1. Inleiding en leeswijzer

WERKINSTRUCTIE
Titel:
Studievoortgangsnorm Gedragscode
Auteur:
Reyka Lycklama
Organisatie/Gebied:
Faculteit
Datum
21 januari 2011
STUDIEVOORTGANGSNORM GEDRAGSCODE
Pagina 1 van 11
WERKINSTRUCTIE
Titel:
Studievoortgangsnorm Gedragscode
Auteur:
Reyka Lycklama
Organisatie/Gebied:
Faculteit
Datum
21 januari 2011
1. Inleiding en leeswijzer
Dit document beschrijft de handeling van de functionaliteiten die betrekking heeft op de
studievoortgangsnorm zoals beschreven in de Gedragscode.
Het gaat om de volgende transacties/transactieonderdelen:
Transactiecode
ZPIQCODECONDUCT
Transactieonderdelen
Omschrijving
uitvoeren studieadvies audit
Pagina 2 van 11
WERKINSTRUCTIE
Titel:
Studievoortgangsnorm Gedragscode
Auteur:
Reyka Lycklama
Organisatie/Gebied:
Faculteit
Datum
21 januari 2011
2. Studievoortgangsnorm
SAP/SLM beschikt over de functionaliteit om voor zowel tussentijdse als definitief meetmomenten uit
te voeren en advies te brengen. De inrichting van de functionaliteit ‘studievoortgangsnorm’ is
afgestemd op de landelijke Gedragscode Internationale Studenten Hoger Onderwijs.
De VU heeft volgens de code de plicht om onvoldoende studievoortgang van internationale studenten
te melden aan de IND. De meldplicht is gekoppeld aan de wet Modern Migratiebeleid (MoMi),
waarbij internationale studenten niet meer jaarlijks hun verblijfsvergunning hoeven te verlengen. Daar
staat tegenover dat zij aan de studievoortgangsnorm moeten voldoen. Als voldoende studievoortgang
wordt aangemerkt: 50% (of meer) van de proportionele nominale studielast voor het (gedeelte van het)
studiejaar.
Indien blijkt dat de internationale student niet/onvoldoende studeert of het niveau niet aankan, en geen
redenen kan aangeven die verzachtend werken (nader door de IND te bepalen ‘verschoonbare
redenen’) wordt dit binnen een maand gemeld bij de IND. De verblijfsvergunning kan vervolgens
worden ingetrokken. De bedoeling hiervan is te voorkomen dat er mensen op een verblijfsvergunning
voor studie in Nederland zijn, maar niet de intentie hebben een opleiding te volgen.
Om studievoortgangsnorm adviezen te genereren moet aan bepaalde voorwaarden zijn voldaan:
- De student valt onder de definitie van de Gedragscode
- Volgt een full degree
- Blijft langer dan een jaar
- De student haalt 50% v/h curriculum = 30 ECTS
De toepassing van de transactie in SAP/SLM is als volgt:
Open de transactie
ZPIQCODECONDUCT
door deze code in te typen
in het commandoveld.
.
Selecteer de audit:
tussentijds of definitief.
Default staat de keuze op
Tussentijdse Audit.
Alleen als je een
Definitieve Audit gaat
uitvoeren, wijzig je dit.
Pagina 3 van 11
WERKINSTRUCTIE
Titel:
Studievoortgangsnorm Gedragscode
Auteur:
Reyka Lycklama
Organisatie/Gebied:
Faculteit
Datum
21 januari 2011
Selecteer het academische
jaar, de studierichting of
de organisatorische
eenheid (faculteit).
Geef de
studieadviesregels op.
De prestatie index
waardenreeks wordt
toegepast als de student
een bepaald aantal
studiepunten moet hebben
behaald. Dat is het geval
bij de
studievoortgangsnorm.
Het aantal studiepunten is
afhankelijk van de
gestelde norm en van het
meetmoment in het jaar.
Geef de selectiemethodes
op. Vink hiervoor
minimaal één veld van de
linkerkolom aan en één
veld van de rechterkolom.
De invoering van deze
velden is afhankelijk van
de groep studenten
waarvoor het advies
gegenereerd wordt.
NB deze pagina wordt
nog gereviseerd;
benamingen van soorten
verblijfsrecht en visum is
nu incorrect.
Klik op
te draaien.
om de audit
De lijst met resultaten die door SAP/SLM gegenereerd wordt, is een zgn ALV-lijst. Deze lijst bestaat
uit kolommen gevuld met data. De gebruiker kan de samenstelling van de lijst gedeeltelijk zelf
bepalen. Door met de cursor op een kolom te staan en de rechtermuisknop te selecteren, kan voor
‘verbergen’ gekozen worden als het niet wenselijk is de kolom mee te nemen naar de export. Een
Pagina 4 van 11
WERKINSTRUCTIE
Titel:
Studievoortgangsnorm Gedragscode
Auteur:
Reyka Lycklama
Organisatie/Gebied:
Faculteit
Datum
21 januari 2011
andere mogelijkheid is de indeling van de kolom aan te passen. Klik hiervoor op de button (rechts, op
het zwarte pijltje)
en geef aan welke kolommen opgenomen mogen worden in de tabel.
2.1. Registreren studieadvies
Het registreren van de studieadviezen heeft wel consequenties. Elk advies dat geregistreerd wordt,
wordt op het niveau van de student vastgelegd in het studentendossier in SAP/SLM. De student wordt
echter alleen dan over het advies geïnformeerd als er daadwerkelijke correspondentie aan de student
verzonden wordt.
Voor de registratie van het tussentijds of definitief studieadvies wordt de studieadvies audit zoals
hierboven beschreven vervolgd. Voor de registratie van de adviezen wordt gebruik gemaakt van
dezelfde transactiecode:
Concernsysteem:
Transactie:
Menupad:
SAP R/3
ZPIQCODECONDUCT
Geen
De adviezen die door SAP/SLM uitgebracht worden
voor een groep studenten, worden per advies
vastgelegd. In de lijst zijn alle studenten met de
ingevoerde selectiecriteria opgenomen. Om alle
studenten met één specifiek advies op te nemen,
wordt een sortering in de lijst aangebracht.
Sorteer de lijst met een bepaald advies. Bv
sorteer alle studenten die op tussentijds rood
staan. Gebruik hiervoor de icoontjes
Ga met je cursor op de kolom staan die je aan
wilt houden bij de sortering en klik op op- of
aflopen.
Als je meerdere kolommen wil sorteren hou je
ctrl in terwijl je start met het aanklikken van de
eerste kolom waarbinnen te sorteren valt,
daarna de 2e enz.
Een andere mogelijkheid is: sorteer de lijst door op
de kolom resultaat te gaan staan, rechter muisknop
en vervolgens te selecteren op Oplopend sorteren of
Aflopend sorteren.
Selecteer de studenten waarvoor je een
meetmoment wilt bepalen. Kies bijvoorbeeld voor
alle studenten met een tussentijds rood advies.
Selecteer het advies dat je wilt gaan toewijzen aan
de geselecteerde studenten. Klik hiervoor op de
button met de juiste vlag.
Pagina 5 van 11
WERKINSTRUCTIE
Titel:
Studievoortgangsnorm Gedragscode
Auteur:
Reyka Lycklama
Organisatie/Gebied:
Faculteit
Datum
21 januari 2011
2.2. Corresponderen studieadvies
De correspondentie van het advies aan de studenten vloeit voort uit de registratie van het advies.
Vanuit dezelfde lijst wordt het advies aan de student gecorrespondeerd. Omdat de het uitgebracht
advies alleen op het niveau van de individuele student wordt vastgelegd en de lijst als zodanig niet
wordt vastgelegd, dient de correspondentie op dit moment plaats te vinden.
Voor de correspondentie van de BSA-adviezen volgens de kaderregeling worden uniforme teksten
voor mails (tussentijds advies) en brieven (eindadvies) in SAP/SLM ingericht. Omdat deze regeling
vanaf 1 september 2011 door (alle) bacheloropleidingen in gebruik genomen wordt, kan vanaf dat
moment gebruik gemaakt worden van de correspondentie button die hiervoor is ingericht. Tot die tijd
en voor het ABC-advies wordt de correspondentie aan de student uitgevoerd met behulp van het
mergen van gegevens naar mail- of postadressen.
De werkwijze van merging is als volgt:
Je bevind je in de lijst waar de
resultaten zijn geregistreerd.
Maak in eerste instantie een
sortering in de lijst studenten
op de kleur van het advies. Ga
hiervoor met je cursor op het
veld ‘resultaat’ staan. Klik op
je rechtermuisknop en klik op
op- of aflopend sorteren. De
studenten worden nu
gesorteerd op het soort advies.
Selecteer de studentnummers
van één kleur advies. Omdat
deze velden zijn doorgelinkt
naar het studentdossier, kun je
ze niet afzonderlijk aanklikken
om te selecteren.
Ga daarom als volgt te werk:
selecteer het veld naast het
studentnummer. Ga met de
pijltjestoets naar links om op
het studentnummer te komen.
Typ gelijktijdig CTRL en y in.
Vooralsnog zie je niets
gebeuren. Maar als je nu Shift
met pijltjestoets naar beneden
intoetst, zie je dat je alle
studentnummers kunt
selecteren.
Pagina 6 van 11
WERKINSTRUCTIE
Titel:
Studievoortgangsnorm Gedragscode
Auteur:
Reyka Lycklama
Organisatie/Gebied:
Faculteit
Datum
21 januari 2011
Toets CTRL C om deze lijst te
kopieren.
Open transactie ZPIQRT. Vink
de button voor Studentnummer
aan. Vink op de button
rechts naast studentnummer.
Het veld Meervoudige selectie
verschijnt. Plaats de cursor in
het bovenste veld en klik op
om de gekopieerde lijst
studentnummers te plakken.
Alle studentnummer zijn nu
opgenomen. Klik op de button
om deze
studentnummers over te
nemen.
Het scherm rapportages
verschijnt weer. In de button
in de regel
studentnummers is nu een
Pagina 7 van 11
WERKINSTRUCTIE
Titel:
Studievoortgangsnorm Gedragscode
Auteur:
Reyka Lycklama
Organisatie/Gebied:
Faculteit
Datum
21 januari 2011
groen vakje weergegeven. Dit
geeft aan dat hier meerdere
studentnummers in opgenomen
zijn.
Selecteer nu in het veld
Rapport onder Weergave de
optie Student adres als je wilt
beschikken over het
correspondentie adres van de
student.
Om het emailadres te vertonen,
selecteer je Stamgegevens.
Klik op
om de
rapportage te draaien.
Het scherm Student adres
verschijnt (of het scherm
Stamgegevens). Het
correspondentieadres is hierin
opgenomen.
Om deze lijst te mergen naar
Word-bestanden of
mailadressen, wordt de lijst
getransporteerd naar Excel.
2.3. Studentlijst exporteren naar excel
De Studentlijst die weergegeven wordt in de lijsten (zgn. ALV-lijsten) kan geëxporteerd worden naar
Excel. Hiervoor ga je als volgt te werk:
Het scherm Student adres is geopend. In de
lijst zijn alle studenten opgenomen met één
kleur advies.
Klik op de button
transport te starten.
om het
Pagina 8 van 11
WERKINSTRUCTIE
Titel:
Studievoortgangsnorm Gedragscode
Auteur:
Reyka Lycklama
Organisatie/Gebied:
Faculteit
Datum
21 januari 2011
De volgende pop-up verschijnt, maak een
keuze waarnaar je het bestand wilt
exporteren.
Als je het bestand naar Excel wilt
exporteren selecteer dan spreadsheet
Het Spreadsheet scherm wordt getoond
Klik op Elke beschikbare opmaak, klik
vervolgens op het zoekicoon naast het gele
vlak.
Selecteer het juiste bestand waarna je de
gegevens wilt exporteren en klik op de
groene button van uitvoeren
Pagina 9 van 11
WERKINSTRUCTIE
Titel:
Studievoortgangsnorm Gedragscode
Auteur:
Reyka Lycklama
Organisatie/Gebied:
Faculteit
Datum
21 januari 2011
Het scherm Opslaan als wordt getoond.
Voer bij bestandsnaam de juiste naam van
je bestand in en kies bij Opslaan in de
plaats waar je het bestand wilt opslaan
Excel opent automatisch en bestand wordt
getoond. Dit overzicht kan in Excel verder
bewerkt worden voordat het voor merging
naar Word of email gebruikt wordt.
Momenteel is er nog geen instructie beschikbaar waarin de beschrijving van het mergen van
adresgegevens naar Word-bestanden of emailadressen. Deze wordt in december opgeleverd.
2.4. Inzage studieadvies
Een studiebegeleider die toegang heeft tot het studentendossier is geautoriseerd om het geregistreerde
studieadvies te bekijken op niveau van de individuele student.
Concernsysteem:
Transactie:
Menupad:
SAP R/3
PIQST00
Student Lifecycle Management > studentdossier
Start transactie PIQST00 op door deze in
te typen in het commandoveld. Toets enter.
De transactie Studentdossier verschijnt.
Pagina 10 van 11
WERKINSTRUCTIE
Titel:
Studievoortgangsnorm Gedragscode
Auteur:
Reyka Lycklama
Organisatie/Gebied:
Faculteit
Datum
21 januari 2011
Selecteer de student
Gebruik hiervoor het veld naast
studentnummer. Typ *XXX* om de student
te zoeken. XXX is in dit geval (een deel
van) de achternaam of van het
studentnummer.
Ga naar het tabblad Studie advies. Dit
tabblad is eenvoudig te vinden door te
klikken op het icoon rechts naast de
tabbladen (klein pijltje met streepjes).
Door op dit icoon
te klikken verschijnt de lijst met alle
opgenomen tabbladen. Vink het tabblad
Studieadvies aan en klik op het tabblad
Proceslog.
Alle Studieadvies resultaten worden nu
getoond. Het advies dat actief is, is het
laatst gegenereerde advies.
Selecteer het meetmoment waarvan je
meer wilt weten en dubbel klik op
resultaat
Het scherm met de audit gegevens toont
zich nu
Pagina 11 van 11