Openstelling transferbureau Zorgbrug binnen het GHZ op de zaterdag.

Openstelling
transferbureau
Zorgbrug binnen
het GHZ op de
zaterdag.
Verbeterplan gemaakt als afstudeeropdracht voor de opleiding
transferverpleegkunde.
Oktober 2013 tot mei 2014
Toos Verheij
1
Binnenkomende legers kun je tegenhouden,
Maar een idee waar de tijd rijp voor is niet.
Victor Hugo
2
Inhoud:
1. Voorwoord/inleiding. met verantwoording waarom deze keus is gemaakt.
2. huidige situatie
3. Probleemstelling.
4. Perspectieven van de verandering en vernieuwde inzichten.
5. Werkwijze van invoeren
6. Verbeterplan
7. invoering
8. conclusie en resultaat
9. evaluatie
10. geraadpleegde literatuur
11. Bijlagen
Pag 4
Pag 5
Pag 7
Pag 9
Pag 10
Pag 11
Pag 15
Pag.17
Pag.18
Pag.19
Pag.20
3
Inleiding
Voor u ligt een onderzoek en verslag rondom het openstellen van en werken op het
transferbureau Groene hart ziekenhuis in Gouda.
Bij de overplaatsing van patiënten vanuit het ziekenhuis wordt bemiddeling gevraagd door
transferbureau.
Dit was uitsluitend op werkdagen geopend.
Aanleiding om dit onderwerp te gaan onderzoeken en uitdiepen is:




Er is steeds meer vraag naar doorstroom in de ziekenhuis.
Bedbezetting in de verpleeg- en verzorgingshuizen is financieel belangrijk.
Het feit dat ik me had me opgegeven voor de cursus transferverpleegkundige
Tijdens een werkoverleg is werken op de zaterdag aan de orde gekomen
Tijdens een vakgroep overleg heb ik me opgegeven om de mogelijkheid van openstellen op
zaterdag te gaan onderzoeken en een pilot op te zetten.
Omdat dit een heel andere en nieuwe versie is van werken op ons transferbureau zag ik
hierin een kans om een verbeterplan te gaan opstellen.
Samen met een collega ben ik gestart met inventariseren van kansen, mogelijkheden en
bedreigingen.
Deze zijn met de leidinggevende besproken, waarna we verder zijn gegaan met het
uitzoeken, inwinnen van informatie en ervaringen.
Bij het onderzoeken, plannen en invoeren is gebruikt gemaakt van de PDCA:
Plan—Doe--Check--Act Methode.
Dank gaat uit naar allen die van belang zijn geweest bij de totstandkoming van het
eindproduct,
4
Huidige situatie.
Transfers in het GHZ worden gedaan door transferverpleegkundigen via Zorgbrug.
ZorgBrug levert gespecialiseerde verpleegkundige zorg in Midden-Holland. Dit doen wij vóór
en namens ziekenhuis, thuiszorg, huisartsen, apotheken en verpleeg- en verzorgingshuizen.
Onze ruim zeventig gespecialiseerd verpleegkundigen, verpleegkundig specialisten en Nurse
Practitioners leveren integrale zorg op het gebied van:




een groot aantal chronische aandoeningen
transfer van zorg
thuiszorgtechnologie
scholing en deskundigheidsbevordering
We brengen onze zorg ‘naar de zorgvrager toe': in ziekenhuis of polikliniek, in een
huisartsenpraktijk, in een verzorgingshuis of thuis. We ondersteunen bij het behouden van
zoveel mogelijk regie over het eigen leven, stimuleren tot zelfmanagement en adviseren bij
leefstijlaanpassingen.
Daarnaast bevorderen we de deskundigheid van verpleegkundige zorg in de regio. We
organiseren opleidingen en trainingen en dragen bij aan wetenschappelijk onderzoek.
Vanuit ZorgBrug worden allerlei activiteiten en diensten geleverd aan cliënten en
zorgverleners in de regio, zoals:
- Transmurale gespecialiseerd verpleegkundige zorg, innovatie en ontwikkeling, integraal
aangeboden in het ziekenhuis en in de thuissituatie gericht op mensen met een chronische
ziekte
- Groepseducatie en trainingen gericht op preventie en het verhogen kwaliteit van leven
- Ziekenhuis verplaatste zorg en ziekenhuisopname voorkomende zorg door het team
thuiszorgtechnologie.
- Transmurale deskundigheidsbevordering voor alle zorgverleners uit de regio Midden
Holland.
- Transfer van zorg, bemiddeling en afstemming van zorg voor patiënten uit het
Groene Hart.
Het GHZ en zorgbrug werken dus nauw samen bij het traject van ontslag en verdere zorg en
begeleiding voor patiënten.
Het beleid van het GHZ om de lig duur goed te monitoren heeft bij deze probleemstelling dus
direct een vraag naar Zorgbrug bewerkstelligd. Binnen het project muren slechten van het
GHz wordt als doel gesteld de gemiddelde ligduur terug te brengen van 5.4 dagen in 2012,
4.6 dagen in 2013 naar 5 dagen.
Deze werkgroep is werkzaam binnen het ziekenhuis en heeft meerdere doelstellingen. Het
verkorten van de ligduur is er een van.
.
5
Overzicht Projecten in uitvoering Muren Slechten
Verkorten verpleegduur
Acties:
 Terugdringen van de gemiddelde verpleegduur (exclusief dagverpleging) van 5
dagen in 2012 naar 4 dagen ultimo 2014
Dit kan door:
o het gebruik van voorlopige ontslagdatum (VOD) tijdens de visite
o benoemen en oplossen van knelpunten om de ligduur te verkorten
o verbetering van het transferproces
Resultaten:
 positieve uitwerking op risico-infecties
 minder kans op fouten
 patiënten en familie waarderen het als het ziekenhuis een indicatie van ontslagdatum
kan geven
 Efficiëntieverbetering 2013: 20.000 Euro
 Efficiëntieverbetering 2014: 160.000 Euro
 Efficiëntieverbetering 2015 en verder: 360.000 Euro per jaar
We willen vanuit Zorgbrug proberen hier een bijdrage aan te gaan leveren.
Binnen de huidige samenwerking is er nog geen mogelijkheid om in het weekend tot ontslag
met inzet van een vervolgtraject over te gaan.
6
Probleemstelling.
De tijdsspanne tussen de geplande en gerealiseerde ontslagdatum van patiënten in
ziekenhuizen is gedurende de weekenden vaak te ruim. Er kan twee tot drie dagen verschil
ontstaan tussen geplande en gerealiseerde ontslagdatum. Omdat het transferbureau niet is
bezet is het niet mogelijk om op deze manier een bijdrage te leveren aan het verkorten van
de ligduur.
Op vrijdagmiddag kan besloten worden om te ontslaan uit het ziekenhuis, waarna er geen
mogelijkheid is binnen de huidige situatie om voor goede begeleiding en inzet van zorg thuis
te kunnen zorgen.
Hierdoor ontstaat een onterechte bedbezetting en voor verzekeringen een onnodige
kostenpost.
Ligduur en opname tijd wordt door ziekenhuizen en verzekeraars in het land sterk in de
gaten gehouden en de “verkeerde bedproblematiek” is nog steeds vrij groot.
Er worden op deze manier onnodig verzekeringsgelden gebruikt, dit zou teruggedrongen
kunnen worden.
Vanuit de leiding van het bureau voor transferverpleegkundigen in Gouda is de vraag
daarom gekomen om te gaan onderzoeken wat de mogelijkheden van het op zaterdag bezet
blijven zijn en wat hiervoor nodig is, maar ook wat de winst hiervan zou kunnen zijn.
Bovenstaande vraag is ook voortgekomen uit de visie rondom bedbezetting en doorstroom
tijd van het Groene Hartziekenhuis.
Bij de vraag vanuit het ziekenhuis heb ik de visie van het Groene Hart ziekenhuis als
leidraad genomen rondom de patiëntenzorg.
Visie Groen Hart ziekenhuis:
Het GHZ is hét ziekenhuis van en voor patiënten in Midden Holland. De patiënt is onze
partner. Dit houdt in dat het ziekenhuis kiest voor maatwerk in de patiëntenzorg,
toegesneden op de behoeften en wensen van het individu. Een keuze ook voor complete
zorg op maat, die verder gaat dan de ziekte alleen.
Aandacht voor de ziekte en de ziek, voor de zieke en voor diens omgeving. Voor diagnostiek
en behandeling en voor preventie. Zorg en aandacht die al beginnen voor de voordeur
en verder gaan dan de achterdeur van het ziekenhuis.
Zorg waarin wij nauw samen werken met onze partners in de keten.
De patiëntenzorg van het GHZ richt zich op het realiseren van optimale gezondheidswinst.
He GHZ biedt daarbij een hoog niveau van diagnostiek, behandeling, verpleging en
verzorging. Het GHZ speelt een actieve rol in de samenwerking met ketenpartners en
participeert in preventiezorg. Kennis en expertise van het GHZ staan ter beschikking van
andere zorgaanbieders.
Zoals boven in de visie beschreven is goede nazorg aan patiënten en familie belangrijk.
7
Een probleem bij het openblijven op de zaterdag is wel de sociale omgeving die hierop nog
niet is ingespeeld.
In de meeste instellingen wordt er niet gewerkt bij opname kantoren. Thuiszorg zou minder
problemen kunnen opleveren, als de planning niet voor een heel weekend wordt gemaakt.
8
Perspectieven van de verandering en vernieuwde inzichten
Patiënt
Voor patiënten kan het belangrijk zijn om zo snel mogelijk weer in de eigen leefomgeving
terug te kunnen gaan. Denk hierbij aan verwardheid waarbij het een oplossing zou
bieden om in de eigen veilige omgeving terug te kunnen.
Ook kunnen er gezinssituaties zijn waarbij snel ontslag belangrijk is.
Bij openstelling van het transferbureau op de zaterdag is het mogelijk om familie
gesprekken te plannen, zonder dat familie hiervoor vrij moet nemen. Dit kan voor
patiënten prettiger zijn, ze voelen zich niet bezwaard om aanspraak op werktijd te doen.
Transferbureau
Voor het transferbureau kan het openstellen op de zaterdag een betere verdeling van de
werkzaamheden opleveren.
In de bestaande situatie van 5 dagen geopend ontstaat er op de dag na het weekend een
stapeling van aanvragen die binnen erg korte tijd moet worden weggewerkt. Dit levert
een onevenredige werkdruk op.
Het open zijn op de zaterdag kan als bijkomende factor een verbetering van imago van
het transferbureau bewerkstelligen. Klacht was nl onvoldoende bereikbaarheid en niet
altijd voldoende inzetbaar voor het ziekenhuis.
Ziekenhuis
Door een ruimere openstelling van het transferbureau is er meer ruimte en mogelijkheid
om binnen de ziekenhuisbezetting een goede samenwerking te ontwikkelen rondom de
ontslag procedure.
Een ziekenhuis is een 24 uurs/7 dagen per week instelling waarin ook in de weekenden
besluiten genomen worden en opname procedures van kracht zijn.
Denk hierbij aan kort geplande opnames op de donderdag en vrijdag, die wel met ontslag
kunnen in het weekend, maar hiervoor niet de benodigde inzet van thuishulp gerealiseerd
krijgen bij met name onverwachte ontwikkelingen.
Door ook op de zaterdag te werken kan een ontslag worden versneld en de ligduur in het
ziekenhuis verkort worden.
Voor het daadwerkelijk kunnen versnellen van ontslag is er medewerking nodig van de
(thuis)zorgorganisaties
9
Werkwijze van invoeren.
Plan
1 gedurende vier
weken inventariseren
hoe groot
aanvraagmogelijkheid
is voor de zaterdag.
2. Na de
inventarisatie
overleggen met
leidinggevende of dit
voldoende is om van
start te gaan met de
openstelling op
zaterdag.
3. Met collega’s
bespreken dat we
mogelijk ook een
aantal uren op de
zaterdag gaan
werken.
4. Inventariseren wat
er nodig is om van
start te gaan.
5. bij zorgorganisaties
navragen hoe hun
bereidheid is om aan
de doorplaatsing op
de zaterdag of
zondag mee te
werken.
6. Afspreken welke
groep patiënten wel
en welke niet kunnen
worden
doorgeplaatst.
7. Collega vragen om
hulp te bieden bij
benaderen van
zorgorganisaties.
Do
1.contact opnemen
met de
thuiszorgorganisaties
en communiceren
vanaf wanneer het
transferbureau open
gaat op de zaterdag.
2. contact opnemen
met de afdelingen
om de mogelijkheid
van transferaanvraag
in het weekend te
benutten
3. bekendheid geven
aan de openstelling
en van start gaan.
4. Pilot gaan draaien
van 4 maanden
check
act
Met leidinggevende
resultaat bespreken.
Enquêtes maken en
verspreiden
Op geleide van
ingewonnen
informatie en
afspraken met
leidinggevende de
zwakke punten van
het plan bijwerken en
gaan kijken wat er in
de toekomst kan
worden verbeterd en/
of uitgebreid worden
bij de
zaterdagopenstelling.
10
Verbeterplan naar aanleiding van vraagstelling rondom
versnellen van ontslag en verkorten van ligduur en
Openstellen van transferbureau op de zaterdag
1: Plan
Om goed van start te kunnen gaan is er overleg geweest met de leidinggevende van
zorgbrug.
Tijdens het eerste overleg is uitgebreid gesproken over:
 waarom deze vraag is gekomen bij ons.
 Wat de verwachting is van werken op de zaterdag.
 Hoe het tijdspad is gesteld.
 Wat is er financieel mogelijk voor het transferbureau.
De vraag naar openstelling op de zaterdag is gekomen om te kijken of er een snellere
doorstroom kan ontstaan in het ziekenhuis. Deze vraag is mede gestuurd door de nota
Muren slechten van het Groene hart ziekenhuis.
Medewerking voor het transfer bureau is belangrijk om op deze manier een bijdrage te
leveren aan dit doel.
Patiënten die erg graag voor of in het weekend naar huis willen kunnen nu ook van deze
gelegenheid gebruik maken, omdat er ook daadwerkelijk zorg kan worden geregeld.
Er is gesproken over de hoeveelheid in te zetten uren. De afspraak die is gemaakt is:
werken op de zaterdag van 9.30 tot 13.30 uur.
Het is de bedoeling dat de gewerkte uren in tijd worden terug geroosterd.
Wel is na 13 uur onregelmatigheidstoeslag van toepassing. Dit zal worden verrekend.
Bij het inplannen is het belangrijk om direct rekening te gaan houden met de extra
gewerkte tijd op de zaterdag, om te voorkomen dat aan het eind van het jaar bij
medewerkers nog onevenredig veel tijd weg geroosterd moet worden.
Omdat er bij het transferbureau van Zorgbrug medewerkers vanuit verschillende
organisaties werken is er geen OR benaderd voor toestemming om op de zaterdag te
gaan werken.
Wel is in het vakgroepoverleg en tijdens het werkoverleg hierover gesproken en waren er
vanuit de kant van de medewerkers geen bezwaren, iedereen is bereid mee te werken
aan de pilot en zonodig het verdere openstellen.
Op de zaterdag gaat er één persoon werken, het zal dus niet zo zijn dat er enorm veel
aanvragen in behandeling kunnen worden genomen.
Met meerdere personen gaan starten is niet realistisch gezien de meting die is gedaan
voor de mogelijkheden van inzetten op de zaterdag.
Hierbij wordt ook meegenomen dat de tijd van de zaterdag in tijd terug genomen gaat
worden, meer inzet op zaterdag kost dus bezetting voor de rest van de week.
.
Verwachting zal zijn dat het aanbod de vraag zal gaan genereren.
Omdat er nu nog geen mogelijkheid is om in het weekend door te plaatsen vullen de
afdelingen hier ook nog geen aanvragen voor in.
Besroken is dat het openstellen ook voor de vrijdagmiddag en de maandag gevolgen zal
gaan krijgen.
11
Nu worden op een erg laat tijdstip aanvragen gedaan op de vrijdagmiddag en in het
weekend worden veel overplaatsingen gevraagd die we op de maandag nog in moeten
plannen.
Het zal dus voor de planning door de frontoffice meer overzicht geven.
Gestart is met een inventarisatie lijst die gedurende vier weken wordt bijgehouden.
Dit is gedaan om in eerste instantie een inzicht te krijgen hoe groot de vraag naar
transfer in het weekend zou kunnen zijn.
Op deze registratielijst wordt genoteerd:
Welke aanvraag is op de vrijdag zo laat binnengekomen, dat deze niet in behandeling
kan worden genomen.
Welke aanvraag zou op de zaterdag kunnen worden doorgeplaatst.
Met welke meer gecompliceerde aanvragen kan op de zaterdag al worden gestart, door
bv familie die niet op een werkdag kan of erg ver woont uit te nodigen voor een intake
gesprek
Lijst tbv registratie transferaanvraag weekend.
Graag noteren:
Point
aanvragen
gedaan op
vrijdag na
drie uur.
Point
aanvragen
in het
weekend
gemaakt
met ontslag
datum
maandag
Welke
aanvragen
zouden op
de zaterdag
al in
behandeling
kunnen
worden
genomen
Week 1
Week 2
Week 3
1x
2x
2x
1x
Week 4
1x
3x
1 x gesprek ivm
verpleeghuisopname
Met welke
aanvragen
zou in het
weekend
een begin
gemaakt
kunnen zijn
Door dit vooronderzoek willen we meer inzicht krijgen in de vraag naar doorplaatsingen.
Er is met de leidinggevende geen aantal afgesproken, er zal ten alle tijden een pilot
worden opgezet.
Bovenstaande registratie kan worden gezien als een nul meting om op een later tijdstip te
kunnen kijken of er ook daadwerkelijk winst is behaald.
Verwachting is dat drie of vier aanvragen reëel is.
12
Thuiszorg:
Tevens is besproken om bij van start gaan met de openstelling op de zaterdag dit heel
goed gecommuniceerd gaat worden op de afdelingen en de ( thuis)zorgorganisaties.
Hierbij is belangrijk om met deze organisaties afspraken te maken wat wel en wat niet
mogelijk is in het weekend.
In de voorbereidingsfase is een lijst van zorgaanbieders gemaakt om inzichtelijk te
krijgen wat daarvandaan mogelijk is in het weekend
Afgesproken is om alle thuiszorgorganisaties waar we als transferbureau regelmatig
contact mee hebben te bellen om te inventariseren hoe zij over de openstelling van het
transferbureau en dus doorplaatsing op de zaterdag denken.
Om alle organisaties te benaderen heb ik hulp gehad van een collega, we hebben de lijst
verdeeld in twee stukken.
Gevraagd wordt welke zorg zij in het weekend kunnen starten en hoe we de
aanmeldingen op de zaterdag kunnen doen.
Er wordt binnen Zorgbrug gewerkt met POINT#, een overdracht programma.
De vraag naar de organisaties was of ook in het weekend er een mogelijkheid is om
POINT te openen en hoe ver het mogelijk is om ook binnen de weekend planning nog
iemand in te voeren.
Moeilijkheid bij het niet openen van Point is, dat er erg veel telefonisch contact moet
worden gelegd, hetgeen weer relatief veel tijd gaat kosten.
# Bij de transfers in het Groene Hart Ziekenhuis in Gouda wordt gewerkt met Point voor de
aanmelding, overdracht en registratie van de transfers. Dit systeem wordt in de omgeving door
bijna elke zorgaanbieder gevolgd.
Hierdoor is er een eenduidige manier van rapporteren en overdragen. Dit levert tijdwinst op bij een
transfer.
Ook de indicaties die worden aangevraagd komen in dit dossier te hangen en zijn dus voor de
thuiszorg en verpleeg/verzorgingshuizen al bij aanmelding in te zien.
Wat betreft de bereidheid en mogelijkheid van het openen van point in het weekend geldt:
Grotere organisaties hebben hierbij totaal geen problemen. In de kleinere organisaties is niet
iedereen bevoegd om point te kunnen openen en moet er alsnog via de telefoon worden overlegd,
waardoor een nieuwe aanmelding doorgeven meer tijd kost.
Overdrachten moeten in die gevallen geprint mee naar huis worden gegeven.
Er wordt afgesproken dat de doorgestuurde Point aanmeldingen op de maandag na aanmelden
direct worden geopend en verwerkt.
Bij alle contacten is er positief gereageerd, met wel als aandachtspunt dat er binnen een
weekend al geroosterd is en er niet onevenredig meer zorg kan worden geleverd.
Dit is vooralsnog ook niet de opzet, het zal niet gaan om meer dan één of twee
aanmelding per organisatie.
Ook zal er geen gecompliceerde zorg ingezet gaan worden.
Omdat niet overal iemand aanwezig is om het overdrachtprogramma te openen zullen de
aanvragen via telefoon worden doorgegeven.
Naar aanleiding van deze telefoonronde is een werklijst gemaakt met daarop de
thuiszorgorganisaties, hoe zij op de zaterdag bereikt kunnen worden en welke zorg er in
het weekend kan worden ingezet.
In het weekend zal er geen gebruik gemaakt gaan worden van inzet van het
TTMH (technisch thuisteam midden holland).
13
Hier is de zorg te complex en er kan ook niet voldoende worden geregeld met de
apotheek.
Hulpmiddelen:
Er is contact opgenomen met het bedrijf waar hulpmiddelen worden besteld. Zij zijn in
staat om ook op de zaterdag te leveren. Er kan ook op zaterdag worden besteld en op
maandag worden geleverd.
Dit heeft als voordeel dat patiënten maandag met ontslag kunnen omdat er dan
hulpmiddelen gebracht zijn.
Apotheek:
In het ziekenhuis is een apotheek waar ook in het weekend kan worden geleverd.
Patiënten kunnen hier recepten inleveren, zodat er voldoende medicatie is voor het
weekend.
Indicatie:
Voor het aanvragen van een indicatie bij het CIZ is de zaterdag geen enkele
belemmering. Dit wordt digitaal gedaan en kan dus gewoon worden aangevraagd als een
patiënt met inzet van thuiszorg met ontslag gaat.
Een kopie van de aanvraag wordt door ons in het overdrachtprogramma Point bijgevoegd
en kan dan op maandag door de thuiszorg worden gelezen.
14
Invoering.
2: do
Na het verzamelen van alle gegevens over mogelijkheden en randvoorwaarden om op de
zaterdag als transferbureau te gaan openen is besloten om een pilot van zes maanden te
gaan starten.
In oktober 2013 is er een begin gemaakt en in maart zal er een evaluatie plaats vinden.
Medewerkers
Werktijden worden vastgesteld: van 9.30 uur tot 13.00 uur
Er wordt een dienstlijst gemaakt met de planning voor de zaterdagen in de komende
maanden.
Voor de werknemers van het transferbureau is er een lijst gemaakt met werkzaamheden
die op de zaterdag kunnen worden gedaan.
De bedoeling is om deze lijst elke week in te vullen. Hierdoor wordt zichtbaar gemaakt of
er veel en welk werk er was op de zaterdagen.
Deze lijst zal worden gebruikt bij de evaluatie in maart om inzicht in werkzaamheden te
krijgen en noodzaak van overplaatsen op de zaterdag te bespreken
Ziekenhuis
Alle afdelingen in het ziekenhuis worden middels een brief/mail op de hoogte gebracht
van de openstelling op zaterdag.
Hierin wordt duidelijk uitgelegd welke mogelijk in te zetten zorg op zaterdag kan worden
gestart en verwerkt. Hierbij wordt voornamelijk gedacht aan persoonlijke
verzorging/bloedsuiker en insuline prikken/eenvoudige wondzorg en bij sommige
organisaties tevens wondzorg mbv VAC pomp.
Het is duidelijk dat complexe zorgen opnames in instellingen op de zaterdag niet kunnen
worden geregeld ivm inzet van medewerkers op desbetreffende organisaties.
Wel mogelijk is om gesprekken met familie in te plannen over toekomstige plaatsing in
verpleeg/verzorgingshuis.
Dit kan voor familie, die een baan heeft en moeilijk op een doordeweekse dag kan komen
veel gemak en ruimte geven.
Een week voor we op de zaterdag zijn gaan werken is er als herinnering nogmaals een
mail naar alle afdelingen gegaan om voldoende aandacht op de mogelijkheid van ontslag
te wijzen.
Aan de afdelingen wordt gevraagd om bij ontslag:
 Een geprinte overdracht mee te sturen.
 Voor voldoende medicatie te zorgen omdat er niet altijd een apotheek kan worden
bezocht of geopend is in het weekend.
 Indien nodig voor de rest van het weekend verband en/of stoma materiaal mee te
geven.
In de digitale nieuwsbrief van het ziekenhuis is aandacht aan de zaterdagopenstelling
gegeven.
Ook Zorgbrug heeft een informatie bulletin, waarin we een stukje hebben opgenomen
over de nieuwe werkwijze van het transferbureau.
15
Thuiszorg
Naar alle thuiszorg organisaties is evenals naar de afdelingen een brief gegaan met de
datum en tijd vanaf wanneer er ook op de zaterdag kan worden ontslagen en
overgeplaatst vanuit het ziekenhuis, met de mogelijkheid van inzetten van thuiszorg.
Ook hierin wordt gemeld dat het om niet complexe zorg zal gaan en dat aan de
afdelingen is gevraagd aandacht te besteden aan medicatie en verbandmiddelen.
In deze brief wordt nogmaals gesproken over de wijze van aanmelden (via telefoon) met
de vraag om op de maandagmorgen het overdrachtprogramma Point te openen voor
verdere gegevens en de eventueel aangevraagde indicatie.
Transferbureau
Het jaarplan van het transferbureau wordt elke drie maanden geëvalueerd en ook hierin
is melding gemaakt van de pilot om op de zaterdag te gaan werken.
In het jaarverslag van 2014 komt dit als vast onderwerp terug.
In alle correspondentie zijn de stukken getekend door de leidinggevende van Zorgbrug.
16
Conclusie en resultaat.
3: check
Ziekenhuis:
De reactie van vrijwel alle afdelingen is positief, ook al heeft het nog steeds tijd en uitleg
nodig om voor iedereen duidelijk te krijgen wat de mogelijkheden in het weekend zijn
Het moest de eerste paar weken nog een plaats in het systeem van mogelijkheden bij
aanvragen gaan krijgen. Niet op elke afdeling was voldoende bekendheid over openstelling.
Er moet ook aandacht blijven voor het meesturen van een geprinte overdracht.
Gedurende de projecttijd wordt er steeds meer gebruik gemaakt van de mogelijkheid om op
de zaterdag transfer in te schakelen.
Medewerkers.
Voor de medewerkers van het transferbureau is de winst van openstelling op zaterdag te
merken bij het opstarten van de maandag. De grootste druk op de vraag voor transfer om
maandag nog met ontslag te kunnen is weg. Hierdoor ontstaat er meer tijd om de lopende
aanvragen te gaan verwerken.
Wat wel voor oplettendheid vraagt is het wegplannen van de extra gemaakte uren door de
medewerkers. Mede gezien een vacature stop, waardoor er minder medewerkers zijn. Vanaf
november is het moeilijker om een goed verdeeld rooster te maken, waarin ruimte is om uren
weg te roosteren.
Patiënten.
Patiënten hebben niet rechtstreeks gereageerd op mogelijkheid van versneld ontslag of
inzetten van het herstarten van bestaande zorg. Dit is ook te verklaren uit de gedachte dat zij
geen vergelijk kunnen maken met de periode voor deze test. Voor de patiënten is het dus
min of meer een vanzelfsprekend iets.
Wel is er nu de mogelijkheid om voor een revalidatieplaats eerder een aanvraag te doen en
op een wachtlijst te plaatsen. Snel revalideren is bij sommige ziektebeelden ook van groot
belang.
Er is ook van de mogelijkheid gebruik gemaakt om een intake gesprek te houden waarbij
familie aanwezig is, zonder dat hiervoor door familie vrije uren moeten worden opgenomen.
Gedurende de proef periode is tot nu toe de conclusie getrokken dat het open zijn op de
zaterdag een positieve uitwerking heeft voor het transferbureau.
Het betekent dat we als transferbureau ook participeren in de maatschappelijke ontwikkeling
om een doorlopende inzet en werktijd te hebben. (24 uurs maatschappij)
In maart zal er met de leidinggevende worden geëvalueerd.
Om bovenstaande conclusies hard te kunnen maken en een besluit tot definitief maken van
de openstelling op zaterdag zullen er in maart naar de thuiszorg en de afdelingen in het
ziekenhuis enquête formulieren worden gestuurd via de mail om op een goede manier input
te krijgen voor een evaluatie met de leidinggevende van het transfer bureau.
.
17
Evaluatie
4:act
In het teamoverleg van april zal de openstelling op zaterdag op de agenda worden gezet om
met het team de resultaten van de afgelopen maanden te bespreken.
Hierbij zal nogmaals aandacht worden gevraagd voor de huidige bezetting en hoe we de
zaterdag gaan inplannen in de zomervakantie periode.
Er zal ook voor de medewerkers een enquête worden gemaakt met de vraag deze eerlijk in
te vullen.
In de huidige situatie is er niet vastgelegd hoe om te gaan als de geplande medewerker ziek
of verhinderd is. Hier zal met elkaar een goede afspraak over moeten gemaakt.
Na het binnen komen van de gestuurde enquête formuleren zal met het hoofd van Zorgbrug
worden overlegd hoe nu verder.
Hierbij is het belangrijk om niet alleen de enquêtes te gebruiken, maar ook de reacties die in
de afgelopen tijd vanuit het ziekenhuis zijn gekomen.
Het is ook zaak om te kijken waar, of en hoe er nog mogelijkheden liggen voor verbetering.
Er kan ook worden nagedacht om in de toekomst de service vanuit het transferbureau uit te
breiden.
Is alleen de zaterdagmorgen voldoende, wat doen we met feestdagen en hoe zijn de
formatieproblemen op te lossen.
Er ligt een landelijke nota van huisartsen met een vraag hoe er in weekenden doorgeplaatst
kan worden.
Het is ook een mogelijkheid om op de SEH als transfer te acteren, om op deze manier
opname te voorkomen door in het weekend thuiszorg in te kunnen zetten.
Er kan ook in overleg met de thuiszorgorganisaties worden gekeken naar meer complexe
inzet van zorg (vb terminale zorg)
In de toekomst kan ook nog worden overlegd met plaatsingsbureaus van instellingen over
mogelijkheden van doorplaatsing. Dit is nu nog niet mogelijk omdat deze bureaus niet op de
zaterdag werken en bereikbaar zijn.
Voor mij persoonlijk is het onderzoeken en uitzetten van een pilot om op de zaterdag als
transferbureau te gaan werken erg leerzaam geweest.
Ik heb ervaren dat het belangrijk is om, voor je met iets gaat starten je eerst goed uitzoekt
waar de mogelijkheden en ook de onmogelijkheden liggen.
Welke personen je nodig hebt voor je plan en hoe je achter voldoende informatie kunt
komen.
Veel heb ik gehad aan het lezen van beleidsstukken van ziekenhuis en Zorgbrug.
Voornamelijk stukken betreffende de missie en visie gaven inzicht.
Het op de hoogte zijn van al lopende projecten is belangrijk, om op deze manier ergens bij
aan te kunnen haken en te zorgen dat er niet op twee punten gelijk iets wordt opgezet.
Hierbij denk ik aan het project van Muren slechten dat loopt in het Groene Hartziekenhuis.
Gelukkig heb ik ruim support van mijn collega’s gehad om de pilot ook daadwerkelijk van
start te laten gaan.
18
Gebruikte literatuur.
Missie en visie stukken Groene Hart ziekenhuis in Gouda.
Missie en visie stukken Zorgbrug.
Nota “Muren slechten” van het Groene hart ziekenhuis
CAO V en VT
Plan, do, check, act methode van Zorgpartners Midden Holland
Artikel: menskant van procesverbeteringen van Oscar Sijtsma.
Artikel: zonder doel geen oplossing van Oscar Sijtsma
19
Bijlage 1.
Gouda september 2013
Onderwerp
Openstelling op zaterdag
LS,
Het transferbureau van Zorgbrug gaat als proef met ingang van zaterdag 5 oktober starten
met werken op de zaterdagen van: 9.30 uur tot 13.30 uur.
Aanvragen voor inzetten van thuiszorg die vrijdag avond of zaterdag vroeg in de morgen zijn
gemaakt en doorgestuurd in Point kunnen dan worden verwerkt.
Het gaat hier wel om herstarten thuiszorg en inzetten van laag complexe zorg, dit ivm
bezetting en planning van de thuiszorg organisaties.
Wanneer het ontslag in samenwerking met de thuiszorg is geregeld wordt aan de afdelingen
gevraagd om:
 Een geprinte overdracht mee te geven. (point kan niet door iedereen worden
ingelezen in de weekenden)
 Voldoende medicatie voor het weekend mee te geven en hierbij rekening houden met
apotheken die niet geopend zijn.
 Zorg te dragen voor voldoende verbandmateriaal als dit wordt gebruikt.
Hulpmiddelen worden niet op zondag geleverd, maar kunnen wel worden besteld op aterdag
met maandag als leverdag, zodat ontslag eerder kan worden ingepland.
Met vriendelijke groet,
ZorgBrug
Met vriendelijke groet,
Janet van Dordrecht
Directeur ZorgBrug
20
Bijlage 2
Gouda september 2013
Onderwerp
Openstelling op zaterdag
LS.
Het transferbureau van Zorgbrug gaat als proef met ingang van zaterdag 5 oktober starten
met werken op de zaterdagen van: 9.30 uur tot 13.30 uur.
Het gaat hierbij om een proefperiode tot eind maart 2014
Naar aanleiding van een evaluatie zal worden besloten om het definitief te gaan maken.
Aanvragen voor inzetten van thuiszorg die vrijdag avond of zaterdag vroeg in de morgen zijn
gemaakt en doorgestuurd in Point kunnen dan worden verwerkt.
Het gaat hier wel om herstarten thuiszorg en inzetten van laag complexe zorg.
Naar aanleiding van telefonische contacten met de thuiszorg wordt gelet op:
 Het meegeven aan de patiënt van een geprinte overdracht.
 Er zal aandacht worden gevraagd voor voldoende medicatie voor het weekend.
 Voor voldoende verbandmateriaal zal ook worden gezorgd.
 Aangezien Point niet altijd in het weekend kan worden geopend, wordt het wel
doorgestuurd met hierbij de vraag wel zo snel mogelijk te openen en accepteren.
Hulpmiddelen worden niet op zondag geleverd, maar kunnen wel worden besteld op
zaterdag met maandag als leverdag, zodat ontslag eerder kan worden ingepland.
Met vriendelijke groet,
Janet van Dordrecht
Directeur ZorgBrug
21
Registratielijst zaterdagwerkzaamheden.
Datum
Nieuwe
Heropname Afronding Terugplaatsing Doorgeven
Diversen
aanmelding thuiszorg
intake
verpleeg/
veranderen
thuiszorg
vrijdag
verzorgingshuis ontslagdatum
Zaterdag
4/1
Zaterdag
11/1
Zaterdag
18/1
Zaterdag
25/1
Zaterdag
1/2
Zaterdag
8/2
Zaterdag
15/2
Zaterdag
22/2
Zaterdag
1/3
Zaterdag
8/3
Zaterdag
15/3
Zaterdag
22/3
Zaterdag
29/3
Zaterdag
5/4
22
Gouda, februari 2014
Onderwerp
Openstelling transferbureau op zaterdag.
LS
Vanaf oktober 2013 is het transferbureau ook op de zaterdagmorgen geopend.
Graag zouden we van u willen weten hoe hiermee wordt gewerkt en hoe deze uitbreiding van
ontslagmogelijkheid vanuit het ziekenhuis door u en/of uw organisatie wordt ervaren.
Zou u zo vriendelijk willen zijn om bijgevoegde (korte) enquête in te vullen en naar ons terug te
mailen, zodat er kan worden nagedacht over aanpassingen en verbeteringen om na te denken over
het continueren van de zaterdagopenstelling.
Met vriendelijke groet,
ZorgBrug
Janet van Dordrecht
Directeur ZorgBrug
23
Vragenlijst over openstelling van het transferbureau Groene Hartziekenhuis.
Geef een waardering van 1 t/m 4:
1 = slecht/niet
2 = matig/nauwelijks
3 = voldoende/wel
4 = goed/veel
Bent u op de hoogte van de openstelling op zaterdag:
Heeft u het gevoel dat hier al veel gebruik van wordt gemaakt:
Is een aanvraag van zorg op de zaterdag gemakkelijk te realiseren:
Zou het ook mogelijk zijn om meer complexe zorg op zaterdag in te gaan zetten:
Is aanvraag van zorg om maandagmorgen te starten goed te realiseren:
Heeft u opmerkingen of adviezen voor het transferbureau ivm doorplaatsing op de zaterdag:
Hartelijk dank voor het invullen
24