A5230 Selectie software

A5230
SELECTIE SOFTWARE
(door prof. drs P.L.A.M. van Kessel RE RA, A.C.W. Schoonderwoerd RA en drs M.M.J.M.
Welters RA)*
1
Inleiding
Organisaties kiezen om verschillende redenen voor een nieuw informatiesysteem. De
belangrijkste redenen zijn:
het huidige informatiesysteem is zodanig verouderd dat de bedrijfsprocessen niet meer in
voldoende mate worden ondersteund;
het huidige informatiesysteem kan een aantal moderne eisen en wensen (zoals
datawarehousing en ondersteuning van ecommerce) niet aan;
de leverancier laat weten dat zij binnen afzienbare tijd de ondersteuning (helpdesk, up-todate houden van de software) van het huidige informatiesysteem zal beëindigen;
de kosten van het onderhoud van het huidige informatiesysteem zijn te hoog geworden; er
zijn inmiddels nieuwe informatiesystemen op de markt met lagere kosten.
Organisaties kunnen kiezen tussen maatwerk en een standaardpakket. Het onderscheid tussen
maatwerk en standaardpakketten wordt steeds minder belangrijk. In het verleden werd vaak voor
maatwerk gekozen omdat dan veel meer rekening kon worden gehouden met specifieke eisen en
wensen. Tegenwoordig zijn standaardpakketten zodanig flexibel van opzet dat door het instellen
van parameters ook heel goed aan specifieke eisen en wensen van de ondernemer kan worden
voldaan. In het MKB wordt vaak voor een standaardpakket gekozen. In het vervolg van dit artikel
zullen we ons tot standaardpakketten beperken.
De selectie van een standaardpakket is geen sinecure. Het gekozen softwarepakket moet een
aantal jaren mee kunnen en het aantal factoren dat de pakketkeuze beïnvloedt is groot. Bij de
selectie is een groot aantal valkuilen te onderkennen, zoals:
•
onvoldoende diepgang bij het vaststellen van de eisen en wensen;
•
keuze op basis van emotie en niet op basis van feiten;
•
onvoldoende kennis van de markt;
•
onderschatting van de complexiteit;
•
gebruikers onvoldoende vrij gemaakt en begeleid;
•
onvoldoende diepgang bij de uitwerking van oplossingen.
In dit artikel zal op een praktische wijze een stappenplan worden uitgewerkt voor het selecteren
van een softwarepakket.
Voor de inrichting van de projectorganisatie, het bepalen van de eisen en wensen en de
implementatie van het pakket wordt verwezen naar de artikelen A5210, A5220 respectievelijk
*
Prof. drs P.L.A.M. van Kessel RE RA is partner bij Ernst & Young Accountants en voorzitter van Ernst & Young
EDP Audit; A.C.W. Schoonderwoerd RA en drs M.M.J.M. Welters RA zijn beide senior edp-auditors bij Ernst &
Young EDP Audit.
-1-
2
A5260 van dit handboek. De samenhang tussen de artikelen wordt in het volgende schema
gevisualiseerd:
Selecteren/contracteren
A5210
Project
organisatie
A5220
Eisen en wensen
A5230
Selectie software
A5240
Selectie hardware
A5250
Contracten
Inrichten
A5260
Impl. software
A5270
Impl. hardware
A5280
Organisatie
Figuur 1: Plaatsbepaling
Bij de selectie van software zijn de volgende stappen te onderkennen:
•
de longlistfase:
– request for information (paragraaf 3);
– bepaling shortlist (paragraaf 4);
•
de shortlistfase:
– offerte-aanvraag (paragraaf 5);
– workshop (paragraaf 6);
– referentiebezoek (paragraaf 7);
– definitieve offerte en pakketkeuze (paragraaf 8).
1.
1.
Request for
Request for
information
information
2.
2.
Bepaling
Bepaling
shortlist
longlist
3.
3.
Offerte Offerte aanvraag
aanvraag
4.
4.
Workshop
Workshop
Longlistfase
5.
5.
Referentie Referentie bezoek
bezoek
6.
6.
Definitieve
Definitieve
offerte &
offerte &
pakketkeuze
pakketkeuze
Shortlistfase
In paragraaf 2 van dit artikel wordt een korte karakteristiek gegeven van de markt voor
softwarepakketten in het midden- en kleinbedrijf. In de daaropvolgende paragrafen wordt
ingegaan op de in een selectietraject te zetten stappen.
-2-
3
2
Software voor het MKB
2.1 De markt van administratieve pakketten (theorie)
De laatste jaren is een steeds groter aanbod aan standaardpakketten ten behoeve van het middenen kleinbedrijf op de markt gekomen. De keuze aan standaardpakketten is groot; onderstaand
volgt een korte inleiding omtrent de verschillende soorten standaardpakketten die op de markt
zijn.
De softwarepakkettenmarkt voor het MKB is grofweg in drie soorten pakketten onder te verdelen:
1
Light en compact pakketten;
2
Standaard pakketten (stand-alone en multi-user);
3
ERP systemen
Onderstaand zal kort worden ingegaan op de mogelijkheden die bovenstaande pakketten kunnen
bieden.
Light en compact pakketten
De mogelijkheden en daarmee ook de kosten van de zogenaamde standaardpakketten zijn de
laatste jaren steeds verder uitgebreid. Vanuit met name het kleinbedrijf is daarom de behoefte
ontstaan van ‘uitgeklede versies’ van complexe standaardpakketten. Het betreffen in de meeste
gevallen financiële pakketten waarin de financiële, debiteuren- en crediteurenadministratie kan
worden gevoerd. Voor uitgebreidere mogelijkheden, zoals gebruik van kostenplaatsen, een vaste
activa-administratie, uitgebreidere rapportagemogelijkheden, e.d, moet worden overgestapt naar
een (uitgebreider) standaardpakket (zie hierna).
Standaardpakketten
Voor het MKB zijn onder andere de volgende soorten standaardpakketten beschikbaar:
•
financiële pakketten;
•
handelspakketten;
•
Custom Relationship Management (CRM) systemen;
•
Supply Chain Management (SCM) systemen;
•
loon- en salarissystemen;
•
Human Resource Management (HRM) systemen;
•
projectmanagement en -beheersingspakketten;
•
Advanced Planning & Scheduling (APS) systemen;
•
Document Management Systemen (DMS);
•
Workflow Management (WfM) systemen;
•
Management Informatie Systemen (MIS).
Afhankelijk van de gedefinieerde eisen en wensen met betrekking tot de aanschaf van het nieuwe
systeem kan uit één van bovenstaande soorten systemen worden gekozen. Soms zijn de eisen en
wensen zodanig omvangrijk dat meerdere soorten pakketten naast elkaar nodig zijn.
Al snel wordt dan aangelopen tegen de vraag of en in hoeverre deze pakketten ‘met elkaar kunnen
praten’. Elk pakket heeft immers een eigen database met eigen opslagstructuren. De
-3-
4
pakketten komen van verschillende leveranciers en zijn vaak niet op eenvoudige wijze ‘aan
elkaar te knopen’. Indien de inspanning om de verschillende pakketten tot een eenheid te
smeden te groot en te complex worden, dient de aanschaf van één geïntegreerd systeem (alle
functionaliteiten binnen één softwarepakket) te worden overwogen. Tegenwoordig spreken
we dan van een Enterprise Recourse Planning (ERP-)systeem.
ERP pakketten
Een ERP-systeem is een geïntegreerd systeem ten behoeve van de ondersteuning van de
bedrijfsprocessen in de organisatie. Dergelijke systemen bieden softwareoplossingen voor een
groot aantal bedrijfsfuncties. Transacties hoeven slechts één keer te worden vastgelegd en kunnen
vervolgens op meerdere plaatsen binnen de bedrijfsprocessen worden gebruikt. Een gevolg is dat
binnen de onderneming niet meer functioneel gericht maar procesgericht moet worden gedacht.
Onderstaand een aantal willekeurige voorbeelden waarin het integrale karakter van een ERPsysteem tot uitdrukking komt:
•
een wijziging in een geplaatste verkooporder wordt automatisch doorgewerkt in de
productieplanning, de produktieopdracht, de verkoopstatistiek, de facturering, de
voorraadpositie en de financiële administratie;
•
zowel de financiële administratie, de debiteurenbewaking, de marketingafdeling, de
serviceafdeling als de afdeling verkoop binnendienst maken gebruik van dezelfde
debiteurengegevens. Op het moment dat deze gegevens veranderen, is eenmalige wijziging
direct zichtbaar en bruikbaar voor alle gebruikers.
2.2 De markt van administratieve pakketten (praktijk)
In bijlage (1) is een overzicht opgenomen van de veel gebruikte administratieve pakketten in het
midden- en kleinbedrijf. Het overzicht omvat zowel light/compact pakketten, standaardpakketten
en ERP pakketten; in de vergelijking hebben we ons beperkt tot de belangrijkste financiële
functies. De driedeling (light/compact, standaard pakket en ERP pakket) is niet in het overzicht
tot uitdrukking gebracht omdat het onderscheid in de praktijk wat moeilijker is te maken dan
vanuit de theorie lijkt. Wel is het zo dat de prijs van de pakketten een indicatie geeft omtrent de
omvang van de geboden faciliteiten.
Het overzicht is gebaseerd op de door de verschillende leveranciers verstrekte informatie. Alle in
het de bijlage opgenomen gegevens zijn indicatief dat wil zeggen dat u zich aan de hand van
bijlage (1) een beeld kunt vormen van de markt. Indien u daarwerkelijk overweegt om uit de
behandelde pakketten te kiezen, is het verstandig om de in de volgende paragrafen beschreven
procedure te doorlopen. Daaronder valt het uitbrengen van een Request for Information (RFI,
paragraaf 3) waarmee u de leveranciers van de pakketten benaderd met het doel om de meest
actuele informatie op te vragen. De gegevens in bijlage (1)zijn immers aan een snelle veroudering
onderhevig.
Bij het beschrijven van de pakketten in bijlage (1) is gebruik gemaakt van de volgende driedeling,
welke in het vervolg van deze paragraaf in detail wordt besproken.
-4-
5
•
Algemeen
Onder het kopje ‘algemeen’ is informatie opgenomen over de leveranciers, algemene
gegevens over het pakket, de kosten van het pakket en over de kosten en mogelijkheden met
betrekking tot onderhoudscontracten.
•
Functionaliteiten
Het onderdeel ‘functionaliteiten’ behandelt de mate waarin de (financiële) bedrijfsprocessen
door het pakket worden ondersteund.
•
Techniek
Het onderdeel ‘techniek’ behandelt tenslotte de technische criteria van het softwarepakket en
welke technische eisen worden gesteld aan het platform waarop het pakket moet draaien.
Algemeen
Door leveranciers worden op dit moment pakketten aangeboden welke ofwel onder DOS ofwel
onder een windows operatingsysteem draaien. Tegenwoordig werkt een potentiele gebruiker van
pakketsoftware reeds met Microsoftproducten zoals MS Word en MS Excel, zodat de keuze voor
een pakket met een windows operatingsysteem voor de hand ligt1. Een ‘windowspakket’ wordt
over het algemeen meer gewaardeerd dan de dos-versie van dat pakket.
Belangrijk keuze criterium is ook de vraag of het pakket op één moment slechts door één
gebruiker kan worden gebruikt (single user) of door meerdere gebruikers (multi user).
In de categorie Algemeen is tevens weergegeven of voor de pakketten een
onderhoudsovereenkomst is af te sluiten. Dit bleek voor ieder pakket mogelijk. Gemiddeld
bedragen de kosten van een onderhoudscontract tussen de 10 en 20 procent van de
aanschafwaarde. Opgemerkt wordt dat de service per leverancier verschilt. Wij adviseren u na te
gaan waaruit de service precies bestaat.
Functionaliteiten
Bij het weergeven van de functionaliteiten zijn in de tabel alleen de specifieke functionaliteiten
opgenomen. Ieder pakket beschikt namelijk over een grootboek-, debiteuren- en
crediteurenmodule. Door met name de focus te richten op de specifieke functionaliteiten komen
de verschillen tussen de pakketten beter in beeld. Erg belangrijk is of een pakket op een
eenvoudige manier ‘kan praten’ met andere software. Vaak wordt bijvoorbeeld de wens geuit om
een relatiebeheersysteem te kunnen koppelen aan het financiële pakket. Veelal is dit moeilijk
omdat de daarvoor noodzakelijke interface een complex stukje maatwerk is. Indien u de keuze
heeft, is het verstandig vooraf vast te stellen welk van de twee modulen het meest van belang is
voor uw bedrijfsvoering. Vervolgens schaf u beide modulen aan bij de leverancier die de module
levert die voor u het meest van belang is. Hierbij neemt u dan voor lief dat de tweede (minder van
belang zijnde module) niet de optimale keuze is.
1
De leveranciers die nog pakketten onder een DOS operatingsysteem in hun assortiment hebben, hebben van dit
pakket ook vaak een windowsversie beschikbaar. De ondersteuning van het pakket met een DOS
operatingsysteem wordt dan afgebouwd en klanten worden geholpen met de overgang naar een windowsversie
van software.
-5-
6
Techniek
Ten aanzien van de techniek kan worden gemeld dat alle pakketten geschikt zijn voor een ‘standalone’omgeving. Hierdoor kunnen deze pakketten op iedere pc onder Windows 95 draaien. Ook
dos-pakketten werken goed onder Windows 95, hoewel u dan niet de grafische mogelijkheden
van Windows heeft. Indien u het financieel pakket wil gebruiken met pakketten van Microsoft
(bijvoorbeeld MS Word en MS Excel) dient u gebruik te maken van één van de volgende
pakketten, Multivers Windows, AccountView, Exact of Grote Beer Fini-Ster.
Het combineren van een financieel pakket met MS Word en MS Excel geeft ondermeer de
volgende mogelijkheden:
•
bij het maken van mailings in het tekstverwerkingsprogramma MS Word hoeven prijzen uit
het financieel pakket niet meer te worden overgetypt maar kunnen worden gekopieerd;
•
ook het maken van rapporten wordt eenvoudiger omdat tabellen uit het financiële pakket
kunnen worden ingelezen in een spreadsheet of een tekstdocument en van commentaar
kunnen worden voorzien;
•
een ander voorbeeld is het maken van berekeningen in MS Excel (spreadsheetprogramma)
met gegevens uit uw financiële administratie2.
3
Request for information
1.
1.
Request for
Request for
information
information
2.
2.
Bepaling
Bepaling
shortlist
longlist
3.
3.
Offerte Offerte aanvraag
aanvraag
4.
4.
Workshop
Workshop
Longlistfase
5.
5.
Referentie Referentie bezoek
bezoek
6.
6.
Definitieve
Definitieve
offerte &
offerte &
pakketkeuze
pakketkeuze
Shortlistfase
Bij de aanvang van een selectie van een softwarepakket wordt, op basis van de gedefinieerde
eisen en wensen (zie A5220) bij verschillende leveranciers een zogenaamde ‘request for
information’ (RFI) aangevraagd. Dit ‘verzoek om informatie’ bestaat met name uit een op de
eisen en wensen afgestemde vragenlijst. In feite worden de leveranciers gevraagd of en op welke
mate zij aan de gestelde eisen en wensen kunnen voldoen.
Een RFI wordt toegestuurd van leveranciers die op de zogenaamde ‘longlist’ staan. De ‘longlist’
is een lijst van pakketsoftware waarvan na een korte orientatie is gesteld dat deze op het eerste
gezicht bruikbaar zouden kunnen zijn. De RFI is erop gericht op vast te stellen of en in hoeverre
dit daadwerkelijk het geval is. Een longlist bestaat over het algemeen uit 8 tot 15 pakketten.
De respons op de vragenlijsten is vaak erg omvangrijk. De leveranciers beantwoorden niet alleen
de gestelde vragen, maar nemen de vrijheid om uit te leggen welke voordelen het pakket (boven
de gestelde eisen en wensen) biedt. Niet zelden wordt een en ander onderbouwd door uitgebreide
brochures en andere documentatie.
2
De hier beschreven mogelijkheden van een combinatie van bepaalde financiële pakketten met MS Word en MS
Excel zijn gekozen omdat deze veelvuldig in de praktijk voorkomen. Dit sluit niet uit dat ook met andere
software dezelfde resultaten zijn te boeken.
-6-
7
Het is van belang om alle toegezonden informatie uitvoerig te bestuderen. De informatie geeft
namelijk de laatste stand van de techniek weer en beschrijft de mogelijkheden van de meest
actuele software. Het is onze ervaring dat dergelijk informatie leidt tot een aanvulling of
herziening van de eisen en wensen en/of van de daarin weergegeven prioriteiten en knockoutcriteria.
4
Bepaling van de shortlist
1.
1.
Request for
Request for
information
information
2.
2.
Bepaling
Bepaling
shortlist
longlist
3.
3.
Offerte Offerte aanvraag
aanvraag
4.
4.
Workshop
Workshop
Longlistfase
5.
5.
Referentie Referentie bezoek
bezoek
6.
6.
Definitieve
Definitieve
offerte &
offerte &
pakketkeuze
pakketkeuze
Shortlistfase
De scopeafbakening (zie A 5210) is erg nuttig om ten aanzien van de ontvangen informatie te
bepalen wat wel en niet relevant is. Alleen relevante informatie wordt in de beschouwing
meegenomen. Vervolgens dient te worden vastgesteld of de aangeboden pakketten voldoen aan
de eisen en wensen. Dit is een omvangrijke en moeilijke klus. Zoals uit A5220 is gebleken, zijn er
immers veel eisen en wensen. Hier gaan de knock-out criteria (zie voor nadere toelichting A5220)
een belangrijke rol spelen. De knock-out criteria zijn de eisen waaraan het pakket minimaal moet
voldoen. Wordt niet voldaan aan de knock-out criteria dan valt het pakket af.
De praktijk leert dat na toepassing van de knock-out criteria een zogenaamde ‘shortlist’ overblijft.
Dit is een lijst van 2 tot 4 pakketten die voor de onderneming zeer geschikt worden geacht. Deze
pakketten dienen in detail te worden bestudeerd om een definitieve keuze te maken. Met
betrekking tot deze korte lijst van pakketten kan derhalve worden gesteld dat niet ‘van achter het
bureau’ kan worden vastgesteld welke het beste tegemoet komt aan de eisen en wensen van de
organisatie. Het nadere onderzoek dat moet plaatsvinden, vindt plaats in de shortlist fase.
5
Offerteaanvraag
1.
1.
Request for
Request for
information
information
2.
2.
Bepaling
Bepaling
shortlist
longlist
3.
3.
Offerte Offerte aanvraag
aanvraag
4.
4.
Workshop
Workshop
Longlistfase
5.
5.
Referentie Referentie bezoek
bezoek
6.
6.
Definitieve
Definitieve
offerte &
offerte &
pakketkeuze
pakketkeuze
Shortlistfase
Aan de leveranciers van pakketten die op de shortlist staan, wordt een offerteaanvraag (Request
for proposal, RFP) gestuurd. De offerteaanvraag bestaat uit een korte beschrijving van de
organisatie, een beschrijving van de scope, de doelstellingen van het nieuwe systeem, een
uitgebreide vragenlijst en het verzoek tot een prijsopgave.
De prijsopgave dient in ieder geval de volgende elementen te bevatten:
-7-
8
•
•
•
•
•
•
•
kosten voor de software;
kosten voor de aanpassingen in techniek (hardware, databases e.d.);
eventuele kosten voor maatwerk;
kosten voor opleidingen;
kosten van implementatie;
de periodieke onderhoudskosten;
uurtarieven voor consultancyuren.
Tevens is het raadzaam om in de vragenlijst die bij de offerteaanvraag is gevoegd de leverancier
te vragen referenties op te geven. Bij één van de referenties kan in een latere fase (zie paragraaf 7)
eventueel een referentiebezoek worden afgelegd.
Nadat de offertes zijn ontvangen wordt op basis van de antwoorden op de uitgebreide vragenlijst
en de prijsopgave bepaald welke leveranciers worden uitgenodigd voor een workshop. In de
praktijk worden 2 à 3 leveranciers voor een workshop uitgenodigd.
6
Workshops
1.
1.
Request for
Request for
information
information
2.
2.
Bepaling
Bepaling
shortlist
longlist
3.
3.
Offerte Offerte aanvraag
aanvraag
4.
4.
Workshop
Workshop
Longlistfase
5.
5.
Referentie Referentie bezoek
bezoek
6.
6.
Definitieve
Definitieve
offerte &
offerte &
pakketkeuze
pakketkeuze
Shortlistfase
Het is moeilijk om ‘vanaf het papier’ vast te stellen op welke wijze een pakket in de praktijk
functioneert. Het is daarom altijd aan te bevelen om een bedrijfscase voor te leggen aan de
leveranciers en hen te vragen in een workshop te demonstreren op welke wijze het pakket de
gewenste werkwijze ondersteund. De leverancier zal daartoe het pakket in rudimentaire vorm
moeten inrichten en tijdens de workshop moeten demonstreren op welke wijze bedrijfsspecifieke
transacties kunnen worden verwerkt en op welke wijze de gewenste managementinformatie kan
worden gegenereerd. Tijdens de workshop kunnen gebruikers en automatiseringsfunctionarissen
vaststellen of het pakket op de gewenste wijze werkt, of het pakket gebruikersvriendelijk is en
wat de snelheid is. Tevens kan een beeld worden verkregen van de knelpunten en beperkingen die
het werken met het pakket met zich meebrengt.
Een demonstratie van het pakket is niet voldoende. Tijdens de workshop moet aan de gebruikers
en automatiseringsdeskundigen de mogelijkheid worden geboden om zelf aan de knoppen te
zitten. Al snel zullen de aanwezigen dan tegen vragen aanlopen, die niet bij de demonstratie aan
de orde zijn geweest. Door met de mogelijkheden van het pakket te ‘spelen’, handelingen te
verrichten die niet zijn voorzien e.d. wordt een goed beeld gekregen van de sterke en zwakke
punten van het pakket.
Nadat de workshops zijn gevolgd, dient opnieuw een evaluatie plaats te vinden. Alle gebruikers
dienen dan hun mening te geven over:
-8-
9
1
2
3
7
De leverancier
Had deze zich goed voorbereid en werd begrepen op welke wijze de bedrijfsprocessen en de
branche in elkaar steken?
De software
Te denken valt aan gebruikersvriendelijkheid, herkenbaarheid, eenvoud of complexiteit en
welke hulpmiddelen ter beschikking staan.
De functionaliteiten
Oordeel omtrent effectiviteit en efficiëntie van de ondersteuning door het pakket.
Referentiebezoek
1.
1.
Request for
Request for
information
information
2.
2.
Bepaling
Bepaling
shortlist
longlist
3.
3.
Offerte Offerte aanvraag
aanvraag
4.
4.
Workshop
Workshop
Longlistfase
5.
5.
Referentie Referentie bezoek
bezoek
6.
6.
Definitieve
Definitieve
offerte &
offerte &
pakketkeuze
pakketkeuze
Shortlistfase
Tijdens de workshops krijgen de toekomstige gebruikers een goed inzicht in de mogelijkheden
van het nieuwe systeem. Wel zal de vraag blijven bestaan hoe dit nu in de praktijk werkt. Om
deze vraag beantwoord te krijgen, kunnen één of meer referentiebezoeken worden afgelegd bij
een bedrijf dat reeds enige tijd van het pakket gebruik maakt. Naast vragen over de functionaliteit
kunnen de referenties vaak veel vertellen over de implementatie en ondersteuning door
betreffende leverancier en over de performance van het systeem (in relatie tot de volgens de
leverancier noodzakelijke hardware). Dit laatste is in eerdere fasen van het project moeilijk te
beoordelen.
Om de onafhankelijkheid van het te bezoeken bedrijf te garanderen is het noodzakelijk om de
leverancier in een zo vroeg mogelijk stadium (bij de offerteaanvraag) de referenties op te laten
geven en zelf één van deze referenties te selecteren.
8
Definitieve offerte en pakketkeuze
1.
1.
Request for
Request for
information
information
2.
2.
Bepaling
Bepaling
shortlist
longlist
3.
3.
Offerte Offerte aanvraag
aanvraag
4.
4.
Workshop
Workshop
Longlistfase
5.
5.
Referentie Referentie bezoek
bezoek
6.
6.
Definitieve
Definitieve
offerte &
offerte &
pakketkeuze
pakketkeuze
Shortlistfase
Op basis van de offertes, workshops en referentiebezoeken maakt de organisatie een keuze van
het aan te schaffen systeem. De workshops en referentiebezoeken hebben geresulteerd in een
voorkeursvolgorde. Op basis van de gedefinieerde vragen en ontvangen antwoorden kan, op basis
van de in artikel A5220 lijst van eisen en wensen, een besluitvormingsmatrix worden opgesteld.
In deze besluitvormingsmatrix worden de vragen geprioriteerd en wordt per leverancier de score
bij betreffende vraag gegeven. Onderstaand is in tabel 1 aangegeven hoe deze lijst verder kan
worden uitgewerkt.
-9-
10
Criteria
Prioriteit
Pakket
1
Pakket
2
Pakket
3
Algemeen
Leverancier
•
•
•
•
•
welke referenties geeft de leverancier?
wat zijn de meningen van de referenties?
is de leverancier producent van het pakket of agent respectievelijk
dealer van het pakket?
in welke branches heeft de leverancier ervaring?
dient het mogelijk te zijn om per gebruiker aan te geven voor welke
programma’s hij/zij toegangsrechten mag hebben?
Tabel 1: Voorbeeld t.b.v. uitwerking vragenlijst
Bij de gekozen leverancier wordt een definitieve offerte aangevraagd. De definitieve offerte kan
de volgende onderdelen bevatten:
•
aangeboden softwaremodules;
•
eventueel software van derden;
•
systeemsoftware (operating system en database);
•
eventueel benodigd maatwerk;
•
hardware;
•
opleidingen;
•
implementatieondersteuning (incl. plan van aanpak).
Op basis van de definitieve offerte vinden de contractonderhandelingen plaats. Voor de
aandachtspunten bij en de wijze waarop de contractonderhandelingen plaats vinden wordt
verwezen naar artikel A5250 (Contracten) in dit handboek.
-10-