Tele Atlas

Credit Management en Shared
services
4e Jaarcongres Creditmanagement - Noordwijkerhout
Camiel Wels
18 april 2007
Copyright © 2006 Tele Atlas. All rights reserved.
Tele Atlas

Camiel Wels


Tele Atlas
1984 ontstaan “Tele Atlas”





2000 Beursnotering Neuer Markt (Frankfurt)
2000 Overname ETAK North America
2003 Overname GTD North America
Beursnotering Euronext november 2005
Midkap sinds maart 2007

Marktleider op het gebied van Personal Navigation
 Senior Manager Finance & Controlling
 27 maart afgestudeerd: Post-doctorale controllers opleiding (RC) Nivra
Nyenrode
 Onderwerp referaat:
Met een gerust hart uitbesteden (Outsourcing in Control)
 Digitaliseren van Geografische kaarten
Copyright © 2006 Tele Atlas. All rights reserved.
2
Our
Coverage
Advantage
Tele
Atlas Global
Coverage
64 countries and growing
Current coverage reflects availability of maps. For specific coverage and attribution detail, please see Tele Atlas Global Roadmap.
Copyright © 2006 Tele Atlas. All rights reserved.
3
Inhoud
 Shared Services versus Outsourcing van
het debiteurenproces
 Kostenbesparing, Kwaliteitsverbetering of
processen efficiënter maken
 Hoe houdt u het debiteurenproces
beheersbaar?
 Stellingen
Copyright © 2006 Tele Atlas. All rights reserved.
4
Shared Services versus Outsourcing
van het debiteurenproces
 Verschillende “sourcing” mogelijkheden: Intern/Extern
 Intern Sourcen: (insourcing, SSC)
 Samenwerking (“Co-ships”)
 Extern Sourcen: (Outsourcing, Spin-off)
 Variabelen:





Eigendomsrechten
Complexiteit van de taak
Verschillende partijen/belangen
Mate van Beïnvloeding
Mate van Outsourcing
 Een geïntegreerd model
Copyright © 2006 Tele Atlas. All rights reserved.
5
Een geïntegreerd model
Complexiteit van de taak
Business
Transformation
Outsourcing
Co-sourcen intern
Collaborative
Outsourcing
Co-sourcen extern
Spin-Off
Conventional
Outsourcing
Shared Service Center
Eigendomsrechten
Intern
Samenwerken
Copyright © 2006 Tele Atlas. All rights reserved.
Extern
6
Shared Service Center: Kostenbesparing,
Kwaliteitsverbetering of processen efficiënter maken

Definitie:


“Een resultaat verantwoordelijk samenwerkingsverband dat tot taak heeft het leveren van
diensten op een specifieke specialisatie aan de afzonderlijke moederorganisaties op basis van
een overeenkomst tegen een verrekenprijs” (Strikwerda)
Redenen waarom:
 Kostenbesparing
 Kwaliteitsverbetering
 Processen efficiënter maken

Voordelen en nadelen





Transparantie
Flexibiliteit
Personeel
Costcenter of profitcenter?
Praktische voorbeelden
 Gedeeltelijke outsourcing binnen een Shared Services omgeving
Copyright © 2006 Tele Atlas. All rights reserved.
7
Hoe houdt u het debiteurenproces
beheersbaar?
 Beheersinstrumenten/controle maatregelen:





Contract/ Service Level Agreement (SLA)
KPI’s en Rapportering
Organisatorische en Specifieke controlemaatregelen
Communicatie/overleg
Kennis en vaardigheden
 “Outsourcing cyclus”





Contract specifieke zaken
Transfer implementatietraject
Het meten van de uitbestede debiteurenportefeuille
Het managen van de uitbestede debituerenportefeuille
Het beëindigen van het samenwerkingsverband
Copyright © 2006 Tele Atlas. All rights reserved.
8
Beheersinstrumenten en controlemaatregelen gespiegeld aan de mate van
outsourcing in relatie tot de outsourcing cyclus (1)
FASE IN DE
OUTSOURCING CYCLUS
BEHEERSINSTRUMENT/
CONTROLEMAATREGEL
1. Contractspecifieke
zaken
Inkooptraject/leveranciersselectie,
contract inclusief juridische vorm,
SLA
Vast inkooptraject/strikte
leverancierselectie
Formeel contract
Formele en informele
benadering
Service levels
Informele benadering
Partnership in de vorm van
bijv. Joint venture
Het delen van risico
Gezamenlijk doel en
gezamenlijk eigendom
ISO certificering en Algemene
regelgeving en branche en
beroepsorganisaties
Belangrijk bij inkooptraject,
zekerheid en betrouwbaarheid
partner
Zekerheid en
betrouwbaarheid partner
Zekerheid en
betrouwbaarheid partner
Termijn/duurzaamheid
Korte tot middellange termijn. Met
korte opzegtermijn
Middellange tot lange
termijn, langere opzegtermijn
Lange duurzame relatie,
ontbinding na wederzijds
goedvinden
2. Transfer/implementatie
traject
Controlemaatregelen van
organisatorische aard
Standaardisatie
Vaste procedures
Harde normen
Duidelijke vastlegging van
verantwoordelijkheden
Preventief karakter is erg
belangrijk!!
Overeengekomen output
specificaties
Richtlijnen Top Management
Gedragsregels
3. Het meten van de
uitbestede functie
Key performance indicators
Duidelijke meetbare maatstaven,
harde meeteenheid, gedetailleerd
Harde en softe
meeteenheden, minder
gedetailleerd en op hoger
niveau
Op hoog niveau bijvoorbeeld
resultaat van de business
Specifieke controlehandelingen
Controle op facturering
Directe controle
Detail controle en totaalcontrole
Normcontrole
Indirecte (resultaat) controle
Steekproef en
verbandscontrole
Repressieve en correctieve
maatregelen erg belangrijk!!
Verwachtingscontrole
Beleidscontrole
Periodieke onafhankelijke
audit
Copyright © 2006 Tele Atlas. All rights reserved.
CONVENTIONAL
OUTSOURCING
COLLABORATIVE
OUTSOURCING
BUSINESS
TRANSFORMATION
OUTSOURCING
9
Beheersinstrumenten en controlemaatregelen gespiegeld aan de mate van
outsourcing in relatie tot de outsourcing cyclus (2)
FASE IN DE
OUTSOURCING CYCLUS
BEHEERSINSTRUMENT/
CONTROLEMAATREGEL
4. Het managen van de
uitbestede functie
5. Het beëindigen van de
uitbestede functie
CONVENTIONAL
OUTSOURCING
COLLABORATIVE
OUTSOURCING
Management controls
Quality assurance
Security management controls
Continue evaluatie financiële
toestand
Controle op nakoming
contractvoorwaarden en afspraken
Operations management
controls
Verzekeren van de continue
betrouwbaarheid van
controls
Top Management controls
Vaststellen, handhaven en
onderhouden van procedures
voor bijv.
calamiteitenbestrijding
General controls & Application
controls (diverse controlemaatregelen met betrekking tot
het geautomatiseerde systeem)
Duidelijk gedefinieerd
Hoge mate van beveiliging
Strikte fysieke toegangscontroles
naar aard functie (boundary
controls)
Input & output datasources
Batch controls
Validatie van gegevensinvoer
Specifieke autorisaties
Gericht op interne beïnvloeding
Toegangscontroles
Outputcontrols
Processing controls
Communication controls
Algemene autorisaties
Gericht op interne en
externe beïnvloeding
Communication controls
Gericht op interne en externe
beïnvloeding
Communicatie/overleg
Directe formele en informele
communicatie
Grote mate van
samenwerking en
communicatie
Periodieke feedback door
beide partijen op top
management niveau
Kennis en vaardigheden
Expertise
Gericht op efficiency inclusief de
gebruikte geautomatiseerde
systemen
Expertise en focus van
externe leverancier
Training van medewerkers
van uitbestede partij
Expertise en kennis van beide
partijen
Inkooptraject/leverancierselectie, contract inclusief
juridische vorm, SLA
Vast inkooptraject/strikte
leveranciersselectie
Formeel contract
Formele en informele
benadering
Service levels
Informele benadering
Partnership in de vorm van
bijv. Joint venture
Het delen van risico
Gezamenlijk doel en
gezamenlijk eigendom
Termijn/duurzaamheid
Korte tot middellange termijn. Met
korte opzegtermijn
Middellange tot lange
termijn, langere
opzegtermijn
Lange duurzame relatie,
ontbinding na wederzijds
goedvinden
Copyright © 2006 Tele Atlas. All rights reserved.
BUSINESS
TRANSFORMATION
OUTSOURCING
10
Stellingen
Copyright © 2006 Tele Atlas. All rights reserved.
11