Notulen algemene ledenvergadering G

Notulen algemene ledenvergadering G.S.S.V Tjas
5
10
Bestuur:
2006-2007
Datum:
14-06-2006
Locatie:
Kardinge, vergaderzaal 1
Aanwezig: Anton Ruiter, Wouter Snippe, Sjoerd Smit, Wouter van Ulden, Aletta de
Rooij, Leendert van Achteren, Mirthe Rutgers, Mark Zijlstra, Joris Honings, Marloes
Elshof, Ymke Segaar, Fopke Drijfholt, Eelke Jan Bouma, Esther Dijksma, Elles Persoon,
Catharina Blaauw, Nienke Dijkema, Esther Hamoen, Christa Brugman, Frans Kremer en
Margriet Laseur.
Met kennisgeving afwezig: Femke Knoop, Geert Bongers en Robert Smeenk.
1. Opening
De vergadering wordt om 21.05 geopend door voorzitter Nienke Dijkema.
15
20
25
30
35
40
45
50
55
2. Vaststellen agenda
De agenda wordt als volgt vastgesteld:
1.
Opening
2.
Vaststellen agenda
3.
Mededelingen
4.
Borrels
5.
W.v.t.t.k.
6.
Rondvraag
7.
Sluiting
De ALV keurt de agenda goed.
Nienke geeft aan dat deze vergadering alleen over de borrels zal gaan en er dus geen
andere punten zullen worden besproken. De zaal is tot 10 uur beschikbaar, er zal een
discussie zijn tot 10 voor 10, en daarna zal er gestemd worden.
3. Mededelingen
Nienke: met kennisgeving afwezig zijn Femke Knoop, Geert Bongers en Robert Smeenk.
4. Borrels
Nienke: op dit moment is het zo dat de borrels in de Walrus zijn en de feesten in de
Toeter. We willen nu de borrels naar de Toeter verplaatsen. We zijn op dat idee gekomen
omdat de feesten in de Toeter niet zo lekker liepen, waarna we zijn gaan brainstormen
en tot die conclusie kwamen. Ik zal nu gaan uitleggen waarom we de borrels in de Toeter
willen gaan houden. Ten eerste kunnen we dan de borrels houden op donderdagavond.
In de winter is er op die avond ook training en je kunt dan afspreken met je
groepsgenoten om elkaar die avond weer te zien op de borrel. Zo hopen we meer leden
naar de borrels te trekken. Donderdag is ook de stapavond in Groningen. We hebben
eerst geprobeerd of het in de Walrus mogelijk was om de borrel naar de donderdagavond
te verschuiven, maar er zitten daar nu op donderdag al drie andere verenigingen. Een
hiervan is een muziekclub en die kan echt niet weg op donderdag. Verder zijn er dan
twee spelletjesverenigingen. We hebben aan die vereniging gevraagd of ze ook op een
andere dag hun borrel zouden willen houden; hier hebben we geen definitief oordeel over
gekregen, maar het kan zeer waarschijnlijk niet. Wij kunnen er op donderdag ook niet
meer bij. Ten tweede vinden we de Toeter een leukere locatie, er hangt een leukere sfeer
en de kroeg ziet er van buiten toegankelijker uit. Ook in de keiweek denken wij dat dit
zeker een voordeel is. Vervolgens hebben we met Maik van de Toeter rond de tafel
gezeten en een optioneel contract opgesteld. De punten uit dat contract heeft iedereen
ook op papier uitgedeeld gekregen. Ik zal nu even kort de punten bij langs gaan.
Op beide donderdagen zijn we niet de enige vereniging die een borrel in de Toeter houdt.
Op de ene donderdag is er een biologenvereniging, op de andere de waterskivereniging.
We hebben geïnformeerd en van deze verenigingen zijn ongeveer 15 mensen per keer
aanwezig. Ook is de kroeg open voor vaste klanten, maar Maik zei dat dit aantal heel erg
meeviel. We hebben daarnaast met Pieter van de Walrus rond de tafel gezeten. In dit
60
65
70
75
80
85
90
95
100
105
110
gesprek hebben we het er onder andere over gehad of het mogelijk is om de feesten nog
wel in de Walrus te houden. Dat is nog niet afgesproken, het is aan de borrelcie om hier
verder over na te denken. Het staat nog helemaal open. Als laatste wil ik nog een
mededeling overbrengen van Pieter van de walrus. Hij wilde laten weten dat hij het heel
jammer vindt dat hij niet de mogelijkheid heeft gekregen om een tegenbod te doen. Wij
geven hem daar wel gelijk in, maar het contract is niet alleen de reden dat we naar de
Toeter willen overstappen. Dit is voornamelijk vanwege de donderdagavond en de
uitstraling van het café.
Nienke geeft aan dat dit de punten van het bestuur waren en geeft de gelegenheid tot
het stellen van vragen.
Eelke Jan: het contract is nu eerst voor een jaar en zal daarna misschien verlengd
worden, dus er wordt nu gestemd voor de locatie van de borrels tot september 2007. Als
je daar een jaar borrels hebt gehouden en het contract wordt niet verlengd, wat doe je
dan?
Nienke: hier hebben we over nagedacht, eerst wilden we ook een langer contract maar
we weten niet hoe het uit gaat pakken.
Frans: Maik was zelf bereid om een driejarig contract te tekenen, maar het leek ons
beter om het eerst voor een jaar te houden. Het is nu moeilijk te bepalen hoe het gaat
lopen. Het bestuur hierna kan dan beslissen of ze ermee door willen of niet.
Wouter S: als blijkt dat de borrels echt niet goed bezocht worden, en de borrels worden
niet altijd goed bezocht, hoe staat Maik daar dan tegenover? Wil hij er dan mee stoppen?
Frans: dit is een risico, er is wel met Maik besproken hoeveel mensen er gemiddeld op
de borrel komen dus dat weet hij. De afgelopen tijd werden de borrels trouwens wel vrij
goed bezocht.
Wouter S: je moet de zomermaanden ook meerekenen.
Frans: als je voor drie jaar kiest, dan zit Maik er ook meteen drie jaar aan vast. Wij
hebben besloten om het volgende bestuur de vrijheid te geven om te kiezen of ze er mee
door willen gaan.
Nienke: op donderdagavond zijn wij een extra vereniging, er zijn dan dus sowieso al
meer mensen dus als wij dan met minder zijn vindt Maik dit niet heel erg.
Sjoerd: is het een idee om een optie in het contract op te nemen voor een verlenging?
Frans: dat is een goed idee.
Christa: hoe bedoel je dat, dat wij alleen kunnen zeggen dat we met het contract willen
stoppen en Maik niet?
Sjoerd: ik bedoel dat het dan heel makkelijk is om het contract met dezelfde
voorwaarden voor langere tijd vast te leggen.
Mirthe: je moet ook zien te voorkomen dat er over een jaar niet ineens een andere
vereniging geregeld is voor donderdagavond.
Nienke: dat is wat Christa ook bedoelt: dat hij er niet uit kan en wij wel.
Frans: het is de bedoeling dat er elk jaar geëvalueerd wordt en op basis daarvan bepaal
je of je verder wilt of niet. Als de Toeter niet verder met ons wil, dan is er vast en zeker
iets heel slecht gegaan. Als beide partijen naar een verlenging toe willen moet dat geen
probleem zijn.
Sjoerd: is er een intentieverklaring voor langere tijd?
Frans: het was al de bedoeling om het contract voor meerdere jaren te tekenen.
Eelke Jan: zou je niet tussentijds gaan evalueren?
Frans: dit is ook de bedoeling.
Fopke: hij schrikt zich dood als er elke donderdag 100 man op de stoep staan.
Eelke Jan: je zei dat Maik nog wel eens moeilijk doet met de feesten, zou dit niet door
zijn karakter komen en zou hij dit op de borrels dan niet ook gaan doen? Dat hij
bijvoorbeeld een heel klein biertje geeft omdat de prijs voor Tjas verlaagd is.
Christa: de feesten liepen niet omdat de goede themamuziek niet gedraaid kon worden,
dit wilde Maik niet omdat er ook andere mensen in de kroeg zaten.
Elles: jullie hebben inderdaad afspraken gemaakt over een eigen deel van de kroeg en
over het meenemen van chips, maar het lijkt mij wel handig om ook iets over de muziek
erin te zetten. Als de avond leuk wordt, wil je misschien muziek aanvragen of
115
120
125
130
135
140
145
150
155
160
165
feestmuziek opzetten en dit moet toch mogelijk zijn. Juist de muziek is bij de Toeter
altijd een heikel punt geweest.
Frans: in principe is de muziek op de borrels wel anders dan op feesten, hier omzeil je
deels het probleem mee. Je komt er later inderdaad wel mee in aanraking. We kunnen
dit wel bespreken met Maik, maar het is moeilijk om hier iets over op papier te zetten.
Leendert: zo’n punt is moeilijk te definiëren. Verder krijg je op die manier een soort lijst
met alle dingen die wel en niet kunnen. Het gevaar is dan dat dingen die er niet in
opgenomen zijn automatisch voor de kroeg zijn.
Margriet: dit lijkt me wel waar. Het contact is nu goed en dat moet je ook zo houden. Je
maakt het er niet gezelliger op door alles tot in het detail vast te leggen.
Wouter v U: was dat muziekprobleem het enige dat er speelde?
Marloes: er was ook een probleem met de dansvloer, maar in het contract staat ook al
dat de kroeg gesplitst kan worden zodat we dus onze eigen dansvloer hebben.
Christa: je bedoelt waarom de feesten niet liepen?
Wouter v U: ik hoorde iets over een slecht lopend contact.
Christa: er was geen overeenstemming tussen de Toeter en de borrelcie. Hierdoor was
de borrelcie niet vrolijk in de kroeg. Ook kon de muziek van de themafeesten niet
gedraaid worden in verband met de andere vaste klanten. Ook de kleding van de
themafeesten paste niet bij het idee van Maik, omdat Tjassers verkleed liepen tussen de
normale gasten.
Wouter v U: qua afspraken was het wel goed geregeld?
Christa: ja.
Elles: hij vond zijn eigen klanten heel belangrijk, hij was bang dat als wij gek deden dit
zijn andere klanten af zou schrikken. Bij het draaien van bepaalde muziek liepen de
andere klanten weg. Bij gewone muziek op borrels is hij vast wel tevreden; we moeten
maar geen verkleedborrels houden.
Fopke: je moet heel erg oppassen dat je in de Toeter niet teveel wilt doen. Na het actief
ledenuitje is Tjas daar bijvoorbeeld gaan eten en dit was vervolgens een drama. Daarna
dacht iedereen een stuk negatiever over de Toeter. Het is een café en hou het daarbij.
Alle afspraken die je met de Toeter maakt moet je in die trant houden, omdat hij anders
teveel wil wat hij vervolgens niet waar kan maken. Als er nog een volgende vereniging
komt, zal hij die niet weigeren. Elke vereniging wil dan andere muziek en uiteindelijk
gaat iedereen ontevreden weg. Over zulke zaken moet je hele goede afstemming
hebben.
Frans: dit is een goed advies. Om ontevredenheid te voorkomen hebben we constant
overleg met Maik. Hij wil dat wij meteen komen als er iets is, want hij wil ons ook voor
meerdere jaren behouden.
Eelke Jan: kroegbazen zijn heel sneaky, daar moet je voor oppassen.
Fopke: als je als vereniging met een grote club mensen komt van gemiddeld 25 man
kun je wel eisen stellen. Je moet als kroegganger je eigen positie creëren.
Aletta: dit moet dan niet ten koste gaan van anderen.
Wouter S: ik heb een praktische vraag. Is dat bier een amsterdammertje of niet?
Nienke: ja.
Wouter S: wij zijn een sportvereniging, moeten fris en bier niet even duur zijn?
Christa: de prijs van het bier is tot stand gekomen aan de hand van de prijzen in de
Walrus. Wij dachten dat het bier in de Walrus 1,50 kostte en toen gaf Maik aan dat hij dit
zou overnemen. Later kwamen we erachter dat dit niet zo was. Dat hebben we eerlijk
gezegd, maar Maik wil het toch zo houden. Vandaar dat bier goedkoper is dan fris.
Wouter S: je kunt toch gewoon proberen om de prijs voor fris ook omlaag te krijgen?
Christa: daar kunnen we ons best voor doen.
Anton: ik heb een vraag over punt 4. Wanneer splits je het café? Het lijkt mij dat je dat
het beste wel kan doen; je zit er met meerdere verenigingen en dan zit je ook niet
midden in de rook. Verder staat er dat we een eigen tap kunnen krijgen achter in de
Toeter. Staat daar niemand van de Toeter bij? En moet je als vereniging dan meteen een
fust kopen?
170
175
180
185
190
195
200
205
210
215
220
225
Frans: ik ben ook benieuwd hoe Maik dat gaat oplossen, dit zullen we nog overleggen.
We kunnen zelf bepalen wanneer we het willen splitsen. We willen eerst kijken hoe het
gaat en mochten we dat nodig vinden dan kunnen we dat altijd nog besluiten.
Christa: in de Walrus zaten we altijd met Vitalis, dit ging ook vrij goed. Iedereen gaat
toch bij zijn eigen mensen staan.
Eelke Jan: Vitalis stond altijd of voor of achter en wij ertussen in. Misschien is het
handig om het eerst te splitsen, misschien dat het daarna toch nog gemengd wordt.
Elles: het probleem is dat er direct een tafel achter het gordijn staat. Als er mensen aan
die tafel zitten wil hij die niet meer weghalen. Ik denk niet dat het aan jullie is om dat te
bepalen, dat bepaalt Maik. Ik denk dat dat nog best moeilijk kan worden.
Frans: mocht het zo zijn dat we willen splitsen, dan kunnen we dit aan het begin van de
avond afspreken.
Elles: zodra er mensen gaan zitten, heb je al een probleem.
Frans: we willen eerst aanzien hoe de borrels überhaupt lopen.
Marloes: ik vind het wel handig om meteen te splitsen. Bij die feesten zaten ook altijd
overal mensen en daardoor konden wij nergens meer bij elkaar zitten. Iedereen raakt
dan verdeeld over de kroeg, er komen dan misschien ook minder mensen omdat het
minder gezellig is.
Elles: Tjassers die nog niet zo bekend zijn binnen de vereniging kunnen de andere
Tjassers dan niet eens vinden omdat die te ver weg staan.
Frans: we hebben per jaar twintig borrels, maar je kunt na twee borrels al wel bepalen
of splitsen nodig is of niet.
Eelke Jan: je kunt het beter in het begin doen, omdat iedereen anders meteen al
afhaakt.
Aletta: je kunt beter gestructureerd beginnen en het daarna loslaten, omdat het dan
vanzelf loopt.
Fopke: er is dan wel een afscheiding. Als Tjas dan met weinig mensen in het afgesplitste
deel staat gaan de Tjassers die net binnenkomen misschien wel bij de biologen staan,
omdat die met meer zijn en het daar gezelliger is.
Eelke Jan: het is een Tjasborrel, dan lijkt het mij logisch dat je met Tjasleden bij elkaar
bent en dat je niet bij de andere dertig niet-Tjassers aan de bar gaat staan.
Fopke: op de borrels met Tritanium en Vitalis ging het ook vanzelf goed.
Marloes: er zijn niet alleen biologen, er zitten ook nog stamgasten verspreid in de kroeg.
Wouter S: het is wel een van de voordelen van de Walrus dat er bijna niet gerookt
wordt, in de Toeter gebeurt dat wel.
Nienke: hier hebben we wel naar geïnformeerd, maar er is weinig aan te doen.
Marloes: wat dat betreft is een splitsing ook iets voordeliger.
Sjoerd: het nadeel van een splitsing is dat de wc’s wel achter in de kroeg zijn. Dan komt
iedereen dus steeds door die gordijnen.
Elles: je doet de gordijnen toch ook niet helemaal dicht?
Fopke: dat versta ik wel onder een splitsing.
Elles: in de Toeter heb je een vrij lange bar. Als er een paar mensen aan de ene kant
zitten en een paar aan de andere kant, ziet niemand de Tjassers meer. Aan de bar is Tjas
al snel onherkenbaar.
Sjoerd: is het geen taak voor de borrelcie om iedereen aan het begin van de avond op te
vangen?
Ymke: dan zit de borrelcie de hele avond voor in de kroeg.
Joris: je kan ook van te voren melden dat de borrels in het achterste gedeelte van de
Toeter plaatsvinden.
Aletta: en je kunt Tjaskleding aandoen voor de herkenbaarheid.
Eelke Jan: verder kun je elke borrel de Tjasvlag meenemen.
Christa: dat vind ik wel een risico.
Wouter: de borrel begint achter het gordijn. Betalen de andere kroeggasten dan meer
voor het bier?
Joris: als Tjasser krijg je van te voren een stempel.
Nienke: heeft verder nog iemand vragen?
Fopke: hoe is het overleg met Tritanium en Vitalis geweest?
230
235
240
245
250
255
260
265
270
275
280
Nienke: we hebben nog geen overleg met hun gehad, er staat ook nog niks definitief
vast. Als vanavond blijkt dat we onze borrels ergens anders gaan houden, dan zullen we
dit aan hun mededelen.
Elles: waar gaan jullie de ALV’s dan houden?
Nienke: we kunnen hier gratis een zaaltje huren en op de ACLO ook. Het is geen optie
om het in de Toeter te houden, omdat we die niet voor onszelf alleen kunnen hebben.
Christa: als we de feesten in de Walrus blijven houden is het misschien daardoor ook
mogelijk om daar onze ALV’s te blijven houden.
Anton: dat lijkt me handiger, want op de ACLO zijn de zalen maar tot elf uur ’s avonds
beschikbaar.
Aletta: in Kardinge kun je ook maar tot tien uur blijven.
Sjoerd: als je de feesten in de Walrus blijft houden, zijn die dan op woensdag?
Nienke: we weten nog niet wat we met de feesten gaan doen, het is in de Walrus ook
mogelijk om die op andere dagen te houden.
Sjoerd: wie bepaalt dat?
Nienke: dat gaat het bestuur overleggen met de borrelcie.
Joris: als borrelcie hebben we de laatste tijd goed contact gehad met het bestuur, er is
aan ons ook gevraagd of wij ideeën hebben voor de feesten. Uiteindelijk beslist het
bestuur hierover.
Anton: het Tjasfeest in de keiweek was altijd in de Walrus, wat doen we dit jaar?
Frans: we kunnen in de keiweek de boot van Maik gebruiken. Deze is 12 meter lang en
er kunnen ongeveer 20 mensen op. Niet alles is precies duidelijk, maar dit heeft Maik ons
toegezegd. Verder organiseren we het feest in de keiweek in de Toeter. We zijn dan
helemaal vrij in wat we daar willen doen, als het maar in overleg gaat met de Toeter.
Christa: Maik heeft gezegd dat hij dan niks te gek vindt.
Eelke Jan: dus we kunnen dan weer ijsblokjes zoenen?
Sjoerd: kunnen we dan wel onze eigen muziek draaien?
Frans: dat vond hij prima.
Wouter v U: als ik het zo samenvat kun je allemaal dezelfde dingen doen in de Toeter
als in de Walrus en is de borrel op donderdagavond. Aan de andere kant verspreiden de
mensen zich meer en hebben we geen eigen gelegenheid. Het contract levert 1200 euro
op, maar dit is ook niet zoveel. Wat is nou eigenlijk het grootste voordeel eraan?
Christa: wij vinden de donderdagavond een groot voordeel. Bovendien liepen de feesten
daar niet. Naar ons idee zouden de borrels daar wel goed kunnen worden gehouden.
Daarnaast loopt het contract met de Toeter nog een jaar en we willen sowieso nog wat
proberen.
Eelke Jan: je speelt de Toeter behoorlijk in de kijker; Tjas komt er straks twee keer zo
vaak, dus dat zijn dikke inkomsten. We krijgen maar 200 euro meer in vergelijking met
het vorige contract.
Wouter: als je het berekent zou je 3600 euro moeten krijgen.
Christa: we hebben de omzet voor een borrel en voor een feest berekend en de omzet
voor de borrels was niet zoveel hoger.
Eelke Jan: of het een stichting is of een kroeg doet er niet toe.
Elles: als je dit niet zou doen, zou je die feesten moeten blijven geven en ik denk niet
dat hier nog veel motivatie voor is. Ik vind het juist goed dat ze nu iets proberen.
Aletta: ik vind voor die donderdagavond ook wel heel veel te zeggen. Er blijkt al jaren
dat de borrels op woensdagavond niet goed lopen. Er zitten veel mensen bij Tjas die ook
nog bij andere gezelligheidsverenigingen en die hebben op woensdag jaarclub. Verder
zijn er in de winter ook trainingen op donderdag en ik denk dat we het wel overleven dat
we niet heel veel meer geld krijgen.
Sjoerd: het is voor Tjas goed dat het wordt geassocieerd met een kroeg die andere
mensen ook kennen. Zo kun je andere mensen ook makkelijker meenemen.
Leendert: ik vind het argument van de feesten niet zo sterk, de borrels zijn hier te
belangrijk voor. Je kunt daar ook op een ander manier wel uitkomen. Ik vind 1200 euro
wel erg veel, dat is een goede deal.
Eelke Jan: vind je dat veel geld?
Mirthe: Tjas heeft nog nooit zoveel sponsorgeld gekregen.
285
290
295
300
Margriet: als de borrels eenmaal echt goed lopen kan de prijs voor het contract
misschien nog wel meer omhoog.
Sjoerd: als het goed bevalt kun je de prijs wel opdrijven.
Leendert: ik denk dat het het belangrijkste is dat het goed bevalt. Geld speelt niet zo’n
grote rol, hoewel het wel erg veel geld is.
Nienke: heeft niemand verder meer vragen? Anders gaan we erover stemmen.
Marloes: het maakt voor mij heel veel uit of het wordt gesplitst of niet, ook voor het
stemmen. Kunnen jullie daar nog onderscheid in maken? Ik weet nu nog niet zo goed
wat jullie plan is.
Aletta: misschien dat jullie na de discussie van zonet nog even alles op een rijtje kunnen
zetten.
Nienke: we nemen vijf minuten pauze, daarna zullen we overgaan tot stemming.
Nienke heropent de vergadering om 21.50 uur.
Nienke: we hebben even overlegd en we willen bij punt 4 toevoegen dat wij vanaf de
start direct een gedeelte van onszelf willen hebben op de borrel, de borrelcie is het daar
ook mee eens. Verder willen we een optie toevoegen aan het contract voor een
verlenging.
Leendert: het gaat vooral om de intentieverklaring, maar de intentie heb je allebei al
dus dat moet niet zo’n probleem zijn.
305
Nienke: we gaan nu stemmen over het voorstel of de borrel voortaan op donderdag zal
worden gehouden in de Toeter. Er wordt een stembureau samengesteld, dit bestaat uit
Esther Dijksma en Fopke Drijfholt.
310
Voor
Tegen
Onthouding
Esther
10
0
0
Fopke
11
0
0
Voor
Tegen
Onthouding
21
0
0
Nienke: het voorstel is hierbij aangenomen.
315
320
325
5. W.v.t.t.k.
Er zijn geen punten voor de w.v.t.t.k.
6. Rondvraag
Aletta: is het misschien een idee om de volgende keer koffie en thee te regelen?
Christa: dat lijkt me een goed punt.
7. Sluiting
Nienke sluit de vergadering om 21.51. Nienke nodigt iedereen uit voor de borrel in de
Walrus.