Calculeren van applicatiebeheer - Ngi-NGN

Calculeren van Applicatiebeheer
Presentatie 7 oktober 2003 voor NGI afdeling Noord
Marco Luiten - Manager BCPM
John Rutten - Business Consultant
Programma
17:30 Voorstellen
17:40 Inleiding
18:00 Discussie
18:30 Broodmaaltijd
19:00 Presentatie Resultaten
19:10 Presentatie Calculatiemodel
20:00 Afsluiting
Even voorstellen...
• Marco Luiten ([email protected])
Marco Luiten is Manager Business Consultancy en Projectmanagement
bij Centric Information Engineering.
Hij is 25 jaar werkzaam in de ICT, met als specialisme het ontwikkelen
en beheren van maatwerksoftwaretoepassingen. Vanuit een breed
aandachtsgebied is Marco gespecialiseerd in de vele aspecten die een
rol spelen bij het begroten van software ontwikkeling en beheer.
• John Rutten ([email protected])
John Rutten is Business Consultant bij Centric Information Engineering
en verantwoordelijk voor de Centric Beheer Aanpak, waartoe het
Calculatiemodel Applicatiebeheer behoort.
Sedert 18 jaar is hij in uiteenlopende functies actief in de
informatietechnologie. Vanaf het midden van de jaren negentig richt hij
zich op management en beheer van applicaties, de laatste jaren als
Business Consultant en Product Manager bij Centric.
Situatieschets
• Ontwikkelingen rondom informatiesystemen
– Voornamelijk aandacht voor nieuwe applicaties
– Gaat ten koste van aandacht voor bestaande
applicaties (er komt wel meer bij, er gaat weinig af)
– Beheerkosten nemen voortdurend toe
– Noodzaak van ICT om te professionaliseren
• Knelpunten
– Economische ontwikkelingen
– Toenemende complexiteit
– Onderbouwing strategische keuzes
Oorzaken van knelpunten
• Inzicht in huidige applicatie portfolio ontbreekt
– Bedrijfswaarde
– Life-cycle, techniek, kennis
– Kosten
• (Middel-)lange termijn beslissingen vaak
onvoldoende onderbouwd
– Sturing vaak op basis van incidenten
– Draagvlak voor verandering diffuus
• Inzicht in kosten moeilijk te verkrijgen
Ontwikkeling versus Beheer
• Ontwikkeling heeft historisch meer aandacht
• Modellen voor kostencalculatie ontwikkeling zijn
voorhanden
– FPA, PPA, Use Cases, COCOMO, KLOC
• Kosten beheer 50-80% van totale kosten (Gartner)
• Kosten applicatiebeheer nu expert-schatting
– vaak éénmalig, en/of op hoofdlijnen
• Vandaag presentatie model voor calculatie kosten
van applicatiebeheer
Drie vormen van beheer
Klant
IT Service organisatie
Applicatie
Business
Management
Functioneel
Beheer
Gebruikers
Beheer
Service
team
Technisch
Beheer
Discussievragen
Groep 1 Welke parameters zijn volgens u van invloed
op de kosten van applicatiebeheer (top 3)?
Groep 2 Hoe worden bij u kosten van applicatiebeheer
momenteel begroot?
Groep 3 Welke eisen stelt de business aan (kosten
van) applicatiebeheer?
Groep 4 Hoe kun je de kosten van applicatiebeheer
beïnvloeden?
Discussie (tot 18.30 uur)
• Indeling in 4 groepen
–
–
–
–
Groep 1, A t/m Ha, discussieleider Arthur Alferink
Groep 2, He t/m O, discussieleider Eric van Kuiken
Groep 3, P t/m S, discussieleider John Rutten
Groep 4, T t/m Z, discussieleider Marco Luiten
• Per groep één vraag
• Resultaten op A4
• Inleveren voor pauze
• Samenvatting resultaten na pauze
Resultaten discussie
• Welke parameters zijn volgens u van invloed
op de kosten van applicatiebeheer (top 3)?
– Volwassenheid IT organisatie
– Snelheid veranderingen in tijd, in grillige omgeving
– Complexiteit
• Hoe worden bij u kosten van applicatiebeheer
momenteel begroot?
–
–
–
–
–
Vast percentage totale ontwikkelkosten
Ervaringscijfers (gebruikers, incidenten) achteraf
Expertschatting van ontwikkelaar
Begroting op groepen applicaties
Reactief op Pilot
Resultaten discussie
• Welke eisen stelt de business aan (kosten
van) applicatiebeheer?
– Strategisch niveau stelt eisen op hoofdlijnen
(kostenreductie, klanttevredenheid)
– Tactisch niveau vertaalt deze eisen naar niveau van
dienstverlening
– Eisen afhankelijk van ‘waarde’ bedrijfsproces
• Hoe kun je de kosten van applicatiebeheer
beïnvloeden?
– Standaardisatie (softwareontwikkeling als
beheerorganisatie)
– Analyse van tijdsbesteding, maatregelen nemen
– Service niveau’s aanpassen (releases beperken)
– Kwaliteit ontwikkeling en implementatie verhogen
Het Calculatiemodel
Cost-Drivers Applicatiebeheer
• Grote diversiteit aan factoren die de kosten
beïnvloeden
• Drie categorieën
– Beheertaken en serviceniveau
– Kenmerken applicatie en omgeving
– Kwaliteit applicatie en omgeving
• Verschil in de mate waarin de factoren invloed
hebben op de kosten
– Ervaringscijfers
– Expertschattingen
– Kengetallen
– Onderzoeksbureau’s
– Concurrenten
– Benchmarking
Structuur Calculatiemodel
Kwaliteit
Applicatie en
omgeving
Scorecard
Calculatiemodel
Informatie
Make or Buy
'What-if'
Analyse
Budget
Applicatiebeheer
Lifecycle
management
Applicatie
Trend
analyse
Applicatiebeheer
Advisering
Applicatie en
-beheer
Calculatiemodel
Te calculeren
Beheertaken
Serviceniveau
Beheertaken
Calculatie
Applicatiebeheer
Rekenregels
Simulatie
Applicatiebeheer
Ervaringscijfers
Parameters Applicatieomgeving
Eigenschappen
Applicatie
Eigenschappen
Omgeving
Waarom een model?
• Het verkrijgen van inzicht in de kosten van
applicatiebeheer is een moeilijke opgave
– Specifieke kennis
– Instrumenten en methodieken
– Tijd
• Alternatieven hebben een globale focus
– Ervaringscijfers uit benchmarks
– Calculaties van hard- en softwareleveranciers
• Behoefte aan praktisch instrument voor
specifieke omgeving en architectuur
Het Calculatiemodel voor
Applicatiebeheer
• Uitgangspunten: handig en praktisch instrument
• Het Calculatiemodel geeft op basis van diverse
specifieke parameters inzicht in de kosten van beheer
en onderhoud van een applicatie
• Resultaat: begroting van de norm ‘workload’ voor het
beheer en onderhoud van een specifieke applicatie
– Specifieke benchmark op de kosten van beheer en
onderhoud
– Informatie voor kostengestuurde afweging over het beheer
en onderhoud
Positionering t.o.v. standaarden
• Calculatiemodel binnen ITIL / ASL
– ITIL en ASL zijn procesgericht, WAT
– Calculatiemodel is ondersteunend aan
Managementprocessen (budgettering), HOE
• Cost Management (ASL)
• Financial Management (ITIL)
• Functiepunt Analyse
– Standaard voor bepalen omvang Applicatie
Het calculatieproces
Aanneemsom
Omgevingsfactoren
Functiepunt
Analyse
Korte
FPA
Aantal
Call's
Bouwtijd
Calculatie
Waarde
Diensten
Appl. beheer
Workload
Appl. beheer
Kwaliteit
Kostprijs
Kosten
Appl. beheer
Het calculatieproces
Beheer versus ontwikkeling
Activiteiten
Omgeving
Correctief
Onderhoud
Omvang o.b.v.
Functiepunten
Calculatie
waarde
Servicedesk
Aantal
Uren
Kostprijs
Totale
Kosten
Releases
Kwaliteit
Activiteiten
Ontwerp
Functiepunt
Analyse
Aantal
Functiepunten
Realisatie
Rework
Aantal
Uren
Kostprijs
Totale
Kosten
Toepassing van het
Calculatiemodel
• Resultaat: begroting van de norm ‘workload’ voor het
beheer en onderhoud van een specifieke applicatie
– Informatie voor kostengestuurde afweging over het beheer
en onderhoud
• Het calculeren van kosten leidt niet tot verbetering,
de beslissingen daarna wel!
• Scenario’s definiëren op basis van calculatie op:
– Strategische niveau
– Tactisch niveau
– Operationeel niveau
Strategisch niveau
Hoog
Uitfaseren
Optimaliseren
Negeren
Cultiveren
Laag
Beheerkosten
Bedrijfswaarde versus Kosten
Laag
Bedrijfswaarde
Hoog
Strategisch niveau
Optimaliseren beheerkosten
• Applicatie en applicatieomgeving
– Simuleren wat het effect van veranderingen (van de
kenmerken) op de kosten is
– Kwaliteitsverbetering
• Beheerdiensten
– Aanbod en niveau van de dienstverlening
– Procesverbetering
– Uitbesteding van beheertaken
• Korte demonstratie van het Calculatiemodel
Het Calculatiemodel
Korte presentatie
Diensten
Applicatiebeheer,
inclusief het niveau
van dienstverlening.
Het Calculatiemodel
Korte presentatie
Verschillende
manieren om de
omvang van de
applicatie te bepalen.
Het Calculatiemodel
Korte presentatie
Scorecard voor het
bepalen van de
kwaliteit van
applicatie(omgeving).
Het Calculatiemodel
Korte presentatie
Simulatie van
kwaliteitsverbetering
op de kosten van
applicatiebeheer.
Tactisch niveau
Wat doen we met een applicatie?
• Goede balans tussen kosten en opbrengsten
• Life-cycle Management: kostenontwikkeling volgens
‘Badkuip-model’ simuleren
–
–
–
–
–
Perfectief onderhoud
Preventief onderhoud
Nieuwe technologieën
Opleiding
Kwaliteitsverbetering
Kosten
• Pro-actief maatregelen nemen:
• Tijdig (delen) vervangen
Jaren gebruik
Operationeel niveau
Beheerkosten applicatie beheersen
• Kosten voor beheer van een applicatie
reduceren
• Budgettering van onderhoud
– Beheerkosten applicatie kwantificeren
– Efficiëntie bepalen
– Budgetten definiëren (in overleg met organisatie)
Samenvatting
• De aandacht op beheersing van de kosten van
beheer neemt toe
• Hoewel moeizaam te verkrijgen, is inzicht in de
kosten van beheer essentieel voor beheerstrategie
• Het Calculatiemodel is een hulpmiddel dat op
praktische wijze de (specifieke) kosten van
applicatiebeheer berekent en voorspelt
Centric Information Engineering B.V.
Regiokantoor Noord Nederland
Leonard Springerlaan 9
9727 KB Groningen
Tel. (050) 520 62 60
Fax (050) 520 62 65
www.centric.nl
Centric Information Engineering B.V.
Marconibaan 2
Postbus 188
3430 AD Nieuwegein
Tel. (030) 605 14 10
Fax (030) 605 12 51
www.centric.nl