A4 Blank Landscape

20170228_functiebeschrijving directeur academie_def
Functiebeschrijving directeur academie
Doel van de functie



(Mee) Ontwikkelen, vertalen en bijsturen van een
overkoepelend beleid en strategie voor de kunstacademie in
de stroom vrije tijd
Bepalen en bewaken van de krijtlijnen voor een adequate
interne organisatie
Coachen, motiveren, inspireren en stimuleren van teamleden
om
een kader te creëren dat toelaat
 een innoverende, kwaliteitsvolle, klantgerichte* en continue
werking te garanderen
 de individuele teamleden en het team als geheel te ondersteunen
in hun ontwikkeling
 leerlingen in een optimale omgeving een stimulerende en aan hun
niveau aangepaste opleiding te laten genieten
in lijn met het organisatiekompas (missie, visie, waarden,
organisatieprincipes)
* klanten = leerlingen, ouders, gebruikers, …
Context
De kunstacademie is als gemeentelijke onderwijsinstelling gesitueerd binnen de context van de stroom vrije tijd. De directeur overlegt met en rapporteert aan de directeur
vrije tijd en de gemeentesecretaris. Hij werkt binnen het strategisch kader van de stroom vrije tijd, de specifieke onderwijsopdrachten en de wettelijke verplichtingen. Hij
begeleidt zijn team om de doelstellingen van de kunstacademie te realiseren en zorgt er voor dat dit team optimaal kan functioneren.
Functiebeschrijving directeur academie_def
pagina 1 van 7
20170228_functiebeschrijving directeur academie_def
Functiebeschrijving directeur academie
Resultaatgebieden
Verantwoordelijkheden
Te bereiken resultaten
Voorbeelden van activiteiten
(Bijdragen aan het) definiëren van strategisch beleid, beleidsvoorbereiding en -advisering

In samenwerking met
het team
 Input leveren aan de strategie en het
beleid van de academie
 Bijdragen aan de richtingbepaling en de
organisatie van de stroom vrije tijd
 mee vorm geven aan het
strategisch beleid
 een kader creëren voor een
optimale werking, financiering en
implementatie van het beleidsplan
 een optimaal partnerschap met de
besturen creëren










Input voor strategie leveren
Actief volgen van en anticiperen op
maatschappelijke, artistieke en wettelijke
ontwikkelingen met betrekking tot het deeltijds
kunstonderwijs
Formeel overleg met de besturen opzetten
Opvolgen, analyseren en signaleren van relevante
evoluties die verband houden met het deeltijds
kunstonderwijs
De termijnplanning en programmatie met betrekking
tot de academie zowel inhoudelijk als financieel
voorbereiden
Actief en constructief deelnemen aan
beleidsvoorbereidend overleg
Ontwikkelen van het artistiek-pedagogisch plan
Artistiek sturen van de academie
De doelstellingen van de onderwijsinstelling
bewaken, evalueren en actualiseren conform het
artistiek pedagogisch project
…
Leiden, coördineren, motiveren, inspireren, stimuleren en coachen
 Continu motiveren, inspireren, stimuleren
en coachen van de individuele teamleden
en het team
 Leiden en coördineren van de werking
van de academie



Functiebeschrijving directeur academie_def
pagina 2 van 7
het team en de teamleden
begeleiden naar een hoger niveau
van functioneren
met de juiste competenties en in
een optimaal werkklimaat de
zelfsturende capaciteit van het
team bevorderen
de realisatie van doelstellingen en






Dagelijkse feedback geven aan teamleden en
feedback ontvangen
Het laten leven van de waarden en het
organisatiekompas door o.a. voorbeeldgedrag
Evalueren van de noden (opleiding, materiaal, …)
Opleidingsbehoeften van teamleden in kaart
brengen
Teamleden ondersteunen op maat
Functionering-, bijsturing-, coaching- en/of
Functiebeschrijving directeur academie – voorstel definitief
Resultaatgebieden
Verantwoordelijkheden
Te bereiken resultaten
projecten bevorderen
Voorbeelden van activiteiten







evaluatiegesprekken met teamleden voeren
Het team stimuleren om vernieuwing door te voeren
en hun competenties op peil te houden
Een goede samenwerking binnen het team
bevorderen
Bemiddelen in conflicten en klachten binnen het
team
Een gepast onthaalbeleid voor nieuwe teamleden
voeren
Efficiënt en gestructureerd overleg (laten)
organiseren inzake werkplanning en organisatie
binnen de academie (teamvergaderingen,
coördinatievergaderingen, vakvergaderingen,
academieraad, secretariaatsvergaderingen,...)
Een positief leer- en leefklimaat in de academie
creëren en stimuleren in overeenstemming met het
artistiek pedagogisch project
…
Financieel en administratief beheer

Samen met het
secretariaat
 Inschatten van de nodige middelen
 Opmaken van een budgetplan
 Na toewijzing beheren van de middelen
van de academie
 Opvolgen, bijsturen en verantwoorden
van het gebruik van de middelen

verzekeren dat de beschikbare
middelen optimaal worden ingezet
en verantwoord in functie van de
doelstellingen en/of toegekende
subsidies







Functiebeschrijving directeur academie_def
pagina 3 van 7
Middelen aanvragen en onderbouwen
Budgetten beheren, verdedigen en implementeren
Zorgen voor een gefundeerd, samenhangend, tijdig
en nauwkeurig budgetvoorstel en voor een accuraat
budgetbeheer en -controle
Onderzoeken van subsidiemogelijkheden of
alternatieve financieringsmogelijkheden
Zorg dragen voor een adequate financiële
administratie
Een adequaat aankoopbeleid voeren voor boeken,
partituren, instrumenten, materialen
Toezien op een correcte uitvoering van de
administratie die verband houdt met de academie
Functiebeschrijving directeur academie – voorstel definitief
Resultaatgebieden
Verantwoordelijkheden
Te bereiken resultaten
Voorbeelden van activiteiten




De nodige maatregelen nemen met het oog op een
efficiënt en ordelijk schoolarchief en klassement
binnen de academie
Defecten, tekorten en structurele problemen
inventariseren, signaleren en indien mogelijk zelf
oplossen
Lokalen optimaal (laten) beheren
…
Personeelsbeheer

Samen met het
secretariaat
 Inschatten van de nodige
personeelsmiddelen
 Na toewijzing beheren van de
personeelsmiddelen van de academie
 Opvolgen, bijsturen en verantwoorden
van het gebruik van de
personeelsmiddelen

verzekeren dat de beschikbare
personeelsmiddelen optimaal
worden ingezet en verantwoord in
functie van de doelstellingen en/of
toegekende subsidies







Aanwending van het lestijdenpakket/lesurenpakket
voorbereiden
Coördineren van de dagelijkse werking van de
academie: plannen, taakafspraken en taakverdeling,
opvolging en bijsturing, …
Toezien op het welzijn, veiligheid en gezondheid op
het werk
Een nascholingsplan opstellen, de vormingsnoden
verzamelen en nascholing organiseren
Uitvoeren van het personeelsbeleid van de academie
onder de eindverantwoordelijkheid van de
inrichtende macht en met inachtneming van de
beschikbare budgetten, de bestaande regelgeving en
de lokale beleidsbeslissingen
Werkoverleg initiëren
…
Monitoren en rapporteren

Binnen de
vooropgestelde timing
en vorm


(Laten) Monitoren van de werking van
het team
Feedback geven aan het team en aan de
Functiebeschrijving directeur academie_def
pagina 4 van 7


de realisatie van doelstellingen,
taken en projecten garanderen
de status en voortgang van de


Rapporteren over de voortgang en resultaten van
projecten en de algemene werking van de academie
Opmaak verantwoordingsrapporten, zowel
inhoudelijk als financieel
Functiebeschrijving directeur academie – voorstel definitief
Resultaatgebieden
Verantwoordelijkheden

Samen met het team
besturen over de stand van zaken ten
aanzien van de doelstellingen
 Initiëren van bijsturing
Te bereiken resultaten


doelstellingen en werking op te
volgen
beslissingen te nemen
adviezen te formuleren
Voorbeelden van activiteiten





Nakijken van de kwaliteit van het werk
Opvolgen van de KPI’s
Samen met het team, optimaliseren van processen
Organiseren van interne schoolanalyse/zelfevaluatie
om prioriteiten te kunnen bepalen
…
Interne en externe communicatie
Samen met het
secretariaat en het team
 Informatie in alle richtingen laten
doorstromen
 Met het team in communicatie gaan over
de werking van de academie
 Verzorgen van de public relations van de
academie



Verzekeren dat alle nodige
informatie beschikbaar is voor het
team
Het management informatie geven
over wat er leeft op de werkvloer
Een optimale communicatie
bereiken met de (mogelijke)
klanten over de werking en de
mogelijkheden binnen de
academie












Functiebeschrijving directeur academie_def
pagina 5 van 7
Informele contacten onderhouden
Meebouwen aan een extern netwerk
Externe informatie naar het team brengen
De teamleden op de hoogte brengen over genomen
beslissingen
Een adequaat intern communicatienetwerk
uitbouwen
Afstemming communicatie (organisatie en actieve
deelname intern overleg; bevorderen van de interne
communicatie)
Zowel intern als extern als aanspreekpunt van de
academie fungeren
Zorgen voor een optimale informatiedoorstroming
met het oog op de te bereiken doelstellingen en dit
met alle betrokkenen
De doelstellingen van en de mogelijkheden binnen
de academie uitdragen en daartoe een actief
publiciteitsbeleid voeren, contacten met de pers
onderhouden en voorlichting, lezingen,… houden
De website (laten) uitbouwen
Sociale media inzetten voor het realiseren van de
doelstellingen
…
Functiebeschrijving directeur academie – voorstel definitief
Resultaatgebieden
Verantwoordelijkheden
Te bereiken resultaten
Voorbeelden van activiteiten
Stakeholder management
 Voorbereiden en verspreiden van
strategische communicatie
 Adviseren, ondersteunen en inspireren
van het bestuur, partners en de stroom
vrije tijd
 Opbouwen van relaties met externe
actoren en partners
 draagvlak creëren voor
beslissingen en strategieën
 alle partijen van de juiste informatie
voorzien
 opbouwen van kennis en delen van
ervaringen
 invloed hebben op initiatieven en
beslissingen van besturen,
partners en (bovenlokale)
overheden














Functiebeschrijving directeur academie_def
pagina 6 van 7
Doorgeven en doorvertalen van bestuurs- en
beleidsbeslissingen naar het werkterrein
Organiseren van informatiesessies
Deelname aan overleg binnen de stroom vrije tijd
Samenwerking opzetten en uitbouwen met externe
specialisten of partners
Informatie uitwisselen met collega's
Bijwonen van werkgroepen, vergaderingen, ...
Actief deelnemen aan regionale en bovenlokale
overleg- en informatieplatformen
Waken over een constructieve relatie met de
vakbonden
Academie vertegenwoordigen
informatie uitwisselen met en uitbouwen en
onderhouden van goede contacten met ‘externe’
personen, organisaties en besturen (waaronder
culturele verenigingen, ministerie van onderwijs en
vorming, inspectie, OVSG, samenwerkingspartners,
socio-culturele organisaties, gemeentebestuur,
lokale onderwijsinstellingen, ...) en hierbij de
belangen van de academie en het bestuur loyaal
behartigen
Indien nodig problemen met leerlingen en/of ouders
bespreken en samen naar oplossingen zoeken
Lagere scholen uitnodigen, ze bezoeken en
informatie bezorgen
Coördineren en actief meewerken aan
schoolgebonden activiteiten, inclusief voorbereiding,
uitvoering en nazorg
…
Functiebeschrijving directeur academie – voorstel definitief
Differentiërende competenties
 Maturiteit
 Conceptueel vermogen, visie(-ontwikkeling)
 Interpersoonlijke vaardigheden
 Coachend, inspirerend leiderschap
Functiebeschrijving directeur academie_def
pagina 7 van 7