LEGALISATIES LEGALISATIES – GELIJKVORMIGE KOPIEËN

LEGALISATIES – GELIJKVORMIGE KOPIEËN - CERTIFICATEN
I. LEGALISATIES
-1-
Wat is een legalisatie?
Een legalisatie is een verklaring van een notaris inhoudende dat u daadwerkelijk degene bent die de
handtekening heeft geplaatst.
-2-
Wettelijke basis.
Er bestaat geen wettekst voor de legalisering van handtekeningen door de notaris. Het betreft een
eeuwenoud gebruik dat is gestoeld op het gewoonterecht en op het principe dat de bevoegdheden van
de notaris niet limitatief staan opgetekend.
-3-
Tot hoever reikt de onderzoeksplicht van de notaris ?
De tussenkomst van de notaris beperkt zich tot de bevestiging van de handtekening op het document.
De notaris zal zich bij legalisatie nooit uitspreken over de staat en bekwaamheid van de ondertekenaar,
noch over de inhoud of de rechtsgeldigheid van het document.
De notaris kan overgaan tot legalisatie van een handtekening op voorwaarde dat de handtekening werd
aangebracht in zijn bijzijn of reeds eerder werd aangebracht op een notariële akte van het
notariskantoor.
In dit laatste geval zal de notaris een grote waakzaamheid aan de dag leggen vermits de te legaliseren
handtekening niet in zijn bijzijn werd geplaatst. In geval van twijfel, zal hij weigeren te legaliseren.
Soms kan de inhoud van het voorgelegde document sowieso de persoonlijke verschijning vereisen. Dit
zal het geval zijn indien vermeld staat : "In aanwezigheid van notaris …" "Voor mij, notaris, geplaatst
door…".
-4-
Kan de notaris een kopie van een handtekening legaliseren ?
Neen, de notaris zal enkel tot legalisatie van een originele handtekening overgaan.
-5Dienen plaats en datum van ondertekening van het document dezelfde te zijn als
die van de legalisatie ?
Er bestaan terzake geen dwingende regels. Bijgevolg hoeven plaats en datum van ondertekening van
het document niet noodzakelijke dezelfde te zijn als plaats en datum van de legalisatie.
-6Legalisaties van documenten in een andere taal dan het Nederlands, het Frans,
het Duits en het Engels.
Indien uw documenten door het Ministerie van Buitenlandse Zaken dienen te worden gelegaliseerd of
geapostilleerd, dan moet u op volgende zaken letten :
[- 1 -]
LEGALISATIES – GELIJKVORMIGE KOPIEËN - CERTIFICATEN
Het Ministerie van Buitenlandse zaken weigert over te gaan tot legalisatie van documenten in een
andere taal dan het Nederlands, Frans, Duits of Engels. Het Ministerie eist een beëdigde vertaling naar
het Nederlands, Frans of Duits en dus niet naar het Engels.
De notaris moet in dergelijk geval in het bezit gesteld worden van het te legaliseren document evenals
van de beëdigde vertaling waarbij de handtekening van de vertaler gelegaliseerd werd door de
rechtbank van eerste aanleg. Alvorens het gelegaliseerde document en de beëdigde vertaling te kunnen
doorsturen naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken moet de beëdigde vertaling gelegaliseerd zijn
door het Ministerie van Justitie. Indien de notaris voor die legalisatie moeten instaan zal die
verplaatsing worden aangerekend.
De notaris zorgt NIET voor legalisaties via ambassades en consulaten !!
-7-
Praktische informatie
Indien u uw handtekening wenst te laten legaliseren, maakt u een afspraak op het telefoonnummer
02/645 19 45.
De prijs voor één legalisatie op één document bedraagt 45 EUR*.
Indien na legalisatie een apostille op het document vereist is wordt voor de kost van deze formaliteit 45
EUR* per apostille gevraagd. Voor de verplaatsing naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken wordt
een bedrag van 75 EUR* aangerekend.
Voor de verplaatsing naar het Ministerie van Justitie, teneinde de legalisatie te krijgen m.b.t. de
beëdigde vertaling (zie punt -6-), wordt een bedrag van 75* EUR aangerekend.
In uitzonderlijke omstandigheden en bij hoogdringendheid kunnen hogere tarieven worden toegepast.
Eventuele verzendingskosten worden ook apart aangerekend.
De betaling gebeurt contant aan de balie tegen ontvangstbewijs of mits bankoverschrijving.
II. GELIJKVORMIGE KOPIE
Een gelijkvormige kopie is een kopie die door de notaris gelijkvormig wordt verklaard aan het origineel
document.
De notaris kan enkel een gelijkvormige kopie afleveren indien het originele document hem wordt
voorgelegd.
Dezelfde tarieven als bij de legalisaties zijn van toepassing bij de verklaring 'voor gelijkvormige kopie'
van een origineel document.
De notaris kan ook verklaren dat een outprint van een document uit een databank die hijzelf kan
consulteren (bvb. Belgisch Staatsblad of Kruispuntbank der Ondernemingen) inderdaad een outprint
is van die databank.
[- 2 -]
LEGALISATIES – GELIJKVORMIGE KOPIEËN - CERTIFICATEN
De notaris kan niet instaan voor het gelijkvormig verklaren van officiële documenten, zoals
identiteitskaarten, paspoorten en diploma's. Die bevoegdheid werd toevertrouwd aan de burgemeester
of de door hem gemachtigde ambtenaar (art. 126, 4° Gemeentewet).
III. CERTIFICAAT
Een certificaat is een document waarin de notaris informatie betreffende een Belgische vennootschap
of vereniging die hijzelf heeft kunnen nagaan voor waar attesteert.
De notaris kan dergelijk certificaat opstellen waaruit o.m. blijkt, op datum van de aflevering van het
certificaat en gebaseerd op gegevens via de hem ter beschikking gestelde databanken :
- dat de vennootschap werd opgericht conform de wettelijke normen in voege;
- dat zij nog steeds is ingeschreven en niet in staat van vereffening is;
- wie de bestuurders zijn en wanneer zij werden aangesteld;
- wie de vennootschap jegens derden kan vertegenwoordigen conform de statuten.
De kostprijs van dit certificaat bedraagt 300 EUR*.
Werd de tekst van het certificaat volledig voorbereid door de cliënt of zijn raadsman, dan wordt de
prijs gebracht op 150 EUR* (voor zover de inhoud door de notaris niet moest worden aangepast).
BERQUIN NOTARISSEN
1 januari 2013
(*) : BTW inbegrepen
[- 3 -]