Downloaden - Informatie 2020

INFORMATIEMODEL
METADATERING LOKALE OVERHEDEN
voor duurzame en vindbare
lokale overheidsinformatie
Het Informatiemodel Metadatering Lokale Overheden is een product van het Programma Archief
2020, waarin het ministerie van OCW samen met gemeenten, waterschappen en provincies werkt
aan een toekomstvaste archieffunctie.
Versie
Datum
Inhoud
0.1
7-11-2016
TMLO omgezet naar een informatiemodel
0.8
26-1-2017
Uitkomsten discussie in klankbordgroep en op BREED verwerkt
Opgesteld door
Nationaal Archief
Datum
26 januari 2017
Versie
0.8
2
Inhoud
1
2
3
4
Inleiding
5
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
5
5
5
6
6
Aanleiding
Doel
Werkingsgebied
Beheer
Leeswijzer
Objectenmodel
7
2.1
2.2
2.3
7
7
8
Modelleermethodiek
Model op hoofdlijnen
Wijzigingen t.o.v. TMLO 1.1
Objecttypen
15
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
15
15
16
17
18
22
«Objecttype» ARCHIEF
«Objecttype» ARCHIEFSTUK
«Objecttype» BESTAND
«Objecttype» DOSSIER
«Objecttype» RECORD
«Objecttype» SERIE
Attribuut- en relatiesoorten
24
4.1
24
«Objecttypen» RECORD, ARCHIEF, SERIE, DOSSIER en ARCHIEFSTUK
2. Identificatiekenmerk
24
3a.
ARCHIEF is een RECORD
25
3b.
SERIE is een RECORD
26
3c.
DOSSIER is een RECORD
26
3d.
ARCHIEFSTUK is een RECORD
26
4. Naam
26
5. Classificatie
27
6. Omschrijving
30
7. Plaats
30
9. Dekking
32
10. Extern identificatiekenmerk
37
11a. Taal dossier
38
11b. Taal archiefstuk
39
12. Eventgeschiedenis
39
13. Eventplan
42
15.1a.
SERIE [0..*]
15.1b.
DOSSIER [0..*]
maakt deel uit van
15.1c.
ARCHIEFSTUK [0..*]
15.1d.
DOSSIER [0..*]
ARCHIEF [1]
maakt deel uit van
ARCHIEF [0..1]
maakt deel uit van
maakt deel uit van
ARCHIEF [0..1]
SERIE [0..1]
44
45
45
46
15.1e.
ARCHIEFSTUK [0..*]
maakt deel uit van
SERIE [0..1]
46
15.1f.
ARCHIEFSTUK [0..*]
maakt deel uit van
DOSSIER [0..*]
46
15.1g.
DOSSIER [0..*]
maakt deel uit van
15.1h.
DOSSIER [0..*]
heeft relatie tot
15.1i.
ARCHIEFSTUK [0..*]
DOSSIER [0..1]
DOSSIER [0..*]
heeft relatie tot
ARCHIEFSTUK [0..*]
47
48
48
15C. Ontstaanscontext
49
16. Gebruiksrecht
54
17. Vertrouwelijkheid
56
18. Openbaarheid
58
3
19. Vorm
60
20. Integriteit
62
21.
4.2
5
ARCHIEFSTUK [1]
bestaat uit
BESTAND [0..*]
63
«Objecttype» BESTAND
64
21.1. Identificatiekenmerk
64
21.2. Bestandsnaam
64
21.3. Type
66
21.4. Omvang
66
21.5. Bestandsformaat
67
21.6. Creatieapplicatie
67
21.7. Fysieke integriteit
69
21.8. Datum aanmaak
70
21.10. Relatie
70
Datatypen en referentielijsten
72
5.1
72
5.2
Datatypen
Generieke datatypen
72
Specifieke datatypen
73
«Complex datatype» IdentificatiePrefix
73
«Complex datatype» NEN360ID
74
Referentielijsten
76
«Referentielijst» NaamGeo-object
76
Bijlage 1: Modelbegrippen
77
4
1
Inleiding
In april 2013 is versie 1.0 van het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO)
vastgesteld door het Convent van RHC’s en Nationaal Archief. Dit is vervolgens afgestemd met de
Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), Unie van Waterschappen (UvW) en het
InterProvinciaal Overleg (IPO) hetgeen geleid heeft tot versie 1.1 van het TMLO die in april 2014 is
vastgesteld door de Stuurgroep Archief2020.
Het TMLO benoemt en beschrijft de door decentrale overheden (en hun uitvoeringspartners) van
informatie(sets) vast te leggen metagegevens ten behoeve van de duurzame toegankelijkheid
daarvan. Metagegevens of metadata zijn gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van
informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. Met behulp van het TMLO kunnen alle
decentrale overheden hun informatie straks op dezelfde manier metadateren. Dat is een belangrijke
voorwaarde om informatieprocessen en –systemen op elkaar te laten aansluiten en informatie
vindbaar en interpreteerbaar te doen zijn ongeacht degene die die informatie heeft gecreëerd.
In de tweede helft van 2016 is het TMLO uitgewerkt in het voorliggende informatiemodel ImMLO:
Informatiemodel Metadatering Lokale Overheden. Daar waar het TMLO vooral de semantiek
(betekenis) van de onderscheiden metagegevens beschrijft, verschaft het ImMLO tevens de structuur
van de metagegevensverzameling en specificeert nauwgezet de eigenschappen van de metagegevens.
Het ImMLO is aldus een uitgebreidere, aangescherpte en meer gestructureerde specificatie van de
inhoud van het TMLO. Inhoudelijk zijn er geen verschillen met dien verstande dat het
informatiemodelleren van het TMLO hier en daar heeft geleid tot splitsing van metagegevens. Die
wijzigingen moeten nog doorgevoerd worden in het TMLO.
1.1. Aanleiding
Geconstateerd is dat het TMLO 1.1 onvoldoende specifiek is wat tot interpretatieverschillen bij het
gebruik kan leiden. Tevens is het daardoor niet volledig genoeg om software te kunnen ontwikkelen
voor het vastleggen en onderhouden van de metagegevens in informatiesystemen en voor de
uitwisseling van metagegevens tussen die informatiesystemen. Een conceptueel informatiemodel
verschaft de eenduidigheid voor toepassing in de praktijk en vorm de basis voor het verkrijgen van
specificaties voor systeemontwikkeling en gegevensuitwisseling. Aangezien de behoefte aan beide
vastgesteld is, heeft het Nationaal Archief besloten om het TMLO door te ontwikkelen naar een
conceptueel informatiemodel, het ImMLO.
1.2. Doel
Het informatiemodel ImMLO heeft ten doel een gegevensstandaard te bieden voor metagegevens
waarmee (een) informatie(set) beschreven kan worden met het oog op duurzame toegankelijkheid
daarvan. Voor die duurzame toegankelijkheid is het van belang de context, inhoud, structuur en vorm
van informatie en het beheer ervan door de tijd heen te kennen. Metagegevens bieden dit inzicht. Het
informatiemodel verschaft de betekenis, structuur en eigenschappen van deze metagegevens. Het
vormt aldus het referentiekader voor eenduidige metadatering door decentrale overheden, vastlegging
van waarden van deze gegevens in informatiesystemen en uitwisseling daarvan tussen
informatiesystemen. Overigens zijn voor het ontwerpen en ontwikkelen van die informatiesystemen en
gegevensuitwisseling meer technische gegevens- en gegevensuitwisselingsmodellen benodigd, af te
leiden van het ImMLO. Het ImMLO fungeert daarbij als gemeenschappelijk referentiekader ‘tussen
mens en machine’.
1.3. Werkingsgebied
Het informatiemodel is gericht op (het metadateren van) te archiveren en gearchiveerde
informatie(sets) bij decentrale overheden en hun uitvoeringspartners. Dit is een breed
werkingsgebied, veel van de informatie die door deze partijen ontvangen of gecreëerd wordt, moet
gearchiveerd en voor kortere of langere tijd bewaard blijven. Het betreft aldus vrijwel alle taken en
5
processen van deze organisaties. Metadatering vindt bij voorkeur al plaats, indien mogelijk
geautomatiseerd, bij het ontvangen van informatie of gedurende het creëren daarvan, nog voordat
van daadwerkelijke archivering sprake is. Dit betekent niet dat alle procesondersteunende
informatiesystemen moeten voorzien in de metagegevens met de benaming zoals hier gespecificeerd.
Veel informatiesystemen bevatten al metagegevens maar dan met andere benamingen. Door middel
van zogenaamde ‘mapping’ moet duidelijk zijn op welke wijze een informatiesysteem voorziet in
vastlegging en beheer van de van toepassing zijnde metagegevens.
Het begrip ‘metagegeven’ wordt veelvuldig gebruikt, maar lang niet altijd in dezelfde betekenis. Hier
gaat het om metagegevens, zoals bedoeld in de Archiefregeling, waarmee van elk van de
archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld1:
a.
de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het
overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de
uitvoering van het betreffende werkproces;
b.
wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het door het overheidsorgaan
werd ontvangen of opgemaakt;
c.
de samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte
archiefbescheiden;
d.
de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten; en
e.
de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de archiefbescheiden
worden bewaard of beheerd.
Andersoortige metagegevens worden geacht onlosmakelijk deel uit te maken van het archiefbescheid
(de te archiveren of gearchiveerde informatieset).
1.4. Beheer
Het beheer van dit informatiemodel en de bijbehorende referentielijsten wordt uitgevoerd door het
Nationaal Archief onder begeleiding van nog in te stellen gremia. De werkwijze en afspraken worden
nog beschreven.
1.5. Leeswijzer
Voor een overzicht van het informatiemodel leest u hoofdstuk 2.
Voor een goed begrip van het informatiemodel en haar objecttypen, attribuut- en relatiesoorten leest
u de hoofdstukken 2 en 3.
Hoofdstuk 4 biedt per attribuut- en relatiesoort de specificaties daarvan.
Hoofdstuk 5 biedt de specificaties van de zgn. datatypen en referentielijsten waarnaar vanuit
hoofdstuk 4 verwezen wordt.
In bijlage 1 worden de gehanteerde begrippen gedefinieerd en toegelicht.
1
Bron: Archiefregeling van 15 december 2009, artikel 17 en 19
6
2
Objectenmodel
In dit hoofdstuk lichten we het informatiemodel op hoofdlijnen toe.
2.1
Modelleermethodiek
Het informatiemodel is opgesteld in de modelleermethodiek UML: Unified Modelling Language, versie
2.1. Voor Nederland is hiervan een ‘toepassingsprofiel’ gemaakt door het Kadaster, Geonovum en
KING. Daar dit toegepast wordt voor veel basisregistraties en landelijke kernregistraties maken we
hiervan gebruik voor het specificeren van de modelelementen. Zie bijlage 1 voor definities van, en
toelichtingen op de gehanteerde modelbegrippen.
2.2
Model op hoofdlijnen
De kern van het informatiemodel wordt gevormd door de objecttypen en hun relaties. In de
onderstaande figuur visualiseren we dit op hoofdlijnen. De visualisatie van het model in detail geven
we weer aan het einde van dit hoofdstuk.
class Im MLO hoofdlij nen
RECORD
ARCHIEF
SERIE
DOSSIER
ARCHIEFSTUK
BESTAND
Centraal in het informatiemodel staat het RECORD, het onderwerp van metadatering: een
informatieobject of groepering daarvan. Het RECORD kent vier verschijningsvormen of
aggregatieniveaus: ARCHIEF, SERIE, DOSSIER en ARCHIEFSTUK. Deze zijn gemodelleerd als
7
specialisaties (‘subtypen’) van RECORD. Deze specialisaties overerven de eigenschappen van
RECORD. Eigenschappen die deze vier specialisaties gemeen hebben zijn gemodelleerd bij RECORD.
De specialisaties kennen onderlinge relaties: een ARCHIEF bestaat uit één of meer SERIEs, een SERIE
uit één of meer DOSSIERs en een DOSSIER uit één of meer ARCHIEFSTUKken. Een DOSSIER hoeft
geen deel uit te maken van een SERIE en maakt dan deel uit van een ander DOSSIER of van een
ARCHIEF. Evenzo hoeft een ARCHIEFSTUK geen deel uit te maken van een DOSSIER en maakt dan
deel uit van een SERIE of een ARCHIEF. Ook kan een ARCHIEFSTUK deel uit maken van meerdere
DOSSIERs. Zowel DOSSIERs onderling als ARCHIEFSTUKken onderling kunnen aan elkaar gerelateerd
worden om verbanden vast te kunnen leggen tussen deze reacords.
In de ‘digitale wereld’ is een ARCHIEFSTUK opgebouwd uit één of meer BESTANDEN waarin de inhoud
van het archiefstuk is vastgelegd. ICT-technische eigenschappen van een ARCHIEFSTUK zijn
gemodelleerd bij de BESTANDen waaruit het opgebouwd is.
2.3
Wijzigingen t.o.v. TMLO 1.1
Het informatiemodel structureert de werkelijkheid zoals die beschreven is in versie 1.1 van het TMLO.
De modellering heeft geleid tot de volgende aanpassingen op de structuur van het TMLO.
Element
Wijziging in ImMO
02
Identificatie-
Element gesplitst in drie subelementen.
kenmerk
Aangezien deze onderdelen van de identificatie semantische betekenis
hebben, zijn ze als aparte subelementen gemodelleerd.
03
Aggregatieniveau
Is niet als element opgenomen. De onderscheiden aggregatieniveaus
zijn als objecten gemodelleerd zijnde specialisaties (‘subtypen’) van
Record.
Dit is een logisch gevolg van informatiemodellering en het opstellen van
een informatiemodel voor de werkelijkheid die beschreven wordt met
het ImMO.
05.4
07
Datum (van
Element hernoemd en gesplitst in twee subelementen: ‘Begindatum
Classificatie)
bron’ en ‘Einddatum bron’.
Plaats
Element gesplitst in twee subelementen: ‘Fysieke locatie’ en ‘Virtuele
locatie’.
Alleen op deze wijze is een virtuele locatie (‘webadres’) te gebruiken om
een record te benaderen.
09.1
Dekking – In tijd
Element gesplitst in drie subelementen: Type, Begindatum en
Einddatum.
Uit de toelichting blijkt dat het om zowel het van kracht zijn van een
record kan gaan als de periode waarin een record bestond. Om deze
van elkaar te kunnen onderscheiden is het subelement ‘Type’
geïntroduceerd.
09.2
Dekking –
Element gesplitst in vier subelementen: Locatie-aanduiding, Adres,
Geografisch
Geo-object en geometrie.
Uit de toelichting en de voorbeelden bij het element in het TMLO blijkt
dat het deze structuur heeft. Die is nu expliciet gemaakt.
12.1
Eventgeschiedenis
Element gesplitst in twee subelementen: Begindatum en Einddatum.
– Datum/periode
13.1
Eventplan –
Element gesplitst in twee subelementen: Begindatum en Einddatum.
Datum/periode
15
Relatie
Is niet als element opgenomen maar als relaties tussen de subtypen
van Record (Archief, Serie, Dossier en Archiefstuk) en als relaties van
Dossier en van Archiefstuk met zichzelf. In het eerste geval volgt
element 15.2 (Type relatie) uit de aard van de relatie, in het tweede
geval is dit element wel opgenomen. In het tweede geval zijn tevens de
8
Begindatum en Einddatum opgenomen van de periode waarin de relatie
bestond (element 15.3 uit de Richtlijn Metagegevens
Overheidsinformatie).
15C
Ontstaanscontext
Element is herhaalbaar gemaakt zodat van een activiteit (15C.2) (of
groep activiteiten) vastgelegd kan worden welke actor (15C.1) (of
actoren) die heeft uitgevoerd.
16
Gebruiksrecht
Element niet-herhaalbaar gemaakt, gesplitst in een (nieuw) element
‘Indicatie gebruiksrecht’ (16.a) en een (groep)element
‘Gebruiksrechtvoorwaarde’ (16.b), dat wel herhaalbaar is, waaronder de
elementen 16.1 (Omschrijving) en 16.2 (Datum/periode) gemodelleerd
zijn.
16.2
Gebruiksrecht –
Element gesplitst in twee subelementen: Begindatum en Einddatum.
Datum/periode
17
Vertrouwelijkheid
Element niet-herhaalbaar gemaakt, gesplitst in een (nieuw) element
‘Indicatie vertrouwelijkheid’ (17.a) en een (groep)element
‘Vertrouwelijkheidniveau’ (17.b), dat wel herhaalbaar is, waaronder de
elementen 17.1 (Omschrijving) en 17.2 (Datum/periode) gemodelleerd
zijn.
17.2
Vertrouwelijkheid
Element gesplitst in twee subelementen: Begindatum en Einddatum.
– Datum/periode
18
Openbaarheid
Element niet-herhaalbaar gemaakt, gesplitst in een (nieuw) element
‘Indicatie openbaarheid’ (18.a) en een (groep)element
‘Openbaarheidbeperking’ (18.b), dat wel herhaalbaar is, waaronder de
elementen 18.1 (Omschrijving) en 18.2 (Datum/periode) gemodelleerd
zijn.
18.2
Openbaarheid –
Element gesplitst in twee subelementen: Begindatum en Einddatum.
Datum/periode
19
Vorm
Element onderdeel gemaakt van alleen Archiefstuk.
Uit de toelichting blijkt dat de vormkenmerken vooral archiefstukken
betreffen en waar dat niet zo is worden die kenmerken al vastgelegd
met andere elementen.
19.2
Verschijningsvor
Element niet-herhaalbaar gemaakt.
m
Uit de toelichting blijkt geen reden voor het herhaalbaar zijn; evenzo is
niet duidelijk hoe de beschrijving van de verschijningsvorm ‘verdeeld’
zou moeten worden over de verschillende waarden.
20
Integriteit
Opgesplitst in drie subelementen: ‘Kwalificatie’, ‘Datum vaststelling’ en
Toelichting.
Uit de toelichting en de voorbeelden bij het element in het TMLO blijkt
dat het deze structuur heeft. Die is nu expliciet gemaakt.
21
Bestand
Is niet als element maar als objecttype gemodelleerd. Een bestand is
immers een in de werkelijkheid voor komend ‘iets’ dat als zodanig
gemodelleerd moet worden.
21.3
Bestand – Type
In het TMLO is dit element verplicht i.v.t.. Hier is het verplicht gemaakt
omdat de waardenverzameling waarden bevat voor alle voor komende
situaties.
21.7
Bestand – Fysieke
In het TMLO is dit element verplicht i.v.t.. Hier is het verplicht gemaakt
integriteit
vanwege het vermelde in de toelichting: “Verplicht in de digitale
omgeving”. Aangezien het een metagegeven van een digitaal bestand
betreft, is altijd sprake van een digitale omgeving.
21.9
Bestand –
Element verwijderd.
Eventplan
Er is sprake van een overlap met element 13: Overlap. Events worden
9
veelal niet gepland op individuele bestanden van een Archiefstuk. En
een element Eventgeschiedenis komt al niet voor bij Bestand.
10
class Im MLO ARCHIEF
«Objecttype»
ARCHIEF
«Objecttype»
RECORD
is een
1
0..1
0..1
maakt deel uit van
0..*
maakt deel uit van
«Objecttype»
SERIE
«Objecttype»
DOSSIER
0..*
maakt deel uit van
«Objecttype»
ARCHIEFSTUK
0..*
11
class Im MLO SERIE
«Objecttype»
ARCHIEF
1
«Objecttype»
RECORD
«Objecttype»
SERIE
0..*
is een
maakt deel uit van
0..1
0..1
maakt deel uit van
0..*
«Objecttype»
DOSSIER
«Objecttype»
ARCHIEFSTUK
maakt deel uit van
0..*
class Im MLO DOSSIER
0..1
«Objecttype»
ARCHIEF
maakt deel uit van
0..*
«Relatiesoort»
maakt deel uit van
«Objecttype»
DOSSIER
maakt deel uit van
0..*
+
0..*
«Objecttype»
SERIE
is een
«Attribuutsoort»
Taal dossier: AN [0..*]
0..*
«Objecttype»
RECORD
0..*
0..1
0..*
maakt deel uit van
«Relatieklasse»
Dossierrelatie
0..1
+
+
+
0..*
«Attribuutsoort»
Type relatie: AN20
Begindatum: DATUM?
Einddatum: DATUM? [0..1]
12
«Objecttype»
ARCHIEFSTUK
class Im MLO ARCHIEFSTUK
maakt deel uit van
«Objecttype»
ARCHIEF
0..*
0..*
maakt deel uit van
+
maakt deel uit van
«Objecttype»
SERIE
0..*
«Objecttype»
RECORD
«Attribuutsoort»
Taal archiefstuk: AN [0..*]
0..*
0..*
0..*
1
«Gegevensgroeptype»
Vorm
bestaat uit
«Relatieklasse»
Archiefstukrelatie
0..1
+
+
+
«Objecttype»
DOSSIER
is een
«Objecttype»
ARCHIEFSTUK
0..1
1
0..*
«Attribuutsoort»
Type relatie: AN20
Begindatum: DATUM?
Einddatum: DATUM? [0..1]
«Objecttype»
BESTAND
+
+
+
+
+
+
+
+
+
«Attribuutsoort»
Identificatiekenmerk: AN80 {id}
Type: TypeBestand
Omvang: N4
Bestandsformaat: AN20
Datum aanmaak: DATUM?
Relatie: Tekst [0..*]
1
+
+
«Attribuutsoort»
Naam: AN200
Extensie: AN20 [0..1]
1
0..1
«Gegevensgroeptype»
Fysieke integriteit
«Gegevensgroeptype»
Creatieapplicatie
«Gegevensgroeptype»
Bestandsnaam
13
«Attribuutsoort»
Redactie/genre: AN80
Verschijningsvorm: Tekst [0..1]
Structuur: Tekst [0..1]
+
+
+
«Attribuutsoort»
Naam: AN200
Versie: AN10
Datum aanmaak: DATUM?
+
+
+
«Attribuutsoort»
Type algoritme: AN80
Waarde: N9
Datum: Datum
class Im MLO RECORD
1
«Objecttype»
RECORD
+
+
«Gegevensgroeptype»
Identificatiekenmerk
«Attribuutsoort»
Naam: AN [1..*]
Omschrijving: Tekst [0..*]
+
+
+
«Attribuutsoort»
Prefix: IdentificatiePrefix
Identificatie lokaal: AN
Versie-aanduiding: AN [0..1]
«Gegevensgroeptype»
Plaats
0..1
«Gegevensgroeptype»
Classificatie
+
+
+
+
+
0..*
«Attribuutsoort»
+ Fysieke verblijfsplaats: Tekst [0..1]
+ Virtuele verblijfsplaats: URI [0..1]
«Attribuutsoort»
Code: AN20
Omschrijving: AN80
Bron: AN200
Begindatum bron: DATUM?
Einddatum bron: DATUM? [0..1]
«Gegevensgroeptype»
Dekking
«Gegevensgroeptype»
In tij d
0..1 +
+
+
«Gegevensgroeptype»
Adres
«Attribuutsoort»
Type: TypeDekkingTijd
Begindatum: DATUM?
Einddatum: DATUM? [0..1]
0..*
0..*
«Gegevensgroeptype»
Extern identificatiekenmerk
0..*
0..1
«Attribuutsoort»
+ Kenmerk systeem: AN80
+ Nummer binnen systeem: AN80
«Gegevensgroeptype»
Ev entplan
0..*
«Attribuutsoort»
+ Begindatum: DATUM?
+ Einddatum: DATUM? [0..1]
+ Type: AN40
+ Beschrijving: Tekst [0..1]
+ Aanleiding: Tekst
«Gegevensgroeptype»
Geografisch gebied
«Gegevensgroeptype»
Ev entgeschiedenis
0..* +
+
+
+
+
+
+
«Attribuutsoort»
Begindatum: DATUMTIJD?
Einddatum: DATUMTIJD? [0..1]
Type: AN40
Beschrijving: Tekst [0..1]
Verantwoordelijke functionaris: AN80
«Attribuutsoort»
Locatie-aanduiding: Tekst [0..*]
Geometrie: PuntLijn(Multi)Vlak [0..*]
0..*
«Gegevensgroeptype»
Ontstaanscontext
«Attribuutsoort»
Woonplaatsnaam: AN80
Naam openbare ruimte: AN80
Huisnummer: N5
Huisletter: AN1 [0..1]
Huisnummertoevoeging: AN4 [0..1]
Postcode: POSTCODE [0..1]
«Gegevensgroeptype»
Geo-obj ect
0..*
+
+
«Gegevensgroeptype»
Actor
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
«Attribuutsoort»
Naam object: NaamGeo-object
Identificatie object: NEN360ID
«Attribuutsoort»
Identificatiekenmerk: AN80
Aggregatieniveau: AN80 [0..1]
Geautoriseerde naam: AN200
Plaats: AN200 [0..*]
Jurisdictie: Tekst [0..1]
«Gegevensgroeptype»
Activ iteit
0..*
«Gegevensgroeptype»
Gebruiksrecht
0..1
+
0..*
«Attribuutsoort»
Indicatie gebruiksrecht: INDIC
+
+
+
«Gegevensgroeptype»
Vertrouw elij kheid
0..1
+
«Gegevensgroeptype»
Gebruiksrechtv oorw aarde
0..*
«Gegevensgroeptype»
Vertrouw elij kheidniv eau
0..*
0..1
+
«Gegevensgroeptype»
Openbaarheid
«Attribuutsoort»
Identificatiekenmerk: AN80 [0..1]
Aggregatieniveau: AN80 [0..1]
Naam (van het werkproces): AN200
«Attribuutsoort»
Indicatie vertrouwelijkheid: INDIC
+
+
+
«Attribuutsoort»
Indicatie openbaarheidbeperking: INDIC
«Gegevensgroeptype»
Openbaarheidbeperking
0..*
«Gegevensgroeptype»
Integriteit
1
+
+
+
14
«Attribuutsoort»
Kwalificatie: IntegriteitKwalificatie
Datum vaststelling: DATUM? [0..1]
Toelichting: Tekst [0..1]
«Attribuutsoort»
Classificatie/niveau: NiveauVertrouwelijkheid
Begindatum: DATUM?
Einddatum: DATUM? [0..1]
+
+
+
«Attribuutsoort»
Omschrijving beperkingen: Tekst
Begindatum: DATUM?
Einddatum: DATUM? [0..1]
+
+
+
«Attribuutsoort»
Omschrijving voorwaarde: Tekst
Begindatum: DATUM?
Einddatum: DATUM? [0..1]
3
Objecttypen
In dit hoofdstuk specificeren we de onderscheiden objecttypen in alfabetische volgorde. Zie voor de
betekenis van de modelbegrippen bijlage 1.
3.1
«Objecttype» ARCHIEF
Naam
ARCHIEF
Elementnr.
3a
Herkomst
Nationaal Archief o.b.v. Richtlijn metagegevens overheidsinformatie (2009)
Definitie
Geheel van informatieobjecten, ontvangen of opgemaakt door een
archiefvormer.
Herkomst definitie
Richtlijn metagegevens overheidsinformatie (2009)
Datum opname
1-11-2016
Overzicht attributen
-
Overzicht relaties
Relatienaam (en nr.)
Definitie
ARCHIEF is een RECORD (3a) Het RECORD waarvan het ARCHIEF een specialisatie ('subtype') is.
SERIE maakt deel uit van
ARCHIEF (15.1a)
Het Archief waarvan de Serie onderdeel is.
DOSSIER maakt deel uit van
ARCHIEF (15.1b)
Het Archief waarvan het Dossier onderdeel is.
ARCHIEFSTUK maakt deel uit Het Archief waarvan het Archiefstuk onderdeel is.
van ARCHIEF (15.1c)
Toelichting
Betreft Records van het aggregatieniveau ‘Archief’ en is de modellering van TMLO-element 3:
Aggregatie v.w.b. dit aggregatieniveau.
Het objecttype is qua informatiemodellering een specialisatie ('subtype') van RECORD. Dat
houdt onder meer in dat alle bij RECORD gespecificeerde attribuutsoorten (elementen) van
toepassing zijn voor ARCHIEF.
Zie verder de toelichting bij het objecttype Record.
3.2
«Objecttype» ARCHIEFSTUK
Naam
ARCHIEFSTUK
Elementnr.
3d
Herkomst
Nationaal Archief o.b.v. Richtlijn metagegevens overheidsinformatie (2009)
Definitie
Enkelvoudig informatieobject of informatie-eenheid.
Herkomst definitie
Richtlijn metagegevens overheidsinformatie (2009)
Datum opname
1-11-2016
Overzicht attributen
Attribuutnaam (en nr.)
Taal archiefstuk (11b)
Definitie
Aanduiding van de taal waarin de inhoud van het archiefstuk
15
gesteld is.
Overzicht relaties
Relatienaam (en nr.)
Definitie
ARCHIEFSTUK is een RECORD Het RECORD waarvan het ARCHIEFSTUK een specialisatie
(3d)
('subtype') is.
ARCHIEFSTUK maakt deel uit Het Archief waarvan het Archiefstuk onderdeel is.
van ARCHIEF (15.1c)
ARCHIEFSTUK maakt deel uit De Serie waarvan het Archiefstuk onderdeel is.
van SERIE (15.1e)
ARCHIEFSTUK maakt deel uit Het Dossier waarvan het Archiefstuk onderdeel is.
van DOSSIER (15.1f)
ARCHIEFSTUK heeft relatie
tot ARCHIEFSTUK (15.1i)
Het andere Archiefstuk dat in verband staat tot het Archiefstuk.
ARCHIEFSTUK bestaat uit
BESTAND (21)
Een digitaal Bestand dat onderdeel uitmaakt van het Archiefstuk.
Toelichting
Betreft Records van het aggregatieniveau ‘Archiefstuk’ en is de modellering van TMLO-element
3: Aggregatie v.w.b. dit aggregatieniveau.
Het objecttype is qua informatiemodellering een specialisatie ('subtype') van RECORD. Dat
houdt onder meer in dat alle bij RECORD gespecificeerde attribuutsoorten (elementen) van
toepassing zijn voor ARCHIEFSTUK.
Een archiefstuk maakt veelal deel uit van een dossier (relatiesoort 'ARCHIEFSTUK is onderdeel
van DOSSIER'). Een element van ARCHIEFSTUK dat ook voor komt bij DOSSIER en daar van een
waarde is voorzien, hoeft veelal bij het arcchifstyuk niet meer van een waarde voorzien te zijn
(zie het gestelde bij 'Regels' bij het desbetrefende element). Het archiefstuk overerft dan de
waarde van het elemebt bij het dossier.
Zie verder de toelichting bij het objecttype Record.
3.3
«Objecttype» BESTAND
Naam
BESTAND
Elementnr.
21
Herkomst
Nationaal Archief o.b.v. Richtlijn metagegevens overheidsinformatie (2009)
Definitie
Fysieke/technische aspecten van een (deel van een) archiefstuk.
Herkomst definitie
Nationaal Archief o.b.v. Richtlijn metagegevens overheidsinformatie (2009)
Datum opname
1-11-2016
Overzicht attributen
Attribuutnaam (en nr.)
Identificatiekenmerk (21.1)
Bestandsnaam (21.2)
- Naam (21.2.1)
- Extensie (21.2..2)
Definitie
Uniek kenmerk van digitaal bestand.
Korte omschrijving van een digitaal bestand of benaming.
Korte omschrijving of benaming van een digitaal bestand zonder
aanduiding van het bestandsformaat.
Aanduiding van bestandsformaat.
16
Type (21.3)
Omvang (21.4)
Bestandsformaat (21.5)
Creatieapplicatie (21.6)
- Naam (21.6.1)
- Versie (21.6.2)
- Datum aanmaak (21.6.3)
Fysieke integriteit (21.7)
- Type algoritme (21.7.1)
- Waarde (21.7.2)
- Datum (21.7.3)
Datum aanmaak (21.8)
Relatie (21.10)
Overzicht relaties
Relatienaam (en nr.)
ARCHIEFSTUK bestaat uit
BESTAND (21)
Typering van digitaal bestand naar de wijze van groepering van
daarvan deel uitmakende bestanden omwille van samenhang of
verpakking. .
Ruimtebeslag op medium.
Code volgens welke gegevens op een gegevensdrager zijn
opgeslagen.
Omschrijving van de applicatie waarmee het bestand gemaakt is.
Benaming van de applicatie waarmee het bestand is gemaakt.
Nadere aanduiding van de versie van de creatieapplicatie.
Datum, waarop het digitale bestand met de creatie applicatie is
gemaakt.
Uitdrukking van mate van volledigheid en onbeschadigd zijn van
digitaal bestand.
Aanduiding van algoritme, gebruikt om de checksum te maken.
De waarde van de checksum.
Datum waarop de checksum is gemaakt.
Datum waarop het huidige digitale bestand is aangemaakt.
Definieert de samenhang met andere digitale bestanden.
Definitie
Een digitaal Bestand dat onderdeel uitmaakt van het Archiefstuk.
Toelichting
Nadere beschrijving van de digitale kenmerken van een record, zijnde een archiefstuk,
teneinde dat archiefstuk oftewel de (digitale) bestanden waaruit het bestaat, te kunnen
herkennen, gebruiken en bewaren. Deze moet van waarden worden voorzien indien het
archiefstuk in één of meer bestanden is vervat.
Per bestand worden de subelementen van waarden voorzien d.w.z. het element Bestand komt
bij een archiefstuk even vaak voor als het aantal bestanden waaruit het archiefstuk is
opgebouwd. Bij een bestand dat weer is opgebouwd uit andere bestanden (type
‘Samengesteld’, ‘Container’ of ‘Enveloppe’; zie element 21.3) wordt het element Bestand
afzonderlijk van waarden voorzien voor zowel het ‘overkoepelende bestand’ als voor elk
bestand dat daarvan deel uit maakt.
Bestanden verschaffen de inhoud van het Archeifstuk. Van het bestand worden de 'technische
kermerken' vastgelegd. De functionele kenmerken liggen vast bij het archiefstuk dat gevormd
wordt door het bestand, met evenuele andere betanden. Een bestand kan dan ook geen
onderdeel zijn van een ander aggregatieniveau aangezien dan de functionele kenmerken niet
vastgelegd kunnen worden.
3.4
«Objecttype» DOSSIER
Naam
DOSSIER
Elementnr.
3c
Herkomst
Nationaal Archief o.b.v. Richtlijn metagegevens overheidsinformatie (2009)
Definitie
Geheel van fysieke of virtueel gekoppelde informatieobjecten die op één
zaak betrekking hebben.
17
Herkomst definitie
Richtlijn metagegevens overheidsinformatie (2009)
Datum opname
1-11-2016
Overzicht attributen
Attribuutnaam (en nr.)
Taal dossier (11a)
Definitie
Aanduiding van de taal waarin de archiefstukken in het dossier
gesteld zijn.
Overzicht relaties
Relatienaam (en nr.)
Definitie
DOSSIER is een RECORD (3c) Het RECORD waarvan het DOSSIER een specialisatie ('subtype') is.
DOSSIER maakt deel uit van
ARCHIEF (15.1b)
Het Archief waarvan het Dossier onderdeel is.
DOSSIER maakt deel uit van
SERIE (15.1d)
De Serie waarvan het dossier onderdeel is.
ARCHIEFSTUK maakt deel uit Het Dossier waarvan het Archiefstuk onderdeel is.
van DOSSIER (15.1f)
DOSSIER maakt deel uit van
DOSSIER (15.1g)
Het andere Dossier waarvan het Dossier onderdeel is.
DOSSIER heeft relatie tot
DOSSIER (15.1h)
Het andere Dossier dat in verband staat tot het Dossier.
Toelichting
Betreft Records van het aggregatieniveau ‘Dossier’ en is de modellering van TMLO-element 3:
Aggregatie v.w.b. dit aggregatieniveau.
Het objecttype is qua informatiemodellering een specialisatie ('subtype') van RECORD. Dat
houdt onder meer in dat alle bij RECORD gespecificeerde attribuutsoorten (elementen) van
toepassing zijn voor DOSSIER.
Zie verder de toelichting bij het objecttype Record.
3.5
«Objecttype» RECORD
Naam
RECORD
Elementnr.
1
Herkomst
Richtlijn metagegevens overheidsinformatie (2009)
Definitie
Een informatieobject of een verzameling van logisch geordende
samenhangende informatieobjecten.
Herkomst definitie
Richtlijn metagegevens overheidsinformatie (2009)
Datum opname
1-11-2016
Overzicht attributen
Attribuutnaam (en nr.)
Identificatiekenmerk (2)
- Prefix (2.a)
- Identificatie lokaal (2.b)
Definitie
Uniek kenmerk van een record.
Aanduiding om een internationaal uniek
identificatiekenmerk te waarborgen.
De unieke aanduiding van een record binnen een
18
- Versie-aanduiding (2.c)
Naam (4)
Classificatie (5)
- Code (5.1)
- Omschrijving (5.2)
- Bron (5.3)
- Begindatum bron (5.4a)
- Einddatum bron (5.4b)
Omschrijving (6)
Plaats (7)
- Fysieke verblijfsplaats (7.a)
- Virtuele verblijfsplaats (7.b)
Dekking (9)
- In tijd (9.1)
- Type (9.1a)
- Begindatum (9.1b)
- Einddatum (9.1c)
- Geografisch gebied (9.2)
- Locatie-aanduiding (9.2a)
- Adres (9.2b)
- Woonplaatsnaam (9.2b1)
- Naam openbare ruimte (9.2b2)
- Huisnummer (9.2b3)
- Huisletter (9.2b4)
- Huisnummertoevoeging (9.2b5)
organisatie.
De aanduiding van de versie van de informatieset
waaruit het record is gevormd.
Beknopte formeel-inhoudelijk beschrijving (titel) van
het record.
Samenvoeging van archiefbestanddelen tot één nieuw
geheel met een eigen identiteit.
Kenmerk waaronder het record wordt ingedeeld /
geklasseerd.
Nadere omschrijving van classificatie[code].
Verwijzing naar het geldende classificatieschema/
ordeningsplan.
Begindatum van de periode waarover het
classificatieschema gebruikt is om de classificatie te
bepalen.
Einddatum van de periode waarover het
classificatieschema gebruikt is om de classificatie te
bepalen.
Korte beschrijving van aard en inhoud van het record.
Fysieke of virtuele locatie van het record.
Fysieke locatie van het record.
Virtuele locatie van het record.
Nadere aanduiding van tijd en ruimte waarin record
kan worden gepositioneerd.
Geeft positionering in de tijd aan, waarin iets van
kracht is / was dan wel bestond.
Aanduiding van het type van de periode waarin het
record van kracht is / was dan wel bestond.
Begindatum van de periode waarin iets van kracht is /
was dan wel bestond.
Einddatum van de periode waarin iets van kracht is /
was dan wel bestond.
Ruimtelijke afbakening van de locatie waarop het
record betrekking heeft of van kracht is.
Aanduiding of benaming van de locatie waarop het
record betrekking heeft.
Aanduiding van de locatie waarop het record
betrekking heeft door middel van de ligging aan een
straat in een woonplaats.
De door het bevoegde gemeentelijke orgaan aan een
WOONPLAATS toegekende benaming.
Een door het bevoegde gemeentelijke orgaan aan een
OPENBARE RUIMTE toegekende benaming.
Een door of namens het bevoegd gemeentelijk orgaan
ten aanzien van een adresseerbaar object toegekende
nummering.
Een door of namens het bevoegd gemeentelijk orgaan
ten aanzien van een adresseerbaar object toegekende
toevoeging aan een huisnummer in de vorm van een
alfanumeriek teken.
Een door of namens het bevoegd gemeentelijk orgaan
ten aanzien van een adresseerbaar object toegekende
19
- Postcode (9.2b6)
- Geo-object (9.2c)
- Naam object (9.2c1)
- Identificatie object (9.2c2)
- Geometrie (9.2d)
Extern identificatiekenmerk (10)
- Kenmerk systeem (10.1)
- Nummer binnen systeem (10.2)
Eventgeschiedenis (12)
- Begindatum (12.1a)
- Einddatum (12.1b)
- Type (12.2)
- Beschrijving (12.3)
- Verantwoordelijke functionaris (12.4)
Eventplan (13)
- Begindatum (13.1a)
- Einddatum (13.1b)
- Type (13.2)
- Beschrijving (13.3)
- Aanleiding (13.4)
Ontstaanscontext (15C)
- Actor (15C.1)
- Identificatiekenmerk (15C.1.2)
- Aggregatieniveau (15C.1.3)
- Geautoriseerde naam (15C.1.4.2)
- Plaats (15C.1.7)
- Jurisdictie (15C.1.8)
- Activiteit (15C.2)
nadere toevoeging aan een huisnummer of een
combinatie van huisnummer en huisletter.
De door PostNL vastgestelde code behorende bij een
bepaalde combinatie van een naam van een
woonplaats, naam van een openbare ruimte en een
huisnummer
Het ruimtelijk object waarop het record betrekking
heeft.
De naam van het object, in de desbetreffende
registratie, waarop het record betrekking heeft.
De identificatie van het object, in de desbetreffende
registratie, waarop het record betrekking heeft.
Ruimtelijke begrenzing, of symbolisatie daarvan, van de
positie op of ten opzichte van het aardoppervlak
waarop het record betrekking heeft.
Kenmerken, toegekend aan een record buiten de
huidige beheeromgeving.
Naam of identificatie van extern systeem.
Nummer/code binnen betreffende systeem.
Vastlegging van het ontstaan en wijzigingen van een
record.
Begindatum van de periode waarin iets heeft
plaatsgevonden.
Einddatum van de periode waarin iets heeft
plaatsgevonden.
Soort activiteit of gebeurtenis.
Nadere omschrijving van de gebeurtenis.
Degene die verantwoordelijk is voor de gebeurtenis of
activiteit.
Geeft activiteiten of gebeurtenissen weer die in de
toekomst van belang zijn voor het record.
Begindatum van de periode waarin iets zal
plaatsvinden.
Einddatum van de periode waarin iets zal plaatsvinden.
Soort activiteit of gebeurtenis.
Nadere omschrijving van de gebeurtenis of activiteit.
Indicatie van mechanisme waarop gebeurtenis of actie
in gang wordt gezet.
De verantwoordelijken voor de creatie van het record
en de door hen uitgevoerde activiteiten bij de creatie.
Een organisatie of persoon verantwoordelijk voor of
betrokken bij het opmaken, opnemen van
archiefbescheiden en/of processen van informatie- en
archiefbeheer.
Uniek kenmerk van een actor.
Onderscheidt de niveaus waarop een actor kan worden
beschreven.
De benaming(en), waaronder een actor bekend is.
Fysieke of virtuele locatie van actor.
Nadere omschrijving van werkingsgebied /
bevoegdheden.
Het geheel van taken, functies, activiteiten en
20
transacties die op basis van een mandaat worden
uitgevoerd door een actor.
- Identificatiekenmerk (15C.2.2)
Uniek kenmerk van een activiteit.
- Aggregatieniveau (15C.2.3)
Onderscheidt de niveaus waarop een activiteit kan
worden beschreven.
- Naam (van het werkproces) (15C.2.4) Kernachtige omschrijving van de activiteit of het
proces.
Gebruiksrecht (16)
Gebruik van het record anders dan raadpleging .
- Indicatie gebruiksrecht (16.a)
Indicatie of er beperkingen gelden aangaande het
gebruik van het record.
- Gebruiksrechtvoorwaarde (16.b)
Voorwaarde verbonden aan het gebruik van het record
anders dan raadpleging .
- Omschrijving voorwaarde (16.1)
Voorwaarde voor het gebruik anders dan raadpleging
van het record.
- Begindatum (16.2a)
Begindatum van de periode waarin voorwaarden van
toepassing zijn.
- Einddatum (16.2b)
Einddatum van de periode waarin voorwaarden van
toepassing zijn.
Vertrouwelijkheid (17)
Indicatie van niveau van vertrouwelijkheid van de
informatie.
- Indicatie vertrouwelijkheid (17.a)
Indicatie of er vertrouwelijk met het record omgegaan
dient te worden..
- Vertrouwelijkheidniveau (17.b)
Classificatie van de vertrouwelijkheid van de
informatie.
- Classificatie/niveau (17.1)
Aanduiding van het niveau van vertrouwelijkheid.
- Begindatum (17.2a)
Begindatum van de periode waarin het niveau van
vertrouwelijkheid van toepassing is.
- Einddatum (17.2b)
Einddatum van de periode waarin het niveau van
vertrouwelijkheid van toepassing is.
Openbaarheid (18)
Indicatie van beperkingen aan de raadpleging.
- Indicatie openbaarheidbeperking (18.a) Indicatie of er beperkingen gelden ten aanzien van de
openbare raadpleegbaarheid van het record.
- Openbaarheidbeperking (18.b)
Beperking aan de raadpleging.
- Omschrijving beperkingen (18.1)
Omschrijving van beperkingen voor raadpleging.
- Begindatum (18.2a)
Begindatum van de periode waarin
openbaarheidsbeperking van toepassing is.
- Einddatum (18.2b)
Einddatum van de periode waarin
openbaarheidsbeperking van toepassing is.
Vorm (19)
Redactie, verschijningsvorm en structuur van het
record.
- Redactie/genre (19.1)
Type archiefstuk met een specifieke stijl, inhoud of
vorm.
- Verschijningsvorm (19.2)
De uiterlijke aspecten van het archiefstuk, waarmee de
structuur en opmaak zichtbaar zijn.
- Structuur (19.3)
Omschrijving van de structuur van het archiefstuk.
Integriteit (20)
Volledigheid van een record (juist, volledig, tijdig,
geautoriseerd).
- Kwalificatie (20.a)
Typering van de mate van integriteit van het Record.
- Datum vaststelling (20.b)
Datum waarop de mate van integriteit van het Record
vastgesteld is.
- Toelichting (20.c)
Toelichting op de mate van integriteit van het Record.
21
Overzicht relaties
Relatienaam (en nr.)
Definitie
ARCHIEF is een RECORD (3a) Het RECORD waarvan het ARCHIEF een specialisatie ('subtype') is.
SERIE is een RECORD (3b)
Het RECORD waarvan de SERIE een specialisatie ('subtype') is.
DOSSIER is een RECORD (3c) Het RECORD waarvan het DOSSIER een specialisatie ('subtype') is.
ARCHIEFSTUK is een RECORD Het RECORD waarvan het ARCHIEFSTUK een specialisatie
(3d)
('subtype') is.
Toelichting
Het RECORD is het verzamelbegrip voor ARCHIEF, SERIE, DOSSIER en ARCHIEFSTUK. Een
individueel record is telkens of een archief, of een serie, of een dossier of een archiefstuk.
Welke van deze het is noemen we het aggregatieniveau. Daarmee geven we aan op welk
niveau in het archief het record betrekking heeft oftewel waarop een metagegeven van
toepassing is. Met uitzondering van een record op het laagste aggregatieniveau, het
archiefstuk, bevat een record op enig aggregatieniveau records op het naastlagere niveau.
Door het werken met records op aggregatieniveaus kan metadatering op het zo hoog
mogelijke aggregatieniveau plaatsvinden.
Een record op een bepaald aggregatieniveau overerft de metagegevenswaarden van het
naasthogere aggregatieniveau, indien van toepassing. De desbetreffende metagegevens bij het
record op het lagere niveau hoeven dan niet van waarden voorzien te worden.
Per aggregatieniveau specificeren we de daarvoor relevante metagegevens. Metagegevens die
op alle niveau's van toepassing zijn, specificeren we bij RECORD.
3.6
«Objecttype» SERIE
Naam
SERIE
Elementnr.
3b
Herkomst
Nationaal Archief o.b.v. Richtlijn metagegevens overheidsinformatie (2009)
Definitie
Verzameling van dossiers, fysieke archiefbestanddelen en/of stukken,
numeriek, alfabetisch, chronologische of logisch geordend, ontstaan vanuit
een identieke "handeling", dan wel een identieke vorm hebbend dan wel
verwante inhoud bevattend.
Herkomst definitie
Richtlijn metagegevens overheidsinformatie (2009)
Datum opname
1-11-2016
Overzicht attributen
Overzicht relaties
Relatienaam (en nr.)
SERIE is een RECORD (3b)
Definitie
Het RECORD waarvan de SERIE een specialisatie ('subtype') is.
SERIE maakt deel uit van
ARCHIEF (15.1a)
Het Archief waarvan de Serie onderdeel is.
DOSSIER maakt deel uit van
SERIE (15.1d)
De Serie waarvan het dossier onderdeel is.
ARCHIEFSTUK maakt deel uit De Serie waarvan het Archiefstuk onderdeel is.
van SERIE (15.1e)
22
Toelichting
Betreft Records van het aggregatieniveau ‘Serie’ en is de modellering van TMLO-element 3:
Aggregatie v.w.b. dit aggregatieniveau.
Het objecttype is qua informatiemodellering een specialisatie ('subtype') van RECORD. Dat
houdt onder meer in dat alle bij RECORD gespecificeerde attribuutsoorten (elementen) van
toepassing zijn voor SERIE.
Zie verder de toelichting bij het objecttype Record.
23
4
Attribuut- en relatiesoorten
In dit hoofdstuk specificeren we de attribuut- en relatiesoorten van respectievelijk tussen de objecttypen zoals genoemd in het voorgaande hoofdstuk. Omwille van de
leesbaarheid specificeren we dit op analoge wijze als de rapportage van versie 1.1 van het TMLO. Zie voor de betekenis van de modelbegrippen bijlage 1.
4.1
«Objecttypen» RECORD, ARCHIEF, SERIE, DOSSIER en ARCHIEFSTUK
2. Identificatiekenmerk
Definitie:
Uniek kenmerk van een record.
Aggregatieniveau:
Regels:
Toelichting:
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK
Uniek kenmerk van een record zoals daaraan toegekend door de archiefvormende organisatie. Een unieke identificatie is
randvoorwaardelijk om records van elkaar te kunnen onderscheiden. Binnen een organisatie is de uniciteit veelal nog wel
gewaarborgd, maar zodra het daarbuiten wordt gepubliceerd wordt een identificerend kenmerk van de organisatie toegevoegd aan de
eigen identificatie. Bij gebruik van records tussen organisaties of van een andere organisatie kunnen deze daarmee onderscheiden
worden van de eigen records en ontstaan er geen records met dezelfde identificatie.
Vandaar dat bij uitwisseling van records binnen een organisatie het eerste deel van het Identificatiekenmerk (land, organisatiesoort en
organisatie) niet persé nodig zijn, bij uitwisseling tussen organisaties wel (zoals bij overbrenging).
Voor Nederlandse organisaties cq. archiefvormers is de landcode "NL".
Kardinaliteit:
1
Vooral bij informatiesets zijnde archiefstukken kan het voor komen dat meerdere versies van een informatiests archiefwaardig zijn. Dit
leidt tot evenzovele archiefstukken cq. records. De identificatie daarvan is de identificatie van de infiormatieset, aangevuld met een
versie-aanduiding, het derde onderdeel van het Identificatiekenmerk.
Een eenmaal toegekende identificatie wijzigt niet meer, ook niet bij overbrenging of migratie.
Records kunnen onderling naar elkaar verwijzen (zie bijvoorbeeld element 15). Wijziging van de identificatie zou de verwijzingen
incorrect maken.
2.a. Prefix
Definitie:
Aanduiding om een internationaal uniek identificatiekenmerk te waarborgen.
24
Formaat:
IdentificatiePrefix
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Kardinaliteit: 1 .. 1
De aanduiding gaat vooraf aan de organisatiepecifieke identificatie van een record en waarbogt dat het identificatiekenmerk van het
record wereldwijd uniek is. Het betaat uit combinatie van landkode, code voor het soort organisatie en unieke aanduiding van die
organisatie van die soort.
Voorbeelden:
- ”NLHaHGB”
- “NLK12345678”
2.b. Identificatie lokaal
De unieke aanduiding van een record binnen een organisatie.
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Betreft de identificatie zoals toegekend aan het record door de organisatie die het record heeft gecreeerd. Binnen die organisatie is dit
een unieke aanduiding van het record.
2.c. Versie-aanduiding
De aanduiding van de versie van de informatieset waaruit het record is gevormd.
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Formaat:
AN
Kardinaliteit: 0 .. 1
1) De attribuutsoort moet van een waarde zijn voorzien in er meerdere records gevormd zijn voor dezelfde informatieset.
Vooral bij informatiesets zijnde archiefstukken kan het voor komen dat meerdere versies van een informatieset archiefwaardig zijn. Dit
leidt tot evenzovele archiefstukken cq. records. De versie-aanduiding waarborgt, in aanvulling op de prefix en lokale identificatie van
die informatieset, een unieke aanduiding van de records zijnde versies van die informatieset.
3a. ARCHIEF is een RECORD
Definitie:
Aggregatieniveau:
Regels:
Toelichting:
Formaat:
AN
Kardinaliteit: 1 .. 1
Het RECORD waarvan het ARCHIEF een specialisatie ('subtype') is.
ARCHIEF
25
3b. SERIE is een RECORD
Definitie:
Aggregatieniveau:
Regels:
Toelichting:
Het RECORD waarvan de SERIE een specialisatie ('subtype') is.
SERIE
3c. DOSSIER is een RECORD
Definitie:
Aggregatieniveau:
Regels:
Toelichting:
Het RECORD waarvan het DOSSIER een specialisatie ('subtype') is.
DOSSIER
3d. ARCHIEFSTUK is een RECORD
Definitie:
Aggregatieniveau:
Regels:
Toelichting:
Het RECORD waarvan het ARCHIEFSTUK een specialisatie ('subtype') is.
ARCHIEF
4. Naam
Definitie:
Aggregatieniveau:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Beknopte formeel-inhoudelijk beschrijving (titel) van het record.
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK
AN
Formaat:
Kardinaliteit: 1 - *
Het gaat het hier om de naam waaronder het record formeel bekend is. Wordt ook wel ‘titel’ of ‘title’ genoemd.
26
Het wordt aanbevolen om voor een organisatie naamgevingsconventies te ontwikkelen en toe te passen.
Het element is herhaalbaar aangezien het kan voorkomen dat een record voorzien is van een officiële titel/naam als ook van een
informele naam.
Voorbeelden van namen:
- “Verlenen van een kapvergunning Van de Spiegelstraat 12 Den Haag februari 2009” (dossier).
- “Kapvergunning – A. van der Elst - Van de Spiegelstraat 12, Den Haag – 23 februari 2009” (archiefstuk).
- “Brief inzake …..” (archiefstuk)
- "Vergaderdossier voor de ingelaste vergadering van Wijkteam Zuid met huurderscommissies in de wijken Hoograven en Lunetten op 5
juli 2013" (dossier).
- "Tweede bedenking van de Welstandscommissie, vanwege de representativiteit van de gevel" (archiefstuk).
5. Classificatie
Definitie:
Samenvoeging van archiefbestanddelen tot één nieuw geheel met een eigen
identiteit.
Aggregatieniveau:
Regels:
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK
1) Het element dient van waarden te zijn voorzien indien het record een dossier betreft.
2) Indien het record een archiefstuk betreft dat deel uit maakt van meerdere dossiers, dan dient het element van een waarde te zijn
voorzien.
Betreft het groeperen van archiefbescheiden op basis van het gehanteerde classificatieschema.
Toelichting:
Kardinaliteit:
0..*
Aan te bevelen is om zoveel mogelijk classificatie op dossierniveau toe te passen en niet op archiefstukniveau (de archiefstukken in het
dossier overerven dan de classificatie van het dossier).
Laat het classificatieschema herkenbaar aansluiten op de processen en activiteiten. Maar zorg tegelijkertijd voor een stabiel
classificatieschema, dat niet bij iedere wijziging van de processen hoeft te worden aangepast (zie ook het element 'Activiteit' (15C-2)).
Koppel aan de klassen in het classificatieschema bewaar- en vernietigingstermijnen. Een archiefstuk erft van het dossier de termijn van
de klasse waarin het wordt geplaatst. Deze termijn kan op stukniveau worden aangepast, wanneer de situatie daartoe aanleiding geeft.
Tracht aan de klassen op vergelijkbare wijze ook andere informatie-eigenschappen te koppelen (Gebruiksrechten, Vertrouwelijkheid,
Openbaarheid, etc.). Hiermee wordt bereikt dat dergelijke eigenschappen automatisch aan stukken worden toegekend.
27
Wanneer op een bepaald moment een nieuw classificatieschema wordt ingevoerd, worden bestaande stukken naar het nieuwe
schema geconverteerd, waarbij de oude classificatie-informatie bewaard blijft. Dat betekent dat bij elk record waarbij de bestaande
classificatie vermeld is, element 5.4 van een einddatum voorzien wordt en een tweede set aan elementen 5.1 – 5.4 van waarden
voorzien wordt overeenkomstig de nieuwe classificatie. Element 5 is immers herhaalbaar.
5.1. Code
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Kenmerk waaronder het record wordt ingedeeld / geklasseerd.
Coderingen uit het geldende classificatieschema.
Formaat:
AN20
Kardinaliteit: 1 .. 1
Geef hier aan welke classificatiecode van toepassing is uit het classificatieschema dat in element 5.3 vermeld is.
Voorbeelden van waarden:
- “1.85” (betreft Onderwijs)
- “1.731.212” (betreft Bestemmingsplannen)
5.2. Omschrijving
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Nadere omschrijving van classificatie[code].
Omschrijvingen uit het geldende classificatieschema.
Formaat:
AN80
Kardinaliteit: 1 .. 1
De omschrijving van de gebruikte code zoals gegeven in het classificatieschema. De omschrijving wordt dus automatisch afgeleid van
de code.
Waarschijnlijk werd in de definitie in de Richtlijn classificatiecode bedoeld. Dit is hier toegevoegd.
Voorbeelden van waarden:
- ”Onderwijs”
- "Bestemmingsplannen"
- "Handhaving van de openbare orde"
- "Naturalisatie en eerste inschrijvingen"
- "Exploitatievergunningen"
- "Beheer van onroerend goed"
28
5.3. Bron
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Verwijzing naar het geldende classificatieschema/ ordeningsplan.
Namen en versueaanduidingen van classificatieschema's.
Formaat:
AN200
Kardinaliteit: 1 .. 1
Hier wordt ingevuld welke versie van welke classificatie gebruikt wordt / is.
Voorbeelden van waarden:
- “Basisarchiefcode - versie 1997”
- “Model-Documentair Structuur Plan, versie 2007”
- “Universele Decimale Classificatiecode”
- "Zaaktypecatalogus, versie 2015"
- "Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017"
5.4a. Begindatum bron
Begindatum van de periode waarover het classificatieschema gebruikt is om de
Definitie:
classificatie te bepalen.
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Toelichting:
DATUM?
Kardinaliteit: 1 .. 1
1) De (begin)datum moet liggen op of na de datum van het element Einddatum van de voorafgaande gebruiksperiode van de
classificatie.
De begindatum wijzigt cq. een nieuwe versie van de gegevens van Classificatie wordt vastgelegd alleen als de classificatie gewijzigd
wordt als gevolg van het nieuwe classificatieschema.
5.4b. Einddatum bron
Einddatum van de periode waarover het classificatieschema gebruikt is om de
Definitie:
classificatie te bepalen.
Waardenverzameling:
Regels:
Formaat:
Formaat:
DATUM?
Kardinaliteit: 0 .. 1
1) Het element moet van een waarde zijn voorzien indien het niet de meest actuele classificatie betreft.
2) De (eind)datum moet liggen na de datum van het element Begindatum.
Omdat van tevoren onbekend is hoe lang een bepaalde classificatie nog in gebruik zal zijn, dit element alleen van een waarde voorzien
29
indien een classificatiewijziging wordt doorgevoerd bij overgang naar een nieuw(e versie van het) classificatieschema.
6. Omschrijving
Definitie:
Aggregatieniveau:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Korte beschrijving van aard en inhoud van het record.
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK
Tekst
Formaat:
Kardinaliteit: 0 - *
Het gaat om het verschaffen van nadere inhoudelijke informatie over de inhoud van het record. Voorbeelden daarvan zijn een
samenvatting, een inhoudsopgave, een grafische representatie van de inhoud en een korte beschrijving van de inhoud.
Gezien de kardinaliteit kan een record van meerdere omchrijvingen voorzien worden. Dit lijkt alleen zinvol op het niveau van archief,
ter aanvulling van institutionele informatie die door de tijd heen kan wijzigen.
7. Plaats
Definitie:
Fysieke of virtuele locatie van het record.
Aggregatieniveau:
Regels:
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK
1) Minimaal één van de subelementen moet van een waarde zijn voorzien.
Het element dient van een waarde voorzien te zijn indien:
2) het Record een Archief betreft, of
3) het Record een Serie betreft en de verblijfplaats van die serie wijkt af van de verblijfplaats van het archief waarvan het deel uit
maakt, of
4) het Record een Dossier betreft en de verblijfplaats van dat dossier wijkt af van de verblijfplaats van het archief of serie waarvan het
deel uit maakt, of
5) het Record een Archiefstuk betreft en de verblijfplaats van dat archiefstuk wijkt af van de verblijfplaats van het archief, serie of
dossier waarvan het deel uit maakt.
Doel is het beheer en de terugvindbaarheid van het record en de bestanden die er deel van uit maken. Het gaat hier over de vindplaats
van het archiefstuk, dossier, serie of het archief. Dat kan een fysieke locatie zijn, zoals het adres van een gebouw waarin zich de records
bevinden, of een virtuele locatie: een 'webadres' dat direct toegang verschaft tot het recird en haar bestanden. Beide is ook mogelijk
ofschoon het aan te bevelen is om een fysieke locatie op een zo hoog mogelijk aggregatieniveau vast te leggen.
Toelichting:
Kardinaliteit:
30
0..1
De metagegevens van het record kunnen apart van de bestanden opgeslagen worden of bij die bestanden. In de praktijk zal het
waarschijnlijk een combinatie van gescheiden opslag en embedding (inkapseling) zijn. Inkapseling heeft als voordeel dat de
metagegevens onlosmakelijk verbonden zijn met het bestand maar een dergelijke decentrale bewaring heeft nadelen bij automatische
zoekopdrachten. Opslag van de metagegevens in een centrale databank is daarom beter, maar vraagt een bijzondere zorg voor de
koppeling met de desbetreffende bestanden.
De locatie kan in de loop der tijd wijzigen. Indien zinvol kunnen ‘oude’ locaties geregistreerd worden met element 12: Event
geschiedenis.
Voorbeelden:
Fysieke locatie: het BAG-adres van de desbetreffende locatie, in de volgorde straatnaam, huisnummer, -letter en toevoeging, postcode,
woonplaats. Of de benaming van een applicatie waarin en waarmee het record beheerd wordt of de locatie van offline storage.
Virtuele locatie: de uri van de virtuele locatie zoals ”http://ergens/absolute/URI/met/verwijzing/naar/tekst".
7.a. Fysieke verblijfsplaats
Fysieke locatie van het record.
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Formaat:
Tekst
Kardinaliteit: 0 .. 1
De fysieke vindplaats van een record is veelal het adres waar de beherende organisatie te bereiken is. Dit kan het vestigingsadres zijn
van die organisatie. Tevens kan het bezoekadres en het postadres vastgelegd worden als ook openingstijden en de url van de website
van de organisatie.
Het verdient aanbeveling dit element op een zo hoog mogelijk aggregatieniveau van een waarde te voorzien.
7.b. Virtuele verblijfsplaats
Virtuele locatie van het record.
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Formaat:
URI
Kardinaliteit: 0 .. 1
De virtuele locatie van het record geeft rechtstreeks toegang tot de inhoud van het record zoals het bestand waaruit het archieftstuk
bestaat, een overzicht van de bestanden die deel uit maken van het archiefstuk of het primaire bestand van een archiefstuk dat uit
meerdere bestanden is opgebouwd (bijvoorbeeld indien het archiefstuk een webpagina betreft).
31
De locatie wordt vastgelegd met een URI, een internet-protocolelement zijnde een eenduidige benaming van een "bron", een stuk
informatie, data of dergelijke. Dit kan een 'webadres' zijn maar ook een plaats op het netwerk van een organisatie. Voorbeelden:
"http://voorbeeld/resource.txt" respectievelijk "ftp://ergens/leesmij.txt".
9. Dekking
Definitie:
Nadere aanduiding van tijd en ruimte waarin record kan worden gepositioneerd.
Aggregatieniveau:
Regels:
Toelichting:
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK
1) Minimaal één van de subelementen moet van een waarde zijn voorzien.
Dit gegeven maakt het mogelijk het record in tijd en plaats af te bakenen ten aanzien van het vastgelegde bewijs van de transactie
waarop het record betrekking heeft. Het maakt duidelijk wanneer (tijd) en tot waar (geografisch) de werking van een Record zich
uitstrekt. Bijvoorbeeld in geval van een record zijnde een evenementenvergunning wordt hier aangegeven voor welke periode en welk
gebied de vergunning geldt; voor een bouwvergunning de geldigheidsduur en het pand en/of het adres waarop de vergunning
betrekking heeft, etc.
Indien van toepassing dan kunnen meerdere combinaties van tijd en plaats vastgelegd worden.
Kardinaliteit:
0..*
9.1. In tijd
Definitie:
Geeft positionering in de tijd aan, waarin iets van kracht is / was dan wel bestond. Kardinaliteit:
Regels:
1) Indien er sprake is van een positionering in tijd van een archiefstuk en er precies één gerelateerd dossier is waarvan dit element
geen waarde heeft dan wel er meerdere of geen enkel dossier gerelateerd is, dan moet het element van een waarde voorzien worden
bij dat archiefstuk.
Betreft de periode waarover de werking van het record zich uitstrekt, bijvoorbeeld de looptijd (werkingsduur) van een vergunning,
ontheffing, uitlening etc. dan wel de periode waarin het reoord is gecreeerd tot en met de afrondiing daarvan.
Toelichting:
0..1
In het geval van een record zijnde een dossier betreft dit veelal de periode waarin het dossier behandeld of gecreëerd is, bijvoorbeeld
de behandeling van een vergunningaanvraag. Voor bepaalde archiefstukken in dat dossier kan evenwel een andere periode van
toepassing zijn zoals de periode waarin een besluit van kracht is.
Meerdere tijdsperioden kunnen vastgelegd worden bij een recoird (het element 'Dekking' kent een kardinalitit van 0..*) waarbij met
32
het element 'Type' telkens aangegeven wordt welk type periode het betreft: 'werking' of 'behandeling'.
Het verdient aanbeveling zoveel mogelijk de periode van de werking van het record vast te leggen. Bij een archiefstuk is dit vealal
mogelijk, bij een dossier zal het veelal de behandelperiode betreffen.
9.1a. Type
Definitie:
Waardenverzameling:
Aanduiding van het type van de periode waarin het record van kracht is / was dan Formaat:
TypeDekkingTijd
wel bestond.
behandeling
De periode waarin het reoord is gecreeerd tot en met de
Kardinaliteit: 1 .. 1
afrondiing daarvan.
werking
De periode waarin het record van kracht is voor het onderwerp
en/of het geografisch gebied waaop het betrekking heeft.
Regels:
Toelichting:
9.1b. Begindatum
Begindatum van de periode waarin iets van kracht is / was dan wel bestond.
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Formaat:
DATUM?
Kardinaliteit: 1 .. 1
1) De (begin)datum moet liggen op of na de datum van het element Einddatum van de voorafgaande periode voor hetzelfde type
dekking-in-tijd.
Toelichting:
9.1c. Einddatum
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Einddatum van de periode waarin iets van kracht is / was dan wel bestond.
Formaat:
DATUM?
Kardinaliteit: 0 .. 1
1) De (eind)datum moet liggen na de datum van het element Begindatum.
9.2. Geografisch gebied
Ruimtelijke afbakening van de locatie waarop het record betrekking heeft of van
Definitie:
kracht is.
33
Kardinaliteit:
0..1
Regels:
Toelichting:
1) Indien er sprake is van een ruimtelijke afbakening van een archiefstuk en er precies één gerelateerd dossier is waarvan dit element
geen waarde heeft dan wel er meerdere of geen enkel dossier gerelateerd is, dan moet het element van een waarde voorzien worden
bij dat archiefstuk.
2) Minimaal één van de subelementen moet van een waarde zijn voorzien.
Betreft de aanduiding van de locatie waarop het onderwerp van het record betrekking heeft. In veel gevallen zal de aanduiding bestaan
uit het adres. Andere mogelijkheden zijn de benaming of omschrijving van de locatie, het object in een (basis)registratie waarop het
betrekking heeft en de geometrische beschrijving (plek t.o.v. het aardoppervlak) van de begrenzing m.b.v. coördinaten. Een combinatie
is ook mogelijk, bijvoorbeeld het adres i.c.m. het desbetreffende verblijfsobject (BAG) en de geometrie van dat verblijfsobject; of de
benaming van een park i.c.m. de geometrie (begrenzing) daarvan.
Het gaat telkens om het geografisch gebied binnen de bijbehorende tijdsperiode (Dekking - In tijd). Per tijdsperiode kan er sprake zijn
van meerdere locaties waarop het record betrekking heeft. Als de locatie onafhankelijk is van de dekking in tijd d.w.z. geldt voor alle
tijdsperioden, dan wordt deze eenmaal vastgelegd zonder combinatie met een tijdsperiode.
Het heeft de voorkeur de locatie in ieder geval aan te duiden door middel van geometrie (coördinaten; eventueel als punt of
geografische rechthoek) vanwege de mogelijkheden tot automatische verwerking hiervan in GIS-systemen zoals geo-viewers.
Bovendien is het coördinatenstelsel onveranderlijk terwijl een adres kan vernummeren of vervallen.
9.2a. Locatie-aanduiding
Aanduiding of benaming van de locatie waarop het record betrekking heeft.
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Formaat:
Tekst
Kardinaliteit: 0 .. *
Met dit element kan de locatie van het record geduid worden met een omschrijving of benaming van die locatie, zoals "Amsterdamse
Waterleidingduinen" of "Kozakkenput (Zeisterbos)".
9.2b. Adres
Definitie:
Aanduiding van de locatie waarop het record betrekking heeft door middel van de Kardinaliteit:
ligging aan een straat in een woonplaats.
Regels:
Toelichting:
1) Het moet op het moment van het creëren van het record een in de BAG voorkomend en actueel adres betreffen.
Met dit element kan de locatie van het record geduid worden met een BAG-conform adres (Basisregistratie van Adressen en
Gebouwen). De locatie kan meerdere adressen betreffen.
9.2b1. Woonplaatsnaam
34
0..*
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
De door het bevoegde gemeentelijke orgaan aan een WOONPLAATS toegekende
benaming.
Tekens gecodeerd volgens de UTF-8 standaard.
AN80
Kardinaliteit: 1 .. 1
Zie verder de toelichting in de BAG.
9.2b2. Naam openbare ruimte
Een door het bevoegde gemeentelijke orgaan aan een OPENBARE RUIMTE
toegekende benaming.
Tekens gecodeerd volgens de UTF-8 standaard
WaardenDefinitie:
verzameling:
Regels:
Toelichting:
Formaat:
Formaat:
AN80
Kardinaliteit: 1 .. 1
Zie verder de toelichting in de BAG.
9.2b3. Huisnummer
Een door of namens het bevoegd gemeentelijk orgaan ten aanzien van een
Definitie:
adresseerbaar object toegekende nummering.
Alle natuurlijke getallen tussen 1 en 99999.
Waarden-
Formaat:
N5
Kardinaliteit: 1 .. 1
verzameling:
Regels:
Toelichting:
9.2b4. Huisletter
Een door of namens het bevoegd gemeentelijk orgaan ten aanzien van een
Definitie:
adresseerbaar object toegekende toevoeging aan een huisnummer in de vorm
van een alfanumeriek teken.
a - z, A – Z
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
-
9.2b5. Huisnummertoevoeging
35
Formaat:
AN1
Kardinaliteit: 0 .. 1
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Een door of namens het bevoegd gemeentelijk orgaan ten aanzien van een
Formaat:
AN4
adresseerbaar object toegekende nadere toevoeging aan een huisnummer of een
combinatie van huisnummer en huisletter.
a - z, A - Z, 0 – 9
Kardinaliteit: 0 .. 1
-
9.2b6. Postcode
De door PostNL vastgestelde code behorende bij een bepaalde combinatie van
Definitie:
een naam van een woonplaats, naam van een openbare ruimte en een
huisnummer
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Formaat:
POSTCODE
Kardinaliteit: 0 .. 1
-
9.2c. Geo-object
Definitie:
Het ruimtelijk object waarop het record betrekking heeft.
Regels:
Toelichting:
Met dit element kan de locatie van het record geduid worden door middel van de identificatie van het object (of de objecten) waarop
het betrekking heeft. Bij voorkeur betreft dit een object in een landelijke basisregistratie zoals een Verblijfsobject of Pand in de BAG
(Basisregistratie van Adressen en Gebouwen) of een Kadastraal perceel in de BRK (Basisregistratie Kadaster).
Per object wordt de naam van het objecttype en de identificatie daarvan vermeld. Meer informatie over die objecttypen is te vinden in
de Referentielijst NaamGeo-object.
Kardinaliteit:
9.2c1. Naam object
De naam van het object, in de desbetreffende registratie, waarop het record
Definitie:
betrekking heeft.
Waarden uit de Referentielijst NaamGeo-object.
Waardenverzameling:
36
Formaat:
0..*
NaamGeo-object
Kardinaliteit: 1 .. 1
Regels:
Toelichting:
De referentielijst verschaft de namen van objecttypen waaraan gerefereerd mag worden. Het betreft vooral objecten in landelijke
basis- en kernregistraties.
9.2c2. Identificatie object
De identificatie van het object, in de desbetreffende registratie, waarop het
Definitie:
record betrekking heeft.
Waarden van identificaties van geo-objecten conform NEN3610.
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Formaat:
NEN360ID
Kardinaliteit: 1 .. 1
-
9.2d. Geometrie
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Ruimtelijke begrenzing, of symbolisatie daarvan, van de positie op of ten opzichte Formaat:
van het aardoppervlak waarop het record betrekking heeft.
PuntLijn(Multi)Vlak
Kardinaliteit: 0 .. *
Met dit element kan de vorm en ligging m.b.v. coordinaten vastgelegd worden met de daarvoor geldende internationale standaard
GML Het kan een vlak, meerdere vlakken, een polygoon of een punt betreffen. Bijvoorbeeld:
<gml:Polygon srsName="urn:opengis:def:crs:EPSG::28992" xmlns:gml="http://www.opengis.net/gml">
<gml:exterior>
<gml:LinearRing>
<gml:pos>194559.648 441938.143 194557.884 441938.645 194557.092 441935.864
194558.833 441935.378 194559.648 441938.143</gml:pos>
</gml:LinearRing>
</gml:exterior>
</gml:Polygon>
10. Extern identificatiekenmerk
Definitie:
Kenmerken, toegekend aan een record buiten de huidige beheeromgeving.
37
Kardinaliteit:
0..*
Aggregatieniveau:
Regels:
Toelichting:
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK
Hiermee blijven records ook onder hun andere (eerder gegeven) kenmerken bekend, zoals toegekend door (afdelingen van) de
organisatie die het record heeft gecreëerd en haar ketenpartners.
10.1. Kenmerk systeem
Naam of identificatie van extern systeem.
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Formaat:
AN80
Kardinaliteit: 1 .. 1
Betreft de aanduiding van het systeem, de gegevensverzameling, de andere opslag, de andere organisatie etc. waarin het record een
rol heeft gespeeld onder een andere identificatie. Het gaat dus om systemen in de meest brede zin van het woord (niet alleen ICTsystemen) die zich buiten de beheeromgeving bevinden waarin het record beheerd wordt.
Voorbeelden van waarden:
- “Vergunningenregistratie VerReg” (naam van een applicatie)
- “Omgevingsdienst De Waterlanden” (naam van een andere organisatie)
- “NL-K12345678” (identificatiekenmerk van een andere organisatie)
- "Afzender" (indien als identificatiekenkenmerk het briefkenmkerk van een ingekomen brief vastgelegd wordt).
10.2. Nummer binnen systeem
Nummer/code binnen betreffende systeem.
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Formaat:
AN80
Kardinaliteit: 1 .. 1
Betreft de identificatie van het record in het andere systeem. Bijvoorbeeld briefkenmerk van derden, met name bij samenwerking in
ketens.
11a. Taal dossier
Definitie:
Aggregatieniveau:
Waardenverzameling:
Aanduiding van de taal waarin de archiefstukken in het dossier gesteld zijn.
DOSSIER
Coderingen van talen conform ISO 639-2/B.
38
AN
Formaat:
Kardinaliteit: 0 - *
Regels:
Toelichting:
Voor de taalaanduiding van (de archiefstukken in) een dossier gebruiken we de ISO-norm 639-2/B.
Veelal zijn die archiefstukken in het Nederlands gesteld: gegevenswaarde "dut".
De archiefstukken in een dossier kunnen in meerdere talen opgesteld zijn; deze dienen alle vermeld te worden.
11b. Taal archiefstuk
Definitie:
Aggregatieniveau:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Aanduiding van de taal waarin de inhoud van het archiefstuk gesteld is.
AN
Formaat:
ARCHIEF
Kardinaliteit: 0 - *
Coderingen van talen conform ISO 639-2/B.
Het element dient van een waarde voorzien te zijn indien:
1) het archiefstuk geen deel uit maakt van een dossier, of
2) het archiefstuk deel uit maakt van een dossier waarbij het element 'Taal dossier' niet van een waarde is voorzien, of
3) het archiefstuk deel uit maakt van een dossier waarbij het element 'Taal dossier' van waarden is voorzien en niet al die waarden van
toepassing zijn op het archiefstuk.
Voor de taalaanduiding van een archiefstuk gebruiken we de ISO-norm 639-2/B.
Veelal is een archiefstuk in het Nederlands gesteld: gegevenswaarde "dut".
Indien een archiefstuk uit meerdere bestanden bestaat dan kunnen meerdere talen van toepassing zijn die alle vermeld dienen te
worden.
Indien alle archiefstukken van één dossier in dezelfde taal gesteld zijn, dan volstaat de vermelding van die taal bij het Dossier.
12. Eventgeschiedenis
Definitie:
Vastlegging van het ontstaan en wijzigingen van een record.
Aggregatieniveau:
Regels:
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK
1) Moet van waarden worden voorzien indien het Record een Archief, Serie of Dossier betreft.
2) Moet van waarden worden voorzien indien het Record een Archiefstuk betreft dat geen deel uit maakt van een Dossier of deel uit
maakt van meerdere Dossiers.
Deze informatie ondersteunt het kunnen afleggen van verantwoording over de op het record uitgevoerde handelingen. Het geeft de
ontstaansgeschiedenis (of lifecycle, ontwikkelstadia, …) weer van het record vanaf het ontstaan daarvan als informatieobject.
Het is verplicht vast te leggen wanneer een archiefstuk is opgemaakt, een dossier is gevormd, een migratie heeft plaatsgevonden van
Toelichting:
Kardinaliteit:
39
0..*
een digitaal archiefstuk, een dossier is afgesloten. Afhankelijk van het proces waarin het record is ontstaan, dienen nog meer
gebeurtenissen te worden vastgelegd.
Alleen die gebeurtenissen worden vermeld die specifiek zijn voor het record. Gebeurtenissen die gelden voor een groep records,
worden alleen bij die groep (aggregatieniveau) vermeld. Zo wordt een gebeurtenis die geldt voor een dossier en alle daartoe
behorende archiefstukken, vermeld bij het record zijnde het dossier. Alle daartoe behorende records (archiefstukken) overerven deze
gebeurtenis.
Gebeurtenissen in het eerste deel van de levenscyclus kunnen veelal geautomatiseerd afgeleid worden uit een procesondersteunend
systeem zoals een zaaksysteem. Merk op dat het bij dit element gaat om gebeurtenissen op het record als (verzameling van)
informatieobject(en). Gebeurtenissen die betrekking hebben op de inhoud daarvan worden vastgelegd metl element 15C (Activiteit en
Actor).
Van elke relevante gebeurtenis wordt de datum (of periode) vastgelegd waarop dit plaatsvond, het soort gebeurtenis, de voor de
gebeurtenis verantwoordelijke functionaris en wordt een beschrijving gegeven van de gebeurtenis.
In sommige gevallen kunnen de metagegevens van eventplan gebruikt worden om automatisch metagegevens voor eventgeschiedenis
te genereren (je plant bijvoorbeeld de openbaarmaking van bepaalde stukken). Dit geldt zowel voor het eventplan voor het record
(element 13) als, voor een record zijnde een archiefstuk, het eventplan voor de bestanden die van het record deel uit maken (element
21.9).
12.1a. Begindatum
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Begindatum van de periode waarin iets heeft plaatsgevonden.
Formaat:
DATUMTIJD?
Kardinaliteit: 1 .. 1
Hiermee wordt vastgelegd wat de begindatum is van de periode waarin de gebeurtenis heeft plaatsgevonden die met ‘Type’ (12.2) is
aangeduid. Indien de gebeurtenis zich op één moment afspeelde, dan hebben begin- en einddatum dezelfde waarde.
Desgewenst kan ook het tijdstip vastgelegd worden.
12.1b. Einddatum
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Einddatum van de periode waarin iets heeft plaatsgevonden.
Formaat:
DATUMTIJD?
Kardinaliteit: 0 .. 1
1) De (eind)datum moet liggen op of na de datum van het element Begindatum.
Hiermee wordt vastgelegd wat de einddatum is van de periode waarin de gebeurtenis heeft plaatsgevonden die met ‘Type’ (12.2) is
aangeduid. Indien de gebeurtenis zich op één moment afspeelde, dan hebben begin- en einddatum dezelfde waarde.
40
Desgewenst kan ook het tijdstip vastgelegd worden.
12.2. Type
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Soort activiteit of gebeurtenis.
Formaat:
AN40
Kardinaliteit: 1 .. 1
Invulling afhankelijk van het proces waarin het record betrokken is (bijvoorbeeld: creatie, publicatie) en de soort van het record
(archiefstuk, dossier, etc.).
Het verdient aanbeveling de type-aanduiding te ontlenen aan een waardenlijst per soort record. Voorbeelden van waarden:
- “creatie” (bij zowel archiefstuk als dossier)
- “ontvangst” (bij een archiefstuk)
- “verzending” (bij archiefstuk)
- “afsluiting” (bij dossier)
- “conversie” (naar ander bestandsformaat)
- ”migratie” (naar andere beheeromgeving)
- ”overdracht” (naar andere beheeromgeving of externe organisatie, gerelateerd aan de Archiefwet)
- ”vernietiging”
12.3. Beschrijving
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Nadere omschrijving van de gebeurtenis.
Formaat:
Tekst
Kardinaliteit: 0 .. 1
Betreft een toelichting op event-type (12.2). Zoals: Wat houdt de gebeurtenis in? Wat is het resultaat van de gebeurtenis?
12.4. Verantwoordelijke functionaris
Degene die verantwoordelijk is voor de gebeurtenis of activiteit.
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
41
Formaat:
AN80
Kardinaliteit: 1 .. 1
Toelichting:
Invulling afhankelijk van het proces waarin de gebeurtenis plaatsvond. Het gaat er om wie of wat de gebeurtenis uitvoerde of onder
wiens verantwoordelijkheid de gebeurtenis is uitgevoerd.
Functionaris noemen, bij voorkeur incl. persoonsnaam (rekening houdend met privacy-bescherming). Het vast te leggen
aggregatieniveau van de actor in kwestie (Organisatie, hoofdafdeling, Afdeling, Functie) hangt af van het proces.
Bij geautomatiseerde uitvoering door software (agent / tool) zonder tussenkomst van een persoon, deze ook vermelden.
13. Eventplan
Definitie:
Geeft activiteiten of gebeurtenissen weer die in de toekomst van belang zijn voor Kardinaliteit:
het record.
0..*
Aggregatieniveau:
Regels:
Toelichting:
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK
Bepaalde activiteiten liggen van tevoren al vast, zoals overbrenging, vernietiging, verandering van openbaarheidsregime, het jaarlijkse
overzetten van bestadnden op een andere drager, het periodiek controleren van de bestandsintegriteit, cnversie van bestanen van een
bepaald type, migratie e.d.. Het is nuttig voor deze activiteiten een eventplan in de records op te nemen, waardoor de toekomstige
verandering van status kan worden beheerd en – wellicht - geautomatiseerd.
Alleen die activiteiten worden vermeld die specifiek zijn voor het individuele record. Activiteiten die gelden voor een groep records op
een hoger aggregatieniveau, worden alleen bij het record op dat aggregatieniveau vermeld. Zo wordt een activiteit die geldt voor een
dossier en alle daartoe behorende archiefstukken, vermeld bij het record zijnde het dossier. Alle tot dat dossier behorende records
(archiefstukken) overerven deze activiteit. Zo kan voor een record zijnde een dossier één vernietigingstermijn gelden die van
toepassing is op alle in dat dossier aanwezige records zijnde archiefstukken. Mocht voor een specifiek archiefstuk in dat dossier een
andere termijn gelden, of moet dat archiefstuk juist overgedragen worden, dan wordt alleen bij dat ene archiefstuk in dat dossier
element 13 van waarden voorzien.
De planning van bepaalde activiteiten, zoals vernietiging en overbrenging, kunnen veelal geautomatiseerd afgeleid worden uit een
procesondersteunend systeem zoals een zaaksysteem. Dat vereist overigens wel overeenstemming in semantiek tussen
procesondersteunend systeem en archiefbeheersysteem.
Van elke geplande activiteit wordt de datum (of periode) vastgelegd waarop deze gepland staat, het soort activiteit, de aanleiding voor
de activiteit en wordt een beschrijving gegeven van de activiteit.
13.1a. Begindatum
Definitie:
Begindatum van de periode waarin iets zal plaatsvinden.
Formaat:
42
DATUM?
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Kardinaliteit: 1 .. 1
Hiermee wordt vastgelegd wat de begindatum is van de periode waarin de gebeurtenis gepland is die met ‘Type’ (12.2) is aangeduid.
Indien de gebeurtenis gepland is op één dag, dan hebben begin- en einddatum dezelfde waarde.
Per geplande activiteit wordt een datum of periode toegevoegd op basis van algemene voorschriften of specifieke besluiten. De datum
van het geplande event wordt uitgerekend op basis van de datum van de creatie van een archiefstuk dan wel een andere aanleiding,
zoals de afsluiting van een zaak of het vervallen van het belang, en de periode waarna de activiteit moet plaatsvinden, zoals
overbrenging na 20 jaar, vernietiging na 5 jaar, einde rubricering na 10 jaar.
13.1b. Einddatum
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Einddatum van de periode waarin iets zal plaatsvinden.
Formaat:
DATUM?
Kardinaliteit: 0 .. 1
1) De (eind)datum moet liggen op of na de datum van het element Begindatum.
Hiermee wordt vastgelegd wat de einddatum is van de periode waarin de gebeurtenis is gepland die met ‘Type’ (13.2) is aangeduid.
Indien de gebeurtenis gepland is op één dag, dan hebben begin- en einddatum dezelfde waarde.
13.2. Type
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Soort activiteit of gebeurtenis.
Formaat:
AN40
Kardinaliteit: 1 .. 1
Het verdient aanbeveling de type-aanduiding te ontlenen aan een waardenlijst die ook geldt voor event-typen bij Eventgeschiedenis
(element 12.2). Voorbeelden van waarden:
- “conversie”
- “migratie”
- “overbrenging”
- “publicatie”
- “vervallen beperkingen openbaarheid”
- “overdracht"
- “vernietiging”
43
13.3. Beschrijving
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Nadere omschrijving van de gebeurtenis of activiteit.
Formaat:
Tekst
Kardinaliteit: 0 .. 1
Betreft een toelichting op Type, zoals: wat houdt het event in? Wat is de (eventueel wettelijke) grondslag voor de geplande
gebeurtenis?
13.4. Aanleiding
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Indicatie van mechanisme waarop gebeurtenis of actie in gang wordt gezet.
Beschreven wordt wat de aanleiding inhoudt. Bijvoorbeeld, de datum waarop het dossier wordt gesloten kan i.c.m. een bewaartermijn
de aanleiding zijn voor vernietiging op een bepaalde datum. Ook kan hier vermeld worden het resultaat van het proces of de zaak dat
tot het record geleid heeft en het type proces of zaaktype of de Selectielijst-categorie, als het om activiteiten als vernietiging en
overbrenging gaat. Deze combinatie bepaalt veelal de beheerhandeling en bijbehorende termijn. Voorbeeld:
"Mechanisme: waardering
Selectielijstcategorie: 11.1.1
Omschrijving: Toestemming voor een kortdurende activiteit of gebeurtenis
Resultaat: verleend
Startdatum: 20-12-2016
Termijn (in jaren): 1"
Een dergelijke specificatie verschaft duidelijkheid waarom het event "vernietigen" gepland staat op 20-12-2017. Bij het gaan
vernietigen kan op grond van deze informatie beoordeeld worden of er inmiddels redenen zijn om het record alsnog niet te
vernietigen, bijvoorbeeld (in dit voorbeeld) omdat er sprake was van ernstige onregelmatigheden gedurende het evenement die forse
publieke aandacht hebben gekregen.
15.1a. SERIE [0..*] maakt deel uit van ARCHIEF [1]
Definitie:
Aggregatieniveau:
Regels:
Formaat:
Tekst
Kardinaliteit: 1 .. 1
Het Archief waarvan de Serie onderdeel is.
SERIE
44
Toelichting:
Het betreft de uitwerking van element 15 van de 'Richtlijn metagegevens overheidsinformatie' (2009) voor het kunnen specificeren tot
welk archief een serie hoort.
Element 15.1 (Relatie-ID) betreft dan de identificatie van het archief waarbij de serie hoort. Element 15.2 (Type relatie) heeft dan de
waarde "maakt deel uit van".
15.1b. DOSSIER [0..*] maakt deel uit van ARCHIEF [0..1]
Definitie:
Aggregatieniveau:
Regels:
Toelichting:
Het Archief waarvan het Dossier onderdeel is.
DOSSIER
1) De relatie moet gelegd zijn indien het dossier niet gerelateerd is aan een serie en niet aan een ander dossier.
2) Slechts één van de relaties naar ander dossier, serie en archief mag gelegd zijn.
Het betreft de uitwerking van element 15 van de 'Richtlijn metagegevens overheidsinformatie' (2009) voor het kunnen specificeren tot
welk archief een dossier hoort, als het niet tot een serie en niet tot een ander dossier hoort. Het dossier kan slechts van één van de drie
deel uitmaken.
Element 15.1 (Relatie-ID) betreft de identificatie van het archief waarbij het dossier hoort. Element 15.2 (Type relatie) heeft de waarde
"maakt deel uit van".
15.1c. ARCHIEFSTUK [0..*] maakt deel uit van ARCHIEF [0..1]
Definitie:
Aggregatieniveau:
Regels:
Toelichting:
Het Archief waarvan het Archiefstuk onderdeel is.
ARCHIEF
1) De relatie moet gelegd zijn indien het archiefstuk niet gerelateerd is aan een dossier en niet aan een serie.
2) Slechts één van de relaties naar dossier, serie en archief mag gelegd zijn.
Het betreft de uitwerking van element 15 van de 'Richtlijn metagegevens overheidsinformatie' (2009) voor het kunnen specificeren tot
welk archief een archiefstuk hoort, als het niet tot een dossier hoort en niet rechtstreeks aam een serie gerelateerd is. Het archiefstuk
kan slechts aan één van de drie gerelateerd worden.
Element 15.1 (Relatie-ID) betreft de identificatie van het archief waarbij het archiefstuk hoort. Element 15.2 (Type relatie) heeft de
waarde "maakt deel uit van".
45
15.1d. DOSSIER [0..*] maakt deel uit van SERIE [0..1]
Definitie:
Aggregatieniveau:
Regels:
Toelichting:
De Serie waarvan het dossier onderdeel is.
DOSSIER
1) De relatie moet gelegd zijn indien het dossier niet gerelateerd is aan een archief en niet aan een ander dossier.
2) Slechts één van de relaties naar serie, archief en (ander) dossier mag gelegd zijn.
Het betreft de uitwerking van element 15 van de 'Richtlijn metagegevens overheidsinformatie' (2009) voor het kunnen specificeren tot
welke serie een dossier hoort, als het daarvan deel uit maakt. Zo niet, dan maakt het deel uit van een archief of van een ander dossier.
Het dossier kan slechts van één van de drie deel uitmaken.
Element 15.1 (Relatie-ID) betreft de identificatie van de serie waarbij het dossier hoort. Element 15.2 (Type relatie) heeft de waarde
"maakt deel uit van".
15.1e. ARCHIEFSTUK [0..*] maakt deel uit van SERIE [0..1]
Definitie:
Aggregatieniveau:
Regels:
Toelichting:
De Serie waarvan het Archiefstuk onderdeel is.
ARCHIEF
1) De relatie moet gelegd zijn indien het archiefstuk niet gerelateerd is aan een dossier en niet aan een archief.
2) Slechts één van de relaties naar dossier, serie en archief mag gelegd zijn.
Het betreft de uitwerking van element 15 van de 'Richtlijn metagegevens overheidsinformatie' (2009) voor het kunnen specificeren tot
welke serie een archiefstuk hoort, als het niet tot een dossier hoort en niet rechtstreeks aan een archief gerelateerd is. Het archiefstuk
kan slechts aan één van de drie gerelateerd worden.
Element 15.1 (Relatie-ID) betreft de identificatie van de serie waarbij het archiefstuk hoort. Element 15.2 (Type relatie) heeft de
waarde "maakt deel uit van".
15.1f. ARCHIEFSTUK [0..*] maakt deel uit van DOSSIER [0..*]
Definitie:
Aggregatieniveau:
Het Dossier waarvan het Archiefstuk onderdeel is.
ARCHIEF
46
Regels:
Toelichting:
1) De relatie moet gelegd zijn indien het archiefstuk niet gerelateerd is aan een serie en niet aan een archief.
2) Slechts één van de relaties naar dossier, serie en archief mag gelegd zijn.
Het betreft de uitwerking van element 15 van de 'Richtlijn metagegevens overheidsinformatie' (2009) voor het kunnen specificeren tot
welk(e) dossier(s) een archiefstuk hoort, als het van een dossier deel uit maakt. Zo niet, dan maakt het deel uit van een serie of van een
archief. Het archiefstuk kan slechts van één van de drie deel uitmaken. Wel is het zo dat een archiefstuk deel kan uitmaken van
meerdere dossiers. Bijvoorbeeld het verslag van de hoorzitting waarin drie bezwaren aan de orde zijn geweest die behandeld worden
in evenzoveel bezwaarzaken met evenzoveel zaakdossiers. De archiefvormende organisatie kan er voor kiezen het desbetreffende
archiefstuk te relateren aan de drie zaakdossiers. Een andere mogelijkheid is het betreffende document vast te leggen als drie
afzonderlijke archiefstukken, in elk dossier één. In dit geval dient een relatie gelegd te worden tussen die drie archiefstukken (m.b.v. de
relatieklasse Archiefstukrelatie) die aangeeft dat het om hetzelfde document gaat. In het eerste geval dienen bij het record zijnde het
archiefstuk alle elementen van een waarde voorzien te worden omdat het niet duidelijk is van welk dossier kenmerken worden
overerft.
Element 15.1 (Relatie-ID) betreft de identificatie van het dossier waarbij het archiefstuk hoort. Element 15.2 (Type relatie) heeft de
waarde "maakt deel uit van".
15.1g. DOSSIER [0..*] maakt deel uit van DOSSIER [0..1]
Definitie:
Aggregatieniveau:
Regels:
Toelichting:
Het andere Dossier waarvan het Dossier onderdeel is.
DOSSIER
1) De relatie moet gelegd zijn indien het dossier niet gerelateerd is aan een serie en niet aan een archief.
2) Slechts één van de relaties naar ander dossier, serie en archief mag gelegd zijn.
Het betreft de uitwerking van element 15 van de 'Richtlijn metagegevens overheidsinformatie' (2009) voor het kunnen specificeren tot
welk ander dossier een dossier hoort, als het niet tot een serie en niet tot een archief hoort. Het dossier kan slechts van één van de drie
deel uitmaken.
Element 15.1 (Relatie-ID) betreft de identificatie van het andere dossier waarbij het dossier hoort. Element 15.2 (Type relatie) heeft de
waarde "maakt deel uit van".
47
15.1h. DOSSIER [0..*] heeft relatie tot DOSSIER [0..*]
Definitie:
Aggregatieniveau:
Regels:
Toelichting:
Het andere Dossier dat in verband staat tot het Dossier.
DOSSIER
1) De relatie mag niet liggen van een dossier met zichzelf.
Het betreft de uitwerking van element 15 van de 'Richtlijn metagegevens overheidsinformatie' (2009) voor het kunnen specificeren dat
het dossier een relatie heeft tot een ander dossier.
Een toepassing is het leggen van een relatie tussen dossiers van zaken oftewel processen die die successievelijk op elkaar volgden. Het
gaat hier telkens om twee onafhankelijke zaken waarbij elke zaak geleid heeft tot één zaakdossier. Voorbeelden zijn een bezwaarzaak
volgend op een vergunningzaak en een handhavingszaak volgend op een controle- oftewel toezichtzaak.
Een andere mogelijkheid betreft relaties tussen zaken oftewel processen waarbij de ene zaak een bijdrage levert aan de andere zaak.
Op een hoger abstractieniveau gaat het hier om één proces dat in 'deelprocessen' uitgevoerd wordt. Die processen hebben dus een
onderling verband, ze dienen hetzelfde doel.
Element 15.1 (Relatie-ID) betreft de identificatie van het andere dossier. Element 15.2 (Type relatie) betreft het gelijknamige element
van de relatieklasse. Met element 15.3 wordt de periode vastgelegd waarin de relatie tussen beide dossiers bestond.
15.1i. ARCHIEFSTUK [0..*] heeft relatie tot ARCHIEFSTUK [0..*]
Definitie:
Aggregatieniveau:
Regels:
Toelichting:
Het andere Archiefstuk dat in verband staat tot het Archiefstuk.
ARCHIEF
1) De relatie mag niet liggen van een archiefstuk met zichzelf.
Het betreft de uitwerking van element 15 van de 'Richtlijn metagegevens overheidsinformatie' (2009) voor het kunnen specificeren dat
het archiefstuk een relatie heeft tot een ander archiefstuk.
Hiermee kan bijvoorbeeld een relatie gelegd worde van het archiefstuk zijnde een advies naar het archiefstuk zijnde de aanvraag voor
dat advies. Het is niet bedoeld om archiefstukken aan elkaar te relateren om aan te geven dat ze gezamenlijk een dossier vormen.
Daarvoor is de relatie 'Archiefstuk maakt deel uit van Dossier' bedoeld.
Element 15.1 (Relatie-ID) betreft de identificatie van het andere archiefstuk. Element 15.2 (Type relatie) betreft het gelijknamige
48
element van de relatieklasse. Met element 15.3 wordt de periode vastgelegd waarin de relatie tussen beide archiefstukken bestond.
15C. Ontstaanscontext
Definitie:
De verantwoordelijken voor de creatie van het record en de door hen uitgevoerde Kardinaliteit:
activiteiten bij de creatie.
Aggregatieniveau:
Regels:
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK
1) Bij een record zijnde een Archief moet het element van een waarde zijn voorzien.
2) Minimaal één van de subelementen moet van een waarde zijn voorzien.
De verwijzing naar de organisatorische context van het archiefstuk vindt in dit '1-entiteitmodel' plaats door de entiteiten Actor en
Activiteit (van de Richtlijn Metagegevens Overheid) en een aantal elementen daarvan op te nemen in het Record: de (sub)elementen
15C.1 resp 15C.2. Actoren en activiteiten kunnen op elk niveau vastgelegd worden, het verdient aanbeveling dit zoveel mogelijk op het
niveau van Dossier te doen.
Het element is herhaalbaar d.w.z. meerdere combinaties van actor(en) en activiteit(en) kunenn vastgelegd worden. De combinatie
betreft dan de activiteiteit(en) die door de actor(en) is (zijn) uitgevoerd. Tevens is het mogelijk om een actor zonder activiteit en een
activiteit zoder actor vast te leggen alhoewel het laatste afgeraden wordt.
Het gaat hier, in tegenstelling tot het element Eventgeschiedenis (12), om inhoudelijk gerelateerde activiteiten gedurende het creeren
van het record, niet om recordmanagementactiviteiten.
Toelichting:
0..*
15C.1. Actor
Definitie:
Regels:
Toelichting:
Een organisatie of persoon verantwoordelijk voor of betrokken bij het opmaken, Kardinaliteit: 0..*
opnemen van archiefbescheiden en/of processen van informatie- en
archiefbeheer.
1) Moet van waarden worden voorzien indien het Record een Archief of Serie betreft.
2) Moet van waarden worden voorzien indien het Record een Archiefstuk betreft dat geen deel uit maakt van een Dossier of deel uit
maakt van meerdere Dossiers.
De organisatie of de persoon die formeel verantwoordelijk of gemandateerd is voor het creëren van het record. Op het hoogste
aggregatieniveau is dit de archiefvormer. Het gaat om de verantwordelijke vanuit het desbetteffende proces, niet voor
recordmanagementactiviteiten (dat wordt vastgelegd met element 12: Eventgeschiedenis).
De actor wordt vastgelegd op het laagst mogelijke niveau in de organisatie, bijvoorbeeld de desbetreffende functionaris. Om te kunnen
49
herleiden om welke organisatie het gaat en/of hoe de verantwoordelijkheden liggen binnen de organisatie, verdient het aanbeveling
om als actoren tevens te vermelden alle hogere aggregatieniveaus in de organisatie. Dus bijvoorbeeld ook het organisatie-onderdeel
waarbinnen de functionaris werkzaam is en de organisatie waarvan dat organisatie-onderdeel deel uit maakt. In dit voorbeeld is er dus
sprake van drie actoren bij het record. Een variant is om hogere organisatieniveau's alleen op hogere aggregatieniveau's vast te leggen
(Serie, Archief).
Actoren worden zoveel als mogelijk vastgelegd op het hoogste aggregatieniveau van records. Actoren op het niveau van een dossier
worden overerfd door de daarvan deel uit makende archiefstukken en hoeven dus niet per archiefstuk vermeld te worden.
Vanuit privacy-overwegingen moet afgewogen worden of namen van functionarissen vermeld worden of alleen hun functies. In het
laatste geval is in combinatie met een mandatenregister desgewenst alsnog te achterhalen welke persoon de functie op dat moment
vervulde.
Onder actoren worden verstaan personen en organidatie-onderdelen van de organisatie waar het record gecreeerd is, niet externe
betrokkenen zoals afzenders en geadresseerden (zoals burgers en bedrijven) van brieven.
15C.1.2. Identificatiekenmerk
Uniek kenmerk van een actor.
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Formaat:
AN80
Kardinaliteit: 1 .. 1
Verwijzing naar de actor onder wiens formele verantwoordelijkheid het archiefstuk is gecreëerd.
De waarde waarmee een actor wordt geïdentificeerd, hangt af van het aggregatieniveau van de actor:
- Indien de actor een medewerker is, dan de identificatie die intern, binnen de organisatie, aan deze medewerker gegeven is;
- Indien de actor een organisatorische eenheid betreft, dan de identificatie of code die intern, binnen de organisatie, aan deze eenheid
toegekend is;
- Indien de actor een organisatie betreft, dan één van de identificaties van de organisatie in het NHR (RSIN, KvK-nummer of
Vestigingsnummer), voorafgegaan door een letter die de aard van de identificatie weergeeft (“R”, “K” respectievelijk “V”).
Voorbeelden van waarden:
- “M214365” (voorbeeld van een identificatie van een medewerker)
- “VROM/REG” (voorbeeld van een identificatie van een team)
- “VROM” (voorbeeld van een identificatie van een afdeling)
- “K12345678” (voorbeeld van een identificatie van een organisatie)
50
15C.1.3. Aggregatieniveau
Onderscheidt de niveaus waarop een actor kan worden beschreven.
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Formaat:
AN80
Kardinaliteit: 0 .. 1
Niveau in de hiërarchie van de actor. Van belang voor uitwisselbaarheid. De hogere aggregatieniveaus erven de jurisdictie over op de
lagere.
Het verdient aanbeveling de aanduiding van het aggregatieniveau te ontlenen aan een waardenlijst. Voorbeelden van waarden:
- “functionaris”
- “team”
- “afdeling”
- “organisatie”
15C.1.4.2. Geautoriseerde naam
De benaming(en), waaronder een actor bekend is.
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Formaat:
AN200
Kardinaliteit: 1 .. 1
Elke overheidsorganisatie heeft een officiële naam die bekend is en waaronder zij gevonden dan wel geciteerd kan worden. De naam
kan ook de geautoriseerde naam van een afdeling of de functie of naam van een medewerker zijn. Om privacy-redenen heeft het
vermelden van de functienaam de voorkeur.
Het verdient aanbeveling de naam van de actor te ontlenen aan een waardenlijst. Voorbeelden van waarden:
- ”Beleidsmedewerker Regulering”
- “Team Regulering”
- “Afdeling VROM”
- “Gemeente Westerbeek”
15C.1.7. Plaats
Definitie:
Waardenverzameling:
Fysieke of virtuele locatie van actor.
Formaat:
AN200
Kardinaliteit: 0 .. *
51
Regels:
Toelichting:
Er dient een verwijzing te zijn naar de plaats waar nadere informatie over het heden en verleden van de actor kan worden gevonden
indien de actor de archiefvormer betreft. Dit vergemakkelijkt de bereikbaarheid, herkenbaarheid en vindbaarheid van de actor, geeft
context aan de actor en - geeft toegang tot diensten van de actor. Aanbevolen is om in ieder geval van de actor op het hoogste
aggregatieniveau het fysieke adres, het bezoekadres, het postadres of het internetadres te vermelden.
Voorbeelden van waarden:
- “Molenweg 9, 4321BA Westerbeek”
- “www.westerbeek.nl”
- “[email protected]”
15C.1.8. Jurisdictie
Nadere omschrijving van werkingsgebied / bevoegdheden.
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Formaat:
Tekst
Kardinaliteit: 0 .. 1
Nadere aanduiding waar de bevoegdheden van de betrokken actor of organisatie betrekking op hebben. Geeft inzicht in de legitimiteit
van de actor voor de activiteit ad. 15C.2. Alleen van toepassing voor actoren die op basis van regelgeving/statuten een specifiek
werkingsgebied hebben.
Aan te bevelen is om dit op een zo hoog mogelijk aggregatieniveau (zie element 3) vast te leggen.
15C.2. Activiteit
Definitie:
Het geheel van taken, functies, activiteiten en transacties die op basis van een
mandaat worden uitgevoerd door een actor.
Regels:
Toelichting:
Betreft het proces dat, of de zaak die aan het archiefstuk ten grondslag ligt.
Deze informatie zou ook kunnen worden afgeleid van het classificatieschema (zie element 5), mits dit aansluit op de taken / processen.
Dit schema dient echter stabiel in de tijd te zijn en daarom is meer gedetailleerde en actuele informatie noodzakelijk ten aanzien van
de feitelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden waarmee een proces of zaak is ingeregeld op het moment dat het archiefstuk
wordt opgemaakt, ontvangen en/of gebruikt.
De gegevens kunnen bijvoorbeeld ontleend worden aan een zaaktypecatalogus of een processenhandboek.
De activiteit worden bij voorkeur vastgelegd in combinatie met de actor (of actoren) die de activiteit uitvoert.
52
Kardinaliteit:
0..*
15C.2.2. Identificatiekenmerk
Uniek kenmerk van een activiteit.
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Formaat:
AN80
Kardinaliteit: 0 .. 1
Verwijzing naar het type proces of het soort activiteit waarin het archiefstuk is gecreëerd. Er dient een verwijzing te zijn naar de bron
waar nadere informatie over het heden en verleden van de activiteit kan worden gevonden.
Bij zaakgericht werken betreft dit de identificatie van het zaaktype.
Het verdient aanbeveling de identificatie van het proces te ontlenen aan een waardenlijst zoals een zaaktypecatalogus.
Voorbeeld van een waarde: “GWTBK123456789-14”.
15C.2.3. Aggregatieniveau
Onderscheidt de niveaus waarop een activiteit kan worden beschreven.
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Niveau in de hiërarchie van de activiteit. Van belang voor uitwisselbaarheid.
Het verdient aanbeveling de aanduiding van het aggregatieniveau te ontlenen aan een waardenlijst. De volgende voorbeelden vormen
een aanzet:
- “taakveld” (Een verzameling van samenhangende processen voor een bepaald beleidsterrein)
- “proces” of “zaak”(Een complex van activiteiten en /of transacties die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van
een bevoegdheid.)
- “activiteit” (Laagste niveau van business)
15C.2.4. Naam (van het werkproces)
Kernachtige omschrijving van de activiteit of het proces.
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Formaat:
AN80
Kardinaliteit: 0 .. 1
Formaat:
AN200
Kardinaliteit: 1 .. 1
Formele benaming van het type activiteit of (bedrijfs)proces, zoals geldend bij de creatie van het record. Bij zaakgericht werken betreft
dit de naam van het zaaktype.
Het verdient aanbeveling om de naam van het proces te ontlenen aan een waardenlijst zoals een zaaktypecatalogus. Een voorbeeld
53
van een waarde is “Behandelen bezwaarschrift”.
16. Gebruiksrecht
Definitie:
Gebruik van het record anders dan raadpleging .
Aggregatieniveau:
Regels:
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK
1) Het element dient van waarden te zijn voorzien indien bij het record op een hoger aggregatieniveau zijnde een dossier of serie (via
de relatie(s) 'maakt deel uit van') het element niet van een waarde is voorzien.
2) Indien een archiefstuk deel uit maakt van meerdere dossiers, dan dient het element van een waarde te zijn voorzien.
Veelal is een record vrij te gebruiken. Zo niet dan worden de gebruiksvoorwaarden vermeld zoals auteursrechtelijke beperkingen en
voorschriften voor het citeren uit, en verwijzen naar het record.
Met de 'Indicatie gebruiksrecht' wordt aangegeven of er op enig moment sprake was, is of zal zijn van gebruiksrechtbeperkingen.
Indien daarvan sprake is, dan wordt de beperking(en) en de periode(s) vermeld met 'Gebruiksrechtvoorwaarde'.
Voor een record kunnen gelijktijdig verschillende typen gebruiksrechten gelden.
Door vastlegging van gebruiksrechten bij een serie of dossier kunnen deze rechten gelden voor alle dossiers van de serie en de daarvan
deel uit makende archiefstukken respectievelijk voor alle archiefstukken die deel uit maken van het dossier. Bij afwijkende
gebruiksrechten van een specifieke archiefstuk kunnen deze bij dat archiefstuk vastgelegd worden.
Toelichting:
Kardinaliteit:
0..1 0..*
16.a. Indicatie gebruiksrecht
Indicatie of er beperkingen gelden aangaande het gebruik van het record.
Definitie:
Formaat:
INDIC
"ja" (er gelden op enig moment beperkingen aan het gebruiksrecht)
WaardenKardinaliteit: 1 .. 1
"nee" (het record is vrij te gebruiken)
verzameling:
Regels:
Indien er op enig moment sprake is, was of wordt van gebruiksrechtbeperking dan heeft de indicatie de waarde "ja" en worden de
Toelichting:
desbetreffende gebruiksrechten vastgelegd met het element 'Gebruiksrechtvoorwaarden' (16.b). Indien er geen sprake is, is geweest
en niet zal zijn van gebruiksrechtbeperkingen dan heeft de indicatie de waarde "nee" oftewel het record is vrij te gebruiken.
16.b. Gebruiksrechtvoorwaarde
Voorwaarde verbonden aan het gebruik van het record anders dan raadpleging .
Definitie:
54
Kardinaliteit:
0..*
Regels:
Toelichting:
1) De attribuutsoort moet van waarden voorzien zijn indien de attribuutsoort 'Indicatie gebruiksvoorwaarden' de waarde "ja" heeft.
Indien er sprake is van beperkende gebruiksrechten, dan worden met dit (groep)element de beperkende voorwaarden vastgelegd. Van
meerdere voorwaarden kan sprake zijn; evenzo vaak wordt dit element van waarden voorzien.
In de loop der tijd kunnen gebruiksrechten wijzigen; met de elementen Begindatum en Einddatum kan een gebruiksrecht in tijd
begrensd worden.
16.1. Omschrijving voorwaarde
Voorwaarde voor het gebruik anders dan raadpleging van het record.
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Voorbeelden van waarden:
- “hergebruik onder voorwaarden”
- “verbod op hergebruik tot 75 jaar na overlijden van de auteur”
- "Beperking voor reproductie in verband met niet-vrijgegeven auteursrechten voor de constructietekening. Rechthebbende: ir. A.L.
van der Gouw (architect), per 3 februari 2014 nog in leven."
16.2a. Begindatum
Begindatum van de periode waarin voorwaarden van toepassing zijn.
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Formaat:
DATUM?
Kardinaliteit: 1 .. 1
Vermeld wordt de datum van de start van de beperking van de gebruiksrechten, doorgaans datum creatie van het record.
16.2b. Einddatum
Einddatum van de periode waarin voorwaarden van toepassing zijn.
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Formaat:
Tekst
Kardinaliteit: 1 .. 1
Formaat:
DATUM?
Kardinaliteit: 0 .. 1
1) De (eind)datum moet liggen na de datum van het element Begindatum.
Vermeld wordt de datum van de afloop van de beperking van de gebruiksrechten (indien bekend).
55
17. Vertrouwelijkheid
Definitie:
Indicatie van niveau van vertrouwelijkheid van de informatie.
Aggregatieniveau:
Regels:
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK
1) Het element dient van waarden te zijn voorzien indien bij het record op een hoger aggregatieniveau zijnde een dossier of serie (via
de relatie(s) 'maakt deel uit van') het element niet van een waarde is voorzien.
2) Indien een archiefstuk deel uit maakt van meerdere dossiers, dan dient het element van een waarde te zijn voorzien.
Heeft ten doel het afschermen van informatie tegen inzage door onbevoegden. Indien daarvan sprake is, geeft het aan waarvoor, door
wie en gedurende welke periode deze informatie wel, niet of beperkt mag worden ingezien en op welk moment de beperking afloopt
of moet worden heroverwogen.
Het niveau van vertrouwelijkheid wordt bij elk record vermeld, tenzij sprake is van overerving van serie of dossier. Het wordt in ieder
geval vermeld indien er sprake is van enige mate van vertrouwelijkheid.
Met de 'Indicatie vertrouwelijkheid' wordt aangegeven of er op enig moment sprake was, is of zal zijn van een mate van
vertrouwelijkheid. Indien daarvan sprake is, dan wordt het nivea u(s) en de periode(s) vermeld met 'Vertrouwelijkheidsniveau'.
Toelichting:
Kardinaliteit:
0..1 0..*
De mate van vertrouwelijkheid heeft betrekking op de periode voorafgaand aan de overbrenging.
17.a. Indicatie vertrouwelijkheid
Indicatie of er vertrouwelijk met het record omgegaan dient te worden..
Definitie:
Formaat:
INDIC
"ja" (er is op enig moment sprake van het vertrouwelijk moeten omgaan met het Kardinaliteit: 1 .. 1
Waardenrecord)
verzameling:
"nee" (er geldt geen vertrouwelijkheid voor het record)
Regels:
Indien voor het record op enig moment een mate van vetrouwelijkheid geldt of gold, dan heeft de indicatie de waarde "ja" en wordt
Toelichting:
het vertrouwelijkheidsniveau vastgelegd met het element 'Vertrouwelijkheidclassificatie' (17.b). Indien er geen sprake is, is geweest en
niet zal zijn van vertrouwelijkheid dan heeft de indicatie de waarde "nee".
17.b. Vertrouwelijkheidniveau
Classificatie van de vertrouwelijkheid van de informatie.
Definitie:
Kardinaliteit:
56
0..*
Regels:
Toelichting:
1) De attribuutsoort moet van waarden voorzien zijn indien de attribuutsoort 'Indicatie vertrouwelijkheid' de waarde "ja" heeft.
Indien er sprake is van een mate van vertrouwelijkheid, dan wordt met dit (groep)element het vertrouwelijkheisniveau vastgelegd. In
de loop der tijd zal de mate van vertrouwelijkheid afnemen. Met de elementen Begindatum en Einddatum kan een niveau van
vertrouwelijkheid in tijd begrensd worden. Zo kunnen verschilende niveaus van vertrouwelijkheid per periode gespecificeerd worfden.
Per record kan op één moment slechts sprake zijn van één niveau van vertrouwelijkheid.
17.1. Classificatie/niveau
Aanduiding van het niveau van vertrouwelijkheid.
Definitie:
Formaat:
NiveauVertrouwelijkheid
ZEER GEHEIM
Indien kennisnemen door niet gerechtigden zeer
WaardenKardinaliteit: 1 .. 1
ernstige schade kan toebrengen aan het belang van
verzameling:
de Staat of zijn bondgenoten.
GEHEIM
Indien kennisnemen door niet gerechtigden ernstige
schade kan toebrengen aan het belang van de Staat
of zijn bondgenoten.
CONFIDENTIEEL
Indien kennisnemen door niet gerechtigden schade
kan toebrengen aan het belang van de Staat of zijn
bondgenoten.
VERTROUWELIJK
Indien kennisnemen door niet gerechtigden nadeel
kan toebrengen aan het belang van één of meer
organisaties die betrokkenen zijn bij het record.
INTERN
Indien kennisnemen door anderen dan
medewerkers van de organisatie(s) die het record
heeft gecreeerd, nadeel kan toebrengen aan het
belang van één of meer publiekrechtelijke
organisaties die betrokken zijn bij het record en/of
aan betrokkenen bij het proces waarin het record is
gecreeerd.
BEPERKT VERTROUWELIJK Indien kennisnemen door anderen dan betrokkenen
bij de zaak nadeel kan toebrengen aan het belang
van één of meer publiekrechtelijke organisaties die
betrokken zijn bij het record en/of aan betrokkenen
bij het proces waarin het record is gecreeerd.
Regels:
57
Toelichting:
De aanduiding van het niveau van vertrouwelijkheid kent een vaste waardenlijst, afgeleid van het Besluit voorschrift
informatiebeveiliging rijksdienst bijzondere informatie (VIRBI).
17.2a. Begindatum
Begindatum van de periode waarin het niveau van vertrouwelijkheid van
Definitie:
toepassing is.
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Toelichting:
DATUM?
Kardinaliteit: 1 .. 1
1) De (begin)datum moet liggen op of na de datum van het element Einddatum van de voorafgaande periode waarvoor een niveau van
vertrouwelijkheid gold.
Vermeld wordt de datum start vertrouwelijkheidsclassificatie, doorgaans de datum creatie van het record. Indien de vertrouwelijkheid
van het record wijzigt, dan mogen de perioden waari die vertrouweliijkheidsniveaus golden elkaar nier overlappen.
17.2b. Einddatum
Einddatum van de periode waarin het niveau van vertrouwelijkheid van
Definitie:
toepassing is.
Waardenverzameling:
Regels:
Formaat:
Formaat:
DATUM?
Kardinaliteit: 0 .. 1
1) Het element moet van een waarde zijn voorzien indien het niet de meest actuele periode betreft waarvoor een niveau van
vertrouwelijkheld geldt.
2) De (eind)datum moet liggen na de datum van het element Begindatum.
Vermeld wordt de datum van verval van het classificatieniveau.
18. Openbaarheid
Definitie:
Indicatie van beperkingen aan de raadpleging.
Aggregatieniveau:
Regels:
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK
1) Het element dient van waarden te zijn voorzien indien bij het record op een hoger aggregatieniveau (via de relatie(s) 'maakt deel uit
van') het element niet van een waarde is voorzien.
2) Indien een archiefstuk deel uit maakt van meerdere dossiers en die dossiers hebben een verschillende waarde voor het element, dan
dient het element van een waarde te zijn voorzien.
Kardinaliteit:
58
0..1 0..*
Toelichting:
Openbaarheid gaat pas spelen bij overbrenging en wordt dan bepaald. Een stuk kan na overbrenging openbaar zijn ondanks dat het
daarvoor vertrouwelijk of geheim was.
Met de 'Indicatie openbaarheid' wordt aangegeven of er op enig moment sprake was, is of zal zijn van een mate van beperking van de
openbaarheid. Indien daarvan sprake is, dan wordt het niveau(s) en de periode(s) vermeld met 'Vertrouwelijkheidsniveau'.
18.a. Indicatie openbaarheidbeperking
Indicatie of er beperkingen gelden ten aanzien van de openbare
Definitie:
Formaat:
INDIC
raadpleegbaarheid van het record.
"ja" (er gelden op enig moment beperkingen aan de openbaarheid)
WaardenKardinaliteit: 1 .. 1
"nee" (zonder meer openbaar)
verzameling:
Regels:
Indien er op enig moment sprake is, was of zal zijn van beperkingen aan de openbaarheid dan heeft de indicatie de waarde "ja" en
Toelichting:
worden de desbetreffende beperkingen vastgelegd met het element 'Openbaarheidbeperking' (18.b). Indien er geen sprake is, is
geweest en niet zal zijn van beperkingen aan de openbaarheid dan heeft de indicatie de waarde "nee". Het record is dan zonder meer
openbaar te raadplegen.
18.b. Openbaarheidbeperking
Beperking aan de raadpleging.
Definitie:
Regels:
Toelichting:
Kardinaliteit:
1) De attribuutsoort moet van waarden voorzien zijn indien de attribuutsoort 'Indicatie openbaarheid' de waarde "ja" heeft.
Indien er sprake is van beperking aan de openbaarheid, dan wordt met dit (groep)element de aard van de bepering vastgelegd. In de
loop der tijd zal een beperking aan de openbaarheid afnemen. Met de elementen Begindatum en Einddatum kan de mate van
openbaarheid in tijd begrensd worden. Zo kunnen verschilende beperkingen aan de openbaarheid per periode gespecificeerd worden.
Per record kan op één moment slechts sprake zijn van één (set aan) beperking(en) aan de openbaarheid.
18.1. Omschrijving beperkingen
Omschrijving van beperkingen voor raadpleging.
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
0..*
Formaat:
Tekst
Kardinaliteit: 1 .. 1
Vermeld wordt de mate van openbaarheid en de voorwaarden die daaraan verbonden zijn. Indien er niet sprake is van openbaarheid
dan gaat het veelal om beperkte openbaarheid. Het niet openbaar zijn is in principe alleen mogelijk voor particuliere archieven.
59
18.2a. Begindatum
Begindatum van de periode waarin openbaarheidsbeperking van toepassing is.
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
1) De (begin)datum moet liggen op of na de datum van het element Einddatum van de voorafgaande periode waarvoor
openbaarheidsbeperkingen golden.
Vermeld wordt de aanvangsdatum openbaarheid of openbaarheidsbeperking, doorgaans de datumoverbrenging). Indien de
openbaarheid van het record wijzigt, dan mogen de perioden waari die openbaarheidsbeperkingen golden elkaar niet overlappen.
18.2b. Einddatum
Einddatum van de periode waarin openbaarheidsbeperking van toepassing is.
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Formaat:
DATUM?
Kardinaliteit: 1 .. 1
Formaat:
DATUM?
Kardinaliteit: 0 .. 1
1) Het element moet van een waarde zijn voorzien indien het niet de meest actuele periode betreft waarvoor
openbaarheidsbeperkingen gelden.
2) De (eind)datum moet liggen na de datum van het element Begindatum.
Vermeld wordt de einddatum openbaarheidsbeperking, indien bekend.
19. Vorm
Definitie:
Redactie, verschijningsvorm en structuur van het record.
Aggregatieniveau:
Regels:
Toelichting:
ARCHIEFSTUK
Vastleggen essentiële kenmerken van een archiefstuk met als doel na migratie of emulatie de integriteit te kunnen vaststellen. Van
belang voor bijvoorbeeld: e-mail met bijlagen, kaarten, etc. Kan gebruikt worden om aan te geven dat een archiefstuk de vorm heeft
van tekst, database, spreadsheet, grafisch, audio, maar ook type document (brief, nota, overeenkomst, factuur). De
structuurkenmerken als header en body van (de inhoud van) een archiefstuk worden in dit element vermeld.
Kardinaliteit:
19.1. Redactie/genre
Type archiefstuk met een specifieke stijl, inhoud of vorm.
Definitie:
Formaat:
60
1
AN80
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Kardinaliteit: 1 .. 1
Aan te bevelen is om gebruik te maken van een waardenlijst, bij voorkeur de documenttypen zoals benoemd in NEN 2084.
Voorbeelden van waarden:
- ”Plan”
- “Besluit”
- “Verslag”
19.2. Verschijningsvorm
De uiterlijke aspecten van het archiefstuk, waarmee de structuur en opmaak
Definitie:
zichtbaar zijn.
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Formaat:
Tekst
Kardinaliteit: 0 .. 1
De essentiële opmaakaspecten (zoals lay-out, kleurgebruik bij kaarten, etc.) dienen te worden vastgelegd als het kennis hebben van de
opmaakaspecten van belang is voor het juist kunnen interpreteren van de inhoud van het archiefstuk. Deze opmaakaspecten worden
bijvoorbeeld in sjablonen en stylesheets bepaald. Ook kan het gaan om de legenda bij een kaart.
Vermeld worden bijvoorbeeld de naam van de handreiking waarin het kleurgebruik van bepaalde kaarten wordt voorgeschreven, de
naam van een sjabloon of stylesheet, de verwijzing naar het International Color Consortium (ICC) voor de gehanteerde kleuren of het
aantal dpi (dots per inch) waarin de afbeelding tot stand is gekomen.
19.3. Structuur
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Omschrijving van de structuur van het archiefstuk.
Formaat:
Tekst
Kardinaliteit: 0 .. 1
De interne structuur van een archiefstuk betreft bijvoorbeeld de structuur van een database of de bestanden waaruit een archiefstuk is
opgebouwd (bijv. een email met bijlagen).
Vullen van dit element is relevant als de structuur van het archiefstuk niet eenvoudig af te leiden is uit de inhoud van het archiefstuk.
Zo is de hoofdstukindeling van een archiefstuk, zijnde een rapport, eenvoudig te bepalen: het staat er in. Dat ligt anders bij een
samengesteld bestand waaruit een record is opgebouwd (meerdere malen element 21) zoals bij een e-mail met bijlagen: welke van de
bestanden is die e-mail? Dat is zeker relevant als één van de bijlagen ook een e-email is.
61
Advies: Bepaal de vereisten aangaande structuurinformatie per type archiefstuk.
20. Integriteit
Definitie:
Volledigheid van een record (juist, volledig, tijdig, geautoriseerd).
Aggregatieniveau:
Regels:
Toelichting:
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK
Na migratie of emulatie of bij verdenking van ongeautoriseerde wijziging, dient te worden vastgesteld of het record nog volledig is. De
voorwaarden zijn dat de vorm en de metagegevens behouden zijn. In dat geval kan de waarde ‘Integer’ worden gegeven. Indien het
record niet integer is, dan wordt daarop een toelichting gegeven.
Voor alle duidelijkheid, hier wordt de inhoudelijke (logische) integriteit bedoeld. Niet de technische (element Bestand . Fysieke
integriteit).
Kardinaliteit:
1
20.a. Kwalificatie
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Typering van de mate van integriteit van het Record.
Formaat:
IntegriteitKwalificatie
integer
Vastgesteld is dat de vorm en de metagegevens juist en volledig Kardinaliteit: 1 .. 1
zijn.
niet integer
Vastgesteld is dat de vorm en/of de metagegevens niet juist
en/of niet volledig zijn.
onbepaald
Er is niet expliciet vastgesteld dat de vorm en de metagegevens
juist en volledig zijn.
Het betreft een uitsplitsing van het element 20: Integriteit uit de Richtlijn metagegevens overheidsinformatie (2009). Hier wordt de
mate van integriteit vermeld.
20.b. Datum vaststelling
Datum waarop de mate van integriteit van het Record vastgesteld is.
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Formaat:
DATUM?
Kardinaliteit: 0 .. 1
1) De attribuutsoort moet van een waarde voorzien zijn indien de attribuutsoort 'Kwalificatie' een waarde ongelijk "onbepaald" heeft.
Vermeld wordt de datum waarop vastgesteld is dat het archiefstuk integer dan wel niet integer is.
62
20.c. Toelichting
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Toelichting op de mate van integriteit van het Record.
Formaat:
Tekst
Kardinaliteit: 0 .. 1
1) Het element moet van een waarde zijn voorzien indien het element Kwalificatie de waarde "niet integer" heeft.
Het betreft een uitsplitsing van het element 20: Integriteit uit de Richtlijn metagegevens overheidsinformatie (2009).
De relevantie van het element is de toelichting op (de reden van) het niet integer zijn van het record.
Voorbeelden van waarden:
- “Inhoudelijke beschrijvingen van de dossiers waren oorspronkelijk verdeeld over drie beschrijvingselementen. Het derde element is
bij migratie niet opgenomen. Opmerkingen met betrekking tot de scans (archiefstukken) in de dossiers zijn hierdoor verloren gegaan”
- “De representatie van de inhoud van dit stuk werd verzorgd met een centraal bijgehouden stylesheet. Dit stylesheet is bij
ontmanteling van de oorspronkelijke applicatie niet bewaard gebleven.”
21. ARCHIEFSTUK [1] bestaat uit BESTAND [0..*]
Definitie:
Aggregatieniveau:
Regels:
Toelichting:
Een digitaal Bestand dat onderdeel uitmaakt van het Archiefstuk.
ARCHIEF
1) De relatie moet aanwezig zijn indien het archiefstuk één of meer digitale bestanden betreft.
De relatie verbind element 21 (Bestand) in het TMLO met het Record van aggregatieniveau Archiefstuk.
63
4.2
«Objecttype» BESTAND
21.1. Identificatiekenmerk
Definitie:
Aggregatieniveau:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Uniek kenmerk van digitaal bestand.
ARCHIEFSTUK
AN80
Formaat:
Kardinaliteit: 1 - 1
Betreft de unieke sleutel waaronder het bestand eenduidig gevonden kan worden op de fysieke of virtuele locatie zoals aangeduid met
element 7: Plaats. Dit kan de bestandsnaam zijn mits deze uniek is of, door middel van voorloopkenmerken of aanvullende kenmerken
(zoals een ‘pad-beschrijving), uniek gemaakt is.
Daar waar het bij element 2 gaat om de identificatie van een record, gaat het hier om de identificatie (van de vindplaats) van telkens
één bestand dat deel uit maakt van een record, zijnde een archiefstuk.
Indien meerdere versies van een bestand deel uit maken van een archiefstuk, dan dient de versie-aanduiding onderdeel te zijn van de
identificatie. Al die bestandsversies hebben gezamenlijk één set aan archiefstuk-metagegevens (indien verschillende versies van een
bestand als separate archiefstukken worden vastgelegd, dan heeft elke bestandsversie cq. archiefstuk haar eigen set aan
metagegevens).
Bij bepaalde gebeurtenissen zoals genoemd in het Event plan (migratie, conversie, overdracht e.a.) kan de identificatie wijzigen.
Voorbeelden van waarden:
- “B&W_20090630_F&O.1”
- “3F2504E0-4F89-11D3-9A0C-0305E82C3301” (een zgn. GUID: Globally Unique IDentifier)
- “//archfs02/westerbeek/vergunningen/2003/Besluit_2003_Zyx_2301.13_20090223.doc”
21.2. Bestandsnaam
Definitie:
Korte omschrijving van een digitaal bestand of benaming.
Aggregatieniveau:
Regels:
Toelichting:
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK
Het betreft de naam van het bestand dat zich bevindt op de locatie zoals aangeduid met element 21.1: Identificatie (van Bestand). Deze
naam kan gelijk zijn aan de identificatie, kan een deel daarvan betreffen (identificatie zonder 'pad') of een geheel eigen waarde
Kardinaliteit:
64
1
hebben. Dit is veelal afhankelijk van de aard van de opslaglocatie ('harde schijf', DMS e.d.).
21.2.1. Naam
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Korte omschrijving of benaming van een digitaal bestand zonder aanduiding van
het bestandsformaat.
Formaat:
AN200
Kardinaliteit: 1 .. 1
Dit element betreft de naam van het bestand, zonder de formaat-extensie (zoals .pdf), waarmee de inhoud van het bestand
gekenschetst wordt.
Voorbeeld van waarden:
- “Besluit_2003_Zyx_2301.13_20090223”
- “B&W_20090630_F&O.1”
- “Herinrichting_openbare_ruimte_Ooievaarstraat”
- “Opstellen_en_vaststellen_Garage_verordening”
- “Opstellen_keur”
- “Kapvergunning Van de Spiegelstraat 12 Den Haag februari 2009”
- “Raadsvergadering 20140122 – tijdcodering opname sprekers”
21.2..2. Extensie
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Aanduiding van bestandsformaat.
{a..z}
Formaat:
AN20
Kardinaliteit: 0 .. 1
De formaat-extensie van de bestandsnaam is een aanduiding van het bestandsformaat. Bij Windows-bestanden is dit de, meestal
drieletterige, code na de meest rechtse punt.
Let op: de extensie op zich kan valse informatie geven en niet overeenkomen met het eigenlijke bestandsformaat. Het daadwerkelijke
bestandsformaat wordt vastgelegd met element 21.5: Formaat
Voorbeelden van waarden:
- ”pdf”
- ”xml”
- ”docx”
- “odt”
65
21.3. Type
Definitie:
Aggregatieniveau:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Typering van digitaal bestand naar de wijze van groepering van daarvan deel
TypeBestand
Formaat:
uitmakende bestanden omwille van samenhang of verpakking. .
ARCHIEFSTUK
Kardinaliteit: 1 - 1
Container
Bijvoorbeeld een zip-, tar- of jar-bestand.
Enkelvoudig
Bestand dat niet onderverdeeld is in bestanden.
Enveloppe
Bijvoorbeeld een e-mail of METS-bestand.
Samengesteld
Bijvoorbeeld een website of een XML-bestand met stylesheet.
Het element moet van een waarde voorzien worden, met name om onderscheid te kunnen maken indien het bestand opgebouwd is uit
andere bestanden. Het gaat dan om een groeptypering naar de technische aard van bestanden, niet naar inhoud en ook niet naar
bestandsformaat. Bestanden kunnen op verschillende manieren gegroepeerd en bij elkaar gehouden worden voor verschillende
doeleinden:
- structuur voor samenhang of als pakket: via een container (wrapper), bijv. met XML, TAR, zip-file
- voor samenhang als een enveloppe, waarbij deze zelf ook een inhoudelijke/ begeleidend bericht kan omvatten, bijv. een email met
bijlagen
- als logisch samengesteld geheel, bijeengehouden door een script (bijv. een website) of anderszins (bijv. database).
Niet-samengestekde bestanden krijgen de typering "enkelvoudig".
21.4. Omvang
Definitie:
Aggregatieniveau:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Ruimtebeslag op medium.
N4
Formaat:
ARCHIEFSTUK
Kardinaliteit: 1 - 1
Getal in Mb (Megabytes) met optioneel één decimaal.
Betreft de grootte van het digitale bestand.
Gegevens over fysieke grootte zijn van belang voor het bepalen van opslagcapaciteit, bij het verzenden van het bestand (benodigde
bandbreedte) en bij het willen raadplegen (i.v.m. webrichtlijnen).
Omvang is meestal beschikbaar als bestandseigenschap in het desbetreffende besturingssysteem.
Voorbeelden van waarden:
- “2” (2 Mb)
66
- “0,3” (voor een bestand van 307 Kb)
21.5. Bestandsformaat
Definitie:
Aggregatieniveau:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Code volgens welke gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen.
AN20
Formaat:
ARCHIEFSTUK
Kardinaliteit: 1 - 1
De bestandsformaataanduidingen zoals benoemd in het PRONOM-register, aangevuld met de waarde "onbekend".
Geeft de benodigde informatie over de applicatie waarmee het archiefstuk kan worden geraadpleegd d.m.v. de aanduiding van die
applicaitie m.b.v. het Pronom-register. Indien de applicatie daarin niet voor komt dan krijgt het element de waarde "onbekend" en
moet element 21.6: Creatieapplicatie van een waarde worden voorzien.
Voorbeelden van waarden:
- “fmt/40” (Microsoft Word 97-2003 document; extensie: .doc)
- “fmt/83” (Drawing Interchange File Format (Binary) R14; extensie: .dxf)
- “fmt/276” (Acrobat PDF 1.7 - Portable Document Format 1.7; extensie: .pdf)
21.6. Creatieapplicatie
Definitie:
Omschrijving van de applicatie waarmee het bestand gemaakt is.
Aggregatieniveau:
Regels:
Toelichting:
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK
1) Het element moet van een waarde worden voorzien indien element 21.5: Bestandsformaat de waarde "onbekend" heeft.
Betreft de applicatie waarmee het bestand gemaakt is dat nu deel uitmaakt van het record. Indien het bestand met MS-Word
gecreëerd is en later omgezet is naar .pdf, dan wordt de applicatie vermeld waarmee het pdf-bestand gegenereerd is. Voorgaande
creatie-applicaties kunnen met element 12 (Event geschiedenis) vastgelegd worden.
Verschaft extra informatie over de mogelijkheid het archiefstuk te raadplegen wanneer dit op basis van de informatie over het
bestandsformaat niet mogelijk blijkt. Dit kan worden veroorzaakt door incompatibiliteit van bestandsformaten.
Verplicht te registreren indien bekend en indien het bestandsformaat (element 21.5) niet van een waarde voorzien kan worden omdat
het niet voor komt in het Pronom-register.
21.6.1. Naam
67
Kardinaliteit:
0..1
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Benaming van de applicatie waarmee het bestand is gemaakt.
Formaat:
AN200
Kardinaliteit: 1 .. 1
Het verdient aanbeveling om de waarde te ontlenen aan het PRONOM-register. Dat vult een randvoorwaarde in voor het betrouwbaar
en geautomatiseerd converteren van bestanden.
Voorbeeld van waarden:
- “fmt/412” (PRONOM-id voor Microsoft Word for Windows, versie 2007)
- “fmt/291” (PRONOM-id voor OpenDocument Text 1.2)
- “Microsoft Excel”
- “X-metal” (xml-editor)
- “Esri ArcGIS” (voor bijvoorbeeld een dxf-bestand)
21.6.2. Versie
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Nadere aanduiding van de versie van de creatieapplicatie.
Formaat:
AN10
Kardinaliteit: 1 .. 1
Hier wordt het versiegetal of -aanduiding vermeld. Het verdient aanbeveling om de waarde te ontlenen aan het PRONOM-register.
Voorbeeld van waarden:
- “5.1”
- “9.0”
- “2010”
21.6.3. Datum aanmaak
Datum, waarop het digitale bestand met de creatie applicatie is gemaakt.
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Formaat:
DATUM?
Kardinaliteit: 1 .. 1
1) De (datum-)waarde van het element ligt voor of is gelijk aan de (datum)waarde van het element 'Datum aanmaak' (21.8) van
Bestand.
Deze datum kan verschillen met de datum in element 21.8 (Datum aanmaak). Dat betreft de datum waarop de laatst bekende versie
van het bestand is gecreëerd. Dat kan bijvoorbeeld de datum zijn van latere migratie naar een nieuwere versie van de creatieapplicatie. De datum van element 21.6.3 is dan ook gelijk aan of ligt voor de datum in element 21.8.
68
21.7. Fysieke integriteit
Definitie:
Uitdrukking van mate van volledigheid en onbeschadigd zijn van digitaal bestand. Kardinaliteit:
1
Aggregatieniveau:
Regels:
Toelichting:
ARCHIEF, SERIE, DOSSIER, ARCHIEFSTUK
Een waarde waarmee in een later stadium de integriteit kan worden gecontroleerd. Bijvoorbeeld door berekening van de checksum, of
door middel van een digitale handtekening of digitaal watermerk.
N.B. Dit element is meer te vergelijken met element 19: Vorm dan met element 20: Integriteit.
In de Richtlijn heet het element fysieke integriteit, in TPR heet het Integriteit. Vanwege de mogelijke verwarring met element 20,
(logische) Integriteit, is gekozen voor Fysieke integriteit.
21.7.1. Type algoritme
Aanduiding van algoritme, gebruikt om de checksum te maken.
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Formaat:
AN80
Kardinaliteit: 1 .. 1
De aanduiding van het algoritme maakt het mogelijk de checksum te controleren.
Voorbeeld van waarden:
- “Longitudinal parity check”
- “Fletcher’s checksum”
- “Cyclic redundancy checks (CRCs)”
21.7.2. Waarde
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
De waarde van de checksum.
Positief getal
Formaat:
N9
Kardinaliteit: 1 .. 1
De waarde van de checksum, het controlegetal, maakt het mogelijk te controleren of het bestand niet gecorrumpeerd is. Bijvoorbeeld:
“51”.
69
21.7.3. Datum
Definitie:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Datum waarop de checksum is gemaakt.
Formaat:
Datum
Kardinaliteit: 1 .. 1
-
21.8. Datum aanmaak
Definitie:
Aggregatieniveau:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Datum waarop het huidige digitale bestand is aangemaakt.
ARCHIEFSTUK
DATUM?
Formaat:
Kardinaliteit: 1 - 1
Dit kan de datum zijn waarop het bestand met de oorspronkelijke creatie-applicatie is gemaakt. Ook kan het een latere datum zijn.
Bijvoorbeeld omdat het oorspronkelijke bestand is gemigreerd naar een nieuwere versie van de creatie-applicatie, wat resulteerde in
een nieuw bestand.
21.10. Relatie
Definitie:
Aggregatieniveau:
Waardenverzameling:
Regels:
Toelichting:
Definieert de samenhang met andere digitale bestanden.
ARCHIEFSTUK
Tekst
Formaat:
Kardinaliteit: 0 - *
Bij dit element gaat het om de relatie van het bestand tot andere digitale bestanden bij het archiefstuk. Het is verplicht dit element van
waarden te voorzien indien het nodig is om de relatie met andere digitale bestanden aan te duiden. Relaties tussen de bestanden van
een archiefstuk worden bij voorkeur vastgelegd met element 19.3: Structuur. De structuur van een bestand kan met element 21.10
geduid worden. Hiervan is sprake als het type bestand (element 21.3) niet "Enkelvoiudig" is d.w.z. het bestand is samengesteld uit
andere bestanden (zie de notitie 'Records en bestanden' voor een uitleg over bestanden bij een archiefstuk). De onderliggende
bestanden dienen vermeld te worden (interne structuur) indien de structuur niet blijkt uit (de inhoud van) het bestand.
Vermeld worden de identificatiekenmerken van de bestanden in de ‘container’, aangevuld met de aard van de relatie. Voorbeeld van
waarden:
70
- “Besluit_2003_Zyx_2301.13_20090223.doc; bestand in container”
- “Besluit_2003_Zyx_2301.13_20090223_bijl.doc; bestand in container”
71
5
Datatypen en referentielijsten
In de volgende paragrafen specificeren we de datatypen, enumeraties en referentielijsten die
toegepast worden bij de hiervoor gespecificeerde attribuutsoorten.
5.1
Datatypen
Een datatype specificeert de waarden die een attribuutsoort kan aannemen en de vorm waarin deze
beschikbaar zijn.
Generieke datatypen
Een generiek datatype is internationaal of voor Nederland gestandaardiseerd. We onderscheiden de
volgende generieke datatypen.
Datatype
Betekenis
Tekst
Synoniem voor CharacterString, zie ISO 19103.
Vrij vertaald: alle alfanumerieke tekens en speciale tekens die horen bij de
gekozen characterset (standaard UTF-8), dus met diakrieten, white spaces, \teken en newlines of HTML opmaak e.d. Mag starten met spatie. De maximale
lengte is onbepaald.
Opmerking: getallen (ISO Numbers) met voorloopnullen worden opgenomen
als Tekst, met een patroon of formeel patroon. Bij het metagegeven
‘Waardenverzameling’ van een attribuutsoort wordt dit dan (ook)
gespecificeerd.
AN
Een subset van het datatype Tekst met de aangegeven lengte en met alleen
de tekens {a..z}, {A..Z}, {0..9} en {!#()-_+=;:,./?}
Integer
Zie ISO11404 (subtype van ISO Number).
Vrij vertaald: geheel getal, lengte is minimaal 1 en maximale lengte is
onbepaald, zonder voorloopnullen.
Opmerking: t.a.v. positieve en negatieve getalen en + en – tekens:
bijvoorbeeld -2,0
Het (formeel) patroon geeft aan of een + en/of - teken gebruikt mag worden
in het gegeven.
N
Integer met de aangegeven maximale lengte.
Real
Zie ISO11404 (subtype van ISO Number).
Vrij vertaald: een reëel getal, oftewel een rationeel getal zoals een Integer of
een Decimal, of niet rationeel getal, zoals pi of de wortel van 2. Deze bestaat
uit een (oneindig) aantal getallen, al dan niet achter de komma (floating
point).
Opmerking: t.a.v. positieve en negatieve getalen en + en – tekens: zie
Integer.
Boolean
Indicatie met mogelijke waarden True, false, 1 of 0. True en 1 hebben een
identieke betekenis: Ja. False en 0 hebben een identieke betekenis: Nee.
Opmerking: t.a.v. Ja of Nee. Wanneer u de Ja of Nee wilt gebruiken, gebruik
dan bv. een Enumeratie genaamd Indicatie, of gebruik AN met een lengte en
een (formeel) patroon.
Datum
4-cijferig jaar, 2-cijferig maand, 2-cijferig dag uitgedrukt in yyyy-mm-dd
conform https://en.wikipedia.org/wiki/ISO_8601
DatumTijd
yyyy-mm-ddThh:mm:ss conform https://en.wikipedia.org/wiki/ISO_8601
72
Datatype
Betekenis
DATUM?
Datum mogelijk onvolledig. De keuze (<<union>>) van een periode in de
Gregoriaanse kalender, al naar gelang de beschikbare datumelementen, uit de
onderliggende subformaten alleen Year, Year en Month of Year, Month en Day.
Dit is (nog steeds) overeenkomstig met
https://en.wikipedia.org/wiki/ISO_8601 en [GAB DatumMogelijkOnvolledig].
DATUMTIJD?
Tijd en eventueel datum mogelijk onvolledig. De keuze (<<union>>) van een
periode in de Gregoriaanse kalender, al naar gelang de beschikbare datum- en
tijdelementen, uit de onderliggende subformaten alleen Year; Year en Month;
Year, Month en Day; Year, Month, Day en Hour; Year, Month, Day, Hour en
Minute; Year, Month, Day, Hour, Minute en Second. Dit is (nog steeds)
overeenkomstig met https://en.wikipedia.org/wiki/ISO_8601 en [GAB
DatumTijdMogelijkOnvolledig].
URI
Unieke identificatie op internet conform RFC3986 en de URI-strategie Linked
Open Data. Gestandaardiseerde manier om op het internet dingen (pagina's
met informatie, objecten, datasets) uniek te identificeren.
Postcode
De in Nederland gangbare postcode voor een Nederlands postadres,
bestaande uit een numeriek deel en een alfabetisch deel. Het numerieke deel
van de postcode bestaat uit vier cijfers, het alfabetische deel van de postcode
bestaat uit twee hoofdletters. Conform [GAB Postcodes].
Specifieke datatypen
Dit betreft zgn. complex datatypes die specifiek binnen en voor dit informatiemodel zijn
gespecificeerd.
«Complex datatype» IdentificatiePrefix
Naam
IdentificatiePrefix
Elementnr.
Herkomst
Definitie
Opbouw van de unieke aanduiding van een record.
Herkomst definitie
Nationaal Archief
Datum opname
Overzicht dtaelementen
Naam
Definitie
Formaat
Landkode
Aanduiding van een land.
Soort organisatie-identificatie Aanduiding van het soort identificatie van de
organisatie.
Organisatie-identificatie
Een identificerende aanduiding van een
organisatie.
«Data element» Landkode (van complex datatype 'IdentificatieR')
Naam
Landkode
Herkomst
Definitie
Aanduiding van een land.
Herkomst definitie
Datum opname
73
Kardinaliteit
1-1
AN
SoortOrgId 1 - 1
AN
1-1
Formaat
Waardenverzameling/Patroon
Kardinaliteit
Regels
Toelichting
AN
Landcode volgens ISO 3166-1.
1 .. 1
«Data element» Soort organisatie-identificatie (van complex datatype 'IdentificatieR')
Naam
Soort organisatie-identificatie
Herkomst
Definitie
Aanduiding van het soort identificatie van de organisatie.
Herkomst definitie
Datum opname
Formaat
SoortOrgId
Waardenverzameling/Patroon
I
ISIL-code (ISO 15511)
K
KvK-nummer (identificatie van een Maatschappelijk
object in het nHR)
R
RSIN (identificatie van een Niet-natuurlijk persoon in het
nHR)
V
Vestigingsnummer (identificatie van een Vestiging in het
nHR)
Kardinaliteit
1 .. 1
Regels
Toelichting
«Data element» Organisatie-identificatie (van complex datatype 'IdentificatieR')
Naam
Organisatie-identificatie
Herkomst
Definitie
Een identificerende aanduiding van een organisatie.
Herkomst definitie
Datum opname
Formaat
AN
Waardenverzameling/Patroon
- het tweede deel van de toepasselijke ISIL-code (ISO 15511)
(vanaf het streepje na de landcode) of
- het RSIN (identificatie Niet-natuurlijk persoon in het nHR) of
- het KvK-nummer (identificatie Maatschappelijk object in het
nHR) of
het Vestigingsnummer (identificatie Vestiging in het nHR)
Kardinaliteit
1 .. 1
Regels
Toelichting
«Complex datatype» NEN360ID
Naam
NEN360ID
Herkomst
Definitie
Identificatiegegevens voor de universeel unieke identificatie van een object.
Herkomst definitie
KING o.b.v. NEN3610
74
Datum opname
Overzicht attributen
Attribuutnaam
Namespace
Lokaal id
Versie
Definitie
Formaat
Unieke verwijzing naar een registratie van
objecten.
Unieke identificatiecode binnen een
registratie.
Versie-aanduiding van een object.
AN
Kardinaliteit
1-1
AN
1-1
AN
0-1
«Data element» 'Namespace' van complex datatype 'NEN360ID'
Naam
Namespace
Herkomst
NEN3610
Definitie
Unieke verwijzing naar een registratie van objecten.
Herkomst definitie
NEN3610
Formaat
AN
Waardenverzameling/Patroon
De volgende karakters mogen in een namespace aanduiding
voorkomen: {”A”…”Z”,
“a”…”z”, ”0”…”9”, “_”, “- “, “,”, ”.”}
pattern: ([A-Za-z0-9_\-,\.])+
Kardinaliteit
1..1
Toelichting
«Data element» 'Lokaal id' van complex datatype 'NEN360ID'
Naam
Lokaal id
Herkomst
NEN3610
Definitie
Unieke identificatiecode binnen een registratie.
Herkomst definitie
NEN3610
Formaat
AN
Waardenverzameling/Patroon
Kardinaliteit
1..1
Toelichting
«Data element» 'Versie' van complex datatype 'NEN360ID'
Naam
Versie
Herkomst
NEN3620
Definitie
Versie-aanduiding van een object.
Herkomst definitie
NEN3610
Formaat
AN
Waardenverzameling/Patroon
Kardinaliteit
0..1
Toelichting
75
5.2
Referentielijsten
«Referentielijst» NaamGeo-object
Naam
NaamGeo-object
Herkomst
Nationaal Archief
Definitie
Specificatie van de namen van typen geo-objecten.
Herkomst definitie
Nationaal Archief
Datum opname
1-11-2016
Data locatie
[Nationaal archief]
Overzicht attributen
Attribuutnaam
Naam object
Naam registratie
Registratiehouder
Definitie
Formaat
De naam van het geo-objecttype in de
registratie waarin objecten van dit type
onderhouden worden.
De naam of afkorting daarvan van de
registratie waarin objecten van het
objecttype onderhouden worden.
De verantwoordelijke voor de registratie
waarin objecten van het objecttype
onderhouden worden.
AN80
Kardinaliteit
1-1
AN80
1-1
AN80
1-1
Toelichting
De referentielijst verschaft de namen van de geo-objecttypen waarop een record in
geografische zin betrekking kan hebben, zie element 9.2c, alsmede informatie over de
bronregistratie waarvan het objecttype deel uit maakt.
76
Bijlage 1: Modelbegrippen
In deze bijlage lichten we de gehanteerde modelbegrippen toe.
UML-diagram
[nog te beschrijven]
Objecttype
Naam
De naam van het objecttype.
Elementnr.
Het nummer van het element in de Richtlijn Metagegevens
Overheidsinformatie (2009).
Herkomst
Het (informatie)model waaruit het objecttype is overgenomen
dan wel ‘Nationaal Archief’ indien het een binnen het
informatiemodel gecreëerd objecttype betreft.
Definitie
De beschrijving van de betekenis van het objecttype.
Herkomst definitie
Het (informatie)model waaruit het de definitie van het objecttype
is overgenomen dan wel ‘Nationaal Archief’ indien het een binnen
het informatiemodel gecreëerd objecttype betreft.
Datum opname
De datum waarop het objecttype is opgenomen in het
informatiemodel.
Toelichting
Een inhoudelijke toelichting op het objecttype als geheel.
Overzicht attributen
Hier worden de attribuutsoorten (elementen) gespecificeerd die
behoren tot het desbetreffende objecttype. Attribuutsoorten
kunnen deel uit maken van een zgn. gegevensgroeptype. De tot
een dergelijke groep behorende attribuutsoorten zijn inspringend
vermeld.
Per attribuutsoort wordt vermeld:
- Attribuutnaam: de naam van de attribuutsoort;
- Definitie: de beschrijving van de betekenis van de
attribuutsoort;
- Formaat: het aantal karakters (lengte) en het soort tekens
waarmee waarden van deze attribuutsoort worden vastgelegd;
- Kardinaliteit: het aantal malen dat waarden van deze
attribuutsoort kunnen voorkomen bij een object van het
betreffende objecttype.
De attribuutsoorten worden nader gespecificeerd in hoofdstuk 4.
Overzicht relaties
Hier worden de relatiesoorten gespecificeerd die het
desbetreffende objecttype heeft met andere objecttypen.
De relatiesoorten worden nader gespecificeerd in hoofdstuk 4.
Toelichting
Een inhoudelijke toelichting op het objecttype als geheel.
Attribuut- en relatiesoorten
Naam
De naam van de attribuut- of relatiesoort.
Gerelateerd objecttype
Het objecttype waarnaar de relatie loopt.
77
Herkomst
Het (informatie)model waaruit de attribuut- of relatiesoort is
overgenomen dan wel ‘Nationaal Archief’ indien het een binnen
het informatiemodel gecreëerde attribuut-of relatiesoort betreft.
Definitie
De beschrijving van de betekenis van de attribuut- of
relatiesoort.
Herkomst definitie
Het (informatie)model waaruit het de definitie van de attribuutof relatiesoort is overgenomen dan wel ‘Nationaal Archief’ indien
het een binnen het informatiemodel gecreëerde attribuut-of
relatiesoort betreft.
Datum opname
De datum waarop de attribuut- of relatie soort is opgenomen in
het informatiemodel.
Formaat
Het aantal karakters (lengte) en het soort tekens waarmee
waarden van deze attribuutsoort worden vastgelegd.
Waardenverzameling
De verzameling van waarden die deze attribuutsoort kan hebben
(opsomming, bereik of verwijzing naar referentielijst).
Indien de waardenverzameling in een dynamische waardentabel
is opgenomen, dan wordt de naam van de desbetreffende
referentielijst vermeld.
Kardinaliteit
Deze indicatie geeft aan hoeveel keer waarden van de
attribuutsoort of hoeveel keer de relatiesoort kan voorkomen bij
een object van het betreffende objecttype:.
0..1: is soms niet beschikbaar
1..1: is altijd beschikbaar
0..*: is niet altijd beschikbaar, kan een opsomming zijn
1..*: is altijd beschikbaar, kan een opsomming zijn.
Indien een attribuutsoort deel uit maakt van een
groepsattribuutsoort, dan wordt de kardinaliteit vermeld van het
attribuutsoort binnen de groepattribuutsoort. Voor de
uiteindelijke kardinaliteit van het attribuutsoort moet ook
rekening gehouden worden met de kardinaliteit van het
groepsattribuutsoort.
Regels
Optionaliteitsregels of waardebeperkende regels voor de
voorkomens van de relatiesoort of de waarden van de
attribuutsoort.
Toelichting
Een inhoudelijke toelichting op de attribuut- of relatiesoort.
78
November 2016
Dit is een uitgave van Archief 2020,
een samenwerkingsprogramma van
het IPO, de VNG, de Unie van
Waterschappen en het ministerie van
Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
Dit werk valt onder de Creative
Commons licentie Naamsvermelding
4.0 Internationaal
www.archief2020.nl
79