Administratieve Organisatie en Interne Controle

Plan van Aanpak
Administratieve Organisatie en
Interne Controle
en Controleplan
Omgevingsdienst Groningen
Opdrachtgever:
Ewoud van Someren, Afdelingshoofd Ondersteuning
Auteur:
Datum:
Versie:
Paul Steur, PIMSteur.nl
6 augustus 2014
0.3
Versiebeheer:
Versie
Verstuurd aan
0.1
Ewoud van Someren, Afdelingshoofd Ondersteuning
Wim van Veelen, Concerncontroller, eerste concept
0.2
Auteur
Datum
Paul Steur
11-06-14
Paul Steur
03-07-14
Paul Steur
06-08-14
Paul Steur
22-08-14
Ewoud van Someren, Afdelingshoofd Ondersteuning
Wim van Veelen, Concerncontroller, aangepast n.a.v.
bespreking met ODG en et de Provincie Groningen
0.3
Ewoud van Someren, Afdelingshoofd Ondersteuning
Wim van Veelen, Concerncontroller, aangepast n.a.v.
reacties op V.02
0.4
Ewoud van Someren, Afdelingshoofd Ondersteuning
Definitief
Wim van Veelen, Concerncontroller, aangepast n.a.v.
opmerkingen accountant
Bij het opstellen van dit plan van aanpak is onder andere gebruik gemaakt van het handboek Administratieve Organisatie en het Interne Controle Plan
2013 van de Omgevingsdienst Flevoland & Gooi- en Vechtstreek, alsmede Werkprogramma Personeel RUD 2014 van de Provincie Drenthe.
Inhoudsopgave
1 Samenvatting ........................................................................................................... 2
2 Inleiding.................................................................................................................... 2
3 De Omgevingsdienst Groningen .......................................................................... 3
3.1
Het Bestuur .......................................................................................................................................................... 3
3.2
De Ambtelijke Organisatie ........................................................................................................................ 3
4 Kaders ....................................................................................................................... 4
4.1
Wat is AO/IC?...................................................................................................................................................... 4
4.2
Interne controle ................................................................................................................................................ 5
4.2.1 Controlebegrippen ......................................................................................................................................... 6
4.2.2 Controletechnieken ........................................................................................................................................ 7
4.2.3 Controlemiddelen ........................................................................................................................................... 8
4.3
Rechtmatigheid ................................................................................................................................................. 8
4.4
Het Normenkader ............................................................................................................................................ 9
5 Plan van Aanpak.................................................................................................... 10
5.1
Uitvoering en fasering AO ....................................................................................................................... 10
5.2
Uitvoering en frequentie IC..................................................................................................................... 11
5.2.1 Controleactiviteiten en planning...........................................................................................................13
5.2.2 Risicoanalyse en controlewerkzaamheden ......................................................................................14
5.2.2.1
Planning en Control ...................................................................................................................................... 14
5.2.2.2
Inkoop en crediteuren ................................................................................................................................. 16
5.2.2.3
Inkomsten en debiteuren.......................................................................................................................... 18
5.2.2.4
Personeel .............................................................................................................................................................. 19
5.2.2.5
Investeringen ..................................................................................................................................................... 22
6 Bijlagen ................................................................................................................... 24
6.1
Schema voor procesbeschrijving ........................................................................................................ 24
6.2
Rapportageformulier Interne Controle ........................................................................................... 24
6.3
Checklist BBV .................................................................................................................................................... 24
6.4
Voorbeeld crediteurenproces ODG mbv Mavim ....................................................................... 25
6.4.1 Ontvangen en digitaliseren fysieke facturen ...................................................................................25
6.4.2 Ontvangen en verwerken digitale facturen ......................................................................................26
6.4.3 Verwerken facturen in CORSA ................................................................................................................26
6.4.4 Afwijkende facturen bespreken..............................................................................................................26
6.4.5 Verwerken facturen in CORSA ................................................................................................................27
6.4.6 Corrigeren ........................................................................................................................................................27
6.4.7 Beoordelen factuur ......................................................................................................................................28
6.4.8 Afkeuren ............................................................................................................................................................28
6.4.9 Doorboeken factuur.....................................................................................................................................29
6.4.10 Facturen betalen ........................................................................................................................................29
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
1
1 Samenvatting
Dit plan van aanpak geeft aan hoe de administratieve organisatie (AO) en interne controle
(IC) van de financiële processen van de Omgevingsdienst Groningen (ODG) vorm gegeven
gaan worden. Gefaseerd in de tijd gaat het over de voorbereiding, uitvoering, acceptatie en
implementatie, beheer en evaluatie. Het eindresultaat geeft antwoord op de vraag wie welke
activiteiten wanneer uitvoert en wie er verantwoordelijk is voor het resultaat van die
activiteiten. Wanneer de planning wordt gevolgd zijn er in ieder geval al een aantal concept
processen beschreven voordat de accountant start met de interim controle 2014, en zijn een
aantal processen ultimo 2014 vastgesteld.
AO en IC beslaat een veel breder veld dan het financiële aspect waar dit plan zich met name
op richt. Er is gekozen om in eerste instantie te focussen op de processen met het grootste
financiële belang. De brede AO en IC is erop gericht om de raison d’être aan te tonen.
Daarbij komt onder andere ook kwaliteitszorg bij kijken.
2 Inleiding
De ODG is op 1 november 2013 gestart. De controle op de jaarrekening 2013 is vlot
verlopen. Voor een startende organisatie een mooi resultaat. Uiteraard zijn er zaken die
opgepakt moeten worden. Eén daarvan betreft de AO en IC van de financiële processen. Dit
Plan van Aanpak (PvA) geeft aan hoe dit gerealiseerd gaat worden.
De AO en IC vormen de basis van een organisatie en zorgen ervoor dat de bedrijfsprocessen
soepel en effectief verlopen. Als jonge organisatie heeft de ODG behoefte aan een PvA om
tot een goed beschreven, vastgelegde en werkbare AO/IC te komen. Dit onderwerp is ook
aan de orde gekomen in het accountantsverslag bij de jaarrapportage over 2013.
Een succesvol AO traject staat of valt met het realiseren van de gestelde
projectdoelstellingen. Daarnaast dient het AO traject in korte tijd gerealiseerd te worden.
Een goede inbedding van de IC is daarbij erg belangrijk. Door het creëren van een breed
draagvlak binnen de organisatie blijven de AO/IC doelstellingen hun waarde op lange termijn
behouden.
Elk proces dient daarbij antwoord te geven op de vraag wie welke activiteiten wanneer
uitvoert en wie er verantwoordelijk is voor het resultaat van die activiteiten. Hierbij moet ook
gedacht worden aan de vraag hoe deze informatie opgeslagen, geborgd en in de organisatie
gedeeld gaat worden. Via een apart registratieprogramma, in word-, pdf of andersoortige
bestanden, op intranet, in een vaste directory of anderszins?
De ODG heeft ervoor gekozen om de functies inrichting infrastructuur, beheer ICT
voorzieningen, P&O/Salarisadministratie (PSA), financiën en treasury onder te brengen bij de
Provincie Groningen. Dit is vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst (DVO). Het is
belangrijk om in de hierbij horende bedrijfsprocessen aan te geven waar de
verantwoordelijkheid van de Provincie eindigt. Dat is het moment waarop de ODG
verantwoordelijk wordt.
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
2
Voor alle werkzaamheden die de provincie Groningen uitvoert geldt dat er zoveel mogelijk
gebruik wordt gemaakt van de bestaande werkwijze en afspraken binnen de provincie. De
processen worden in het kader van de rechtmatigheidscontrole en de controle door de
externe accountant (van de provincie) bij de jaarrekening cyclisch gecontroleerd en bieden
extra zekerheid op het gebied van rechtmatigheid.
3 De Omgevingsdienst Groningen
In plaats van in deze paragraaf te herhalen wat op de geëigende plaats te vinden is, wordt
hier volstaan met een verwijzing naar die plaats.
3.1 Het Bestuur
Een complete lijst van taken en bevoegdheden van het Algemeen Bestuur (AB), het Dagelijks
Bestuur (DB) en de voorzitter staat vermeld in Hoofdstuk 3 van de op 11 juni 2013
vastgestelde Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Groningen (GR ODG).
3.2 De Ambtelijke Organisatie
De GR ODG geeft in Hoofdstuk 4 regels aan die betrekking hebben op de organisatie.
Het Organisatiereglement en directiestatuut Omgevingsdienst Groningen geeft nadere
invulling aan die regels.
Het Financieel reglement (bevat de Financiële verordening, het Treasurystatuut,
Controleverordening en het Normenkader Accountant) geeft voorschriften over de financiële
inrichting van de organisatie.
De Mandaat- en Volmachtregeling geeft onder andere aan dat de directeur bevoegd is tot
het aangaan van overeenkomsten tot een bedrag van € 50.000,- voor het leveren van
diensten en € 150.000 ,- voor het leveren van werken. Voor ondermandaat stelt het DB
regels vast in een budgethoudersregeling. Deze regels worden ook tot uitdrukking gebracht
met een bestelprocedure.
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
3
4 Kaders
4.1 Wat is AO/IC?
Een goede AO/IC is binnen iedere organisatie erg belangrijk en bestaat uit:
1. Procesbeschrijvingen;
2. Verankering van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB) op
afdelings- en functieniveau;
3. Inventarisatie en vastlegging van de risico’s;
4. De activiteiten van IC;
5. Benoeming Kwaliteitseisen, uitvoering van – toetsing en – verbetering en
6. Regelmatige rapportages over de processen, risico’s en IC.
AO/IC is een cyclisch proces. Bovenstaande elementen dienen met hun eigen frequentie
uitgevoerd c.q. up-to-date gemaakt te worden, en verdienen daarom een plaats in een
(detail) Planning en Control cyclus (P&C). Een gedegen en betrouwbare AO/IC is, nog
afgezien van voordelen voor de organisatie, belangrijk voor de financiële verantwoording en
kan daarmee direct effect hebben op een accountantsverklaring.
Een goed werkende AO/IC heeft onder andere de volgende voordelen voor een organisatie:
1. Duidelijkheid voor iedereen (denk aan de procesbeschrijvingen, risicobeheer,
transparantie, corporate governance, compliance, Sarbanes-Oxley (USA), de
commissie Tabaksblat (bedrijven) en de accountant);
2. Er is vastgelegd wat er hoe en wanneer en door wie onder wiens verantwoordelijkheid
gedaan moet worden;
3. Duidelijke bijdrage aan de kwaliteit van de organisatie;
4. Goed inzicht in de bedrijfsprocessen en
5. Draagt bij aan een goedkeurende accountantsverklaring.
De AO bevat werkinstructies, beschrijvingen, voorbeelden en standaard documenten die in
de processen gebruikt worden. Hierdoor is het voor iedere medewerker mogelijk de taak
over te nemen met deze beschrijving in de hand. De te volgen stappen van de beschrijving
zijn logisch en noodzakelijk om het gewenste eindproduct te behalen. De AO voldoet aan de
geldende verordeningen en wetgeving en is vastgesteld door het management. Omdat de
werkzaamheden constant aan verandering onderhevig zijn, is het updaten van de processen
een doorlopende taak.
Het risico bestaat dat de AO niet compleet is. Voor incidenteel voorkomende zaken worden
door het MT incidentele oplossingen gevonden die vervolgens tot een procedure (kunnen)
leiden.
Om een goed beeld te krijgen van interne controle wordt nu ingegaan op dit specifieke
proces:
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
4
4.2 Interne controle
IC is het proces dat gericht is op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid
omtrent het bereiken van doelstellingen op het gebied van de effectiviteit en efficiency van
de bedrijfsprocessen, de betrouwbaarheid van de financiële informatievoorziening, de
naleving van de relevante wet- en regelgeving, beleidsrichtlijnen en procedures, en het
bewaken van activa of waarden.
Ten behoeve van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering worden
Controleactiviteiten en
planning opgesteld. In paragraaf 5.2 “Uitvoering en frequentie IC” wordt een
beschrijving gegeven van de uitvoering van de interne controle en de randvoorwaarden. Het
geeft een overzicht van de
Controleactiviteiten en planning en de wijze waarop dit wordt
aangepakt. Dit overzicht is een handvat voor de controller, het management en de
medewerkers die betrokken zijn bij de verschillende processen.
Hiermee wordt tevens voldaan aan de in artikel 6 van de Financiële Verordening vermelde
bepaling inzake het verzorgen van de jaarlijkse toetsing van getrouwheid en rechtmatigheid
door het Dagelijks Bestuur.
Voor IC dient de inrichting van de organisatie ook aan een aantal voorwaarden te voldoen, te
weten:
-
-
Functiescheiding: Tussen de:

beschikkende - (B);

bewarende -

registrerende - (R);

controlerende - (C) en

uitvoerende
(A);
(U) functies.
Begroting: In de programmabegroting is de financiële jaarbegroting, een
meerjarenraming en een investeringsbegroting opgenomen.
-
Automatisering: Functiescheiding tussen systeembeheer en databewerking.
-
Wet- en regelgeving & Richtlijnen en procedures:
Het Normenkader geeft aan welke
externe – en interne regelgeving van toepassing is.
Het doel
Het doel van IC is regelmatig te komen tot een gegronde en aantoonbare oordeelsvorming
omtrent de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de
rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de
regelingen van de ODG. Het belang van de IC is het tijdig signaleren van fouten. Zo wordt
voorkomen dat foutieve en/of onvolledige informatie aan het management en het bestuur
wordt verstrekt.
Delegatie en Controle
Volledigheid van de informatieverstrekking speelt hierbij een belangrijke rol. Delegatie en
controle horen bij elkaar. Een goed georganiseerd systeem van IC zorgt ervoor dat het
management inzicht krijgt in het correct functioneren van de activiteiten. Een tweede
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
5
belangrijke functie van IC is het nemen van maatregelen zodat, wanneer van toepassing,
gesignaleerde onvolkomenheden in de toekomst worden voorkomen.
Risicoanalyse
De interne controle wordt deels opgebouwd uit de Administratieve Organisatie. Voor ieder
proces moet afgevraagd worden, wat de kans is dat de zaken niet goed functioneren en
welke schade er door geleden kan worden. Deze afweging wordt risicoanalyse genoemd en
moet ertoe leiden dat relevante controlemaatregelen worden genomen. De te nemen
controlemaatregelen zijn afhankelijk van de onvolkomenheid en de inschatting van de
schade. Er moet dan ook een aanvaardbare risicofactor vastgesteld worden. We spreken in
dit geval van risicobeheersing. Dit is beschreven in paragraaf 5.2.2.
Verordeningen
De interne controle wordt voor het andere deel opgebouwd uit de verordeningen. Een
verordening is een door het Algemeen Bestuur vastgesteld algemeen bindend voorschrift of
geheel van bepalingen. Het normenkader en het toetsingskader bevatten de inventarisatie
van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de
ODG zelf. In hoofdstuk 3 over
De Omgevingsdienst Groningen zijn er een aantal
genoemd. Het normenkader is verder beschreven in paragraaf 4.4.
Het stelsel van interne controlemaatregelen
Hierin wordt omschreven wat voor soort controles bestaan en hoe deze op diverse manieren
kunnen worden uitgevoerd. Er worden de controlebegrippen, controletechnieken en de
controlemiddelen beschreven. In één situatie is het mogelijk om meerdere controles uit te
voeren.
4.2.1 Controlebegrippen
De controlebegrippen gaan over de wijzen waarop controles uitgevoerd worden.
Directe en indirecte controle
Onder directe controle verstaat men de controle die zich door waarneming richt op de te
controleren activiteiten zelf. Het doel van deze controle is om na te gaan of de activiteiten
worden uitgevoerd volgens de opdracht. Voorwaarde hierbij is dat deze daartoe
gedetailleerd moet worden opgemaakt.
De indirecte controle richt zich op het product of het resultaat van de te controleren
activiteit. Gecontroleerd wordt daarbij of het product of het resultaat aan de gestelde eisen
voldoet. Hierdoor controleert men dus indirect de aan het product of het resultaat ten
grondslag liggende activiteiten.
Formele en materiële controle
De formele controle is de controle waarbij wordt nagegaan of aan de gestelde voorschriften
is voldaan. Het gaat hier dus om vormvoorschriften die in het algemeen door middel van
instructies, taakbeschrijvingen etc. zijn gegeven.
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
6
De materiële controle is de controle waarbij wordt nagegaan of de verantwoorde handeling
of toestand inderdaad heeft plaatsgevonden c.q. bestaat, en toelaatbaar is.
Positieve en negatieve controle
Positieve controle is de controle die zich richt op de juistheid van de te controleren
gegevens. Het gaat er hierbij om dat het gegeven juist is verantwoord en of de handeling die
aan de verantwoording ten grondslag ligt wel rechtmatig is. Deze controle voert men uit
indien het gevaar aanwezig is dat er meer verantwoord zou kunnen zijn dan verantwoord
mocht worden.
Negatieve controle is de controle die zich richt op de vraag of alles wat verantwoord of
geboekt zou moeten worden, ook wel verantwoord of geboekt is. Deze controle richt zich
dus op de volledigheid. Deze controle voert men uit indien in beginsel de mogelijkheid
aanwezig is dat de verantwoording wel eens minder aan zou kunnen geven dan dat die aan
zou moeten geven.
4.2.2 Controletechnieken
Er zijn vier controletechnieken. De keuze voor één van de technieken hangt af van de te
controleren situatie. Hieronder staan de controletechnieken kort beschreven.
Totaalcontrole
Controletechniek waarbij gelijksoortige groepen posten op een wijze worden samengevoegd
tot totalen. Dit wordt vergeleken met het totaal van de controles die langs een andere weg
uit dezelfde basismaterialen of uit andere daarmee samenhangende gegevens zijn verkregen
of afgeleid.
Detailcontrole
Controletechniek waarbij iedere post afzonderlijk wordt gecontroleerd. De detailcontrole
wordt in principe alleen gebruikt indien de totaalcontrole afwijkingen vertoont.
Steekproef
Controletechniek waarbij men slechts een deel van de daarvoor in aanmerking komende
posten in detail controleert. Het aantal posten dat in de steekproef moet vallen, dient te
worden bepaald aan de hand van een afweging van zowel offers als het nut van de
detailcontrole enerzijds en een steekproef anderzijds. Meestal wordt bij controles gesproken
over deelwaarnemingen.
Verbandscontrole
Controletechniek waarbij men gebruik maakt van cijfermatige verbanden die op de
samenhang tussen prestatie en tegenprestatie, of op technische samenhangen gebaseerd
zijn. Ook kan men gebruik maken van cijfers die langs een andere weg uit dezelfde
basisgegevens zijn ontstaan.
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
7
4.2.3 Controlemiddelen
Om op doeltreffende wijze de interne controle uit te kunnen oefenen zijn een aantal
controlemiddelen beschikbaar. Nu volgt een korte omschrijving van de controlemiddelen die
gebruikt worden.
Onderzoek van de interne organisatie
De werking en de structuur van de organisatie, alsmede de werking van de gehanteerde
procedures worden getoetst. Alle informatie omtrent de controle wordt verzameld en
gebundeld. De naleving van de processen is te controleren middels de directe controle.
Hierbij zijn ook de risicofactoren in kaart gebracht, waarop een controletechniek toegepast
kan worden. De externe controle (in de vorm van de accountantscontrole) steunt in
belangrijke mate op de bevindingen uit de interne controle.
Cijferbeoordeling
Onder cijferbeoordeling wordt verstaan de analyse en interpretatie van daartoe voorbewerkte
getallenreeksen en getallengroeperingen. In het kader van de interne controle biedt dit
controlemiddel belangrijke aanknopingspunten. Hierbij moet worden gedacht aan het
constateren of een verband al dan niet aanwezig is. Indien een verband dat wel aanwezig
hoort te zijn ontbreekt dient de oorzaak hiervan opgespoord te worden. Kortom het is niet
alleen het constateren van zaken maar ook het interpreteren van geconstateerde zaken.
Interne vastleggingen
Interne vastleggingen kunnen van allerlei aard zijn. Het kan gaan om bewijsstukken,
kwijtingen, contracten en andersoortige documenten. Deze vastleggingen dienen als bewijs
bij de oordeelsvorming in de controle.
Normatieve gegevens
Onder normatieve gegevens worden begrepen normen, standaarden, voorcalculaties,
begrotingen en budgetten. Het zijn de gegevens die als norm voor de toetsing van
elementen dienen.
Bestaanscontrole
Dit is de controle die erop gericht is om vast te stellen of datgene wat opgenomen is in de
administratie ook daadwerkelijk aanwezig is. Vormen van bestaanscontrole die genoemd
kunnen worden zijn inventarisatie, waarneming ter plaatse, afloopcontrole, saldo-, depoten bankbevestigingen en raadpleging van openbare registers.
4.3 Rechtmatigheid
In een stuk waarin een aanpak van de AO/IC van een organisatie wordt beschreven, kan het
begrip rechtmatigheid niet ontbreken. Het begrip rechtmatigheid betekent “volgens de
regels”.
Financiële rechtmatigheid is concreet te maken aan de hand van van 9 criteria:
1. Financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde
begroting.
2. Het naleven van voorwaarden in wet- en regelgeving, zoals subsidievoorwaarden.
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
8
3. Het Misbruik en Oneigenlijk gebruik (van regelingen) betreft de toetsing op juistheid
en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt (M&O).
4. De calculatie houdt in dat de vastgestelde bedragen juist zijn.
5. De valutering betreft de juistheid van het tijdstip van betaling en van de
verantwoording van verplichtingen.
6. De adressering houdt in dat de rechthebbende waar een financiële stroom naar toe is
gegaan, juist is.
7. De volledigheid houdt in dat alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn,
ook verantwoord zijn.
8. De aanvaardbaarheid houdt in dat de financiële beheershandeling past bij de
activiteiten van de ODG en dat in relatie tot de kosten een aanvaardbare
tegenprestatie is overeengekomen.
9. De levering betreft de juistheid van de ontvangen levering.
4.4 Het Normenkader
Van de accountant kan in het jaarrekeningtraject niet verwacht worden dat deze de naleving
controleert van alle interne – en externe regelgeving. Om toch richting te geven aan de
accountantscontrole is het noodzakelijk de te controleren onderwerpen die van belang zijn
voor de accountantsverklaring af te bakenen.
Deze afbakening vindt plaats met het opstellen van een controleverordening en een
normenkader. Hiermee kunnen de accountant en de organisatie zich bij de controle vooral
richten op die onderdelen die door het Algemeen Bestuur als belangrijk en relevant zijn
bestempeld.
Onder een normenkader wordt een overzicht van regels verstaan die door de accountant op
naleving kan worden getoetst. Dit betreft zowel algemene wet- en regelgeving als eigen
ODG verordeningen. De controleverordening en het normenkader zijn op 11 juni 2013 door
het Algemeen bestuur vastgesteld.
Nu er een goed beeld is van de kaders en de begrippen kan worden ingegaan op het plan
van aanpak, waarbij de uitvoering en de fasering van die uitvoering centraal staan.
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
9
5 Plan van Aanpak
5.1 Uitvoering en fasering AO
De uitvoering is ingedeeld in vijf fasen:
 Fase 1: Projectvoorbereiding – deadline eind juni 2014
In deze fase worden de doelgroep, doel, vorm, inhoud en aanpak bepaald. Hieruit
ontstaat dit plan van aanpak, waarin de doelstelling, resultaten, prioriteitenstelling,
voortgang, planning en verantwoordelijkheden worden aangegeven.
o Doelgroep Bestuur en ambtenaren van de ODG, en de (ambtenaren van) de
Provincie Groningen. De accountant.
o Doel
Aantoonbare beheersing van de financiële processen.
o Vorm
Projectgroep (Afdelingshoofd Ondersteuning, Controller, één a twee
medewerkers van het cluster financiën, wellicht één van de Provincie
Groningen).
o Inhoud
De processen Planning en Control, Inkoop en crediteuren, Inkomsten
en debiteuren, Personeel en Investeringen. Van elk van deze
processen het doel, de (beschrijving van) de activiteiten, de risico’s,
het tijdsbeslag, de deadlines en in ieder geval de beschikkende (verantwoordelijke -), uitvoerende - en controlerende functies.
Schematisch:
Proces:
Doel
Activiteiten
Procesbeschrijving
Risico’s
Tijdsbeslag
Deadline
Verantwoordelijke
functie
Uitvoerende
functie(’s)
Controlerende
functie(‘s)
Uiteraard is het verstandig elk proces te voorzien van een
(vaststellings)datum en een versienummer. De procesbeschrijving
wordt vastgelegd met de Mavim software. Een voorbeeld is bijgevoegd
als bijlage 6.4.
o Aanpak
Via dit Plan van Aanpak.
 Fase 2: Projectuitvoering – deadline 31 oktober 2014
In deze fase wordt de AO/IC van een aantal processen vastgelegd. Oplevering vindt plaats
middels de AO/IC beschrijvingen met de hierboven genoemde elementen. Een juist
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
10
beschreven proces wordt geaccordeerd door het Afdelingshoofd Ondersteuning en
vastgesteld in het MT.
 Fase 3: Acceptatie en Implementatie – gedurende fase 2, deadline 31 oktober 2014
Het is belangrijk om vanaf het begin van het AO/IC project betrokkenheid te creëren bij
de medewerkers. Door goede voorlichting en gerichte communicatie kan dit doel bereikt
worden. Hierbij is het belangrijk dat het management actief betrokken is en een
coachende voorbeeldrol vervult.
 Fase 4: Beheer van de AO/IC – voortdurend
Nadat de (onderdelen van) AO/IC zijn vastgesteld en in de organisatie zijn ingebed, is het
de taak van de beheerder zorg te dragen voor de actualiteit van de AO/IC, omdat
organisaties aan verandering onderhevig zijn en de AO/IC moet hierin mee veranderen.
Bij deze taak zijn de factoren Kwaliteit (actueel, juist, volledig), Tijd (hoeveel en wanneer
nodig), Geld (beslag op personeelsbudget), Organisatie (te verankeren in functie) en
Informatie (delen in organisatie) van belang. Het toezicht op het beheer is de
verantwoordelijkheid van de controller.
 Fase 5: Evalueren van de AO/IC – deadline eens per jaar
Het is noodzakelijk om de AO/IC periodiek te evalueren. Daarbij moet aandacht
geschonken worden aan actualiteit, samenhang van de beschrijvingen en
risicobeheersing. Omdat deze onderwerpen ook in andere producten van de P&C cyclus
voor komen verdient het aanbeveling deze stap in die cyclus op te nemen.
5.2 Uitvoering en frequentie IC
Vanuit kostenoverwegingen en vanuit organisatorisch inzicht worden de controles
tussentijds door de eigen organisatie uitgevoerd. De accountant kan zich dan beperken tot
het toetsen van de uitgevoerde interne controles in plaats van deze zelf uit te voeren.
Wanneer controles tijdig zijn uitgevoerd zijn eventuele herstelacties mogelijk.
Een ander belangrijk aandachtspunt is de dossiervorming. Om de tijdens de procesgang
verrichte rechtmatigheidstoetsingen achteraf te kunnen reconstrueren, is het van belang dat
het opgebouwde dossier voldoende inzicht verschaft in deze handelingen.
De ODG heeft de volgende functies aan de Provincie uitbesteed: inrichting infrastructuur,
beheer ICT voorzieningen, P&O/Salarisadministratie (PSA), financiën en treasury. Hiervoor
zijn DVO's opgesteld. De Provincie heeft de hierbij behorende bedrijfsprocessen beschreven.
Met de hieraan gekoppelde interne controle. De accountantsverklaring van rechtmatig
handelen die de Provincie jaarlijks ontvangt geeft een extra indicatie voor de rechtmatigheid
van de ODG procesdelen die door de Provincie worden uitgevoerd. Dit ontslaat de ODG
echter niet om vanuit de eigen verantwoordelijkheid, vast te stellen dat ook de ODGprocessen bij de Provincie rechtmatig worden uitgevoerd. Eventueel kan dit, vanwege de
verschillende vaststellingsmomenten, nog worden uitgebreid met steekproef-controles door
de ODG bij de Provincie. Het doel hierbij is het voorkomen van controles op controles.
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
11
Als voorbeeld wordt de ODG procesbeschrijving Crediteuren bijgevoegd, waaruit blijkt waar
de procesgang van de ODG eindigt en waar die van de Provincie start (bijlage 6.4).
De Provincie heeft onlangs nog de processen met betrekking tot Personeel geactualiseerd
(oktober 2013).
Per proces wordt gekeken of de verordeningen en de procesbeschrijvingen die hierop
betrekking hebben nageleefd worden. In de volgende paragraaf staan de procescontroles en
de planning/frequentie daarvan genoemd. Omdat een aantal processen worden uitgevoerd
door de Provincie kunnen een aantal IC-werkzaamheden bij de hierna volgende processen
afgedekt worden door de jaarlijkse accountantsverklaring van de Provincie, en of via de door
de ODG uitgevoerde steekproeven bij de Provincie.
De resultaten van de interne controles worden gerapporteerd aan het management.
Dit gebeurt middels een rapportageformulier met als vaste onderdelen:

Proces

Datum

Aanleiding

Bevindingen

Controle uitgevoerd door

Paraaf
Naar aanleiding van de bevindingen kan het management indien nodig besluiten tot het
corrigeren van gevonden fouten of omissies, of het verbeteren van de processen zodat de
organisatie ‘in control’ blijft.
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
12
5.2.1 Controleactiviteiten en planning
Zoals bij de samenvatting is genoemd, zijn de processen met het grootste financiële
budget primair geselecteerd om aan een rechtmatigheidstoets te onderwerpen via de
interne controle. Om de controleactiviteiten vast te stellen is een zo goed mogelijk
opsomming gemaakt van de risico’s per proces, welke beheersmaatregelen daarbij
gelden en dus welke interne controleactiviteiten daar bij horen.
Als het gaat over realiseren van doelstellingen (met interne controle kan dit ook
vastgesteld worden) dan kan ook van daaruit gezocht wordt naar controleactiviteiten.
Bijvoorbeeld: verstrekt ODG vergunningen op de juiste wijze en is de rechtmatigheid
gewaarborgd? Worden toezicht activiteiten op de juiste wijze uitgevoerd en werkt het
interne systeem om dat te waarborgen? Deze vragen worden in een later stadium met
de interne controle meegenomen.
Proces
Controle
Uitvoering
Prioriteit
Frequentie
Planning en
Betrouwbare financiële administratie
Controller
4x per jaar
Naleving interne en externe richtlijnen
Controller
2x per jaar
Planning en
Tijdige, juiste en volledige
Controller
2x per jaar
Control
informatievoorziening naar Bestuur
Planning en
Interimcontrole
Accountant
1x per jaar
Control
Jaarrekeningcontrole
Accountant
1x per jaar
Inkoop en
Juiste en rechtmatige opdrachtverlening
cluster financiën
Hoog
4x per jaar
Crediteuren
conform het Inkoop- en
cluster financiën
Hoog
4x per jaar
cluster financiën
Hoog
4x per jaar
Control
Planning en
Control
aanbestedingsbeleid
Inkoop en
Juiste, tijdige, volledige en rechtmatige
Crediteuren
financiële verantwoording van uitgaven
(lasten en schuldpositie crediteuren)
Inkoop en
Juiste, tijdige, volledige en rechtmatige
Crediteuren
betaling
Inkomsten en
Juiste, tijdige, volledige en rechtmatige
Debiteuren
facturering
Inkomsten en
Juiste, tijdige, volledige en rechtmatige
Debiteuren
financiële verantwoording van
cluster financiën
2x per jaar
cluster financiën
2x per jaar
opbrengsten (baten en vorderingspositie
debiteuren)
Personeel
Juiste en rechtmatige mutaties
cluster financiën
Hoog
Maandelijks
personeelsbestand en salarisadministratie
Personeel
Controle vijf salarisstroken
cluster financiën
Hoog
Maandelijks
Personeel
Juiste, tijdige, volledige en rechtmatige
cluster financiën
Hoog
Maandelijks
financiële verantwoording van
personeelskosten
Investeringen
Juiste en rechtmatige aanbesteding
cluster financiën
2x per jaar
Investeringen
Juiste, tijdige, volledige en rechtmatige
cluster financiën
2x per jaar
financiële verantwoording van
investeringen (kapitaallasten en activa)
Bovenstaande planning laat zien dat prioriteit gegeven wordt aan de processen Personeel en Inkoop en Crediteuren.
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
13
5.2.2 Risicoanalyse en controlewerkzaamheden
5.2.2.1 Planning en Control
Doel
Het doel van de interne controle inzake planning en control is het vaststellen dat de
financiële administratie altijd up-to-date is en de algemene interne en externe richtlijnen (de
BBV en de eigen Financiële Verordening) worden nageleefd. Hiermee wordt gerealiseerd dat
de informatie die uit de financiële administratie afkomstig is en gebruikt wordt binnen de
organisatie (budgethouders, management, bestuur) betrouwbaar is. Bij dit proces wordt ook
aandacht besteed aan de jaarlijks uit te voeren algemene werkzaamheden in het kader van
de rechtmatigheidscontrole (opstellen/actualiseren normenkader, uitwerking toetsingskader
etc.).
Risico’s
De volgende risico’s zijn onderkend:

De financiële administratie is niet actueel waardoor tussentijdse informatie niet
betrouwbaar is en niet goed (bij)gestuurd kan worden op basis van deze informatie
(begroting en begrotingswijzigingen, reserveringen en verplichtingen, realisatie);

De budgetoverzichten worden niet tijdig aangeleverd en zijn niet geschikt of niet
voldoende gedetailleerd om budgethouders in staat te stellen hun budgetten
adequaat te bewaken;

Geen of onvoldoende inzicht in de financiële positie van de ODG;

Geen of onvoldoende inzicht in de saldi van administratieve tussen- en
balansrekeningen waardoor de financiële administratie geen goed inzicht geeft in de
werkelijke budgetten;

Kadernota, begroting, begrotingswijzigingen, jaarrekening en voortgangsrapportages volgen niet de juiste routing (MT, Klankbordgroep deelnemers1, DB, AB,
ter inzage legging bij Raden/Staten), zijn niet op tijd vastgesteld of worden niet op
tijd bij het ministerie van BZK aangeleverd;

Begrotingswijzigingen zijn niet door het juiste orgaan vastgesteld;

Het DB verzuimt het AB te informeren over nieuwe meerjarige verplichtingen groter
dan € 100.000,- per jaar (Financiële Verordening, art 7, lid 6a);

De financiële verordening is niet tijdig vastgesteld door het AB of voldoet niet aan de
daaraan te stellen eisen;

Het normenkader is niet actueel;

De bepalingen in de algemene wet- en regelgeving (Grondwet, Burgerlijk Wetboek,
Gemeentewet en de Algemene Wet Bestuursrecht) worden niet of niet voldoende
nageleefd;

Het interne controle plan is niet geactualiseerd op basis van een geactualiseerd
normenkader;

De begroting en het jaarverslag/de jaarrekening voldoen niet (volledig) aan de
verslaggevingsregels/inrichtingsvereisten zoals opgenomen in het BBV;

De gehanteerde (waarderings-)grondslagen zijn niet conform het BBV;
1 het vooroverleg met medewerkers Financiën van de "drie grote en twee kleine" deelnemers aan de GR
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
14

Mutaties van de algemene reserve zijn niet vastgesteld door het AB;

Baten en lasten en kredieten voor investeringen worden niet op eenduidige wijze
toegerekend aan producten in de productenraming waardoor deze niet passen
binnen de kaders in de begroting;

Uren worden niet juist, tijdig of volledig geschreven.
Interne beheersingsmaatregelen
De interne beheersingsmaatregelen die dienen ter afdekking van de onderkende risico’s zijn:

Er wordt jaarlijks een planning en control kalender opgesteld waarin de belangrijke
data en werkzaamheden worden vastgelegd ;

De controller houdt wijzigingen in wet- en regelgeving en eigen verordeningen bij en
meldt de consequenties daarvan aan het management;

Jaarlijkse vaststelling door AB/DB van protocol en normenkader;

Ten aanzien van de begroting en begrotingswijzigingen is functiescheiding aanwezig
tussen het opstellen, het vaststellen, het verwerken en het controleren van de
mutaties;

Begrotingswijzigingen worden vooraf beoordeeld door de controller, waarbij wordt
getoetst of deze aan de vastgestelde kaders (BBV, meerjarenbegroting etc.) voldoen;

Beschrijven hoe wordt geborgd dat bij het aangaan van verplichtingen wordt
gehandeld binnen de vastgestelde kaders;

Periodiek wordt vanuit de financiële administratie een budgetoverzicht opgesteld ten
behoeve van het management, waarbij direct correctieboekingen worden uitgevoerd;

Het budgetoverzicht wordt besproken met de budgethouders waarbij gevraagd wordt
of de budgethouders voldoende stuurinformatie hebben;

Periodiek (minimaal driemaal per jaar) worden de balans- en tussenrekeningen
geanalyseerd;

De aanlevering van bestuursstukken volgen een vaste route langs de juiste
besluitvormingsorganen (opgenomen in de planning en control kalender);

Investeringsbegroting opstellen (indien van toepassing) en deze laten vaststellen en
dit meenemen in de (meerjaren)begroting;

De leidinggevende voert regelmatig een volledigheidscontrole uit bij de
verantwoording van de uren;

Periodiek wordt een overzicht gemaakt van de niet compleet ingevulde weekstaten en
een overzicht van geschreven uren welke door de leidinggevenden wordt
gecontroleerd;

Interne controle wordt regelmatig uitgevoerd (zie schema onder 5.2.1) en er is sprake
van tussentijdse informatievoorziening aan AB en DB.
Werkzaamheden
De IC-werkzaamheden bestaan uit:

het vaststellen dat er jaarlijks een P&C kalender wordt opgesteld waaruit de routing
van bestuursstukken blijkt;

het vaststellen dat de financiële verordening, de hierin vermelde nota’s en het
treasurystatuut tijdig en door de juiste organen zijn vastgesteld;
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
15

het vaststellen dat de richtlijnen in het BBV worden nageleefd (middels het invullen
van de checklist BBV, zie bijlage 6.3);

het vaststellen dat de waarderingsgrondslagen en afschrijvingsmethoden m.b.t. de
vaste activa zoals vastgelegd in de financiële verordening worden nageleefd;

het vaststellen dat het DB de regels m.b.t. inkopen en aanbestedingen heeft
opgesteld en vastgelegd;

het vaststellen dat het AB geïnformeerd is over meerjarige verplichtingen groter dan
€ 100.000,- ;

het vaststellen dat (tussentijdse) rapportages (incl. jaarrekening) tijdig, juist en
volledig zijn samengesteld, voldoen aan de interne- en externe wet- en regelgeving
en dezelfde indeling als de begroting volgen;

het vaststellen dat de begroting en de begrotingswijzigingen zijn vastgesteld door
het AB en tijdig, juist en volledig zijn verwerkt in de financiële administratie;

het vaststellen dat periodiek balans- en tussenrekeningen worden gespecificeerd en
geanalyseerd;

het vaststellen dat het normenkader actueel is of het actualiseren daarvan;

het vaststellen dat het interne controle plan actueel is;

het vaststellen dat de mutaties in de reserve voldoende onderbouwd en door het AB
geautoriseerd zijn;

het vaststellen dat periodiek een budgetoverzicht aan de budgethouders wordt
voorgelegd en deze wordt besproken in het MT;

het vaststellen dat tijdschrijfgegevens periodiek worden gerapporteerd aan
leidinggevenden en dat leidinggevenden actie ondernemen op missende weekstaten.
5.2.2.2 Inkoop en crediteuren
Doel
Het doel van de interne controle inzake inkoop is het vaststellen dat de inkoop conform de
interne en externe richtlijnen (inkoop- en aanbestedingsbeleid, budgethouders-regeling,
Europese aanbestedingsrichtlijnen) heeft plaatsgevonden en de inkoop op de juiste manier
verwerkt is in de financiële administratie. Onder dit proces vallen de opdrachtverlening
(offertes, aanbestedingstrajecten en opdrachtbrieven), de verwerking van verplichtingen en
lasten in de exploitatie, de schuldpositie aan crediteuren en de bankbetalingen.
Risico’s
De volgende risico’s zijn onderkend:

Er wordt niet voldaan aan de externe wet- en regelgeving en door het AB
vastgestelde verordeningen;

Europese en/of interne aanbestedingsrichtlijnen worden niet nageleefd;

Budgetten zijn niet toereikend voor de verleende opdrachten en ontvangen facturen;

Opdrachtverlening is onduidelijk en leidt tot slechte producten, te late levering en
meerwerk;

Er worden facturen aan de organisatie gestuurd waar geen (goede) tegenprestatie aan
ten grondslag ligt;

Privé uitgaven worden ten laste van de organisatie gebracht;
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
16

Betaling aan crediteuren vindt niet tijdig plaats of is onjuist (naam,
bankrekeningnummer, bedrag);

Ongeautoriseerde medewerkers voeren betaalopdrachten uit of accorderen deze;

Het eindsaldo van de R/C volgens de Provincie sluit niet aan met het R/C-saldo in de
financiële administratie.
Interne beheersingsmaatregelen
De interne beheersingsmaatregelen die dienen ter afdekking van de onderkende risico’s zijn:

Er is een inkoop- en aanbestedingsbeleid door het DB vastgesteld waarin richtlijnen
omtrent inkoop (drempelbedragen voor offertes, nationale aanbesteding en Europese
aanbesteding) zijn vastgelegd;

Het DB heeft een mandaatregeling vastgesteld waardoor de directeur en
afdelingshoofden opdrachten mogen verlenen en facturen mogen accorderen ;

Bij opdrachten boven € 1.000,- wordt een contract of opdrachtbevestiging
verzonden;

Indien de verkoopvoorwaarden van de leverancier afwijken van onze
inkoopvoorwaarden, dan worden in de opdrachtbrief onze voorwaarden vermeld;

Een opdrachtbrief wordt pas verzonden nadat het cluster financiën budgetcontrole
heeft uitgevoerd en de budgethouder ondertekend heeft;

Uitgaande opdracht wordt binnen 10 werkdagen als verplichting vastgelegd in de
financiële administratie;

Ten aanzien van de verplichtingen en inkoopfacturen is functiescheiding aanwezig
tussen het vastleggen van verplichtingen en het inboeken van facturen;

Crediteuren worden verzocht de factuur digitaal in te dienen bij één mailadres
([email protected]);

Facturen worden slechts ingeboekt als ze geadresseerd zijn aan de ODG;

Facturen worden geaccordeerd door de budgethouder;

Facturen worden slechts betaalbaar gesteld wanneer deze door de juiste
budgethouder zijn geaccordeerd;

Per kwartaal vindt bij het opstellen van het budgetoverzicht controle plaats of
verplichtingen en facturen op de juiste budgetten zijn vastgelegd. De afspraken
omtrent de uitbesteding van de financiële administratie zijn vastgelegd in een
dienstverleningsovereenkomst. NB geldt dus ook voor de andere bedrijfsprocessen,
hierna.
Werkzaamheden
De IC-werkzaamheden bestaan uit:

het houden van interviews teneinde vast te stellen dat de procedures bestaan,
beschrijvingen aanwezig zijn en nog actueel zijn;

het vaststellen dat in de nota aanbestedingsbeleid de drempelbedragen m.b.t.
Europese aanbestedingen en het volgen van de Nederlandse richtlijnen juist zijn
vermeld;

het vaststellen dat de inkopen en aanbestedingen op de juiste wijze hebben
plaatsgevonden (door steekproef op opdrachtbrieven/verplichtingen);
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
17

het vaststellen dat doorgevoerde mutaties in het crediteurenstambestand op de juiste
wijze en door de juiste functionaris zijn verwerkt;

het uitvoeren van een ouderdomsanalyse op het crediteurensaldo;

een voortgezette controle teneinde vast te stellen dat facturen in het juiste boekjaar
zijn verantwoord;

een cijferbeoordeling op de omvang het crediteurensaldo t.o.v. voorgaande jaren;

het nagaan of, en zo ja welke, aanvullende interne controles moeten worden verricht
indien geconstateerd wordt dat de werkzaamheden in het proces (in de lijn) niet
plaatsvinden zoals is beschreven.
5.2.2.3 Inkomsten en debiteuren
Doel
Het doel van de interne controle inzake inkomsten is het vaststellen dat de facturering
conform de interne richtlijnen heeft plaatsgevonden en de opbrengsten volledig en juist
verwerkt zijn in de financiële administratie. Onder dit proces vallen de facturering, de
verwerking van vorderingen en baten in de exploitatie, de vorderingspositie op debiteuren
en de debiteurenafloop.
Risico’s
De volgende risico’s zijn onderkend:

De procedure wordt niet nageleefd of is niet (volledig) beschreven;

Facturering vindt te laat of onvolledig plaats;

Er bestaat onvoldoende inzicht in het openstaande debiteurensaldo waardoor
mogelijk oninbare posten niet of niet tijdig worden gesignaleerd en de debiteuren
niet juist gewaardeerd worden (te lage voorziening);

De invorderingsmaatregelen worden niet, niet tijdig of niet volledig uitgevoerd
waardoor oude posten ontstaan en het risico van oninbaarheid toeneemt;

Mutaties in het debiteurenstambestand zijn onjuist en/of onvolledig verwerkt;

Afboekingen van debiteuren vinden plaats door daartoe niet bevoegde
functionarissen.
Interne beheersingsmaatregelen
De interne beheersingsmaatregelen die dienen ter afdekking van de onderkende risico’s zijn:

Er is een procesbeschrijving aanwezig waarin is vastgelegd wie, wat, hoe en wanneer
doet;

Alle verkoopfacturen worden centraal door de financiële administratie vervaardigd;

Uitgaande facturen voor de deelnemers aan de GR ODG zijn geagendeerd en worden
per kwartaal verzonden;

Het cluster financiën voert continu ouderdomsanalyse uit, na 30 dagen wordt een
overzicht van openstaande facturen deelnemersbijdragen aan de concerncontroller
verstrekt en openstaande facturen of andere bijdragen aan de betrokken
medewerker;

indien een vriendelijk telefonisch verzoek niet leidt tot betaling, kan er geëscaleerd
worden naar de directeur;
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
18

Alle mutaties in het debiteurenstambestand zijn correct doorgevoerd;

Afboekingen van debiteuren dienen te worden geautoriseerd door de directeur;

De waardering van de debiteuren worden jaarlijks beoordeeld waarbij ook de omvang
van de voorziening voor dubieuze debiteuren wordt betrokken.
Werkzaamheden
De IC-werkzaamheden bestaan uit:

het houden van interviews teneinde vast te stellen dat de procedures bestaan,
beschrijvingen aanwezig zijn en nog actueel zijn;

het uitvoeren van steekproeven uit op de volledigheid van de vergunningaanvraag, de
juistheid van de in rekening gebrachte tarieven en de juistheid en volledigheid van de
financiële opbrengstverantwoording;

het vaststellen dat een analyse van de ouderdom en de inbaarheid van de debiteuren
plaatsvindt en de toereikendheid van de omvang van de voorziening voor dubieuze
debiteuren wordt vastgesteld;

het middels een deelwaarneming vaststellen dat het invorderingsbeleid daadwerkelijk
wordt uitgevoerd;

het vaststellen dat de afboekingen van debiteuren geautoriseerd zijn door daartoe
bevoegde functionarissen;

het uitvoeren van een cijferanalyse waarbij het debiteurensaldo en de voorziening
voor dubieuze debiteuren worden beoordeeld ten opzichte van voorgaande perioden;

het nagaan of, en zo ja welke, aanvullende interne controles moeten worden verricht
indien geconstateerd wordt dat de werkzaamheden in het proces (in de lijn) niet
plaatsvinden zoals is beschreven.
5.2.2.4 Personeel
Doel
Het doel van de interne controle inzake personeel is het vaststellen dat de mutaties in het
proces personeel juist en rechtmatig tot stand zijn gekomen en de verantwoording van de
personeelskosten in de financiële administratie juist, tijdig, volledig en rechtmatig heeft
plaatsgevonden.
Risico’s
De volgende risico’s zijn onderkend:

De procedure wordt niet nageleefd;

Mutaties in de vaste personeelsgegevens (stambestanden) in de salarisadministratie
worden door onbevoegde personen uitgevoerd;

In de personeelsdossiers zijn niet alle verplichte documenten opgenomen zoals
Loonbelastingverklaring en kopie identificatiebewijs;

Foutieve, onvolledige of ontijdige berekening/afdracht van de loonheffing ;

Foutieve, onvolledige of ontijdige berekening/afdracht van premies;

De personeelsmutaties worden niet geautoriseerd door een daartoe bevoegde
persoon;

Salarissen, toelagen en/of gratificaties worden ten onrechte verstrekt;
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
19

De omvang en/of duur van salarissen, toelagen of gratificaties worden niet juist
bepaald;

De bruto-netto berekeningen worden niet juist uitgevoerd;

De salarissen worden niet tijdig en/of op een onjuist rekeningnummer uitbetaald;

Mutaties in de salarisadministratie worden niet juist, volledig en/of tijdig verwerkt of
zijn niet (voldoende) onderbouwd;

De salarisadministratie sluit niet aan met de financiële administratie;

De verwerking van verloftegoeden en opgenomen verlof vindt niet juist, volledig
en/of tijdig plaats;

De verzuimadministratie is onjuist of onvolledig, of ziekte wordt niet tijdig
doorgegeven aan het UWV;

De ODG lijdt financiële schade door vermissing van of schade aan
organisatiemiddelen;

De wettelijke termijnen voor de behandeling van bezwaarschriften worden niet
gehaald;

De afspraken uit de DVO tussen de provincie Groningen en de ODG worden niet
nageleefd.
Interne beheersingsmaatregelen
De interne beheersingsmaatregelen die dienen ter afdekking van de onderkende risico’s zijn:

Er is een procesbeschrijving aanwezig waarin is vastgelegd wie, wanneer, wat, hoe
doet;

Er is functiescheiding tussen personeelszaken (aangaan arbeidsovereenkomsten
e.d.), de salarisadministratie (aanlevering en controle van mutaties in
salarisadministratie e.d.) en het betalen van salarissen/declaraties;

Alle mutaties in de salarisadministratie en de berekening van de salarissen (brutonetto) worden door een andere functionaris gecontroleerd;

Maandelijkse controle van de mutaties in de bruto salarissen middels afstemming van
de mutaties met brondocumenten;

Formatieoverzichten van de ODG (bron salarisadministratie Provincie Groningen) per
kwartaal aansluiten met aanstellingsbrieven of wijzigingen en deze laten accorderen
door de leidinggevende;

De salarisadministratie controleert de autorisatie van aangeleverde mutaties;

De salarisadministratie controleert aangeleverde variabele mutaties inhoudelijk op
naleving regels/richtlijnen;

Maandelijkse steekproef van 5 salarisstroken op juistheid en volledigheid (naam, fte,
salarisschaal, periodiek, bruto salaris en toelage);

Maandelijkse steekproef van 5 salarisstroken op de juistheid van de berekening van
declaraties, de goedkeuring door de leidinggevende en het uitbetaalde bedrag;

Controle van de salarisrun in januari op juistheid van het bruto salarisbedrag,
gehanteerde premiepercentages, franchises en dergelijke;

Maandelijkse afstemming van het totaalbedrag van de betaaladvieslijst salarissen met
het totaal volgens het door de salarisadministratie aangeleverde betaalbestand en de
mutatie in de rekening courant;

Maandelijkse aansluiting van de salarisadministratie met de financiële administratie;
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
20

Halfjaarlijkse steekproef op het aanvragen/gebruik van het cafetariamodel en het
verlof;

De procedure voor ziekteverzuim is aanwezig ;

Controle per kwartaal op de tijdigheid van ziektemeldingen en het doormelden
daarvan aan het UWV, op basis van de informatie van de Provincie;

Maandelijkse steekproef op volledigheid van de verzuimadministratie;

Er is een procedure opgesteld voor de vermissing van of schade aan
organisatiemiddelen door medewerkers en er zijn verzekeringen afgesloten;

Er is een protocol behandeling bezwaarschriften opgesteld;

De afspraken omtrent de uitbesteding van de salaris- en personeelsadministratie zijn
vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst;

De provincie Groningen heeft zelf maatregelen getroffen voor haar interne
beheersing (AO en IC) en rapporteert daarover aan de ODG.
Werkzaamheden
De IC-werkzaamheden bestaan uit:

Het vaststellen dat de procedures bestaan, beschrijvingen aanwezig zijn en nog
actueel zijn;

Het vaststellen dat de salarissen per januari zichtbaar gecontroleerd zijn op bruto
salarisbedrag, premiepercentages en franchises;

Het vaststellen dat de maandelijkse controle op de mutaties in de bruto salarissen
heeft plaatsgevonden (standenregister);

Het vaststellen dat de formatieoverzichten per kwartaal geaccordeerd zijn door de
leidinggevenden;

Het middels een deelwaarneming vaststellen dat de personeelsdossiers en
verzuimadministratie compleet en actueel zijn;

Het vaststellen dat de vaste gegevens in de salarisadministratie ten aanzien van de
premiepercentages, franchisebedragen etc. overeenstemmen met opgaven van het
pensioenfonds etc.;

Het vaststellen dat maandelijks een aansluiting wordt opgesteld tussen de
salarisadministratie en de financiële administratie en tussenrekeningen inzake
salarissen geanalyseerd worden;

Het vaststellen dat maandelijks een steekproef op de juistheid van salarisbedrag en
uitbetaalde declaraties heeft plaatsgevonden;

Het uitvoeren van een deelwaarneming op mutaties in de salarisadministratie waarbij
wordt gecontroleerd op juistheid autorisatie, naleving relevante wet- en regelgeving
en verwerking in de salarisadministratie;

Het uitvoeren van een deelwaarneming op de bruto-netto berekening;

Het vaststellen dat de netto betaallijst is afgestemd met het betaalbestand vóór
uitbetaling van de salarissen;

Het uitvoeren van een cijferbeoordeling op de personeelskosten waarbij de werkelijke
kosten worden vergeleken met de begroting en de realisatie over voorgaand jaar;

Het vaststellen dat de DVO met de provincie Groningen en de AO van de provincie
Groningen worden nageleefd en de uitkomsten van de IC door de provincie
Groningen aanwezig zijn;
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
21

Het nagaan of, en zo ja welke, aanvullende interne controles moeten worden
verricht indien geconstateerd wordt dat de werkzaamheden in het proces (in de lijn)
niet plaatsvinden zoals is beschreven.
5.2.2.5 Investeringen
Doel
Het doel van de interne controle inzake investeringen is het vaststellen dat investeringen
rechtmatig tot stand zijn gekomen (het aanbestedingsbeleid is gevolgd) en de
verantwoording van de investeringen en de kapitaallasten in de financiële administratie juist,
tijdig, volledig en rechtmatig is. Voor het aangaan van de verplichtingen en het betalen van
facturen wordt verwezen naar het proces inkoop.
Risico’s
De volgende risico’s zijn onderkend:

De procedure wordt niet nageleefd, of is niet (volledig) beschreven;

De investering is niet geautoriseerd door een daartoe bevoegd persoon;

Een adequaat contractenbeheer ontbreekt;

De richtlijnen van de BBV ten aanzien van investeringen en afschrijvingen worden niet
nageleefd;

Investeringen vinden plaats zonder dat er vooraf gecheckt is of hiervoor een budget
beschikbaar is;

De onderhoudsplannen van de kapitaalgoederen zijn niet actueel;

In het inkoop en aanbestedingsbeleid van de ODG is geen of op onjuiste wijze
rekening gehouden met de Europese richtlijnen en de Nederlandse richtlijnen;

De kostenraming heeft niet volledig en/of juist plaatsgevonden waardoor een
verkeerde aanbestedingsvorm wordt toegepast;

Er wordt van de richtlijnen in de nota aanbestedingsbeleid afgeweken zonder dat dit
vooraf door het DB is goedgekeurd;

Er worden investeringen geactiveerd die kleiner zijn dan € 10.000 (Financiële
Verordening, artikel 10, lid d);

Het activaregister geeft geen actueel inzicht in de boekwaarde van kapitaalgoederen;

De afschrijvingsmethode of afschrijvingstermijn wordt niet juist toegepast;

Memoriaalboekingen van kapitaallasten worden verwerkt zonder dat deze
goedgekeurd zijn;

Onjuiste informatievoorziening inzake de (financiële) voortgang van de
investeringsbudgetten en de verrichte activiteiten;

Investeringsfacturen worden in een verkeerd boekjaar verantwoord.
Interne beheersingsmaatregelen
De interne beheersingsmaatregelen die dienen ter afdekking van de onderkende risico’s zijn:

Er is een procesbeschrijving aanwezig waarin is vastgelegd wie, wat, hoe en wanneer
doet;

De concerncontroller houd wijzigingen in wet- en regelgeving en eigen
verordeningen bij en meldt de consequenties daarvan aan het management;
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
22

Investeringskredieten worden door het AB beschikbaar gesteld;

Adequaat kredietbeheer op beschikbaarheid budget investeringen door de financiële
administratie;

Wijzigingen in het activaregister worden uitgevoerd op basis van onderliggende
brondocumentatie door de functionaris belast met de activamodule en hierbij wordt
rekening gehouden met de interne en externe richtlijnen met betrekking tot de
investeringen zoals vastgelegd in het BBV en de interne verordeningen;

De activa wordt periodiek bijgewerkt;

Periodieke analyse door budgethouders op de realisatie van de
investeringsbudgetten;

Berekende kapitaallasten worden gecontroleerd voordat deze geboekt worden;

De onderhoudsplannen worden periodiek geactualiseerd.
Werkzaamheden
De IC-werkzaamheden bestaan uit:

het houden van interviews teneinde vast te stellen dat de procedure bestaat, de
beschrijving aanwezig is en nog actueel is;

het vaststellen dat de aanbestedingen op de juiste wijze hebben plaatsgevonden;

het vaststellen dat in de managementrapportages is ingegaan op de resultaten van
de analyse van de realisatie versus de investeringskredieten;

het vaststellen dat de onderhoudsplannen periodiek geactualiseerd worden;

het uitvoeren van deelwaarnemingen op investeringen waarbij de nadruk ligt op het
volgen van de aanbestedingsregels, de verwerking in het activaregister en een
detailcontrole op de investeringsfacturen wordt uitgevoerd;

het vaststellen dat het activaregister voldoet aan de externe (BBV) en interne
(verordening) richtlijnen;

het vaststellen dat de activamodule up to date is;

Het uitvoeren van een cijferbeoordeling op de investeringen, activa en kapitaallasten
waarbij de werkelijke kosten worden vergeleken met de begroting en de realisatie
over voorgaand jaar;

Het nagaan of, en zo ja welke, aanvullende interne controles moeten worden
verricht indien geconstateerd wordt dat de werkzaamheden in het proces (in de lijn)
niet plaatsvinden zoals is beschreven.
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
23
6 Bijlagen
6.1 Schema voor procesbeschrijving
OMGEVINGSDIENST
GRONINGEN
Proces
Doel
Activiteiten
Procesbeschrijving
Risico’s
Tijdsbeslag
Deadline
Verantwoordelijke
functie
Uitvoerende
functie(’s)
Controlerende
functie(‘s)
6.2 Rapportageformulier Interne Controle
OMGEVINGSDIENST
GRONINGEN
Proces
Datum
Aanleiding
Bevindingen
Controle uitgevoerd door
Paraaf
Bijlagen: documenten i.r.t. de interne controle (evt. incl. Steekproef)
6.3 Checklist BBV
(apart bestand)
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
24
6.4 Voorbeeld crediteurenproces ODG mbv Mavim
Crediteurenproces Omgevingsdienst Groningen
Medewerker FZ ODG
[Wie]
Invoerder PRV
[Wie]
Administrateur PRV
[Wie]
Financieel adviseur ODG
[Wie]
Medewerker Ondersteuning
ODG
[Wie]
Budgethouder ODG
[Wie]
Cluster Administratie PRV
[Wie]
1
Ontvangen en
digitaliseren fysieke
facturen
><
2
Ontvangen en
verwerken digitale
facturen
><
3
Verwerken facturen
in CORSA
Afwijkende factuur
><
4
Afwijkende facturen
bespreken
><
Correctie
Afgekeurd
5
Verwerken facturen
in CORSA
Goedgekeurd
><
><
Afgekeurd
8
Afkeuren
6
Corrigeren
7
Beoordelen factuur
><
><
Goedgekeurd
10
Facturen betalen
9
Doorboeken factuur
><
><
Figuur 1 Functiestroomschema
6.4.1 Ontvangen en digitaliseren fysieke facturen
1. Ontvangen en digitaliseren fysieke facturen:
Fysieke facturen worden ontvangen via ons postbus adres: Postbus 97, 9641 KJ Veendam
of in de brievenbus van ons pand aan de Lloydsweg 17.
De inkoopfacturen worden dagelijks door de afdeling Facilitaire Zaken van de Kompanjie
behandeld. Zij scannen deze en verwerken deze in Corsa (Kompanjie). De medewerker
Ondersteuning ODG raadpleegt dagelijks Corsa Kompanjie en stuurt de digitale
inkoopfacturen naar het e-mail adres [email protected].
Relatiecategorie
Naam
Wie
Medewerker
Kenmerk
Van
ODG
Ondersteuning
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
25
6.4.2 Ontvangen en verwerken digitale facturen
1. Ontvangen en verwerken digitale facturen: Via het e-mail adres:
[email protected] worden digitale inkoopfacturen ontvangen.
De digitale inkoopfacturen worden dagelijks door de medewerker
crediteurenadministratie/provincie ingevoerd in Corsa. De administrateur van de Provincie
Groningen (PRV) ontvangt een mailbericht dat er facturen ter verwerking staan.
Relatiecategorie
Naam
Wie
Invoerder PRV
Kenmerk
Van
Afdeling F&C
(PRV)
6.4.3 Verwerken facturen in CORSA
De administrateur controleert;
a.
of de factuur juist is tenaamgesteld (zo niet, vraagt de administrateur PRV, al dan
niet na overleg met de fin. Adviseur van de ODG een gewijzigde factuur op bij de
crediteur).
b.
of de factuur bestemd is voor de ODG (zo niet stuurt de administrateur PRV, al dan
niet na overleg met de fin. Adviseur de factuur retour naar de crediteur)
c.
of de BTW correct is verwerkt
d.
of het factuurbedrag past binnen het bedrag van de opgenomen verplichting (zo niet
neemt de administrateur PRV contact op met de fin adviseur)
de administrateur PRV registreert in Corsa voor welke budgethouder de factuur bestemd is.
De administrateur zet de factuur door naar de medewerker Ondersteuning. De medewerker
Ondersteuning ontvangt een mailbericht dat er facturen ter verwerking staan.
Relatiecategorie
Naam
Wie
Administrateur
Kenmerk
Van
Afdeling F&C (PRV)
PRV
Waarheen
Waarheen
Verwerken
Crediteurenproces
facturen in
Omgevingsdienst
CORSA
Groningen
Afwijkende
Afwijkende
Crediteurenproces
facturen
factuur
Omgevingsdienst
bespreken
Groningen
6.4.4 Afwijkende facturen bespreken
Als gebleken is dat de factuur afwijkt wat betreft tenaamstelling of de opgenomen
verplichting wordt door de administrateur PRV het initiatief genomen voor overleg met de
financieel adviseur.
1. Tenaamstelling niet juist : factuur afkeuren (retour crediteur), factuur uit Corsa.
2. Opgenomen verplichting wijkt af met de inkoopfactuur dus geen match. Crediteur
bellen voor een creditfactuur. Oude inkoopfactuur blokkeren voor betaling, na
ontvangst credit nota is er een match met de opgenomen verplichting en kan de
factuur worden betaald. Gaat dus naar de medewerker ODG die facturen verwerkt in
CORSA, en vervolg zoals aangegeven.
3. Crediteur wil geen creditfactuur zenden, dan intern overleg met budgethouder.
Crediteur op de hoogte stellen dat alleen het bedrag dat is opgenomen als
verplichting wordt betaald. Betekent dat er restpost bij de crediteur open blijft staan
(blokkering).
4.
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
26
Relatiecategorie
Naam
Wie
Financieel
Kenmerk
Van
ODG
adviseur
Waarheen
Waarvandaan
Verwerken
Crediteurenproces
facturen in
Omgevingsdienst
CORSA
Groningen
Verwerken
Afwijkende
Crediteurenproces
facturen in
factuur
Omgevingsdienst
Groningen
CORSA
6.4.5 Verwerken facturen in CORSA
De medewerker Ondersteuning raadpleegt dagelijks Corsa (provincie) en controleert:
a. of de factuur juist is tenaamgesteld
b. of de factuur bestemd is voor de ODG
c. of de juiste budgethouder is geregistreerd
en vult of de boekingsregels of het verplichtingennummer in.
Als a, b of c negatief beantwoord worden, keurt de medewerker Ondersteuning de factuur af
en motiveert de reden van afkeuring (tenaamstelling niet juist, niet voor ODG of naar andere
budgethouder). De administrateur PRV ontvangt hiervan een mailbericht en onderneemt
actie) 1.5a: actie is 1.3a; 1.5b: actie is 1.3b; 1.5c: actie: budgethouder wordt gewijzigd en
factuur wordt opnieuw doorgezet naar medewerker Ondersteuning.
Als 1.5a, 1.5b en 1.5c positief worden beantwoord, zet de medewerker Ondersteuning de
factuur door naar de budgethouder.
Relatiecategorie
Naam
Wie
Medewerker
Kenmerk
Van
ODG
Ondersteuning
Waarheen
Corrigeren
Afgekeurd
Crediteurenproces
Omgevingsdienst
Groningen
Waarheen
Beoordelen
Goedgekeurd
Crediteurenproces
Omgevingsdienst
factuur
Groningen
Waarvandaan
Waarvandaan
Verwerken
Crediteurenproces
facturen in
Omgevingsdienst
CORSA
Groningen
Afwijkende
Crediteurenproces
facturen
Omgevingsdienst
bespreken
Groningen
6.4.6 Corrigeren
De administrateur PRV wijzigt de budgethouder en stuurt de factuur opnieuw naar de
medewerker Ondersteuning.
Relatiecategorie
Naam
Wie
Administrateur
Kenmerk
Van
Afdeling F&C
PRV
Waarheen
Afkeuren
Afgekeurd
Crediteurenproces
Omgevingsdienst
Groningen
Waarvandaan
Verwerken
Afgekeurd
Crediteurenproces
facturen in
Omgevingsdienst
CORSA
Groningen
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
27
6.4.7 Beoordelen factuur
De budgethouder controleert:
a. of de factuur bestemd is voor de ODG (zo niet keurt de budgethouder de factuur af.
Vervolgactie administrateur PRV (1.3a)
b. of het factuurbedrag in overeenstemming is met de aangegane verplichting (zo niet,
contact met crediteur, gevolgd door goedkeuring/afkeuring met reden)
c. of de factuur ten laste van het juiste budget wordt gebracht (zo niet kan de
budgethouder de boekingsregels zelf aanpassen (naar 1.9) of afkeuren (naar 1.8), met
motivering terug naar administrateur (naar 1.3), via administrateur en medewerker
Ondersteuning opnieuw aanbieden aan budgethouder). De eerste optie heeft de
voorkeur qua efficiëntie.
Indien een factuur betrekking heeft op meerdere budgetten van meerdere budgethouders
wordt na het akkoord van de eerste budgethouder de factuur doorgezet naar de volgende
budgethouder ter controle.
Als a of b negatief wordt beantwoord wordt de factuur afgekeurd.
Relatiecategorie
Naam
Wie
Budgethouder
Kenmerk
Van
ODG
ODG
Waarheen
Afkeuren
Afgekeurd
Crediteurenproces
Omgevingsdienst
Groningen
Waarheen
Doorboeken
Goedgekeurd
Crediteurenproces
Omgevingsdienst
factuur
Groningen
Waarvandaan
Verwerken
Goedgekeurd
Crediteurenproces
facturen in
Omgevingsdienst
CORSA
Groningen
6.4.8 Afkeuren
De administrateur PRV keurt de factuur af en verwijdert deze uit CORSA.
Relatiecategorie
Naam
Wie
Administrateur
Kenmerk
Van
Afdeling F&C
PRV
Waarvandaan
Corrigeren
Afgekeurd
Crediteurenproces
Omgevingsdienst
Groningen
Waarvandaan
Beoordelen
Afgekeurd
factuur
Crediteurenproces
Omgevingsdienst
Groningen
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
28
6.4.9 Doorboeken factuur
De administrateur PRV valideert de boekingsregels in CORSA en handelt de factuur af zodat
deze op de betaallijst komt.
Relatiecategorie
Naam
Wie
Administrateur
Kenmerk
Van
Afdeling F&C
PRV
Waarvandaan
Beoordelen
Goedgekeurd
Crediteurenproces
Omgevingsdienst
factuur
Groningen
6.4.10 Facturen betalen
Het cluster FAB van de administratie PRV draait op dinsdag, donderdag en vrijdag de
reguliere betaalbatches. De batches van de ODG worden met de betaallijsten van de
provincie en overige derden partijen ter betaling aangeboden. De betaallijsten worden
hiertoe gecontroleerd en getekend door de gemandateerde of zijn vervanger. Daarna vindt
de definitieve betaling plaats door één van de gemachtigden. De betaallijsten worden de
volgende dag definitief verwerkt in de administratie (CODA).
Relatiecategorie
Naam
Wie
Cluster
Kenmerk
Van
Afdeling F&C
Administratie
PRV
Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina
29