Het Universeel Systeem Berenschot

Het Universeel Systeem Berenschot
(USB)
De maat bij functiewaardering
Berenschot Belgium
Functiewaardering:
onmisbaar bij modern beloningsbeleid
Het vormgeven aan een rechtvaardig en
aangepast beloningsbeleid is niet eenvoudig.
Welke criteria moeten bij de vormgeving worden
gehanteerd: de functiezwaarte, de schaarste op
de arbeidsmarkt, de inzet of de ervaring van de
medewerkers?
In de visie van Berenschot is functiewaardering
één van de hulpmiddelen bij de vormgeving van
een modern en consistent beloningsbeleid. Het
principe van functiewaardering bestaat uit het
analyseren en waarderen van de functies binnen
een organisatie. Het brengt een rangorde aan
naar zwaarte van de functies. Daarmee is
functiewaardering een belangrijke pijler voor de
onderbouwing van de beloning, naast andere
mogelijke toepassingen zoals beoordelingen,
competentiebeleid, assessment, werving en
selectie.
Een modern functiewaarderingssysteem moet
kunnen inspelen op een aantal belangrijke trends:



Met het Universeel Systeem Berenschot (USB)
presenteren
wij
een
modern
functiewaarderingsysteem, waarvan gebleken is
dat het voldoet aan de gestelde eisen en
maatschappelijke ontwikkelingen.
Universeel Systeem Berenschot (USB):
 Universeel;
 Analytisch (6 wegingscriteria);
 Genormeerd;
 Gedocumenteerd;
 Up-to-date;
 Aanvaard;
 Kwantitatief;
 Geïnformatiseerd;
 Sexeneutraal.
Het Universeel Systeem Berenschot wordt
toegepast in alle sectoren van het bedrijfsleven en
in non-profitorganisaties. Uiteraard wordt de
toepassing van het USB ondersteund door
geavanceerde geautomatiseerde hulpmiddelen.
Organisaties zijn gecompliceerder van
karakter geworden.
Een functiewaarderingssyteem dient hierop
te kunnen reageren.
In procedurele zin bestaat de behoefte om
functies meer in samenhang met elkaar en de
organisatie te beoordelen.
Er is een trend naar minder omslachtige en
meer outputgerichte functieomschrijvingen.
1
De ervaring en expertise van Berenschot
Ervaring
Berenschot is van oudsher actief op het terrein van de
functiewaardering. In de jaren vijftig en zestig werd
reeds een tweetal varianten op de GM methode
(Genormaliseerde Methode) ontwikkeld namelijk het
AS-systeem en het USF-systeem. Later ontwikkelde
Berenschot het USF’78, een vernieuwde versie van
het USF. Deze systemen zijn succesvol toegepast
binnen organisaties van velerlei aard en soort.
Het USB is in de loop van de jaren tachtig ontwikkeld
op basis van een jarenlange ervaring, wensen van
klanten (zowel managers, ondernemingsraden als
medewerkers,
vragen
uit
de
markt,
vakbondservaringen
en
systeemvergelijkingsonderzoeken en nadien verfijnt,
met een laatste grondige aanpassing rond het jaar
2005.
Expertise
De expertise en ervaring van Berenschot op het gebied
van functiewaardering, beloning en beoordeling zijn
geconcentreerd
in
2
aparte
adviesgroepen
Functiewaardering en Beloningsmanagement.
Het programma van de adviesgroepen omvat naast
functiewaarderingssystemen (waaronder het USB)
indelingsinstrumenten
voor
het
management,
beloningsstrategie-bepaling, algemene en maatwerksalaris-surveys
(nationaal
en
internationaal),
beloningsadviezen voor top- en middenkader, variabele
beloningssystemen, ontwerp en implementatie van
belonings- en beoordelingssystemen.
Onze klantenportefeuille omvat commerciële
dienstverlenende bedrijven, industriële bedrijven,
professionele en sectoriële organisaties alsook
organisaties op het terrein van de openbare
dienstverlening en de overheid.
Een belangrijk doel van deze productgroepen is om
voor elke situatie een oplossing op maat te vinden.
Hierbij streven wij naar een optimale samenhang
van verschillende HRM-tools.
Binnen de productgroepen worden nieuwe
(internationale) ontwikkelingen op het gebied van
de samenhang tussen werkorganisatie, beloning en
functiewaardering nauwlettend gevolgd en
verwerkt
in
productinnovaties.
2
Het Universeel Systeem Berenschot (USB)
Het Universeel Systeem Berenschot (USB) is een
integraal toepasbare methode voor functieanalyse- en
waardering, die voor alle functies (van hoog tot laag) in
zowel het bedrijfsleven als de non-profitsector kan
worden toegepast.
Het USB is een analytisch systeem van
functiewaardering. Functies worden gewogen a.d.h.v.
een aantal gezichtspunten. Per gezichtspunt kan een
bepaald aantal punten worden behaald. D.m.v.
optelling en wegingsfactoren komt een puntenaantal
tot stand.
I.Verantwoordelijkheidsbereik
impact/gevolgen
De gehanteerde gezichtspunten in het USB zijn:
II. Kennis en complexiteit
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
Onder kennis wordt verstaan:
 Het totaal aan feitenkennis, te weten: het
kennen van gegevens, methoden en/of
grondslagen, verkregen door opleiding en/of
praktijkervaring, dat moet worden beheerst
om de functie te kunnen uitoefenen.
Verantwoordelijkheidsbereik en impact/gevolgen
Kennis en complexiteit
Probleemoplossing en autonomie
Communicatie en overleg
Speciale vaardigheden/eisen
Werkomstandigheden
en
Onder het verantwoordelijkheidsbereik van een
functie wordt verstaan:
 Het bereik van de verantwoordelijkheden
van de functie in het kader van het realiseren
van de doelstellingen van de organisatie.
 De impact van de functie op de organisatie.
Onder complexiteit van de kennis wordt
verstaan:
 De mate van samengesteldheid van de
kennisgebieden bij de uitvoering van de
activiteiten.
III. Probleemoplossing en autonomie
Onder probleemoplossing en autonomie wordt
verstaan:
 De mate van diepgang en vrijheid van
handelen bij de oplossing van de in de
functie optredende vraagstukken en
problemen en/of bij de aanpak van
uitdagingen.
3
IV. Communicatie en overleg
De systeemonderdelen
Onder communicatie en overleg wordt verstaan:
 De eisen die gesteld worden om met anderen
zakelijke relaties te onderhouden en/of op te
bouwen.
Het systeem bestaat uit:
 Het
systeemboek,
met
uitgebreide
beschrijvingen
van
de
gehanteerde
gezichtspunten, bijbehorende tabellen en
definities van tabelingangen.
 Een systeemreferentieboek (door de vakbonden
goedgekeurd) en databanken met gegevens van
alle door Berenschot begeleide toepassingen.
 Een protocol met een set procedures.
 Diverse
hulpmiddelen,
waaronder
enquêteformulieren
voor
functies
en
organisatieonderdelen.
V. Speciale vaardigheden/eisen
Onder speciale vaardigheden/eisen wordt verstaan:
 De mate waarin bewegingsvaardigheid/-gevoel,
accuratesse en speciale eisen (geur-, kleur- en
smaakonderscheidingsvermogen) van belang zijn
bij de uitoefening van de functie.
VI. Werkomstandigheden
Van het systeemboek en het systeemreferentieboek
zijn
elektronische
versies
beschikbaar.
Onder werkomstandigheden wordt verstaan:
 De mate waarin bij de uitoefening van de functie
sprake is van bezwarende werkomstandigheden,
zoals uit te oefenen kracht, inspannende houding,
werkomstandigheden
(koude,
warmte,
temperatuursdruk, luchtvervuiling, werkomgeving)
en persoonlijk risico.
Eventueel kan dit laatste gezichtspunt buiten de
functiewaardering worden gehouden en afzonderlijk
gemeten en beloond worden.
4
Het USB: voordelen en mogelijkheden
Het USB biedt interessante mogelijkheden voor het
verwezenlijken van het personeelsmanagement.
De organisatie, de organisatieonderdelen en de
functies worden met het USB in kaart gebracht.
Doelstellingen en resultaten worden door een topdown-benadering vastgelegd.
Knelpunten, onduidelijkheden en overlappingen in
verantwoordelijkheden en taken worden in de fase van
de organisatie- en functieanalyse zichtbaar gemaakt en
teruggekoppeld naar het management.
Door de multidisciplinaire productontwikkeling van het
USB binnen Berenschot biedt het systeem tevens
aanknopingspunten voor gebruik op meerdere
terreinen van personeelsmanagement.
In het kader van werving en selectie leveren USBfunctieomschrijvingen
basisgegevens
op
voor
wervingsadvertenties en de formulering van functieeisen.
Tevens kan men voor het loopbaanbeleid gebruik
maken van de naar niveau en aard in een reeks
passende en met het USB geanalyseerde functies.
Logisch opeenvolgende functiepaden kunnen mede
vanuit
het
USB-functiemateriaal
worden
ontwikkeld.
Een ander terrein van meergebruik van het USB is
het beoordelingsbeleid.
Uit de organisatieonderdeel- en functieomschrijvingen kunnen doeleinden en/of aspecten
worden afgeleid, aan de hand waarvan
beoordelings- en functioneringsgesprekken kunnen
worden gevoerd.
5
De voordelen en mogelijkheden van het USB zijn in het
kort als volgt te omschrijven:

Het USB is ontwikkeld op basis van langdurige
ervaring met functiewaardering en studies naar
verschillende systemen. Het heeft de goedkeuring
van de vakbonden.

Berenschot houdt periodieke bijeenkomsten
met de systeemgebruikers, waarbij ervaringen
uitgewisseld en bepaalde thema’s behandeld
kunnen worden.

Het USB is universeel en kent een centrale
systeembewaking. Hierdoor blijven de resultaten
van de functiewaardering toetsbaar en vergelijkbaar
met die van andere organisaties.

Koppeling van de USB-uitkomsten aan de
verloningsdatabank van Berenschot biedt een
ingang voor de verdere vormgeving van het
beloningsbeleid.

Het USB is toepasbaar binnen uiteenlopende
arbeidsorganisaties, zowel in de profit- als in de
non-profit-sector. Het is geschikt voor de
beoordeling
van
alle
soorten
functies
(topmanagement, staf, lijn, research, lager kader,
uitvoering, etc.).

Het USB kan fungeren als een basissysteem
voor
verschillende
toepassingsvormen,
afhankelijk van de wensen van de klant.

Geautomatiseerde toepassing behoort tot de
mogelijkheden.

Het USB meet aan de hand van zes gezichtspunten
die de essentie van functies weergeven. Hierdoor
werkt het systeem snel en zijn de resultaten
duidelijk.

Als basis voor het USB fungeren verkorte
functieomschrijvingen. Dit maakt de toepassing
onderhoudsvriendelijk.
6
De invoering van het USB:
procedures en aanpak
Proces van invoering
Bij de invoering van het USB zijn vijf fases te
onderscheiden. De inrichting van elk van de fases is
mede afhankelijk van omvang en aard van de
organisatie en opvattingen van de besluitvormende
instanties zoals directie, ondernemingsraad of syndicale
vertegenwoordiging. Hierna geven wij de fases in
hoofdlijnen weer. Voor geïnteresseerden is echter ook
een uitgebreid algemeen protocol (draaiboek)
beschikbaar.
De fases kunnen als volgt worden getypeerd:
Fase 1: Voorbereiding en introductie
Fase 2: Organisatie- en functieanalyse
In deze fase wordt een projectdraaiboek of
bedrijfsprotocol opgesteld, waarin alle te verrichten
activiteiten, besluitvormingsmomenten, de rollen van
de diverse partijen en dergelijke worden vermeld.
Daarnaast vindt de voorbereiding plaats van de
projectorganisatie
(werkgroep,
stuurgroep
en
eventuele begeleidingscommissie). Een stuurgroep of
begeleidingscommissie vervult in het algemeen de rol
van procesbewaker; een werkgroep of projectgroep
fungeert als uitvoerend orgaan.
De communicatie van het personeel en de formulering
van principes voor participatie, vormen belangrijke
onderdelen van deze fase. De communicatie aan het
personeel speelt een belangrijke rol, zowel voor,
tijdens als na afronding van het onderzoek.
In deze fase dient eerst de organisatie te worden
vastgelegd. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van
zogeheten organisatie- of afdelingsgebonden
beschrijvingen,
waarbij
ook
de
doelstellingenanalyse aan de orde kan komen.
Hierbij worden de doelstelling van een
organisatieonderdeel (bestaansreden), de input en
output en de hoofdactiviteiten vastgelegd.
Vervolgens kan de beschrijving en analyse van de
functies plaatsvinden. Het is van groot belang voor
de
besluitvorming
dat
de
opgestelde
organisatiebeschrijvingen en functieomschrijvingen
door de leiding worden onderschreven en
goedgekeurd. Tevens zullen de functiehouders hun
omschrijvingen naar vorm en inhoud moeten
kunnen herkennen. Een ‘akkoord’ op de functieinhoud door de leiding alsmede door de betrokken
functiehouders of hun woordvoerders (draagvlak) is
noodzakelijk alvorens de fase functiewaardering
met het USB van start kan gaan.
7
Fase 3: Functiewaardering met het USB
In deze fase vindt de waardering van de functies plaats
door Berenschot consultants. Eventueel kunnen in het
waarderingsproces
evaluatiecommissies
bij
de
besluitvorming worden ingeschakeld, bestaande uit
leden van de organisatie (leiding, medewerkers,
ondernemingsraad, etc.).
In dergelijke commissies wordt de organisatie, met
behoud van de systeemverantwoordelijkheid van
Berenschot, betrokken in het wegen en waarderen van
functies. Het resultaat van deze fase wordt vastgelegd
in een zogenaamd functiehuis, waarin de
organisatieonderdeelbeschrijvingen,
functiebeschrijvingen
en
het
gekozen
functieclassificatiemodel zijn opgenomen. Als er een
akkoord is over het functiehuis, kan de besluitvorming
plaatsvinden over de praktische implicaties zoals
loonbeleid, evaluaties,…
Fase 4: Ontwikkeling salarisstructuur
(optioneel)
 Het ontwikkelen van modellen voor de
loonstructuur; het berekenen van loonsomconsequenties; het formuleren van
regelgeving voor de indeling.
Indien de voorstellen voor een loonstructuur en de
bijbehorende regelgeving klaar zijn, treedt een fase
van besluitvorming in. Afhankelijk van de structuur
zal de leiding van de organisatie overleg moeten
voeren met de ondernemingsraad, vakbonden,
beroepsorganisaties of federaties en dergelijke.
Fase 5: Implementatie en nazorg
In deze fase vindt het toepassen van de nieuwe
functieclassificatie plaats. Het is van groot belang
dat de informatie aan de medewerkers over hun
functie(groeps)indeling (in relatie tot de andere
functies/functie-indeling) en eventueel aangepast
loontraject op een goede en zorgvuldige wijze
gebeurt.
Ten slotte is behandeling van eventuele knelpunten
en beroepsgevallen mogelijk.
In deze fase wordt een aantal werkzaamheden
uitgevoerd ter ontwikkeling van een beloningsbeleid en
loonstructuur. Soms zal de loonstructuur een gegeven
zijn, bijvoorbeeld omdat deze door een CAO of door
centrale regelgeving is voorgeschreven. In die gevallen
is fase 4 niet van toepassing.
In die situaties, waarin de invoering van het USB wordt
gecombineerd met de vormgeving van een nieuwe
loonstructuur, komen ondermeer de volgende
adviesactiviteiten aan de orde:
 Het analyseren van de bestaande situatie: het
verzamelen en analyseren van de huidige
salarisdata; het analyseren en weergeven van de
bestaande salarispraktijk.
 Een externe vergelijking: het vergelijken met
andere, relevant geachte ondernemingen.
 Het formuleren en uitwerken van het gewenste
beloningsbeleid.
8
Onderhoud en systeemhouderschap
Het is gebruikelijk dat Berenschot met organisaties waar
het USB wordt toegepast, afspraken maakt over het
onderhoud van het systeem. Nieuwe of gewijzigde
functies moeten worden aangepast, dan wel uitgebreid.
Per situatie zullen onderhoudsafspraken worden
gemaakt. De aard van de afspraken is afhankelijk van
ondermeer de specifieke klantensituatie, de uitkomsten
van de beleidsafspraken tussen partijen en de aard van
systeemtoepassing.
Goed onderhoud is van essentieel belang om met een
systeem van functiewaardering de toekomst in te gaan.
In de praktijk wordt dit belang nogal eens onvoldoende
onderkend. Dit betreft voornamelijk het omgaan met
functie-/ organisatieveranderingen en de hieruit
voortvloeiende wijzingen in functie-niveaus.
Het gaat hierbij om het signaleren van functies die door
organisatieveranderingen in niveau omlaag c.q. omhoog
gaan. Goede onderhoudsprocedures zijn een essentieel
hulpmiddel bij de beheersing van een eenmaal
ingevoerd
systeem
van
funtiewaardering.
9
De verschillende toepassingsvormen
van het USB
Met het USB kunnen verschillende toepassingsvormen
worden ontworpen. Deze hebben veelal als doel het
aanbrengen van meer flexibiliteit in de toepassing of de
beloning, het inschakelen van het lijnmanagement bij
indelingen
en
het
hanteren
van
het
functiewaarderingssysteem
als
een
‘tool
of
management’.
Eén van de flexibele indelingsinstrumenten is de FNM
(Functieniveaumatrix). Hierbij kan het management zelf
functies indelen of indelingsvoorstellen doen.
Basis voor de FNM is een functieraster, waarbij de
functies ingedeeld zijn in functieladders (verticaal) en
functie(familie)groepen (horizontaal). Tevens worden
bij de constructie van de FNM per functiegroep
niveaubepalende elementen aangegeven. Organisaties
kunnen er echter ook voor kiezen uitsluitend op basis
van het functieraster en/of van functieladders in te
delen of indelingsvoorstellen te doen.
Als basis voor het indelingsinstrument wordt altijd
een met het USB onderbouwde set
referentiefuncties opgesteld.
Bij het hanteren van de FNM als ‘tool of
management’ bestaat de mogelijkheid om niet
alleen de huidige organisatiestructuur, maar ook
de taakstellende (toekomstige) organisaties te
beschrijven.
Uit
de
taakstellende
afdelingsen
functieomschrijvingen
kunnen
vervolgens
‘functietrajecten’
worden
gedestilleerd,
waarlangs de organisatie en de medewerkers zich
verder kunnen ontwikkelen.
Uitnodiging voor een oriënterend gesprek
Voor een oriënterend gesprek en een nadere
toelichting kunt u een afspraak maken met:
Berenschot Belgium,
Tel.
02-777 06 45
Mail: [email protected]
of raadpleeg www.berenschot.be
10