Patient Flow

Patient Flow
en de Real Time Demand Capacity
Management Tool
Jitske Teeuwen
Adviseur CBO
Deze presentatie dient als eerste kennismaking met
real time demand capacity management. Het
verhaal erachter en de discussie over de context
zijn essentieel. Houdt u hier rekening mee bij het
bekijken van deze powerpoint. Voor meer
informatie:
[email protected] of 0302843952
Opzet presentatie
• Wat is Patient Flow?
• Patient Flow Raamwerk
• Real time demand capacity management tool
• Real time monitoren in Nederland
• Onderzoek toepasbaarheid tool
• Conclusie en discussie
Wat is Patient Flow?
• Oxford American Dictionary:
People and things in large numbers
coming and going easily and smoothly
Een raamwerk voor ziekenhuisbrede
Patient Flow
Vergelijking bruto aanbod / realisatie en vraag totaal voor nieuwe patienten
250
a a n ta l c o n s u lte n
200
150
100
50
0
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 33 36 37 38 39 40 41 43 44 45
week
Shape Demand
•Preempt ED Visits
•Smooth elective
admissions
•Decrease
readmissions
Match Capacity
to Demand
•Plan capacity to match
demand
•Use a real-time demand
capacity management
system
Redesign the system to
gain capacity
•Reduce wasted capacity
•Decrease LOS
•Synchronize admissions,
transfers, and discharges
•Plan for admissions to
extended care facilities
•Structural enhancements
•Optimize flow in microsystems
(ED, Surgery)
Een raamwerk voor ziekenhuisbrede
Patient Flow
Vergelijking bruto aanbod / realisatie en vraag totaal voor nieuwe patienten
250
a a n ta l c o n s u lte n
200
150
100
50
0
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 33 36 37 38 39 40 41 43 44 45
week
Shape Demand
•Preempt ED Visits
•Smooth elective
admissions
•Decrease
readmissions
Match Capacity
to Demand
•Plan capacity to match
demand
•Use a real-time demand
capacity management
system
Redesign the system to
gain capacity
•Reduce wasted capacity
•Decrease LOS
•Synchronize admissions,
transfers, and discharges
•Plan for admissions to
extended care facilities
•Structural enhancements
•Optimize flow in microsystems
(ED, Surgery)
Opeenvolgende stappen om de Patient Flow
ziekenhuisbreed te verbeteren
Opeenvolgende stappen om de Patient Flow
ziekenhuisbreed te verbeteren
Kernelementen / Agenda
Patient Flow
WILLEN
KUNNEN
DOEN
WILLEN
KUNNEN
DOEN
WIL: de basis voor ziekenhuisbrede
patient flow
• Flow als een strategisch initiatief
• Strategische doelen (systeembenadering)
• Portfolio aan projecten welke de doelen
ondersteunen
• Zorg voor resources
• Construeer een overzicht en leersituaties
Portfolio op strategisch niveau
• De projecten hebben onderlinge
samenhang
• OK benutting verhogen, kan niet zonder
overleg met IC en beddenhuis
Portfolio
Systeemdoelen
Tijdspad Sponsor
Projectmanager
Project
WZW
KP A
Radiologie
Teamleider Metingen Doel /
wanneer
WILLEN
KUNNEN
DOEN
Kunnen
• Afstemmen van vraag en aanbod
• Real-time monitoren van de patiëntenstromen
• ToC
• Voorspellen
• Queueing theory
• Omgaan met variatie
• Systeembenadering
Kunnen
• Afstemmen van vraag en aanbod
• Real-time monitoren van de patiëntenstromen
• ToC
• Voorspellen
• Queueing theory
• Omgaan met variatie
• Systeembenadering
Waarom real-time monitoren?
• Op een drukke, regenachtige dag, rijd je ‘s
avonds naar huis …
• in het donker zonder lichten op volle
snelheid…
• Goed idee?
Waarom real-time monitoren?
• Kliniek – OK – SEH
• Bottlenecks
• Praktisch
• Eenvoudig
Klaar voor de start…
• Een voorspellende tool ontwerpen welke wordt
gebruikt voor het real-time management van
vraag en aanbod
• Een bruikbaar betrouwbaarheidsniveau van de
tool ontwikkelen
• Gebruik de voorspellende tool om bottlenecks te
identificeren en ontwikkel strategieen om de flow
te verbeteren
Opeenvolgende stappen om de Patient Flow
ziekenhuisbreed te verbeteren
Real-time monitoren van de
patiëntenstromen
•
Organisaties met minimale vertragingen en een goede doorstroom hebben
een systeem nodig dat:
- Op unit- en organisatieniveau de huidige capaciteit voorspelt om
nieuwe patiënten te kunnen opnemen / aannemen
- Op unit- en ziekenhuisniveau de vraag naar bedden voorspelt o.b.v.
duidelijk gedefinieerde throughput doelen
- Kan bepalen of er een plan moet worden gemaakt om vraag en aanbod
op elkaar af te stemmen
- Een plan kan maken voor units en de organisatie als geheel om V en A
op elkaar af te stemmen met minimale vertragingen dmv samenwerking
binnen de organisatie
- Het plan kan evalueren
- Het maken van plan kan doorontwikkelen en regels kan ontwikkelen om
met gelijksoortige problemen in toekomstige situaties beter om te gaan
Kernelementen tool
•
Een proces definiëren en een infrastructuur bouwen om
het aanbod (beschikbare bedden + x ontslag) en de
vraag (opnames) te voorspellen voor een bepaalde
tijdsinterval van een afdeling en evt een ziekenhuis
•
Evaluatie van de vraag naar bedden en het beschikbare
aanbod om op deze vraag te reageren binnen een
bepaalde tijdsinterval
•
Indien de vraag het aanbod overstijgt wordt een proces
in werking gesteld om een plan te maken
•
Een proces ontwikkelen om te bepalen of de plannen om
om te gaan met de vraag succesvol waren en een lerend
systeem ontwikkeld wordt.
Klaar voor de start…af!
Real-time monitoren (verpleegafd)
Beschrijf de huidige situatie
Voorspel ontslag en opnames voor een afd voor een bepaalde periode
Vergelijk V en A
Maak de aanpassing
Ja
Plan?
J/N
Nee
Geleerd?
Voer het werk uit
Stap 1 Formule ontwikkelen om
ontslag te voorspellen
•
Creëer de infrastructuur om informatie over
verschillende type ontslag (bekend, potentieel met
opdracht, potentieel zonder opdracht) te verzamelen
voor de dag
•
Maak een formule om het aantal ontslagenen tijdens
de tijdsinterval te berekenen
(voorspelde ontslagen = .6 x potentiële ontslagen +
.9 x ontslagen met geschreven ontslagcriteria
•
Test de betrouwbaarheid van de formule mbv “tabel
voor evaluatie voorspellingen”
Stap 2: Formule ontwikkelen voor
het voorspellen van opnames
•
Creëer de infrastructuur om informatie over
verschillende type opnamen te verzamelen voor de
dag (directe opnames, SEH, transfers)
•
Maak een formule om het aantal opnames tijdens de
tijdsinterval te berekenen
(voorspelde opnames = .3 x directe opnames + .4 x
SEH opnames + transfers van IC)
•
Test de betrouwbaarheid van de formule mbv “tabel
voor evaluatie voorspellingen”
Regels voor voorspellingen
•
Voorspellingen bevatten een getal voor de opnames
en een getal voor de ontslagen per afdeling
•
Het doel is een formule te ontwikkelen welke
resulteert in een hoge mate van betrouwbare
voorspellingen
•
Maak voorspellingen voor een tijdsinterval en niet
voor een hele dag
•
Informatie over de actualiteit moet verzameld
worden om de betrouwbaarheid te bepalen
•
Doel is 80% betrouwbaarheid
Evaluatietabel betrouwbaarheid
Voorspelling in aantallen
voor een unit ligt tussen of
bevat
De voorspelling is succesvol
als het verschil tussen de
voorspelling en de
werkelijkheid gelijk is aan of
minder dan
0–5
+ of – 1
6 – 10
+ of – 2
11 – 15
+ of –3
16 – 20
+ of - 4
Testen tot 80% betrouwbaarheid
• Kort cyclisch verbeteren
• Meet de resultaten van de voorspellingen
dagelijks, wekelijks en eventueel
maandelijks
• Pas de formule aan
Evaluatie betrouwbaarheid
voorspellingen: een voorbeeld
Voorspeld
7
2
1
8
0
11
6
Werkelijk
5
4
0
12
2
9
9
Succes
Succes (ja/nee)
Ja
Nee
Ja
Nee
Nee
Ja
Nee
3/7
Stap 3: Ontwikkel een plan
• Voorspelling van opnames (vraag) vergelijken
met de voorspelling van ontslagen en
beschikbare bedden (aanbod)
• Voorspelde vraag > voorspelde aanbod = plan
nodig
• Voorspelde aanbod ≥ voorspelde vraag ≠ plan
nodig
Het ontwikkelen van een plan
• Start met aanpassingen op de afdeling
• Persoonlijke betrokkenheid medewerkers nodig
om het plan uit te voeren
• Als aanpassingen op de afdeling niet voldoende
zijn, systeemveranderingen nodig
• Het plan moet een geschreven doc zijn
• “Huddles” op de afd kunnen helpen om de
details van het plan te ontwikkelen en uit te
voeren
Stap 4
Evaluatie van het plan
• Aan het einde van de tijdsinterval, evaluatie van
het succes van het plan
• Creëer een structuur om het succes van de
plannen te evalueren
• Een evaluatietabel van de plan gebruiken om
het succes ervan te bepalen
• Verzamel info over zowel succesvolle als
mislukte plannen
Aantal geplande De voorspelling
opnames
is succesvol als
het werkelijke
aantal opnames
tov het plan
verschilt met (of
minder)
Gepland aanbod
voor
(beschikbare
bedden +
voorspelde
ontslagen +
ontslagen in het
plan)
De voorspelling
is succesvol als
het werkelijke
aanbod tov het
plan verschilt
met (of minder)
0–5
6 – 10
11 – 15
16 – 20
0–5
6 – 10
11 – 15
16 – 20
+ of –1
+ of – 2
+ of – 3
+ of – 4
+ of – 1
+ of – 2
+ of – 3
+ of – 4
Voorbeeld voor stap 4: logboek
Datum
Tijdsinterval
Aanpassing
Details over de
reden van de
aanpassing
Stap 5
Verfijn het plan
• Verfijn het plan zodat vraag en aanbod
beter op elkaar zijn afgestemd
Real-time monitoren
Beschrijf de huidige situatie
Voorspel ontslag en opnames voor een afd voor een bepaalde periode
Vergelijk V en A
Maak de aanpassing
Ja
Plan?
J/N
Nee
Geleerd?
Voer het werk uit
1 Dag in het ZKH
07:30 (Unit)
• Hoofdverpleegkundige bepaalt aantal
potentiële ontslagen.
• Geschreven criteria is bekend
08:00 (10 minuten) ‘Unit Bed Huddle’
• Bepalen taken om ontslagen te realiseren.
• (voor visite: 08:00-12:00)
• Aanbod bekend : Vraag voorspellen
(Concept Plan opstellen)
08:30 ‘Pre-Bed Meeting Huddle’
(Cluster)
• Afdelingen samen op clusterniveau.
• Info uitwisselen over transfers en opnames
• Vraag bekend
Definitief plan
09:00 (20 minuten) ‘Bed Meeting’
(ZKH)
• Ziekenhuisbreed (cluster) overleg.
• Bedden over/nodig?
• Systeemaanpassingen op basis van plan?
09:20 en verder…
(unit)
• Afdelingshoofd presenteert plan op unit.
Centraal coördinator (ZKH)
• Coördinator ziekenhuisniveau
• Deze
ontvangt alle plannen die zijn
opgesteld na de ‘Bed Meeting’. Mocht er
zich tijdens het tijdsinterval een situatie
voordoen die afwijkt van het plan dan stelt
hij de afdelingen op de hoogte en
andersom.
Real-time monitoren in Nederland
• Toepasbaar voor de NL ziekenhuizen?
• Onderzoek CBO-stagiaire
Belangrijkste uitkomsten onderzoek
• Hoe denken zorgprofessionals,
beleidsmedewerkers, experts logistiek en CBO
adviseurs over de achtergrond, elementen,
toepasbaarheid van en vraag naar de Tool?
Achtergrond
• Patiënten weigeren is een politiek gevoelig
onderwerp
• Strategische keuzes omgang “vreemde
patiënten”
Elementen van de tool
•
Formules:
- Op geaggregeerd niveau kan interessante
informatie over systeembeperkingen gegenereerd
worden
- De werking van de formules moet in een pilot
uitgetest worden (verschil NL-USA)
•
Plannen:
- Op geaggregeerd niveau kan interessante
informatie over systeembeperkingen gegenereerd
worden
- Knelpunten van de kliniek komen naar boven
Elementen van de tool (2)
• Huddles:
- Doorbreekt de eilandencultuur
- Praktische toepasbaarheid ?
- ICT versus face to face contact
Toepasbaarheid van en vraag naar
de tool
•
Strategische keuzes mbt vreemde patiënten essentieel
•
Organisatorische inrichting dient gebaseerd te zijn op
een decentrale planning. Een centrale planning maakt
een deel van de tool overbodig.
•
De toepasbaarheid stijgt naarmate de tool gebruikt
worden voor afdelingen met een hoge mate van
onvoorspelbaarheid.
Conclusie
• Tool m.n. interessant voor ziekenhuizen
die de transitie van decentrale naar
centrale planning willen maken
- Waarbij de strategische keuze rondom
vreemde patiënten gemaakt moet
worden
Conclusie (2)
• Tool als oplossing voor patient flow
+ Tool stuurt aan op betere afstemming V
en A op de kliniek
- Tool laat achterwege om
bezettingsgraad kliniek te verbeteren,
immers bij beddenoverschot hoeft er
geen plan opgesteld te worden
+ Huddles positief tav flex
Conclusie (3)
• Tool kan helpen bij:
- Verminderen opname weigeringen
- Verminderen dagelijkse variatie
Kortom:
WILLEN
KUNNEN
DOEN
Hope is not the plan…
• Projectmanagement
• Verandermanagement
De menselijke kant van verandering
• …
Meer informatie
Jitske Teeuwen, adviseur
[email protected]