Initial Application

Checklist invulling aanvraagformulier voor een verlenging van een
importontheffing (Renew authorisation)
Vraag op formulier
1. Zijn de naw- en contactgegevens van de aanvrager volledig en correct ingevuld?
Compleet
ja
nee
2. Is het juiste ontheffingsnummer gebruikt?
Zijn het land van oorsprong, exporteur en controlemaatschappij nog ongewijzigd ten
opzichte van oorspronkelijke aanvraag?
Is adres van exporteur gewijzigd?
3. Is een geldig certificaat van de exporteur bijgevoegd en is dit certificaat nog geldig op het
moment dat de ontheffing afgegeven wordt?
Is het certificaat van de exporteur nog minimaal 4 maanden geldig?
Indien er producten op het certificaat staan komen deze overeen met de aangevraagde
producten?
3.1.a. Is eerste vak aangekruist (Following changes occurred)? (zo ja zie 3.1 en vervolg)
b. Is tweede vak aangekruist (The data and declarations in the application for the import
authorisation are still valid and that no major changes occurred)?
c. Is de aanvraag ondertekend door de controlemaatschappij van de exporteur?
d. Is elke pagina voorzien van een paraaf of stempel van de controlemaatschappij?
3.2 Is vak 1 of 2 aangekruist door de importeur en komt dit overeen met de verklaring van
de controlemaatschappij?
Is de aanvraag ondertekend door de importeur?
3.1 vervolg:
Indien bij 3.1 het vakje ‘Products’ is aangekruist is vraag 4 van een Initial Application
formulier bijgevoegd?
Zijn bij vraag 4 alle producten met de daarbij behorende gegevens ingevuld?
Indien bij 3.1 het vakje ‘Processing/Preparation units’ is aangekruist is vraag 10 van een
Initial Application formulier bijgevoegd?
Zijn de gegevens van de ‘Processing/Preparation units’ volledig en correct ingevuld bij vraag
10 (eventueel in een flowchart)?
Indien bij 3.1 het vakje ‘Agricultural production units’ is aangekruist is vraag 12 van een
Initial Application formulier bijgevoegd?
Zijn de gegevens van de “agricultural production units” volledig en correct ingevuld
(eventueel in een flowchart)?
Worden de producten vermeld bij vraag 4 tenminste één maal genoemd in geval van
toevoeging producten?
Indien er een Growergroup staat vermeld bij vraag 4 is hiervoor annex B bijgevoegd?
Indien bij 3.1 het vakje ‘Other’ is aangekruist is dan ook een omschijving en eventueel
documentatie bijgevoegd?
1
Vragen/opmerkingen:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Veel gemaakte fouten in verlengingsaanvragen
(Renew an Application)
Vraag 3.2 in te vullen door importeur
 Het aangevinkte vakje komt niet overeen met het aangevinkte vakje van de
controlerende instantie. Vaak wordt dit helemaal niet ingevuld.
 De handtekening van de importeur ontbreekt.
Algemeen


indien er een product toegevoegd wordt ontbreken veelal de gegevens met betrekking
tot de processing en agricultural units. Deze gegevens moeten op de initial application
terug te vinden zijn of de gegevens moeten bij de verlenging toegevoegd worden.
Aangezien van alle producten de goederenstroom inzichtelijk moet zijn moeten alle
producten zowel bij de processor(s), de agricultural units als ook op het export
certificaat terug te vinden zijn.
Indien zich een wijziging voordoet bij de processing units of bij de agricultural unit,
ontbreken de wijzigingen veelvuldig of is de nieuwe situatie onduidelijk. De wijzigingen
dienen middels het invullen van de betreffende vragen (10 en 12) van de ‘initial
application’ te gebeuren.
Het heeft onze voorkeur bij elke wijziging de vraag 10 en/of 12 geheel opnieuw (ev. via een
flowchart) in te dienen waardoor we steeds een volledig overzicht hebben van de betrokken
actieve bedrijven.
Bij het beantwoorden van vraag 10 en 12 verwijzen naar het certificaat is niet acceptabel.




Het bijbehorende certificaat van de exporteur is niet meer geldig op het moment dat de
verlenging in moet gaan en niet alle producten zijn op het certificaat terug te vinden.
Aanvragen zijn vaak niet ondertekend en de afzonderlijke bladzijden soms niet
gestempeld door de controle-instantie.
Maak gebruik van het meest recente aanvraagformulier en de bijbehorende instructie.
Meldt onregelmatigheden zeker daar waar de biologische status van producten in het
gedrang komt.
2