Document

SEMINARIE PROJECTDRAGERS
2 februari 2016
PO 2014-2020
23 NOVEMBER 2015
1
Besluit en Overeenkomst
Subsidiebesluit
Beslissing van de regering om
een begunstigde te financieren
in het kader van een project.
Wijzigingen tijdens het project
• Aanhangsels bij de overeenkomst, wijzigingsbesluiten
• Rol van het Begeleidingscomité
Overeenkomst
Contractuele bepaling van de
specifieke gebruiksmodaliteiten
van de subsidie
2
Begeleidingscomités
Opvolging van het project door een Begeleidingscomité.
WIE?
• vertegenwoordiger van de
Minister-President,
• begunstigde(n) van het
project,
• de cel EFRO
• andere gewestelijke
besturen (+ deskundigen)
Wanneer?
Minstens 1 X/jaar op
initiatief van de cel EFRO
of op vraag van een van
de leden
WAT?
• vastgestelde vooruitgang
• eventuele moeilijkheden
en obstakels
• wijzigingen van de
begrotingsramingen
3
Rol van de begunstigde-coördinator
Coördinatie van de
informatie over de
indicatoren
Coördinatie en
uitvoering van het
project
De contactpersoon
van het Gewest voor
alle formele
communicatie
Opstellen en
coördinatie van de
rapporten
4
Rol van elke begunstigde
- Zijn/Haar eigen
betaalaanvragen en
verantwoordingsstukken
indienen
- Zijn/Haar eigen onderdeel van het
project verwezenlijken
5
Uitgaven die in aanmerking komen: principes
 Door de begunstigde aangegaan en betaald tussen 1
januari 2014 en 31 december 2023.
 Noodzakelijk voor de realisatie van het project;
 Het moet effectief gepresteerde diensten betreffen;
 Ze moeten redelijk en gerechtvaardigd zijn;
6
Uitgaven die in aanmerking komen: principes
 Ze moeten gebaseerd zijn op ontvangstbewijzen, facturen of
boekhoudkundige documenten met een daarmee gelijkstaande
bewijskrachtige waarde;
 De regels voor de gunning van overheidsopdrachten moeten worden
nageleefd;
 De voorschriften inzake staatssteun moeten worden nageleefd;
De beheersautoriteit heeft de taak om een in aanmerking komend bedrag te
bepalen dat bij de andere autoriteiten kan worden verdedigd.
7
Traceerbaarheid van de subsidies
Identificering in de boekhouding:
 Ontvangsten en uitgaven, via
• Analytische boekhouding, of
• Identificeerbare EFRO-rekeningen, of
• Eensluidend verklaard afschrift (Excel)
8
Investeringskosten
Afschrijfbare kosten  investeringen
Vastgoedinvesteringen:
Investeringen (overige):
aankoop, renovatie / bouw van uitrusting, materieel dat wordt
afgeschreven, software, …
een gebouw + studies
9
Werkingskosten (B)
soort kosten
Studiekosten
Communicatiekosten (folders,
publicaties, website van het project,
newsletter…)
Kosten in verband met evenementen,
vergaderingen, seminaries (huur,
catering, begeleiders…)
10
Personeelskosten +
algemene kosten
Kosten die rechtstreeks
verband houden met het
project
11
Personeelskosten: barema's*
Werkgeversbijdrag Forfaitair bedrag
en
vervoerskosten
Diploma's
Barema's
Indexering
Master (A2)
€ 34.626,00
€ 55.692,46
€ 75.067,86
€ 500,00
€ 44,93
Master (A1)
€ 27.700,00
€ 44.552,68
€ 60.052,56
€ 500,00
€ 35,20
Bachelor (B1)
€ 19.853,00
€ 31.931,57
€ 43.040,56
€ 500,00
€ 25,31
Secundair (C1)
€ 17.418,00
€ 28.015,11
€ 37.761,57
€ 500,00
€ 22,25
Uurtarief
Kopie van het diploma
Contract
Validatie voor de A2
12
Personeelskosten: aandachtspunten
Barema's
Timesheets
Soort
personeel
•Eenmalige forfaitaire bedragen
•Beperking van de bewijsstukken (diploma, arbeidsovereenkomst en timesheets)
•Barema's die van toepassing zijn per gepresteerd uur dat direct verband houdt met het
project
•Overeenstemming met de agenda's
•Dubbele financiering: aftrek van de gepresteerde uren ten voordele van andere
subsidiërende overheden
•Contractueel (of statutair) personeel
•Personeel van de partnerorganisatie
•Verbintenissen: naleving van de geldende voorschriften (transparantie, nondiscriminatie, …)
•Personeel dat rechtstreeks verbonden is aan de uitvoering van een project tot het
operationeel is.
13
Algemene kosten
15%*
Opvolging
Gevolgen
•Berekend op basis van de in aanmerking komende personeelskosten (barema's X
gepresteerde uren)
•Dekken het geheel van de indirecte kosten van het project: huur van de organisatie,
informatica, vaste telefooninstallatie van de organisatie, kosten van het sociaal
secretariaat, door de organisatie gedeelde software, porto- en verzendkosten, …
•Verantwoordingsstukken: geen verzending naar de beheersautoriteit
•Administratieve vereenvoudiging
•Waardebepaling onmogelijk bij kosten die in de algemene kosten opgenomen zijn, tenzij
een rechtstreeks verband met het project aangetoond wordt
14
Uitgaven die in aanmerking komen
Afschrijvingen
BTW
Bijdrage in natura
• De kosten die tijdens de subsidiabiliteitsperiode ontstaan, komen in
aanmerking
• wanneer ze met bewijsstukken worden gestaafd en
• wanneer de aankoop niet werd gesubsidieerd
• In aanmerking komend, niet terugvorderbaar deel
• Kan als confinanciering worden beschouwd
• Inbreng van grond en/of onroerend goed, uitvoering van werken, levering
van goederen of diensten
• Aantoonbare waarde (bijv. door een onafhankelijke vastgoeddeskundige)
15
Uitgaven die in aanmerking komen (vervolg)
Aankoop van
verwaarloosde
terreinen of sites
Voorbeeldigheid
op energie- en
milieuvlak
• Mag niet 10 tot 15 % (terreinen /sites) van het totale bedrag van de in
aanmerking komende uitgaven overschrijden
• De maximale aankoopwaarde van het goed = gecertificeerde raming van
het goed;
• Bijkomende kosten (max. 16 % van de verkoopwaarde van het goed)
• Infrastructuurprojecten (voldoen aan de EPB-vereisten 2015,
energiezuinig, raadpleging bouwmeester)
• Investeringsprojecten in onroerend goed (uitgaven in verband met
duurzame bouw en hernieuwbare energie)
16
Niet-subsidiabele uitgaven
Geen dubbele subsidiëring voor hetzelfde object
Niet-subsidiabele debetrente
17
Netto-inkomsten
Project dat nettoinkomsten
• Elk project dat netto-inkomsten
oplevert
genereert tijdens de verwezenlijking
ervan en/of na de afronding ervan
(projecten > 1
mln)
Raming van de
netto-inkomsten
• Vooraf (behalve als dat onmogelijk blijkt)
• Over een welbepaalde periode
• Subsidie = max. tekort zelffinanciering
(verschil kosten - inkomsten)
18
Openbare cofinancieringen
EFRO: financiert max. 50% van het programma
Min. 50% openbare cofinanciering
Definitie openbare cofinanciering:
- Cofinanciering door nationale, gewestelijke of plaatselijke overheden,
- Cofinanciering door publiekrechtelijke instellingen of verenigingen
- Met inbegrip van inbreng in natura
Deze uitgaven zijn dus
onderworpen aan dezelfde controle
+ dezelfde subsidiabiliteitsregels
(verantwoording met de betalingsaanvragen)
19
Andere cofinancieringen
Staatssteun:
Eigen inbreng kan geëist worden (% van de kostprijs
van het project)
-> Naleving: gecontroleerd door de cel EFRO
20
Betaling van de subsidie
15%
80%
5%
• Ondertekening van de overeenkomst: 15 % voorschot
• Verantwoording moet gebeuren nadat 80 % van de subsidie is uitbetaald en voor
de storting van het saldo van 5%.
•
•
•
•
Betaling van de subsidie
De betalingsaanvragen en de verantwoordingsstukken indienen
Min. 2 keer per jaar
Binnen 6 maanden nadat de uitgaven werden verricht
• Afsluiting van het project: het saldo (5 % van de subsidie) wordt uitbetaald
• Op basis van verantwoordingsstukken
21
Betalingsaanvraag
Indiening van een
betalingsaanvraag +
verantwoordingsstukken via
IRISBOX door de begunstigde
Betaling van de verschuldigde
schijf aan de begunstigde
Indiening van de
schuldvordering bij de Directie
Boekhouding van de
Gewestelijke Overheidsdienst
Brussel door de begunstigde
Controle van de
bewijsstukken door de Cel
EFRO (subsidie en
cofinanciering)
Kennisgeving aan de
begunstigde voor in
aanmerking komende uitgaven
+ verzoek om schuldvordering
22
Elektronische uitwisseling via Irisbox
Betalingsaanvragen:
• Via elektronische weg
• Kant-en-klaar
formulier
op
de
website
https://irisbox.irisnet.be
• + bijlagen:
-> verantwoordingsstukken (facturen, rekeninguittreksels,
tijdkaarten)
-> activiteitsverslagen
-> documenten over overheidsopdrachten
• Inloggen met de identiteitskaart: elektronische handtekening
23
“N+3” of “automatische vrijmaking”
De Commissie legt elk jaar een deel van de EFRO-fondsen vast ten gunste van het Gewest.
Het Gewest moet ten laatste drie jaar daarna een betalingsaanvraag voor dit bedrag indienen.
.
Eerste vastlegging in 2014 => eerste toepassing van de regel “N+3” op 31/12/2017
Anders annuleert de Commissie het bedrag => minder EFRO-geld voor het Gewest
Te verantwoorden bedragen ten overstaan van de Commissie: 50% EFRO + 50% cofinanciering
Belangrijk om de projecten snel op te starten + om het half jaar de uitgaven in te dienen
Opgelet: het Gewest kan verliezen verhalen op de begunstigden (bij tekortkomingen)
24
Controles van het project
Beheersautoriteit
1ste controleniveau
Europese Commissie
Certificeringsautoriteit
2de controleniveau
Cel Audit , 3de controleniveau
Controles ter plaatse en aan de hand van documenten→ behoud van de originelen
SANCTIES:
Opschorting van de betalingen, terugbetaling van de subsidie, financiële correcties, vermindering van het
subsidiebedrag
25
Overheidsopdrachten
De wet op de overheidsopdrachten moet worden nageleefd (begeleidende nota)
Uitzonderingen: begunstigden die geen aanbestedende overheden zijn (te bewijzen)
De naleving van de voorschriften wordt gecontroleerd door de cel EFRO en de controle- en auditinstanties
Voor elke overheidsopdracht die in het kader van een project gevaloriseerd werd → de bewijsstukken van de gunning en
van de uitvoering van de overheidsopdracht overmaken (verwijzing naar de gemeenschapssteun in de documenten van de
overheidsopdracht)
Voor de gunning van overheidsopdrachten in het kader van diensten voor de uitvoering van
architectuuropdrachten, worden de begunstigden gevraagd om de bouwmeester te consulteren.
Niet-naleving van de wet: financiële correctie mogelijk (tot 100 %)
26
Staatssteun
Basisbeginsel: staatssteun is verboden
Cumulatieve voorwaarden:
Economische activiteit
Staatssteun
Voordeel
Selectiviteit
Invloed op het handelsverkeer en verstoring van
de mededinging
27
Staatssteun: compatibele steun
Vrijstellingsregeling per categorie
De minimissteun (€ 200.000/3 jaar)
Voorafgaande kennisgeving aan de commissie
Analyse per project -> zie overeenkomsten
28
Rapportering: 2 halfjaarlijkse verslagen +
minimum 2 jaarlijkse betalingsaanvragen
Ondertekende
overeenkomsten
Activiteitenverslag
Betalingsaanvraag
04
28
februar
i 2016
12/2015
01
Activiteitenverslag
Betalingsaanvraag
03
06
05
31
august
us
2016
07
Betalingsaanvraag
31/05 en 30/11
29
Halfjaarlijks voortgangsverslag
• Een activiteitenverslag betreffende het
semester in kwestie
• Een planning
• Een budgettaire raming voor het lopende jaar
en het volgende jaar
• Een ingevuld indicatorenrooster
• Een betalingsaanvraag
30
Indicatoren & Performantiekader
• Indicatorenrooster
– Update met semestrieel vooruitgangsverslag
• Performantiekader
– Belang van haalbare (tussentijdse) doelwaarden
– Consequentie bij niet behalen tussentijdse doelwaarden
2018 : verlies prestatiereserve van 6% (kan worden doorgerekend
aan begunstigden die hun doelstellingen niet hebben bereikt)
31
Info en communicatie
Project
• Een communicatieplan werd aan de aanvraagdossiers
toegevoegd.
Nauwe samenwerking
tussen de cel EFRO en de
projectdrager
• Opvolging, coördinatie en controles van de acties door
de Cel EFRO
• Inrichting van een communicatienetwerk tussen de
projectdragers om een reële synergie tussen de projecten
mogelijk te maken;
• De Cel EFRO over uw communicatiemaatregelen inlichten en
erbij betrekken;
• Initiatieven van de cel EFRO (modellen, evenementen,
enz.) als ondersteuning voor uw projecten;
• Opvolging van de uitgaven (idem andere soorten
uitgaven)
• Voortgangsverslag van het communicatieplan in de
verslagen en tijdens vergaderingen van de
begeleidingscomités
32
Verplichtingen voor
iedereen
• Ingeschreven in de lijst van begunstigden
• Wanneer website  logo's E en BHG + vermelding
• Publicaties, uitnodigingen, formulieren, enz.  logo's EU
en BHG + vermelding
Projecten met
openbare steun >
€ 500.000,-
• Infrastructuur en bouw:
• Werfpaneel, daarna vast bord
• Aankoop van een materieel object: uitsluitend vast bord
Overige projecten
• Affiche minimum A3
Doel: alle deelnemers en doelgroepen van de projecten informeren (en
door de tussenpersonen laten informeren) over de steun van de EU
EFRO+BHG
33