Nummeren - Felixarchief

Nummeren
Uitleg vooraf: bedoeling themavergadering (meeste is bekende stof maar dient om neuzen gelijk te zetten)
Belang van een nummer
In een archief enerzijds de archiefstukken (fysieke eenheden, …) en anderzijds de toegangen (beschrijvingen
allerhande). Link tussen de twee is de nummer.
Nummer + beschrijving vormen a.h.w. de identiteitskaart van het archiefstuk.
Doel: stuk terugvinden in het magazijn.
Dit is het enige doel, dus er moet geen enkele andere logica insteken.
Met hulp van het nummer kan men ook de beschrijving van het stuk in de toegang terugvinden, het is
dus niet nodig enige beschrijving op het stuk te schrijven, alleen het nummer is genoeg.
Een nummer moet een duidelijk gebruiksinstrument zijn voor:
1. magazijniers
2. leeszaalvoorzitters
3. beschrijvers
4. klanten
Uitweiding: vroeger anders: nummer dient ook om de stukken logisch bij elkaar te steken (bv. onze ICO, IB, …).
Maar! grote nadelen: plaats overlaten in magazijn, wat als er achteraf nog iets bijkomt enz.
voor welke archiefstukken passen wij dit principe nog wel toe? (notulen college, ICO (groot verschil
met MA-PLAN), doodsbrieven …))
Benaming
Nummer of inventarisnummer
Waar staat de nummer in de attributen van FLORIS?
Uitleg: attribuut archiefcode, verplicht veld.
Vuistregels bij het geven van een nummer
1.
2.
3.
elk archiefbestanddeel (definitie geven) heeft slechts één nummer
(voorbeelden van dubbele nummers in opgekleefde foto's, of van oude nummers die niet verwijderd worden)
uitweiding: techniek van de blanco-nummers
De nummering is enkelvoudig en doorlopend, dus geen ondernummers of bis, ter …
wat zijn de nadelen van ondernummers? (geen controle op volledigheid, verwarringen mogelijk,
moeilijk voor de lezers, sorteren met computer wordt moeilijk enz.)
Uitweiding: gebruik "voornullen"
Uitweiding 2: techniek van de verzamelbeschrijving
Een nummer bestaat steeds uit het sigel en de nummer.
wat zijn de nadelen van alleen een nummer op te schrijven?
Speciaal geval: bij het herverpakken past één nummer niet meer in één doos
We werken dan noodgedwongen met A en B, maar dit zijn zuivere plaatsingsnummers, ze komen niet in
toegangen.
Hoe nummeren? (door MB)
Waar schrijven we het nummer op het archiefstuk, op de map, op de doos.





klep rechts
lichte kleur vanbinnen
nummer op de flap rechtsboven
bij ICO : nummer linksonder
volgorde dossiers in doos: laatste nr. tegen de flap
Enkele vb.
N.B. elke gelijkenis met bestaande situaties en personen berust op toeval








Ik ben de plans van aanbestedingen aan het nummeren en beschrijven. Ik heb een aanbesteding voor de
bouw van een school, met plans van de gevels, de verdiepingen, de speelplaats. Aan het plan van de
speelplaats zijn ook een aantal kleinere plannetjes geniet van de metselde banken, van de fietsenrekken enz.
Welke nummers krijgen deze plannetjes?
ik ben een dossier uit het MA over de ontvangst van de koning aan het herverpakken en plots stoot ik op
foto's van die ontvangst.
wat doe ik?
ik ben de foto's van een privépersoon aan het nummeren en beschrijven en plots stoot ik op een stereofoto,
een aangekleefd panorama.
in het archief van een schooldirectrice zit een album met foto's en anecdotes ter gelegenheid van haar 30
jarig jubileum. Hoe nummer ik dit?
ik heb juist het archief Brachfeld geïnventariseerd en bij het opruimen vind ik nog een foto van zijn
huwelijksreis die per ongeluk tussen mijn verslagen van de personeelsvergadering was gesukkeld.
Ik heb juist heel het kabinetsarchief van Bob Cools geïnventariseerd, met ook alle foto's van zijn openingen
van tentoonstellingen en nu komt Tony langs en hij zegt: ik heb ook nog een bak foto's van Bob Cools, hier
is hij. Wat doe ik ermee?
ik merk donderdags dat ik op een slaperige maandagmorgend per ongeluk een nummer twee keer heb
gebruikt. Wat doe ik?
ik ben milieuvergunningen aan het nummeren en merk dat op elk dossier al een nummer staat dat door die
dienst gegeven werd. Wat doe ik? Dat nummer gebruiken, uitgommen, doorkrabben …