Havenbedrijf Gent

Referentverhaal
Havenbedrijf Gent
Vaart nieuwe koers met Unit4 Business World (voorheen UNIT4 Agresso)
De haven van Gent is samen met Zeebrugge, Antwerpen en Oostende één van de vier Vlaamse zeehavens.
Zeeschepen varen de Westerschelde op, om dan
langs het sluizencomplex in Terneuzen en het kanaal
Gent-Terneuzen de haven te bereiken. De haven van
Gent is met 27.000 directe en 33.000 indirecte jobs
verantwoordelijk voor 13% van de tewerkstelling in de
provincie Oost-Vlaanderen. In de regio zijn 300 havengebonden bedrijven actief. In de haven vindt per jaar
48 miljoen ton goederenoverslag plaats. In de Gentse
haven passeren onder meer granen, sinaasappelsap,
biobrandstoffen, olieproducten, steenkool, ertsen,
schroot en staal, maar ook auto’s en papier. De haven
is een belangrijk multimodaal kruispunt, verbonden
met de Europese kustvaart, de binnenvaart naar Nederland, Duitsland en Noord-Frankrijk, het spoor en de
belangrijkste Europese snelwegen. De Gentse haven
is zelfs aangesloten op het Europese netwerk van petroleumpijpleidingen. Het Havenbedrijf Gent is een nv
van publiek recht, met de stad Gent als aandeelhouder. De haven bevindt zich echter voor een stuk op het
grondgebied van Evergem en Zelzate. Daarom zullen
op termijn ook die twee gemeenten - samen met de
provincie Oost-Vlaanderen - in de haven participeren.
Het Havenbedrijf Gent staat in voor de begeleiding
van de scheepvaart en de afwikkeling van het goede-
De haven van Gent is in volle ontwikkeling. Dat
vraagt om een beleid dat kort op de bal speelt.
Met Unit4 Business World houdt het Havenbedrijf
Gent de vinger aan de pols. De implementatie
ervan zorgt voor meer efficiëntie in het beheer van
de financiële processen. Tegelijk staat Business
World in voor meer en snellere rapportering waarmee het management van het havenbedrijf zijn
beslissingen ondersteunt.
renverkeer. Het bedrijf investeert ook in de haveninfrastructuur, onder meer via de aanleg en het onderhoud
van dokken, kaaien en wegen. De inkomsten van het
havenbedrijf zijn afkomstig uit de havenrechten die
schepen betalen om de haven aan te doen en uit de
concessies die bedrijven betalen om op de gronden
van het havenbedrijf te ondernemen. Het havenbedrijf
heeft 160 medewerkers, waarvan bijna de helft actief is
bij de scheepvaartbegeleiding.
Nood aan ERP
“Er zijn verschillende redenen waarom we nood hadden
aan een nieuwe ERP-omgeving”, zegt Sofie Monteyne, financieel directeur bij het Havenbedrijf Gent. “We hadden
al langer een pakket in gebruik, maar dat bleek behoorlijk stroef en moeilijk aanpasbaar.” Het gevolg laat zich
raden. Er was heel wat maatwerk nodig om het pakket af
te stemmen op de noden van het havenbedrijf. Maar op
lange termijn bood ook dat maatwerk geen soelaas. “Bij
iedere upgrade liepen we vast. De medewerkers vonden het pakket ook niet gebruiksvriendelijk, waardoor
de mogelijkheden van de software in de praktijk onderbenut bleven.” Terwijl de behoeften van het havenbedrijf
onverminderd veranderden, slaagde het pakket er niet
in om die evolutie adequaat te ondersteunen. Onder
meer op het vlak van rapportering bleek het havenbedrijf
op zijn honger zitten.
Er waren echter nog meer elementen die erop wezen
dat het Havenbedrijf Gent toe was aan een nieuwe
ERP-omgeving. “We hadden al het plan opgevat om
het hele aankoopproces te herbekijken”, zegt Sofie
Monteyne. “De overstap naar een nieuw softwarepakket leek ons het ideale moment om dat te doen.
Tegelijk wilden we een systeem dat thuiswerk zou
ondersteunen.” Uit de ervaring met de vorige software
kwam de nood aan zelfredzaamheid naar voren. “Dat
was voor ons heel belangrijk. We wilden af van de
oude situatie, waarbij we voor iedere kleine ingreep
een beroep moesten doen op een externe specialist.
In business for people.
een ERP-traject gaat het om meer dan
“ Bijtechnologie
alleen. De implementatie
van Unit4 Business World bracht meer
efficiëntie en managementinformatie,
gebaseerd op de betere ondersteuning
van processen en rollen.”
Sofie Monteyne, - financieel directeur bij het Havenbedrijf Gent
Het nieuwe pakket moest ons toelaten om veel meer
zelf dingen te kunnen doen.”
Voor de selectie van een nieuw ERP-pakket liet het
Havenbedrijf Gent zich bijstaan door TriFinance. “Dat
bedrijf heeft een brede kijk op de markt van de ERP-leveranciers en heeft de nodige ervaring met de selectie en implementatie van zo’n pakket”, vervolgt Sofie
Monteyne. “We vonden het belangrijk om een neutrale
partner in te schakelen, want een ERP-traject blijft toch
een complexe oefening - op alle vlakken.” Het gaat
immers niet alleen om de implementatie van een stuk
technologie, maar ook - en vooral - om verandering in
procedures en processen. “In die context is het geen
overbodige luxe om een neutrale stem te kunnen
horen die de zaken correct kan duiden, los van de persoonlijke belangen die bij de betrokken medewerkers
soms meespelen.”
Grondige voorbereiding
De eigenlijke pakketselectie verliep in het kader van
een overheidsopdracht. Sofie Monteyne: “Bij het
selectieproces - van bij de opstelling van het lastenboek - was het financiële team heel nauw betrok-
2 Unit4 Business Software
ken. De Proof of Concept was op dat vlak een echte
eyeopener. Iedereen wist van bij het begin dat het een
intense, complexe opdracht zou zijn, maar ook welke
positieve resultaten dat uiteindelijk zou opleveren.”
Unit4 Business World kwam uit de hele oefening als
best passende oplossing naar voren. Het Havenbedrijf
Gent vatte de implementatie aan met een duidelijk projectplan, inclusief strakke rolverdeling. “Dat is bij een
ERP-traject een belangrijke voorwaarde voor succes”,
stelt Sofie Monteyne. “Alle betrokken partijen - zowel
bij Unit4 als bij het financiële team - wisten perfect
waar ze aan toe waren.”
Het financiële team van het Havenbedrijf Gent hield
een heel gedetailleerd plan aan, met onder meer een
grondig uitgewerkte testfase. “Uiteraard zorgde onze
aanpak voor extra werkdruk. Maar ik zag het vooral als
een investering.” Gaat een bedrijf minder zorgvuldig
door die voorbereiding - en beknibbelt het bijvoorbeeld op het testen van de software - dan bestaat het
risico dat er bij de golive onverwachte problemen opduiken. “Wij hadden het voordeel dat we de lastigste
oefening vooraf deden. Zo leerden we Unit4 Business
World meteen ook van heel nabij kennen.
Na de testfase was het daardoor een stuk makkelijker om ons tijdens de eigenlijke uitrol aan de vooropgestelde timing te houden.” De inspanning levert
het havenbedrijf ook op lange termijn een belangrijk
voordeel op. Het financiële team zal in de software zelf
parameters kunnen bijsturen naarmate de behoeften
van het bedrijf veranderen, zonder dat het daarbij telkens nood zal hebben aan externe consultancy.
Efficiëntere aankoopadministratie
Ondanks de stevige voorbereiding koos het havenbedrijf er toch voor om de implementatie een stuk
te spreiden. Op 1 december 2014 nam het bedrijf de
aankoopmodule in gebruik. Een maand later - bij de
start van het nieuwe fiscale jaar - volgde dan de rest.
“Op dat moment waren we al een maand in Unit4
Business World bezig, waardoor er van een echt big
bang eigenlijk geen sprake meer was.” Het hertekende aankoopproces vormde voor het financiële team
de eerste grote stap richting Business World. “Vroeger moesten we zowel de bestelbon als de factuur
goedkeuren”, zegt Sofie Monteyne. Dat leverde een
onnodig lang goedkeuringstraject op. “Vandaag ziet
het aankoopproces er anders uit. De goedkeuring
gebeurt op basis van de bestelbon, die we verderop in
het proces dan matchen met de factuur. Aankoopfacturen zonder bestelbon krijgen voorlopig een speciale
behandeling. We spreken de persoon die de bestelling
geplaatst heeft daarop aan, om zo tot een mentaliteitswijziging te komen.” Nieuw is ook dat de rol van
de opdrachtgever van een aankoop nu in het systeem
is gedefi nieerd. Vroeger was dat niet het geval. “De
verantwoordelijkheden liggen vast. Dat zorgt voor een
concrete meerwaarde. Wanneer er in het goedkeuringstraject ergens iets hapert, is meteen duidelijk waar en
bij wie dat gebeurt. Maar net omdat alles zo duidelijk
traceerbaar is, neemt dat soort vraagstukken af. Het
systeem helpt de medewerkers om hun verantwoordelijkheid te nemen.” Het voorbeeld geeft aan hoe tijdens
een ERP-implementatie veel zaken aan de oppervlakte
komen, die voorheen niet of onvoldoende waren afgedekt: rollen die niet helder zijn omschreven of diensten
die niet naar behoren draaien. Sofie Monteyne: “Uiteindelijk is de menselijke factor heel belangrijk tijdens
een ERP traject. Het gaat erom mensen vlotter met
elkaar te laten samenwerken. We hebben er daar dan
ook heel bewust veel tijd en energie in geïnvesteerd.”
3 Unit4 Business Software
Accurate rapportering
Na de eerste ervaring met de ondersteuning van het
aankoopproces volgde de implementatie van diverse
andere domeinen van de financiële module van Unit4
Business World, waaronder grootboek en verkoop.
De facturatie gebeurt aan de hand van data die uit het
scheepvaartbegeleidingssysteem afkomstig zijn. Dat systeem geeft de facturen via een interface aan Business
World door, waar de verdere administratieve afwikkeling plaatsvindt. In een volgende stap wil de financiële
afdeling nu ook de rapportering verbeteren. “We willen
het momentum van het project vasthouden om dat te
kunnen realiseren. Rapportering is heel belangrijk, want
het vormt voor het management van het bedrijf het
zichtbare deel van het traject dat we hebben afgelegd.”
Tegelijk wil Sofie Monteyne ook andere afdelingen van
het bedrijf bij het gebruik van Business World betrekken.
“Een accountmanager die een klantenbezoek voorbereidt, moet in het systeem zicht krijgen op verkoopcijfers,
openstaande facturen, enzovoort. Het zijn dat soort
toepassingen die ervoor zorgen dat binnen het bedrijf
de perceptie ontstaat dat we over een goed pakket
beschikken.” Hetzelfde geldt voor het vlotte gebruik
van Business World thuis of onderweg met een mobiele
client, bijvoorbeeld in het kader van goederenontvangst
of het goedkeuringstraject van een factuur.
De nood aan rapportering zal voor het Havenbedrijf
Gent de komende maanden en jaren heel duidelijk
aan de oppervlakte komen. Vlaanderen en Nederland
hebben een verdrag getekend dat de bouw van een
nieuw sluizencomplex in Terneuzen uitstippelt. Het
havenbedrijf draagt financieel aan dat project bij. “We
zorgen voor 15% van het Vlaamse budget”, zegt Sofie
Monteyne. “Uiteraard moeten we erop toezien dat
het geld er tijdig zal zijn. Daarom willen we op ieder
moment de vinger aan de pols hebben. Een goede
rapportering zal ons daarbij helpen.” Het zicht op de
cijfers kan op termijn ook van belang zijn voor de samenwerking tussen het Havenbedrijf Gent en Zeeland
Seaports, het Nederlandse bedrijf dat de havens van
Vlissingen en Terneuzen beheert. “Vandaag werken we
al op hetzelfde platform voor scheepvaartbegeleiding.
Als we op termijn een commerciële samenwerking zouden uitbouwen, dan moeten we dat uiteraard met een
sluitende financiële rapportering kunnen ondersteunen.
In dat geval zouden we in Unit4 Business World heel
gemakkelijk een nieuwe entiteit kunnen oprichten.”
Over Unit4
Unit4 is een toonaangevende leverancier van bedrijfsapplicaties voor mensen in dienstverlenende organisaties.
Unit4 heeft een jaarlijkse omzet van meer dan 500 miljoen euro en ruim 4.000 medewerkers wereldwijd. Unit4
levert ERP, branchegerichte en best-in-class applicaties. Duizenden organisaties uit sectoren zoals zakelijke
dienstverlening, onderwijs, overheid, non-profit, vastgoed, groothandels en financiële dienstverlening profiteren
van oplossingen van Unit4. Unit4 maakt oplossingen voor mensen.
unit4.be
Unit4 Business Software N.V.
Meir 24, 2000 Antwerpen
T +32 3 232 40 22
E [email protected]
Copyright © Unit4 N.V. All rights reserved. The information contained in this document is intended for general information only, as it is summary in nature and subject to change.
Any third-party brand names and/or trademarks referenced are either registered or unregistered trademarks of their respective owners.
In business for people.