Geschenken, uitnodigingen, zakenreizen
advertisement
ARVAL GEDRAGSCODE 2015 Arval gedragscode Arval gedragscode Editorial by Philippe Bismut, Arval CEO Arval is a major player in multi-brand full-service vehicle leasing. We offer our customers our expertise and the quality of our services enable them to externalise the risks involved in the ownership of vehicles, and at the same time simplify and optimise the mobility of their staff. We make a particular point, in every aspect of our business, to maintain a code of responsible conduct, based on the vision and strong values of our group and shared by each of Arval's entities and of its employees. These values and vision guide us and shape our corporate culture and reputation. They also consolidate Arval's brand with its customers, its suppliers, and all of its partners. An ever-expanding international company, Arval needs to continue building its relationships with these stakeholders on the highest quality practices. Sustainable relationships of mutual trust are founded on honesty, integrity, respect for others and fair, informed decision-making at every level and under all circumstances. This publication aims to provide each of you with a guide to gaining a better understanding of your responsibilities and taking the right decisions in the workplace. It will provide direction to help you solve the problems and dilemmas you may experience as you go about your everyday work. It will also serve as an aide to guide our actions, motivate our choices, and bring our values to life. Thank you for your contribution to the respect of the principles contained in this code of conduct. They will ensure the solidity and future of our company, Arval. Philippe Bismut 1 Arval gedragscode Inhoudsopgave Inleiding ...........................................................................................................................................................................2 Belangenverstrengelingen ........................................................................................................3 Naleving van wetten, regels en voorschriften ..........................................................................3 Handelen volgens de code .......................................................................................................3 Tenuitvoerlegging van de code ................................................................................................3 Bekendmaking code .................................................................................................................4 Verkooprelaties..............................................................................................................................................................5 Inleiding ....................................................................................................................................5 Relatiebeheer ...........................................................................................................................5 Klanten ............................................................................................................................................................................................................................................. 5 Leveranciers.................................................................................................................................................................................................................................... 6 Mededinging ................................................................................................................................................................................................................................... 7 Relaties met makelaars................................................................................................................................................................................................................. 8 Verkoop van tweedehands voertuigen ...................................................................................................................................................................................... 8 Geschenken, uitnodigingen, zakenreizen...............................................................................................................9 Geschenken en uitnodigingen ontvangen ................................................................................9 Beoordelingsprocedure in geval van een probleem met de klant ......................................................................................................................................... 9 Geschenken geven................................................................................................................ 10 Specifiek geval van uitnodigingen ......................................................................................... 10 Uitnodiging voor een demonstratie ...........................................................................................................................................................................................10 Uitnodiging om een presentatie te geven ................................................................................................................................................................................11 Uitnodiging gericht op het onderhouden van zakenrelaties..................................................................................................................................................11 Vrije tijd en uitnodigingen en andere uitnodigingen die niet in een van de eerdergenoemde categorieën vallen .......................................................11 Beschermheerschap en sponsoring......................................................................................................................13 Bestrijding van omkoperij en witwasserij .............................................................................................................14 Bestrijding van omkoperij ...................................................................................................... 14 Bestrijding van witwasserij .................................................................................................... 14 Privacy en gegevensbescherming .........................................................................................................................15 Correct gebruik van sociale media .........................................................................................................................16 Algemene gedragsregels op een sociaal netwerk ................................................................ 16 Handel eerlijk, oprecht en transparant ......................................................................................................................................................................................16 Respecteer anderen....................................................................................................................................................................................................................16 Neem de wet, de regelgeving, de professionele normen en de instructies van de Group in acht.................................................................................16 Gedraag je professioneel en verantwoordelijk ........................................................................................................................................................................17 Bescherm de belangen en reputatie van BNP Paribas ........................................................................................................................................................17 Rapporteer alle opgemerkte onregelmatigheden...................................................................................................................................................................17 Gedrag bij het beheren van informatie ..................................................................................................................18 Geheimhouding en informatiebeheer .................................................................................... 18 Beheer van bestanden .......................................................................................................... 18 Communicatie........................................................................................................................ 19 Officiële communicatie ................................................................................................................................................................................................................19 Overige communicatie ................................................................................................................................................................................................................19 Klokkenluiden ..............................................................................................................................................................20 Gebruik van Arvals activa .........................................................................................................................................22 Ondertekening van het Global Compact van de Verenigde Naties ................................................................23 Een paar vragen die je jezelf moet stellen voordat je een besluit neemt .......................................................24 1 Arval gedragscode Inleiding Deze gedragscode (de “Code”) vat de regels samen die het gedrag van de werknemers van de Arval Groep reguleren. Hoewel de regels betrekking hebben op een grote verscheidenheid aan praktijken en procedures, is het doel niet om elke situatie met een ethisch aspect te dekken: het doel is om de belangrijkste principes te omschrijven die de gedragslijn aangeven voor Arval en haar medewerkers. Dit document geeft informatie en principes over hoe men zich dient te gedragen in verschillende situaties. Er zijn echter heel veel andere alledaagse situaties te bedenken waarin ieder individu hoofdzakelijk op zijn eigen gezonde verstand en beoordelingsvermogen moet vertrouwen bij het bepalen van de juiste manier van handelen. Iedere medewerker is verantwoordelijk voor zijn/haar eigen professionele gedrag. Het feit dat een collega of concurrent zich mogelijk op een ander manier gedraagt dan is voorgeschreven in dit document, is op geen enkele wijze een reden of excuus om tegen de regels van de Groep in te gaan. Onethisch gedrag wordt niet gerechtvaardigd door het nastreven van betere verkoopcijfers of winstgevendheid. In gevallen waarin de op een onderneming van toepassing zijnde regels van nationale of lokale wetgeving strenger zijn dan de in dit document bepaalde regels, dienen die regels te worden toegepast. Dienovereenkomstig, wanneer regels van nationale of lokale wetgeving in strijd zijn met de Code, dienen medewerkers de lokale wetgeving na te leven overeenkomstig de instructies van hun manager. Dit document is niet wettelijk bindend en roept geen nieuwe rechten of verplichtingen in het leven tussen de medewerkers van de bedrijven van de Groep en de betreffende bedrijven. Het kan te allen tijde worden gewijzigd door Arval. Arval wil een cultuur van eerlijkheid en integriteit onder alle omstandigheden stimuleren. Iedere medewerker moet zich op een verantwoordelijke manier gedragen en zich houden aan de hoogste ethische normen, met name in verband met de bepalingen van deze Code en de waarden van de Groep. Onze inzet om ons te houden aan de hoogste ethische normen moet zichtbaar zijn op alle terreinen waarop Arval actief is, waaronder haar relaties met aandeelhouders, medewerkers, klanten, leveranciers en concurrenten. Werknemers dienen zich strikt te houden aan deze Code en zich niet te gedragen op een manier die strijdig is met de ethiek van de Groep, of de schijn daarvan te wekken. Handelingen die zijn uitgevoerd in strijd met de wet of deze Code, al dan niet opzettelijk, kunnen negatieve consequenties hebben voor Arval en voor alle betrokken personen. Arvals reputatie van integriteit en professionalisme is een van haar sterkste punten. Iedere medewerker dient ervan doordrongen te zijn dat zijn/haar handelingen de basis vormen voor de reputatie van de Groep en dat het van essentieel belang is dat iedere medewerker handelt in overeenstemming met de Code en bestaande regels en voorschriften. In dit document verwijzen de woorden ‘Arval’ of ‘GROEP’ naar de groep als geheel bestaande uit de bedrijven die tot de Arval Groep behoren, ongeacht hun activiteiten, bedrijfsnaam of geografische locatie. Het woord ‘medewerker’ verwijst in gelijke zin naar een betaalde medewerker of een uitvoerend directeur en in het algemeen naar een persoon die waarschijnlijk handelt namens of ten behoeve van een van de bedrijven van de Groep. 2 Arval gedragscode Belangenverstrengelingen Alle medewerkers moeten situaties vermijden waarin een mogelijk of bekend conflict kan voorkomen tussen hun eigen belangen en die van Arval. Zij dienen zich te onthouden van het bekleden van een functie of het hebben van een baan of een financieel belang in een organisatie die een concurrent, klant of leverancier of commerciële partner is van Arval wanneer/indien hun functie bij Arval hen in staat stelt invloed te hebben op de relatie. De enkele schijn van een belangenverstrengeling kan schade berokkenen aan Arvals reputatie alsmede aan die van haar medewerkers. In geval van een belangenverstrengeling wordt medewerkers sterk aangeraden alle feiten te openbaren zodat een juiste analyse kan worden gemaakt van de situatie. De betreffende medewerker dient dus zijn situatie bekend te maken bij zijn of haar leidinggevende; deze raadpleegt dan het Hoofd Compliance. Een specifieke procedure betreffende belangverstrengeling is beschikbaar via Insite/MAIN/Permanent control. Deze procedure is genaamd “Externe zakelijke belangen”. Naleving van wetten, regels en voorschriften Aangezien Arval actief is in vele verschillende landen, hebben haar medewerkers van tijd tot tijd te maken met zeer verschillende wetten en lokale regelgeving. We dragen allemaal de verantwoordelijkheid om bekend te zijn met de wetten die gelden in de landen waar we werken, en deze ook te respecteren. Deze code legt de principes van voorbeeldig gedrag vast dat wordt verwacht van en van toepassing is op de gehele Groep. Waar wetten, regelgeving en lokale gebruiken van elkaar verschillen, dienen medewerkers te allen tijde voorbeeldig gedrag te vertonen, hetzij door de in deze code vastgelegde regels te volgen hetzij door de lokale regels te volgen. Indien een medewerker van mening is dat een bepaalde handelswijze vraagtekens oproept voor wat betreft de eerbiediging of correcte toepassing van een wet of voorschrift, moet hij of zij de zaak zo snel mogelijk aan zijn of haar leidinggevende voorleggen of, indien van toepassing, aan de leidinggevende van deze laatste persoon. De medewerker kan ook advies vragen aan het Hoofd Compliance als de leidinggevende niet in staat is om de vraag te beantwoorden of indien er een onenigheid is. Als de gestelde vragen betrekking hebben op gebieden die door de klokkenluidersregeling worden gedekt, dan dient de relevante procedure te worden toegepast. Handelen volgens de code De medewerkers dienen zich te houden aan alle bepalingen die zijn vastgelegd in de Code. Arval erkent dat deze Code op een eerlijke wijze op alle betrokken personen moet worden toegepast. Tenuitvoerlegging van de code Elke entiteit van de Groep is ervoor verantwoordelijk dat deze Gedragscode wordt uitgevoerd in overeenstemming met de beperkingen en specifieke vereisten van haar ondernemingsactiviteiten of geografische locatie. Het naleven en toepassen van de in deze Code vervatte regels geldt voor alle medewerkers, al naargelang hun functies en verantwoordelijkheden. Hiertoe moeten alle medewerkers alert zijn voor wat betreft hun eigen verantwoordelijkheden maar ook voor wat betreft de mensen die om hen heen werkzaam zijn, binnen hun teams of onder hun leiding. De persoon die op het hoogste niveau verantwoordelijk is voor toepassing van de Code is het Hoofd BNPP Groep Compliance, die verantwoording aflegt aan de CEO van de Arval Groep. 3 Arval gedragscode Eventuele vragen over de toepassing van de Code moeten worden gesteld aan de leidinggevende of het Hoofd Compliance (van de entiteit waar de betrokken medewerker werkt of van de Arval Groep). Bekendmaking code Deze Code wordt gepubliceerd op de intranetsites van de operationele eenheden van de Arval Groep, specifiek op Insite. Het is de verantwoordelijkheid van de leidinggevende om hun medewerkers te stimuleren de site te bezoeken, de code aan hen uit te leggen en ervoor te zorgen dat zij deze volledig begrijpen, zodat alle medewerkers op de hoogte zijn van hun verplichtingen. Deze controle moet jaarlijks worden uitgevoerd. Een nieuwe medewerker van het bedrijf dient van dit onderwerp, de code en de manieren waarop deze kan worden ingezien, op de hoogte te worden gesteld. 4 Arval gedragscode Verkooprelaties Inleiding Elke afdeling en elke functie binnen het bedrijf draagt bij aan het succes van het bedrijf. Voor de verkoopfunctie geldt echter in het bijzonder dat deze in contact staat met een zeer belangrijke factor, de klant. De toekomst van de onderneming hangt af van de handelingen van de medewerkers met verkoopverantwoordelijkheid, hun kennis en het succes van hun persoonlijke opdrachten, maar ook van hun persoonlijk gedrag, omdat de klant de ethische normen, waarden en principes van de Groep ervaart via hen. Om deze reden is een essentieel aandachtspunt van het beleid van de Groep de omgang met onze verkoopcontacten. Daarom vonden we het noodzakelijk om een aantal essentiële richtlijnen te geven en enkele regels en principes voor medewerkers uiteen te zetten zodat zij de motivering begrijpen van wat van hen, overal ter wereld en in alle bedrijven van de Groep, verwacht wordt. Dit deel van de code is niet alleen van toepassing op personen met verkoopfuncties; het dient ook als een algemene herinnering voor alle medewerkers van de Groep aan hoe men zich dient te gedragen in de omgang met klanten. Het doel is niet om antwoorden te geven voor alle mogelijke situaties die zich kunnen voordoen, maar om richtlijnen vast te stellen die de medewerkers van de Groep helpen om met goed inzicht te handelen. Het is ook niet bedoeld als vervanging van de discussie die ingeval van gevoelige situaties wordt gevoerd tussen de medewerker en de leidinggevende. Relatiebeheer Klanten Medewerkers moeten zich aan de contracten houden die zijn gesloten tussen het bedrijf en haar klanten, zodat hun vertrouwen nooit beschaamd wordt en aan hun verwachtingen wordt voldaan op een rechtvaardige en eerlijke wijze en zonder valse beloften te doen. Zij moeten zich ook houden aan eventuele regels die hun werkzaamheden reguleren, met name die in verband met veiligheid en mededinging en regels gericht op het in stand houden van duurzame verkooprelaties op basis van een evenwicht van wederzijdse belangen. Ten slotte moeten ze, zo snel als mogelijk is, of klachten zelf behandelen of ervoor zorgen dat ze behandeld worden. Alle medewerkers moeten op professioneel niveau een onberispelijk gedrag vertonen. Ze moeten zich nooit kritisch over een collega, een bedrijf van de Groep of een derde uitlaten. Veel medewerkers in de bedrijven van de Groep staan in direct contact met medewerkers van de klantbedrijven. Als gedurende dit contact persoonlijke of professionele feiten met betrekking tot die medewerkers bekend worden, moet zeker zijn dat informatie met betrekking tot hun privéleven vertrouwelijk wordt gehouden. Alleen gegevens met betrekking tot het bedrijf mogen worden gebruikt en dan alleen in een professionele capaciteit. Als algemene regel geldt dat persoonlijke informatie met betrekking tot een persoon, in het bijzonder een klant, leverancier of medewerker, niet mag worden doorgegeven aan een persoon die geen professionele reden heeft om daarover te beschikken, en dat de informatie niet buiten het bedrijf mag geraken die over die informatie beschikt. Bovendien dient er een procedure te zijn, onder verantwoordelijkheid van de leidinggevende en bekend bij de medewerkers, voor het aan hen communiceren van de bovengenoemde informatie met betrekking tot een persoon. 5 Arval gedragscode In sommige landen is de regelgeving strenger dan elders; in zulke gevallen moet het management ervoor zorgen dat medewerkers hiervan op de hoogte zijn wanneer er bestanden of dossiers zijn die moeten worden overgedragen van het ene land naar het andere. Teneinde elk risico op belangenverstrengeling te vermijden wordt medewerkers sterk aangeraden om hun lijnmanagement en het Hoofd Compliance schriftelijk op de hoogte te stellen van de eventuele persoonlijke betrokkenheid die zij hebben met een klant (ze zijn bijv. verwant aan of hebben een persoonlijke relatie met een manager of verkoper van het bedrijf), wanneer hun functie vereist dat ze contact hebben met deze klant. Na deze verklaring moet een eventuele administratieve handeling, creatie of wijziging van ITgegevens met betrekking tot familieleden of verwanten van de medewerker door zijn hiërarchische manager worden toegewezen aan een ander personeelslid. Leveranciers Alle medewerkers kunnen op zeker moment direct contact hebben met leveranciers. Mocht dit zich voordoen, dan moeten zij altijd de belangen van de Groep behartigen, hun onafhankelijk beoordelingsvermogen behouden en iedere situatie vermijden die mogelijk leidt tot een belangenconflict. Om betrouwbare en langdurende verkooprelaties te onderhouden moeten ze waar mogelijk oplossingen vinden die gunstig zijn voor beide partijen. Medewerkers moeten een wederzijds hoffelijke verstandhouding ontwikkelen. De relaties met leveranciers worden beheerst door de volgende principes: - moraliteit, eerlijkheid, integriteit en onpartijdigheid - respect voor anderen, loyaliteit en onpartijdigheid - respect voor contracten, toezeggingen en afspraken, met name betreffende betalingstermijnen - naleving van geldende internationale en nationale regelgeving die van toepassing is op de relevante zaak, met name die inzake mededinging - geheimhouding waar het zaken betreft die derden aangaan en waarbij de informatie mogelijk schadelijk is voor de belangen van een leverancier - nauwkeurigheid van de aan leveranciers verschafte informatie - identieke informatieverschaffing aan alle bij een project betrokken leveranciers - nauwkeurige informatieverschaffing aan niet ingehuurde leveranciers, met vermelding van de redenen waarom hun aanbod niet geaccepteerd is en zonder daarbij de geheimhoudingsregels te schenden - streven naar een snelle en rechtvaardige oplossing van meningsverschillen - instandhouding van onafhankelijkheid, door ervoor te zorgen dat leveranciers niet buitensporig economisch afhankelijk zijn van Arval. Met name de medewerkers werkzaam op de inkoopafdelingen moeten acht slaan op de toepassing van deze principes. Teneinde elk risico op belangenverstrengeling te vermijden wordt medewerkers sterk aangeraden om hun lijnmanagement en het Hoofd Compliance op de hoogte te stellen van de eventuele persoonlijke betrokkenheid die zij hebben met een leverancier (ze zijn bijv. verwant aan of hebben een persoonlijke relatie met een manager of verkoper van het bedrijf), wanneer hun functie vereist dat ze contact hebben met deze leverancier. Na deze verklaring moet een eventuele administratieve handeling, creatie of wijziging van ITgegevens met betrekking tot familieleden of verwanten van de medewerker door zijn hiërarchische manager worden toegewezen aan een ander personeelslid. 6 Arval gedragscode Een inkoper moet zich ervan bewust zijn dat zijn functie hem bloot stelt aan de druk van leveranciers. Hij moet het Arval-beleid inzake geschenken nauwgezet volgen. Dit beleid is verwoord in de Personeelsgids en tevens onderdeel van deze Code. Een inkoper moet iedere handeling vermijden die door de leverancier als een druk kan worden opgevat, zoals: - wederzijdse regelingen (inkopen bij een leverancier in ruil voor de verkoop van goederen) - voorwaarden die de leverancier in een daadwerkelijke positie van afhankelijkheid plaatst ten opzichte van de inkoper - uitnodigingen om sportclubs of culturele evenementen te sponsoren of meedoen met loterijen. Mededinging Arval heeft respect voor haar concurrenten. Het feit dat we actief zijn in een branche met een goede reputatie op het gebied van bedrijfspraktijken zou de taak moeten vergemakkelijken en ook het klantvertrouwen versterken. In de meeste landen zijn er zware boetes voor het overtreden van de mededingingswetgeving. Bepaalde afspraken tussen een of meer concurrenten worden als in strijd met de mededinging geacht en daarom verboden. Een voorbeeld hiervan is afspraken met de volgende intenties: - biedingen doen voor een aanbesteding die van tevoren zijn overeengekomen - vaststellen van inkoop- of verkoopprijzen - markten, openingen of handelskanalen opdelen of segmenteren, hetzij in geografische gebieden, klantprofielen of volgens ander criteria - een concurrent, klant, leverancier of nieuwkomer op de markt verdringen. Voorts dient een bedrijf dat een aanzienlijke of leidende marktpositie heeft ervoor te waken om die positie niet te misbruiken, een klant of een leverancier niet in een positie van financiële afhankelijkheid te plaatsen of om niet discriminatoire of excessieve beprijzing toe te passen. Legitiem onderzoek van informatie over concurrenten en/of leveranciers, binnen het kader van bestudering van de markt, hoort niet het normale proces van vrije concurrentie te verstoren, aangezien dit door de wet bestraft kan worden. Hoewel medewerkers vrij gebruik mogen maken van verschillende informatiebronnen om op de hoogte te blijven van de concurrerende en technologische activiteiten, zoals de pers en andere media, advertentiebrochures, adviesrapporten, klantenfeedback en bezoeken aan beurzen of bedrijfslocaties, moeten zij zich onthouden van alle onethische praktijken. Het is verboden om zich in te laten met illegale praktijken; daaronder valt het gebruik maken van de diensten van een tussenpersoon die er mogelijk illegale praktijken op na houdt of eventueel onbevoegd toegang tot het bedrijfsterrein van concurrenten, in het bijzonder hun geautomatiseerde informatie. Bovendien mogen medewerkers geen gebruik maken van informatie die onder zulke omstandigheden is verkregen; zij zullen ook geen studies of publicaties die beschermd worden door octrooien of auteursrechten kopiëren of daarop plagiaat plegen. Het onderzoeken van informatie blijft echter van essentieel belang voor het vaststellen van de positie van de onderneming in relatie tot haar concurrenten; daarbij zijn alle middelen geoorloofd mits die legaal en ethisch verantwoord zijn. Hoewel er sprake is van verschillende risiconiveaus op verschillende plekken in de wereld, blijven Arvals ethische regels overal ter wereld hetzelfde. 7 Arval gedragscode Relaties met makelaars Een makelaar is een natuurlijk persoon die niet in dienst is van de Arval Groep of een rechtspersoon die los staat van de Groep, en die een klant voorstelt aan de Groep en daarvoor beloond wordt. Het is heel gebruikelijk om met makelaars te werken. Elke nieuwe werkrelatie met een makelaar en elke wijziging van samenwerkingsvoorwaarden met een bestaande makelaar dienen ter goedkeuring worden voorgelegd aan een ‘Makelaarscommissie’. Als algemeen beginsel geldt dat makelaars niet betrokken mogen zijn bij openbare biedingen. De makelaarskeuze hangt af van de volgende factoren: - persoonlijke gegevens van de managers, hun reputatie en netwerk van contacten - vaardigheden en vermogens - financiële inrichting, economische, juridische en politieke zwaktes - risico’s op belangenverstrengelingen. Een werkrelatie wordt alleen aangegaan onder een ondertekend, in behoorlijke vorm opgemaakt contract. Makelaars worden per cheque of bankoverschrijving betaald na ontvangst van facturen volgens vastgestelde procedures; dit is om te voorkomen dat geen van de bedrijven van de Groep verantwoordelijk kan worden gehouden voor of beschuldigd kan worden van het samenspannen tot een juridische of belastingfraude. Verkoop van tweedehands voertuigen Arval hecht het grootste belang aan de professionele en ethische kwaliteiten van haar personeel dat tweedehands voertuigen verkoopt. Het is de plicht van de verkoper van tweedehands voertuigen om ervoor te zorgen dat belangenverstrengeling wordt voorkomen en dat er bescherming is tegen manipulatie aan de zijde van de kopers. Zij moeten er ook voor waken dat hun onpartijdigheid, objectiviteit en onafhankelijk beoordelingsvermogen niet aangetast worden. Indien er moeilijkheden zijn in dit opzicht, dan kunnen ze een open discussie hebben met collega’s en de leidinggevende over de juiste benadering. Moraliteit, eerlijkheid, integriteit en onpartijdigheid moeten leidend zijn in relaties met kopers. - de aan kopers gegeven informatie dient juist te zijn - alle kopers moeten identieke informatie ontvangen - de op het geval van toepassing zijnde nationale en internationale regelgeving moet worden nageleefd - men dient zich te houden aan contracten, beloftes en afspraken - men dient vertrouwelijk en discreet om te gaan met informatie die mogelijk schadelijk is voor de belangen van een koper, een bedrijf binnen de Groep of zelfs een klant - in geval van onenigheden moet er snel een rechtvaardige oplossing worden gezocht - men dient respect te tonen voor loyaliteit, hoffelijkheid, eerlijkheid en zijn eigen zakelijke contacten. Verkopers moeten zich ervan bewust zijn dat hun positie hen blootstelt aan mogelijke verleiding door of druk van kopers. Zij moeten ervoor waken om hun onpartijdig oordeelsvermogen te behouden en op geen enkele wijze moet hun gedrag de indruk wekken dat zij kunnen worden beïnvloed. Net als alle Arval medewerkers moeten zij zich houden aan de regels omtrent geschenken en uitnodigingen. Onder alle omstandigheden moeten verkopers contante betaling voor tweedehands voertuigen weigeren. 8 Arval gedragscode Geschenken, uitnodigingen, zakenreizen De uitwisseling van geschenken of uitnodigingen kan bijdragen tot wederzijds begrip en een verkooprelatie verbeteren, maar het kan ook aanleiding geven tot conflicten tussen persoonlijke belangen en professionele verplichtingen. Derhalve moeten medewerkers geschenken of uitnodigingen van leveranciers of klanten weigeren, tenzij deze een ‘redelijk bedrag’ vertegenwoordigen. Een geschenk wordt redelijk geacht als de waarde daarvan waarschijnlijk niet de onafhankelijkheid of het beoordelingsvermogen van de ontvanger daarvan compromitteert of twijfels zaait over zijn of haar integriteit of niet in verhouding lijkt te zijn tot de betreffende zakenrelatie. Geschenken en uitnodigingen ontvangen Alle ontvangen geschenken moeten: - ongeacht de waarde (behalve in geval van gewone presentjes van bescheiden waarde) aan de leidinggevende worden medegedeeld en het management houdt een lijst van begunstigden bij - door de betreffende persoon worden geweigerd indien de waarde daarvan het vastgestelde redelijke bedrag overschrijdt. Elke weigering moet verplicht worden gemeld bij de leidinggevende, die de feiten vast legt en een rapport stuurtaan het Hoofd Compliance. Meer in het bijzonder zijn de volgende zaken ten strengste verboden als gevolg van professionele relaties, zowel voor medewerkers als hun families: - iedere betaling in contanten of andere betalingsmiddelen, ongeacht de omstandigheden (Kerstmis, vertrek, verandering van baan, enz.) of de betalende partij (klant, leverancier of wederpartij) - ieder persoonlijk mandaat of volmacht van welke soort ook aan de zijde van een klant en, meer in het algemeen, de levering van welke dienst ook die buiten de bedrijfsactiviteiten van de Groep valt, voor betaling of gratis - iedere persoonlijke beloning voor professionele diensten - geschenken aan een familielid, ongeacht de waarde, zelfs die voor bedragen die redelijk worden geacht - geschenken die rechtstreeks bij het huis van de medewerker worden ontvangen. Beoordelingsprocedure in geval van een probleem met de klant De medewerker deelt zijn of haar lijnmanagement mee dat hij/zij onlangs een geschenk van een klant in de context van een professionele relatie heeft geweigerd, dat hem/haar of een lid van zijn/haar gezin werd aangeboden en dat meer dan een redelijke waarde vertegenwoordigde. Gezien het feit dat de weigering de relatie met de klant kan wijzigen, moet de medewerker de leidinggevende altijd informeren. De leidinggevende moet met de hulp van het Hoofd Compliance de situatie analyseren om te beoordelen of het geschenk wel of niet acceptabel is. Het wordt in het algemeen aanbevolen dat medewerkers ervoor zorgen dat alle partijen van het beleid van Arval inzake geschenken en uitnodigingen op de hoogte zijn ten tijde van het opbouwen van een nieuwe commerciële relatie. Op dezelfde wijze dienen zij zich bekend te maken met het beleid van nieuwe partners in dit opzicht. Deze procedure moet eventuele misverstanden helpen voorkomen. 9 Arval gedragscode Geschenken geven Er mag geen geschenk worden aangeboden aan een derde dat de door de entiteit 1 vastgestelde redelijke waarde overschrijdt. In het geval dat de toepassing van deze principes een wijziging veroorzaken in de relatie tussen de entiteit en een klant, geven de leidinggevende en het Hoofd Compliance uitsluitsel over de in te nemen positie. Iedere afwijking van deze principes moet van te voren schriftelijk worden goedgekeurd door de leidinggevende, die het Hoofd Compliance informeert aan wie de entiteit verantwoording aflegt. Het Hoofd Compliance legt deze goedkeuringen vast. Specifiek geval van uitnodigingen Op uitnodigingen zijn de algemene principes van toepassing die ook gelden voor de hiervoor genoemde geschenken. Algemeen: De gedane uitgaven moeten gerechtvaardigd zijn door het commerciële belang dat verbonden is aan de relatie met de leverancier of klant. Er moeten dus een correlatie en een consistentie zijn tussen de gedane uitgaven voor een klant die is uitgenodigd en de winstgevendheid van de relatie die de klant heeft met Arval. Hieruit volgt dat uitnodigingen bij voorkeur moeten worden gedaan aan klanten in tegenstelling tot mogelijke klanten. Wanneer het gaat om uitnodigingen aan mogelijke klanten wordt aangeraden dat er in het bijzonder aandacht wordt geschonken aan de geschiktheid daarvan. Een uitnodiging aan een klant of leverancier behoort op een ethisch niveau te worden geanalyseerd, op precies dezelfde wijze alsof Arval zelf de begunstigde was. Met andere woorden, Arval moet geen uitnodigingen afgeven die zij, indien zij daarvan de ontvanger was, zou weigeren. Bij twijfel is het raadzaam om, in onze hoedanigheid als degene die de uitnodiging verstrekt, de leidinggevende van de uitgenodigde partij te vragen om een oordeel over de aanvaardbaarheid van de uitnodiging. Er zijn vier hoofdtypen uitnodiging: Uitnodiging voor een demonstratie Dit is een uitnodiging om de presentatie van een installatie, dienst of product bij te wonen. De voorafgaande instemming van de leidinggevende is structureel vereist, of de medewerker nu de verstrekker of ontvanger is van de uitnodiging. Zodra de kosten van de uitnodiging per klant en de algehele waarde de redelijke waarde overschrijdt die door de manager van de entiteit en het betreffende Hoofd Compliance is vastgesteld, is het oordeel van Compliance vereist. In geval van een negatief oordeel moet een escalatieprocedure worden gestart totdat er overeenstemming is bereikt tussen de leidinggevende en Compliance. Dit type uitnodiging is acceptabel op voorwaarde dat: - het demonstratieprogramma voor het grootste deel professioneel blijft (60/70%) - de verhouding tussen de kosten van de uitnodiging en de potentiële waarde van de verkooprelatie consistent blijft (een door een klant met lage winstgevendheid of zwakke prospect voorgesteld bezoek aan een buitenlandse fabriek, bijvoorbeeld, moet worden afgewezen) - reis- en verblijfskosten worden betaald door de uitgenodigde partij. 1 Bij wijze van voorbeeld en zonder dat dit bedrag dwingend is voor alle Territoria, in Frankrijk wordt als een redelijk geschenk beschouwd een geschenk waarvan de cumulatieve waarde niet meer bedraagt dan €230,00 per eenzelfde klant, per medewerker en per jaar. 10 Arval gedragscode Indien aan een of meer van deze drie criteria niet wordt voldaan, moet Compliance worden geraadpleegd om de uitnodiging goed te keuren (in welk geval het de uitgaven zal bepalen die door de uitgenodigde partij moeten worden betaald) of te weigeren. Uitnodiging om een presentatie te geven Dit is een uitnodiging waarbij de uitnodigende partij de uitgenodigde partij vraagt om een presentatie te houden over een specifiek onderwerp op zijn/haar vakgebied. De voorafgaande instemming van de leidinggevende is structureel vereist, of de medewerker nu de verstrekker of ontvanger is van de uitnodiging. De medewerker moet niet worden betaald door de uitnodigende partij. Indien de uitgenodigde partij om een financiële vergoeding vraagt voor zijn of haar presentatie, moet dit worden goedgekeurd: - door de leidinggevende en Compliance, - door de afdelingen Juridische Zaken en/of Belastingen, voor zaken betreffende sociale wetgeving. Dit type uitnodiging is acceptabel op voorwaarde dat: - het presentatieprogramma voor het grootste deel professioneel blijft (60/70%); - de verhouding tussen de kosten van de uitnodiging en de potentiële waarde van de verkooprelatie consistent blijft. Deze potentiële waarde is niet per se monetair van aard; het kan ook worden gewaardeerd in termen van gevoeligheid voor een belangrijk gebied of beeldvorming. Indien aan een of meer van deze drie criteria niet wordt voldaan, moet Compliance worden geraadpleegd om de uitnodiging goed te keuren (in welk geval het de uitgaven zal bepalen die door de uitgenodigde partij moeten worden betaald) of te weigeren. Uitnodiging gericht op het onderhouden van zakenrelaties Dit is een uitnodiging gericht op het onderhouden van een zakelijke relatie met een contactpersoon in een minder formele setting, doorgaans een zakenlunch. Een ontvangen uitnodiging moet, voor zover mogelijk en wenselijk, worden gevolgd door een tegenuitnodiging. Een dergelijke uitnodiging is acceptabel op voorwaarde dat: - deze niet te vaak wordt herhaald. Er kan worden overwogen dat, in het geval van meer dan eens per kwartaal, dat wil zeggen vier ontvangen of gegeven uitnodigingen per jaar voor dezelfde zakenrelatie, zonder wederkerigheid (wederkerigheid is gewenst vanaf de allereerste uitnodiging), de instemming van de leidinggevende vereist is - deze binnen een prijsklasse blijft die niet de redelijke waarde overschrijdt die is vastgesteld voor geschenken - deze strikt professioneel blijft en geen betrekking heeft op andere familieleden. Indien aan een of meer van deze drie criteria niet wordt voldaan, moet Compliance worden geraadpleegd om de uitnodiging goed te keuren of te weigeren. Vrije tijd en uitnodigingen en andere uitnodigingen die niet in een van de eerdergenoemde categorieën vallen Dit zijn uitnodigingen die in wezen niet-professioneel zijn (voor 60/70% vrije tijd, zoals sport- of culturele evenementen). 11 Arval gedragscode Een uitnodiging van deze aard moet als een ‘geschenk’ worden beschouwd. Hierop zijn daarom de vastgestelde drempel van de ‘redelijke limiet’ en de in deze procedure gedefinieerde regels van toepassing. In alle gevallen valt een uitnodiging die zich uitstrekt tot een familielid in de categorie ‘vrijetijdsuitnodigingen’. Zodra de waarde van de uitnodiging het vastgestelde redelijke bedrag overschrijdt, moeten de leidinggevende en Compliance worden geraadpleegd om de uitgaven vast te stellen die die door de uitgenodigde partij moeten worden betaald, dan wel om de uitnodiging te weigeren. Een uitzondering op deze regel wordt gemaakt voor een uitnodiging waarbij het doel van de onderneming is om haar imago uit te dragen of haar merk te versterken via een sport- of cultureel evenement op een nationale of internationale schaal. Per definitie houdt dit een groot aantal gasten in. Dit type uitnodiging valt niet binnen de reikwijdte van dit beleid zolang als: - een bepaalde gast niet onevenredig profiteert bij deze gelegenheid in vergelijking met de andere uitgenodigde klanten of leveranciers. Hierbij geldt bijvoorbeeld, dat het betalen van de reis- of verblijfskosten voor een gast een specifiek voordeel inhoudt, dat moet worden goedgekeurd door Compliance. - de waarde past bij de commerciële relatie. Als voorbeeld kunnen we verwijzen naar Roland Garros voor BNP Paribas, Trophée Lancôme voor l’Oréal, een Formula 1 Grand Prix voor deelnemende fabrikanten, enz. 12 Arval gedragscode Beschermheerschap en sponsoring De bedrijven in de Groep nemen hun maatschappelijke verantwoordelijkheid, in het bijzonder door hun activiteiten als beschermheer en sponsor. Beschermheerschap is meestal in de vorm van financiële steun aan Kunst, Literatuur of Wetenschap, of aan humanitaire acties, om hun ontwikkeling te stimuleren. Sponsoring is te vergelijken met een marketingactie die gericht is op het versterken van het imago van een onderneming of verhoging van het profiel onder het algemene publiek of onder bepaalde categorieën mensen. Dezelfde voorzorgsmaatregelen zijn nodig voor zowel beschermheerschap als sponsoring. Het is met name noodzakelijk om de kwaliteit, goede reputatie en het doel van de activiteiten van de ontvangers te controleren, alsook hun naleving van juridische voorwaarden waardoor ze donaties van het bedrijfsleven kunnen accepteren. Voordat een activiteit als deze wordt ondernomen, moeten medewerkers goed nagaan hoe zo’n activiteit zal worden gezien door de pers, partners of verschillende opinieleiders of (potentiële) klanten. Er kunnen gebieden zijn die niet verenigbaar zijn met de activiteiten van het bedrijf of de Groep. Als voorzorgregels die gelden voor dit soort activiteiten kunnen onder meer de volgende worden genoemd: - men moet de statuten en de meest recent jaarrapporten (beleids- en financiële rapporten) van de begunstigde organisatie kunnen inzien en kunnen verifiëren dat de organisatie wordt geleid op een wijze die in overeenstemming is met de op haar betrekking hebbende wetten en regelingen - men moet het management van de begunstigde organisatie, de namen van de beheerders en directeuren en, indien mogelijk, hun activiteiten, rollen en invloeden kunnen vaststellen - men moet de namen en activiteiten van ander sponsoren kunnen achterhalen en controleren of hieronder ander bedrijven van de Groep zitten - men mag geen functie als bestuurslid of bedrijfsdirecteur in de begunstigde organisatie aannemen. Indien zich dit voordoet, moet belangenverstrengeling worden vermeden en alle mogelijke consequenties van een dergelijke regeling moeten worden overwogen - er moet een contract worden opgesteld waarin alle eventuele tegenprestaties, zoals vrije toegangskaarten, het ten toon spreiden van advertentielogo’s en aanplakborden, sportuitrustingen, banners enz., worden vastgelegd. Het imago van de gehele Groep kan worden aangetast door het sponsoren van een slecht geleide organisatie. Bijzonder voorzichtig dient men te zijn met professionele sportclubs, waarvoor de financiële vergoeding volledig buiten proportie zijn met die van amateursport. Het is niet het beleid van de Groep om dit type sportsponsoring te ontwikkelen. Bovendien is het verboden voor bedrijven binnen de Groep om een medewerker voor een spookfunctie te belonen (functionarissen van politieke partijen, consultants die niet op de loonlijst staan, topsporter, enz.). 13 Arval gedragscode Bestrijding van omkoperij en witwasserij Bestrijding van omkoperij In landen overal ter wereld is het omkopen van personen die een politieke, wetgevende, bestuurlijke of justitiële functie bekleden, of ze nu benoemd of gekozen zijn, illegaal. In die landen die het OESOverdrag inzake de “bestrijding van omkoping van buitenlandse ambtenaren bij internationale zakelijke transacties” 2 hebben geratificeerd, hebben de rechtbanken het recht om ieder individu of rechtspersoon die een buitenlandse ambtenaar omkoopt of daartoe medeplichtig is, te vervolgen. De sancties voor omkoping zijn meestal hetzelfde, of het nu gaat om ambtenaren in eigen land of in het buitenland. Arval wijst alle vormen van omkoping af en dit geldt voor iedereen. Het beleid van Arval is niet alleen van toepassing op buitenlandse ambtenaren maar op iedereen die op grond van hun status, functie of contacten aan omkoping bloot kunnen staan. Bestrijding van witwasserij Witwassen is het gebruik van alle middelen om de oorsprong van directe of indirecte vermogensbestanddelen of inkomsten van de pleger van een misdaad of wangedrag te verdoezelen via frauduleuze praktijken. Het verschaffen van een faciliteit voor belegging, verhulling of conversie van dergelijke gelden vormt ook een daad van witwasserij. Het is de plicht van alle betrokken medewerkers om een rigoureuze selectie uit te voeren van nieuwe klantrelaties op basis van gedetailleerde identificatie van klanten en kennis van hun activiteiten, omgeving en motieven. Deze identificatie moet in alle gevallen ondersteund worden met officiële en juridische documentatie die is aangepast aan de specifieke gegevens van de natuurlijke persoon of rechtspersoon. Het is ten strengste verboden contante betalingen van klanten of andere derden te accepteren. Zo zijn ook betalingen gedaan door een natuurlijk persoon of rechtspersoon die niets te maken heeft met een transactie of activiteit, absoluut verboden. 2 Alle OESO-landen, alsmede verscheidene ander landen, hebben het OESO-verdrag van 17 december 1997 geratificeerd. Het verdrag omschrijft omkoping als volgt: "Elke partij neemt die maatregelen die nodig zijn om vast te stellen dat het naar nationaal recht een strafbaar feit is, voor de ambtenaar of een derde, om een buitenlandse ambtenaar opzettelijk een onverschuldigd geldelijk of ander voordeel aan te bieden, te beloven of geven, hetzij rechtstreeks of via tussenpersonen, met het oogmerk die ambtenaar te bewegen een handeling uit te voeren of zich te onthouden van een handeling in verband met de uitvoering van officiële taken, om zakelijke kansen te krijgen of te behouden, of ander onbehoorlijk voordeel bij het internationale zakendoen”. 14 Arval gedragscode Privacy en gegevensbescherming Arval garandeert zowel voor haar medewerkers als derden waarmee de Groep een relatie heeft het individuele recht op zeggenschap over het verzamelen, verwerken, verspreiden en opslaan van persoonsgegevens. Persoonsgegevens betekent elke informatie met betrekking tot een natuurlijk persoon die direct of indirect wordt geïdentificeerd of zou kunnen worden geïdentificeerd door verwijzing naar een identificatienummer of een of meer gegevens die in het bijzonder voor hem of haar gelden. Teneinde te bepalen of een persoon identificeerbaar is of niet, is het nodig om alle middelen in overweging te nemen waarmee hij of zij geïdentificeerd kan worden en die in het bezit zijn van of toegankelijk zijn voor de persoon die verantwoordelijk is voor de verwerking van gegevens of voor enig ander persoon. Een persoon wordt bijvoorbeeld geïdentificeerd wanneer zijn of haar achternaam (of voornaam, adres, emailadres, foto) in een bestand verschijnt. Een persoon is identificeerbaar wanneer een bestand informatie bevat waarmee hij of zij indirect kan worden geïdentificeerd (telefoonnummer of registratienummer, kaartnummer, IP-adres, enz.). De verschillende entiteiten van de Arval Groep verbinden zich ertoe persoonsgegevens op een getrouwe, proportionele en legitieme wijze te verzamelen en te verwerken. Zij zullen zich onthouden van het verzamelen en, nog belangrijker, van het verwerken van gegevens die geclassificeerd zijn als ‘gevoelig’, zoals informatie die direct of indirect de raciale of etnische herkomst, of de politieke, filosofische of religieuze overtuigingen van een persoon weergeeft, of diens lidmaatschap van een vakbond, of informatie over hun gezondheid of seksuele geaardheid. Hoewel de verschillende landen in de Europese Unie dezelfde beginselen aanhouden, is dit, sinds zij de Europese Richtlijn 95/46/EG van 24 oktober 1995 hebben omgezet in nationale wetgeving, niet automatisch waar voor andere landen. Vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens moeten daarom op een individuele basis worden behandeld, in overeenstemming met de van kracht zijnde regelgeving. 15 Arval gedragscode Correct gebruik van sociale media "Reputatie is één van onze meest waardevolle zaken, zowel in termen van onze klanten, onze zakenpartners als de gemeenschap: het op een hoog niveau houden ervan is een essentiële voorwaarde voor het succes en duurzaamheid van de BNP Paribas Group.” 3 De media omschrijft het als een communicatiemiddel, zowel natuurlijk als technisch, om een boodschap door te kunnen geven. Naast de traditionele media (kranten, televisie, boeken, bladen, radio, enz.) en dankzij technologische ontwikkelingen, zijn er nu vormen van media verschenen die wij kennen als sociale media. Deze zijn gebaseerd op vier belangrijke elementen: - een technologische infrastructuur voor de distributie van informatie in de vorm van een netwerk (Web 2.0) - een systeem waarin degenen die informatie ontvangen ook degenen zijn die het verspreiden, gebruiken of produceren - een publiek dat bestaat uit bepaalde gemeenschappen, en - continu veranderende informatie. Sociale netwerken gebruiken de "intelligentie" van deze moderne media. Gemeenschappen of groepen van individuele personen worden als zodanig gevormd die samenwerken aan het creëren en uitwisselen van informatie volgens zeer gevarieerde criteria. Algemene gedragsregels op een sociaal netwerk Deze uitgangspunten zijn van toepassing op alle medewerkers van de Arval Group. Handel eerlijk, oprecht en transparant Medewerkers moeten eerlijk, loyaal en beleefd zijn: dat is het enige levensvatbare gedrag in de echte en in de virtuele wereld! Leden van een interne gemeenschap dienen zich ervan bewust te zijn dat het gebruik van een alias niet is toegestaan. Respecteer anderen Respecteer de mening van anderen: iedereen heeft recht een mening op een bepaald onderwerp te uiten. Een belangrijk punt: jouw opmerkingen mogen geen enkele vorm van discriminatie of pesten, in het bijzonder met betrekking tot ras, huidskleur, geloofsovertuiging, religie, afkomst, nationaliteit, leeftijd, sekse, seksuele geaardheid, burgerlijk staat, handicap of politieke mening bevatten. Neem de wet, de regelgeving, de professionele normen en de instructies van de Group in acht Voordat een sociaal netwerk gevormd wordt waar een merk van de Group direct bij betrokken is dient dit altijd eerst gemeld te worden aan MCQ E-Communication. Natuurlijk, iedereen mag zichtzelf uiten, maar altijd vanuit een persoonlijk standpunt (bovendien is het raadzaam dit in het profiel van de gebruiker of van het medium aan te geven) en onder geen beding uit naam van Arval of de BNP Paribas Group. De Group heeft mensen in dienst die speciaal zijn aangewezen voor contact met de media en hebben toestemming om zichzelf namens de Group te uiten. 3 B. Prot, in zijn introductiebrief voor de BNP Paribas gedragscode 16 Arval gedragscode Hetzelfde geldt voor klachten van klanten: zelfs met de beste bedoelingen, raak er niet bij betrokken. Ook hier geldt, de Group heeft hier gespecialiseerde afdelingen voor. Toegang tot externe sociale netwerken via de eigen computer is niet toegestaan, behalve voor medewerkers die hun eigen netwerken beheren en voor bepaalde netwerken zoals LinkedIn, Viadeo en Yammer. De smartphones bieden echter altijd toegang, ook tijdens werktijd. Niemand mag vergeten dat hij of zij gebonden is aan de werkgever door middel van een arbeidscontract waar hij of zij zich aan te houden heeft. Gedraag je professioneel en verantwoordelijk Iemand moet zich slechts mengen in "conversaties" als hij of zij iets verstandigs te zeggen heeft. Het is aanbevelenswaardig goed na te denken alvorens een persoonlijk commentaar of het commentaar van andere leden te publiceren: een bericht dat op het web is gepubliceerd is nagenoeg "onuitwisbaar" en het kan zeer snel overal gedeeld worden. Daarom dienen alle impulsieve reacties te worden voorkomen. Nieuw acroniem KYN ("Know Your Network"): je moet uiterst voorzichtig zijn met het verstrekken van informatie met betrekking tot je privéleven dat je publiekelijk bekend wenst te maken (het mobiele telefoonnummer, privéadres of e-mailadres zijn zelden nodig voor een "actief" netwerkleven). De criteria met betrekking tot de vertrouwelijkheid van het profiel moeten met grote zorgvuldigheid worden samengesteld, verschillende wachtwoorden dienen gekozen te worden voor de accounts en dienen regelmatig veranderd te worden. Tot slot, "vrienden" die je niet kent moet je niet accepteren: zij zouden wel eens niet zo vriendelijk blijken te zijn! Door de aard van het bedrijf dwingen de activiteiten van BNP Paribas, dus jouw werkgever, respect af voor belangrijke regels voor wat betreft vertrouwelijkheid; dit mag nooit worden vergeten en nooit, maar dan ook nooit mag er over jouw klanten of hun transacties gesproken worden op sociale netwerken, zelfs als deze klanten "vrienden" zijn of om iemand een plezier te doen. Als een medewerker bepaalde aspecten van zijn of haar professionele leven binnen de Group wil delen met anderen moet hij of zij uiterst voorzichtig zijn. Het is niet verboden om te vertellen op welke afdeling of bij welk bedrijfsonderdeel hij of zij werkt, maar informatie, van welke aard dan ook, over de interne werkwijzen van het bedrijfsonderdeel is strikt vertrouwelijk en mag nooit openbaar gemaakt worden. In dezelfde geest mag een medewerker nooit over collega's of over zijn meerderen praten. In geval van klachten, over wie van hen dan ook, is de beste manier hier in een persoonlijk gesprek op kantoor over te praten in plaats van via een sociaal netwerk. Bescherm de belangen en reputatie van BNP Paribas Als een medewerker deelneemt aan "discussies" dient hij of zij altijd te bedenken dat hij of zij door middel van een arbeidscontract aan de Group gebonden is. Daarom mag de werkgever een smetteloos loyaal gedrag van de medewerker verwachten en zal zij geen verklaringen tolereren die schade kunnen aanrichten aan haar goede reputatie en die niet acceptabel zouden zijn via andere openbare kanalen. Rapporteer alle opgemerkte onregelmatigheden Een medewerker dient niet persoonlijk te reageren op beweringen die schade aan kunnen richten aan de reputatie van Arval of de BNP Paribas Group. De Group heeft controlesystemen en professionele bemiddelaars in dienst die verantwoordelijk zijn voor deze onderwerpen. Het wordt echter sterk aangeraden om de communicatiemanager hiervan op de hoogte te stellen. 17 Arval gedragscode Gedrag bij het beheren van informatie Het onzorgvuldig bekendmaken of gebruiken van vertrouwelijke informatie die waarschijnlijk van invloed is op de koers van een beursgenoteerd aandeel 4 kan voor de betrokkenen leiden tot disciplinaire procedures, inlichtingen of procedures gestart door de beursautoriteiten die verantwoordelijk zijn voor de handel in het betreffende aandeel, of tot juridische procedures. Dit document heeft niet de bedoeling alle mogelijke omstandigheden op te sommen. Ieder voor zich moet daarom afgaan op zijn/haar gezonde verstand en oordeel om te beslissen welke mate van vertrouwelijkheid moet worden gegeven aan bepaalde informatie en of de bekendmaking daarvan negatieve consequenties kan hebben voor hem- of haarzelf, de Groep of voor andere natuurlijke of rechtspersonen. Bij twijfel over de aard van bepaalde informatie moeten medewerkers hun leidinggevende, de juridische afdeling of het Hoofd Compliance of zelfs het hoofdkantoor om advies vragen. Geheimhouding en informatiebeheer Van elke medewerker wordt verwacht dat hij/zij in de uitvoering van zijn normale taken een grote hoeveelheid informatie beheert of vasthoudt. Het kan gaan om informatie over klanten, personeel, de onderneming of, meer in het algemeen, de economische, commerciële of juridische situatie van de onderneming: verkopen of financiële partners, leveranciers, management, andere bedrijven in de Groep enz. Sommige van deze informatie is vertrouwelijk van aard. Meestal gaat dit om personen of gewoon om branche- of verkoopbelangen: verkoopprojecten, middellangetermijnplannen, financiële rapportages, prijsstudies, management- en organisatiesystemen waarmee qua mededinging voordelen kunnen worden behaald, prestatiemetingen enz. dergelijke informatie kan worden gebruikt door concurrenten of beurshandelaren. Onbevoegde openbaarmaking van informatie kan Arval ernstig schaden. Medewerkers zullen daarom dergelijke informatie, die door de onderneming is uitgegeven of daarop betrekking heeft, met de grootste discretie behandelen, zowel binnen als buiten de onderneming. Van alle informatie die zich niet in het publieke domein bevindt (d.w.z. niet onderwerp is geweest van een persbericht, publicatie of officiële presentatie door de onderneming) moet worden aangenomen dat deze vertrouwelijk van aard is. Beheer van bestanden Iedere medewerker en iedere afdeling zorgt ervoor dat: - alleen informatie die van nut is voor de afdeling wordt behouden - professionele informatie wordt beschermd, met name informatie die vertrouwelijk is; dit is van overeenkomstige toepassing op de verspreiding en opslag van documenten - procedures voor de classificatie van informatie naargelang het belang en de gevoeligheid daarvan worden gevolgd - indien noodzakelijk, regelgeving inzake het beheer van persoonsgegevens wordt nageleefd. Het behandelen van een dossier of het uitvoeren van een taak kan ertoe leiden dat de persoon die hierover de leiding heeft, een beroep doet op de vaardigheden van andere medewerkers binnen de Groep of communiceert met vertegenwoordigers van externe organisaties. De medewerker moet ervoor zorgen dat alleen mensen van wie de tussenkomst of deelname strikt genomen noodzakelijk is, toegang hebben tot de vertrouwelijke informatie in het dossier. Alle vertrouwelijke informatie die 4 BNP PARIBAS, de moedermaatschappij van Arval, is een beursgenoteerde onderneming. 18 Arval gedragscode wordt doorgegeven moet beperkt zijn tot die gegevens die de persoon of personen (binnen of buiten de onderneming) nodig heeft/hebben voor de effectieve uitvoering van hun taak. Contactpersonen moeten structureel op de hoogte worden gesteld van de vertrouwelijke aard of de mate van geheimhouding van de naar hen gecommuniceerde informatie. Men moet ze vragen zich te houden aan de in dit document vastgelegde regels tot voorzichtigheid. Communicatie Officiële communicatie Elk bedrijf beschikt over officiële woordvoerders: het Hoofd van de entiteit of personen die hij/zij heeft benoemd om namens hem/haar te spreken. Een medewerker moet niet in het openbaar spreken, schrijven of een interview geven over onderwerpen die verwijzen naar een entiteit van de Groep (of waaruit een entiteit van de Groep kan worden geïdentificeerd) zonder de autorisatie van een persoon met de juiste bevoegdheid. Hij/zij moet ervoor zorgen dat er geen informatie in het publieke domein komt, dat niet, of nog niet, mag worden onthuld, en alert zijn op de mogelijke vertrouwelijkheid van zaken die worden aangesneden. In een crisissituatie, bijvoorbeeld wanneer de reputatie van een bedrijf binnen de Groep, of misschien een of meer derden, in twijfel wordt getrokken, vanwege uitzonderlijke omstandigheden, een ongeluk, betrokkenheid van een medewerker enz., moeten alle medewerkers zich houden aan de volgende absolute regels: - Verwijs naar de persoon die is aangewezen als de exclusieve mediacontactpersoon voor alle zaken die de betreffende crisis betreffen, aangezien dit de enige persoon is die de bevoegdheid heeft hierover te spreken naar de buitenwereld toe. - Onthoud je van alle commentaar. - Verwijs alle journalisten naar de hiervoor genoemde persoon. - Wanneer het onmogelijk is geen antwoord te geven, geef dan geen interpretatie of mening, maar geef alleen de feiten door die verifieerbaar zijn en waarvan je een rechtstreekse getuige bent geweest. Een valse verklaring afleggen kan leiden tot wettelijke boetes. Als algemene regel geldt dat het juiste en verstandige antwoord op een verzoek op informatie door een derde het volgende is: “De persoon die bevoegd is uw vragen te beantwoorden is …… U kunt met hem/haar contact opnemen op …”. Overige communicatie Buiten hun professionele capaciteit kunnen medewerkers alleen informatie over hun bedrijf of de Groep geven als deze informatie al in het publieke domein is, met andere woorden, het is al onderwerp geweest van een mededeling van de onderneming. Met moet bijzonder waakzaam zijn bij conversaties tussen collega’s in publieke gelegenheden, restaurants, vliegtuigen, treinen, wachtrijen enz. - Onthoud je van het openbaar maken van vertrouwelijke informatie die betrekking heeft op een voormalige medewerker. Geef alle vertrouwelijke informatie (inclusief alle kopieën) terug wanneer de medewerker Arval verlaat. Schrijf of spreek niet over onderwerpen buiten je vakgebied. Zorg ervoor dat er geen verwarring is over wat je persoonlijke meningen of belangen zijn en die van het bedrijf (medewerkers moeten bijvoorbeeld geen briefpapier van Arval gebruiken voor persoonlijke brieven of om persoonlijke standpunten uit te drukken). 19 Arval gedragscode Klokkenluiden Arval heeft hoge verwachtingen voor wat betreft de naleving van haar activiteiten en dit is een van de waarborgen van haar reputatie. Deze verwachting van naleving betreft alle personeelsleden: zij moeten er continu voor zorgen dat hun handelingen op de juiste wijze voldoen aan deze verwachting van naleving. Daartegenover moet de Groep hen de middelen geven om aan deze verwachting te kunnen voldoen, door hen een manier te geven waarmee ze advies kunnen vragen of hun vragen kunnen doorgeven. Een specifieke klokkenluidersprocedure is beschikbaar, op de Insite pagina van human resources / personeelszaken. Op deze wijze stelt het ethische klokkenluidersmechanisme alle medewerkers in staat om hun zorgen te delen over misstanden binnen Arval op het gebied van financiën, boekhouden en bankieren, de strijd tegen corruptie en omkoping en mededingingverstorende activiteiten waarmee ze in het kader van naleving mee in aanraking kunnen komen. Het mechanisme is gebaseerd op de vijf fundamentele principes van Compliance die zonder uitzondering bij alle transacties moeten worden opgevolgd: 1. geen schade toebrengen aan de reputatie van de Groep 2. geen schade toebrengen aan de Groep zelf 3. voldoen aan wettelijke, regelgevende, professionele en ethische verplichtingen en procedures 4. de integriteit van de markten respecteren 5. het primaat van klantbelangen respecteren. Alle medewerkers moeten zich bij elke procedure die ze uitvoeren of waarvan ze zich bewust zijn, rekenschap geven van deze principes. Bij twijfel moeten ze contact opnemen met hun lijnmanagement. Als de medewerker weet heeft van frauduleus gedrag of een misstand in strijd met deze vijf fundamentele principes van Compliance, op de hiervoor genoemde beperkte gebieden, kan hij/zij ook handelen binnen het kader van de ethische klokkenluidersprocedure en contact opnemen met het Hoofd Compliance in de entiteit waarvoor hij/zij werkt of die van het niveau daarboven. Onder geen omstandigheden mag een medewerker zelfstandig onderzoek doen. De interventie van de Compliance functie wordt beheerst door een specifieke procedure die onder meer toeziet op het volgende: - Een verklaring van de medewerker dat zijn of haar initiatief binnen de context van ethisch klokkenluiden valt. De medewerker moet zichzelf identificeren en zijn/haar identiteit zal worden beschouwd als vertrouwelijke informatie. - Het vertrouwelijk houden van het werknemers initiatief door de Compliance functie (entiteit of Groep) en de optie voor de medewerker om een kopie van het rapport te verkrijgen dat door Compliance is opgesteld naar aanleiding van zijn of haar initiatief. - Bij betrokkenheid van het Hoofd Compliance het onmiddellijk opstellen van een rapport door het Hoofd Compliance, dat door deze persoon onmiddellijk wordt doorgestuurd naar het hoofd klokkenluiden voor de Compliance functie van de Groep, zodat waar nodig verdere actie kan worden ondernomen indien er niet direct een antwoord is gegeven. Op dit niveau moet het verwijzen in het algemeen in de vorm van een gesprek plaats vinden, waarbij geheimhouding wordt betracht. - Informatie van alle personen over wie een klokkenluidersmelding is gedaan en kennisgeving aan hen zodra gegevens over hen worden vastgelegd om hen de mogelijkheid te geven zich tegen een dergelijke verwerking van gegevens onmiddellijk te verzetten. De informatie die wordt geopenbaard aan de betrokken personen heeft betrekking op de gemelde feiten, de entiteit verantwoordelijk voor het onderzoek (Arval), de ontvangers van de gemelde feiten en de modaliteiten van het uitoefenen van de rechten tot toegang en rectificatie van gegevens indien gegevens onjuist, misleidend of gedateerd zijn. Informatie van de persoon over wie een klokkenluidersmelding is gedaan, kan worden aangehouden voor een periode die strikt noodzakelijk is om de informatie veilig te stellen en te voorkomen dat bewijs wordt vernietigd. 20 Arval gedragscode - - De implementatie door de Compliance functie van specifieke middelen (telefoonlijn met opgenomen berichten, specifiek postadres en elektronisch mailadres). Het structureel en onmiddellijk opstellen van een rapport door de manager klokkenluiden, dat aan specifieke redactionele normen voldoet en dat strikt vertrouwelijk zal zijn en waarvan een kopie mag worden gegeven aan de persoon die het initiatief nam. Het doen van onderzoek door de Compliance functie met alle nodige discretie, indien van toepassing met de ondersteuning van Interne Controle. Zo snel mogelijk feedback geven aan de persoon die het doorverwees, zodat hij of zij een antwoord krijgt op de gestelde vragen en op de hoogte wordt gebracht van de eventueel genomen maatregelen. Alleen de volgende gegevens zullen door Arval worden verwerkt via de ethische klokkenluidersprocedure: - de identiteit, functies en contactgegevens van de medewerker die de melding doet - de identiteit, functies en contactgegevens van de persoon die wordt aangegeven - de identiteit, functies en contactgegevens van de Arval medewerkers die betrokken zijn bij het verzamelen en onderzoeken van de onthulde informatie - een beschrijving van de gemelde feiten - een rapport over de elementen die verzameld zijn om de gemelde feiten te verifiëren - een samenvatting van de gedane verificatie, en - een vervolgactie op de gemelde misstand. Dergelijke gegevens worden alleen verzameld voor zover strikt noodzakelijk voor het onderzoek van de beweerde misstand. Om elk misverstand te voorkomen, in alle situaties waarin gegevens worden verzameld zullen deze vertrouwelijk blijven en niet bekend worden gemaakt aan de Compliance functie van de Groep en meer in het algemeen binnen de Groep, tenzij dit noodzakelijk blijkt te zijn voor het onderzoek en de verificatie van de gestelde feiten en resulteert uit de organisatie van de Groep. Indien een dergelijke openbaarmaking moet gebeuren voor de leidinggevende, de leden van de Interne Controle of het hoofd klokkenluiden van de Compliance functie van de Groep, openbaart Arval alleen gegevens die men moet weten en mits aan de betrokken personen is medegedeeld dat de gegevens strikt vertrouwelijk zijn. Indien er geen vervolgactie plaats vindt op de klokkenluidersmelding nadat de beweerde feiten zijn geverifieerd, zullen de verzamelde gegevens binnen twee maanden worden vernietigd. In het geval dat er disciplinaire maatregelen worden genomen of dat er juridische procedures volgen, zullen de gegevens worden bewaard tot het einde van de betreffende maatregel of procedure. De klokkenluidersdaad is een recht, niet een plicht van een medewerker. Bijgevolg zullen eventuele stappen die te goeder trouw zijn genomen door een medewerker in dit kader niet worden beschouwd als onbehoorlijk gedrag. In het bijzonder betekent dat dat een medewerker niet zal worden gedisciplineerd of direct of indirect op welke wijze ook worden gediscrimineerd louter vanwege het feit dat hij of zij een actie is begonnen binnen het kader van de ethische klokkenluidersprocedure zoals hiervoor gedefinieerd, zelfs als zijn/haar actie niet bevestigd wordt door het daaropvolgende onderzoek. Er kunnen echter wel juridische en/of disciplinaire maatregelen worden genomen tegen de meldende medewerker wanneer er sprake is van misbruik of onbehoorlijk gebruik van deze ethische klokkenluidersprocedure. De Compliance functie ziet erop toe dat deze maatregelen worden uitgevoerd. Iedere persoon over wie een klokkenluidersmelding is gedaan en iedere medewerker die gebruik maakt van deze ethische klokkenluidersprocedure heeft het recht om zijn/haar persoonsgegevens in te zien en te verzoeken om correctie of verwijdering van onjuiste, onvolledige, dubbelzinnige of gedateerde gegevens over hem/haar. Medewerkers kunnen dit recht uitoefenen door contact op te nemen met de Compliance functie. 21 Arval gedragscode Gebruik van Arvals activa De activa van Arval bestaan uit gebouwen en de inventaris daarvan en immateriële eigendommen. Ideeën, knowhow, klantbestanden, bedrijfspraktijken alsmede alle gegevens of informatie waar medewerkers toegang tot hebben bij het uitvoeren van hun werk, vormen onderdeel van Arvals eigendom. Elke medewerkers spant zich ervoor in om de integriteit van de activa van de Arval Groep te verzekeren. Geen enkel activum van de Groep mag worden gebruikt voor onrechtmatige doeleinden of voor doeleinden die geen verband hebben met de activiteiten van de Groep. Geen medewerker mag een activum van de Groep toe-eigenen voor persoonlijk gebruik of het ter beschikking stellen aan een ander persoon, ten behoeve van een partij anders dan Arval. Medewerkers dienen zich te onthouden van elk persoonlijk gebruik van de middelen van hun bedrijf. Persoonlijk gebruik van communicatiemiddelen zoals email, telefoon of het internet is toegestaan op voorwaarde dat dit beperkt blijft, dat het gerechtvaardigd wordt door de noodzaak voor een balans tussen privé en werk, en dat het geen onredelijke kosten met zich meebrengt of de bedrijfsactiviteiten verstoort. Het is streng verboden communicatiemiddelen en –netwerken te gebruiken voor onrechtmatige doeleinden, in het bijzonder voor het communiceren van boodschappen van een raciale, politieke, seksuele of schadelijke aard. Medewerkers maken geen onrechtmatige kopieën van de door de Arval Groep gebruikte software en gebruiken deze software niet voor niet-toegestane doeleinden. 22 Arval gedragscode Ondertekening van het Global Compact van de Verenigde Naties De ondertekening van het United Nations Global Compact in februari 2004 markeerde een belangrijke toezegging van Arval om zich te houden aan de basisbeginselen van duurzame ontwikkeling en stelde Arval in staat om haar belofte te doen op een officiële en publieke manier. Het Global Compact is een raamwerk van goede bedrijfs- en milieupraktijken op internationaal niveau en werd geïnitieerd door Kofi Annan, de Secretaris-Generaal van de VN, met het doel de betrokkenheid van bedrijven bij een initiatief duurzame ontwikkeling te stimuleren. Het is gebaseerd op tien principes op het gebied van mensenrechten, arbeidsnormen, respect voor het milieu en de strijd tegen corruptie. Mensenrechten 1. 2. Aan bedrijven wordt gevraagd om binnen hun invloedssfeer de bescherming van internationaal uitgevaardigde mensenrechten te bevorderen en te eerbiedigen. Zij moeten ervoor zorgen dat hun eigen bedrijven niet medeplichtig zijn aan schendingen van mensenrechten. Arbeidsnormen 3. 4. 5. 6. Aan bedrijven wordt gevraagd om de vrijheid van vereniging en de effectieve erkenning van het recht om collectief te onderhandelen te handhaven. De uitbanning van alle vormen van gedwongen of verplichte arbeid De effectieve afschaffing van kinderarbeid De uitbanning van discriminatie op het gebied van arbeid en beroep Milieu 7. 8. 9. Aan bedrijven wordt gevraagd een op voorzorg gerichte benadering toe te passen bij milieuvraagstukken Ze zouden initiatieven moeten ondernemen ter bevordering van een grotere milieuverantwoordelijkheid Zij zouden de ontwikkeling en verspreiding van milieuvriendelijke technologieën moeten aanmoedigen De strijd tegen corruptie 10. Aan bedrijven wordt gevraagd alle vormen van corruptie, inclusief afpersing en omkoping, tegen te gaan. 23 Arval gedragscode Een paar vragen die je jezelf moet stellen voordat je een besluit neemt - Is het legaal (zal dit besluit de wet of Arvals interne regelgeving schenden)? - Zou mijn besluit negatieve consequenties kunnen hebben voor mijzelf of Arval? - Is dit besluit eerlijk, op de korte en lange termijn, voor alle betrokken partijen? - Zou het me dwars zitten als andere mensen wisten van mijn besluit? - Zou ik ’s nachts goed kunnen slapen als ik zo’n besluit neem? 24
