RICHTLIJNEN BIJ HET GEBRUIK VAN ALGEMENE VOORWAARDEN

RICHTLIJNEN BIJ HET GEBRUIK VAN ALGEMENE VOORWAARDEN
1. Van toepassing verklaren van algemene voorwaarden.
Algemeen: Om toepasselijkheid van algemene voorwaarden op een overeenkomst te bereiken
dient er tijdig naar de algemene voorwaarden te worden verwezen, zodat ze door een
potentiële wederpartij kunnen worden aanvaard. De verwijzing naar algemene voorwaarden
dient daarom in een vroeg stadium plaats te vinden, bijvoorbeeld in een offerte of
aanbiedingsbrief, of, bij afwezigheid daarvan, in andere documentatie die aan de potentiële
wederpartij wordt verstrekt zoals brochures (bij voorkeur in combinatie met) een verwijzing
naar de voorwaarden onderaan het briefpapier en facturen en dergelijke. Alleen dan kan
worden gesteld dat een wederpartij de algemene voorwaarden van de gebruiker (de
leverancier) heeft 'aanvaard'.
Factuurverwijzing: Een eerste (en enige) verwijzing naar en toepasselijkverklaring van
algemene voorwaarden op de factuur is in het algemeen af te raden. Uit jurisprudentie van de
Hoge Raad blijkt dat aan een enkele toepasselijkverklaring van algemene voorwaarden op
facturen wel werking kan toekomen in een reeks opvolgende opdrachten. In aanvulling op een
toepasselijkverklaring elders bestaat er uiteraard geen bezwaar tegen een
toepasselijkverklaring op de factuur.
Afwijzing en de ‘Battle of Forms’: De toepasselijkheid van de algemene voorwaarden kan
door een potentiële wederpartij verhinderd worden door uitdrukkelijk bezwaar te maken tegen
de algemene voorwaarden of door uitdrukkelijk naar eigen algemene (inkoop)voorwaarden te
verwijzen. In het laatste geval zullen de (inkoop)voorwaarden gelden, tenzij de andere partij
(per omgaande) laat weten hiermee niet akkoord te gaan. Een afwijzing van algemene
voorwaarden dient 'uitdrukkelijk' te gebeuren, hetgeen betekent dat een algemene afwijzing in
algemene voorwaarden, of een voorgedrukte standaardzin op het briefpapier vermoedelijk niet
tot het gewenste resultaat leidt.
Iedere keer als een partij de algemene voorwaarden van de ander 'uitdrukkelijk' afwijst en/of
naar eigen voorwaarden verwijst zal de laatste verwijzing veelal als een nieuw aanbod moeten
worden gezien. Gaat de ander uitdrukkelijk of stilzwijgend akkoord (bijvoorbeeld in een
orderbevestiging, waarin geen uitdrukkelijke afwijzing meer is opgenomen), dan gelden de
laatste voorwaarden die niet zijn afgewezen. Indien er verscheidene documenten en brieven
uitgewisseld worden dienen beide partijen er dus steeds attent op te zijn of de ander niet een
uitdrukkelijke verwijzing naar eigen algemene voorwaarden heeft opgenomen, die wederom
uitdrukkelijk afgewezen moet worden. De gebruiker van algemene voorwaarden kan er nooit
op vertrouwen dat één verwijzing naar algemene voorwaarden altijd volstaat, en dat een
artikel in de algemene voorwaarden dat de toepasselijkheid van voorwaarden en condities van
de wederpartij bestrijdt ook inderdaad dit gevolg heeft. Overigens gelden de voornoemde
regels in het geval het Nederlandse Burgerlijk Wetboek van toepassing is. Met name in
internationale overeenkomsten kan deze zogenaamde 'battle of forms' tot problemen leiden,
aangezien de regels met betrekking tot toepasselijkheid per land verschillen. In sommige
landen – en waarschijnlijk ook onder het Weens Koopverdrag – geldt (anders dan in
Nederland) het beginsel dat de laatste verwijzing naar algemene voorwaarden beslissend is, of
dat geen der gestelde voorwaarden van toepassing zal zijn. Voorzichtigheid is altijd vereist.
2. Informatieplicht
Algemeen: Naast het aspect van de toepasselijkheid van de voorwaarden dient de gebruiker
zich bij overeenkomsten met in Nederland gevestigde wederpartijen bewust te zijn van de
zogenaamde 'informatieplicht'. Het BW gaat er vanuit dat 'kleine' wederpartijen de gelegenheid moeten hebben om van de inhoud van algemene voorwaarden kennis te nemen voordat
zij deze aanvaarden. Indien een in Nederland gevestigd bedrijf zaken doet met bedrijven die
volgens de wet 'klein' zijn, dient in de regel een exemplaar van de algemene voorwaarden
'voor of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand te worden gesteld' (behoudens enkele
uitzonderingen). Voor het gebruik van algemene voorwaarden in een elektronische omgeving
(bijv. op het internet) gelden daarnaast nog specifieke eisen waarover wij u desgevraagd graag
nader adviseren.
Kleine wederpartijen: De wet beschouwt als 'kleine wederpartij': consumenten, bedrijven
met minder dan 50 werknemers en bedrijven die geen (volledige) jaarrekening hebben
gepubliceerd. Als een gebruiker (degene die de algemene voorwaarden gebruikt) de kleine
wederpartij geen redelijke mogelijkheid heeft geboden van de inhoud kennis te nemen, dan
kan deze kleine wederpartij de gehele set algemene voorwaarden (buitengerechtelijk) vernietigen, wegens het niet voldoen aan de wettelijke informatieplicht. Er gelden in dat geval
geen algemene voorwaarden meer, maar de normale wettelijke bepalingen van het contractenrecht. Nu het doorgaans voor de gebruiker niet duidelijk is hoeveel werknemers een
potentiële wederpartij heeft is het beslist aan te raden daarom in alle gevallen een exemplaar
van de algemene voorwaarden bij offertes mee te zenden, of deze in (of achterop) drukwerk
op te nemen.
Toesturen voorwaarden: Het is niet vereist om vaste wederpartijen bij iedere overeenkomst
een exemplaar van de voorwaarden toe te zenden. In deze gevallen kan worden volstaan met
een eenmalige mailing, waarbij wordt vermeld dat de bijgesloten algemene voorwaarden in de
toekomst op alle overeenkomsten van toepassing zullen worden verklaard. Het is wel belang
dat de gebruiker kan bewijzen dat zijn wederpartij de algemene voorwaarden heeft ontvangen.
Voorts dient er uiteraard ook nog telkens bij het sluiten van een overeenkomst naar de
voorwaarden te worden verwezen, om de toepasselijkheid van de voorwaarden te bereiken.
Indien de tekst van de algemene voorwaarden op de achterzijde van briefpapier,
orderbevestigingen of eerder toegezonden facturen is afgedrukt kan eveneens worden gesteld
dat aan de informatieplicht is voldaan. Ook dan moet er echter wel op de voorzijde van deze
documenten naar de op de achterzijde afgedrukte algemene voorwaarden worden verwezen.
Depot bij Kamer van Koophandel en Griffie: Deponering van de voorwaarden bij de
Kamer van Koophandel of bij de Griffie van de Rechtbank, in combinatie met een verwijzing
onderaan het briefpapier, heeft nog slechts in uitzonderingsgevallen effect, bijvoorbeeld
indien het bijzonder omvangrijke voorwaarden zijn (gedacht kan worden aan technische
voorwaarden en normen) die redelijkerwijs niet steeds verstrekt kunnen worden. Ook dan
dienen de voorwaarden echter op eerste verzoek van de wederpartij te worden toegezonden.
In andere gevallen kan niet op deze wijze aan de informatieplicht worden voldaan. Uiteraard
staat het bedrijven vrij hun algemene voorwaarden toch te deponeren bij de Kamer of Griffie
van hun keuze. Dit heeft echter geen juridische gevolgen.
Informatieplicht: Hoewel de regels met betrekking tot de informatieplicht naar de letter van
de wet niet gelden in internationale verhoudingen kan men hier niet geheel aan voorbijgaan.
Ook in internationale geschillen kan door een rechter die over het geschil komt te oordelen de
eis worden gesteld dat de wederpartij de tekst van de algemene voorwaarden moet hebben
ontvangen, of op andere wijze van de inhoud ervan op de hoogte kon zijn. Niet altijd wordt de
eis gesteld dat de voorwaarden in de taal van de wederpartij of in een voor de wederpartij
begrijpelijke taal ter beschikking zijn gesteld. Wel dient tenminste de verwijzing naar de
algemene voorwaarden in een voor de wederpartij begrijpelijke taal te geschieden zodat een
wederpartij in staat moet zijn om door te vragen. Het valt echter in het algemeen aan te raden
om ook in internationale overeenkomsten algemene voorwaarden altijd in een voor de
wederpartij (redelijkerwijs) begrijpelijke taal toe te zenden, vooral aangezien dit (soms)
vereist is om met succes een beroep te kunnen doen op in de algemene voorwaarden
opgenomen rechts- en forumkeuze-clausules en met name op arbitrageclausules.
3. Varia
Aansluiting van de inkoopvoorwaarden op de verkoopvoorwaarden
Het is van belang dat de inkoop- en verkoopvoorwaarden goed op elkaar af zijn gestemd. De
voornaamste reden hiervan is dat bewerkstelligd dient te worden dat de onderneming niet
klem komt te zitten tussen zijn afnemer en zijn toeleverancier. De onderneming moet ingeval
van (betalings)verplichtingen jegens de afnemer terug kunnen grijpen op de toeleverancier.
Wij zullen dit kort toelichten aan de hand van twee voorbeelden.
-
-
Indien in de verkoopvoorwaarden van een onderneming een garantieverplichting wordt
opgenomen, inhoudende dat gebreken die zich binnen een half jaar na de verkoop
manifesteren worden opgelost (herstel, vervanging) op kosten van deze onderneming, is
het van belang een dergelijke garantieverplichting ook op te leggen aan de toeleverancier
in de inkoopvoorwaarden.
Indien in de verkoopvoorwaarden van een onderneming bijvoorbeeld aan de afnemer een
recht wordt gegeven om, voorafgaand aan de levering, de verkoopovereenkomst zonder
opgave van redenen te annuleren/ontbinden tegen betaling in de algemene voorwaarden
vastgestelde boete (bijvoorbeeld een percentage van de verkoopprijs), is het van belang
dat aan de onderneming in haar eigen inkoopvoorwaarden een zelfde recht wordt
gegeven tegenover de toeleverancier.
Aansluiting van algemene voorwaarden op de verzekeringsvoorwaarden
Het is van belang dat de algemene voorwaarden worden afgestemd op de
verzekeringsvoorwaarden van de aansprakelijkheidsverzekeraar die de betreffende
onderneming heeft afgesloten. De in de polisvoorwaarden van de
aansprakelijkheidsverzekering opgenomen uitsluitingen van aansprakelijkheid dienen goed
afgestemd te zijn op de aansprakelijkheidsbeperkingen (exoneratieclausules) die in de
algemene voorwaarden zijn opgenomen. Dit om te voorkomen dat de onderneming wel
aansprakelijk is voor een bepaalde schade maar deze schade niet is gedekt onder de
aansprakelijkheidsverzekering. In het bijzonder vanwege regelmatige hoge eigen risico’s is
een adequate bescherming door middel van redelijke exonoratieclausules in de algemene
voorwaarden zeer belangrijk in het kader van de bescherming tegen aansprakelijkheid.