1. kosten niet aftrekbaar en nooit aftrek van BTW

Aftrek van kosten
In de onderstaande tabel vindt u een opsomming van kosten. Per kostensoort ziet u welk
percentage van de kosten u mag aftrekken bij het bepalen van de winst uit onderneming.
Tabel Kosten voor de onderneming
Welk deel van de kosten is
aftrekbaar?
Soort kosten
Werkruimte thuis
0%, met uitzonderingen
Voedsel, drank, genotmiddelen, representatie, congressen,
seminars, studiereizen, e.d.
Het deel dat boven de
drempel uitkomt
Telefoonabonnement thuis
0%
Zakelijke telefoongesprekken thuis
100%
Algemene literatuur
0%
Vakliteratuur
100%
Werkkleding
100%
Kleding (geen werkkleding)
0%
Persoonlijke verzorging
0%
Aktetassen e.d.
100%
Apparatuur en instrumenten die niet tot het
ondernemingsvermogen behoren
0%
Verhuiskosten
beperkt
Huisvesting buiten de woonplaats
beperkt
Geldboeten
0%
Auto van de zaak
beperkt
Zakelijke kosten eigen auto
beperkt
Vaartuigen voor representatieve doeleinden
0%
* Voedsel, drank, genotmiddelen en representatie, congressen, seminars, studiereizen e.d.
Onder de post 'voedsel' vallen zakenlunches en -diners (ook de fooien). Denk bij 'drank' aan
koffie, thee, melk en frisdrank. Bij 'genotmiddelen' moet u denken aan onder andere sigaretten
en sigaren. Onder 'representatie' vallen onder meer de kosten van recepties, feestelijke
bijeenkomsten en vermaak. Bij deze kosten geldt dat u het deel van het totaalbedrag mag
aftrekken dat boven de drempel van € 4.200 uitkomt.
Voor de kosten van voedsel, drank, genotmiddelen, representatie, congressen, seminars,
studiereizen en dergelijke kunt u in plaats van het toepassen van de € 4.200- drempel ook
73,5% van deze kosten aftrekken. Wilt u deze methode toepassen, dan kunt u daar bij de
aangifte voor kiezen.
bron: website Belastingdienst
1
de BTW-regels rond relatiegeschenken
Om de relatie met je klanten of leverancier warm te houden geef je misschien
wel eens een relatiegeschenk. Voor relatiegeschenken gelden bijzondere btwregels. Niet alle voorbelasting over zakelijke kosten en inkopen is namelijk
aftrekbaar. Daarom is het handig om te weten wanneer een geschenk een
relatiegeschenk is en wat de toegepaste btw-regels zijn.
Wat is een relatiegeschenk?
Relatiegeschenken zijn incidentele giften die je geeft aan je bestaande relaties.
Onder relaties worden bestaande klanten of leveranciers verstaan en géén
personeel.
Wervende geschenken zijn geen relatiegeschenken (het is immers nog geen relatie
van u), het betreft dan giften aan personen of instellingen die ‘nieuw’ zijn. Ook
geschenken die vallen onder de normale bedrijfsvoering, bijvoorbeeld een ‘2 halen 1
betalen’-actie, vallen niet onder relatiegeschenken en zijn dus 100% aftrekbaar.
Wat zijn de regels?
Niet alle voorbelasting over zakelijke kosten en inkopen is aftrekbaar. In sommige
gevallen kun je geen BTW aftrekken. Dit kan het geval zijn bij de btw over
relatiegeschenken. Daarvoor geldt de volgende regel: Als de ontvanger het geschenk
zelf zou hebben gekocht, zou hij dan recht hebben op aftrek? Als het antwoord op
die vraag ‘nee’ is, dan mag je de btw niet aftrekken. Er geldt een uitzondering als de
totale kosten (excl. de BTW) per persoon per jaar niet meer bedragen dan € 227. In
dat geval kan je de btw wel aftrekken. Betreft de ontvanger een particulier of niet btwondernemer, dan kun je de btw nooit aftrekken.
Wat voor geschenk moet ik kopen?
Wil je de btw kunnen aftrekken, zorg er dan voor dat de totale kosten per persoon per
jaar niet meer bedragen dan € 227. Geef je een geschenk van boven de €227, zorg
er dan voor dat het geschenk gebruikt kan worden in het bedrijf van de ontvanger.
Redactie MKB Servicedesk
bron: website MKB servicedesk
2
Belangrijk: Houd de begrippen en regels voor kosten en BTW gescheiden!
Eén gezamelijke regel: Als de kosten NIET-aftrekbaar zijn, mag er uiteraard GEEN BTW worden
teruggevorderd.
Beperkt aftrekbare kosten
(let op! er zijn altijd uitzonderingen, te veel om allemaal te bespreken)
Voor buitenlandse uitgaven kunnen ook andere regels gelden.
Voor de aftrekbaarheid van deze kosten gelden gedeeltelijk andere regels dan de aftrekbaarheid van
de voorbelasting over deze kosten.
Zie voor de aftrekbaarheid van de kosten de tabel op bladzijde 1.
De meeste verwarring ontstaat bij de representatiekosten en relatiegeschenken.
O.a. deze noemt de belastingdienst: beperkt aftrekbare kosten.
1. kosten niet aftrekbaar en nooit aftrek van BTW:
Goederen onttrokken aan de onderneming voor privégebruik, onttrekking wil zeggen dat het uit het
bedrijf verdwijnt naar de privésfeer, het geldt niet voor bepaalde genoten consumpties in het eigen
bedrijf, hiervoor zijn weer andere regels (zie verderop).
Dit geldt voor eigenaren/aandeelhouders en personeel en moet 100% gecorrigeerd worden naar
privé, rekening courant of niet aftrekbaar voor zowel kosten als BTW.
Ze kunnen niet aftrekbaar zijn omdat ze geheel buiten de bedrijfshuishouding komen.
Uitzondering: auto van de zaak voor werknemers en eigenaren/aandeelhouders bij > 500 km privé
per jaar én er is een verplichte km-administratie
1. eerst zijn alle autokosten én btw aftrekbaar
2. privé/bij inkomstenbelasting bijtelling percentage cataloguswaarde+accessoires
3. BTW: correctie (bijtelling) van 12% over alle afgetrokken autokosten op de voorbelasting:
dus in de boekhouding: 12% van alle autokosten berekenen, dan boeken:
grootboek:
autokosten
12% van alle kosten
AAN voorbelasting
BTW wordt dus kosten
Er zijn meer uitzonderingen (telefoonabonnement thuis etc.) of afspraken met de Belastingdienst.
2. kosten gedeeltelijk aftrekbaar, maar nooit aftrek van BTW:
Spijzen, dranken en genotmiddelen (sigaren, seks, massages zonder medische grond e.d.) indien
deze worden genuttigd of bedoeld waren om genuttigd te worden in Horeca-aangelegenheden (dus
ook het patatje op straat van de snackbar), het maakt niet uit of het voor uzelf, relaties of
werknemers betreft.
Kosten: aftrekbaar boven de drempel (was € 4.200 op boekjaarbasis) of (was) 73,5% is aftrekbaar.
BTW: nooit aftrekbaar, (dus ook niet bij een personeelsuitje buiten het bedrijf)  Zolang het gaat om
kortstondig verblijf. M.a.w. indien men voor langere tijd zakelijk in een hotel moet verblijven zijn er
uitzonderingen voor de BTW.
Bovenstaande impliceert, dat wanneer een personeelsbijeenkomst of vergadering op/in het bedrijf
wordt gehouden, er mogelijkheden zijn voor aftrek van BTW. Het gaat dan om een bijeenkomst of
iets dergelijks in de werksfeer of voor personeel, in de vorm van een verplichte bijeenkomst.
Voor deze uitzondering geldt dan de regel, dat er per persoon jaarlijks niet meer dan (was) € 227
excl. BTW, mag worden uitgegeven. Tot deze € 227 is de BTW geheel aftrekbaar, maar indien het
3
bedrag per persoon per boekjaar hierboven komt, mag er helemaal geen BTW worden afgetrokken,
dus ook niet over de eerste € 227.
Deze mogelijke uitzondering (€ 227 regel) geldt dus niet voor het kopje koffie op het werk, dan wel
overwerk waarbij men geen gelegenheid krijgt om thuis op de normale tijd te eten. Net als voor het
kopje koffie, zijn hier aparte regels voor, waarbij een forfaitair bedrag per persoon per dag mag
worden verstrekt, het bedrag boven het forfait moet worden verloont (loonbelasting). Het gaat hier
om de vrije verstrekkingen maar valt verder voor de kosten onder de drempel/73,5% regeling en
hierover mag geen BTW worden teruggevorderd.
Voor kerstpakketten gelden weer aparte regels.
Belangrijk: de € 227 regel geldt alleen voor de BTW en de Loonbelasting, NIET voor de kosten, deze
kosten blijven de regel van de € 4.200 drempel of 73,5% volgen.
Verder moet men weten dat in de € 227 regel niet alleen versnaperingen worden betrokken, maar
alle verstrekkingen aan personeel. Dus ook een cadeaubon voor een verjaardag of relatiegeschenken.
M.a.w.: de € 227 grens wordt al snel bereikt per persoon (ook voor relaties).
Ook niet verwarren: vrije onbelaste verstrekkingen aan personeel met aftrekbare kosten.
Het kan dus zijn dat de uitgaven voor 73,5% als bedrijfskosten mogen worden opgegeven, terwijl ze
onbelast (loonbelasting) verstrekt mogen worden en de BTW 100% aftrekbaar is.
De € 227 regel geldt in ieder geval NIET voor de aftrekbaarheid van kosten.
Kosten zijn de uitgaven zonder de BTW, twee afzonderlijke begrippen dus.
3. kosten gedeeltelijk aftrekbaar én BTW gedeeltelijk aftrekbaar:
Van bijvoorbeeld de apart op de factuur vermelde hotelovernachting (6% BTW) of
(catering/entertainment)diensten (de betaalde vergoeding voor cateringpersoneel, optreden artiest
en huur van apparatuur op/in het eigen bedrijf)(19%), mag wel BTW worden afgetrokken, voor zover
de kosten aftrekbaar zijn (of bijv. de apart op de factuur vermelde zaalhuur buiten het bedrijf inzake
een personeelsuitje of de reiskosten hierbij).
Voor de overnachting of reis: kosten en BTW 100% aftrekbaar bij een zakelijke reis, niet zijnde reizen
voor personeelsvermaak, congressen, seminars of studies, laatste zijn dan weer beperkt aftrekbaar (€
4.200 drempel of 73,5%) en de BTW volgt de kosten.
Catering en vermaak, voor zover geen consumptiegoederen: € 4.200 drempel of 73,5% en de BTW
volgt de kosten. (met “BTW volgt de kosten” bedoel ik dat de BTW ook voor 73,5% als voorbelasting
wordt opgegeven)
4. kosten gedeeltelijk aftrekbaar, maar de BTW 100%
Alles wat valt te plaatsen binnen de € 227 regel. U geeft bijv. in één jaar € 227 excl. BTW uit aan een
dure agenda als vergoeding/verstrekking aan uw enige personeelslid kosten aftrekbaar voor 73,5%
73,5% x 227 = € 166,85 en BTW 100% 19% x 227 = € 43,13 aftrek voorbelasting.
U ziet, het is niet bepaald wiskunde en afwijkingen door uitzonderingen zijn regel.
(een leuke: U kocht relatiegeschenken, echter voordat u deze kon uitdelen zijn ze
vernietigd/waardeloos geworden, verloren of gestolen én u kunt dit redelijkerwijs aantonen, dan
mag u volledig de kosten en de BTW aftrekken)
Als advies geef ik u mee om alle consumptie- en genotmiddelen voor maximaal 73,5% in de kosten te
betrekken en hierover geen BTW terug te vorderen.
Heeft u echter veel personeel en relaties en heeft u de verstrekkingen per persoon per boekjaar goed
geadministreerd, dan kan de BTW over de maximaal € 227 per persoon een aardige aftrekpost
vormen via de BTW. Houd dan wel rekening met het feit dat ook de ongeziene kosten, namelijk de
tijdsbesteding van uw boekhouder of administratief personeel, aardig kunnen oplopen.
4