Richtlijn voor het gebruik en de toetsing van schriftelijk

Richtlijn voor het gebruik en de toetsing van schriftelijk
voorlichtingsmateriaal
Inleiding
Het gebruik van schriftelijk voorlichtingsmateriaal, zodanig dat aan vooraf gestelde doelen beantwoord
wordt, vereist dat degenen die er mee werken weten hoe en wanneer folders en brochures gebruikt
kunnen worden en waarop men bij het gebruik ervan zou moeten letten.
Over doel en toepassing van schriftelijk voorlichtingsmateriaal zijn binnen de Adviesgroep Schriftelijk
Voorlichtingsmateriaal van het IKN een aantal richtlijnen opgesteld en verzameld, welke u hieronder
vindt.
Deze richtlijnen kunnen helpen om bijvoorbeeld duidelijke afspraken over het gebruik van het
materiaal te maken. Het maken van goede afspraken over het gebruik van voorlichtingsmateriaal
vereist wel dat men kan beoordelen in hoeverre voorlichtingsmateriaal geschikt is in bepaalde
situaties. Daarvoor zijn tevens een aantal criteria opgesteld. Ten slotte zijn, ter informatie, een aantal
voordelen en beperkingen van schriftelijk voorlichtingsmateriaal opgenomen.
De richtlijn voor het gebruik en de toetsing van schriftelijk voorlichtingsmateriaal is een onderdeel van
de IKN-uitgave ‘Folders en brochures’ (ISBN 90-74114-13-x), welke daarnaast een raamwerk bevat
voor het ontwikkelen van een protocol voor het gebruik van folders en brochures. De richtlijn is
eveneens een onderdeel van het boekje ‘IKN Richtlijnen 2003'.
De richtlijn is tot stand gekomen binnen de IKN-adviesgroep Schriftelijk Voorlichtingsmateriaal
waarvan de activiteiten mede mogelijk werden gemaakt door financiële steun van het
KWF/Kankerbestrijdiing
1. Het gebruik van schriftelijk voorlichtingsmateriaal
Het gebruik van folders en brochures staat nooit op zichzelf, maar is altijd onderdeel van een
totaalpakket aan voorlichting. Daarom moeten voorr het gebruik van het materiaal bepaalde keuzes
worden gemaakt. De onderstaande richtlijnen kunnen hierbij van dienst zijn. Ze kunnen helpen om
over het gebruik van voorlichtingsmateriaal afspraken te maken, om u op ideeën te brengen, of om
bestaande afspraken eens tegen het licht te houden.
De richtlijnen zijn gegroepeerd rond een vijftal hoofdpunten.
1.1 Bepaal per patiënt het doel van de voorlichting en kijk of een folder/brochure hierin past.
Stel u zelf de vraag wat u wilt bereiken met het uitreiken van het materiaal. Welk doel staat u daarbij
voor ogen? In de literatuur worden drie soorten doelen onderscheiden:
a. doelen gericht op kennisaspecten. Dit is het geval wanneer u alleen wilt informeren, bijvoorbeeld
door informatie te geven over hoe men het ziekenhuis bereikt.
b. doelen gericht op houdingsaspecten. Deze doelen richten zich op het beïnvloeden van een attitude
of mening over een bepaald onderwerp. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u een patiënt wilt
motiveren door hem/haar te wijzen op de nadelen van bepaald gedrag, zoals roken. Maar ook in
andere gevallen, zoals wanneer u een patient wilt geruststellen, richt u zich op houdingsaspecten.
c. doelen gericht op het gedrag. Deze doelen richten zich in de eerste plaats op het handelen van
patiënten. Vaak om een verandering in gang te zetten (zoals stoppen met roken), maar soms ook om
bestaand gedrag (zoals sporten of gezond eten) juist te ondersteunen.
Het uitreiken van folders en brochures gericht op het veranderen van houding en/of gedrag is over het
algemeen alleen zinvol wanneer u daarnaast ook andere methoden gebruikt. Dus: wilt u meer dan
alleen informeren, beperk u dan niet tot het uitreiken van een folder of brochure, maar neem
bijvoorbeeld de tijd voor een persoonlijk gesprek.
Verplaats uzelf in de patiënt en stel uzelf open voor vragen en suggesties van de patiënt. Beslis niet
voor de patiënt wat goed voor hem is. Voorlichten is een proces. Nog te vaak wordt de patiënt hierin
onvoldoende betrokken. Gevolg is dat van effectieve voorlichting weinig terecht komt en de
hulpverlener gefrustreerd achterblijft.
Ga daarom altijd na welke informatie de patiënt nodig heeft. Niet door hierover op voorhand
conclusies te trekken, maar door de patiënt hier naar te vragen.
1.2 Beslis per situatie of schriftelijk voorlichtingsmateriaal geschikt is.
Bedenk dat schriftelijk voorlichtingsmateriaal ter ondersteuning dient van mondelinge voorlichting,
nooit ter vervanging daarvan.
Stel u zelf daarom de vraag of een folder of brochure in uw situatie wel een geschikt middel is. Soms
is het beter te kiezen voor een andere vorm, zoals een persoonlijk gesprek of een bijeenkomst. Met
name als het gaat om gedragsverandering zijn persoonlijke contacten en motivatie van de patiënt
bijna altijd belangrijker dan de inhoud van een folder.
Bedenk goed dat niet elk moment geschikt is om een patiënt met allerlei informatie te overladen.
Vraag aan de patiënt of hij in staat is de informatie op dat moment te bevatten. Zoniet, kom dan in een
later stadium op het onderwerp terug.
Houd rekening met personen in de omgeving van de patiënt, zoals de partner en de familie. Betrek
hen daarom zo veel mogelijk in de voorlichting. U voorkomt daarmee dat de patiënt van verschillende
kanten verschillende verhalen hoort.
Het uitreiken van een folder over stoppen met roken aan een patiënt met longkanker kan als bijzonder
pijnlijk ervaren worden. Wees daarom voorzichtig met het uitreiken van folders of brochures met een
preventief karakter.
1.3 Bepaal wat, wanneer verteld moet worden: kies op basis daarvan een folder/brochure en bepaal
het moment van uitreiken.
De patiënt krijgt van verschillende kanten informatie. Stem de informatie daarom zoveel mogelijk op
elkaar af. Maak afspraken over wie op welk moment welke voorlichting aan de patiënt geeft. Tip:
Gebruik steeds dezelfde termen en zorg er voor dat geen tegenstrijdigheden worden verteld.
Aan een patiënt waarbij nog geen kanker is vastgesteld geeft men geen folders over het omgaan met
kanker. Ook het verstrekken van folders over de behandeling van de ziekte aan patiënten die gezond
verklaard of juist uitbehandeld zijn is uiteraard weinig zinvol.
Ga daarom altijd na in welke fase van de ziekte en/of behandeling de patiënt zich bevindt. Stem de
voorlichting daar op af.
Bij schriftelijk voorlichtingsmateriaal kan een onderscheid worden gemaakt in 'meeneem'-materiaal en
'uitreik'-materiaal. Meeneem-materiaal kan zo door de patiënt worden meegenomen, terwijl
uitreikmateriaal, gezien de aard van de informatie, beter kan worden overhandigd. Het is belangrijk om
per folder of brochure te bepalen om wat voor soort materiaal het gaat. Maak op basis daarvan
afspraken over hoe het materiaal moet worden uitgereikt.
Bij uitreikmateriaal; bepaal vooraf samen met collega's wat het beste tijdstip is om de folder uit te
reiken, maak daar duidelijke afspraken over.
1.4 Bereid de patiënt voor op de inhoud van de folder/brochure.
Een absolute voorwaarde voor een goed gebruik van folders en brochures door hulpverleners, is dat
de inhoud van het materiaal bekend is. Daarom; lees alle folders en brochures grondig voor u ze
uitreikt.
Bekijk of de inhoud van het materiaal wellicht shockerend kan zijn voor de patiënt. Bereid de patiënt in
zo'n geval voor door de betreffende stukken met de patiënt door te nemen. Waak er echter wel voor
dat u niet teveel voor de patiënt gaat invullen wat goed of slecht voor hem/haar is. Uit gesprekken met
patiënten blijkt dat zij over het algemeen zelf heel goed in staat zijn om delen uit de tekst die zij
bedreigend vinden over te slaan.
Voor het uitleggen van ingewikkelde regelingen of behandelingen voldoen folders en brochures
slechts in beperkte mate. Tip: Zorg er in zulke gevallen voor dat er altijd iemand aanwezig is die een
mondelinge toelichting op het materiaal kan geven.
Hoe relevant is het materiaal? Zijn er stukken die de patiënt naar uw idee echt gelezen zou moeten
hebben? Hoe is dit op te lossen?
Tip: Geef met een pen in de kantlijn aan waar belangrijke informatie staat. De ervaring leert dat de
kans dat die stukken later door de patiënt gelezen worden hierdoor toeneemt.
Vergeet niet dat een patiënt vaak al veel te verwerken krijgt. Verstrek de informatie daarom
gedoseerd. Tip: Houd rekening met het moment in het behandeltraject waarin de patiënt zich bevindt
en beperk de informatie tot datgene wat op dat moment relevant is.
1.5 Vraag, indien mogelijk, of de inhoud duidelijk is en of er nog vragen zijn of eventuele opmerkingen.
Wanneer het gaat om complexe informatie of om informatie waarvan het van groot belang is dat de
patiënt hiervan kennis neemt, zorg er dan voor dat iemand aanwezig is die zaken kan toelichten.
Las een moment in om na te gaan of de inhoud van de folder of brochure begrepen is. Kom hier in
een later gesprek op terug.
2. De beoordeling van schriftelijk voorlichtingsmateriaal
De onderstaande criteria bieden de mogelijkheid om de inhoud van voorlichtingsmateriaal te
beoordelen. Dit kan nuttig zijn om te bepalen of voorlichtingsmateriaal geschikt is voor een bepaalde
patiënt of een bepaalde situatie. Ook kunnen de criteria van nut zijn wanneer u zelf materiaal wilt
ontwikkelen.
Het beoordelen van schriftelijk voorlichtingsmateriaal kan op velerlei manieren. Een ervan is expliciet
te kijken naar het taalgebruik in het materiaal. In het eerste gedeelte vindt u een aantal vragen die u
daarbij kunnen helpen. Vervolgens vindt u een aantal criteria die het mogelijk maken de inhoud van
voorlichtingsmateriaal te beoordelen naar de bruikbaarheid van het materiaal. Kan een bepaalde
folder zo meegegeven worden of moet hij worden toegelicht? Deze criteria kunnen u helpen op dit
soort vragen een antwoord te geven.
Tot slot staan nog een aantal losse opmerkingen over de beoordeling van schriftelijk
voorlichtingsmateriaal vermeld.
Let wel: Betrek zowel hulpverleners als patiënten(-verenigingen) bij het beoordelen van
voorlichtingsmateriaal.
2.1 Het beoordelen van de inhoud naar taalgebruik.
De onderstaande vragen kunnen u helpen om een oordeel te vellen over het taalgebruik in folders of
brochures. Dit stelt u in staat te bepalen of een folder of brochure bijvoorbeeld niet te moeilijk is voor
een patiënt. De vragen staan gegroepeerd rond een viertal hoofdkenmerken, te weten:
begrijpelijkheid, dosering, stimulans en ordening.
2.1.1 Begrijpelijkheid van de tekst: Is de tekst voor de lezer begrijpelijk?
Gebruikt de folder of brochure door de gehele tekst consequent dezelfde term voor een bepaald
begrip?
Worden termen uitgelegd?
Worden afkortingen voluit geschreven?
Gebruikt men korte zinnen (niet meer dan 15 woorden)?
Worden zinnen gemaakt met maximaal één bijzin?
Wordt de zinlengte afgewisseld?
Gebruikt men geen omhaal van woorden?
Maakt men goed gebruik van leestekens?
Wordt vakjargon vermeden?
2.1.2 Dosering van de tekst: Hoe wordt de informatie gedoseerd?
Wordt er niet te veel informatie per alinea gegeven (Als regel niet meer dan één gedachte of
onderwerp per zin)?
Is de tekst voldoende afgestemd op het niveau van de lezer? Vraag de patiënt hiernaar.
Worden zaken herhaald, toegelicht en verduidelijkt wanneer dat nodig is?
2.1.3 Stimulans van de tekst: Hoe wordt de lezer gestimuleerd?
Besteedt de folder voldoende aandacht aan titels, kopjes en tussenkopjes?
Geven de titels duidelijk aan wat de lezer kan verwachten?
Hoe is het gebruik van papiersoort, kleur, omvang en formaat?
Wordt gebruik gemaakt van voorbeelden en illustraties?
Wordt de lezer rechtstreeks aangesproken met u of je? (deze teksten lezen prettiger)
2.1.4 Ordening van de tekst: Is de tekst logisch geordend?
Past de titel bij de inhoud van de tekst?
Is de inleiding duidelijk?
Sluiten de teksteenheden (alinea's) goed op elkaar?
Wordt gebruik gemaakt van samenvattingen?
Worden structuuraanduiders gebruikt, zoals ten eerste, daarna, enzovoorts?
2.2. Het beoordelen van de inhoud naar het soort informatie: meeneem- versus uitreikmateriaal
Bovenstaande vragen hebben betrekking op het taalgebruik in voorlichtingsmateriaal. Een andere
manier om voorlichtingsmateriaal te beoordelen is te kijken naar de mogelijkheden voor het gebruik
ervan. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in 'meeneem'-materiaal en 'uitreik'-materiaal. Terwijl
meeneem-materiaal zo door de patiënt meegenomen kan worden, moet uitreikmateriaal, gezien de
aard van de informatie, altijd worden overhandigd. Het is verstandig om per folder of brochure te
bepalen om wat voor soort materiaal het gaat.
Het hier genoemde onderscheid is gebaseerd op het overzicht uit Boer, M. de, Gaasbeek, I. &
Noorlander, J. (red.). Handboek patiëntenvoorlichting. Landelijk centrum GVO & NZI, 1995.
2.2.1 Er is sprake van meeneemmateriaal wanneer:
- het doel algemeen informerend is en er geen informatie opgenomen is over specifieke
ziektebeelden, onderzoeken en behandelingsmethoden
- het materiaal algemene informatie bevat over neutrale onderwerpen (verzekeringen,
patiëntenverenigingen, enzovoorts)
- het materiaal geen nadere uitleg, of mondelinge toelichting behoeft en het niet snel fout
geïnterpreteerd wordt
2.2.2 Er is sprake van uitreikmateriaal wanneer:
Het materiaal toelichting nodig heeft omdat;
- de informatie belastend kan zijn voor de patiënt
- de patiënt de informatie gemakkelijk fout kan interpreteren
- er moet worden benadrukt wat voor de patiënt, gezien zijn situatie, relevant is
- verklaard moet worden waarom voor een bepaalde therapie, hulpmiddel, of medicijn is gekozen
Verder is er sprake van uitreikmateriaal wanneer;
- de inhoud van de folder alleen informatie bevat over een specifieke fase van de ziekte of het herstel.
- de inhoud van de folder voor de patiënt alleen relevant is in specifieke situaties
- de informatie uitnodigt tot het stellen van vragen over de eigen situatie van patiënten
- het materiaal gezien de inhoud alleen kan worden uitgereikt door iemand die kan selecteren voor
welke patiënten de folder geschikt is
- het materiaal dermate kostbaar is dat een selectief uitreikbeleid nodig is
2.3 Enkele slotopmerkingen over de beoordeling van schriftelijk voorlichtingsmateriaal:
- Bij folders en brochures gaat het natuurlijk niet om tekst alleen. Het gebruik van afbeeldingen en
illustraties draagt bij tot een beter begrip van de boodschap. Een goede vormgeving trekt de aandacht
en houdt deze vast. Het verdient aanbeveling ook hier eens kritisch naar te kijken. Wordt de tekst
bijvoorbeeld ondersteund door de vormgeving, of leidt het gebruik van illustraties, kleuren en vormen
juist af van de boodschap.
- Wanneer in de tekst informatie staat die organisatie-afhankelijk of -bepaald is, is de bruikbaarheid en
de 'houdbaarheid' van het materiaal vaak beperkt. Dit geldt ook wanneer tijdgevoelige informatie,
zoals data, of een kalender met activiteiten, wordt gegeven.
- Wanneer folders en brochures toegespitst zijn op het handelingsschema van de patiënt (zoals het
verloop van zijn behandeling of ziekte), vergroot dit de effectiviteit van het voorlichtingsmateriaal. Dit
wordt nog versterkt wanneer bij het moment van uitreiken van het materiaal rekening wordt gehouden
met de fase van de ziekte of de behandeling waarin de patiënt zich bevindt.
- Stel vast wie de folder of brochure uitgeeft. Is dit een onafhankelijke organisatie?
Indien het een commercieel bedrijf betreft kan het in een enkel geval gaan om reclame voor een eigen
product, controleer dit.
- Veel folders zijn vervaardigd door een andere organisatie dan de organisatie die de folder uitreikt.
Met name als het gaat om onderzoek, behandeling en de wijze waarop deze worden uitgevoerd, moet
altijd nagegaan worden in hoeverre de informatie uit de folder correspondeert met de eigen situatie.
Wanneer er verschillen zijn moet dit in elk geval met de patiënt doorgenomen worden.
3 Voordelen en beperkingen van schriftelijk voorlichtingsmateriaal
3.1 Voordelen
–
Het gebruik van folders en brochures draagt bij tot het kennisniveau van de patiënt. Bovendien
kan de betrokkenheid van de patiënt bij zijn ziekte en/of behandeling worden vergroot doordat
aanvullende informatie wordt verschaft.
–
Folders en brochures bieden de patiënt de mogelijkheid informatie te herlezen op het moment dat
hij/zij daar zelf behoefte aan heeft.
–
Door informatie op schrift kan het gesprek met naasten worden aangezwengeld en kunnen
eventuele verkeerde denkbeelden worden gecorrigeerd.
–
Op schrift gestelde informatie kan beter worden geredigeerd dan louter mondelinge informatie
(schrijven geeft immers meer tijd om over een tekst na te denken).
–
Schriftelijk materiaal geeft de mogelijkheid tot het visualiseren van bepaalde informatie (foto's,
grafieken, tekeningen). Op deze manier kunnen delen van informatie eenvoudiger en duidelijker
worden weergegeven.
3.2 Beperkingen van folders en brochures
–
Folders en brochures scoren laag als het gaat om het opwekken van interesse, het beïnvloeden
van ideeën of het veranderen van gedrag. Ze zijn eigenlijk alleen goed bruikbaar als naslagwerk.
–
Folders en brochures zijn noodgedwongen algemeen gesteld, ze zijn nooit toegespitst op de
vragen en problemen van de specifieke situatie van een patiënt.
Literatuur
Boer, M. de, Gaasbeek, I. & Noorlander, J. (red.). Handboek coördinator patiëntenvoorlichting.
Landelijk Centrum GVO & NZI, 1995.
Braam, A.M. & Van Woerkum C.M.J. Voorlichting door middel van folders en brochures, een
literatuuroverzicht. Landbouwhogeschool Vakgroep Voorlichtingskunde Wageningen, 1985.
Damoiseaux, V. & Visser, A.Ph. (red.). Patiëntenvoorlichting, een interdisciplinaire benadering. Van
Grocum, Assen/Maastricht, 1988.
Lamers H.A.J.M. Handleiding voor PR- en reclameteksten. Coutinho, Muiderberg, 1989.
Wapenaar, H., Röling, N.G. & Van den Ban, A.W. Basisboek voorlichtingskunde, Boom, Meppel,
1989.
© IKN, 1998