Huishoudelijk reglement Dit huishoudelijk reglement biedt een

Huishoudelijk reglement
Dit huishoudelijk reglement biedt een aanvullin g op de Statuten
van studievereniging Sociëtas.
Inhoud
Artikel I.
Algemene bepalingen; definities ........................................... 3
Artikel II.
Bestuur ................................................................................... 5
Sectie 2.01
Algemeen .......................................................................... 5
Sectie 2.02
Rechten en plichten ......................................................... 5
Sectie 2.03
Functies ............................................................................ 6
Sectie 2.04
Bestuursoverdracht .......................................................... 9
Sectie 2.05
Bestuursvergaderingen .................................................... 9
Artikel III. Commissies .......................................................................... 10
Sectie 3.01
Algemeen ........................................................................ 10
Sectie 3.02
Rechten en plichten ........................................................ 11
Sectie 3.03
Sollicitatieprocedure ....................................................... 11
Sectie 3.04
Actuele commissies ......................................................... 12
Sectie 3.05
Commissiespecifiek ......................................................... 13
Artikel IV. Structuren ............................................................................. 14
Sectie 4.01
Algemeen ......................................................................... 14
Sectie 4.02
Rechten en plichten ........................................................ 15
Sectie 4.03
Jaarvertegenwoordiging (alias JV) ................................. 15
Sectie 4.04
Sociologisch Antropologisch Periodiek (alias SoAP) ..... 15
Pagina 1 van 31
Sectie 4.05
Kascontrole (KasCo) ....................................................... 16
Sectie 4.06
Raad van Advies (RvA) ................................................... 16
Artikel V.
Lidmaatschap ....................................................................... 18
Sectie 5.01
Algemeen ........................................................................ 18
Sectie 5.02
Rechten en plichten ........................................................ 19
Sectie 5.03
Contributie ..................................................................... 20
Artikel VI. Algemene Ledenvergadering (ALV) ...................................... 21
Sectie 6.01
Algemeen over de ALV .................................................... 21
Sectie 6.02
Van de orde in de vergadering ....................................... 21
Sectie 6.03
Van de voorstellen, de amendementen en de moties .. 23
Sectie 6.04
Van de stemmingen ....................................................... 25
Sectie 6.05
Van de verkiezingen ...................................................... 27
Sectie 6.06
Van de installaties en decharges .................................. 27
Sectie 6.07
Van de introductie ......................................................... 28
Sectie 6.08
Van de ALV gebruiken ................................................... 28
Artikel VII. Financiële zaken .................................................................. 29
Artikel VIII.
De Bunker ...................................................................... 29
Artikel IX. Slotbepalingen ..................................................................... 30
Pagina 2 van 31
Artikel I.
A l g e m e n e b e p al i n g e n ; d e fi n i t i e s
In dit huishoudelij k reglement wordt verstaan onder:
a. Actieve led en: Led en van de verenigi ng die een functie i n
een commissie of s tructuur van of geli eerd aan de
vereniging bekl eden;
b. ALV: de Alg emene Ledenvergadering van de vereniging;
c.
Bertus Postma-weekend: Het actieve l eden weekend van
de vereniging , waa rop alle acti eve led en welko m zijn
d. Bestuur: het bestuur van de vereniging;
e. Bunker: De verenig ingsruimte, gesitueerd in het
Gadourekgebouw kamer 119;
f.
ECTS: European Credit Transfer System (ECTS);
g. Facultaire vergaderruimte: De ruimte waarin commissies
en besturen van de gehele facultei t ku nnen vergaderen,
gesitueerd in het Gadourekgebouw ka mer 124;
h. HR: het huishoudel ijk regl ement;
i.
Landelijk Overl eg or gaan Sociol ogie (L OS): Bi j dit orgaan
zijn al le studie - en faculteitsverenigin gen van sociol ogie
vertegenwoordigd en zij organiseren jaarlijks het
Landelijk Soci olog i e Congres (LSC);
j.
Lid of l eden: H et geheel van leden, zowel actieve l eden
als niet -actiev e l eden ;
k. Niet-led en: Studere n wel soc iologi e maar zijn niet l id
Sociëtas ;
l.
Personen: Ied ereen die zich op kan geven voor een
activiteit van de vereniging ;
Pagina 3 van 31
m. Schriftelijk : per bri ef of e -mail;
n. Statu ten: statuten van de vereniging, laatstelijk gewi jzig d
en geheel opnieuw vastgesteld bij not ariële akt e op 2
oktober 2008 ;
o. Universiteit: de Rijksuniversiteit Groni ngen;
p. Vereniging: Studievereniging Soc iëtas , de
studievereniging va n de studie soci ologie van de
Rijksuniversit eit Gr oningen is bij n otariël e akte opgericht
op 6 april 1990 ;
q. Verenigingsjaar: het boekjaar van de vereniging zoa ls
vastgelegd in de st atuten;
r.
Volstrekte meerderh eid: de hel ft plus een van de
aanwezigen ( bij bestuur geldt dit alleen als ied ereen
aanwezig is) ;
s.
Website: www.soc iet asonline.nl ;
Pagina 4 van 31
Artikel II.
Be s t u u r
Sectie 2.01 A l g e m e e n
1. Het bestuur behartig t de belangen van de vereniging, het
geeft uitvoering aan de besluiten van de ALV , is belast
met de handhaving van de statuten en reglementen en
houdt toezicht op de commissies.
2. Het bestuur formuleert jaarlij ks een te voeren beleid en
brengt dit naar voren tijdens de ALV waarin het bestuur
wordt benoemd.
3. Het bestuur bestaat uit minimaa l drie (3) personen; een
voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Het
bestuur bestaat bij voorkeur uit vij f (5) personen; te
weten
een
commissaris
voorzitter,
intern
en
secretaris,
een
penningmeester,
commissaris
extern.
Het
bestuur bestaat maxima al uit negen (9) personen.
Sectie 2.02 R e c h t e n e n p l i c h t e n
1. Alle bestuursleden moeten lid zij n van de vereniging .
2. Elk bestuurslid kan jaarlij ks maximaal €25, - declareren
aan kleding en/of bedrukkosten. Hierbij dienen de
originele bonnen ingeleverd te worden. Deze kosten
moeten opgenomen worden in de begroting van het
bestuur.
3. Het gehele bestuur is verplicht om tijdens alle
constitutieborrels en algemene ledenvergaderingen die zij
bezoeken formeel gekleed te gaan.
4. Het bestuur is verantwoordelij k voor het organisere n van
het Bertus Postma -weekend. Zij mogen dit eventueel
Pagina 5 van 31
uitbesteden aan een commissie indien deze hiermee
akkoord gaat.
5. Het bestuur is verantwoordelij k voor het organiseren van
minimaal drie inhoudelijke activiteiten. Zij besteedt dit in
principe uit aan de Commissie Inhoudelij ke Activiteiten
indien de commissie hiermee akkoord gaat.
6. Het bestuur zorgt voor de zitting van minimaal 1 persoon
in het Landelij k Overleg Sociologie .
7. Het bestuur is verant woordelij k voor het herverdelen van
activiteiten als een commissie wegvalt of niet volkomt,
hetzij
onder
een
andere
commissie ,
hetzij
door
het
bestuur zelf. Het bestuur heeft tevens de vrijheid om
activiteiten te schrappen indien zij dit nodig acht.
8. Het bestuur is het aanspreekpunt voor de leden en zet
zich in voor een goede verstandhouding met leden en
alumni.
9. Voor het bestuur gelden de algemene punten en rechten
en plichten zoals aangegeven in Artikel V sectie 5.01 en
sectie 5.02 .
Sectie 2.03 F u n c t i e s
Het bestuur behoudt zich het recht van andere inrichtingen van de
func ties.
1) De voorzitter
1. De voorzitter heeft de algemene leiding in het bestuur en
leidt
de
bestuursvergaderingen,
de
ALV,
evenals
alle
bijeenkomsten van de verenigin g waarvoor geen leider
aanwezig
is.
De
voorzitter
roep t
de
bestuursvergaderingen bijeen. Bij zij n afwezigheid wordt
de voorzitter vervangen door de vicevoorzitter .
Pagina 6 van 31
2. De voorzitter houdt toezicht op de uitvoering van alle
besluiten, hij houdt toezicht op de uitvoering van de
bestuurstaken en is verplicht bij grove nalatigheid van
één der bestuurs leden in te grijpen.
3. De voorzitter behartigt de algemene externe belangen van
de vereniging.
4. De voorzitter is de eindverantwoordelijk e voor de output
van het bestuur.
2) De secretaris
1. De secretaris is vicevoorzitter, bij afwezigheid van de
voorzitter neemt hij deze taken op zich.
2. De secretaris draagt zorg voor de correspondentievan de
vereniging in overleg met het bestuur. De secretaris zorgt
voor de kennisgeving van gebeurtenissen aangaande de
vereniging aan persone n en instellingen, die hiervoor naar
de mening van het bestuur in aanmerking komen.
3. De
secretaris
maakt
de
notulen
van
de
met
de
van
het
bestuursvergaderingen en de ALV op.
4. Desecretaris
draagt
penningmeester
zorg
in
voor
samenwerking
het
bij houden
ledenbestand en het archief van de vereniging.
5. De
secretaris
verricht
overige
administratieve
werkzaamheden waaronder het bijhouden van de website
en het verzorgen van de promotie in samenwerking met
de commissaris intern.
3) De penningmeester
1.
De
penningmeester
be heert
de
gelden
van
de
vereniging.Hij int de gelden doet de betalingen en is
tevens verantwoordelij k voor een goede administratie.
Pagina 7 van 31
2.
De
penningmeester
stelt
aan
het
begin
van
het
verenigingsjaar een begroting op, welke door het bestuur
besproken wordt.
3.
De penningmeester presenteert tij dens de halfj aarlijkse
ALV
en
de
overdrachts -ALV
de
resultatenrekening
en
balans.
4.
De
penningmeester
raadpleegt
en
informeert
de
kascommissie bij bijzondere financiële handelingen .
5.
Uiterlijk drie dagen na verzending van de uit nodiging voor
een ALV,
doet
de penningmeester
een kopie van
het
financieel tussenverslag ofvan het financieel eindverslag
toekomen aan de kascommissie.
6.
De
penningmeester begeleid t
en
controleert
de
penningmeesters van de verschillende commissies.
7.
De
pennin gmeester
is
verantwoordelijk
voor
de
boekenverkoop.
4) De commissaris intern
1. De commissaris intern draagt zorg voor de coördinatie en
begeleiding van alle commissies van de vereniging.
2. De
commissaris
voorzitten
en
intern
is
bij eenroepen
verantwoordelijk
v an
het
voor
het
voorzittersoverleg,
waarin de voorzitters van alle commissies aanwezig zij n.
3. De
commissaris
intern
is
verantwoordelijk
voor
de
coördina tie van de commissie sollicitaties.
5) De commissaris extern
1. De commissaris extern houdt contact met de sponsoren
van de vereniging en overige externe partijen.
2. De commissaris extern organiseert minimaal één keer per
jaar een acquisitieoverleg met de daarvoor aangewezen
personen van elke commissie.
Pagina 8 van 31
Sectie 2.04 B e s t u u r s o v e r d r a c h t
1. Het zittende bestuur houdt jaarlijks sollicitaties waarbij er
een nieuw bestuur gekozen wordt.
2. Bij deze sollicitaties dient een onafhankelij k persoon
aanwezig te zij n. Deze persoon wordt door het zittend
bestuur aangesteld en dient de objectiviteit van de
sollicitaties te waar borgen.
3. De sollicitatieprocedure ziet er als volgt uit: In eerste
instantie zal het bestuur een vacature openstellen waarop
de sollicitant kan reageren met een motivatiebrief en een
CV. Hierna zal het bestuur de sollicitanten uitnodigen op
een sollicitatie gesprek.
Solliciteren is alleen mogelijk voor leden die het komende
verenigingsjaar
lid
zij n
van
de
vereniging.
Daarnaast
wordt elke sollicitatie in behandeling genomen, mits deze
voor de gestelde deadline is binnen gekomen.
4. Aan het eind van deze sollic itatieperiode kiest het huidige
bestuur
aan
de
hand
van
de
sollicitaties
een
nieuw
bestuur.
Sectie 2.05 B e s t u u r s v e r g a d e r i n g e n
1. De voorzitter roept de bestuursvergaderingen bijeen, zo
dikwij ls hij dit nodig acht en heeft hiervan de leiding.
Tevens is hij gehouden een vergadering bijeen te roepen
op verzoek van ieder ander bestuurslid.
2. Van
het
worden
verhandelde
onder
in
iedere
verantwoordelijkheid
bestuursvergadering
van
de
secretaris
notulen gemaakt. Deze notule n bevatten in ieder geval:
a) Een
lijst
van
ingekomen
en
uitgaande
uitgezonderd stukken van triviale aard.
Pagina 9 van 31
stukken,
b) Een aanduiding van onderwerpen waarover in de
vergadering gesproken is.
c) Een lij st van besluiten die het bestuur genomen of
bekrachtigd
heeft.
eerstvolgende
D eze
notulen
behoren
bestuursvergadering
te
op
de
worden
vastgesteld.
3. De notulen van de bestuursvergadering zijn openbaar. Op
schriftelij k verzoek kunnen de notulen worden opgevraagd
bij het bestuur.
4. Besluiten in de bestuursvergadering worden genomen met
een volstrekte meerderheid van de stemmen.
Artikel III.
Commissies
Sectie 3.01 A l g e m e e n
1. Alleen leden van de vereniging kunnen in een commissie
worden benoemd,uitgezonderd geschorste leden.
2. Een commissielid moet zic h aan de in het A rtikel III
vermelde regels houden.
3. De commissies zij n verantwoordelij k voor de organisatie
van activiteiten welke uit naam van de vereniging worden
georganiseerd.
4. De commissies staan onder toezicht van het bestuur. Het
bestuur draagt dan ook de eindverantwoordelijkheid voor
de output die door de commissies wordt gerealiseerd.
5. De commissieleden worden in principe voor de duur van
twee vere nigingsja ren benoemd.
6. Tij dens een ALV worden de nieuwe commissieleden
benoemd en de scheidende commissieleden
gedechargeerd.
Pagina 10 van 31
7. De vereniging in vorm van het bestuur draagt
verantwoordelij kheid voor de financiën van de
commissies, met uitzondering van de
introductiecommissie.
Sectie 3.02 R e c h t e n e n p l i c h t e n
1. Voor het zitting nemen in een commissie kunnen de
commissie leden één of twee ECTS krijgen, mits zij dit zelf
aanvragen. Hiervoor dienen zij contact op te nemen met de
studieadviseur.
2. De leden van commissies mogen mee op Bertus Postma Weekend.
3. De leden van commissies mogen mee met het commissie-eten.
4. Jaarlij ks kan ieder commissielid maximaal €10, - aan kleding
en/of druk kosten declareren bij de vereniging. Hierbij dienen de
originele bonnen ingeleverd te worden. Deze kosten moeten
opgenomen worden in de begroting van de commissie.
5. Een commissie stelt aan het begin van het commissiej aar een
begroting op en laat deze goedke uren door de penningmeester
van het bestuur.
6. Voor elke commissie en alle commissiele den gelden de algemene
punten en rechten in plichten zoals aangegeven in Artikel V sectie
5.01 en sectie 5.02.
Sectie 3.03 S o l l i c i t a t i e p r o c e d u r e
1. De sollicitaties zij n verplicht voor elk nieuw commissielid.
2. Het
bestuur
is
bevoegd
commissieleden
te
benoemen ,
schorsenen te ontslaan.
3. De
voorzitter
wordt
in
principe
b enoemt
door
de
zittende
commissie (voor het volgende jaar), als er geen of meerdere
Pagina 11 van 31
kandidaten zijn behoudt het bestuur zich het re cht om een
sollicitatieprocedu re te starten .
4. Sollicitaties dienen aan het bestuur kenbaar te worden gemaakt
op zodanige wijze als door het bestuur is aangegeven.
5. De commissies houden jaarlijks sollicitaties in de eerste maand
na de start van het collegej aar. Het bestuur zal de sollicitaties
centraal plannen en neemt de informatievoorziening voor haar
rekening. De sollicitaties zullen plaatsvinden aan de hand van
een sollicitatiegesprek.
6. Bij de commissiesollici taties is een afvaardiging van de zittende
commissie aanwezig. Daarnaast is er een onafhankelij k persoon
in de gedaante van een bestuurslid aanwezig.
7. De commissies regelen zelf de onderlinge taak - en
functie verdeling , met uitzondering van de functie van de
voorzitter,en de wij ze van vergaderen.
8. De commissies streven naar minimaal één vergadering per twee
weken.
Sectie 3.04 A c t u e l e c o m m i s s i e s
De vereniging kent de volgende commissies:
a. Activiteitencommissie (alias AcCie)
b. Commissie Inhoudelijke Activiteiten (alias C.I. A.)
c. Almanakcommissie (alias AlmanakCie)
d. Introductiecommissie (alias IntroCie)
e. Nacht van de Sociologie commissie (alias NachtCie)
f. Tripcommissie (alias TripCie)
g. Conference
of
Behavioral
and
Social
Sciences
commissie
(alias CoBSS)
h. Diescommissie
( alias
Diescie)
in
lustrumj aren
Lustrumcommissie (alias Lustrumcie)
Pagina 12 van 31
genaamd
i. Feestcommissie ( alias Feestcie)
Sectie 3.05 C o m m i s s i e s p e c i f i e k
1. Een commissie bestaat ten minste uit een voorzitter en
een penningmeester .
2. Elke commissie wordt begeleid door de commissaris intern
van
het
bestuur,
tenzij
anders
vastgesteld
door
het
bestuur. Het bestuurslid houdt toezicht op de voortgang
van de commissie en is het eerste aanspreekpunt.
3. De voorzitter van de commissie leidt de vergaderingen en
legt verantwoording af aan de contactpersoon van het
bestuur.
De
voorzitter
is
verantwoordelij k
voor
de
output van de commissie.
4. De
penningmeester
van
de
commissie
maakt
een
begroting en een resultatenrekening, beheert de financiën
en
legt
hierover
verantwoording
af
aan
de
penningmeester van het bestu ur.
5. De voorzitter is verantwoordelijk voor de afhandeling van
de notulen en de evaluatie .
6. In overleg met de commissies organiseert het bestuur
minstens één keer per jaar een acquisitieoverleg.
7. Het doel van het acquisitieoverleg is het vergroten van de
acquisitie- inkomsten en het verbeteren van de coördinatie
en communicatie hieromtrent.
8. Iedere commissie heeft een lid dat verantwoordelijk wordt
gesteld voor het bijwonen van het acquisitieoverleg.
9. De
penningmeester
penningmeester
minimaal
van
één
van
het
keer
een
bestuur
per
commissie
en
ontmoeten
jaar
bij
de
elkaar
een
penningmeesteroverleg, waar de financiële samenwerking
tussen de commissies en het bestuur wordt besproken.
Pagina 13 van 31
Het
eerste
maanden
penningmeesteroverleg
na
de
dient
binnen
functiebekendmak ing
te
twee
worden
gehouden.
10. De voorzitters van commissies en de commissaris intern
komen
in
principe
voorzittersoverleg,
vier
waar
keer
de
per
jaar
bijeen
samenwerking
in
het
tussen
de
commissies en het bestuur wordt besproken.
11. Functies
binnen
commissies
dien en
een
maand
na
de
inauguratie van de commissies aan het bestuur kenbaar te
worden gemaakt.
12. Commissies dienen hun notulen door te sturen naar de
commissaris intern van het bestuur. De voorzitter van de
commissie draagt hier verantwoordelij kheid voor.
Artikel IV.
Structuren
De vereniging kent de volgende structuren:
a. Jaarvertegenwoordiging (alias JV)
b. Sociologisch Antropologisch Periodiek (alias SoAP)
c. De Kascontrole (alias: KasCo)
d. De Raad van Advies( alias RvA)
Sectie 4.01 A l g e m e e n
1. Structuren zij n organen die gelieerd zij n aan de
vereniging.
2. Structuren vallen niet onder de verantwoordelijkheid van
het bestuur. Het bestuur heeft dan ook geen invloed op de
output die zij produceren, met uitzondering van de
sollicitaties en de blokverslagen van de
jaarvertegenwoordiging.
3. De vereniging draagt geen verantwoordelijkheid over de
financiën van structuren.
Pagina 14 van 31
4. Zowel leden als niet - leden van de vereniging kunnen in een
structuur worden benoemd.
5. Structuren worden in principe voor de duur van één
verenigingsjaar benoemd.
Sectie 4.02 R e c h t e n e n p l i c h t e n
1. Structu ren kunnen geen verenigingsgelden besteden aan
de financiering van kleding.
2. Leden van een struc tuur mogen mee op Bertus Postma weekend, mits zij lid zijn van de vereniging.
3. Leden van een structuur mogen mee met commissie -eten,
mits zij lid zij n van de ver eniging.
4. Niet- leden van een structuur mogen geen voertuigen via de
vereniging huren.
5. Voor structuurleden die lid zijn van de vereniging gelden
de
algemene
punten
en
rechten
en
plichten
zoals
aangegeven in Artikel V sectie 5.01 en sectie 5.02 .
Sectie 4.03 J a a r v e r t e g e n w o o r d i g i n g ( a l i a s J V )
1. De jaarvertegenwoordiging verzorgt aan het eind van elk
blok blokverslagen.
2. De
jaarvertegenwoordiging
maakt
zichzelf
bekend
aan
jaargenoten door middel van collegepraatjes.
3. Een
bestuurslid
coördineert
de
j aarvertegenwoo rdiging,
mits de verantwoordelijkheid hiervoor bij de vereniging
ligt.
Sectie 4.04 S o c i o l o g i s c h A n t r o p o l o g i s c h P e r i o d i e k ( a l i a s S o A P )
1. Deze structuur verzorgt het tijdschrift SoAP, het blad van
de vakgroep sociologie.
2. Sociologisch Antropologisch Periodiek (SoAP) heeft
haareigen sollicitatieprocedure.
Pagina 15 van 31
Sectie 4.05 K a s c o n t r o l e ( K a s C o )
1. De kascontrole wordt in principe uitgevoerd door twee oud penningmeesters van het bestuur.
2. Zodra de bestuurstermijn van de penningmeester van de
vereniging is verstreken, wordt hij automatisch li d van de
kascontrole, tenzij er een vervanger wordt gevonden met
ervaring als penningmeester die door de ALV wordt
goedgekeurd. Bij de intreding van het nieuwe lid verlaat
het langstzittende lid de kascontrol e.
3. De kascontrole houdt toezicht op het beheer v an de
penningmeester. Zij controleert minimaal eenmaal per jaar
de kas, de saldi en de bescheiden van de penningmeester.
Van de bevindingen brengt de kascontrole verslag uit aan
deALV.
4. De kascontrole is bevoegd aan het bestuur voorstellen te
doen voor een beter financieel beheer.
5. De kascontrole kan de penningmeester van de verenigin g
voorstellen te dechargeren door middel van stemming
tijdens de ALV, mits er een geschikte tegenkandidaat wordt
gepresenteerd tij dens ALV
Sectie 4.06 R a a d v a n A d v i e s ( R v A )
1. De Raad van Advies heeft als doel de vereniging zo goed
mogelijk bij te staan met haar kennis van zaken aangaande
de vereniging om zo de continuïteit van het
verenigingsbeleid en het behoud van kennis binnen de
vereniging te waarborgen.
2. De Raad van Advies adviseert het bestuur zowel gevraagd
als ongevraagd. Dit advies is nooit bindend.
3. De Raad van Advies bestaat uit oud - bestuursleden van de
vereniging.
Pagina 16 van 31
4. De zitting binnen de Raad van Advies kan geschieden tot
vij f jaar na beëindiging van het bestuursj aar van het
desbetreffende oud-bestuurslid.
5. In de Raad van Advies mogen maximaal tien (10) personen
zitting nemen.
6. Minimaal één week vóór de ALV moet een oud- bestuurslid
zichzelf voordragen aan het bestuur, indien deze zich als
kandidaat voor de Raad van Advies aandient.
7. De kandidaatsleden van de Raad van Advies worden door
het bestuur aan de ALV voorgesteld.
8. De ALV besluit over de installatie van de leden van de
Raad van Advies door middel van stemming.
9. Een lid van de Raad van Advies neemt minimaal tot de
eerstvolgende ALV zitting in de raad.
10. Een raadslid wordt door de ALV gedechargeerd na het
verstrij ken van een periode van maximaal vijf jaar na het
einde van zijn bestuursjaar.
11. Wanneer een lid van de Raad van Advies zijn taak heeft
verwaarloosd kan de ALV ertoe besluiten om het lid
oneervol te dechargeren. Dit gebeurt door middel van
stemming.
12. Eén raadslid wordt door de raad aangewezen als
raadsvoorzitter en fungeert als contactpersoon voor de
raad.
13. Eenmaal per drie maanden komt de Raad van Advies
bijeen, tenzij de v oorzitter of minimaal twee raadsleden
bepalen dat dit vaker zou moeten . Tijdens deze
raadsvergadering nemen zij gezamenlij k de notulen van de
bestuursvergaderingen door. Naar aanleiding daarvan geeft
de raad eventueel advies over gedane zaken of plannen
van het bestuur.
Pagina 17 van 31
14. Indien het bestuur de hulp van de Raad van A dvies nodig
heeft dan neemt de bestuursvoorzitter contact op met de
raadsvoorzitter. Hierin legt de bestuursvoorzitter de
situatie voor. Na uitleg brengt de raadsvoorzitter de
andere raadsleden op de hoogte en plant een vergadering.
15. Wanneer door het bestu ur om advies wordt gevraagd, dan
is de Raad van Advies verplicht om binnen zeven dagen
advies uit te brengen aan het bestuur, tenzij anders
afgesproken.
Artikel V.
Li d m aa t s c h ap
Sectie 5.01 A l g e m e e n
1. Men kan lid worden van de vereniging indien men voldoet aan één
van de volgende voorwaarden:
a. Hij is bachelor- , master- , schakel- of minorstudent van de
studie Sociologie te Groningen
b. Hij is werknemer van de vakgroep Sociologie te Groningen
c. Hij is masterstudent van de Researchmaster, speciali satie
sociologie, te Groningen.
2. Om lid te worden van de vereniging , dient men schriftelijk
contact op te nemen met het bestuur.
3. Docenten kunnen ook lid worden van de vereniging . Het bestuur
dient de docenten elk jaar in oktober uit te nodigen om lid te
worden van de vereniging, docenten zijn dan lid voor de duur van
het betreffende collegej aar.
4. Men kan ook een donateur van de verenigingworden. Dit
donateurschap telt niet als lidmaatschap. Bij ee n j aarlij kse
bijdrage vanaf €10, - ontvangt de donateur de SoAP.
5. Men kan vriend van Sociëtas worden wanneer men vroegtij dig
met de bachelor stopt. Voor de rest van de oorspronkelijke
Pagina 18 van 31
bachelorperiode kan de persoon gratis vriend van Sociëtas
worden en heeft hij recht op korting bij activite iten. Wanneer een
persoon hier aanspraak op wil maken dient de persoon het
bestuur hier schrif telij k van op de hoogte te stellen.
Sectie 5.02 R e c h t e n e n p l i c h t e n
1. Alle leden van de vereniginghebben het recht op korting op
deelname aan de activiteiten die door de commi ssies van de
vereniging worden georganiseerd. Dit met uitzondering van de
activiteiten waarover het bestuur anders beslist.
2. Leden en niet- leden die zich hebben opgegeven voor een
activiteit die uit naam van de vereniging wordt georganiseerd en
die zich willen afmelden, zij n verplicht om zich minimaal 24 uur
voor de aanvangstij d van de activiteit af te melden. Voor
meerdaagse activiteiten geldt een afwijkende afmeldingsregeling
van minimaal één week voor aanvang. Indien zij dit niet doen dan
worden de kosten voor deelname aan de activiteit bij de persoon
in kwestie in rekening gebracht. Bovenstaande regels gelden
tenzij anders aangegeven door de verantwoordelijke commissie.
3. Indien een lid via de verenigingeen voertuig huurt, dienen boetes
die tij dens de huurperiode aan het voertuig gekoppeld zijn
betaald te worden door het betreffende lid. Deze betaling mag
niet geschieden uit verenigingsgeld.
4. In principe betaal t iedereen voor de activiteit waar ze aanwezi g
zijn. Personen die wel aanwezig zijn, maar niet meedoen met de
activiteit, en de kosten niet hoger maken voor de rest, hoeven
niet te betalen. Het bestuur beslist per geval of deze regeling van
toepassing is op de persoon.
5.
Betaling van de activiteiten moet geschieden op de wij ze door
het bestuur of de commissie aangegeven , door machtiging,door
Pagina 19 van 31
overboeking of in contanten . Voor meer informatie over financiële
zaken wordt verwezen naarArtikel VII: Financiële zaken.
Sectie 5.03 Contributie
1. De kosten van het lidmaatschap bedragen €35, - voor reguliere
sociologiestudenten in hun eerste of tweede jaar. Na het tweede
jaar kan men voor €25, - lid worden van de vereniging . Voor deze
bedragen zijn de studenten voor de rest van hun studietijd bij
sociologie lid van de vereniging .
2. Schakelstudenten kunnen voor €25, - lid worden van de
vereniging. Voor deze bedragen zijn de studenten voor de rest van
hun studietij d bij sociologie lid van de vereniging .
3. M inorstudenten kunnen voor €15, - tijdens hun minorperiode lid
worden van de vereniging.
4. De contributie van een docentlidmaatschap bedraagt j aarlij ks
€12,5. Elk lid dient binnen twee maanden na aanmelding de bovenstaande
contributie te voldoen.
6. De contributie dient door de leden individueel overgemaakt te
worden naar de huisrekening. Door het overmaken van dit bedrag,
wordt het lid erkend als lid nadat deze in de administratie van de
vereniging is doorgevoerd.
7. Indien een student zich inschrijft als lid van de vereniging dan kan
deze zich tot een week vóór de start van de eerste colleges van
dat collegej aar kosteloos uitschrij ven. Indien een lid zich binnen
deze termijn afmeldt wordt het betaalde lidmaatschapsgeld
teruggestort op de rekening van d e student. Indien een student
zich na deze termijn afmeldt, is restitutie van het
lidmaatschapsgeld niet mogelij k.
Pagina 20 van 31
Artikel VI.
A l g e m e n e Le d e n ve r g ad e r i n g ( A LV )
Sectie 6.01 A l g e m e e n o v e r d e A L V
1. Tweemaal per jaar wordt er een ALV georganiseerd; in het
begin
van
ieder
verenigingsjaar
en
halverwege
ieder
verenigingsjaar.
2. De eerste ALV stelt het financieel en sociaal jaarverslag
van het afgelopen bestuursjaar vast.
3. De eerste ALV stelt de begroting en het beleidsplan voor
het aankomende bestuursjaar vast.
4. De tweede ALV stelt indien nodig de herziene begroting
vast.
5. Tij dens de tweede ALV wordt een tussentij dse evaluatie
van het beleidsplan gehouden.
6. Het bestuur dient minimaal twee weken voor de ALV een
agenda
en
afgelopen
overige
ALV
stu kken,
en
de
zoals
de
notulen
resultatenrekening ,
te
van
de
versturen
naar de leden.
Sectie 6.02 V a n d e o r d e i n d e v e r g a d e r i n g
1) Over de presentielijst
1. Bij
binnenkomst
dienen
alle
aanwezige
leden
een
presentielijst te tekenen.
2. Een
bestuurslid
is
behouden
deze
presentielij st
te
verzamelen e n via de voorzitter te vragen ofalle
aanwezigen getekend hebben.
2) Over de voorzitter
1. De bestuurs voorzitter vervult de functie van voorzitter in
de vergadering. Bij afwezigheid van de voorzit ter wordt
deze functie door de vicevoorzitter vervuld.
Pagina 21 van 31
2. De voorzit ter stelt na de opening van de ALV de agenda
vast en behandelt deze in de vastgestelde volgorde. Na
een verzoek daartoe door de voorzitter aan de ALV kan
van deze volgorde worden afgeweken.
3. Bij het vaststellen van de volgorde van behandeling st elt
de voorzitter tevens een pauzebeleid vast, waarin wordt
bepaald na welke agendapunten een pauze ka n worden
ingelast.
4. De voorzitter is gehouden de vergadering onpartijdig te
leiden.
3) Over het woord
1. Niemand heeft het woord dan na het van de voor zitter van
de vergadering te hebben gekregen.
2. De voorzitter behoud zich het recht een ander bestuurslid
te machtigen het woord aan aanwezigen te geven.
3. De voorzitter van de vergadering verleent het woord in
volgorde van aanvraag.
4. Hij,
die
ongevraagd
voorzitter
van
de
het
woord
vergadering
v oert,
tot
de
kan
door
orde
de
geroepen
worden. Bij herhaling kan de voorzitter hem bevelen zich
uit de vergadering te verwijderen. Geeft de betrokkene
aan dit bevel geen gevolg, dan kan de voorzitter hem
doen verwijderen.
5. Indien een spreker in de ALV in persoonlij kheden vervalt,
onwelvoeglij ke
gedraagt,
taal
kunnen
de
gebruikt
of
bepalingen
zich
van
onvoegzaam
lid
4
worden
toegepast.
6. Indien
een
spreker
afwij kt
van
het
onderwerp
in
beraadslaging, kan de voorzitter van de ve rgadering hem
daarop attent maken en hem tot het onderwerp terug
Pagina 22 van 31
roepen. Bij voortdurende afwij king kan hem het woord
over het onderwerp worden ontnomen.
7. Indien de voorzitter van de vergadering een onderwerp
genoegzaam acht toegelicht, sluit hij de beraad slagingen.
Onmiddellij k hierna brengt hij de voorstellen in stemming,
met
dien
verstande,
dat
voorgesteld
kan
worden
de
stemming over een voorstel aan te houden. In dat geval
wordt
dit
voorstel
tot
aanhouding
onmiddellij k
in
stemming gebracht. Indien het n iet wordt goed gekeurd,
volgt alsnog stemming over het oorspronkelijke voorstel.
Een aangehouden stemming vindt in de eerstvolgende ALV
plaats.
Sectie 6.03 V a n d e v o o r s t e l l e n , d e a m e n d e m e n t e n e n d e
moties
1) Over het voorstel
1. Een voorstel is een aan de ALV voorgelegd plan.
2. Ieder voorstel dient door de indieners van een zo volledig
mogelijke toelichting te worden voorzien.
3. Ieder voorstel uit de vereniging moet door minstens vij f
leden zijn ondertekend en minstens 48 uur voor aanvang
van de ALVschriftelijk bij het bestuur worden ingediend.
4. Het bestuur is verplicht een voorstel als bedoeld in lid 3
op de agenda van de eerst volgende ALV te plaatsen.
5. Indien dit onmogelijk is, noemt de
binnengekomen
stukken
het
voorzitter
voorstel.
De
bij
de
voorzitter
behandelt het voorstel onder het agendapunt ‘Wat Verder
Ter TafelKomt’ , tenzij de ALV om eerdere behandeling
verzoekt.
Een
aangeno men
voorstel
besluit van de ALV .
Pagina 2 3 van 31
geldt
als
bindend
2) Over het amendement
1. Een
amendement
betreft
een
door
leden
voorgelegd
voorstel tot wij ziging van enig artikel betreffend e het
huishoudelij k
reglement,
betreffende
de
statuten
of
betreffende het beleidsplan .
2. Een amendement moet, ondertekend door tenminste vij f
leden,
tenminste
48
uur
voor
aanvang
van
de
ALVschriftelijk worden ingediend het bestuur.
3. Dezelfde regels, welke voor amendementen gelden, zijn
ook van toepassing op voorstellen tot wij ziging van een
reeds
door
een
ander
voorgesteld
amendement
(subamendement).
4. Het amendement van de verste strekkin g wordt het eerst
in behandeling genomen. De beoordeling hiervan is aan
de voorzitter van de vergadering.
3) Over de motie
1. Een
motie
betreft
een
voorstel,
voortkomend
uit
de
vergadering, tot het doen van een uitspraak over een niet
rechtstreeks aan die verga dering voorgelegde kwestie.
2. Een motie moet, ondertekend door ten minste vijf leden,
worden ingediend bij de voorzitter van de vergadering.
3. Een motie wordt tijdens de vergadering in behandeling
genomen en in stemming gebracht, tenzij wordt besloten
de stemming aan te houden.
4. Een aangenomen motie geldt als een bindende uitspraak
van de ALV .
4) Over meerdere moties
Indien
meerdere
tegelijkertij d
strekkende
in
het
moties
over
behandeling
eerst
in
Pagina 24 van 31
een
zelfde
onderwerp
zijn,
wordt
het
stemming
gebracht.
verst
De
beoordeling
hiervan
is
aan
de
voorzitter
van
de
vergadering.
5) Over de motie tot heropening
1. Een
motie
tot
heropening
van
de
debatten
komt
onmiddellijk in behandeling.
2. De stemming over een motie tot heropening van de
debatten kan niet worden aangehouden.
Sectie 6.04 V a n d e s t e m m i n g e n
1) Over de volmacht
1. Bij stemmingen, kan een lid door maximaal twee
leden gemachtigd worden om de
andere
stemmen voor hen uit te
brengen.
2. De volmachtgever doet een schriftelijk verzoek aan het
bestuur tot het geven van een volmacht aan een ander
lid. Dit verzoek dient door de volmachtgever te worden
ondertekend.
3. Bij stemmingen aangaande personen zijn volmachten niet
geldig.
2) Over het stemmen
1. Buiten het geval van verkiezingen van personen brengt
men zij n stem uit door voor, tegen of blanco te stemmen,
of door zich te onthouden van stemmen.
2. Een bestuurslid neemt het aantal personen op, dat zich
van stemming onthoudt. Is dit aantal groter dan het
aantal voor- en tegenstemmers tezamen dan is de
stemming ongeldig. In dat geval vindt de stemming
opnieuw plaats tij dens de eerstvolgende ALV . Is ook dan
het aantal personen dat zich van stemming onthoudt,
groter dan het aantal voor en tegen stemmers tezamen,
Pagina 25 van 31
dan wordt het voorstel, het amendement of de motie
geacht te zijn verworpen.
3. Alle aanwezigen b ij de ALV hebben stemrecht. Er wordt
conform de Statuten gestemd.
4. Er wordt over moties, voorstellen en amendementen
gestemd.
5. Een amendement betreffende het huishoudelijk reglement
of betreffende de statuten wordt aangenomen mits het
quorum behaald wordt en er met twee/derde meerderheid
van het aantal uitgebrachte stemmen voor wordt
gestemd.
6. Een voorstel, motie, beleidsplan, begroting of
resultatenrekening wordt aangenomen mits de
meerderheid plus één van het aantal uitgebrac hte
stemmen voor is.
7. Het blanco en het onthouden van stemmen telt niet mee
voor het aantal uitgebrachte stemmen.
8. Voor overige reglementen wordt u doorverwezen naar de
Statuten.
3) Over het mondelinge stemmen
1. Stemmingen
geschieden
in
principe
mondeling.
Op
voorstel van het bestuur of ten minste vijf leden wordt er
een schriftelij ke stemming gehouden.
2. Mondelinge stemmen geschieden bij hand opsteken.
4) Over het schriftelij ke stemmen
1. Een bestuurslid draagt zorg voor het uitdelen van en voor
het verzamelen van de stembriefjes.
Pagina 26 van 31
2. Een bestuurslid leest de uitslag van alle uitgebrachte
stemmen voor en geeft na afloop het eindresultaat van de
stemming.
Sectie 6.05 V a n d e v e r k i e z i n g e n
1) Over het kandidaat stellen
Niemand kan zonder zij n eigen toestemming kandidaat
gesteld worden voor een functie.
2) Over het verkozen worden
Hij die in een functie is verkozen, wordt geacht, tenzij
gewichtige
redenen
hem
dit
beletten,
deze
functie
te
aanvaarden.
Sectie 6.06 V a n d e i n s t a l l a t i e s e n d e c h a r g e s
1) Over het moment van installatie
Hij, die
in een functie is verkozen, wordt tij dens de
lopende vergadering geïnstalleerd, tenzij dit reglement
anders bepaalt.
2) Over de decharge uit een functie
1. Voor decharge uit een functie is het noodzakelij k, dat aan
alle eisen van de statuten en het hui shoudelijk reglement
is voldaan.
2. Op voorstel van het bestuur of van tenminste vij f leden
kan de ALV besluiten, dat een decharge eervol dan wel
oneervol geschiedt.
3) Over de decharge op voorstel
Indien
niet
huishoudelij k
aan
alle
reglement
eisen
is
in
de
voldaan,
statuten
en
het
kan
ALV
op
de
voorstel van het bestuur of van tenminste vijf leden,
besluiten de betreffende persoon niet te dechargeren dan
Pagina 27 van 31
wel
voorwaardelij k
te
dechargeren
met
behoud
van
verantwoordelij kheid voor de hem opgelegde taak.
4) Over de geweigerde decharge
1. In
geval
de
betreffende
persoon
gedechargeerd , kan hem door de
niet
wordt
ALVopdracht worden
gegeven een bepaalde tij d, bij voorkeur de duur van één
maand
niet
te
boven
gaande ,
zij n
functie
te
blij ven
uitvoeren, om hem zodoende in de gelegenheid te stellen
aan alle eisen te voldoen.
2. Voldoet de betreffende persoon niet aan de hem gegeven
opdracht, dan kan de ALV het bestuur adviseren een
disciplinaire maatregel te treffen.
5) Over de voorwaardelij ke decharge
In
geval de
betreffende
persoon
voorwaardelijk
wordt
gedechargeerd , wordt hij als gedechargeerd beschouwd,
zodra hij de voorzit ter heef t aangetoond aan alle eisen in
de statuten en het huishoudelij k reglement te hebben
voldaan.
Hiervan
wordt
bij
de
kennisgeving
van
de
eerstvolgende ALV melding gemaakt.
Sectie 6.07 V a n d e i n t r o d u c t i e
De voorzitter van het bestuur kan besluiten niet- leden in
de ALV te introduceren .
Sectie 6.08 V a n d e A L V g e b r u i k e n
1) Over het bestuur
1. De bestuursleden dragen tijdens de ALV’s de hiervoor
bestemde bestuurskleding.
Pagina 2 8 van 31
Artikel VII.
Fi n an c i ë l e z ake n
1) Over de kascommissie
Overeenkomstig
artikel
IV
sectie
4.05,
controleert
de
kascommissie de financiële stukken van de ALV.
2) Over betalingen aan de vereniging
1. Voor deelname aan activiteiten of het aankopen van zaken
via de vereniging kan een betaling, welke overgemaakt
dient te worden naar de huisrekening, gevraagd of geëist
worden van het lid .
2. Wanneer het lid verzaakt deze bijdrage over te maken, is
de penningmeester verplicht binnen een maand het lid in
kwestie
een
vervolgens
schriftelij ke herinnering
geen
overboeking
te sturen. Als er
plaatsvindt,
is
de
penningmeester verplicht zo snel mogelijk contact op te
nemen met het lid en tot een be talingsregeling te komen.
Wanneer het lid vervolgens na nog een maand, om wat
voor reden dan ook, verzaakt zijn schuld af te betalen
wordt het lid geschorst.
3. Als lid van de vereniging
machtigingen
zodat
de
is het mogelijk je te laten
betalingen
voor
activi teiten
en
overige zaken automatisch kunnen geschieden.
4. Er kan ook een contante betaling plaatsvinden. Deze dient
bij
de
penningmeester
van
het
bestuur
bezit
ruimtes
te
worden
volbracht.
Artikel VIII.
De B u n ke r
1. De
opleiding
Sociologie
waar
zowel
het
bestuur, de commissies en de structuren gebruik van mag
maken. Deze ruimte wordt de “Bunker” genoemd. Naast de
Pagina 29 van 31
Bunker is een facultaire vergaderruimte aanwezig waar de
mogelijkheid voor commissies en structuren bestaat om
vergaderingen te houden.
2. De Bunker en de facultaire vergaderruimte zijn schriftelijk
te reserveren bij de secretaris van het bestuur.
3. Tevens mag de opslagruimte bij de ruimte in overleg met
het bestuur gebruikt worden als tij delij ke opslag, onder
voorwaarde dat de verantwoordelij ke zelf zorgt voor het
verwijderen
standaard
van
afval
thuishoren.
en
andere
spullen
Voorgaande
geldt
die
er
ook
niet
voor
ingekochte etenswaren en dranken.
4. Het bestuur, de commissies en de structurendienen hun
medewerking te verlenen aan het netjes en sc hoon houden
van de Bunker en de bijbehorende ruimten .
5. De sleutel van de Bunker dient altij d in het postvakje van
de
vereniging te
verdieping
v an
liggen
het
in
de
pantry
Boumangebouw,
op
tenzij
de
het
eerste
hok
in
gebruik is. Als de Bunker niet in gebruik is, dient degene
die het hok als laatste heeft gebruikt het op slot te doen
en de sleutel weer op zij n plaats terug te leggen.
6. De computers in de Bunker mogen door het bestuur , de
commissies en de structuren worden gebruikt voor opslag
van documenten en a ndere zaken waarvoor een computer
zoal gebruikt wordt , mits deze zaken relevant zijn vor de
vereniging. Men dient wel zorgvuldig om te gaan met de
aanwezige apparatuur.
Artikel IX.
S l o t b e p al i n g en
1. Het HR dient te allen tijde te goeder trouw en conform
de uitleg van de ALV waarin het HR is vastgel egd, dan
wel gewijzigd, te worden uitgelegd.
Pagina 30 van 31
2. In alle gevallen waarin de wet, de statuten of het HR
niet
voorziet,
beslist
het
bestuur,
waarna
beroep
mogelijk is bij de ALV.
3. In geval van conflicten omtrent de uitleg van het HR i s
het bestuur bevoegd om een onafhankelijke derde aan
te wijzen.
4. Het bestuur kan bij unaniem besluit afwijken van de
bepalingen in het HR. Dit kan uitsluitend in bijzondere
gevallen.
5. Het HR treedt in werking op moment van vaststelling .
Aldus vastgesteld o p 10 maart 2015
Pagina 31 van 31