Gedragscode gebruik ICT-voorzieningen AOC Oost

Gedragscode gebruik ICT-voorzieningen
AOC Oost
GEDRAGSCODE GEBRUIK ICT-VOORZIENINGEN AOC OOST
(bestemd voor werknemer)
1. Inleiding
Het gebruik van ICT-voorzieningen heeft ook binnen AOC Oost een grote vlucht genomen. De
voordelen van ICT (bereikbaarheid, snelheid, gebruiksgemak en dergelijke) zijn genoegzaam
bekend. Indien ICT-voorzieningen echter niet correct worden gebruikt kan dit tot (zeer grote)
ongewenste effecten leiden zowel voor individuele medewerkers als voor de organisatie als
geheel.
Teneinde negatieve gevolgen door oneigenlijk of onzorgvuldig gebruik te voorkomen zijn
onderstaande gedrags- en gebruiksregels vastgesteld.
De gedragscode ICT-gebruik is een aanvulling op de integriteitscode van AOC Oost en maakt
daarvan ook onderdeel uit.
AOC Oost hecht aan de privacy van medewerkers. Wet- en regelgeving staan toe dat de
werkgever controleert op onjuist gebruik dan wel misbruik van bedoelde voorzieningen. Deze
controlemogelijkheden staan ook in deze gedragscode beschreven en geven aan op welke
wijze en in welke situaties AOC Oost tot controle kan overgaan. Daarbij is het streven gericht op
een goede balans tussen controle en privacybescherming.
2. Werkingssfeer
Deze gedragscode geldt voor alle medewerkers die gebruik maken van de ICT-voorzieningen,
van AOC Oost.
De regeling is vastgesteld voor medewerkers en is daarnaast naar letter en geest ook van
toepassing op leerlingen en anderen die van de ICT-voorzieningen van AOC Oost gebruik
maken.
3. Algemene uitgangspunten voor het gebruik van het computernetwerk
Ieder computernetwerk kent een eigen vorm van kwetsbaarheid en beveiliging. In dit verband
worden de medewerkers gewezen op het volgende:
 user-identificatie (inlognaam) en wachtwoord zijn persoonsgebonden en mogen niet aan
anderen worden doorgegeven;
 de inhoud en het onderhoud van de home-directory (het aan de medewerker beschikbaar
gestelde deel van de server) valt volledig onder de verantwoordelijkheid van de
medewerker zelf;
 het up- en downloaden van software is niet toegestaan;
 een medewerker logt uit als hij niet meer van de computer gebruik maakt. Hij voorkomt dat
een ander onder zijn naam gebruik maakt van de computer;
 iedere medewerker dient de aanwijzingen van de systeembeheerder op te volgen;
 bij constatering van storingen of andere onregelmatigheden aan computers of het netwerk,
inbreuken op de beveiliging etc. dient de medewerker dit terstond aan de ICT-servicedesk
te melden;
Pagina 1 van 4
Gedragscode gebruik ICT-voorzieningen
AOC Oost

het is een medewerker verboden:
o zelf software te installeren of niet geautoriseerde apparatuur aan te sluiten op het
computernetwerk;
o virussen te maken en/of bewust te verspreiden;
o het computernetwerk te gebruiken om toegang te krijgen tot gegevens die niet voor
de medewerker bestemd zijn (“hacken”) danwel ander strafbaar gedrag;
o storingen of andere onregelmatigheden aan computers of het netwerk zelf te
verhelpen;
o op andere wijze te handelen in strijd met het doel van deze gedragscode.
4. Gebruik van internet
a) Medewerkers mogen via het netwerk van AOC Oost gebruik maken van internet in het kader
van de functie-uitoefening.
b) Medewerkers mogen incidenteel en kortstondig internet gebruiken voor persoonlijke
doeleinden, voor zover de dagelijkse werkzaamheden niet in gedrang komen.
c) Het is medewerkers in ieder geval verboden middels het netwerk van AOC Oost:
 internet te gebruiken om:
o spelletjes te spelen of te downloaden;
o te winkelen voor een niet zakelijk doel;
o te gokken of deel te nemen aan kansspelen;
 niet werk gerelateerde nieuwsgroepen, nieuwsbrieven of chatboxen te bezoeken;
 websites te bezoeken die pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of
aanstootgevend materiaal bevatten en/of dit materiaal te bekijken of te downloaden;
 opzettelijke informatie waartoe men via internet toegang heeft verkregen zonder
toestemming te veranderen of te vernietigen;
 op of via internet in strijd te handelen met:
o wet- en regelgeving;
o artikel 3 van deze gedragscode;
o de goede naam van AOC Oost hetzij enig ander doel van deze gedragscode.
5. Gebruik van e-mail
a) Medewerkers mogen incidenteel en kortstondig het e-mailsysteem gebruiken voor het
ontvangen en versturen van persoonlijke e-mail voor zover de dagelijkse werkzaamheden
niet in gedrang komen.
b) Het versturen van e-mail moet te allen tijde voldoen aan de volgende voorwaarden:
 een correct taalgebruik en een correcte vermelding van afzender;
 een duidelijke en ter zake doende onderwerp aanduiding;
 een meegestuurde bijlage heeft een maximale omvang van 20 Mb.
c) Het bepaalde in artikel 3 van deze regeling is naar analogie van toepassing op het gebruik van
e-mail. Daarnaast is het bovendien niet toegestaan door middel van e-mail:
 berichten anoniem of onder een fictieve naam te versturen;
 berichten te versturen waardoor AOC Oost redelijkerwijze schade kan worden
toegebracht waaronder begrepen de aantasting van de goede naam;
Pagina 2 van 4
Gedragscode gebruik ICT-voorzieningen
AOC Oost




dreigende, beledigende, seksueel getinte, racistische danwel discriminerende berichten
te versturen. Indien een medewerker ongevraagd informatie van deze aard krijgt
aangeboden, dient dit te worden gemeld aan de ICT-servicedesk of de leidinggevende;
kettingmail berichten te versturen of het interne netwerk te gebruiken voor verspreiding
van niet zakelijke publicaties/rondschrijven die van buiten de organisatie worden
aangeboden;
iemand elektronisch lastig te vallen;
op andere wijze te handelen in strijd met het doel van deze gedragscode.
d) Het is niet toegestaan inkomende privé-berichten te genereren afkomstig van niet zakelijke
nieuwsgroepen, abonnementen op e-zines, nieuwsbrieven en dergelijke.
e) E-mailverkeer leent zich goed voor zakelijke informatie uitwisseling. E-mail verkeer leent zich
niet om emotioneel geladen meningsverschillen te beslechten. Medewerkers voorkomen
dergelijke e-mail uitwisseling en voorkomen ook dat andere medewerkers daarbij onnodig
worden betrokken (CC).
f) Indien een medewerker behoefte heeft aan een tweede zakelijk e-mail adres dan dient dit te
worden aangevraagd bij de afdeling MCP.
6. Gebruik van Sociale Netwerken
a) Medewerkers mogen in het kader van hun functie uitoefening via de ICT-infrastructuur van
AOC Oost gebruik maken van sociale netwerken zoals bijvoorbeeld Hyves, Facebook,
Twitter, Linkedin, Yammer.
Bij werkgerelateerde onderwerpen vermeldt de medewerker organisatie en functie. Er wordt
steeds geschreven in de eerste persoon.
Medewerkers respecteren het beeld-, auteurs- en citaatrecht.
b) Medewerkers mogen incidenteel en kortstondig voor persoonlijke doeleinden gebruik maken
van sociale netwerken voor zover de dagelijkse werkzaamheden niet in gedrang komen.
Medewerkers zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud die ze publiceren. Zij zijn zich
er van bewust dat wat zij publiceren voor langere tijd openbaar zal worden.
c) Medewerkers die actief zijn op sociale netwerken zijn zich bewust van de relatie met AOC
Oost en de functie die zij uitoefenen bij AOC Oost, als zij actief zijn op sociale netwerken. Ze
zijn er verantwoordelijk voor dat informatie die zij publiceren niet vertrouwelijk van aard is en
AOC Oost niet schaadt. Het taalgebruik en de houding die een medewerker toepast bij
publicatie via sociale netwerken dient aan te sluiten bij de gedrags- en integriteitregels van
AOC Oost.
d) Het is medewerkers in ieder geval verboden om via de ICT infrastructuur van AOC Oost
contact te zoeken met sociale netwerkaccounts die pornografisch, racistisch, discriminerend,
beledigend of aanstotend zijn.
e) Indien een medewerker behoefte heeft aan een zakelijk sociaal netwerkaccount dan dient dit
te worden aangevraagd bij de afdeling MCP.
f) AOC Oost vindt het ongewenst dat medewerkers, via de sociale netwerken, contacten
onderhouden met leerlingen/ studenten als het niet-school gerelateerde zaken betreft.
Pagina 3 van 4
Gedragscode gebruik ICT-voorzieningen
AOC Oost
7. Controle en verantwoordelijkheid
a) Controle op het gebruik van ICT-voorzieningen vindt slechts plaats in het kader van de
doelstelling van de integriteitscode en de gedragscode gebruik van ICT voorzieningen en of
in het kader van kostenbeheersing.
b) Controle vindt in beginsel plaats op het niveau van getotaliseerde gegevens die niet
herleidbaar zijn tot individuele personen. Indien één of meerdere medewerkers ervan
wordt/worden verdacht deze gedragscodes te overtreden, kan over een vastgestelde
periode gerichte controle plaatsvinden.
c) Controle beperkt zich in beginsel tot verkeersgegevens van de ICT voorzieningen. Alleen bij
zwaarwegende redenen vindt controle op de inhoud plaats. In aanvulling op deze bepaling
geldt dat in de open leercentra en computerlokalen een beheerder van afstand kan
meekijken naar het gebruik van de ICT-voorzieningen door leerlingen.
d) E-mailberichten van bedrijfsartsen en van medewerkers met een vertrouwensfunctie zijn in
beginsel uitgesloten van controle. Dit geldt niet voor de controle op de veiligheid van het
berichtenverkeer.
e) Indien van een medewerker de inhoud van de postbus de maximale grootte benadert,
benadert de afdeling ICT de betrokkene met het verzoek de postbus op te schonen.
f) Indien de omvang van de postbus van een medewerker de maximale grootte overschrijdt, zal
de afdeling ICT na een éénmalige aankondiging de omvang van die postbus terugbrengen
naar de toegestane omvang. Hierbij geldt dat e-mailberichten ouder dan 3 maanden worden
verwijderd. Indien dit niet toereikend is, worden e-mailberichten van jongere datum
verwijderd, totdat de inhoud van de postbus is teruggebracht tot de toegestane omvang.
g) Indien onzorgvuldig gebruik van de AOC Oost ICT-voorzieningen of het oneigenlijke gebruik
daarvan en of het gebruik strijdig met deze gedragsregels AOC Oost op enigerlei wijze
schade toebrengt of derden, wordt de veroorzaker aansprakelijk gesteld en de eventuele
kosten op hem verhaald.
8. Slotbepaling
a) De werkgever kan deze regeling met instemming van de OR wijzigen.
Deze wijzigingen worden schriftelijk vastgelegd en voorafgaand aan de invoering aan de
werknemers bekend gemaakt.
b) Indien zich ten aanzien van werknemers situaties voordoen waarin deze gedragscode niet
voorziet zal AOC Oost handelen in de geest van de regeling.
c) De inhoud en toepassing van de regeling wordt een keer per 4 jaar geëvalueerd door de
werkgever en de OR en desgewenst aangepast.
Instemming Ondernemingsraad d.d. 10 juni 2013
Advies Raad van Toezicht d.d. 10 juni 2013
Vastgesteld door College van Bestuur d.d. 24 juni 2013
Pagina 4 van 4