Optare Wageningen Universiteit

Optare Wageningen University.
‘Uw arbeidsvoorwaarden op maat’
Wageningen University stelt u ook dit jaar weer in staat uw arbeidsvoorwaardenpakket
gedeeltelijk zelf samen te stellen. U bepaalt zelf of het voor u aantrekkelijk is geld of tijd
anders in te zetten dan standaard is geregeld.
Uw keuzes hebben gevolgen voor bijvoorbeeld uw salaris en/of uw aantal verlofuren. Met
het simulatiemodel onder de medewerkerbutton op het bureaublad op uw PC kunt u uw
eigen pakket samenstellen. Spelenderwijs ontdekt u de gevolgen van bepaalde keuzes.
Simuleren kan van maandag 21 oktober t/m vrijdag 22 november 2013.
De laatste dag voor een definitieve keuze in Optare voor 2014 is dus vrijdag 22 november
2013.
Antwoorden op vragen vindt u op www.intranet.wur.nl → People → Arbeidsvoorwaarden →
Optare. U kunt ook uw leidinggevende raadplegen of de 1e lijns Optare-helpdesk van het
organisatieonderdeel waar u werkzaam bent.
Wie kan gebruik maken van Optare Wageningen University
Alle werknemers van Wageningen University, die een aanstelling hebben met een vast of
tijdelijk dienstverband en voltijd of deeltijd werken en een vast salaris hebben.
Werknemers zonder arbeidsverplichting, Student-assistenten, PhD-L(abourcontracts),
oproepkrachten, stagiairs, uitzendkrachten, etc. kunnen helaas niet deelnemen.
Bij meerdere arbeidsrelaties met Wageningen University worden de salarissen bij elkaar
opgeteld. Deze optelsom is het salaris waarmee gerekend wordt door Optare Wageningen
University.
Bij een arbeidsrelatie met Wageningen University en de stichting DLO kunt u een of meer
keuze(s) maken in twee verschillende simulatiemodellen. Helaas is het niet mogelijk dit
geautomatiseerd te combineren.
Nieuwe werknemers:
In oktober zijn de medewerkers van Wageningen University geïnformeerd dat zij kunnen
deelnemen aan Optare 2014. Bent u nadien in dienst gekomen of zijn uw gegevens nog
niet in het personeels– en salarissysteem bekend dan heeft u deze informatie niet
ontvangen. Een voorwaarde om te kunnen meedoen is dat uw gegevens op uiterlijk 15
november in deze systemen zijn verwerkt.
Optare 2014 is te benaderen middels de medewerkerbutton op het bureaublad op uw PC
via Tabblad Optare.
Hoe werkt Optare
In Optare zet u geld of tijd in (= bron) om er iets anders voor terug te ruilen (= doel).
Hieronder ziet u een overzicht van de combinaties van bronnen en doelen.
Bronnen
verlofuren
salaris
vakantie-uitkering
eindejaarsuitkering
X
X
X
Doelen ↓
Meerjaren Spaarmodel
X
Verlenging
ouderschapsverlof
X
Studieverlof
X
Extra verlofuren*
Vakbondscontributie
X
X
X
X
Bedrijfsfitness
X
X
X
X
ABP extra pensioen
X
X
X
X
Fietsplan
X
X
X
X
Aanvulling
reiskostenvergoeding*
X
X
X
X
Extra salaris
X
(Levensloop)

X
X
Het aankopen van extra verlof is op grond van fiscale regelgeving gemaximeerd tot
10% van de overeengekomen arbeidsduur. (dat is voor WU werknemers met een
fulltime functie gesteld op 190 uur. Voor deeltijders geldt dit naar rato van de
arbeidsduur).
Keuze maken
Simuleer vrijblijvend met het inzetten van bronnen voor doelen van maandag 21 oktober
tot en met vrijdag 22 november 2013. Maak zo uw uiteindelijke keuze(s). Uitleg over de
precieze werking van het simulatiemodel ‘Optare’ vindt u in onder de helpknop in de
module Optare in uw medewerkerbutton.
Vragen
Raadpleeg eerst de ‘meest gestelde vragenlijst’ (Q&A). Staat uw vraag hier niet bij, neem
dan contact op met de Optare-helpdesk van het organisatieonderdeel waar u werkzaam
bent. Deze is beschikbaar van 21 oktober tot en met 22 november 2013.
Bronnen
Om extra arbeidsvoorwaarden te ontvangen, kunt moet u andere arbeidsvoorwaarden
geheel of gedeeltelijk inleveren.
Deze bronnen zijn:

salaris

vakantie-uitkering

eindejaarsuitkering

verlofuren
salaris
Het inzetten van bruto salaris wordt in een boekjaar gedurende een periode van twaalf
maanden (januari t/m december)door de Personeels- en Salarisadministratie verwerkt. Het
administratief verwerken van deze keuze zal altijd met terugwerkende kracht met als
ingangsdatum 1 januari plaatsvinden.
Salaris kunt u inzetten tot uw inkomen het wettelijk minimum loon bereikt. In het
simulatiemodel wordt gerekend met € 1.477,80 per maand (= stand 1 juli 2013) op
voltijdbasis. U levert een gedeelte van uw bruto salaris per maand in.
Maakt u dit jaar voor het eerst een keuze voor een fiets, dan is de peildatum 15 augustus
2013. Ook hier geldt dat met de tegenwaarde van uw ingezette verlofuren - éénmalig
bepaald op 15 augustus 2013 - het komende jaar zal worden gerekend. Levert het
gestelde maximum van 38 verlofuren niet voldoende op om een fiets aan te schaffen,
wordt er in dit geval een uitzondering gemaakt en mag u meer verlofuren (met een
maximum van 76 uur) inzetten om het gewenste bedrag te bereiken. (Bedenk u daarbij
wel dat het minimum aantal verlof–uren (= 4x de met u overeengekomen arbeidsduur per
week) niet mag worden aangetast).
vakantie-uitkering
Vakantiegeld kunt u inzetten voor zover de minimum vakantie-uitkering volgens de CAO
Nederlandse Universiteiten in stand blijft. Dit is € 148,58 per maand op voltijdbasis.
U kunt uw vakantie-uitkering eenmaal per jaar inzetten. Het door u gekozen bedrag wordt
in één keer ingehouden op uw vakantie-uitkering in de maand mei 2014.
eindejaarsuitkering
U kunt uw eindejaarsuitkering 1x per jaar in december inzetten.
verlofuren
Voor 2014 moet u minimaal 4 maal uw gekozen arbeidstijd per week reserveren voor vrije
tijd of vakantie (volgens CAO Nederlandse Universiteiten). Voor deeltijdwerknemers geldt
dit minimum naar rato.
U kunt maximaal 76 verlofuren inzetten voor Optare. Als u gebruik maakt/wilt gaan maken
van het meerjarenspaarmodel kunt u bovenop dit maximum van 76 verlofuren nog 72
verlofuren extra sparen.
De ingezette verlofuren worden per 1 januari van het betreffende boekjaar van het
verloftegoed afgeschreven.
maximaal 38 verlofuren voor geld
Voor doelen waar uw verlof wordt omgezet in een geldelijke waarde (bijvoorbeeld fiets of
extra salaris), kunt u maximaal 38 verlofuren inzetten. De overige 38 verlofuren kunt u
eventueel nog inzetten voor bijvoorbeeld sabbatical leave, meerjarenspaarmodel,
verlenging ouderschaps- of studieverlof.
0, 704% bruto maandsalaris per uur
Bij het inzetten van verlofuren ontvangt u per verlofuur 0,704% van uw bruto
maandsalaris. Als bruto maandsalaris geldt uw salaris op 15 augustus van 2013 bij
volledige werktijd.
Doelen
Door één of meerdere bronnen in te zetten, kunt u bepaalde arbeidsvoorwaarden
(extra) ontvangen.
Deze doelen zijn:
a:
extra verlofuren 2014
b:
extra verlof ná 2014
-
meerjarenspaarmodel
-
ouderschapsverlof
-
studieverlof
c:
extra salaris
(levensloop)
d:
fiscaal aantrekkelijke regelingen
-
fietsplan
-
aanvulling reiskostenvergoeding
-
vakbondscontributie
-
contributie Bedrijfsfitness
-
abp-extra pensioen
a:
extra verlof 2014
Door het inzetten van uw salaris en/of vakantie- en/of eindejaarsuitkering ontvangt u
extra verlofuren voor 2014. Op grond van fiscale regelgeving is het aantal extra verlofuren
beperkt tot 10% van de met u overeengekomen arbeidsduur. (dat is voor WU werknemers
met een fulltime functie gesteld op 190 uur. Voor deeltijders geldt dit naar rato van de
arbeidsduur ). Tevens geldt dat uw salaris, vakantie- en/of eindejaarsuitkering niet onder
het wettelijk minimumloon mag komen. De extra verlofuren moet u in 2014 opnemen!
b:
extra verlof ná 2014
Meerjarenspaarmodel
U kunt gedurende minimaal 3 en maximaal 5 jaar maximaal 148 verlofuren per jaar sparen
voor een langdurige verlofperiode.
Meer informatie over de voorwaarden van dit model kunt u vinden in artikel 5.5. CAO
Nederlandse Universiteiten en in artikel 8 van de Regeling keuzemodel
arbeidsvoorwaarden Wageningen University.
ouderschapsverlof
Voor verlenging van ouderschapsverlof kunt u maximaal 76 verlofuren per jaar sparen
gedurende minimaal 1 jaar en maximaal 3 jaar. U geeft van te voren aan hoeveel
verlofuren u wilt sparen en over welke aaneengesloten periode (1, 2 of 3 jaar). Meer
informatie over ouderschapsverlof vindt u in de ‘Regeling voor Vakantie en Verlof
Wageningen University’
studieverlof
Voor verlenging van studieverlof kunt u maximaal 76 verlofuren per jaar sparen gedurende
minimaal 1 jaar en maximaal 3 jaar. U geeft van tevoren aan hoeveel verlofuren u wilt
sparen en over welke aaneengesloten periode (1,2 of 3 jaar). U kunt opnieuw van deze
mogelijkheid gebruik maken, als u uw studieverlof heeft genoten. Dit studieverlof is een
aanvulling op het studieverlof dat aan u kan worden verleend op grond van de Regeling
Studiefaciliteiten Wageningen Universiteit 1999. Dat verlof is bestemd voor een studie of
opleiding die het functioneren nu en in de toekomst bevordert of met de eigen
loopbaanontwikkeling te maken heeft.
c: extra salaris
U kunt maximaal 38 verlofuren per kalenderjaar inzetten voor extra salaris*. De
uitbetaling is in december 2014. (Door het inzetten van maximaal 38 verlofuren creëert u
extra capaciteit voor de werkgever. Dit onderstreept het belang dat zowel deze keuze als
de wijze waarop deze extra tijd wordt ingevuld, met uw leidinggevedende
overeengekomen moet worden.
*al dan niet voor extra storting (in de maand mei) op een door u gekozen
levenslooprekening. Daarbij moet wel rekening worden gehouden met de gestelde
voorwaarden met betrekking tot de deelname aan de levensloopregeling en als u daaraan
voldoet, het maximaal toegestane te sparen bedrag in dat kader.
d:
fiscaal aantrekkelijke regelingen
Met deze regelingen kunt u een belastingvoordeel behalen. U kunt verlofuren (maximaal
38 per kalenderjaar) inzetten, maar ook salaris, vakantie- en/of eindejaarsuitkering. De
bruto waarde van deze bronnen kunt u als netto bedrag inzetten. U betaalt over de
ingezette bronnen dan geen loonbelasting.
In Optare Wageningen University zijn de volgende fiscale vrijstellingsmogelijkheden
opgenomen:

fietsplan

aanvulling reiskostenvergoeding

vakbondscontributie

contributie Bedrijfsfitness

ABP- extra pensioen
Fietsplan
Wageningen University biedt u een maximale renteloze lening van € 749,- (incl. BTW) om
een fiets aan te schaffen. Hiervoor geldt dat u gedurende het jaar 2014 in beginsel*
maximaal 38 verlofuren per kalenderjaar inzet. Aanvullend geldt een extra renteloze lening
van maximaal € 246,- (incl. BTW) voor accessoires zoals fietssloten, regenkleding of
kinderzitjes. Deze lening geldt alleen, als u ook voor de lening voor een fiets heeft
gekozen. Daarnaast kunt u een fietsverzekering afsluiten.
Let op: Aanschaf van accessoires zonder fiets worden in deze regeling niet gehonoreerd. U
bent volgens de regeling ook zelf verantwoordelijk voor het onderhoud van uw fiets. Dat
houdt in dat u niet een fiets voor een minimaal bedrag kunt aanschaffen en vervolgens een
meerjarig onderhoudscontract onderbrengt in dezelfde in te leveren factuur.
* Mochten uw 38 verlofuren niet voldoende zijn om het gewenste bedrag te bereiken,
wordt in dit geval toegestaan dat u zoveel verlofuren meer inzet totdat het gewenste
bedrag wordt behaald..(met een maximum van 76 verlofuren). (Bedenk u daarbij wel dat
het minimum aantal verlof–uren (= 4x de met u overeengekomen arbeidsduur per week)
niet mag worden aangetast).
duurder of goedkoper
Let op: u kunt een fiets aanschaffen die duurder is dan € 749,-. Dan geniet u geen fiscaal
voordeel over het extra bedrag. Is uw fiets goedkoper dan het bedrag waarvoor u bronnen
heeft ingezet, dan krijgt u de restwaarde als bruto salaris, dus met inhouding van de
verschuldigde loonbelasting, terug. Over de restwaarde geniet u namelijk geen fiscaal
voordeel.
aflossing
Bij aankoop schiet u het bedrag voor. Na het inleveren van uw factuur wordt het
totaalbedrag in één keer op uw rekening gestort. Dit gebeurt zo mogelijk bij de
eerstvolgende salarisuitkering, maar uiterlijk in de maand mei 2014. U lost de lening in
één jaar (2014) af.
fietsverklaring
Als u gebruik maakt van de fietsregeling, betaalt u niet langer loonbelasting. De
vergoeding die u van de werkgever krijgt overgemaakt is dus volledig belastingvrij. Voor
dat fiscale voordeel moet u een verklaring invullen dat u van plan bent de fiets te
gebruiken op meer dan de helft van het aantal dagen dat u bij Wageningen University
werkt. Deze ‘fietsverklaring’ wordt automatisch uitgeprint als u uw definitieve aanvraag
uitdraait. Let op dat u deze verklaring bij uw aanvraag indient. Zonder verklaring kunt u
niet deelnemen aan de regeling.
1x in 3 jaar
U kunt deze regeling maar één keer per drie jaar kiezen. Als u dus korter geleden dan 3
jaar een fiets heeft aangeschaft onder de geldende spelregels van Optare, kunt u de
regeling dit jaar dus niet kiezen! Als de oude regeling is verlopen, kunt u weer aan een
nieuwe regeling meedoen.
koop na schriftelijke bevestiging
Let op: U kunt de fiets officieel pas aanschaffen nadat u de schriftelijke bevestiging heeft
ontvangen van uw keuze(s), ondertekend door de gemandateerde directeur van uw
organisatieonderdeel. Deze ontvangt u uiterlijk 1 maart 2014. Pas dan is uw aanvraag
formeel goedgekeurd. Kiest u ervoor om toch al (na 1 januari 2014) een fiets aan te
schaffen, voordat u de bevestigingsbrief heeft ontvangen, (maar u al wel een
goedkeuringshandtekening van uw leidinggevende heeft) doet u dat op eigen risico,
immers uw aanvraag kan nog worden afgewezen!
Zie procedure van aanvraag.
De factuur van de fiets, die afkomstig moet zijn uit Nederland, moet gedateerd zijn binnen
twee maanden na dagtekening van bovenstaande schriftelijke bevestiging.
Meer informatie over het fietsplan vindt u in de ‘Regeling Vrije Vergoeding Fiets Woonwerkverkeer Wageningen University’.
Aanvulling reiskostenvergoeding
Deze regeling stelt u in staat een belastingvrije aanvulling op uw reiskostenvergoeding te
ontvangen volgens de ‘Regeling Verplaatsingskosten Wageningen UR’. Deze regeling keert
n.l. niet de maximale, wettelijk toegestane vergoedingen uit. Met deze aanvulling kunt u
wel de maximale belastingvrije vergoeding ontvangen (zie artikel 4 van de ‘Regeling Vrije
Vergoeding (aanvulling) Reiskosten Wageningen University). U kunt deelnemen als u
regelmatig (minimaal 1 dag per week) heen en weer reist tussen uw woonadres en uw
vaste werkadres. De hoogte van de vergoeding is afhankelijk van de wijze van reizen.
- Openbaar vervoer
U ontvangt maximaal een volledige vergoeding van de daadwerkelijke en aantoonbare
kosten, minus de vergoedingen die u al ontvangt op grond van de
verplaatsingskostenregeling WUR.
- Eigen vervoer
U ontvangt maximaal de wettelijk vastgestelde maximumvergoeding, minus de
vergoedingen die u al ontvangt uit de bestaande verplaatsingskostenregeling. De bedragen
zijn afhankelijk van uw reisafstand en het aantal reisdagen per week.
Meer informatie over de reiskostenvergoeding kunt u vinden in de ‘Regeling Vrije
Vergoeding (aanvulling) Reiskosten Wageningen University’.
Belastingvrije vergoeding Vakbondscontributie
Als u kunt aantonen dat u vakbondslid bent (middels een kopie van een bankafschrift) en
dat inlevert tezamen met uw aanvraagformulier Optare) kunt u door inzet van de bronnen
van de werkgever maandelijks een belastingvrije vergoeding voor de door u betaalde
vakbondscontributie ontvangen.
Voorwaarden belastingvrije vergoeding Vakbondscontributie
De belastingvrije vergoeding voor de Vakbondscontributie is afhankelijk van de door u
betaalde contributie en wordt maandelijks uitbetaald bij uw salaris.
De werkgever bewaart de bewijzen van uw betaling van de vakbondscontributie in zijn
administratie. Als bij belastingcontrole blijkt dat niet aan deze voorwaarden is voldaan,
zijn eventuele fiscale gevolgen voor rekening van de werknemer. Dit betekent dat een
eventuele naheffingsaanslag loonheffing (inclusief rente en boete) op u als werknemer zal
worden verhaald, voor zover deze aanslag betrekking heeft op de te vergoeden
vakbondscontributie.
Belastingvrije vergoeding contributie Bedrijfsfitness
Als u als deelnemer met een jaarabonnement op 1 januari van een jaar aantoonbaar bent
ingeschreven bij een instelling die voor Wageningen UR de Bedrijfsfitness organiseert en er
wordt daarvoor contributie ingehouden op uw salaris, kunt u door inzet van bronnen van
de werkgever maandelijks een belastingvrije vergoeding voor de door u betaalde
contributie Bedrijfsfitness ontvangen.
Voorwaarden belastingvrije vergoeding contributie Bedrijfsfitness
U dient op 1 januari van het jaar waarin uw Optarekeuze moet ingaan te zijn ingeschreven
als deelnemer met een jaarabonnement aan de Bedrijfsfitness. Ook dient er contributie te
worden ingehouden op uw salaris.
Als u op het keuzetijdstip (tussen 21 oktober en 23 november 2013) nog geen deelnemer
bent aan de Bedrijfsfitness en u maakt toch de keuze om per 1 januari van het volgende
jaar in aanmerking te willen komen voor de maandelijkse belastingvrije vergoeding, zal
een afschrift van uw Optare-keuzeformulier als aanmeldings- en machtigingsformulier
worden beschouwd en worden doorgezonden naar het betreffende Bedrijfsfitnessonderdeel
(bijvoorbeeld Sports Centre de Bongerd). De verwerking van uw Optarekeuze zal
plaatsvinden zodra de inschrijving en inhouding van de contributie op uw salaris is
gerealiseerd.
De gemaakte Optarekeuze is gekoppeld aan het jaarabonnement. De maandelijkse
vergoeding zal uitsluitend worden beëindigd bij afloop van het betreffende keuzejaar of bij
beëindiging van het dienstverband.
Als bij belastingcontrole blijkt dat niet aan de voorwaarden is voldaan, zijn eventuele
fiscale gevolgen voor rekening van de werknemer. Dit betekent dat een eventuele
naheffingsaanslag loonheffing (inclusief rente en boete) op u als werknemer zal worden
verhaald, voor zover deze aanslag betrekking heeft op de te vergoeden contributie
Bedrijfsfitness.
ABP extra pensioen
Optare geeft u onder bepaalde voorwaarden de mogelijkheid belastingvrij te sparen voor
extra ouderdoms- en/of nabestaandenpensioen. Om te weten te komen of u aan deze
fiscale voorwaarden voldoet, kunt u aan de hand van uw pensioenoverzicht de
klantenservice van het ABP bellen tel 045-5796070. Blijkt uit deze informatie dat u
inderdaad recht heeft op een dergelijke spaarmogelijkheid, dan kunt u deze keuze in
Optare maken.
Fiscale gevolgen en gevolgen sociale zekerheid
Bijna alle keuzes waarbij u geld ruilt voor tijd of andersom, hebben fiscale en sociale
verzekeringsgevolgen.
fiscaal aantrekkelijke regelingen
Het inzetten van salaris, vakantie- en/of eindejaarsuitkering voor fiscaal aantrekkelijke
regelingen, leidt tot een lager bruto inkomen en daarmee tot lagere premies voor sociale
zekerheid. U loopt daarmee het risico een lagere werkloosheids- of
arbeidsongeschiktheidsuitkering te ontvangen als dit binnen een half jaar respectievelijk
een jaar na inzet aan de orde is. Gevolgen van keuzes voor de pensioengrondslag zijn er
niet.
Het inzetten van verlofuren als bron voor extra salaris heeft geen gevolgen in fiscale zin,
voor het brutoloon sociale verzekeringen of voor de pensioengrondslag.
Als u verlofuren als bron inzet voor extra inkomen, dan wordt dat aangemerkt als loon
voor de heffing van loonbelasting/premie volksverzekeringen en premies
werknemersverzekeringen. Het extra inkomen zal in de vorm van een toeslag in december
van het Optarekeuzejaar worden uitbetaald.(dus niet in het jaar van uw keuze!) Deze
toeslag wordt niet opgenomen in de grondslagen voor salarisgerelateerde uitkeringen,
zoals vakantie-uitkering, eindejaarsuitkering, toelage onregelmatige dienst en
overwerkvergoeding, maar zal wel worden opgenomen in de pensioengrondslag
Kijk regelmatig op www.intranet.wur.nl → People → Arbeidsvoorwaarden →
Optare voor eventuele aanpassingen van de gevolgen op grond van eventuele
wetswijzigingen.
Gevolgen bij arbeidsongeschiktheid, buitengewoon verlof
of beëindiging dienstverband
Arbeidsongeschiktheid en buitengewoon verlof
Bij arbeidsongeschiktheid en gedeeltelijk buitengewoon verlof wijzigen uw Optareafspraken en uw (eventueel aangepaste) salaris in principe niet. noot: Bij volledig
buitengewoon verlof zonder behoud van uw bezoldiging wordt uw deelname aan Optare
Wageningen University nader bepaald, of vindt er voorafgaand aan het verlof verrekening
met uw netto salaris plaats. Wageningen University beoordeelt voorkomende gevallen
altijd individueel.
Vindt er geen opbouw van verlofuren meer plaats, dan bepaalt u samen met uw
leidinggevende of u het volgende jaar aan Optare kunt deelnemen. Indien blijkt dat u uw
opgegeven verlofuren niet kunt inleveren, vindt volgens de fiscale regels verrekening van
deze verlofuren met uw bruto dan wel netto salaris plaats.
Beëindiging dienstverband
Bij beëindiging van uw dienstverband in de loop van een kalenderjaar, wordt de inzet van
bronnen en doelen evenredig met de duur van uw dienstverband verrekend.
Let op: vooral bij de fiscale regelingen kan dit tot grote gevolgen leiden!
Meer informatie kunt u vinden in de (algemene) ‘Regeling Keuzemodel
Arbeidsvoorwaarden Wageningen University’.
deelnemen
Wat u moet doen als u wilt deelnemen,
Stap1: Simuleren en keuzes voorbereiden
U kunt het Optare-programma benaderen via uw MedewerkerButton. Van maandag 21
oktober tot en met vrijdag 22 november 2013 hebt u de mogelijkheid te simuleren met het
inzetten van bronnen en het kiezen van doelen. U kunt dan vrijblijvend keuzes maken en
weer veranderen. Het programma geeft direct aan wat de gevolgen zijn voor uw salaris,
het aantal verlofuren etc.
Stap 2: Overleg met uw leidinggevende
Voordat u de Optare-aanvraag definitief indient moet u zich ervan verzekeren dat uw
leidinggevende kan instemmen met de door u gewenste keuzes.
Geef daarom tijdig bij uw leidinggevende aan dat u bent geïnteresseerd in deelname.
Hij/zij kan de mogelijkheden van Optare persoonlijk met u doornemen (bijvoorbeeld aan
de hand van het door u uitgeprinte concept-aanvraagformulier) en uw eventuele vragen
beantwoorden.
Uw leidinggevende beoordeelt of de optelsom van de keuzes van alle werknemers binnen
uw organisatieonderdeel organisatorisch en roostertechnisch verantwoord is. Levert dit
problemen op, zoek dan samen een oplossing, zodat uw keuze in onderling overleg zo
nodig kan worden herzien. Afwijkend van de CAO Nederlandse Universiteiten kan een
verzoek tot omzetting van tijd in geld niet om financiële redenen worden afgewezen.
Als u geen computer tot uw beschikking heeft, kunt u na overleg met de Optare Helpdesk
van het organisatieonderdeel waar u werkzaam bent, samen met uw leidinggevende (een)
keuze(s) maken.
Stap 3: Definitieve keuze maken
Bent u zeker van uw keuzes en heeft uw leidinggevende ermee ingestemd , maak dan uw
aanvraag definitief. Gebruik hiervoor de knop ‘Maak definitief’ in het Optare-programma.
U kunt dit doen tot en met uiterlijk vrijdag 22 november 2013 . Hierna kunt u geen
aanvraag meer indienen of aanpassen.
Print het definitieve aanvraagformulier vervolgens uit. Als u heeft gekozen voor de
aanschaf van een fiets moet u ook een afzonderlijke verklaring inleveren. Deze verklaring
wordt bij het uitprinten van uw definitieve aanvraag automatisch afgedrukt.
Uw leidinggevende ontvangt direct nadat u uw keuzes definitief heeft gemaakt een bericht
via de e-mail.
Let op: u kunt slechts één maal per kalenderjaar een definitieve
aanvraag indienen!
Stap 4: Aanvraagformulier (laten) ondertekenen en inleveren bij HR-afdeling
Het uitgeprinte exemplaar van uw definitieve aanvraag moet door uzelf en door uw
leidinggevende worden ondertekend en daarna worden ingeleverd bij uw eigen HRafdeling. Uiterlijk 22 november 2013 moet het ondertekende formulier
aangeleverd worden bij HR.
Maak een kopie van uw definitieve aanvraagformulier zodat u later kunt controleren of de
juiste keuzes zijn verwerkt.
Stap 5: Beoordeling en toekenning
In de periode van december 2013 tot maart 2014 worden de Optare-aanvragen
beoordeeld (o.a. aan de hand van de verlofadministratie). Voor 1 maart 2014 ontvangt
u schriftelijk bericht over de toekenning van uw aanvraag.
Stap 6 (indien van toepassing): Facturen fiets inleveren
Als u meedoet aan het fietsplan moet u de originele (Nederlandse) aankoopfacturen zo
spoedig mogelijk, maar uiterlijk 18 april 2014 inleveren bij de Personeels- en
Salarisadministratie
Let op: als u de factuur niet op tijd indient, wordt uw aanvraag alsnog afgewezen.
Stap 7: Verwerking aanvraag en uitbetaling
Tussen 1 maart 2014 en de uitbetaling van uw salaris over mei 2014 wordt uw aanvraag
verwerkt. De keuze(s) word(t)en eventueel met terugwerkende kracht geëffectueerd. De
uitbetaling van door u "verkocht" verlof vindt plaats in december 2014. De storting van uw
tegenwaarde van verlofuren t.b.v. levensloop wordt verwerkt in de maand mei 2014.
Let op: als u een aanvraag heeft ingediend, kunt u er niet op terugkomen. U bent
zelf te allen tijde verantwoordelijk voor de gevolgen van uw keuze(s), ook bij een
eventuele wijziging in uw aanstelling (bijvoorbeeld minder salaris en/of minder
verlof) of andere persoonlijke omstandigheden die van invloed kunnen zijn op de
uitvoering van Optarekeuzes.
Vragen
Bij inhoudelijke vragen raadpleeg de volgende bronnen:
·
Uw leidinggevende
.
Lijst met meest gestelde vragen (Q&A)
·
1e lijns Helpdesk Optare van het organisatieonderdeel waar u werkzaam bent
Heeft u na het lezen van de Q&A-lijst nog vragen, neem dan bij voorkeur per e-mail
contact op met de helpdesk Optare van het organisatieonderdeel waar u werkzaam bent.
De helpdesk is bereikbaar van 21 oktober tot en met 22 november 2013. Na deze periode
kunt u met vragen contact opnemen met de afdeling HR van uw organisatieonderdeel.
Versie 1 oktober 2013