Burgemeestersnota Onderwerp Team OV beleidsregels tijdelijke
advertisement
Burgemeestersnota Onderwerp beleidsregels tijdelijke constructies bij evenementen 1- Notagegevens Notanummer 2014-002509 Datum 17-12-2014 Programma: 02 Openbare orde en veiligheid Portefeuillehouder Burgemeester Besluitenlijst [ ]Akkoordstukken Routing AO burgemeester d.d. -- Team OV 2- Bestuursorgaan [ ]B & W [ ]Raad [X]Burgemeester College van B & W - Burgemeester - Weth. Hartogh Heys - Weth. Grijsen d.d. 23-06-2015 [X]Openbaar d.d. 16-06-2015 16-06-2015 --23-06-2015 - Weth. Kolkman - Weth. Rorink [ ]Besloten [ ]adj.secr. [ ]gem.secr. BIS Openbaar Status d.d. -- par. --- Bijlagen B & W d.d.: 23-06-2015 Besloten wordt: 1 De beleidsregel tijdelijke constructies bij evenementen inclusief de bijlagen vast te stellen; 2 de nota en het besluit openbaar te maken. Financiële aspecten: Financiële gevolgen voor de gemeente? Begrotingswijziging Nee Nee Voorstel openbaarmaking conform Wet Openbaarheid Bestuur (Wob) [X] De nota en het besluit openbaar te maken [ ] De nota en het besluit openbaar te maken vergezeld van bijgaand persbericht [ ] De nota en het besluit openbaar te maken nadat [ ] De nota en het besluit openbaar te maken, behalve… [ ] Het besluit openbaar te maken, maar niet de nota, gelet op artikel: [ ] De nota en het besluit niet openbaar te maken, gelet op artikel: Kennisgeving/ Bekendmaking Awb Kennisgeving (publicatie) conform Awb Bekendmaking conform Awb Ja Ja ADVIESRADEN: Moet een van de adviesraden gehoord worden of op de hoogte gesteld? Nee Toelichting Inleiding Aanleiding Tijdens de evaluatie van het evenementenbeleid bleek dat de uitvoering van het onderdeel tijdelijke constructies (met name tenten, podia en tribunes in alle soorten en maten) leidde tot veel op- en aanmerkingen. Het beleid werd als te zwaar beschouwd: de gemeente vroeg in de ogen van organisatoren en leveranciers (de marktpartijen) te veel bewijs op in het kader van de constructieve veiligheid en brandveiligheid, met name voor de lichtere constructies. Dit leverde een onwerkbare situatie op. Gezien het feit dat zowel gemeente als marktpartijen worstelen met dit vraagstuk is besloten in de vorm van een apart project te komen tot een verdere uitwerking van dit agendapunt. De uitwerking heeft geresulteerd in een startnotitie met uitgangspunten voor een nieuwe aanpak. Tijdens een brede bijeenkomst met marktpartijen is de mogelijke nieuwe aanpak gepresenteerd en bediscussieerd. In een kleine werkgroep met marktpartijen is vervolgens de voorgestelde aanpak nader uitgewerkt. Deze uitwerking heeft vervolgens geleid tot bijgaande beleidsregel. De beleidsregel strekt ertoe dat een voor beide partijen aanvaardbare werkwijze wordt vastgesteld, waarbij de veiligheid van de constructies vooropstaat maar dan wel risico-gestuurd. Bij de kleinere constructies zijn de risico's lager dan bij de grotere. De constructies zijn daartoe onderverdeeld in laag risico tijdelijke constructies en overige tijdelijke constructies. Uitgangspunt is dat organisatoren en leveranciers expliciet hun eigen verantwoordelijkheid nemen en dat de gemeente bij de lagere risico’s een stap terugdoet. De beleidsregel is nu specifiek geschreven voor tenten, podia en tribunes. Voor incidentele constructies die niet onder de beleidsregel vallen, wordt maatwerk toegepast, dat wellicht later wordt toegevoegd aan deze beleidsregel. Normen en kaders voor tijdelijke constructies bij evenementen Bij de inventarisatie bleek dat op het gebied van constructieve veiligheid wettelijke kaders ontbreken (het Bouwbesluit is pas van toepassing als tijdelijke constructies langer dan 31 dagen staan) en dat iedere gemeente dit op haar eigen wijze tegemoet treedt. Er blijken echter wel diverse landelijke richtlijnen te zijn. Voor de laag risico constructies bestaan handleidingen en werkwijzen en voor de zwaardere constructies bestaan richtlijnen in de vorm van NEN’s of NPR’s. Deze zijn vaak vanuit de tenten- podia- en tribunebranche opgezet, maar nog niet altijd gemeengoed. Kortom er zijn geen concrete wettelijke normen maar wel min of meer geaccepteerde werkbare richtlijnen voor tijdelijke constructies bij evenementen. Deze richtlijnen zijn goed bruikbaar bij de vergunningverlening. De indieningsvereisten zijn opgenomen in bijgaande beleidsregel. In de vergunning wordt de voorwaarde opgenomen dat de organisator van het evenement moet voldoen aan deze normen. Beoogde werkwijze De constructies zijn onderverdeeld in laag risico tijdelijke constructies en overige tijdelijke constructies. Laag risico tijdelijke constructies Als sprake is van een laag risico constructie in de vorm van een ten of een podium of een tribune hoeft men geen bewijsstukken op het gebied van constructieve veiligheid en brandveiligheid meer in te dienen. In de vergunning worden echter voorschriften opgenomen. Er wordt gewezen op de eigen verantwoordelijkheid van organisator en leverancier. De organisator zal er samen met de leverancier voor moeten zorgen dat het gebruik van de tijdelijke constructies veilig kan plaats vinden. Er zal bij deze laag risico tijdelijke constructies geen actief toezicht vanuit de gemeente plaatsvinden. Overige tijdelijke constructies Als tenten of podia en tribunes niet binnen de criteria voor laag risico vallen moeten wel bewijsstukken bij de aanvraag worden ingediend dat wordt voldaan aan de vastgestelde richtlijnen. Voor tenten betekent dit o.a. dat een tentboek en tekening tentveiligheid moet worden ingediend. Professionals in de branches, bv. tentenbouwers of tribunebouwers beschikken over deze gegevens en kunnen voldoen aan de voorwaarden. Door de gemeente wordt expliciet een volledigheidstoets voor de in behandeling name gedaan en er wordt een administratieve toets gedaan of de juiste bewijsstukken zijn ingediend. De inhoudelijke beoordeling door de Brandweer blijft gehandhaafd. Constructietekeningen en berekeningen worden niet meer gecontroleerd en/of nagerekend. De richtlijnen gaan uit van het feit dat de nodige veiligheidsvoorzieningen zijn/worden getroffen. Daartoe worden voorschriften opgenomen in de vergunning. Als niet wordt voldaan aan de indieningsvoorwaarden wordt de aanvraag in beginsel buiten behandeling gesteld. Geleidelijk proces De verwachting is dat deze werkwijze op termijn voor zowel de organisatoren als de gemeente zal leiden tot administratieve lastenvermindering en professionalisering op dit onderdeel, hetgeen de veiligheid ten goede zal komen. Op zich zijn de kaders helder, is duidelijk wat wordt gevraagd en wat de uiteindelijke consequenties zijn als daaraan niet wordt voldaan, nl. dat de aanvraag buiten behandeling wordt gesteld dan wel het gebruik van de constructie niet wordt toegestaan. Ervaring is wel dat het enige jaren vergt voordat nieuw beleid heeft geleid tot verdere bewustwording van verantwoordelijkheden en algemeen geaccepteerd wordt en dat het de komende jaren veel ambtelijke inzet zal kosten om dit proces te begeleiden en te bevorderen. Het voorgestelde beleid zal pas op termijn leiden tot professionalisering en efficiency. Toezicht essentieel Daarnaast is zowel vanuit de gemeente als vanuit de organisatoren behoefte aan een zekere mate van toezicht. De insteek is dat steekproefsgewijs of wanneer daar aanleiding toe bestaat (bv. bj grote constructies) controles ter plekke en/of controles van de ingeleverde berekeningen worden uitgevoerd. Zeker in de beginfase van dit beleid. Naarmate de risico's groter zijn dient meer toezicht plaats te vinden. Essentieel daarvoor is dat daartoe voldoende uren zowel voor de constructeur als voor de toezichthouder worden gereserveerd. Vanwege de specifieke kennis die nodig om deze constructies en de bijbehorende berekeningen daarvoor ter plekke te kunnen beoordelen is absolute voorwaarde dat de constructeur uren ter beschikking heeft om deze werkzaamheden uit te voeren. Daarnaast is inzet van een toezichthouder nodig om toezicht te houden op de uitvoering en eventuele benodigde vervolgstappen n.a.v. zijn constateringen in gang te zetten. Het geschatte aantal benodigde uren bedraagt ca. 200 op jaarbasis. Voor 2015 wordt het benodigde aantal uren ad hoc ingepland. Vanaf 2016 worden deze uren structureel meegenomen in het HUP 2016. Een en ander wordt gerealiseerd binnen de bestaande capaciteit. Dat betekent dat dit ten koste gaat van de reguliere bouwcontroles. Afwijking nota evenementenbeleid Trots op dEvenementen Tot nog toe werd op grond van de nota geen onderscheid gemaakt tussen grotere en kleinere constructies. Organisatoren werd gevraagd aan te tonen dat materialen deugdelijk waren en er werden tekeningen en berekeningen gevraagd. Welke eisen daaraan precies werden gesteld was niet altijd op voorhand voldoende duidelijk. Daarom is in samenspraak met organisatoren een voor beide partijen acceptabele werkwijze ontwikkeld, waarbij duidelijk is wat de indieningsvereisten zijn en hoe daarmee omgegaan wordt. Omdat deze werkwijze afwijkt van hetgeen in 2010 is vastgesteld in het evenementenbeleid cq de nota Trots op dEvenementen is van belang dat voor organisatoren duidelijk is welke voorwaarden de gemeente Deventer stelt aan tijdelijke constructies als tenten, podia en tribunes bij evenementen. Getracht is de balans te vinden tussen deregulering en administratieve lastenverlichting,en de veiligheidseisen die daarbij in acht genomen moeten worden. U wordt daarom voorgesteld bijgaande beleidsregel vast te stellen. E.e.a. laat onverlet dat de burgemeester alsnog (gemotiveerd) kan besluiten andere voorwaarden aan de vergunning te verbinden of meer toezicht uit te oefenen wanneer hij dit wenselijk acht. Beoogd resultaat Duidelijkheid voor organisatoren van evenementen en gemeente over wat de gemeente aan welke indieningsvereisten en voorwaarden moet worden voldaan bij gebruik van verschillende soorten tenten en podia en tribunes tijdens evenementen en wat de consequenties zijn als niet voldaan wordt aan de indieningsvereisten Kader APV art. 2:25 Argumenten voor en tegen Tot nog toe was er geen duidelijk en werkbaar kader waaraan tenten, podia en tribunes werden getoetst. Deze regels verschaffen duidelijkheid. Uitgangspunt is dat professionele leveranciers die hun zaken op orde hebben geen probleem zullen hebben met de bewijslast cq de indieningsvereisten. Dit leidt in het begin tot meer inzet van organisatoren, leveranciers en gemeente maar zal uiteindelijk leiden tot professionalisering, grotere veiligheid en lastenvermindering. Extern draagvlak (partners) Dit is in overleg met de externe partners, dus leveranciers van tijdelijke constructies en organisatoren en de gemeente tot stand gekomen. Financiële consequenties Geen Aanpak/uitvoering Na vaststelling wordt de beleidsregel met bijlage bekend gemaakt en treedt de dag daarna in werking. De externe partners worden vooraf geinformeerd.
