Leidraad bij clubfiche

FROS Leidraad bij Clubaansluiting
Aansluiting en verzekering praktisch bekeken
Nieuwe Aansluiting
De invuldocumenten zitten in 1 Excel bestand ‘Clubaansluiting’ met 4 tabbladen:
1. Club en activiteitenfiche: Club-, adres, en activiteitengegevens van de sportclub.
Vul zoveel als mogelijk de gegevens van de club in. De gele cellen zijn
verplicht in te vullen. (Bij sommige cellen wordt er wat meer uitleg
gegeven sommige cellen hebben een keuzemenu dat je met het pijltje links
opent om een keuze te maken.)
Bij de activiteiten vul je aan waar van toepassing. Als je geen sportaccommodatie gebruikt (vb. wielrenners) vul dan ‘geen’ in bij sportlocatie 1.
2. Lijst Bestuurders - trainers: Persoon- en lidmaatschapsgegevens van de bestuurders
en trainers.
De bestuurders en de trainers moeten meer contactgegevens doorgeven dan
de leden, waardoor deze in een lijst afzonderlijk worden opgevraagd.
Vul zoveel als mogelijk de gegevens aan. De vakken met donker gele
kolomhoofden zijn verplicht in te vullen voor iedereen. De vakken met
licht gele kolomhoofden zijn verplicht ofwel voor trainers ofwel voor
clubbestuurders. (= bovenaan de kolom wordt dit duidelijk vermeld.)
De gegevens met de gekleurde kolomhoofden kunnen een meerwaarde
betekenen voor de FROS Koepel waartoe uw club behoort.
3. Ledenlijst: Persoon- en lidmaatschapsgegevens van de sportende leden bij aanvang van
het sportjaar.
Vul zoveel als mogelijk de gegevens voor elk lid aan. De vakken met gele
kolomhoofden zijn verplicht in te vullen. De gegevens met de anders
gekleurde kolomhoofden kunnen een meerwaarde betekenen voor de FROS
Koepel.
4. Nieuwe Leden: Persoon- en lidmaatschapsgegevens van de sportende leden die
aansluiten later in het sportjaar.
Vertrek steeds van een lege lijst om nieuwe leden door te geven. Dit om
dubbele aansluitingen te voorkomen. (geen aanvulling bij de 1ste lijst!)
Opmerkingen bij invullen

De gele kolommen zijn verplichte velden voor de FROS aansluiting en info die we door
BLOSO verplicht worden om op te vragen. Als federatie moeten wij deze gegevens zo goed
mogelijk kunnen aanleveren.

De Clubfiche met activiteiten is slechts éénmalig volledig in te vullen. Op het einde van het
sportjaar ontvangt de club een uitnodiging voor heraansluiting. Hierbij worden de gegevens
van de Clubfiche, Lijst bestuurders/trainers en de ledenlijst van het voorbije werkjaar aan
de club bezorgd via mail.
Bij heraansluiting dienen dan enkel wijzigingen, aanvullingen, schrappingen en de nieuwe
leden doorgegeven worden.

Hulp bij invullen: In de lijst wordt er meer info verschaft bij invullen van de verschillende
velden.
Versie 7/2012
1
Werkjaar van de club
De club kiest zijn werkjaar: Kalenderaansluiting of Seizoenaansluiting.
Bij kalenderaansluiting lopen de lidmaatschappen van 1 jan tot 31 dec.
Bij seizoenaansluiting lopen de lidmaatschappen van 1 sept tot 31 aug.
INDIENEN
Clubfiches &
lijst bestuurders/trainers
Ledenlijst
Kalender
1 januari
ten laatste op 1 februari
Seizoen
1 september
ten laatste op 1 oktober
Opmerking: Gedurende het jaar kunnen er steeds nieuwe leden doorgegeven worden.
Vertrek hiervoor altijd uit een lege leden lijst, om dubbele lidmaatschappen te vermijden.
Facturatie van het lidgeld
Na ontvangst van de clubfiche, bestuurs/trainers- en ledenlijsten stuurt FROS een factuur
naar het facturatie adres van de club, (inclusief een overzicht van de te betalen leden.) We
rekenen erop dat je de betaling snel in orde brengt. Pas na betaling van het lidgeld zijn de
leden verzekerd.
Na ontvangst van het volledige verschuldigde bedrag zullen het aansluitingsbewijs en de
lidkaarten toegestuurd worden. Deze dienen als verzekeringsbewijs voor de club en de leden.
Indien te weinig betaald, brengt FROS je op de hoogte van het nog openstaande bedrag. Noch
het aansluitingsbewijs noch de lidkaarten worden aangemaakt.
Indien te veel betaald zal FROS het verschil als credit van de club in zijn bezit houden. Bij een
volgende betaling kan de club dit bedrag afhouden van het totaal. Het verschil dat er op het
einde van het sportjaar rest, wordt dan ook terugbetaald. (Bij grote verschillen, zal het bedrag
eerder terugbetaald worden.)
Opmerkingen bij lidmaatschappen

Er worden geen schrappingen of vervangingen van leden toegestaan aan reeds
overgemaakte lijsten! Elk lidmaatschap is strikt persoonlijk. Geen enkel lid kan tijdens de
aansluitingsperiode vervangen worden door een ander.

Voor personen zonder geboortedatum kunnen wij geen lidmaatschap aanmaken!

In het kader van de kwaliteitsbewaking dienen ALLE clubleden aangesloten en verzekerd
te zijn, dus ook de trainers en de bestuursleden. Voor de niet-sportende bestuursleden is
er een aangepast tarief van € 4.

Het lidgeld van trainers die in het bezit zijn van een VTS diploma of gelijkgesteld diploma
zal op het einde van de aansluitingsperiode terug gestort worden aan de club, mits
indiening van een kopie van hun diploma. Indien dit op het einde van het werkjaar niet in
ons bezit is, zal er voor de trainer geen terugbetaling gebeuren. Een lijst met erkende
diplomas kan je raadplegen op onze website.

Zowel leden als niet-leden kunnen een individuele 24/24 verzekering afsluiten voor de
sporten wandelen, lopen, fietsen, zwemmen en fitness.
Het aanvraagformulier hiervoor is terug te vinden op onze website. Leden kunnen dit ook
via de club aanvragen. Voor hen plaats je in de kolom andere sporttakken ‘24/24’.

Budoclubs (verdedigings- en gevechtssporten) dienen een kopie van hun technisch
programma én gradensysteem bij te voegen. Voor clubs die deel uitmaken van een
structuur/federatie en hetzelfde programma volgen, dient dit slechts 1x aan ons
secretariaat bezorgd te worden. De budoclubs dienen op de clubfiche te vermelden onder
welke bovenliggende structuur zij werken.
Versie 7/2012
2
Verzekering
De leden zijn pas verzekerd vanaf zowel de Clubfiche, bestuurders/trainerslijst, de
ledenlijst(en) als de ledenbijdrage in het bezit van FROS zijn.
Personen waarvan FROS, op het ogenblik van het ongeval, geen volledige
persoonsgegevens bezit en/of waarvan de ledenbijdrage niet betaald is, kunnen niet als
verzekerd beschouwd worden!
Tijdens de verwerkingsperiode van de gegevens (vanaf ontvangst van clubfiche en ledenlijst
bij FROS tot de vervaldatum van de factuur) zijn de ingediende leden verzekerd, mits de
factuur alsnog betaald wordt.
FROS biedt een gratis ééndagsverzekering aan voor occasionele activiteiten die de club
organiseert. De formulieren hiervoor kan je via verzekeringsaanbod op onze website
downloaden of kunnen aangevraagd worden op het FROS secretariaat.
Formulier A dient ingevuld bezorgd te worden vóór aanvang van de activiteit.
Formulier B dient met aangepaste gegevens bezorgd te worden na de activiteit.
Dit kan via mail naar [email protected] of via de post naar FROS Ledenadministratie.
Wat doen bij een ongeval?
We zetten de stappen op een rijtje:
1.
Een verzekerde sporter kwetst zich tijdens een activiteit.
2.
De club/federatie voorziet een ongevalsformulier.
3.
Het ongevalsaangifteformulier laat je invullen door de secretaris of verantwoordelijke
van de sportclub.
4.
Het geneeskundig getuigschrift laat je binnen de 48 uur invullen door de arts.
5.
Stuur het ingevulde ongevalaangifteformulier binnen de 14 dagen samen met de
eventueel reeds ontvangen originele onkostennota’s (verschilstaten die je ontvangt
van/aanvraagt bij de mutualiteit, …) en verslagen op naar FROS Secretariaat. FROS
controleert de lidgegevens, de betaling van het lidgeld en geeft het dossier door aan
zijn verzekeraar ‘Arena’. De verdere afhandeling gebeurt rechtstreeks met ARENA.
6.
Eens Arena de documenten heeft ontvangen zendt zij binnen de vijf dagen een
ontvangstmelding met dossiernummer en alle nodige informatie naar het slachtoffer.
7.
Alle bijkomende onkostennota’s kan je best onmiddellijk overmaken aan Arena zodat zij
- als het dossier volledig is - tot vergoeding kan overgaan.
8.
Mogen wij tenslotte vragen om ongunstige ontwikkelingen in het genezingsproces
onmiddellijk te melden aan Arena om een zo vlot mogelijke regeling van het dossier te
kunnen waarborgen.
Contactgegevens
Voor al uw vragen en opmerkingen kan u terecht bij onderstaande contactpersonen.
FROS Leden- en ongevallenadministratie
Martine Van den Broeck
Huis van de Sport
Boomgaardstraat 22 bus 35
2600 BERCHEM
Tel 03/286 58 37
Fax 03/286 58 38
[email protected]
www.fros.be
Versie 7/2012
3
FROS Secretariaat
Griet Bosman
Huis van de Sport
Boomgaardstraat 22 bus 35
2600 BERCHEM
Tel 03/286 07 60
Fax 03/286 58 38
[email protected]
www.fros.be