HollandSpoor Communicatieve Organisatie Scan©

HollandSpoor
Communicatieve Organisatie Scan©
De organisatie communicatiever maken begint bij het meetbaar en,
van daaruit, bespreekbaar maken. HollandSpoor ontwikkelde hiervoor
de Communicatieve Organisatie Scan©. De scan zoomt in op de vier
bouwstenen van een communicatieve organisatie: luisteren, verwerken,
vertellen en het verbindende communicatieklimaat.
Het doel van deze quickscan is dat u in korte tijd, met een
minimale inspanning, weet waar de aandachtspunten liggen bij het
communicatiever maken van uw organisatie.
De scan bestaat uit twee onderdelen. Deel 1 is voor de communicatie­
professionals en is kwalitatief van karakter. Deel 2 richt zich op de
collega’s buiten de communicatiefunctie en is kwantitatief van aard. Op
de achterkant beschrijven we hoe u deze scan kunt toepassen.
PRAKTIJK VOOR
CORPORATE COMMUNICATIE
& COMMUNITIES
De HollandSpoor Communicatieve Organisatie Scan© geeft snel zicht op
het communicatief vermogen van uw organisatie.
1 | In gesprek met je communicatiecollega’s …
Zet een vinkje bij de stelling als deze overeenkomt met de huidige situatie.
1
LUISTEREN
Wij monitoren online kanalen/social media (webcare).
Wij meten met regelmaat de tevredenheid van onze klanten – of we hebben inzicht in de resultaten van klanttevredenheidsonderzoeken.
Wij doen structureel onderzoek naar de reputatie van onze organisatie.
Wij brengen relevante trends en ontwikkelingen structureel in kaart.
Wij brengen relevante issues en het maatschappelijk humeur hierover in kaart.
Wij onderzoeken structureel de medewerkerstevredenheid en/of – betrokkenheid – of we hebben inzicht in de resultaten van onderzoeken naar medewerkerstevredenheid en/of -betrokkenheid.
2
VERWERKEN
Wij organiseren trainingen om de communicatieve vaardigheden van medewerkers te vergroten.
We maken medewerkers bewust van de impact van hun gedrag op de reputatie van onze organisatie.
Wij zorgen ervoor dat onze medewerkers de strategie van de organisatie kennen en weten hoe zij er aan bij kunnen dragen.
Wij zorgen ervoor dat onze medewerkers het verhaal van de organisatie kennen en zelf kunnen vertellen.
Wij delen de inzichten van onze onderzoeken (reputatie, trends, issues, klanttevredenheid) met onze medewerkers.
3
VERTELLEN
Voor de communicatie over onze organisatie hebben we een duidelijke, inhoudelijke rode draad (bijvoorbeeld corporate story, communicatiethema’s, kernboodschappen, etc.).
Onze huisstijl sluit goed aan bij wie we willen zijn als organisatie.
We maken op een gestructureerde manier gebruik van onze medewerkers om het verhaal van de organisatie te vertellen.
Wij stimuleren en faciliteren de dialoog binnen de organisatie (tussen afdelingen, tussen management en medewerkers).
Wij stimuleren en faciliteren de dialoog tussen medewerkers en externe stakeholders.
Wij hebben een heldere communicatiestrategie die de basis vormt voor de inzet van onze in- en externe communicatiemiddelen en -activiteiten.
Wij pre-testen onze in- en externe communicatiemiddelen.
Wij meten de effectiviteit van onze in- en externe communicatiemiddelen.
4
COMMUNICATIEKLIMAAT
Wij onderzoeken hoe medewerkers het communicatieve vermogen en het communicatieklimaat binnen de organisatie ervaren.
Wij zetten het onderwerp communicatieve organisatie op de agenda van het management.
2 | Een onderzoek bij de rest van de organisatie…
Geheel
mee
1
LUISTEREN
1.1
Ik weet wat mijn externe relaties van onze organisatie vinden
Mee
oneens
Neutraal
Mee
eens
Geheel
mee eens
1
2
3
4
5
1.2 Ik weet welke maatschappelijke kwesties onze organisatie raken.
1
2
3
4
5
1.3
1
2
3
4
5
1.4 Informatie vanuit het management komt snel bij mij terecht.
1
2
3
4
5
1.5
1
2
3
4
5
In mijn organisatie staan we open voor elkaar.
Resultaten van onderzoeken naar klant-/medewerkers-­
tevredenheid/reputatie worden met mij gedeeld.
TOTAAL LUISTEREN
Geheel
mee
2
VERWERKEN
2.1
Ik ken de missie en (kern-)waarden van de organisatie.
Mee
oneens
Neutraal
Mee
eens
Geheel
mee eens
1
2
3
4
5
2.2 Ik weet hoe ik de missie en (kern-)waarden van de organisatie in mijn dagelijkse werk toe kan passen.
1
2
3
4
5
2.3 Ik kan me goed inleven in de klanten/afnemers waar ik voor werk.
1
2
3
4
5
2.4 Ik ben goed op de hoogte van de strategie van onze organisatie.
1
2
3
4
5
2.5 Ik krijg trainingen op het gebied van communicatieve vaardigheden.
1
2
3
4
5
TOTAAL VERWERKEN
Geheel
mee
Mee
oneens
Neutraal
Mee
eens
Geheel
mee eens
3
VERTELLEN
3.1
Ik kan kernachtig vertellen waar onze organisatie voor staat en wat haar uniek maakt.
1
2
3
4
5
3.2 Ik zoek actief naar mogelijkheden om het verhaal van de organisatie uit te dragen bij onze stakeholders.
1
2
3
4
5
3.3 Ik word gestimuleerd om de dialoog aan te gaan met collega’s.
1
2
3
4
5
3.4 Ik word gestimuleerd om de dialoog aan te gaan binnen de eigen organisatie.
1
2
3
4
5
3.5 Ik beschik over adequate communicatiemiddelen om mijn interne en/of externe doelgroepen te bereiken.
1
2
3
4
5
TOTAAL VERTELLEN
4
COMMUNICATIEKLIMAAT
Geheel
mee
Mee
oneens
Neutraal
Mee
eens
Geheel
mee eens
4.1 Het management stimuleert het delen van kennis en ervaringen.
1
2
3
4
5
4.2 Het management staat open voor feedback.
1
2
3
4
5
4.3 Binnen de organisatie werken we makkelijk samen.
1
2
3
4
5
4.4 Ik word betrokken bij de besluitvorming in de organisatie.
1
2
3
4
5
4.5 Ik weet hoe ik bijdraag aan het behalen van de organisatiedoelen.
1
2
3
4
5
4.6 Ik ervaar de ruimte om zelfstandig beslissingen te nemen.
1
2
3
4
5
TOTAAL COMMUNICATIEKLIMAAT
HollandSpoor Communicatieve Organisatie Scan©
En nu … aan de slag!
Stap 1: Ga in gesprek met je communicatiecollega’s
Stap 2: Onderzoek de beleving van medewerkers
Communicatiever worden als organisatie gaat iedereen aan, maar
Deel 2 van de scan is kwantitatief van aard en richt zich op het
communicatieprofessionals hebben een speciale verantwoordelijkheid.
management en andere werkvelden dan communicatie. Zoals gezegd, is
Communicatie moet het onderwerp op de agenda zetten en kan
het communicatiever maken van de organisatie een opgave van iedere
diverse instrumenten en interventies inzetten om het communicatieve
medewerker. U doorloopt de volgende stappen:
vermogen van de organisatie te vergroten.
• Introduceer het begrip ‘communicatieve organisatie’ bij uw collega’s.
• Laat het management en medewerkers van andere werkvelden deel 2
Deel 1 van de scan is kwalitatief van aard en richt zich op de
van de scan invullen. Dit geeft zicht op hoe zij het communicatieve
communicatie­professionals binnen een organisatie. Het biedt
vermogen en het communicatieklimaat zien en ervaren. Uiteraard kunt
gespreksthema’s die inzicht geven in de bijdrage die de communicatie­
u vragen toevoegen, bijvoorbeeld als u data op afdelingsniveau wilt
functie nu levert aan het communicatiever maken van de organisatie.
achterhalen.
U doorloopt de volgende stappen:
• Bespreek ten eerste met elkaar wat u onder de communicatieve
• Verwerk de data en analyseer de overeenkomsten en verschillen: per
team, afdeling en/of werkveld. Kijk ook in hoeverre dit beeld zich
organisatie verstaat en welke ambities er op dit vlak zijn. Wat is nodig?
verhoudt tot de ambities met betrekking tot de communicatieve
En wat is haalbaar?
organisatie. Waar moet op worden ingezet?
• Bespreek hierna de stellingen uit deel 1. Ga kritisch in gesprek over
de huidige stand van zaken en zet dit af tegen de ambities. Wat heeft
Stap 3: Bepaal de aanpak om communicatiever te worden
aanscherping nodig?
Op basis van de scan ontstaat een beeld van wat u kunt doen om de
organisatie communicatiever te maken. U weet waar de ontwikkel- en
verbeterpunten zitten van de communicatieafdeling. U weet ook hoe
de gewenste situatie zich verhoudt tot de actuele situatie in de teams
en afdelingen. En waar verschillen zitten tussen teams, afdelingen en/of
werkvelden.
Met behulp van de Communicatieve Organisatie Scan© krijgt u snel
zicht op het communicatieve vermogen van uw organisatie. U heeft
hiermee een stevige basis in handen voor het ontwikkelen van een
scherpe aanpak. Een aanpak die de organisatie dichter bij het gewenste
communicatieve vermogen brengt.
Over HollandSpoor
We bieden communicatie-oplossingen. Nuchter. Rotterdams.
Hollands. Op basis van feiten, onderzoek, concrete inzichten. En de
menselijke maat. Ons werk bestaat uit het leggen van verbindingen.
Tussen stakeholders en de organisatie. Binnen en buiten, strategie en
uitvoering, theorie en praktijk. Denken en doen.
PRAKTIJK VOOR
CORPORATE COMMUNICATIE
& COMMUNITIES
Honingerdijk 80
[email protected]
3062 NW Rotterdam
[email protected]
www.hollandspoor.com
T +31 (0)10 440 16 40