deelnemers reglement - International Whisky Festival

22042010
DEELNEMERS REGLEMENT
International Whisky Festival / Whisky Live Leiden 2010
Openingstijden bezoekers:
Vrijdag 12 november 2010
Zaterdag 13 november 2010
Zondag 14 november 2010
Locatie:
Pieterskerk te Leiden
Kloksteeg 16
2311 SL Leiden
van 13.00 tot 17.00 uur (VIP sessie)
van 19.00 tot 23.00 uur
van 13.00 tot 17.00 uur
van 19.00 tot 23.00 uur
van 12.00 tot 13.00 uur (alleen vakmensen)
van 13.00 tot 17.00 uur(gewijzigde openingstijd)
www.pieterskerk.com
Tel. 071 – 51 24 319
Op/afbouw
Opbouw en stand-inrichting:
o Donderdag van 13.00 tot 17.00 uur, tenzij anders is afgesproken.
o Vrijdag van 08.00 tot 11.00 uur, tenzij anders is afgesproken.
Demontage:
o Zondag, vanaf 17.00 tot 23.00 uur. Om de bezoekers zoveel mogelijk waar voor hun geld te
geven verzoeken wij u dringend om uw stand tot 17.00 uur volledig intact te laten.
o De kerk dient op zondagavond leeg opgeleverd te worden.
o Let wel: standwanden, die door de organisatie zijn geplaatst worden zondagavond allemaal
weggehaald, aanvang 18.00 uur.
Transport in de kerk:
NIET TOEGESTAAN: het gebruik van eigen palletwagens en rollend materiaal met harde banden.
o Zowel tijdens de opbouw, als op zondagavond is er een heftruck met chauffeur van de kerk
aanwezig. Deze zal de materialen naar uw stand brengen.
o Beschadigingen aan dit monument, veroorzaakt door het niet navolgen van deze instructie zal
worden doorbelast aan de veroorzaker van de schade.
Bewaking:
Van vrijdag t/m zondag is er bewaking op het festival aanwezig.
De organisatie is echter uitdrukkelijk niet verantwoordelijk voor diefstal of beschadigingen welke
gedurende of na sluitingstijd van het International Whisky Festival plaatsvinden.
Aanwijzingen van de bewaking dienen opgevolgd te worden.
International Whisky Festival/Whisky Live Leiden
Secretariaat: Badhuisstraat 73, 4381 LP Vlissingen. Tel. Nr. 0118 441777 Fax 0118 441888
E-mail: [email protected] Web-site: www.whiskyfestival.nl
Naam organisatie: Highland Consultancy BV
ING bank 65.05.84.740 (IBAN: NL81 INGB 0650 5847 40) BIC of SWIFT code INGBNL2A
BTW nr.: NL0034.78.427.B.01
K.v.K. nr.: 3905 1899
Laden lossen en parkeren
Laden en lossen rond de kerk is lastig, daar er slechts beperkte ruimte aanwezig is. De bewaking
coördineert het laden en lossen. Om dit in goede banen te leiden, verzoeken we iedereen naar hen te
luisteren. Wilt u hierover ook uw standbouwer(s) instrueren svp. Na het lossen van de auto dient
de auto buiten de omgeving van de kerk geparkeerd te worden. Wij raden u het grote parkeerterrein
aan de Haagweg of bij de Groenoordhallen aan(zie route op www.whiskyfestival.nl.)Hier kunt u de
auto 24 uur parkeren voor € 6,-- (indien u de parkeerkaart bestelt bij de organisatie)
Vanaf het parkeerterrein is er gratis vervoer naar de Pieterskerk op:
 Donderdag, vrijdag en zaterdag van 06.30 tot 02.00 uur
 Zondag
van 10.00 tot 24.00 uur.
Telefoonnummer van de shuttle dienst 071 – 512 00 71
De parkeerkaart voor het parkeerterrein aan de Haagweg kunt u ook ter plekke kopen, dan betaalt u
€ 10,-- voor 24 uur. Indien u via de organisatie bestelt, betaalt u bovenstaand tarief.

GRAAG UW MEDEWERKING TIJDENS HET LADEN EN LOSSEN
Standbouw:
Goedkeuring van ontwerp van de stand:
Indien u uw eigen standbouw laat verzorgen door een extern bedrijf, dienen de tekeningen van de
stand uiterlijk 3 weken vóór aanvang van het festival ter goedkeuring te worden aan- geboden aan
Frans van der Geest.
De standbouwer dient een plattegrond van de te bouwen stand in 2-voud in te sturen
(1 exemplaar voor de festival organisatie en 1 exemplaar voor de brandweer).
Op deze plattegrond dienen de afmetingen van de stand duidelijk te worden aangegeven, zowel lengte,
als breedte en hoogte.
Voorschriften stand-indeling:
 Rijstand
: Deze dient aan de voorzijde geheel open te zijn.
 Hoekstand : Deze dient aan 2 zijden open te zijn.
 Kopstand
: Deze dient aan 3 zijden open te zijn.
 Eiland stand : Deze dient aan 4 zijden open te zijn.
Standbouw in de gangpaden is niet toegestaan.
Bemanning van de stand:
Alle stands dienen tijdens de openingstijden van het festival, ook tijdens de Vaksessie, bemand te
zijn. Wij verzoeken alle deelnemers en participanten hieraan gehoor te geven.
Onderverhuur van de stand:
Het is deelnemers niet toegestaan, hun stand, of delen hiervan onder te verhuren aan derden.
Onderverhuur is alleen mogelijk nadat schriftelijk toestemming is verkregen van de festival
organisatie. Aanvragen tot onderverhuur kunnen tot uiterlijk 1 maand vóór het festival ingediend
worden bij het secretariaat.
International Whisky Festival/Whisky Live Leiden
Secretariaat: Badhuisstraat 73, 4381 LP Vlissingen. Tel. Nr. 0118 441777 Fax 0118 441888
E-mail: [email protected] Web-site: www.whiskyfestival.nl
Naam organisatie: Highland Consultancy BV
ING bank 65.05.84.740 (IBAN: NL81 INGB 0650 5847 40) BIC of SWIFT code INGBNL2A
BTW nr.: NL0034.78.427.B.01
K.v.K. nr.: 3905 1899
Elektriciteit op de stand:
Alle stands zijn voorzien van 1 stekkerdoos van 1.000 Watt. Indien dit niet toereikend is voor uw
stand, verzoeken wij u dit z.s.m. aan Frans van der Geest te laten weten. De kosten voor extra
stroomverbruik zullen worden doorbelast aan de standhouder.
Internet aansluiting:
Er kan een internet aansluiting gerealiseerd wordt. Kosten hiervoor bedragen € 75,-- excl. BTW per
aansluiting.
Entree bewijzen deelnemers:
Ook dit jaar zal er tijdens het festival gewerkt worden met “polsbandjes” voor standhouders en hun
medewerkers. Er wordt met verschillende kleuren gewerkt (vrijdag, zaterdag en zondag). Bij de entree
dient men aan de kaartcontrole de polsband te tonen. Op vertoon van de polsband heeft u doorlopend
toegang tot het festival en kunt u gratis gebruik maken van het toilet. Er zullen géén andere
deelnemerskaarten dan polsbanden worden verstrekt.
Entreekaarten relaties/genodigden:
Genodigden kaarten kosten € 25,-- per stuk en geven toegang tot 1 van de vier normale sessies. Voor
de VIP sessie op vrijdagmiddag 12 november zijn de kosten € 55,-- per kaart (inclusief 20 drams) en
€ 35,-- (zonder drams) Alle genoemde prijzen zijn excl. BTW.
Glazen op de stand
Tasting glazen voor de stands kunt u vooraf bestellen via het formulier extra’s. Deze kosten
€ 10,-- per doosje(6 glazen)Tijdens het festival kunt u(indien voorradig) glazen bijkopen. Gratis
glazen worden niet meer verstrekt. Het staat u natuurlijk vrij om eigen glazen mee te brengen.
Verkoop flessen whisky:
Er mag tijdens het festival GEEN whisky (ook geen miniaturen) worden verkocht en/of weggegeven
worden, dit op straffe van uitsluiting.
Indien deelnemer(s) toch fles(sen) verkopen zal de organisatie de deelname van deze standhouder per
direct beëindigen. Mocht de organisatie van het festival nadelige gevolgen ondervinden van de
verkoop van flessen door één of meerdere deelnemers, zal de organisatie de schade claimen op
betreffende deelnemer(s).
Verkoop aanverwante artikelen:
Dit is uitsluitend in en bij uw eigen stand toegestaan in overleg -en met toestemming van de
organisatie.
Foldermateriaal
Het uitdelen van “eigen” foldermateriaal is uitsluitend toegestaan bij uw eigen stand en in overleg met
de organisatie bij de deur van de kerk na afloop van de sessies.
International Whisky Festival/Whisky Live Leiden
Secretariaat: Badhuisstraat 73, 4381 LP Vlissingen. Tel. Nr. 0118 441777 Fax 0118 441888
E-mail: [email protected] Web-site: www.whiskyfestival.nl
Naam organisatie: Highland Consultancy BV
ING bank 65.05.84.740 (IBAN: NL81 INGB 0650 5847 40) BIC of SWIFT code INGBNL2A
BTW nr.: NL0034.78.427.B.01
K.v.K. nr.: 3905 1899
Dram:
De dram is het exclusieve betaalmiddel op het festival. Dit wordt gebruikt voor de duurdere en
exclusievere whisky’s. Verzoek aan de standhouders is om duidelijk op de stand aan te geven wat u
vraagt aan extra drams.
Stelregel hiervoor is:
 Flessen met een winkelwaarde tot € 45 gratis proeven
 Flessen met een winkelwaarde tussen € 45 en € 65, 1 dram
 Daarboven per bandbreedte van ongeveer € 20, steeds 1 dram extra
De bezoekers kopen de drams tijdens het festival op de stand van de organisatie. Niet gebruikte drams
kunnen hier na afloop weer worden omgewisseld. Elke standhouder ontvangt een envelop. Hierin
dienen na elke sessie de ingenomen drams ingeleverd te worden bij de stand van de organisatie. Wij
verzoeken de standhouders de drams bij de telling per 10 te bundelen. De organisatie zal elastiekjes
verstrekken. Verrekening van de drams vindt plaats na afloop van het festival, op basis van 75% voor
de standhouder en 25% voor de organisatie. De waarde van 1 dram is gelijk aan 1 Euro (inclusief 19%
BTW). Openstaande facturen worden verrekend.
Roken:
Roken in de Pieterskerk is verboden. Voor de liefhebbers van roken is er een aparte tent geplaatst
naast de kerk met een speciale doorgang.
Catering:
o Tijdens het Festival zal dit jaar de catering geheel in handen van een externe cateraar zijn. Voor
het koor van de kerk, bevindt zich de catering, waar ook zitjes zullen worden geplaatst.
o Tijdens de opbouw op vrijdag zal er gratis koffie, thee en broodjes aanwezig zijn voor de
standhouders en hun medewerkers.
o Iedere standhouder ontvangt een aantal consumptiebonnen voor koffie en thee tijdens de sessies
dit aan de hand van het door u opgegeven aantal medewerkers op de stand.
Prijzen:
Onder de bezoekers die via internet hun entreekaarten bestellen wordt een x-aantal prijzen verloot.
Indien u prijzen beschikbaar wilt stellen, verzoeken wij dit aan ons kenbaar te maken.
Maaltijden participanten/ standhouders:
Op vrijdagmiddag voor aanvang van de VIP sessie zal er gratis koffie en thee voor de standhouders
zijn. Tevens zorgt de organisatie voor 2 gratis broodjes p.p. aan de hand van de door u opgegeven
aantallen medewerkers op de stand. Tijdens de VIP sessie zijn er feestelijke hapjes. Lunch op zondag
vervalt n.a.v. de wijziging van de vaksessie. U wordt verzocht om het diner op vrijdag en
zaterdagavond zelf te regelen. Leiden heeft 300 restaurants!
Ter informatie:
Dichtbij de kerk bevinden zich o.a. onderstaande restaurants:
 Restaurant het Prentenkabinet, Kloksteeg 25, 2311 SK Leiden (aan de andere kant van de
kerk). Tel. 071 – 512 6666 of fax. 071 – 512 5250
 Restaurant De Malle Jan. Reserveringen telefonisch 071 – 512 3888
 North End Pub, tel. 071 – 512 1541
International Whisky Festival/Whisky Live Leiden
Secretariaat: Badhuisstraat 73, 4381 LP Vlissingen. Tel. Nr. 0118 441777 Fax 0118 441888
E-mail: [email protected] Web-site: www.whiskyfestival.nl
Naam organisatie: Highland Consultancy BV
ING bank 65.05.84.740 (IBAN: NL81 INGB 0650 5847 40) BIC of SWIFT code INGBNL2A
BTW nr.: NL0034.78.427.B.01
K.v.K. nr.: 3905 1899
Afval:
Kosten van afval stijgen elk jaar exorbitant, niet alleen doordat we jaarlijks met z’n allen meer afval
achterlaten, maar ook doordat de verwijderingsbijdrage van kosten van afvalverwerking gigantisch
stijgen.Tijdens het festival wordt een medewerker aangesteld om na afloop van elke sessie, de afvoer
van afval in goede banen te leiden.Wij verzoeken u vriendelijk uw medewerking te verlenen, zodat
alles goed en vlot kan verlopen.
Karton en papier:
o Kokers en mooie verpakkingen van Whisky flessen, graag inleveren bij balies aan de zijkant
van de garderobe. Deze zullen meegegeven worden aan bezoekers bij het verlaten van het
festival.
o Dozen, graag plat maken en op een aparte stapel voor uw stand leggen, na afloop van elke
sessie.
o Papier in een doos eveneens voor uw stand plaatsen, na afloop van elke sessie.
Glas:
o
Lege flessen graag voor uw stand plaatsen, na afloop van elke sessie.
Overig afval:
o Plastic, etensresten, etc. liefst in gesloten plastic zakken voor uw stand zetten na afloop van
elke sessie. Plastic zakken zijn eventueel te verkrijgen bij de stand van de organisatie.
Annuleringskosten:
Tot 12 oktober 2010 is 50% van de overeengekomen standhuur verschuldigd. Daarna berekenen wij u
100% van de overeengekomen standhuur.
Aansprakelijkheid:
Tijdens het gehele evenement zal de organisatie er alles aan doen uw eigendommen te beschermen.
Wij wijzen u er echter op dat de organisatie geen enkele aansprakelijkheid aanvaardt ten aanzien van
voertuigen of goederen, noch voor transacties die tussen deelnemers en derden of deelnemers
onderling worden aangegaan.
Het is deelnemers niet toegestaan producten of diensten aan te bieden, welke niet op het
inschrijf formulier zijn omschreven.
Verkoop van flessen whisky, ook miniaturen, is verboden, zie elders in dit reglement.
Voorts is het deelnemers uitdrukkelijk verboden om zonder toestemming van de organisatie hun
standruimte onder te verhuren aan derden.
International Whisky Festival/Whisky Live Leiden
Secretariaat: Badhuisstraat 73, 4381 LP Vlissingen. Tel. Nr. 0118 441777 Fax 0118 441888
E-mail: [email protected] Web-site: www.whiskyfestival.nl
Naam organisatie: Highland Consultancy BV
ING bank 65.05.84.740 (IBAN: NL81 INGB 0650 5847 40) BIC of SWIFT code INGBNL2A
BTW nr.: NL0034.78.427.B.01
K.v.K. nr.: 3905 1899
Vragen:
Wij hebben de taken gescheiden.
o
Vragen t.a.v. standbouw en logistiek/ facturen en betalingen
Frans van der Geest
[email protected]
Secretariaat
Badhuisstraat 73
4381 LP Vlissingen
Tel. 0118 – 441 777
Fax. 0118 – 441 888
o
Vragen t.a.v. web site, whisky, drams en algemene zaken
Wouter Wapenaar
GSM 06 – 54 301 304
[email protected]
Miriam den Hertog
[email protected]
Calamiteiten;
Tijdens het festival kunt u altijd terecht bij een van ons:
Frans van der Geest
Wouter Wapenaar
Miriam den Hertog
06 – 22487749
06 – 54301304
06 – 22949654
Via de stand van de organisatie kunt u ons altijd bereiken.
Bestelformulier:
Het bestelformulier voor genodigde kaarten/parkeerkaarten etc. ontvangt u in september per
post. Ook kunt u binnenkort deze formulieren downloaden vanaf de site
www.whiskyfestival.nl/importeur
Tot ziens op het 11e International Whisky Festival!!
Wouter Wapenaar
Frans van der Geest
International Whisky Festival/Whisky Live Leiden
Secretariaat: Badhuisstraat 73, 4381 LP Vlissingen. Tel. Nr. 0118 441777 Fax 0118 441888
E-mail: [email protected] Web-site: www.whiskyfestival.nl
Naam organisatie: Highland Consultancy BV
ING bank 65.05.84.740 (IBAN: NL81 INGB 0650 5847 40) BIC of SWIFT code INGBNL2A
BTW nr.: NL0034.78.427.B.01
K.v.K. nr.: 3905 1899