kan worden gebruikt indien uw CODA-bestanden door Isabel 6 aangeleverd worden.
Nadat u het bankuittreksel heeft geselecteerd, klikt u op “OK”.
Na het inlezen van de coda file, moet u naar “Invoer -> Financieel (bankuittreksels)” gaan.
In het gedeelte “Bankuittreksels”, kan u de financiële boekingen vinden.
21
Popsy Banklink
Wie is Popsy?
Popsy is de software voor boekhouding en zakelijk beheer die de voorkeur geniet van fiduciaires en KMO’s,
bestaat al ruim 20 jaar (sinds 1986) en is stevig verankerd in het Belgische economische landschap, zowel in
het zuiden als in het noorden van het land.
Historiek
Hieronder een kort overzicht van de meest opmerkelijke gebeurtenissen in de geschiedenis van de Popsysoftware:



2010: Inrichting van Popsy Software NV.
2010: Overname van de directie van Systemat Software Division door Philippe Logé.
2009: Commercialiseren van Popsy Business, het commercieel beheer die zich aanpast aan uw werk
organisatie.

2007: Lancering van POPSY 3. De nieuwste versie van de software integreert ProSCAN en biedt met
de e-Invoice Portal van Systemat het eerste portaal van België voor elektronische facturatie aan.


2005: Lancering van Ypsos, de grote broer van Popsy, een complete ERP-oplossing voor KMO’s
2002: Overname door Systemat nv van het bedrijf Q&A. Oprichting van de Systemat Software
Division onder leiding van Jan Druppel.

1997: Introductie van Systemat op de Beurs van Brussel. ISO 9001-certificatie van de SystematGroep.


1996: Lancering van Popsy onder Windows.
1986: Aanvang van het boekhoud- en beheersproject Popsy. Verkoop van de eerste Popsy-licentie
onder DOS.

1984: Oprichting van de nv Systemat.
Contacteer ons
Popsy Software NV
Chaussée de Louvain 435
B-1380 Lasne
Tel : +32 2 352 83 20
Fax : +32 2 352 83 40
[email protected]
22
Popsy Banklink
Popsy Software SA/NV
Chaussée de Louvain 435
1380 Lasne
Tel. 02/352 83 20 – Fax. 02/352 83 40
www.popsy.com
[email protected]