Commence en Word: Letter Templates

Commence en Word: de samenvoegmacro
Beschrijving van de werking van Commence Letter Templates in combinatie met de Word macro zoals
geleverd door Vovin Services.
Tip: je kunt dit document zelf als template gebruiken, ter illustratie.
Dit document heeft betrekking op Commence 4.1 t/m versie RM. In versie 2.1 en hoger werken
templates die langs deze weg zijn gemaakt nog wel, maar aanbevolen wordt de nieuwe manier die
deze versie biedt te gebruiken.
Commence Letter Templates zijn Word documenten, met de extensie .doc (niet .dot!). Deze kunnen
gemaakt worden op dezelfde wijze als ieder ander Word document.
Voor het samenvoegen met Commence gebruik je veldnamen tussen speciale tekens, bijvoorbeeld:
Aanhef
Adres 1
Adres 2
Adres 3
Land
Email
(%Aanhef formeel%)
(%Werkt bij%%Bedrijf%%Post_adres_1%)
(%Werkt bij%%Bedrijf%%Post_adres_2%)
(%Werkt bij%%Bedrijf%%Post_Postcode_Plaats%)
(%Werkt bij%%Bedrijf%%Land%)
(%email veld%)
(N.B. afhankelijk van de namen van de velden in jouw database worden deze velden bij het
samenvoegen van dit document als template al dan niet ingevuld; niet in alle databases zijn de
veldnamen exact gelijk)
Ieder veld uit de Commence categorie (en evt. connecties met die categorie) waarop de template is
gebaseerd kan worden gebruikt. Dit zal vrijwel altijd de categorie Medewerker zijn, maar templates
kunnen voor iedere categorie worden gemaakt.
Voor eenvoudig invoegen van velden in templates, activeer in Word de Commence werkbalk (Beeld –
Werkbalken of View – Toolbars) en kies CmcGetFields.
Wanneer je velden in een template toevoegt, voeg deze dan toe vanuit de categorie waarvoor je de
template maakt. Zie bovenstaande veldnamen als voorbeeld van velden in de categorie Medewerker.
Bij het aanmaken van een document vanuit Commence, worden deze velden middels een Word
macro, die de gegevens uit de database uitleest, ingevuld.
Daarnaast gebruikt de Word macro zoals geleverd door Vovin een aantal andere functies, gebaseerd
op functionaliteit die Word biedt
Of deze functionaliteit wordt geactiveerd, hangt af van het feit of de regel
<startZetDatumOnderwerpInitiaalJN> (deze regel <startZetDatumOnderwerpInitiaalJN> wordt
verwijderd bij het samenvoegen)
voorkomt in de template. Is deze er, dan zullen de Vovin functies worden uitgevoerd. Deze bestaan
eruit, dat datum, onderwerp en initialen worden ingevoegd. Vovin gebruikt zgn. Bladwijzers
(Bookmarks) om te bepalen wat wel en wat niet ingevuld moet worden.
Afhankelijk van de aanwezigheid van de volgende bladwijzers worden de volgende dingen ingevuld:
Bookmark
DocumentInitialen
DocumentDatum
DocumentOnderwerp
1
Ingevuld wordt
Intialen (zoals ingevuld in Word)1
Systeemdatum
Onderwerp (zelf in te vullen)
vanaf Word macro versie 18, anders zelf in te vullen
Voorbeeld (tip: activeer de weergave van bladwijzers):
Hier staat de bookmark DocumentInitialen:
Hier staat de bookmark DocumentDatum: :
Hier staat de bookmark DocumentOnderwerp: :
Wil je een van deze elementen niet gebruiken, dan moet je ze niet in de template zetten.
Speciale situaties
De commando’s Send Letter/To selected item... , of Send Letter/To All items... en dan Print
vormen een uitzondering. In dit geval wordt een eventuele regel <startZetDatumOnderwerpInitiaalJN>
niet verwijderd. Houd daar rekening mee, met name als je documenten naar meerdere personen
maakt. In de template daarvoor dient deze regel niet voor te komen!
Overigens staat het oplossen van deze uitzondering op mijn To-Do lijst :)
arno