treasury statuut - Provincie Noord
advertisement
TREASURY STATUUT PROVINCIE NOORD-BRABANT Concept Oktober 2001 -1- Inhoudsopgave 1. Inleiding 2 2. Begrippenkader 3 3. 3.1 3.2 3.2.1. 3.2.2. 3.2.3. Treasurybeleid Uitgangspunten Doelstellingen Risicobeheer Kasbeheer / geldstromenbeheer Financiering 5 5 6 7 9 10 4. 4.1 4.2 4.3 Organisatie Treasury Inleiding De treasury organisatie Delegatie, mandaat en volmacht 13 13 13 14 5. Planning en Control 16 6. 6.1 6.2 6.3 6.4 Informatievoorziening Beleidsmatige informatie Operationele informatie Verantwoordingsinformatie Informatie toezichthouder en CBS 17 17 17 17 18 7. Administratieve organisatie en interne controle 19 Bijlage 1 Verantwoordelijkheden treasury Bijlage 2 Bevoegdheden treasury Bijlage 3 Operationele informatie treasury Bijlage 4 Door Provinciale Staten verstrekte machtigingen inzake treasury Bijlage 5 Begrippenlijst treasury 21 23 25 26 27 -2- HOOFDSTUK 1 INLEIDING De treasury functie binnen de overheid in het algemeen en de decentrale overheid in het bijzonder geniet de afgelopen jaren bijzondere aandacht. Voor een deel is dit terug te voeren op de ontwikkelingen in het financiële werkveld die hebben geleid tot verdere professionalisering. Voor een ander belangrijk deel is deze belangstelling het gevolg van een aantal incidenten waarbij onaanvaardbare risico’s zijn genomen met gemeenschapsgelden. Binnen de provincie Noord-Brabant is door het college van Gedeputeerde Staten in het najaar van 1999 de administratieve organisatie rond treasury vastgesteld. Op dat moment heeft het college echter bepaald dat hiermee niet volstaan kon worden. Een treasury statuut was nodig waarin beleid, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en risico’s in beeld zouden moeten worden gebracht. Inmiddels werd vanuit de rijksoverheid ook gewerkt aan nieuwe wetgeving op het terrein van treasury en decentrale overheden. De oude wet Financiering lagere overheden (Filo) is vervangen door een nieuwe wet Financiering decentrale overheden (Fido). Daarnaast is de Provinciewet zodanig aangepast dat verplicht is geworden dat alle provincies hun treasurybeleid in een treasury statuut vastleggen. Als sluitstuk zijn de comptabiliteitsvoorschriften zodanig aangepast dat uitvoering en verantwoording van het treasury beleid worden opgenomen in een treasuryparagraaf in respectievelijk provinciaal jaarplan/begroting en provinciaal jaarverslag/jaarrekening. Het is voor het eerst dat de provincie Noord-Brabant gaat werken met een treasury statuut. Het treedt in werking op de datum waarop het door Provinciale staten van Noord-Brabant wordt vastgesteld. Ervaringen in de komende tijd zullen belangrijke informatie opleveren voor toekomstig beleid en regelgeving. Dit treasury statuut zal daarom twee jaar na vaststelling worden geëvalueerd en waar nodig bijgesteld. -3- HOOFDSTUK 2 BEGRIPPENKADER De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. Het treasurybeleid bestaat uit de uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten, de organisatorische en administratieve kaders, de informatievoorziening en de administratieve organisatie ter uitvoering van de treasuryfunctie. Het beleid, en daarmee ook de grenzen van het beleid, worden vastgelegd in een treasurystatuut. Het treasurybeheer is de beleidsuitvoering van de treasuryfunctie, binnen de kaders van het treasurystatuut. De beleidsuitvoering vindt zijn weerslag in specifieke beleidsplannen. Deze en de realisaties daarvan voor een referentieperiode komen aan de orde in de treasuryparagraaf van achtereenvolgens het jaarplan/begroting en jaarverslag/jaarrekening. De treasuryfunctie bestaat uit drie treasurydeelfuncties: het risicobeheer het kasbeheer (korte termijn) provincie-financiering (lange termijn) Deze deelfuncties omvatten de volgende treasuryactiviteiten: Risicobeheer Renterisico: het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de provincie als gevolg van rentewijzigingen. Kredietrisico (debiteurenrisico): de mogelijkheid dat een tegenpartij waarbij de provincie beleggingen (gelden) heeft uitstaan failliet gaat waardoor de hoofdsom verloren gaat. Koersrisico: het risico dat de beleggingen van de provincie in waarde verminderen door ongunstige koers- cq. rente-ontwikkelingen. Intern liquiditeitsrisico: het risico op extra kosten (opportuniteitskosten) als gevolg van onverwachte wijzigingen in de liquiditeitsplanningen en meerjarige investeringsplanning. Hierdoor hadden bijvoorbeeld gelden achteraf voor een langere periode tegen een hogere rente kunnen worden uitgezet of had bijvoorbeeld minder geld uitgezet moeten worden of uitgezet voor een kortere periode. Crediteurenrisico: Het risico dat crediteuren geheel of gedeeltelijk niet op tijd kunnen worden betaald door het ontbreken van de benodigde financiële middelen. Valutarisico. Kasbeheer Geldstromenbeheer: beheer van ontvangsten en betalingen (betalingsverkeer). Saldobeheer op dagbasis: beheer van saldi op de verschillende bankrekeningen. Liquiditeitsbeheer: planning van benodigde en beschikbare liquide middelen (tot 1 jaar) en de uitvoering van die planning. Provinciefinanciering (corporate finance) Aantrekken van gelden op lange termijn voor minimaal 1 jaar1 (financiering). 1 Het verschil tussen liquiditeitsbeheer en financiering/belegging ligt in de gehanteerde horizon. Dit treasurystatuut gebruikt hierbij de Wet fido. Deze spreekt van vlottende schuld (tot 1 jaar) en van vaste schuld (vanaf 1 jaar). Het verstrekken en aantrekken van geld tot één jaar behoort tot het liquiditeitsbeheer. Vanaf één jaar wordt over financiering en uitzetting -4- Belegging van overtollige middelen voor minimaal 1 jaar. Relatiebeheer: overeenkomsten met banken en andere financiële instellingen. In de praktijk kunnen ook de activiteiten met betrekking tot verzekeringen, fiscale zaken en pensioenen onder treasury vallen. Deze activiteiten vallen buiten de scope van dit statuut. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat bedoelde activiteiten wel van invloed zijn op het treasurybeleid maar worden voor de provincie Noord-Brabant betrokken bij de vaststelling van het concernhandboek Financieel Administratieve Organisatie. gesproken. Deze indeling volgt dus niet de standaard indeling tussen de geldmarkt (tot twee jaar) en de kapitaalmarkt (vanaf twee jaar). -5HOOFDSTUK 3 3.1 TREASURYBELEID Uitgangspunten In het treasurystatuut wordt het treasurybeleid vastgelegd. Dat geschiedt in de eerste plaats door het aangeven van de doelstellingen van het treasurybeleid en van de richtlijnen en limieten voor de dagelijkse uitvoering van het treasurybeleid. Met name voor deze onderdelen van het treasurystatuut levert de Wet Fido op onderdelen een bepalend en bindend kader. Maar ook de Provinciewet, de Comptabiliteitsvoorschriften, Besluit Leningvoorwaarden decentrale overheden en andere regels vanuit de centrale overheid zijn hierbij bepalend. Alvorens meer specifiek op de doelstellingen, richtlijnen en limieten in te gaan, komen in deze paragraaf eerst een tweetal beleidsmatige uitgangspunten van de Wet Fido aan de orde die van invloed zijn op het treasurybeleid van de provincie. Deze zijn de publieke taak waarvoor de leningen en garanties dienen en het prudent karakter van uitzettingen. Publieke taak Provincies kunnen alleen leningen aangaan en garanties verstrekken voor de uitoefening van de publieke taak. De Wet Fido geeft daaraan een beperkte invulling, mede doordat de invulling in belangrijke mate politiek bepaald wordt en in deze primair een decentrale invulling behoeft. Duidelijk is wel dat bankieren - zoals het bewust aantrekken van gelden om deze uit te lenen met als doel het genereren van inkomen - verboden is. Wel zijn leningen toegestaan aan instellingen die volgens de decentrale overheid bijdragen aan de publieke taak. Het onderscheid tussen de afdeling die de treasury uitvoert en de overige beleidsafdelingen is van belang bij het verlenen van garanties en het verstrekken van leningen aan derden voor het uitoefenen van de publieke taak. Het is de betrokken beleidsafdeling en niét de treasury die het politieke besluit van dergelijke garanties en leningen voorbereidt. De treasury kan in voorkomende gevallen wel de beleidsafdeling adviseren. De (eventuele) budgettaire gevolgen dienen in principe ten laste te komen van het betrokken beleidsveld. Prudent karakter Uitzettingen en derivaten (zie begrippenlijst in Bijlage 5) hebben een prudent karakter en zijn niet gericht op het genereren van inkomsten door het aangaan van overmatige risico’s. Uit deze karakterisering blijkt dat derivaten met een open positie in ieder geval niet toegestaan zijn en dat bankieren niet verenigbaar is met prudente uitzettingen. Bij het prudent uitzetten van middelen en het afsluiten van derivaten zijn in ieder geval twee aspecten in het geding. Dat zijn een voldoende kredietwaardigheid van de tegenpartij en een beperkt marktrisico van de uitzetting – daaronder derivaten begrepen. In een ministeriële regeling uit hoofde van de Wet Fido wordt het begrip prudent nog nader uitgewerkt, waarbij tevens wordt ingegaan op het gebruik van derivaten. Het volgende is daarbij als leidraad genomen. Tegenpartijen Voldoende kredietwaardige tegenpartijen voor het uitzetten van middelen of het afsluiten van derivaten zijn: Financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen onder Nederlands toezicht of anderszins EU-toezicht) met minimaal een A-rating (korte- en lange termijn) van tenminste een van de drie rating agencies Moody’s, Standard&Poors, en Fitch IBCA (of gelijkwaardig). -6- Instellingen aan wiens papier door een bancaire toezichthouder in een EU-lidstaat de solvabiliteitsvrije status is toegekend. Deze status houdt in dat een bank voor een desbetreffend papier geen (0%) reserves behoeft aan te houden. Materieel betreft dit leningen van (rijks)overheden en gelijkwaardige partijen. Marktrisico uitzettingen (instrumenten) De waarde van financiële activa dienen zo min mogelijk gevoelig te zijn voor marktbewegingen. Voorwaarde hierbij is in beginsel dat de hoofdsom van de lening intact blijft. Hiervan is sprake bij de volgende soorten uitzettingen. Deposito’s. Garantieproducten waarbij de hoofdsom per enige datum is gegarandeerd. Uitzettingen in de vorm van vastrentende waarden zoals obligaties, onderhandse leningen en MTN’s. De waarde van vastrentende waarden is in beperkte mate gevoelig voor renteveranderingen in de vorm van koersrisico. Hierbij past het spreiden van de looptijden/aflossingsdata van de aangehouden waarden - zodat het risico van grote schommelingen in het rendement wordt gespreid - en/of dat de looptijd gedurende welke de waarde wordt aangehouden zoveel mogelijk is afgestemd op de looptijd van de waarde. Uitzettingen in de vorm van aandelen zijn daarmee zonder een koppeling aan een garantieproduct niet toegestaan. Een uitzondering op deze regel is gemaakt voor de provinciale nazorgfondsen inzake de eeuwigdurende nazorg op gesloten stortplaatsen. Derivaten Derivaten kunnen een belangrijke rol vervullen bij het risicomanagement, mits er voldoende deskundigheid bij de provincie aanwezig is; de derivatenproducten en hun (risico)effecten zijn namelijk uitermate complex. Zonder de vereiste adequate kennis kan het gebruik van derivaten tot (bestuurlijke) problemen leiden. Door het ministerie van Financiën is in de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden nader uitgewerkt wanneer het gebruik van derivaten kan worden toegestaan: - Derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van financiële risico’s. Dit houdt in dat geen open posities worden ingenomen - Derivaten worden afgesloten met financiële instellingen met minimaal een A-rating (of gelijkwaardig) en met instellingen voor wiens waardepapier een solvabiliteitsratio van 0% geldt. Deze regels zullen ook door de provincie Noord-Brabant worden gehanteerd. Kasgeldlimiet en rente-risiconorm Naast de beleidsmatige uitgangspunten die de Wet Fido stelt, geeft deze wet heel concrete richtlijnen voor de provincie voor het beheersen van renterisico’s. Het gaat daarbij om de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. De gemiddelde netto vlottende schuld per kwartaal mag de kasgeldlimiet niet overschrijden (art. 3 en 4 van de wet Fido). Het renterisico op de vaste schuld van een openbaar lichaam mag de renterisiconorm niet overschrijden (art. 5 en 6 van de Wet Fido). -7- 3.2 Doelstellingen Het provinciebestuur moet duidelijke doelstellingen formuleren voor de treasuryfunctie. Dit treasury statuut bevat toetsbare en/of meetbare doelstellingen voor de treasuryfunctie. Deze doelstellingen hebben betrekking op zowel de hele treasuryfunctie als op de speciale treasuryactiviteiten. De treasuryfunctie van de provincie Noord-Brabant kent de volgende algemene doelstellingen. Verkrijgen en handhaven van toegang tot de (Europese) financiële markten tegen acceptabele condities. Het beschermen van de organisatie tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, valutarisico’s, koersrisico’s, liquiditeitsrisico’s en kredietrisico’s. Minimaliseren van interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van geldstromen en financiële posities. Minimaliseren van de rentekosten van de leningen. Optimaliseren van het rendement van de beschikbare liquiditeiten. Optimaliseren van het rendement op vermogen. De algemene doelstellingen kunnen per treasury deelfunctie nader worden geoperationaliseerd in aparte doelstellingen. Daardoor neemt de toetsbaarheid en/of meetbaarheid toe. In verband met de leesbaarheid van het treasury statuut zullen bij de hierna vermelde doelstellingen meteen de richtlijnen en limieten worden vermeld die gehanteerd worden om de doelstellingen te bereiken. Een richtlijn is een bindend voorschrift voor een handelwijze die gevolgd moet worden en een limiet is een type richtlijn die een uiterste grens aangeeft. Een belangrijk deel van de richtlijnen en limieten is bepaald door de Wet Fido: kasgeldlimiet en rente-risiconorm. Voor zover de Wet Fido geen kaders geeft, moet het bestuur zelf richtlijnen en limieten stellen. 3.2.1 Risicobeheer Doelstelling renterisico Het beperken van de (negatieve) invloed van toekomstige rentewijzigingen op het resultaat van de organisatie en op de waarde van rentedragende activa en passiva, het minimaliseren van de rentekosten en het optimaliseren van de rentebaten. Richtlijnen en limieten renterisico Renterisico’s op de vast schuld bedragen maximaal de renterisiconorm (conform de wet Fido). Renterisico’s op de vlottende schuld worden beperkt door de netto vlottende schuld te beperken tot de kasgeldlimiet (conform de wet Fido). Bij het uitzetten en aantrekken van gelden streeft de provincie naar een stabiel rentelastenniveau. Tevens streeft de provincie naar een zodanige samenstelling van de financiële portefeuille dat het vervallen van beleggingen c.q. leningen u/g (uitgeleende gelden) en het vervallen van leningen o/g (opgenomen gelden) op elkaar en op het verloop van de liquiditeitsontwikkeling worden afgestemd. -8- De provincie stemt de looptijd en de rentevastheid van de nieuwe leningen c.q. beleggingen af op de actuele rentestand: bij een hoge rentestand is het aantrekkelijk de looptijd van de lening en de periode van de rentevastheid zo beperkt mogelijk te houden (omgekeerd voor beleggingen); bij een lage rentestand zijn leningen met een lange looptijd en/of met een lange periode van rentefixatie aantrekkelijk (omgekeerd voor beleggingen). Bij een verwachte rentestijging beoordeelt de provincie of er voor de korte termijn beleggingen worden gekozen, omdat deze op de vervaldatum immers herbelegd kan worden tegen een hogere rente (omgekeerd voor financiering). Ter beperking van het renterisico bepaalt het College van Gedeputeerde Staten jaarlijks een rekenrente ten behoeve van de begrotingsopstelling voor het komende jaar en de meerjarenramingen (onder andere de bepaling van de effecten van aan te trekken geldleningen). Bij de vaststelling van de rekenrente wordt de rentevisie van de provincie betrokken. Doelstelling kredietrisico (debiteurenrisico) Het beperken van het debiteurenrisico: de mogelijkheid dat een tegenpartij waarbij de provincie gelden heeft uitstaan (beleggingen heeft) in betalingsproblemen komt of failliet gaat waardoor de hoofdsom geheel of gedeeltelijk verloren gaat. Richtlijnen en limieten kredietrisico (debiteurenrisico) Om het debiteurenrisico te beperken belegt de provincie uitsluitend in financiële marktpartijen met een hoge kredietwaardigheid c.q. een hoge financiële solvabiliteit en liquiditeit. Deze kredietwaardigheid wordt o.a. gemeten aan de hand van credit ratings (zie begrippenlijst: Rating). De provincie belegt uitsluitend in financiële marktpartijen binnen het EMU-gebied met minimaal een A-rating, in (lagere) overheden en in andere door Gedeputeerde Staten toegestane tegenpartijen. Conform de ministeriële regeling bij de Wet Fido worden kredietrisico's bij uitzettingen beperkt doordat minimaal de hoofdsom dient te worden gegarandeerd door een financiële instelling met minimaal een A-rating of een gelijkwaardige partij. Mocht in de toekomst deze ministeriële regeling worden gewijzigd dan zal ook het uitzettingenbeleid van de provincie daarop worden aangepast. De provincie zorgt voor voldoende spreiding in de beleggingsportefeuilles bij niet door de overheid gegarandeerde beleggingen. Garanties worden niet verleend, uitgezonderd garanties bij speciale goedkeuring door Provinciale Staten. Doelstelling koersrisico Het beperken van het risico dat de beleggingen van de provincie in waarde verminderen door ongunstige koers- cq. rente-ontwikkelingen. Richtlijnen en limieten koersrisico Ter beperking van het koersrisico belegt de provincie Noord-Brabant vermogens die op korte termijn beschikbaar moeten zijn uitsluitend in daggeld, deposito’s, commercial paper en andere door GS vastgestelde goed verhandelbare schuldtitels. Vermogens die op middellange of lange termijn beschikbaar moeten zijn worden uitsluitend belegd in deposito’s, obligaties die zijn uitgegeven door overheden en financiële instellingen met minimaal een A-rating, medium term notes en in andere door GS vastgestelde goed verhandelbare schuldtitels. Koersrisico’s op de uitzettingen in vastrentende waarde wordt tevens beperkt door de omvang en de (resterende) looptijd van die uitzettingen te matchen met de omvang en looptijd van de beschikbare liquide middelen. -9- Doelstelling intern liquiditeitsrisico Het beperken van intern liquiditeitsrisico dat bestaat uit extra kosten (opportuniteitskosten) als gevolg van onverwachte wijzigingen in de liquiditeitsplanning en meerjaren investeringsplanning. Hierdoor hadden bijvoorbeeld gelden achteraf voor een langere periode tegen een hogere rente uitgezet kunnen worden of had bijvoorbeeld minder geld uitgezet moeten worden of voor een kortere periode. Richtlijnen en limieten interne liquiditeitsrisico Ter beperking van het interne liquiditeitsrisico is er een liquiditeitsplanning (per jaar en meerjarig). Daarnaast administreert de provincie ter beperking van het interne liquiditeitsrisico tijdig alle verplichtingen in de verplichtingenadministratie. Doelstellingen crediteurenrisico Het beperken van de mogelijkheid dat de provincie haar crediteuren geheel of gedeeltelijk niet op tijd kan betalen omdat zij niet over de benodigde financiële middelen kan beschikken. Richtlijnen en limieten crediteurenrisico Ter beperking van het crediteurenrisico zorgt de provincie voor handhaving van een gezonde balansverhouding. De algemene reserve bedraagt conform de geldende Nota Kapitaaldienst een minimum niveau. Daarnaast zorgt de provincie voor een goede informatievoorziening over haar financiële positie naar (potentiële) vermogensverschaffers. Doelstellingen valutarisico Het beperken van de mogelijkheid dat de waarde van financiële activa en passiva wijzigt door verandering van de valutakoers. Richtlijnen en limieten valutarisico Ter beperking van het valutarisico belegt de provincie uitsluitend in waardepapieren in nationale valuta’s: tot 1 januari 2002 in gulden en euro; vanaf 1 januari 2002 uitsluitend in euro. Ook leningen en eventuele derivatentransacties worden in de nationale valuta afgesloten. 3.2.2 Kasbeheer/geldstromenbeheer Doelstellingen geldstromenbeheer Het zoveel mogelijk beperken van liquiditeitsgebruik binnen de organisatie. Dit betekent het aantal transacties rond betalingen en ontvangsten zoveel mogelijk te beperken (matching van inkomsten en uitgaven) en het contante betalingsverkeer te minimaliseren. Het zorgdragen voor voldoende dagelijks opvraagbare liquiditeiten om te garanderen dat de provincie haar intern tijdig aangemelde korte termijn verplichtingen kan nakomen. Het minimaliseren van de externe kosten (valutadagen, te betalen provisie, kosten voor betalingsverkeer en datacommunicatiekosten) van het verwerken van geldstromen. Het minimaliseren van interne handelingkosten van het verwerken van geldstromen. - 10 - Richtlijnen en limieten geldstromenbeheer De in- en uitgaande geldstromen worden zo goed mogelijk op elkaar afgestemd. Daartoe wordt een liquiditeitsplanning (per jaar en meerjarig) opgesteld. Bij het uitvoeren van het betalingsverkeer wordt gekozen voor de goedkoopste en meest efficiënte instrumenten. Het betalingsverkeer wordt zoveel mogelijk geconcentreerd bij één bank. Doelstellingen saldo- en liquiditeitenbeheer Het zorg dragen voor voldoende dispositieruimte (tot één jaar) om te garanderen dat de organisatie haar korte termijn verplichtingen structureel kan nakomen, tegen zo laag mogelijke kosten. Het optimaliseren van het renteresultaat op bestaande en geprognosticeerde liquiditeitsoverschotten voor een periode tot één jaar tegen aanvaardbare risico’s. Richtlijnen en limieten saldo- en liquiditeitenbeheer De toegestane geldmarktinstrumenten voor de periode van maximaal één jaar min één dag zijn: rekening courantkrediet, callgeld, kasgeldleningen en commercial paper. De condities waartegen financiële transacties kunnen worden afgesloten moeten marktconform zijn. Er vindt saldoregulatie en –afroming plaats gericht op maximale opbrengst en minimale kosten. Uitgaande van de normale situatie dat kort geld goedkoper is dan lang geld en gelet op de kasgeldlimiet zal de provincie zoveel mogelijk met kort geld financieren. De daarvoor beschikbare instrumenten zijn financiering met callgeld of kasgeldleningen of sturen op een negatief saldo op de rekening courant, gemiddeld ter hoogte van de kasgeldlimiet. De kortlopende financieringsmiddelen (vlottende schuld) bedragen in totaal maximaal de kasgeldlimiet (zie wet Fido). Overschrijding van de kasgeldlimiet moet ongedaan worden gemaakt door netto vlottende schuld om te zetten (te consolideren) in vaste schuld. Doelstellingen debiteuren- en crediteurenbeheer Het zo doelmatig mogelijk beheren van de debiteuren en crediteuren. Richtlijnen en limieten debiteuren-crediteurenbeheer Er zijn vaste debiteuren- en crediteurenprocedures en deze worden met een vaste periodiciteit uitgevoerd. De debiteurenprocedure betreft de inning van vorderingen inclusief aanmaningen en eventuele vervolgprocedures. De crediteurenprocedure betreft het voldoen aan de betalingsverplichtingen. De provincie kiest voor de meest goedkope en efficiënte manier van het innen van de vorderingen en voor het voldoen aan verplichtingen. De provincie betaalt tijdig de facturen, dat wil zeggen dat er betaald wordt op de uiterste betaaldatum. De provincie benadert actief de betalingsvoorwaarden in grote contracten (afspraken over termijnen). - 11 - 3.2.3 Financiering Doelstellingen financiering Het voorzien in toekomstige behoefte aan vreemd vermogen door het aantrekken van middelen tegen zo laag mogelijke kosten. Het aantrekken van vreemd vermogen voor een periode van minimaal een jaar tegen aanvaardbare risico’s. Het veilig stellen van de financierbaarheid van de organisatie in die zin dat op elk gewenst moment middelen kunnen worden aangetrokken: toegang tot de (Europese) vermogensmarkt dient verzekerd te zijn. Dit gebeurt door enerzijds te zorgen voor geschikte instrumenten, bijvoorbeeld een up to date Medium Term Notes Programma , anderzijds door potentiële geldgevers voortdurend te informeren over de kredietwaardigheid van de provincie NoordBrabant. Richtlijnen en limieten financiering Bij een normale rentestructuur wendt de provincie, voor zover mogelijk, het eigen vermogen en de voorzieningen aan voor de interne vermogensbehoefte. Het aantrekken van vreemd vermogen is slechts toegestaan indien: De provincie vanwege investeringen met structurele financieringstekorten wordt geconfronteerd. De kasgeldlimiet maximaal benut is. Dit concrete voordelen oplevert ten opzichte van het vervroegd verkopen van rentedragende schuldtitels. Het aantrekken van gelden niet tot structurele overschotten leidt. De provincie baseert haar financieringstransacties op de volgende informatie: Liquiditeitsplanning op jaarbasis, wekelijks bijgesteld. Liquiditeitsplanning, meerjarig, tot 4 jaar, halfjaarlijks bijgesteld. Een rentevisie. Analyse beleggingsportefeuille. Treasury paragraaf bij het jaarplan/begroting. Voordat een transactie wordt afgesloten, vraagt de provincie offertes bij minimaal twee verschillende partijen. Als geldgevers komen in aanmerking alle door het College van Gedeputeerde Staten goedgekeurde partijen. Financieringsmiddelen worden uitsluitend aangetrokken via waardepapieren in nationale valuta’s (gulden of euro) en tegen marktconforme condities. De toegestane lange termijn financieringsinstrumenten (>= 1 jaar) zijn: Onderhandse vaste leningen Medium term notes Andere door het College van Gedeputeerde Staten toegestane instrumenten De provincie hanteert in het algemeen integrale (totaal) financiering en geen projectfinanciering. Dit betekent dat de provincie haar beslissingen tot het aantrekken van financiering baseert op de totale financieringspositie van de provincie. De voordelen van deze techniek zijn lagere afsluitkosten (minder leningen worden aangetrokken) en betere prijzen - 12 - (grotere volumes). Nadeel hierbij is echter de kans op een hogere mismatch tussen aangetrokken en benodigde middelen en daardoor een hoger renterisico. Projectfinanciering van bijvoorbeeld grote investeringsprojecten is toegestaan mits vooraf het College van Gedeputeerde Staten daartoe een specifiek besluit neemt. In geval van projectfinanciering wordt de regel toegepast dat de looptijd van de financiering maximaal overeenkomt met de looptijd van de investeringen. Doelstellingen beleggingen Belegging omvat het beheren van overtollige liquiditeiten van de provincie en het verstrekken van leningen aan door PS goedgekeurde partijen voor een periode langer dan een jaar. Doelstelling van beleggingen zijn: Het optimaliseren van het (rente)resultaat op bestaande en geprognosticeerde liquiditeitsoverschotten tegen aanvaardbare risico’s. Richtlijnen en limieten beleggingenbeleggingen Beleggingen vinden uitsluitend plaats uit overtollige en direct beschikbare liquiditeiten. De provincie baseert haar beleggingstransacties op de volgende informatie: Liquiditeitsplanning, per jaar, wekelijks bijgesteld. Liquiditeitsplanning, meerjarig, tot 4 jaar, halfjaarlijks bijgesteld. Een rentevisie. Analyse van de beleggingsportefeuille. Treasury paragraaf bij de begroting. Voordat een transactie wordt afgesloten vraagt de provincie offertes op bij 3 à 4 verschillende partijen maar in ieder geval minimaal twee. Als geldnemer komen slechts de onder debiteurenrisico vermelde toegestane partijen in aanmerking. De provincie belegt uitsluitend in toegestane financiële instrumenten in nationale valuta en tegen marktconforme prijzen. Doelstellingen bankrelatiebeheer Doelstelling van het bankrelatiebeheer is: Het realiseren van gunstige cq. marktconforme condities op producten en diensten geleverd door vermogensverschaffers, institutionele beleggers, banken, makelaars, etc. Richtlijnen en limieten bankrelatiebeheer De bankrelaties en bancaire condities worden periodiek (minimaal iedere 5 jaar) beoordeeld. De provincie Noord-Brabant bankiert uitsluitend bij de banken binnen het EMU-gebied met minimaal een A-rating en overige door het College van Gedeputeerde Staten goedgekeurde banken. - 13 - HOOFDSTUK 4 4.1 ORGANISATIE TREASURY Inleiding Ten behoeve van het sturen en beheersen van de uitvoering van de treasury functie en om de interne organisatorische risico’s te minimaliseren moet de provincie kunnen beschikken over een organisatorische infrastructuur. De treasuryfunctie binnen de provincie Noord-Brabant heeft de volgende (organisatorische) kenmerken. Een treasury-organisatie met een bescheiden omvang die (betrekkelijk) los van de rest van de organisatie staat. De noodzaak snel en flexibel te moeten kunnen inspelen op (markt)ontwikkelingen. Grote transactievolumes. Beperkt aantal financiële transacties (exclusief de transacties voor het betalingsverkeer). In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de organisatiestructuur. Aan de orde komen de verdeling van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de provincie en de plaats van de treasury-functie. 4.2 De treasury-organisatie Een duidelijke inbedding van de treasury binnen het provincie apparaat is onder meer van belang om een adequate verdeling van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de treasury-functie mogelijk te maken. De treasury bij de provincie Noord-Brabant betreft een organisatieoverstijgende functie, wordt geheel centraal uitgevoerd en is daarom ondergebracht binnen de centrale afdeling Financiën. In de hiërarchie is de treasury een verantwoordelijkheid van het hoofd van de afdeling Financiën. De treasury betreft een beperkt aantal transacties. Vandaar dat geen afzonderlijke afdeling voor treasury wordt opgericht. Naast schaalvoordelen vergemakkelijkt deze centrale positionering de invulling van de eisen van functiescheiding. Ten behoeve van de uitvoering van de treasury functie zijn steeds ten minste drie functionarissen betrokken waardoor zoveel mogelijk inhoud wordt gegeven aan functiescheiding: de uitvoerende functie (afsluiten van financiële contracten), de administrerende functie (registreren van contracten) en de controlerende functie. De betrokken functionarissen beschikken over de noodzakelijke kennis en vaardigheden om de treasury functie te kunnen uitvoeren. De treasury functie wordt uitgevoerd door het hoofd van het Bureau Financiële Administratie De treasury administratie wordt uitgevoerd door de medewerker liquiditeitsbeheer/rekenplichtig ambtenaar. De controlerende functie wordt uitgevoerd door het hoofd van de Afdeling Financiën. Er is een volledige functiescheiding tussen het afsluiten van transacties en het administreren en controleren hiervan alsmede tussen het afsluiten van een transactie en het doen van betalingsopdrachten. Deze functiescheiding moet altijd in stand blijven, ook bij afwezigheid van één of meer van de genoemde functionarissen. Bij afwezigheid van hoofd Bureau - 14 - Financiële Administratie zullen zijn taken in het kader van de treasury functie worden overgenomen door het hoofd van het Bureau Financieel Beleid, Advies en Control van de Afdeling Financiën; bij afwezigheid van de medewerker liquiditeitsbeheer/rekenplichtig ambtenaar zullen zijn taken worden overgenomen door de collega medewerker liquiditeitsbeheer; bij afwezigheid van hoofd Afdeling Financiën zullen zijn taken in het kader van de treasury functie worden overgenomen door de adjunct-griffier (concerncontroller). De aansluiting van de treasury administratie met de financiële administratie wordt periodiek vastgesteld door het hoofd Afdeling Financiën. 4.3 Delegatie, mandaat en volmacht Bij de treasuryfunctie zijn direct en indirect veel personen en organen betrokken. Dit zijn met name Provinciale Staten, de financiële commissies, het College van Gedeputeerde Staten, de griffier, de integraal manager als budgethouder, decentrale financiële ondersteunende functies, de adjunct-griffier (concerncontroller), het hoofd van de Afdeling Financiën (treasury controle), het hoofd van het Bureau Financiële Administratie (treasury functie), de medewerker liquiditeitsbeheer/rekenplichtig ambtenaar (treasury administrateur) en de externe accountant. In het treasury statuut moet expliciet het delegatie- en mandateringspatroon worden vastgelegd, in casu welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden de betrokken partijen hebben. Deze drie elementen hangen nauw met elkaar samen en de onderlinge verhouding tussen deze drie elementen moet in evenwicht zijn: grote (kleine) verantwoordelijkheden en beperkte (grote) bevoegdheden gaan namelijk moeilijk samen. Het vastleggen van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden start vanuit Provinciale Staten. In de Provinciewet is immers geregeld dat PS bevoegd is tot het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten. Provinciale Staten kan deze bevoegdheid overdragen aan het college van Gedeputeerde Staten en kan daarbij regels vaststellen. Voorts kan het College een ambtenaar, c.q. collectief (bijvoorbeeld een treasurycommissie) machtigen een beslissing te nemen over het aangaan en verstrekken van geldleningen en kan het College in een uitvoeringsbesluit nadere regels stellen. Bij de verdeling van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden de wettelijke bepalingen in acht genomen. Vooral met het oog op de omvang van de transacties en de hiermee samenhangende risico’s zijn er bij de toedeling van de taken een aantal specifieke aandachtspunten. Een transparante functiescheiding tussen beleidsbepaling en de uitvoering en tussen de administratie en controle op de financiële transacties. Bij transacties op het terrein van treasury worden daarom in principe door de provincie twee handtekeningen geplaatst. Ongewenste vormen van belangenverstrengeling dienen vermeden te worden. Voor een afwijking van het treasurystatuut moet conform de vigerende mandaatregeling expliciete toestemming aan het management of het bestuur gevraagd te worden. Elke overtreding van de richtlijnen en limieten dient ter kennis gebracht te worden aan het management of het bestuur. - 15 - Het middel om dit soort zaken afdoende te regelen is het opstellen van sluitende procedurebeschrijvingen en sluitende functiebeschrijvingen, alsmede voor sancties bij overtreding. De verdeling van de verantwoordelijkheden van de betreffende organen en personen worden in Bijlage 1 in detail weergegeven. Bevoegdheden kunnen via mandaat door het bestuur van de provincie (Provinciale Staten en het College van Gedeputeerde Staten) aan diverse functionarissen worden verleend. Door mandatering kan slagvaardiger worden opgetreden op de financiële markten en het bestuur wordt niet onnodig belast met het dagelijkse treasury-beheer. Bij het toewijzen van bevoegdheden is rekening gehouden met functiescheiding tussen uitvoeren, administreren, controleren en autoriseren. In Bijlage 2 wordt in tabellen aangegeven hoe de bevoegdheden in het kader van treasury binnen de provincie worden geregeld. Als basis verleent Provinciale Staten via volmachten aan het College van Gedeputeerde Staten de bevoegdheid om tot bepaalde maxima leningen aan te gaan op korte termijn en lange termijn. Aan de hand van die volmachten zal het College van Gedeputeerde Staten steeds verantwoording afleggen aan Provinciale Staten. De volmachten betreffen in ieder geval het aangaan van kasgeldleningen en van vaste geldleningen, beide tegen de dan geldende rente en andere marktcondities. Tevens verleent Provinciale Staten via volmacht aan het College van Gedeputeerde Staten de bevoegdheid om beleggingen aan te gaan tegen de dan geldende marktrente. In die volmacht stelt Provinciale Staten tevens vast de maximum bedragen, looptijden en andere voorwaarden. - 16 HOOFDSTUK 5 PLANNING EN CONTROL In het treasury statuut moet de relatie tussen het treasurybeleid en het planning en control proces worden vastgelegd. Het treasurybeleid wordt jaarlijks gebaseerd op een (meerjaren)begroting en liquiditeitsprognose. Vanuit deze prognose worden de verwachte treasury-activiteiten voor het komende jaar bepaald. Dit wordt uiteengezet in de Treasuryparagraaf bij het jaarplan/begroting. Daarmee is een duidelijk verband gelegd tussen het treasurybeleid en de uitvoering van treasury-activiteiten enerzijds en de in bovengenoemde paragraaf vermelde mandatering. De elementen van het planning en control proces zijn in relatie tot het treasury beleid: Jaarplan/begroting en meerjarenraming, onderbouwd door de afdelingsplannen Jaarverslag/jaarrekening Managementrapportages In alle drie de elementen moet de uitvoering van het treasury beleid expliciet aan de orde worden gesteld. Ten behoeve van het jaarplan/begroting en jaarverslag/jaarrekening sluit dit aan op de regels in de comptabiliteitsvoorschriften waarin is vastgelegd dat in beide documenten een treasury paragraaf moet worden opgenomen. In de treaury paragraaf wordt de uitvoering van het treasury beleid nader geconcretiseerd. De treasury paragraaf omvat o.a. geactualiseerde meetbare en toetsbare doelstellingen, de rentevisie, de strategie van de treasury functie alsmede de toegestane transacties waardoor de treasury snel verantwoorde transacties kan afsluiten. Ten behoeve van de treasury functie zijn uit het planning en control proces specifiek van belang de investeringsplanningen (jaarlijks en meerjarig) en de liquiditeitsplanning (meerjarig, jaarlijks, maandelijks en wekelijks). Meer specifiek beoordeelt de provincie periodiek de leningen- en beleggingsportefeuille in relatie tot de dan geldende rentestructuur en de verwachtingen omtrent de rentestructuur. Deze analyse geeft inzicht in momenten en omvang van de rentebetalingen, renteontvangsten, aflossingen en renteconversies. Naar aanleiding van de analyse besluit de provincie of zij actie moet ondernemen, bijvoorbeeld overgaat tot vervroegde aflossing of ter afdekking van haar renterisico’s leningen afkoopt en overgaat tot herfinanciering. Daarnaast ontwikkelt de provincie, ter beperking van rentekosten cq. optimaliseren van rentebaten, een rentevisie aan de hand van informatie van minimaal twee financiële instellingen. De visie wordt periodiek getoetst met de werkelijke renteontwikkelingen. De rentevisie en de evaluatie worden bij iedere managementrapportage vastgelegd. De resultaten van eerder afgesloten transacties dienen op basis van toen geldende rentevisie te worden geëvalueerd, zodat een objectieve verantwoordingsrapportage wordt gegarandeerd. Middels managementrapportages en het jaarverslag/jaarrekening wordt periodiek en jaarlijks gerapporteerd over de uitvoering van de treasury activiteiten. - 17 HOOFDSTUK 6 INFORMATIEVOORZIENING De kernelementen bij de financiële bedrijfsvoering zijn sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden. Dat geldt ook voor de uitvoering van de treasury functie. Bij de eerste twee elementen gaat het met name om de operationele informatie passend bij het systeem van planning en control. Bij de elementen van verantwoorden en toezicht houden staat de verantwoordingsinformatie centraal. De voorziening van juiste, tijdige, volledige en relevante verantwoordingsinformatie moet gerekend worden tot de belangrijkste voorwaarden voor het kunnen beheersen van de financiële en interne risico’s. De administratieve organisatie en de interne controle dienen de adequate informatie te waarborgen. 6.1 Beleidsmatige informatie De beleidsmatige informatie bestaat vooral uit de beleidskaders zoals deze zijn vervat in het treasury statuut en uit de concrete beleidsplannen en de uitvoering ervan die hun neerslag hebben in de treasury paragraaf. De beleidsmatige informatie beoogt een transparant besluitvormingsproces mogelijk te maken. 6.2 Operationele informatie Het treasury statuut geeft aan welke operationele informatie nodig is ter ondersteuning van de uitvoering (van de planning en controle) van de treasury-activiteiten. In tabelvorm wordt in Bijlage 3 aangegeven welke informatie beschikbaar moet zijn om de doelstellingen te realiseren, de bron ervan, de frequentie waarmee de informatie wordt gebruikt en welke partijen hierbij betrokken zijn. 6.3 Verantwoordingsinformatie De verantwoordingsinformatie is met name de informatie die aangeeft of de gestelde doelen gerealiseerd zijn en of de uitvoering van de treasuryfunctie heeft plaatsgevonden binnen de kaders van het treasury statuut. In het laatste geval is ook de rechtmatigheid van de uitvoering van de treasury-functie aan de orde. De verantwoordingsinformatie speelt op elk niveau van de organisatie en volgt in grote lijnen de mandaterings- en delegatiepatronen. De verantwoordingsinformatie inzake treasury moet worden opgenomen in de bestaande verantwoordingsinstrumenten: managementrapportages en jaarverslag/jaarrekening. De belangrijkste verantwoordingsinformatie zal met name zijn weerslag vinden in de treasuryparagraaf van het jaarverslag/jaarrekening waarbij het College van Gedeputeerde Staten verantwoording aflegt aan Provinciale Staten. In dat verband wordt ook vastgelegd dat de rechtmatigheid van de uitvoering van de treasury-functie door de accountant beoordeeld wordt en in het verslag van de accountant aan de orde komt. In de treasury paragraaf bij het jaarverslag/jaarrekening worden in ieder geval betrokken: planning versus realisatie van de liquiditeitsposities; naleving van procedures, richtlijnen, limieten en overige instructies; analyse prestatie van de treasury-functie ten opzichte van de markt. - 18 - 6.4 Informatie toezichthouder en CBS In het treasury statuut moet worden aangegeven welke informatie over treasury derden nodig hebben, in het bijzonder de toezichthouder. Vanuit de wet Fido moet de provincie de volgende informatie toezenden: Toezichthouder Jaarlijks tezamen met het jaarverslag een opgave van: Het begrotingstotaal bij aanvang van het voorgaande jaar; De kasgeldlimiet bij aanvang van het voorgaande jaar; De gemiddelde netto vlottende schuld in elk van de kalenderkwartalen van het voorgaande jaar; De stand van de vaste schuld bij aanvang van het voorgaande jaar; De renterisiconorm bij aanvang van het voorgaande jaar; Het renterisico op de vaste schuld over het voorgaande jaar. Aan het einde van ieder kwartaal een opgave van de laatst berekende gemiddelde nettovlottende schuld en de kasgeldlimiet voor het desbetreffende kalenderjaar. Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) Driemaandelijks een opgave van de stand van het EMU-saldo op een door het Centraal Bureau voor de Statistiek te bepalen wijze. - 19 HOOFDSTUK 7 ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE EN INTERNE CONTROLE In de administratieve organisatie kristalliseert zich praktisch de gehele treasury-functie. De richtlijnen en limieten, de verdeling van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, de delegatie en mandateringen, al deze zaken vinden hun vastlegging en neerslag in de administratieve organisatie. In relatie daarmee zal de administratieve organisatie ook de adequate beleids-, operationele- en verantwoordingsinformatie moeten kunnen leveren aan de betrokkenen. De administratie bevat daarnaast als kernonderdeel ook de maatregelen voor de interne controle om daarmee te bewerkstelligen en te bevestigen dat de uitvoering van de treasury-functie conform de gestelde regels geschiedt. Daartoe voert de organisatie periodiek interne controles uit op: de juistheid, tijdigheid, volledigheid en relevantie van de managementinformatie; de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de administratieve verwerking; de naleving van de preventieve maatregelen; de realisatie van de doelstellingen; de uitvoering van het beleid. Een en ander betekent dat de administratieve organisatie en de interne controle moeten waarborgen dat: de uitvoering rechtmatig en doelmatig is; de treasury-activiteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd; de risico’s kunnen worden beheerst; de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd is. In 1999 heeft het College van Gedeputeerde Staten een administratieve organisatie voor de treasury vastgesteld. Deze administratieve organisatie zal op basis van het treasury statuut moeten worden beoordeeld en aangepast. In de aangepaste administratieve organisatie treasury die wederom door het College zal worden vastgesteld moeten in ieder geval de volgende onderdelen worden behandeld: Aantrekken van kasgeldleningen; Aantrekken en verstrekken van langlopende geldleningen; Verlenen van waarborgen en garanties; Reguleren van saldi en het betalingsverkeer; Procedures voor het opstellen van treasuryparagraaf en periodieke managementrapportages; Procedures voor het uitvoeren van interne controle op treasury activiteiten; Vaststelling en bekendmaking van bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Vanuit de maatregelen van interne controle voert de provincie in ieder geval de volgende controles uit op de treasury activiteiten: Het controleren of de treasury statuut feitelijk wordt nageleefd (interne controle en/of externe accountant); Het controleren van de volledigheid en de betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasury functie (hoofd van de Afdeling Financiën); Het voeren van de interne controle op de uitgevoerde treasury contracten (hoofd van de Afdeling Financiën); - 20 - Het controleren of de ontvangen bevestiging van derden overeenkomt met de informatie van de treasury administrateur (interne controle financiële administratie); Het controleren of informatie in de financiële administratie juist is geadministreerd (interne controle financiële administratie). - 21 - BIJLAGE 1 VERANTWOORDELIJKHEDEN TREASURY De verdeling van verantwoordelijkheden van de organen en personen inzake treasury is als volgt. Provinciale Staten Vaststellen en wijzigen van het treasury statuut en daarmee van de treasury doelstellingen, een prudent treasury beleid, globale richtlijnen en limieten. Het houden van toezicht op het treasury beleid. Het evalueren en (eventueel) bijstellen van het treasury beleid. Het vaststellen van de treasury paragraaf en investeringsplanning bij het jaarplan/begroting, meerjarenraming en jaarverslag/jaarrekening. Commissie Financiën en Rekeningcommissie Het adviseren over voorstellen en rapportages over treasury-zaken aan het College van Gedeputeerde Staten en aan Provinciale Staten. College van Gedeputeerde Staten Het uitvoeren van het treasury beleid. Beslissen over bijzondere transacties. Opstellen van treasury paragraaf. Achteraf bekrachtigen van afgesloten transacties (voor zover door Provinciale Staten gemachtigd). Rapporteren aan Provinciale Staten over de uitvoering van het treasury beleid. Concerncontroller Het geven van administratieve richtlijnen op gebied van treasury. Bewaken van de kwaliteit van de treasury processen. Controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasury functie en hierover rapporteren aan het College van Gedeputeerde Staten. Hoofd afdeling Financiën (treasury controle) Uitvoeren van aan hem gemandateerde treasury activiteiten. Zorgen voor juiste verantwoording. Rapporteren en verantwoorden aan de concerncontroller en aan het College van Gedeputeerde Staten. Voeren van interne controle op de uitgevoerde treasury transacties. Fiatteren van financiële transacties in het treasury contract administratie. Bewaken van volledigheid en betrouwbaarheid van de operationele informatievoorziening voor de treasury functionaris en hierover rapporteren aan de concern controller. Integraal managers Zorgen voor goede kwaliteit van de gegevens die hun afdelingen aanleveren met betrekking tot toekomstige uitgaven en ontvangsten. Tijdig aanleveren aan de treasury van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen. Fiatteren van betalingen en ontvangsten ten laste c.q. ten gunste van hun budgetten. Hoofd bureau Financiële Administratie (treasury functie) - 22 - Juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten en verplichtingen, inkomsten en uitgaven, ontvangsten en betalingen in de financiële administratie. Toezicht houden op de geldstromen en betalingsverkeer. Beheren van debiteuren en crediteuren. Dagelijks uitvoeren van cash management activiteiten binnen het vastgestelde treasurybeleid en treasury paragraaf: Beheren van dagelijkse saldi en liquiditeitsposities; Beheren van geldstromen; Onderhouden van contacten met banken, makelaars en overige financiële instellingen; Afsluiten van financiële contracten; Schriftelijk vastleggen van treasury transacties; Uitvoeren van activiteiten op het gebied van (rente)risicobeheer, financiering en beleggingen. Voorbereiden van beleidsvoorstellen op het gebied van treasury. Adviseren van diensten en afdelingen over de organisatie van betalingsverkeer, leveren van informatie over toekomstige uitgaven en ontvangsten, betalingstermijnen. Aanleveren van tijdige, volledige, betrouwbare gegevens aan de treasury administratie. Rapporteren aan hoofd Financiën over de uitvoering van het treasury beleid en het gevoerde treasury beheer. Medewerker liquiditeitsbeheer (functie treasury administratie) Opstellen liquiditeitsplanning; Registreren van de financiële contracten in de treasury contract administratie Ontvangen van de bevestiging van derden en het controleren of deze overeenkomen met de informatie van de treasury functionaris. Fiatteren van financiële transacties in het treasury contract administratie. Zorgen voor autoriseren van de bevestigingen van derden door de twee daartoe bevoegde procuratiehouders (voorzitter en griffier van Gedeputeerde Staten). Externe accountant Controleren of het treasury statuut feitelijk wordt nageleefd en daarover rapporteren en adviseren. - 23 - BIJLAGE 2 BEVOEGDHEDEN TREASURY Tabellen met bevoegdheden met betrekking tot de uitvoering van de treasuryfunctie Tabel 1 Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer Treasuryactiviteit Uitvoering Registratie Tegenpartij goedkeuren Technieken en instrumenten goedkeuren Uitzetten van geld via callgeld of deposito Aantrekken van geld callgeld of kasgeld Aantrekken van geld via CP Betalingsopdrachten treasury Hoofd Fin. Adm. Hoofd Fin. Adm. Hoofd Fin. Adm. Hoofd Fin. Adm. Hoofd Fin. Adm. Financiële administratie Tabel 2 Bankrelatiebeheer Treasuryactiviteit Uitvoering Bankrelaties goedkeuren Bankrekeningen openen, wijzigen en sluiten Bankcondities en tarieven afspreken Hoofd Fin. Adm. Hoofd Fin. Adm. Hoofd Fin. Adm. Tabel 3 Renterisicobeheer Treasuryactiviteit Uitvoering Tegenpartij goedkeuren Instrumenten en technieken goedkeuren Hoofd Fin. Adm. Hoofd Fin. Adm. Controle Autorisatie Treasuryadmini stratie Treasuryadmini stratie Treasuryadmini stratie Treasuryadmini stratie Treasuryadmini stratie Treasuryadmini stratie Hoofd Financiën Hoofd Financiën Hoofd Financiën Hoofd Financiën Hoofd Financiën Hoofd Fin. Adm. GS Registratie Controle Autorisatie Treasuryadmini stratie Treasuryadmini stratie Treasuryadmini stratie Hoofd Financiën Hoofd Financiën Hoofd Financiën GS Registratie Controle Autorisatie Treasuryadmini stratie Treasuryadmini stratie Hoofd Financiën Hoofd Financiën GS GS GS GS GS GS GS GS GS - 24 - Tabel 4 Financiering en beleggingen Treasuryactiviteit Uitvoering Tegenpartij goedkeuren Technieken en instrumenten goedkeuren Krediet faciliteiten afsluiten Aantrekken van geld via onderhandse geldleningen Aantrekken van geld via MTN Uitzetten van geld via onderhandse geldleningen Uitzetten van geld via (staats)obligaties en MTN Uitzetten van geld via garantieproducten Beleggen in aandelen Verstrekken van garanties Hoofd Fin. Adm. Hoofd Fin. Adm. Hoofd Fin. Adm. Hoofd Fin. Adm. Hoofd Fin. Adm. Hoofd Fin. Adm. Hoofd Fin. Adm. Hoofd Fin. Adm. Hoofd Fin. Adm. Hoofd Financiën Registratie Controle Autorisatie Treasuryadmini stratie Treasuryadmini stratie Treasuryadmini stratie Treasuryadmini stratie Treasuryadmini stratie Treasuryadmini stratie Treasuryadmini stratie Treasuryadmini stratie Treasuryadmini stratie Treasuryadmini stratie Hoofd Financiën Hoofd Financiën Hoofd Financiën Hoofd Financiën Hoofd Financiën Hoofd Financiën Hoofd Financiën Hoofd Financiën Hoofd Financiën Concerncon troller GS GS GS GS GS GS GS GS PS PS - 25 - BIJLAGE 3 OPERATIONELE INFORMATIE TREASURY In tabelvorm wordt aangegeven welke operationele informatie beschikbaar moet zijn om de doelstellingen van treasury te realiseren, de bron ervan, de frequentie waarmee de informatie wordt gebruikt en welke partijen hierbij betrokken zijn. Tabel 5 Operationele informatie Operationele Frequentie informatie Liquiditeitsprognose lang Liquiditeitsprognose kort Rentevisie lange termijn Kwartaal Rentevisie korte termijn Week Week Kwartaal Betalingen en Dagelijks ontvangsten in pijplijn Koersinformatie Dagelijks Marktinformatie Dagelijks Rentetarieven Dagelijks Rapportages Maand vermogensbeheer Financieringsstructuur Maand eigen/vreemd en korte/lange schuld Analyse leningen- en Kwartaal uitzettingsportefeuille Bron Informatieverstrekk Informatieontvan er ger liquiditeitsplan ning liquiditeitsplan ning Financiële tijdschriften Bankrelaties Medewerker treasury Medewerker treasury Overleg hoofd Fin. Adm. en hoofd Financiën (rente commissie) Hoofd Fin. Adm. Hoofd Fin. Adm. Medewerker liquiditeitenbeheer Medewerker treasury Medewerker treasury Medewerker treasury Hoofd Fin. Adm. Hoofd Financiën Financiële tijdschriften Bankrelaties Financiële administratie Internet Bankrelaties Internet Bankrelaties Internet Bankrelaties Vermogensbeh eerder Treasury administratie Treasury administratie Hoofd Fin. Adm. Hoofd Fin. Adm., hoofd Financiën, GS Hoofd Financiën GS Hoofd Fin. Adm. Medewerker treasury Hoofd Financiën Hoofd Fin. Adm. Hoofd Financiën Hoofd Fin. Adm. Hoofd Financiën GS Hoofd Financiën Hoofd Fin. Adm. Medewerker treasury Hoofd Financiën Hoofd Fin. Adm. - 26 - BIJLAGE 4 DOOR PROVINCIALE STATEN VERSTREKTE MACHTIGINGEN INZAKE TREASURY 1. Besluit van Provinciale Staten tot machtiging van Gedeputeerde Staten tot het aangaan van vaste geldleningen. Besluit 12/99 d.d. 26 maart 1999 van Provinciale Staten van Noord-Brabant Provinciale Staten van Noord-Brabant gezien het voorstel van Gedeputeerde Staten van 2 februari 1999; besluiten: 1. ter verkrijging van de nodige middelen voor de vaste financiering van kapitaaluitgaven van de provincie alsmede voor extra aflossingen van vaste geldleningen tegen ongunstige rentepercentages, Gedeputeerde Staten te machtigen ten laste van de provincie een of meer overeenkomsten van vaste geldleningen aan te gaan tot een gezamenlijk bedrag van Euro 150 mln., met dien verstande dat: - het rentepercentage van de geldlening niet hoger mag zijn dan de op het tijdstip van het sluiten van de geldlening op de kapitaalmarkt algemeen geldende rentevoet; - de plaatsing van de geldlening slechts kan geschieden met inachtneming van de desbetreffende voorwaarden volgens of krachtens de Wet financiering lagere overheid gesteld; - van de gevallen, waarin van deze machtiging gebruik is gemaakt, jaarlijks mededeling bij de begroting wordt gedaan; 2. het besluit van de eerdere machtiging voor het aangaan van vaste geldleningen van 20 mei 1994, nummer 12/94, voor zover deze niet is gebruikt in te trekken. ’s-Hertogenbosch, 26 maart 1999 Provinciale Staten van Noord-Brabant, De griffier, De voorzitter. - 27 - 2. Besluit van Provinciale Staten tot machtiging van Gedeputeerde Staten tot het aangaan van kortlopende geldleningen. Besluit 9/89 d.d. 17 maart 1989 van Provinciale Staten van Noord-Brabant Provinciale Staten van Noord-Brabant, gezien het voorstel van Gedeputeerde Staten d.d. 3 maart 1989, nr. 13003; gelet op de artikelen 88 en 88a van de Provinciewet; besluiten: A. dat Gedeputeerde Staten, kasgeldleningen, daggeldleningen, rekeningcourantovereenkomsten en/of andere overeenkomsten tot het aantrekken van korte financieringsmiddelen ter voorziening in de behoefte van de provincie aan kasmiddelen kunnen aangaan tot een totaalbedrag van maximaal f 100.000.000,--; B. de korte financieringsmiddelen zullen niet in strijd met de bepalingen van de Wet financiering lagere overheden worden aangetrokken; C. wanneer Gedeputeerde Staten gebruik maken van de onder A genoemde mogelijkheid van andere overeenkomsten voor het aantrekken van korte financieringsmiddelen zullen zij de Commissie van advies en bijstand voor financiën en energie hierover informeren; D. dat het vermelde onder A, B en C dient ter vervanging van hun besluit van 17 maart 1978, volgnummer 31/78 goedgekeurd bij Koninklijk Besluit van 1 juni 1978, nummer 20. ’s-Hertogenbosch, 17 maart 1989 Provinciale Staten voornoemd, Mr. F.J.M. Houben, voorzitter Mr. Drs. A.J. Modderkolk, griffier Dit besluit is bij het verzamelbesluit invoering euro van provinciale Staten van NoordBrabant, nummer 53/01 d.d. 27 juni 2001 aangepast. Onder artikel 20 van het verzamelbesluit wordt vermeld: Delegatieregeling korte financieringsmiddelen (besluit P.S. van 17 maart 1989 nr. 9/89) In de tekst van het besluit onder a, “dat Gedeputeerde Staten kasgeldleningen, daggeldleningen, rekeningcourantovereenkomsten en/of andere overeenkomsten tot het aantrekken van korte financieringsmiddelen ter voorziening in de behoefte van de provincie aan kasmiddelen kunnen aangaan tot een totaalbedrag van maximaal f 100.000.000,-- wordt het bedrag van “f 100.000.000,-” vervangen door “€ 50.000.000,-”. - 28 - 3. Besluit van Provinciale Staten tot machtiging van Gedeputeerde Staten tot het verstrekken van geldleningen. Besluit 12 d.d. 19 juli 1949 van Provinciale Staten van Noord-Brabant De Staten van Noord-Brabant hebben besloten: Gedeputeerde Staten te machtigen om, indien zulks naar hun oordeel in het belang der Provincie is, gelden der Provincie, welke deze tijdelijk niet nodig heeft, uit te lenen hetzij aan publiekrechtelijke lichamen en naar het oordeel van Gedeputeerde Staten daarmede gelijk te stellen instellingen hetzij aan anderen en wel in de vorm van kasgeldleningen voor ten hoogste één jaar of op voorwaarde, dat de gelden elke dag kunnen worden opgezegd. Bij de kasgeldleningen moeten worden in acht genomen de maximum-rentepercentages, welke van Regeringswege voor kasgeldleningen zijn aangegeven en bij het uitlenen gelden In de gevallen, waarin naar het oordeel van Gedeputeerde Staten het belang der provincie zulks nodig of wenselijk maakt, zullen de naar hun oordeel nodige waarborgen voor de terugbetaling der uitgeleende gelden moeten worden bedongen. ’s-Hertogenbosch, 19 juli 1949 de Staten voornoemd, Voorzitter Griffier Besluit 26 d.d. 22 juli 1952 van Provinciale Staten van Noord-Brabant De Staten van Noord-Brabant hebben besloten: hun besluit van 19 Juli 1949, betreffende het uitlenen van gelden te wijzigen als volgt: 1. voor de zinsnede “en wel in de vorm van kasgeldleningen voor ten hoogste één jaar of op voorwaarde, dat de gelden elke dag kunnen worden opgezegd” wordt gelezen “en wel voor ten hoogste drie jaar of in de vorm van kasgeldleningen voor ten hoogste één jaar of op voorwaarde, dat de gelden elke dag kunnen worden opgezegd”; 2. in de voorlaatste alinea wordt in de plaats van “kasgeldleningen” gelezen “leningen”. ’s-Hertogenbosch, 22 juli 1952 De staten voornoemd, Voorzitter, Griffier. - 29 - BIJLAGE 5 BEGRIPPENLIJST TREASURY Aandeel Bewijs van deelname in het kapitaal van een vennootschap (bijvoorbeeld NV of BV) Administratieve organisatie Het complex van organisatorische maatregelen dat gericht is op het tot stand brengen en in stand houden van de informatieverzorging in en omtrent de organisatie. De informatieverzorging dient effectief, efficiënt en betrouwbaar te zijn. Bedrijfsgewijze financiering Ook totale financiering genoemd. Vorm van financiering, waarbij de vermogensbehoefte van het bedrijf als geheel wordt betrokken, in tegenstelling tot projectgewijze financiering. Beleggingshorizon Periode waarover een belegger middelen wenst uit te zetten Commercial Paper Verhandelbare schuldbekentenis aan toonder met een looptijd korter dan twee jaar, uitgegeven door een niet-kredietinstelling. Deposito Niet-verhandelbare belegging bij een bank, waarbij een bedrag voor een vaste periode tegen een vast rentepercentage wordt weggezet Derivaten Derivaten zijn financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. Deze onderliggende waarden kunnen reële producten zijn zoals grondstoffen, of financiële producten zoals effecten. Derivaten kennen een breed toepassingsgebied en worden onder andere gebruikt om valuta- en renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren. Eigen vermogen Het deel van het vermogen dat permanent aanwezig is en als eerste alle risico’s draagt die zijn verbonden aan de bedrijfsuitoefening. Externe financiering Het aantrekken van middelen uit bronnen die buiten de organisatie liggen Financiële structuur De weergave in onderlinge samenhang van de omvang en de samenstelling van de kapitaalgoederenvoorraad (activa) en het vermogen (passiva). Financiering Het aantrekken van middelen voor de dekking van de vermogensbehoefte. Financieringsbehoefte De behoefte om uit (interne of externe) bronnen vermogen aan te trekken voor de dekking van de vermogensbehoefte. Financieringsruimte Het volgens de normen van financiers en/of garanten op enig moment maximaal aan te trekken bedrag aan leningen. - 30 Fixerende instrumenten Rente-instrumenten die tot doel hebben het rente-risico van een lening of belegging te minimaliseren door een toekomstige rentestijging of rentedaling af te schermen. Gemiddelde looptijd De periode waarover een lening, gegeven het aflossingsschema, gemiddeld uitstaat. Hedgen Het afdekken van risico’s Interest (of rente) De vergoeding die in rekening gebracht wordt voor het tijdelijk beschikbaar stellen van liquiditeiten (het lenen). De interest wordt meestal uitgedrukt in een percentage van de hoofdsom op jaarbasis. Interne financiering Financiering van de vermogensbehoefte door het aanwenden van geldmiddelen die reeds in de organisatie aanwezig zijn. Klassieke financieringsregel De bedrijfseconomische eis, dat de looptijd van de vermogensbestanddelen dienen overeen te komen met de looptijden van de financieringsmiddelen. Matching Het afstemmen van termijnen waarop vermogen is of wordt vastgelegd op termijnen waarop vermogen is of wordt aangetrokken. Medium Term Note Verhandelbare schuldbekentenis aan toonder, met een minimum looptijd van twee jaar en een minimum omvang van nominaal f 1 miljoen. Obligatie Verhandelbare schuldbekentenis als onderdeel van een obligatielening, uitgegeven door een overheid of bedrijf. Projectgewijze financiering Kredietverlening op lange termijn ten behoeve van een specifieke zelfstandige economische eenheid in tegenstelling tot bedrijfsgewijze of totale financiering. - 31 - Rating Kwaliteitsoordeel over een effect of andere beleggingsmogelijkheid door een bedrijf dat zich daarop toelegt. De ratingkwalificaties van Moody’s en Standard&Poor’s zijn: Moody’s Aaa Aa Standard&Poor’s AAA AA A A P-1 A-1+/A-1 P-2 A-2 P-3 A-3 Lange termijn ratings Extreem kredietwaardig Zeer kredietwaardig. Veiligheidsmarge echter niet zo hoog als bij AAA-categorie. Zeer kredietwaardig Er zijn echter factoren aanwezig waardoor afbetaling in de toekomst enig gevaar loopt.1 Korte termijn ratings Capaciteit voor rente en aflossing is extreem respectievelijk zeer groot Voldoende capaciteit voor tijdige betaling aanwezig. Echter niet zo groot als in bovengenoemde categorie. Adequate capaciteit voor tijdige betaling aanwezig. Echter kwetsbaar indien de omstandigheden tegen zitten.1 Renteconversie Tussentijdse aanpassing van de contractuele rente Rentestructuur Patroon van onderlinge verschillen in rentepercentages, ontstaan door looptijdverschillen van de verschillende vermogenstitels en door renteverwachtingen. Rentetypische looptijd Looptijd tussen twee renteconversiemomenten Rentevisie Toekomstverwachting over de rente-ontwikkeling, uitgaande van een aantal rentebepalende factoren, op basis waarvan een financierings- en beleggingsbeleid wordt gevoerd. Risicospreiding (diversificatie) Het spreiden van vermogens over verschillende (soorten) vermogenstitels, waardoor vermindering van risico optreedt. Saldo-regulatie Het overboeken van saldi tussen twee rekeningen van dezelfde organisatie Saldo rentecompensatie circuit De debet- en creditvalutaire saldi van meerdere rekeningen van een organisatie worden samengevoegd tot één gecombineerd saldo. Over dit gecombineerd saldo berekent de bank de te betalen of te ontvangen rente. Dit is alleen mogelijk wanneer de organisatie deze rekeningen bij één bank aanhoudt. Solvabiliteit De mate waarin een organisatie op lange termijn aan zijn financiële verplichtingen kan voldoen. 1 Uit de hoofdtekst blijkt dat minimaal deze ratings vereist zijn voor een prudente uitzetting. - 32 Solvabiliteitsratio Een verhoudingsgetal dat als hulpmiddel kan dienen bij het verkrijgen van inzicht in de solvabiliteit van een organisatie. Valutadatum De datum welke bepalend is voor de renteberekening over een saldo van een rekening. Rente wordt vergoed tot de valutadatum waarop het geld van de rekening is weggeboekt en rente wordt vergoed vanaf de valutadatum waarmee het geld op de rekening wordt bijgeboekt. Vastrentende waarden Vermogenstitels met een vaste renteopbrengst Vermogenspositie De verhouding tussen het eigen vermogen en het vreemd vermogen van een organisatie. Vermogensstrucuur Samenstelling van het vermogen, weergegeven als de verhouding tussen het eigen en het vreemd vermogen, alsmede naar de tijdsduur gedurende welke het vreemd vermogen te beschikking staat. Vervaldatum De datum per wanneer geleverd/betaald moet worden. Vervalkalender Overzicht van een leningenportefeuille, waarui het tijdstip en de omvang van de toekomstige rente- en aflossingsverplichtingen blijkt en ook het tijdstip en de omvang van toekomstige renteconversies en vervolgfinancieringen. Volatiliteit Maatstaf voor de (verwachte) beweeglijkheid van de onderliggende waarde. Volatiliteit wordt uitgedrukt in een percentage per jaar. Vreemd vermogen Het totaal van de door een norganisatie aangegane schulden, waarbij tevens een onderscheid naar looptijd wordt gemaakt. Vreemde valuta Een valuta die het wettig betaalmiddel is in en ander land dan waarin de eigenaar van de vreemde valuta ingezetene is. Yield curve De lijn die de punten verbindt welke de relatie aangeven tussen de hoogte van een rentepercentage en de periode waarvoor dit rentepercentage geldt.
