Checklist activiteit organiseren - Meeuwen

Checklist activiteit organiseren
Wat
1
Wie
de voorbereiding
( 1jaar tot 6maanden vooraf)
overleg organiseren
doelstellingen bepalen
nadenken over concept/ eerste programma
opmaken
opmaken eerste planning
raming van het budget/opstellen begroting
opstellen draaiboek
( 6maanden vooraf)
datum bepalen ( controleer beschikbaarheid
datum op dienst Vrije Tijd, evenementen,
Dorpsstraat 44, 3670 Meeuwen-Gruitrode,
[email protected]
vastleggen locatie
werkgroepen samenstellen
- Organisatie
- Coördinatie
- Promotie
- Catering
- onthaal medewerkers en artiesten
- toog
- kassa
- onthaal gasten
- presentatie
- veiligheid
- …
gemeentelijke aanvragen
(uiterlijk 2maand vooraf)
- Openbare Manifestaties
- Tapvergunning
- Uitlenen van materialen
afsluiten verzekering BA
uitgevoerd ja/nee?
sponsors zoeken
Het programma
- concept bedenken en programma
bepalen
- boeken van animatie/ hoofdprogramma/
dj, …
- opvragen technische fiches licht en geluid
- rider (catering, ..) opvragen
- programmaboekje opstellen
De organisatie
( 3 à 4 maanden vooraf)
Promotie
- promotiecampagne uitwerken
- ontwerp promotiemateriaal
o affiches
o flyers
o strooibriefjes
o folders, …..
- uitnodigingen opstellen en versturen
- promotiemateriaal verspreiden
- eigen media: gemeentelijke website,
uitpunt, facebook, …
- media: persbericht versturen
(2 à 3 maanden vooraf)
Opvolgen verzekeringen
drukwerk naar de drukkerij
medewerkers zoeken
takenlijst opstellen
EHBO voorzien
afspraak maken met brandweer voor controle, =
nodig bij tijdelijke inrichtingen (zalen, tenten,
….die niet standaard voor deze activiteit voorzien
zijn)
eten en drinken
- dranken bestellen
- catering voorzien
De uitvoering
( 1 à 2 maanden vooraf)
start promotiecampagne
versturen persbericht (4weken voordien)
aanvraag SABAM
artiesten opnieuw contacteren, laatste afspraken
maken
voorverkoop van de tickets
aankopen/bestellen decoratie
( 1 à 2 weken vooraf)
buren verwittigen
nodige aankopen doen
- catering
- inkleding
- …
nodige kopieën maken
- prijslijsten
- bonnetjes
- werklijsten
- …
( 1 à 2 dagen vooraf)
klaarzetten/maken van de locatie
materiaal ter plaatse brengen
materiaal opzetten ( podium, licht en geluid, …)
voorverkoop afronden
kassa en wisselgeld voorzien
laatste promotiekanalen aanspreken
- twitter
- facebook
- …
wegwijzers ophangen
parking in orde maken
- grasmaaien
- uitzetten parkeerstroken
- ….
klein materiaal voorzien
- Barmateriaal
o handdoeken
o flessenopener
o kurkentrekker
o vuilniszakken
o afwasmiddel
o …
- pen
- plakband
- schaar
- ...
de dag zelf
vrijwilligers opvangen en begeleiden
laatste afspraken maken met medewerkers
programma overlopen met alle betrokkenen
controleren veiligheidsvoorzieningen
coördineren en opvolgen van lopende activiteiten
na de activiteit
opruimen
materiaal terugbrengen
rekeningen betalen
eindafrekening opmaken
medewerkers bedanken
evaluatie