Klokkenluidersregeling

Procedure Klokkenluidersregeling
Werkingsgebied : De Zijlen
Eigenaar: Manager Advies & Ondersteuning
1.
Evaluatiedatum: 01-07-2016
Uitgiftedatum:
22-07-2014
Pagina 1 van 3
Versie : 3
Inleiding
Binnen De Zijlen is een integriteitcode vastgesteld. Daarin staat vermeld wat De Zijlen bedoelt met integer
handelen. Gedrag dat in strijd is met deze integriteitcode of sterke vermoedens van dergelijk gedrag, dient
door de medewerker direct bij de leidinggevende te worden gemeld. Indien de leidinggevende niet
adequaat reageert, of wanneer het een overtreding van de leidinggevende zelf is, kan gebruik worden
gemaakt van de klokkenluidersregeling. Deze regeling is vastgesteld, omdat De Zijlen het belangrijk vindt
dat medewerkers op adequate en veilige wijze melding kunnen doen van eventuele vermoedens van een
overtreding van de integriteitcode en/of misstanden.
Reikwijdte
De klokkenluidersregeling is van toepassing op iedereen die in loondienst is van De Zijlen. Ook vrijwilligers, uitzendkrachten, gedetacheerden, invalkrachten en stagiairs vallen onder de regeling.
Gerelateerde documenten
Beleid integriteitcode
Beleid ongewenste gebeurtenissen
Beleid cliëntinformatie en cliëntendossier
Privacyreglement cliënten
2.
Toepassing klokkenluidersregeling
Deze regeling is uitdrukkelijk niet bedoeld voor het melden van persoonlijke klachten door medewerkers
over hun persoonlijke aangelegenheden, of het uiten van kritiek op de door de bestuurder gemaakte beleidskeuzes.
Het gaat hier om (op redelijke gronden gebaseerd vermoede) feiten of situaties waarbij een
maatschappelijk belang in het geding is dan wel kan komen, en die binnen de invloedssfeer van De Zijlen
voorkomen. Hierbij kan gedacht worden aan een (dreigend) gevaar voor de gezondheid, de veiligheid of
het milieu. Maar ook aan een (dreigend) strafbaar feit, schending van de wet- en regelgeving, onethisch
gedrag, misleiding van justitie, overheid of het publiek, dan wel het bewust achterhouden, vernietigen of
manipuleren van informatie over deze feiten of situaties, of andere vormen van fraude.
3.
Procedure
Bij de klokkenluidersregeling wordt de volgende procedure gevolgd:
1. De medewerker (hierna te noemen ‘de melder’) die een (vermoeden van) een ernstige overtreding
van de integriteitcode of een misstand constateert, meldt dit eerst bij de direct leidinggevende of
vertrouwenspersoon, of, wanneer het een overtreding of een misstand door de leidinggevende
betreft, bij de naasthogere leidinggevende. De melder wordt daarbij gevraagd de melding nog
eens schriftelijk te doen.
2. De leidinggevende, managementteamlid of bestuurder, bij wie de overtreding wordt gemeld, legt
deze melding schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord door de melder tekenen. De
melder ontvangt een afschrift. Schriftelijke vastlegging van de misstand vindt niet plaats indien de
melder daartegen bezwaar maakt.
3. De leidinggevende of het managementteamlid draagt er zorg voor dat de bestuurder, afhankelijk
van de aard van de melding, onverwijld op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden
van een overtreding en van de datum waarop de melding ontvangen is.
4. De melder en degene aan wie het vermoeden van de overtreding gemeld is, behandelen de
melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de bestuurder wordt geen informatie verschaft
aan derden binnen of buiten de organisatie. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de
melder niet worden genoemd en zal de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de
melder, voor zover mogelijk, gewaarborgd is.
5. Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de melding wordt de melder door of
namens de bestuurder schriftelijk op de hoogte gebracht van het standpunt van de bestuurder
Printdatum: 24-7-2017 20:08
De papieren versie is alleen geldig op printdatum
Procedure Klokkenluidersregeling
Werkingsgebied : De Zijlen
Eigenaar: Manager Advies & Ondersteuning
Evaluatiedatum: 01-07-2016
Uitgiftedatum:
22-07-2014
Pagina 2 van 3
Versie : 3
over het gemelde vermoeden van een overtreding. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen
de melding heeft geleid.
6. Indien het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de melder door of
namens de bestuurder hiervan in kennis gesteld en zal worden aangegeven binnen welke termijn
hij een standpunt tegemoet kan zien.
7. Indien na onderzoek blijkt dat er sprake is van een onterechte melding, zal degene over wie de
melding is gedaan worden gerehabiliteerd. De melder zal door degene die het onderzoek heeft
uitgevoerd op de hoogte worden gesteld van de uitkomst van het onderzoek.
Melding aan de raad van toezicht
De melder kan (het vermoeden van) een misstand of een overtreding op deze klokkenluidersregeling bij
de raad van toezicht melden, enkel en alleen indien:
- hij het niet eens is met het standpunt van de bestuurder;
- hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de hierboven genoemde termijn;
- de termijn, gelet op alle omstandigheden, onredelijk lang is en de melder hiertegen bezwaar heeft
gemaakt bij de bestuurder, doch deze daarop niet een kortere, redelijke termijn heeft aangegeven;
- het vermoeden van een overtreding of een misstand de bestuurder betreft;
- er sprake is van één van de volgende uitzonderingen:
- een eerdere interne melding conform de procedure van in wezen dezelfde overtreding of misstand, die deze niet heeft weggenomen;
- een situatie waarin werknemer in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van
een interne melding.
Bij een melding aan de raad van toezicht wordt de volgende procedure gevolgd:
1. De melding wordt gedaan aan de voorzitter van de raad van toezicht die fungeert als ‘postbus’.
Hij/zij legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, desgevraagd schriftelijk vast en
laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de melder, die daarvan een afschrift ontvangt.
2. De voorzitter van de raad van toezicht stuurt een ontvangstbevestiging aan de melder op zijn/haar
privé-adres. Als de melder het vermoeden van een overtreding al eerder heeft gemeld, dan wordt
in de ontvangstbevestiging gerefereerd aan de oorspronkelijke melding.
3. Direct na de melding zal een onderzoek worden gestart door of in opdracht van de raad van
toezicht.
4. De melder en degene aan wie het vermoeden van de overtreding is gemeld, behandelen de
melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de raad van toezicht wordt geen informatie
verschaft aan derden binnen of buiten de stichting. Bij het verschaffen van informatie zal de naam
van de melder niet worden genoemd en zal de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit
van de melder voor zover mogelijk is gewaarborgd.
5. Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de melding wordt de melder door of
namens de raad van toezicht schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt
omtrent het gemelde vermoeden van een overtreding. Daarbij wordt aangegeven tot welke
stappen de melding heeft geleid.
6. Indien het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de melder door of
namens de raad van toezicht hiervan in kennis gesteld en zal worden aangegeven binnen welke
termijn hij een standpunt tegemoet kan zien.
7. Nadat de procedure is afgerond zal er tussen de betrokkenen een evaluatie plaatsvinden over het
verloop van de meldingsprocedure.
Anonimiteit
De melding wordt anoniem gehouden door degene bij wie de melding is gedaan, tenzij de melder
nadrukkelijk afziet van anonimiteit.
Printdatum: 24-7-2017 20:08
De papieren versie is alleen geldig op printdatum
Procedure Klokkenluidersregeling
Werkingsgebied : De Zijlen
Eigenaar: Manager Advies & Ondersteuning
Evaluatiedatum: 01-07-2016
Uitgiftedatum:
22-07-2014
Pagina 3 van 3
Versie : 3
Rechtsbescherming
De medewerker die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn of haar positie benadeeld als gevolg van het melden.
Printdatum: 24-7-2017 20:08
De papieren versie is alleen geldig op printdatum