Ict in de zorg meer dan een samenspel tussen verpleegkundigen en
advertisement
ICT in de zorg meer dan een samenspel tussen verpleegkundigen en informatici Elektronisch VerpleegDossier (EVD) binnen Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen 1. Strategisch belang voor de organisatie 2. Projectverloop 3. EVD en het evoluerende zorglandschap 4. Demo EVD Strategisch belang voor de organisatie - Tevreden medewerkers - Kwaliteitsborging - Financiële gezondheid Tevreden medewerkers - Vermindering van de administratie thuis - Betere worklife balance - Alles maar 1 keer noteren - Wegvallen papieren klassement - Aantrekkelijk voor jonge medewerkers - Imago van moderne organisatie Kwaliteitsborging - Verhoogde ondersteuning van het verpleegkundig handelen - Protocollen & werkinstructies tot aan het bed van de patiënt brengen - Verantwoording bij RIZIVcontroles - Verbeterde overdracht: - Minder fouten - Hogere patiëntentevredenheid Financiële gezondheid - Positieve impulsen: - Jaarlijkse informaticapremie van de overheid - Premies voor gebruik van een mobiel systeem - Verhoging efficiëntie - Negatieve impulsen: - RIZIV-controles op scoring - Wetgeving op verpleegdossier Projectverloop 1. Project stakeholders − Intern − Extern 2. Fasen in het project − Voorbereiding − Ontwikkeling − Piloot − Uitrol Projectverloop Project stakeholders - Intern Directie Hoofdverpleegkundigen Administratief medewerkers Kwaliteitsbegeleiders Verpleegkundigen Ondersteunende diensten Projectverloop Project stakeholders - Extern Flanders’ Care Patiënt Directie Hoofdverpleegkundigen ? Administratief medewerkers Huisartsen Kwaliteitsbegeleiders Verpleegkundigen Vlaamse overheid Ondersteunende diensten Belrai Vitalink Specialisten RIZIV Projectverloop – Project stakeholders - Extern Flanders’ Care project - EVD gebruiken om de zorg voor chronische patiënten te verbeteren - Vroegdetectie a.d.h.v. diagnoses en observatie - Richtlijnen aan het bed van de patiënt brengen - Gebruik van checklijsten om bv. de evolutie van pijn op te volgen - Betrokkenheid van de patiënt - In samenwerking met UZ Gent - Bevraging van patiënt en zijn omgeving vóór en na het project - Aanpassen checklijsten - Communicatie van het dossier met de huisarts Projectverloop – Project stakeholders - Extern − Vitalink – Participatie aan project in Aalst – Medicatieschema’s kunnen geraadpleegd worden via het intranet – Koppeling naar het EVD is voorzien − Belrai − Verpleegkundigen nemen nu Belrai af op een laptop via een website − Gesprekken met Pyxima voor opstart EVD, keuze voor androïd zal integratie met Belrai vergemakkelijken − Communicatie met huisartsen – Parameters en verpleegkundige consulten ter beschikking stellen van de arts • Via beveiligde mail • Via e-health Projectverloop – Project stakeholders - Extern − RIZIV – Wijzigingen in de nomenclatuur • Controle verpleegdossier • Toezichts- en opvolgingshonorarium bij het gebruik van pompsystemen voor het toedienen van chronische analgesie via epidurale of intrathecale catheter – Homologatiecriteria • Bij opstart van het project was een draftversie ter beschikking. Momenteel is versie 13 beschikbaar van de homologatiecriteria. De definitieve lijst is pas beschikbaar in het voorjaar 2014. • In de mate van het mogelijke is rekening gehouden met de criteria zoals gestandaardiseerde codetabellen, verpleegkundige gegevens, … • Belangrijkste uitdagingen zijn de eisen i.v.m integratie met externen Projectverloop – Voorbereidingsfase Vooral een ‘denk’ fase - Werkgroepen met alle interne stakeholders met als doel: - Optimalisatie van administratieve en verpleegkundige processen - Bespreken van hoe de integratie van projecten zoals VitaLink en Flanders’ Care op een transparante manier kan gebeuren Opstellen van een lastenboek Projectverloop – Voorbereidingsfase - Het vertalen van de business vereisten naar een lastenboek rekening houdend met de verschillende toepassingen aanwezig in de organisatie - Aandacht voor de nodige flexibiliteit in het systeem Reden hiervoor zijn: - De wijzigende eisen van het RIZIV - Optimalisatie van businessprocessen - Aandacht voor technische vereisten Voorbeeld - Platformonafhankelijk - Eenvoudige installatie - Beveiliging Projectverloop – Voorbereidingsfase - Keuze van een leverancier Doorlopen van een selectietraject waar de laatste fase bestond uit 3 proof-of-concepts Bij de selectie is rekening gehouden met - Projectaanpak Technische aspecten Financiële aspecten Evaluatie door de gebruikers => Er is gekozen voor CapGemini Projectverloop – Voorbereidingsfase Ervaringen Positief - Betrokkenheid van alle departementen voor het opstellen van het lastenboek - Eindgebruikers opnemen bij de keuze van de leverancier - Afstemmen/optimaliseren van administratieve en zorgprocessen Knelpunten - Onvoldoende kennis van de verschillende functies in de organisatie - Het herdenken van de processen - Het “lean” houden van de processen - Toekomstgericht denken Projectverloop - Ontwikkelingsfase Project organisatie - Project stuurgroep - Interne projectmanager - Externe projectleider voor WGK - Extern ontwikkelingsteam met projectleider - Interne functionele en business analisten - Interne testcoördinator - Intern testteam Projectverloop - Ontwikkelingsfase Project aanpak = Scrum methodologie - Sprints van 4 weken - Voor elke sprint: - Usuability werkgroep - Na elke sprint: - Demo van het ontwikkelde deel - Uittesten door de eindgebruiker Projectverloop - Ontwikkelingsfase Aandachtspunten tijdens het projectverloop Blijvende aandacht voor wettelijke verplichtingen Voorbeelden - Dossier dat voldoet aan de wettelijke verplichtingen van de overheid Projectverloop - Ontwikkelingsfase Aandachtspunten tijdens het projectverloop Blijvende aandacht voor gebruikerseisen Voorbeelden - Automatische koppeling tussen inbrengen van observatie naar verpleegkundige diagnosestelling - Aanbieden van meetinstrumenten naar pijn, decubitus, risicovoet Projectverloop - Ontwikkelingsfase Aandachtspunten tijdens het projectverloop Blijvende aandacht voor “lean” processen Voorbeeld - Geautomatiseerd scoringsproces − Verpleegkundige krijgt signaal als hij/zij de patiënt opnieuw moet scoren − Mogelijkheid om dit met verschillende verpleegkundigen te doen door conceptfase − Automatische goedkeuringsflow indien binnen de richtlijnen van RIZIV/organisatie − Indien afwijkend, bericht naar hoofdverpleegkundige − Doorstroming naar MyCareNet Projectverloop - Ontwikkelingsfase Aandachtspunten tijdens het projectverloop - Afwegingen maken tussen flexibiliteit en complexiteit Voorbeelden - Een nieuwe zorgcode is historisch. Dit wil zeggen een “Van” en “Tot en met” datum. Deze flexibiliteit is nodig want vanuit het RIZIV kan een nomenclatuurcode stopgezet of aangepast worden - Het concept “Invullijst” zorgt voor de nodige flexibiliteit wanneer de verantwoording van de evaluatieschaal wijzigt maar zorgt voor de ontwikkelaars voor extra complexiteit Projectverloop - Ontwikkelingsfase Aandachtspunten tijdens het projectverloop - Opvolgen of er naast de eindgebruikerseisen ook voldoende rapporteringsmogelijkheden zijn voor interne en externe stakeholders Voorbeelden - Overzicht van alle patiënten die diabeet zijn - Mogelijkheid om alle parameters van een patiënt door te sturen naar huisartsen Projectverloop – Ontwikkelingsfase Ervaringen Positief - Betrokkenheid van de eindgebruikers bij het bepalen van de opbouw van de applicatie - Toepassing is ondersteunend voor de verpleegkundigen: - Enkele voorbeelden: - Automatische controle of het dossier voldoet aan de wettelijke verplichten van de overheid - Contact tussen zorgkundige en begeleidende verpleegkundige Projectverloop – Ontwikkelingsfase Ervaringen Knelpunten - Achterliggende denkprocessen blijvend gebruiken - Evenwicht tussen interne resources en extern project team - Bewaking van begroting en timing - Interfaces met andere applicaties - Stabiliteit van de netwerken - Wisseling van beschikbare resource - Voldoende kennis van de interne processen Projectverloop – Pilootfase Reden - Controleren van tarificatie/facturatie processen - Interfaces met andere toepassingen - Kinderziektes uit de toepassing halen alvorens uit te rollen in de organisatie - Testen infrastructuur Wie - 4 van 29 afdelingen gebruiken EVD in de pilootfase Projectverloop – Pilootfase Wanneer - Najaar 2013 Stappen - Opleiding van EVD-gebruikers in meerdere sessies - Dubbeldraaien voor pilootafdelingen - Controle tarificatie/facturatie Projectverloop – Pilootfase Ervaringen Positief - Intuïtief in gebruik van EVD-toepassing - Eindgebruikers zijn tevreden over de functionaliteiten aanwezig in EVD Voorbeelden: - Observaties inbrengen - Parameters inbrengen - Bereikbaarheidsinformatie inbrengen -… Projectverloop – Pilootfase Ervaringen Knelpunten - Veel kinderziektes - Synchronisatieproblemen - Door de gefaseerde uitrol van de verschillende functionaliteiten is de opleiding versnipperd geweest Projectverloop – Uitrolfase Wanneer Voorjaar 2014 Opleiding “Train the trainer” principe De opleiding wordt gegeven door de gebruikers zelf Change management - Roll-out team aanwezig waar vertegenwoordigers aanwezig zijn, elke functie met als doel: - “Go between” tussen hun functie en de uitrol van de applicatie Projectverloop – Uitrolfase Aandachtspunten - Opleiding bijgestuurd met aandacht voor achterliggende processen - Efficiënter inzetten van de helpdesk - Aanwezigheid van ondersteunende verpleegkundige in de afdeling bij de opstart - Correct gebruik van applicatie en volgen van processen Projectverloop – Uitrolfase Aandachtspunten - Bewaken kost dataverkeer - Performantie infrastructuur - Mobicontrole en opvolging van de in-out’s van de tablets EVD en het evoluerende zorglandschap Toekomstige uitdagingen − E-recipi − Communicatie met ziekenhuizen − Communicatie met verzorgenden/zorgkundigen gezinszorg aan het bed van de patiënt – Hoe observaties delen met verzorgenden/zorgkundigen, al dan niet uitgerust met een tablet? – Hoe observaties van zorgkundigen/verzorgenden opnemen in het EVD? DEMO
