Plaats en tijdsonafhankelijk werken binnen AgO Context van dit

Plaats en tijdsonafhankelijk werken binnen AgO
Context van dit project :
1. AgO wordt op zeer korte termijn in het kader van de transitie geconfronteerd met een
herhuisvesting binnen het Boudewijngebouw interne verhuis (korte termijn)
2. Ago zal in 2017 verhuizen naar het VAC Brussel volgens de principes van het Nieuwe Werken
(aangepaste kantooromgeving, resultaatgericht leidinggeven, PTOW,…)
3. Uitwerking toepassing omzendbrief plaats en tijdonafhankelijk werken
4. Toepassing strategische doelstelling : “We organiseren onze eigen werking zodat we zelf een
voorbeeldorganisatie zijn”
Dit project kadert dus in de uitwerking van de beleidseigen visie m.b.t. uitwerking van de
omzendbrief PTOW en in het groter geheel van het nieuwe werken met aandacht voor de vier
deeltoepassingen van plaats en tijdsonafhankelijk werken :
Plaatsonafhankelijk
Kantooromgeving
Telewerk (thuiswerk, satelliet,…)
Tijdsonafhankelijk
Tijdsregistratie (afbouwen prikklok)
Tijdsonafhankelijk werken
Projectstructuur
Stuurgroep : Directieraad
-
Aanduiden leden werkgroepen en projectleiders
Valideren projectschets
Valideren Business case (= visie en aanpak m.b.t. PTOW)
Valideren behoefteanalyse verhuisoperaties
Beslissen strategische keuzes
Projectgroep :
voorstel vertegenwoordiging :
trekker :
leden : multidisciplinaire samenstelling
-
Coördineert de PTOW-toepassingen (open kantoor, telewerk, prikklok,…) binnen AgO
Volgt de werkzaamheden van de werkgroepen op
Rapporteert aan de stuurgroep.
Werkgroepen: maximaal draagvlak creëren
1. Werkgroep open kantoor : Verhuis efficiënt voorbereiden en uitvoeren binnen het kader
van het PTOW-traject AgO.
1
Trekkers :
Leden : vertegenwoordiging van verschillende zones/afdelingen + mix van HR, IT,
communicatie en facility
-
-
-
-
Herintekening werkvloer op basis van toegekende ruimte volgens richtlijnen HNW a.h.v.
VTEg : werkzaamheden worden afgestemd met beslissingen stuurgroep
Boudewijngebouw
o Bepalen kastruimtes (maximaal digitaal), lockers, individuele vs collectieve
kastruimtes
o Hertekenen werkvloer : bepalen van zones : vb. actieve zones (gericht op
samenwerken) + stille zones (gericht op concentratie) of vb. afdelingsgerichte
zones
Informeren en sensibiliseren van afdelingen afhankelijk van wie al dan niet reeds in open
kantoor-omgeving werkt
o As is : wie wat waar
o Traject bepalen voor verschillende diensten/teams
Implementeren afsprakenkader open kantooromgeving
Praktische organisatie verhuis
o Aandacht 3C (1 april bijkomend personeel + noden sociale dienst), 7C
(kan opgenomen worden in deelproject P&0-werkgroep VAC Brussel)
Evaluatie en bijsturing werken in open kantoor (clean days, afsprakenkader,….)
2. Werkgroep PTOW : Uitwerken entiteitseigen visie m.b.t. PTOW voor het nieuwe AgO
Trekker :
vertegenwoordiging van HR, IT, communicatie en facility
-
-
Uitwerken Business Case : waarom, hoe, kosten/baten, …in kaart brengen
Informeren en sensibiliseren stuurgroep, leidinggevenden en personeel a.h.v.
infosessies, workshops, faq’s,…
Uitwerken afsprakenkaders
o Korte termijn (voor zomer 2015) :
 entiteitsafspraken m.b.t. telewerk
 Afdelingstrajecten opzetten m.b.t. afschaffen prikplicht en focus op resultaat
o Langere termijn (eind 2015):
 Afspraken en begeleidingstrajecten uitwerken m.b.t. tijdsonafhankelijk
werken
Opzetten begeleidingstrajecten/coaching leidinggevenden m.b.t. open kantooromgeving
en leidinggeven op afstand
Timing
1. Open kantoor (start asp) – 2e trimester 2015
2. Telewerken/tijdsregistratie (juni 2015)
3. Tijdsonafhankelijk werken (januari 2016)
2
Vraag DR :
1. Akkoord met deze projectstructuur ?
2. Aanduiding leden projectgroep en leden werkgroepen
3