B en W nummer 11 - Gemeente Leiden
advertisement
Rv. nr.: B en W-besluit d.d.: B en W-besluit nr.: Naam programma: Bereikbaarheid Onderwerp: Gunningscriterium Aanbesteding Project Ontsluiting Bio Science Park Aanleiding: Samen met de Universiteit Leiden heeft de gemeente de ambitie om het Leiden Bio Science Park (LBSP) dat behoort tot de top 5 van Europese scienceparken, te laten doorgroeien tot een bedrijvenpark dat wereldwijd toonaangevend is. Om deze ambitie te kunnen realiseren dient de ontsluiting van het LBSP te worden verbeterd en de bereikbaarheid voor de lange termijn te worden gegarandeerd. Daarvoor dient de doorstroming op de Plesmanlaan te worden verbeterd en een derde nieuwe ontsluiting vanaf de Plesmanlaan naar het Leiden Bio Science Park te worden gerealiseerd. Dit vormt de kern van de opgave van het project Ontsluiting Bio Science Park (OBSP). Bij vaststelling door de raad van het kaderbesluit zijn de technisch-inhoudelijke, procedurele en financiële kaders bepaald waarbinnen de ‘Ontsluiting Bio Science Park, deelproject 1 - aanleg ongelijkvloerse kruising’ tot uitvoering dient te worden gebracht. Met dit besluit heeft de raad gekozen voor een contracteringsstrategie waarbij een geïntegreerd contract (‘Design&Construct’-contract) voor het ontwerp en de uitvoering van dit project in de markt wordt gezet middels een Europese aanbesteding in de vorm van de concurrentiegerichte dialoog. Het afgelopen jaar is de eerste fase van de aanbestedingsprocedure, de selectiefase, waarin de selectie van voor dit project geschikte marktpartijen plaats vindt, doorlopen en in het laatste kwartaal 2012 afgerond. Daarbij zijn vier marktpartijen geselecteerd voor deelname aan de tweede fase van de aanbesteding. Inmiddels is zijn de voorbereidende werkzaamheden zodanig gevorderd dat een start kan worden gemaakt met de tweede fase van de aanbestedingsprocedure, de dialoogfase. In deze fase krijgen de geselecteerde marktpartijen gedetailleerde informatie over het project OBSP beschikbaar gesteld en hebben zij middels dialooggesprekken de gelegenheid om in samenspraak met de opdrachtgevende dienst te reflecteren op de aanbestedingsstukken en eventueel aanvullende informatie in te winnen, die zij nodig hebben voor het opstellen van een aantal plannen en de uiteindelijke biedingen. Doel: Met het voorliggende besluit worden de volgende doelen bereikt: Vaststellen van het gunningscriterium als: - voorwaarde voor de start van het tweede deel van de aanbestedingsprocedure, - kader voor de beoordeling en waardering van de inschrijvingen van deelnemende marktpartijen ten behoeve van de aanbesteding van het project OBSP; Scheppen van uitvoeringsperspectief door het bespoedigen van het tweede deel van de aanbestedingsprocedure (start van de dialoog tot gunning); Kader: 1. B en W.nr.: 09.1465., betreft de vaststelling van de projectopdracht van het project Ontsluiting Bio Science Park d.d. 15 december 2009. 2013-08-12 Basisovereenkomst OBSP 2-fasen v7.0 (DEF) 2. Rv. nr.: 10.0123., betreft de vaststelling van het Kaderbesluit voorbereiding, aanbesteding en contractering Ontsluiting Bio Science Park, deelproject 1 - aanleg ongelijkvloerse kruising d.d. 2 december 2012. 3. B en W.nr: 12.0544., betreft de vaststelling van de selectieleidraad en start van de selectiefase d.d. 5 juni 2012. 4. BenW.nr: 12.0896., betreft de selectiebeslissing waarmee vier marktpartijen zijn geselecteerd voor deelname aan de tweede fase van de aanbesteding van het project OBSP d.d. 2 oktober 2012. Overwegingen: Ter voorbereiding op de dialoogfase zijn door de projectgroep OBSP de benodigde technische, procedurele en contractuele documenten uitgewerkt. Deze documenten vormen tezamen het concept aanbestedingsdossier en omvat de volgende stukken: 1) Inschrijvingsleidraad 2) Vraagspecificatie a. Vraagspecificatie deel 0 – Algemeen b. Vraagspecificatie deel 1 – Eisendeel c. Vraagspecificatie deel 2 – Procesdeel d. Annexen bij de Vraagspecificatie 3) Basisovereenkomst Ontwerp en Uitvoering project OBSP Leiden Dit concept aanbestedingsdossier vormt de inhoudelijke input voor de dialoogfase, is onderwerp van bespreking met de geselecteerde marktpartijen en vormt de basis waarop de marktpartijen hun inschrijving, incl. ontwerp en financiële bieding, dienen op te stellen. Naast de technisch-inhoudelijke, financiële, procedurele en juridische voorbereidingen is er met diverse stakeholders in de omgeving van het project overleg gevoerd, zijn relevante aandachtspunten met hen afgestemd en indien van toepassing verwerkt in het concept aanbestedingsdossier. Met een aantal belangrijke stakeholders (provincie, netbeheerders, universiteit, eigenaar tankstation, exploitant reclamezuil) worden de afspraken in overeenkomsten vastgelegd. Deze zijn inmiddels in voorbereiding en dienen vóór afronding van de aanbestedingsprocedure, doch uiterlijk bij vaststelling van het gunningsbesluit te zijn vastgesteld. In de contracteringsstrategie is bepaald dat de winnende inschrijving dient te worden bepaald door een afweging van prijs en kwaliteitsaspecten. Het aanbestedingsrecht voorziet daarin met het gunningscriterium Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Het EMVI-gunningscriterium biedt de aanbestedende dienst de gelegenheid specifieke prijs- en kwaliteitscriteria te definiëren en de inschrijvingen hierop te beoordelen en te waarderen. Voor de start van de dialoogfase dient het gunningscriterium dat bij de aanbesteding van het project OBSP wordt gehanteerd te zijn gedefinieerd. Overeenkomstig het kaderbesluit dient vóór start van de dialoog vaststelling van de gunningscriteria door de raad te geschieden. Daarmee geeft de raad invulling en richting aan de beoordeling en waardering van de inschrijvingen binnen de door haar gestelde kaders. Het EMVI-gunningscriterium dat voor het project OBSP is uitgewerkt, omvat twee hoofdcriteria, namelijk: - de inschrijvingssom - de kwaliteit betreffende de ruimtelijke inpassing en vormgeving van het ingediende ontwerp. Financiën: Van de geselecteerde marktpartijen waarmee dialooggesprekken worden gevoerd, wordt een verdergaande inspanning gevraagd dan bij een reguliere aanbesteding. Naast het benodigde rekenwerk wordt van de marktpartijen ook behoorlijke ontwerpinspanningen gevraagd. In dit verband is het redelijk om de marktpartijen een vergoeding te geven voor de gevraagde inspanningen die zij gedurende de aanbestedingsprocedure dienen te leveren. In de aanbestedingsdocumenten is een redelijke, forfaitaire 2013-08-12 Basisovereenkomst OBSP 2-fasen v7.0 (DEF) vergoeding, ook wel tendervergoeding genoemd, opgenomen. Deze vergoeding wordt uitgekeerd aan de marktpartijen die de opdracht uiteindelijk niet gegund krijgen, op voorwaarde dat zij een geldige, volledige inschrijving hebben ingediend. In de projectraming is derhalve een bedrag gereserveerd dat correspondeert met drie maal de maximale tendervergoeding per marktpartij. De hoogte van de vergoeding is afgeleid van de verwachte ontwerpinspanningen versus een inschatting van de voor marktpartijen gebruikelijke werkzaamheden en kosten voor acquisitie, waarbij deze laatste commerciële kosten niet in de berekende vergoeding zijn inbegrepen. In het geval er op enig moment van gunning zou worden afgezien, dan zouden alle (vier) deelnemende marktpartijen de (maximale) tendervergoeding kunnen claimen. Ondanks het kostenverhogende effect van de vertraging die het project heeft opgelopen, zijn de voorbereidingskosten tot heden binnen het beschikbaar gestelde voorbereidingskrediet gebleven. Middels het besluit RV 13.0019 heeft de raad op 14 maart 2013 besloten het beschikbaar gestelde voorbereidingskrediet OBSP (RV 10.0123) op te hogen met een bedrag van € 0,5 miljoen en deze verhoging te dekken uit de vrijvallende kapitaallasten van het krediet RGL eigen kosten Leiden. Het totale voorbereidingskrediet voor het project OBSP bedraagt daarmee € 3,5 miljoen. Op basis van de huidige inzichten is de verwachting, dat het voorbereidingskrediet tegen het begin van het volgende kalenderjaar volledig zal zijn besteed. Naar aanleiding van vragen van het college is reeds eerder besloten om het uitvoeringsbesluit voor het project OBSP tezamen met het EMVI-gunningscriterium te laten vaststellen. Het uitvoeringsbesluit zal tezamen met of zo spoedig mogelijk na het besluit inzake het gunningscriterium ter vaststelling aan de raad worden voorgelegd. Daarmee zal het benodigde uitvoeringskrediet beschikbaar worden gesteld en zal er geen sprake zijn van overschrijding van het voorbereidingskrediet. Evaluatie: Na afronding van de aanbestedingsprocedure zal de organisatie en het verloop van de aanbesteding worden geëvalueerd met het doel om de opgedane kennis en ervaring met deze procedure vast te leggen en hieruit de leer- en verbeterpunten te destilleren die voor de gemeentelijke organisatie van nut kunnen zijn voor de voorbereiding van soortgelijke aanbestedingen in de toekomst. 2013-08-12 Basisovereenkomst OBSP 2-fasen v7.0 (DEF) Bijgevoegde informatie Ter vaststelling: 1. Ambitiedocument OBSP (versie 1.0 d.d. 28 juni 2013) 2. Beeldkwaliteitsplan OBSP (versie 1.0 d.d. 28 juni 2013) Ter inzage: 3. Ambitiedocument OBSP (versie 1.0 d.d. 28 juni 2013) 4. Beeldkwaliteitsplan OBSP (versie 1.0 d.d. 28 juni 2013) 5. Inschrijvingsleidraad OBSP (versie 9.0 d.d. 12 augustus 2013) 6. Concept Vraagspecificatie OBSP a. deel 0 – Algemeen deel (versie 6.0 d.d. 12 augustus 2013) b. deel 1 – Eisendeel sub I, (versie 0.23 d.d. 12 augustus 2013) sub II, (versie 0.23 d.d. 12 augustus 2013) sub III, (versie 0.23 d.d. 12 augustus 2013) c. deel 2 – Procesdeel ( versie 8.0 d.d. 12 augustus 2013) d. Annexen (versie 8.0 d.d. 12 augustus 2013) 7. Concept Basisovereenkomst OBSP 2-fasen (versie 7.0 d.d. 12 augustus 2013) 8. Werkplanning dialoogfase (versie 1.0 d.d. 12 augustus 2013) 9. Brief inzake uitnodiging tot deelname aan dialoogfase (versie 1.0 d.d. 12 augustus 2013) 2013-08-12 Basisovereenkomst OBSP 2-fasen v7.0 (DEF) RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Leiden: Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders (rv.nr. van de commissie, van 2011), mede gezien het advies BESLUIT 1. Kennis te nemen van de uitkomst van de variantenstudie, zoals vastgelegd middels het collegebesluit (B en W.nr: 120544), de oplossingsvariant “rechte tunnel in de Plesmanlaan” die door BenW als uitgangspunt wordt gehanteerd voor zowel de ontwerpopgave in het kader van de aanbestedingsprocedure, als ook voor de bestemmingsplanprocedure van het project OBSP; 2. Het Ambitiedocument Ontsluiting Bio Science Park, inclusief het bijbehorende Beeldkwaliteitsplan, vast te stellen en de hierin geformuleerde criteria te hanteren als basis voor de beoordeling en waardering van de kwaliteit betreffende de ruimtelijke inpassing en vormgeving van de bij de aanbesteding gevraagde ontwerpen voor het project Ontsluiting Bio Science Park; 3. In te stemmen met de beoordelingssystematiek, zoals beschreven in de Inschrijvingsleidraad uitgaande van het gunningscriterium “Economisch Meest Voordelige Inschrijving” bestaande uit de volgende prijs- en kwaliteitsaspecten: a. Plafondprijs Het bedrag van € 29 miljoen, zijnde de maximale prijs die door marktpartijen bij inschrijving mag worden geboden voor het geïntegreerd contract betreffende ontwerp en uitvoering van het project het project Ontsluiting Bio Science Park. Dit bedrag is inclusief de maximale contractwaarde voor de verlegging kabels en de leidingen en de aanleg nieuwe, volledige ontsluitingsweg Ehrenfestweg. b. Kwaliteit De plannen worden beoordeeld op het kwaliteitscriterium “Inpassing en Vormgeving” waarbij de volgende zes criteria, inclusief bijbehorende aandachtspunten – zoals beschreven in het Ambitiedocument – worden gehanteerd, namelijk: I. Integrale kwaliteit; II. Representatieve toegang Leiden Bio Science Park; III. Hoogwaardige stadsentree Leiden; IV. Ruimtelijke eenheid dubbelkruispunt; V. Optimale inpassing langzaam verkeerroutes; VI. Hoge vormgevingskwaliteit. Gedaan in de openbare raadsvergadering van, de Griffier, de Voorzitter, 2013-08-12 Basisovereenkomst OBSP 2-fasen v7.0 (DEF) TECHNISCHE INFORMATIE Opsteller: Organisatieonderdeel: Telefoon: E-mail: F.Gonlag Projectmanagementbureau 071-5165807 [email protected] Portefeuillehouder: Bereikbaarheid, Financiën & Economie 2013-08-12 Basisovereenkomst OBSP 2-fasen v7.0 (DEF) B en W. 13.0777 d.d. 27-8-2013 Onderwerp Gunningscriterium Aanbesteding Project Ontsluiting Bio Science Park Besluiten:Behoudens advies van de commissie 1. Ter aanvulling op het Kaderbesluit voorbereiding, aanbesteding en contractering Ontsluiting Bio Science Park, deelproject 1 - aanleg ongelijkvloerse kruising (Rv. nr.: 10.0123) d.d. 2-12-2010 en ten behoeve van de start van de tweede fase van de aanbestedingsprocedure van dit project aan de raad voor te stellen: A. Kennis te nemen van de uitkomst van de variantenstudie, zoals vastgelegd middels het collegebesluit (B en W.nr: 120544), de oplossingsvariant “rechte tunnel in de Plesmanlaan” die door BenW als uitgangspunt wordt gehanteerd voor zowel de ontwerpopgave in het kader van de aanbestedingsprocedure, als ook voor de bestemmingsplanprocedure van het project OBSP; B. Het Ambitiedocument Ontsluiting Bio Science Park en het bij behorende Beeldkwaliteitsplan vast te stellen en de hierin geformuleerde criteria te hanteren als basis voor de beoordeling en waardering van de kwaliteit betreffende de ruimtelijke inpassing en vormgeving van de bij de aanbesteding gevraagde ontwerpen voor het project Ontsluiting Bio Science Park; C. In te stemmen met de beoordelingssystematiek, zoals beschreven in de Inschrijvingsleidraad uitgaande van het gunningscriterium “Economisch Meest Voordelige Inschrijving” bestaande uit de volgende prijs- en kwaliteitsaspecten: a. Plafondprijs Het bedrag van € 29 miljoen, zijnde de maximale prijs die door marktpartijen bij inschrijving mag worden geboden voor het geïntegreerd contract betreffende ontwerp en uitvoering van het project het project Ontsluiting Bio Science Park. Dit bedrag is inclusief de maximale contractwaarde voor de verlegging kabels en de leidingen en de aanleg nieuwe, volledige ontsluitingsweg Ehrenfestweg; b. Kwaliteit De plannen worden beoordeeld op het kwaliteitscriterium “Inpassing en Vormgeving” waarbij de volgende zes criteria, inclusief bijbehorende aandachtspunten – zoals beschreven in het Ambitiedocument – worden gehanteerd, namelijk: I. Integrale kwaliteit; II. Representatieve toegang Leiden Bio Science Park; III. Hoogwaardige stadsentree Leiden; IV. Ruimtelijke eenheid dubbelkruispunt; V. Optimale inpassing langzaam verkeerroutes; VI. Hoge vormgevingskwaliteit; 2. De inschrijvingsleidraad (bijlage 3) en het concept aanbestedingsdossier (bijlage 4) vast te stellen als input voor de met de geselecteerde marktpartijen te voeren dialoog; 3. In verband met besluitpunt 1.D. bijgaande uitnodigingsbrief (met datum van goedkeuring van het raadsvoorstel betreffende het Gunningscriterium Aanbesteding project Ontsluiting Bio Science Park) vast te stellen; Perssamenvatting: 2013-08-12 Basisovereenkomst OBSP 2-fasen v7.0 (DEF) Minder files door ongelijkvloerse kruising Plesmanlaan een stap dichterbij Het verkeer rondom het Bio Science Park en de Plesmanlaan stroomt niet goed door. Er staan steeds vaker lange files. Om de doorstroming van het verkeer op de Plesmanlaan en de bereikbaarheid van het Bio Science Park te verbeteren gaat de gemeente Leiden een ongelijkvloerse kruising aanleggen. Middels een Europese aanbesteding worden marktpartijen uitgedaagd hun kennis en ervaring in te zetten om een voorstel voor ontwerp en realisatie van dit project binnen het beschikbare budget tot uitvoering te brengen. De gemeenteraad heeft de criteria voor een objectieve beoordeling van de ontwerpen vastgesteld. Dit vormt een belangrijke basis waarop de opdracht zal worden gegund. Robert Strijk, wethouder bereikbaarheid “Een goede ontsluiting van het Leiden Bio Science Park is erg belangrijk voor de verdere ontwikkeling van het Bio Science Park met high tech bedrijven, onderzoek- en onderwijsfaciliteiten, woningen en maatschappelijke voorzieningen. Door de ongelijkvloerse kruising verbetert de bereikbaarheid van het Bio Science Park en de doorstroming op de Plesmanlaan en van en naar de A44”. Vorig jaar is de gemeente Leiden een Europese aanbestedingsprocedure gestart waarbij door middel van een concurrentiegerichte dialoog een Design & Construct-contract in de markt wordt gezet. Met deze aanbesteding vraagt de gemeente marktpartijen hun kennis en ervaring in te brengen om binnen het beschikbare budget tot een passende verkeersoplossing, een kwalitatief hoogwaardig integraal ontwerp en een efficiënte uitvoering van dit project te komen. Uitgangspunt voor het ontwerp is een rechte tunnel in de Plesmanlaan. De kwaliteitscriteria die voor de beoordeling worden gehanteerd, zijn verwoord in het Ambitiedocument. In de eerste fase van de aanbesteding zijn vier marktpartijen geselecteerd. Met de vaststelling van de gunningscriteria wordt de tweede fase gestart: de dialoogfase. In deze fase gaat de gemeente met iedere partij afzonderlijk in gesprek om alle vragen en aandachtspunten over de opgave en de voorgestelde oplossingen door te nemen en af te tasten wat technisch en financieel haalbaar is. De voorstellen moeten zowel in prijs, als in kwaliteit, optimaal aansluiten bij de eisen en wensen van de gemeente. Voor de opdrachtverlening wordt het gunningscriterium Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) gehanteerd. Dit biedt de gemeente de gelegenheid specifieke criteria voor prijs én kwaliteit te definiëren en de inschrijvingen hierop te beoordelen. De dialoogfase start nadat de gemeenteraad in september de criteria heeft vastgesteld. Naar verwachting wordt in het tweede kwartaal 2014 de opdracht aan één van de deelnemende marktpartijen verleend. 2013-08-12 Basisovereenkomst OBSP 2-fasen v7.0 (DEF) Basisovereenkomst op basis van de UAV-GC 2005 Ontwerp en uitvoering Project OBSP Leiden Versie 7.0(DEF) Augustus2013 printdatum: zondag 23 juli 2017 2013-08-12 Basisovereenkomst OBSP 2-fasen v7.0 (DEF) Inhoud Artikel 1. Rechtskarakter van de Overeenkomst, toepasselijke voorwaarden.................................... 1 Artikel 2. Opdracht, Werk, Meerjarig Onderhoud, prijs, datum van oplevering ................................. 2 Artikel 3. Contractdocumenten ........................................................................................................... 2 Artikel 4. Betekenis van het begrip ‘dag’ ............................................................................................. 4 Artikel 5. Ontwerpwerkzaamheden ..................................................................................................... 4 Artikel 6. Vergunningen, ontheffingen, beschikkingen en toestemmingen ........................................ 4 Artikel 7. Informatie en goederen die aan de Opdrachtnemer ter beschikking worden gesteld........ 4 Artikel 8. Vrijkomende materialen....................................................................................................... 4 Artikel 9. Verband met andere werken ............................................................................................... 5 Artikel 10. Verrekening van wijzigingen van lonen, sociale lasten, prijzen, huren en vrachten ........... 5 Artikel 11. Toetsingsplan Ontwerpwerkzaamheden ............................................................................. 5 Artikel 12. Acceptatieplan ...................................................................................................................... 5 Artikel 13. Bewijslast ingeval van gebreken of tekortkomingen, garanties........................................... 6 Artikel 14. Betalingsregeling .................................................................................................................. 6 Artikel 15. Stelposten ............................................................................................................................. 7 Artikel 16. Boetebeding en bonus ......................................................................................................... 7 Artikel 17. Zekerheidstelling .................................................................................................................. 8 Artikel 18. Raad van Deskundigen ......................................................................................................... 8 Artikel 19. Fasering van de opdracht en Overeenkomst ....................................................................... 8 Artikel 20. Social Return......................................................................................................................... 8 BIJLAGE 1: WIJZIGINGEN OP DE UAV-gc.................................................................................................... 10 BIJLAGE 2: PROCESDOCUMENTEN AANBESTEDINGSPROCEDURE ............................................................ 14 2013-08-12 Basisovereenkomst OBSP 2-fasen v7.0 (DEF) BASISOVEREENKOMST Ondergetekenden: De gemeente Leiden, hierna te noemen: de Opdrachtgever, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door ……………………………………………………………………………………, en ……………………………………………………………………………………, hierna te noemen: de Opdrachtnemer, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door ……………………………………………………………………………………, overwegende dat a) de Opdrachtgever voornemens is het ontwerpen en uitvoeren van het Project OBSP te doen realiseren; b) de Opdrachtgever deswege de Vraagspecificatie <kenmerk, datum> heeft opgesteld; c) de Opdrachtgever een aanbestedingsprocedure heeft gevolgd volgens de procedure van dialoog conform het ARW 2005; d) de Opdrachtnemer in het kader van de aanbestedingsprocedure een Inschrijving heeft ingediend voor de realisatie van het Project OBSP; e) De Opdrachtgever de Inschrijving van Opdrachtnemer wenst te aanvaarden en derhalve thans voornemens is de realisatie op te dragen aan de Opdrachtnemer; f) Deze overeenkomst twee fasen zal kennen: een Voorbereidingsfase en een Realisatiefase. verklaren het volgende te zijn overeengekomen: Rechtskarakter van de Overeenkomst, toepasselijke voorwaarden 1) Partijen verklaren deze Overeenkomst te beschouwen als een overeenkomst van aanneming van werk in de zin van Boek 7 Titel 12 Afdeling 1 Burgerlijk Wetboek. 2) Op de Overeenkomst zijn van toepassing a) de UAV-GC 2005 inclusief de wijzigingen daarop zoals opgenomen in de bijlagen bij deze Overeenkomst, en b) de reglementen, normen en praktijkrichtlijnen, beoordelingsrichtlijnen en andere publicaties, waarnaar wordt verwezen in de Vraagspecificatie, zoals deze luiden op de dag van uitnodiging tot inschrijving, tenzij in de Vraagspecificatie specifiek anders is bepaald. Partijen verklaren met de inhoud van de bovengenoemde documenten bekend te zijn. 2013-08-12 Basisovereenkomst OBSP 2-fasen v7.0 (DEF) 1/9 Opdracht, Werk, Meerjarig Onderhoud, prijs, datum van oplevering 1) De Opdrachtgever draagt hierbij aan de Opdrachtnemer op, die verklaart deze opdracht te aanvaarden, het op basis van de Vraagspecificatie en de Inschrijving door middel van Ontwerp- en Uitvoeringswerkzaamheden realiseren vanhet Project OBSP, hierna te noemen: het Werk, conform hetgeen in deze Overeenkomst is bepaald. 2) Partijen komen overeen dat de Opdrachtgever geen Meerjarig Onderhoud aan de Opdrachtnemer opdraagt. 3) Met betrekking tot de in § 4 lid 3 UAV-GC 2005 bedoelde eisen die voortvloeien uit het bijzonder gebruik dat van het Werk zal worden gemaakt, stellen partijen vast dat zij deze eisen voldoende met elkaar hebben besproken voorafgaande aan de ondertekening van deze Basisovereenkomst en dat deze eisen uitputtend in de Vraagspecificatie zijn vastgelegd. Daarbij wordt in het bijzonder verwezen naar Vraagspecificatie deel 0, Algemeen deel waar het gaat om interpretatie van de eisen, tegenstrijdigheid tussen eisen en de consequenties daarvan. 4) Met inachtneming van het bepaalde in § 3 lid 9 UAV-GC 2005, betaalt de Opdrachtgevervoor de realisatie van het Werk aan de Opdrachtnemer een totaalbedrag van <..…....>EURO exclusief BTW, zegge <……....................................…>. 5) Het Werk dient met inachtneming van de in een bij de Vraagspecificatie gevoegde annex opgenomen planning door de Opdrachtnemer te worden gerealiseerd, en wel zodanig dat het conform het bepaalde in § 24 UAV-GC 2005 gereed is voor aanvaarding door de Opdrachtgever op uiterlijk <DATUM>. Deze datum wordt door partijen aangemerkt als dein de Basisovereenkomst vastgelegde uiterste datum van oplevering. De onderhoudstermijn zoals vermeld in § 27 UAV-GC 2005 is één jaar. 6) De volgende onderdelen van het Werk dienen zodanig door de Opdrachtnemer te worden gerealiseerd dat zij conform het bepaalde in § 24 lid 8 UAV-GC 2005 gereed zijn vooraanvaarding door de Opdrachtgever uiterlijk op de voor ieder onderdeel afzonderlijk vermelde datum: a) Werkzaamheden behorende bij de Voorbereidingsfase als omschreven in Bijlage XX, gereed op ….., of indien op voornoemde datum nog geen definitief Bestemmingsplan (en/of bouwvergunning) is verkregen, zes weken na de dag waarop het bestemmingsplan-bouwvergunning onherroepelijk is geworden. b) c) d) e) f) <.…...........................................................................> op <…………….................> <.…...........................................................................> op <…………….................> <.…...........................................................................> op <…………….................> <.…...........................................................................> op <…………….................> <.…...........................................................................> op <…………….................> Contractdocumenten 1) De volgende contractdocumenten omschrijven in onderlinge samenhang de rechten en verplichtingen die voor partijen uit de Overeenkomst voortvloeien: a) de door partijen ingevulde en ondertekende Basisovereenkomst, met inbegrip van de procesdocumenten uit de aanbestedingsprocedure zoals opgenomen in de bijlagen bij deze Overeenkomst; 2013-08-12 Basisovereenkomst OBSP 2-fasen v7.0 (DEF) 2/9 2) 3) 4) 5) b) de Vraagspecificatie, bestaande uit deel 0 Algemeen deel, deel 1 Eisendeel en deel 2 Procesdeel; c) de door partijen geparafeerde, bij de Vraagspecificatie gevoegde annexen met betrekking tot: i) de vergunningen, ontheffingen, beschikkingen en toestemmingen die door de Opdrachtgever moeten worden verkregen; ii) de planning; iii) het acceptatieplan; iv) het toetsingsplan Ontwerpwerkzaamheden; v) de vrijkomende materialen; vi) de verrekening van wijzigingen van lonen, sociale lasten, prijzen, huren en vrachten; vii) de bankgarantie; viii) de verzekeringen; ix) begripsbepalingen; x) garanties; xi) risicotabel xii) model prestatieverklaring. d) de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen(UAV-GC 2005)met inbegrip van de wijzigingen daarop zoals opgenomen in de bijlagen bij deze Overeenkomst; e) de Inschrijving (in de UAV-GC 2005 ook aangeduid als Aanbieding); f) de Documenten als bedoeld in § 1 sub d UAV-GC 2005, voor zover die door de Opdrachtnemer overeenkomstig de daarop betrekking hebbende procedure ter kennis zijn gebracht van de Opdrachtgever. Indien contractdocumenten onderling tegenstrijdig zijn, geldt, tenzij een andere bedoeling uit de Overeenkomst voortvloeit, de volgende rangorde: a) de Basisovereenkomstinclusief bijlagen; b) de Vraagspecificatie en de bij de Vraagspecificatie gevoegde annexen; c) de UAV-GC 2005 d) de Inschrijving; e) de Documenten als bedoeld in § 1 sub d UAV-GC 2005, voor zover die door de Opdrachtnemer ter kennis zijn gebracht van de Opdrachtgever. Wanneer echter de kwaliteit van het aangebodene uitgaat boven de in de Vraagspecificatie geëiste kwaliteit of de Opdrachtnemer aanbiedt het Werk op een eerder tijdstip op te leveren dan door de Vraagspecificatie wordt geëist, prevaleert de Inschrijving boven alle andere contractdocumenten met uitzondering van de Basisovereenkomst. De Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de inhoud van Documenten, voor onderlinge tegenstrijdigheden tussen twee of meer Documenten, alsmede voor onderlinge tegenstrijdigheden tussen verschillende onderdelen van één Document. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor onderlinge tegenstrijdigheden tussen eisen inde Vraagspecificatie, alsmede voor strijdigheden in de door hem verstrekte informatie. He tin dit lid bepaalde geldt ook voor onderlinge tegenstrijdigheden tussen de bij de Vraagspecificatie gevoegde annexen. Het in lid 4 bepaalde laat onverlet de verplichting van de Opdrachtnemer om de Opdrachtgever te waarschuwen in geval van een in dat lid bedoelde klaarblijkelijke tegenstrijdigheid. 2013-08-12 Basisovereenkomst OBSP 2-fasen v7.0 (DEF) 3/9 Betekenis van het begrip ‘dag’ Partijen verstaan onder ‘dag’ in de zin van deze Overeenkomst: kalenderdag. Ontwerpwerkzaamheden 1) De Vraagspecificatie bestaat uit drie delen: a) deel 0, Algemeen deel; b) deel 1, Eisendeel; c) deel 2,Procesdeel. 2) In het kader van deze Overeenkomst dient Opdrachtnemer de volgende Ontwerpwerkzaamheden te verrichten: het met inachtneming van de Vraagspecificatie uitwerken van het Eisendeel van de Vraagspecificatie tot een Integraal Definitief Ontwerp en tot een Integraal Uitvoeringsontwerp. Vergunningen, ontheffingen, beschikkingen en toestemmingen 1) Bij de Vraagspecificatie is door middel van een annex een overzicht gevoegd van de vergunningen, ontheffingen, beschikkingen en toestemmingen die de Opdrachtgever verkregen moet hebben voor de opzet en het gebruik van het Werk of die overigens nodigzijn voor het Werk en, indien overeengekomen, voor de realisatie van het Meerjarig Onderhoud. 2) De in lid 1 bedoelde annex bepaalt voor elke afzonderlijke vergunning, ontheffing,beschikking en toestemming de uiterste datum waarop de Opdrachtgever ze moet hebben verkregen. 3) De in § 10 lid 1 UAV-GC 2005 bedoelde vergunningen, ontheffingen, beschikkingen en toestemmingen, die niet vermeld staan in de in lid 1 bedoelde annex, moeten tijdig en voorafgaand aan de desbetreffende Uitvoeringswerkzaamhedendoor de Opdrachtnemer zijn verkregen. Informatie en goederen die aan de Opdrachtnemer ter beschikking worden gesteld 1) Voorzover informatie niet reeds in de Vraagspecificatie is opgenomen, en gelet op het bepaalde in § 3 lid 1 sub a UAV-GC 2005, verplicht de Opdrachtgever zich de volgende informatie aan de Opdrachtnemer ter beschikking te stellen: n.v.t.. 2) Voorzover een en ander niet reeds in de Vraagspecificatie is vastgelegd, en gelet op het bepaalde in § 3 lid 1 sub c UAV-GC 2005, verplicht de Opdrachtgever zich de volgende goederen aan de Opdrachtnemer ter beschikking te stellen: n.v.t.. Vrijkomende materialen Voor zover de Opdrachtgever op de hoogte is van de aanwezigheid van materialen die zullen vrijkomen in het kader van de Uitvoerings- en Onderhoudswerkzaamheden,vermeldt een bij de Vraagspecificatie gevoegde annex wat er met die materialenmoet gebeuren, als onderdeel van die Werkzaamheden. Indien er materialen tijdens die Werkzaamheden vrijkomen waaromtrent niets is bepaald in de bedoelde annex, bepaalt de Opdrachtgever binnen een redelijke termijn alsnog wat daar mee moet gebeuren. 2013-08-12 Basisovereenkomst OBSP 2-fasen v7.0 (DEF) 4/9 Opdrachtnemer heeft in dat geval recht op kostenvergoeding en/of termijnsverlenging ,met inachtneming van het bepaalde in § 44 lid 1 sub a UAV-GC 2005. Verband met andere werken De aard van de in § 8 lid 1 UAV-GC 2005 bedoelde werkzaamheden, alsmede het voorziene tijdstip waarop zij worden verricht, staan omschreven in de Vraagspecificatie. Deze werkzaamheden worden gecoördineerd: niet van toepassing: vooralsnog zijn geen werkzaamheden door nevenopdrachtnemer(s) voorzien. Verrekening van wijzigingen van lonen, sociale lasten, prijzen, huren en vrachten Verrekening van de in § 11 lid 3 UAV-GC 2005 bedoelde wijzigingen van lonen, sociale lasten, prijzen, huren en vrachten vindt plaats conform de regeling die is opgenomen in een bij de Vraagspecificatie opgenomen annex. Toetsingsplan Ontwerpwerkzaamheden Bij de Vraagspecificatie is door middel van een annex een toetsingsplan Ontwerpwerkzaamheden gevoegd. In dit toetsingsplan zijn vastgelegd: (a) een opsomming van de Ontwerpdocumenten die Opdrachtnemer aan de Opdrachtgever ter toetsing moet overhandigen, (b) de termijnen waarbinnen de sub a bedoelde Ontwerpdocumenten moeten worden overhandigd, (c) een omschrijving van de gegevens die de Opdrachtnemer moet voegen bij de te overleggen Ontwerpdocumenten en (d) de specifieke onderdelen van de Ontwerpwerkzaamheden waarvan de Opdrachtgever wil toetsen of zij worden verricht door hulppersonen van de Opdrachtnemer die over de daarvoor vereiste kwalificaties beschikken. Acceptatieplan Bij de Vraagspecificatie is door middel van een annex een acceptatieplan gevoegd. In dit acceptatieplan zijn vastgelegd: (a) een opsomming van de door de Opdrachtnemer ter Acceptatie voor te leggen Documenten, gemachtigden en zelfstandige hulppersonen die de Opdrachtnemer voornemens is aan te wijzen of in te schakelen in het kader van de Overeenkomst, alsmede van specifieke Werkzaamheden of resultaten van Werkzaamheden, (b) de tijdstippen waarop de Opdrachtnemer de sub a bedoelde Documenten, zelfstandige hulppersonen, Werkzaamheden en resultaten van Werkzaamheden ter Acceptatie moet voorleggen, (c) de Documenten die de Opdrachtnemer moet overleggen telkens wanneer een verzoek tot Acceptatie wordt ingediend, (d) de geobjectiveerde criteria waaraan de Documenten, gemachtigden, zelfstandige 2013-08-12 Basisovereenkomst OBSP 2-fasen v7.0 (DEF) 5/9 hulppersonen, Werkzaamheden en resultaten van Werkzaamheden moeten voldoen om voor Acceptatie in aanmerking te komen en (e) de termijn waarbinnen de Opdrachtgever aan de Opdrachtnemer moet meedelen of de hier bedoelde Documenten, gemachtigden, zelfstandige hulppersonen, Werkzaamheden of resultaten van Werkzaamheden als geaccepteerd worden beschouwd. Bewijslast ingeval van gebreken of tekortkomingen, garanties 1) Indien na de feitelijke datum van oplevering een gebrek in een of meer onderdelen van het Werk aan het licht komt, dient de Opdrachtnemer in afwijking van het bepaalde in § 28 lid1 sub (a) UAV-GC 2005 te bewijzen dat die gebreken niet te wijten zijn aan zijn schuld, en dat zij evenmin krachtens wet, rechtshandeling of de in het verkeer geldende opvattingenvoor zijn rekening komen. 2) Indien de Opdrachtnemer heeft bewezen dat een gebrek niet is te wijten aan zijn schuld,en dat het evenmin krachtens wet, rechtshandeling of de in het verkeer geldende opvattingen voor zijn rekening komt, worden de met het leveren van het bewijs verbandhoudende kosten vergoed door de Opdrachtgever, voor zover deze kosten redelijk zijn. Betalingsregeling 1) In aanvulling op en in gedeeltelijke afwijking van het bepaalde in § 33 UAV-GC 2005geldt de in dit artikel beschreven betalingsregeling. 2) De in § 33 UAV-GC 2005 genoemde termijnstaat dient te worden opgesteld conform de eisen zoals genoemd in de Vraagspecificatie. 3) Betaling vindt plaats op basis van afgeronde Werkpakketten, zoals beschreven in de termijn staat onder de volgende voorwaarden: a) dat de in het acceptatieplan genoemde verificatieplannen zijn geaccepteerd door de Opdrachtgever; b) dat een overeenkomst is gesloten met WW&W ten aanzien van de invulling van de doelstelling voor Social Return, overeenkomstig het gestelde in artikel 20. 4) Facturen worden vierwekelijks ingediend over de periode van de afgelopen vier weken. 5) De prestatieverklaring voor een afgerond Werkpakket wordt verstrekt volgens het model dat is opgenomen in een bij de Vraagspecificatie gevoegde annex. De Opdrachtnemer heeft recht op afgifte van de prestatieverklaring indien: a) aantoonbaar is voldaan aan alle eisen uit de Vraagspecificatie met betrekking tot het betreffende Werkpakket en b) (voor zover opeisbaar) aan alle overige eisen en voorwaarden van de Overeenkomst is voldaan. 6) Vooruitlopend op de afgifte van de prestatieverklaring voor het Werkpakket kunnen, na afgifte van een prestatieverklaring voor de desbetreffende Deelwerkpakketten ,voorschotbetalingen plaatsvinden op basis van in de Werkpakketten beschreven Deelwerkpakketten. Een voorschotbetaling bedraagt 75% van het in de termijnstaat opgenomen bedrag voor het desbetreffende Deelwerkpakket. De Opdrachtgever honoreert een verzoek van de Opdrachtnemer tot betaling van een voorschot indien: a) Een Deelwerkpakketten daadwerkelijk is afgerond overeenkomstig de aan dit Deelwerkpakket gestelde eisen, en indien van toepassing, de bij de het ontwerp of 2013-08-12 Basisovereenkomst OBSP 2-fasen v7.0 (DEF) 6/9 7) 8) 9) 10) objecten behorende verificatie-, test- en/of keuringsresultaten aantonen dat aan alle aan dit ontwerp of deze objecten gestelde eisen is voldaan; of, b) het Deelwerkpakketten betreft waarop Afwijkingen zijn geconstateerd waarop echter voorstellen tot herstel van deze Afwijkingen zijn geaccepteerd én de betreffende Afwijkingen het vereiste eindresultaat van een Werkpakket niet in de weg staat. In aanvulling op lid 3 van dit artikel heeft Opdrachtgever het recht om betalingen op te schorten tot een maximum van 10% van de ingediende betalingsverzoeken indiener Tekortkomingen zijn vastgesteld, waaronder Tekortkomingen die blijken uit de proces-, product- of systeemtoetsen die Opdrachtgever kan verrichten. Het in § 33 lid 6 UAV-GC 2005 bedoelde adres luidt: Gemeente Leiden t.a.v Servicepunt71 Financiële administratie Postbus 165 2300 AD Leiden. De in § 33 lid 6 UAV-GC 2005 bedoelde gegevens betreffen: Opdrachtnummer: <………….> Crediteurennummer: <………….> Vertegenwoordiger Gemeente Leiden<………….> Omschrijving: <………….> BTW-codenummer van Gemeente Leiden: XXXXXXXX Facturen dienen in tweevoud te worden ingediend. Stelposten Met betrekking tot het bepaalde in § 34 lid 1 UAV-GC 2005 komen partijen overeen dat er geen stelposten zijn. Boetebeding en bonus 1) De in § 36 lid 3 UAV-GC 2005 bedoelde boetebedragen luiden als volgt: a) de in artikel 2 lid 5 vastgelegde uiterste datum van oplevering 4.000 EURO per dag; b) de in artikel 2 lid 6 vastgelegde data van oplevering van onderdelen van het Werk <NIET?> EURO per dag. 2) Opdrachtnemer komt een bonus van 400.000 EURO toe wanneer de oplevering voor <xx dagen> na aanvang van de Realisatiefase van de Overeenkomst = uiterste opleverdatum minus 1 maand> plaatsheeft. Deze bonus is alleen afhankelijk van de gerealiseerde opleverdatum, waarbij de opleverdatum te allen tijde de genoemde datum van <xx dagen> na aanvang van de Realisatiefase van de Overeenkomt is, ongeacht eventuele wijzigingen in de vigerende contractplanning en daarin vastgelegde datum van oplevering, al dan niet veroorzaakt door Wijzigingen in de opdracht, ongeacht of deze Wijzigingen door Opdrachtgever of door Opdrachtnemer geïnitieerd zijn. Andere bonussen zoals bedoeld in paragraaf 36, lid 7 UAV-gc zijn niet van toepassing. 2013-08-12 Basisovereenkomst OBSP 2-fasen v7.0 (DEF) 7/9 Zekerheidstelling Partijen komen overeen dat: de Opdrachtnemer verplicht is binnen vier weken na gunning de in § 38 lid 1 UAV-GC 2005 bedoelde zekerheid testellen voor de nakoming van zijn verplichtingen met betrekking tot de realisatie van het Werk als bedoeld in artikel 2 lid 1, conform de bankgarantie die is opgenomen in de bij de Vraagspecificatie gevoegde annex. De waarde van de te stellen zekerheid is gelijk aan 5% van de in artikel 2 lid 4 vastgelegde prijs .De rating volgens Standard & Poor’s van de financiële instelling, die binnen de EU gevestigd moet zijn, die de bankgarantie verstrekt,dient minimaal BBB- te zijn. Raad van Deskundigen Partijen leggen hun geschillen zoals omschreven in § 47 lid 2 UAV-GC 2005 niet terbeslechting voor aan de Raad van Deskundigen. Fasering van de opdracht en Overeenkomst 1) Deze Overeenkomst kent twee fases: achtereenvolgens de Voorbereidingsfase en de Realisatiefase. 2) In de Voorbereidingsfase verricht de Opdrachtnemer de voorbereidende ontwerp- en voorbereidingswerkzaamheden die nodig zijn om met de Realisatiefase te kunnen aanvangen zoals beschreven in Bijlage XX van de Vraagspecificatie<volgend uit de aanbestedingsprocedure>. 3) Ingeval van beëindiging van de Overeenkomst tijdens of bij ommekomst van de Voorbereidingsfase zal de Opdrachtgever de afgeronde Deelwerkpakketten volledig vergoeden. 4) De Realisatiefase omvat de uitvoering van het uitgewerkte ontwerp zoals beschreven in Bijlage XX van de Vraagspecificatie<volgend uit de aanbestedingsprocedure>. 5) Opdrachtnemer zal pas met de werkzaamheden van de Realisatiefase mogen aanvangen als Opdrachtgever uitdrukkelijk, schriftelijk jegens Opdrachtnemer heeft aangegeven dat de Realisatiefase van de Overeenkomst is aangevangen, hetgeen in ieder geval niet zal plaatsvinden voordat een passend onherroepelijk of in werking getreden bestemmingsplan beschikbaar is. 6) Indien geen passend onherroepelijk of in werking getreden bestemmingsplan beschikbaar is binnen een termijn van <6 maanden> na het afsluiten van deze Overeenkomst, treden Opdrachtgever en Opdrachtnemer in overleg over de ontstane situatie, teneinde Opdrachtgever in staat te stellen tot een besluit te komen. Dit besluit van Opdrachtgever kan inhouden dat de Realisatiefase wordt uitgesteld, maar bijvoorbeeld ook dat de Opdracht niet wordt uitgevoerd en de onderhavige Overeenkomst wordt beëindigd. 7) Indien Opdrachtgever besluit de Opdracht niet te realiseren en de Overeenkomst te beëindigen, betaalt Opdrachtgever Opdrachtnemer de forfaitaire vergoeding als bedoeld in het derde lid en zijn partijen elkaar voor het overige niets verschuldigd. De forfaitaire vergoeding is voor zover aan de orde inclusief BTW. Social Return 1) Via deze Overeenkomst zal Opdrachtnemer zich conform de Vraagspecificatie maximaal inspannen om het beleid van de gemeente Leiden ten aanzien van Social Return om 2013-08-12 Basisovereenkomst OBSP 2-fasen v7.0 (DEF) 8/9 direct of indirect in te vullen ten behoeve van het Project OBSP. Dit beleid is erop gericht een bepaald deel van de opdrachtwaarde te besteden aan de inzet van werknemers met een achterstand op de arbeidsmarkt. 2) Opdrachtgever en Opdrachtnemer zijn het erover eens dat de in het vorige lid bedoelde inspanning in ieder geval zal resulteren in een gemiddelde inzet over de looptijd van het Werk van1% van de in artikel 2 lid 4 genoemde opdrachtsom. 3) Daartoe zal Opdrachtnemer een overeenkomst sluiten met de organisatie WW&W (Wonen en Werken in de Wijk, zie www.wwenw.nl), conform de modelovereenkomst die is bijgevoegd als bijlage bij de Vraagspecificatie. 4) De verplichtingen uit dit artikel vallen expliciet onder het bepaalde als gesteld onder het artikel Betalingsregeling in deze overeenkomst. Aldus in 2-voud opgemaakt en getekend te Leiden, op <………….> Namens de Opdrachtnemer Namens de Opdrachtgever XXXXX Gemeente Leiden <naam> <naam> <functie> <functie> 2013-08-12 Basisovereenkomst OBSP 2-fasen v7.0 (DEF) 9/9 BIJLAGE 1: WIJZIGINGEN OP DE UAV-gc In aanvulling op §1 Begripsbepalingen gelden de volgende definities: (u) Voorbereidingsfase: De fase waarin de Opdrachtnemer de voorbereidende ontwerp- en voorbereidingswerkzaamheden als bedoeld in artikel 19 van de Basisovereenkomst verricht. (v) Realisatiefase De fase waarin de Opdrachtnemer het Werk realiseert als bedoeld in artikel 19 van de Basisovereenkomst. (w) Afwijking: Het niet voldoen aan een eis; (x) Onregelmatigheid: Iedere ongeplande of ongewenste gebeurtenis, die de veiligheid en/of de vereiste functionaliteit van de Infrastructuur aantast of dreigt aan te tasten en/of die letsel en/of schade voor mens, dier, goederen en/of milieu tot gevolg heeft of kan hebben; (y) Infrastructuur Het bestaande en in gebruik zijnde wegennet ter plaatste van het Werk, inclusief tijdelijke wegen, fietspaden, etc. die in verband met de uitvoering van het Werk zijn aangelegd. In afwijking van het bepaalde in § 4 lid 9 geldt het volgende: Behoudens het bepaalde in § 28 UAV-GC 2005 en eventuele excepties in de onderhavige aanvullingen en afwijkingen op de UAV-GC 2005 is de Opdrachtnemer aansprakelijk voor elk gebrek in het Werk, alsmede voor alle door enig gebrek in het Werk en voor alle door de uitvoering van Werkzaamheden aan de Opdrachtgever toegebrachte schade, tenzij de Opdrachtnemer bewijst dat het gebrek of de omstandigheid die bij de uitvoering van de Werkzaamheden de schade heeft veroorzaakt niet is te wijten aan de schuld van de Opdrachtnemer, diens gemachtigden of hulppersonen en dat zij evenmin krachtens de wet, rechtshandeling of de in het verkeer geldende opvattingen voor zijn rekening komt. Onder de in dit lid bedoelde schade wordt mede begrepen: (a) de onderzoekskosten die de Opdrachtgever maakt om het gebrek of de omstandigheid aan te tonen, indien de Opdrachtnemer nalatig blijft om binnen bekwame tijd bewijs te leveren; (b) de extra kosten die de Opdrachtgever ten gevolge van het gebrek of de omstandigheid maakt voor wat betreft de door hem ingeschakelde zelfstandige hulppersonen; (c) de extra kosten die de Opdrachtgever ten gevolge van het gebrek of de omstandigheid in zijn eigen organisatie maakt; (d) de door het bevoegde gezag aan de Opdrachtgever opgelegde boetes of door opsporingsinstanties met de Opdrachtgever in redelijkheid bereikte schikkingsresultaten. Betalingen die de Opdrachtgever terzake moet doen, respectievelijk heeft gedaan, en die op grond van het bovenstaande voor rekening van de Opdrachtnemer komen, worden door de Opdrachtnemer op eerste verzoek van de Opdrachtgever aan hem vergoed. In afwijking van het bepaalde in § 4 lid 11 geldt het volgende: De Opdrachtnemer is aansprakelijk voor door de Werkzaamheden toegebrachte schade aan derden en vrijwaart de Opdrachtgever tegen aanspraken van derden tot vergoeding van schade, tenzij de Opdrachtnemer bewijst dat de schade niet is te wijten aan de schuld van de Opdrachtnemer, diens gemachtigden of hulppersonen, en dat zij evenmin krachtens de wet, rechtshandeling of de in het verkeer geldende opvattingen voor zijn rekening komt. Onder schade wordt in het kader van de Overeenkomst verstaan: vermogensschade zoals bedoeld in artikel 6:96 BW. Aan § 4 wordt een lid 11a toegevoegd: Indien de Opdrachtgever de Opdrachtnemer voor schade als bedoeld in lid 9 tot en met 11 aansprakelijk houdt en de Opdrachtnemer bewijst dat de schade niet is te wijten aan de schuld van de Opdrachtnemer, diens gemachtigden of hulppersonen en dat zij evenmin krachtens de wet, rechtshandeling of de in het verkeer geldende opvattingen voor zijn rekening komt, vergoedt de Opdrachtgever de door de Opdrachtnemer in redelijkheid met het leveren van het bewijs gemoeide kosten. Aan § 4 wordt een lid 14 toegevoegd: De Opdrachtnemer dient terstond, zonder enig voorbehoud, alle verlangde medewerking te verlenen aan onderzoeken naar de oorzaak en mogelijke gevolgen van Onregelmatigheden en/of Afwijkingen of aan onderzoeken voortvloeiende uit de wet of regelgeving dan wel indien de Overeenkomst daartoe de bevoegdheid verleent. Door de Opdrachtnemer gemaakte kosten blijven voor rekening van de Opdrachtnemer, tenzij van hem meer wordt verlangd dan redelijkerwijs van hem kan worden gevergd. Aan § 4 wordt een lid 15 toegevoegd: De Opdrachtnemer dient terstond aan de Opdrachtgever melding te maken van Onregelmatigheden en/of Afwijkingen die de veiligheid van de Infrastructuur betreffen. Aan § 4 wordt een lid 16 toegevoegd: De Opdrachtnemer dient zo spoedig na een daartoe strekkend verzoek de in artikel 17 van de Basisovereenkomst bedoelde bankgarantie te overleggen. Indien de Opdrachtnemer deze verplichting niet nakomt, kan de Opdrachtgever op de eerste termijn en zonodig op daarop volgende termijnen een bedrag inhouden ter hoogte van de bankgarantie. In aanvulling op het bepaalde in § 7 lid 1 geldt het volgende: De Opdrachtnemer is aansprakelijk voor schade die ontstaat door overschrijding van de in dit lid genoemde mijlpaaldata, tenzij de Opdrachtnemer bewijst dat de overschrijding niet is te wijten aan de schuld van de Opdrachtnemer, diens gemachtigden of hulppersonen en dat zij evenmin krachtens de wet, rechtshandeling of de in het verkeer geldende opvattingen voor zijn rekening komt. De Opdrachtnemer is in verzuim enkel ten gevolge van het verschijnen van de mijlpaaldatum, zonder dat deswege een ingebrekestelling is vereist. De afwijkingen van § 4, leden 9 en 11a, zijn van overeenkomstige toepassing. Voor zover in de Basisovereenkomst een boetebedrag is opgenomen voor het geval een mijlpaaldatum wordt overschreden, wordt de als gevolg daarvan geleden schade 2013-08-12 Inschrijvingsleidraad - OBSP Leiden, versie 9.0 (DEF) 11 / 6 vergoed door toepassing van dat boetebeding. Een en ander laat onverlet het bepaalde in artikel 6:94 BW. In aanvulling op het bepaalde in § 14 lid 16 geldt het volgende: Indien dat met het oog op de tijdige totstandkoming van en/of de veiligheid op het Werk klaarblijkelijk vereist is, kan de Opdrachtgever de Opdrachtnemer in afwijking van het bepaalde in de laatste zin van § 14 lid 16 verplichten tot het uitvoeren van een Wijziging, hoewel over de prijs van de Wijziging en over de consequenties van de Wijziging voor de planning nog geen overeenstemming tussen partijen is bereikt. Indien de Opdrachtgever van deze bevoegdheid gebruik maakt, zijn partijen gehouden om het overleg over de prijs van de Wijziging en over de consequenties van de Wijziging voor de planning met voortvarendheid en naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid te voeren. In aanvulling op het bepaalde in § 38 geldt het volgende: De Opdrachtnemer doet uitdrukkelijk afstand van enig opschortings- dan wel retentierecht, tenzij tussen partijen respectievelijk op grond van een in kracht van gewijsde gegaan vonnis van de Raad van Arbitrage voor de Bouw dan wel het Nederlands Arbitrage Instituut terzake een voorafgaand bodemgeschil is vastgesteld dat de Opdrachtnemer een opeisbare vordering op de Opdrachtgever heeft, en de Opdrachtgever deze vordering na voorafgaande aanmaning onbetaald laat. In afwijking van het bepaalde in § 40 leden 1 tot en met 3 en lid 8 geldt het volgende: Door ondertekening van de Basisovereenkomst verleent de Opdrachtnemer aan de Opdrachtgever ten aanzien van de in het kader van de Overeenkomst aan de Opdrachtgever ter beschikking gestelde informatie, daaronder begrepen de informatie die is vervat in de Aanbieding en de Documenten, een niet-exclusief en overdraagbaar gebruiksrecht. Het gebruiksrecht omvat in ieder geval het recht om de Ontwerpdocumenten openbaar te maken, te wijzigen en het resultaat van een dergelijke wijziging te verwezenlijken. In aanvulling op het bepaalde in § 44 lid 1 onder (c) geldt het volgende: Een onvoorziene omstandigheid wordt uitsluitend als zodanig aangemerkt als de Overeenkomst niet in een regeling met betrekking tot die omstandigheid voorziet. In aanvulling op het bepaalde in § 47 lid 2 geldt het volgende: Voor zover zulks niet voortvloeit uit de toepasselijke statuten van de Raad van Arbitrage voor de Bouw komen partijen het volgende overeen: - het scheidsgerecht zal bestaan uit drie arbiters, tenzij het geschil een financiële waarde heeft van minder dan 100.000,- EURO; - het scheidsgerecht zal worden voorgezeten door een lid van de rechterlijke macht; - de (feitelijke) plaats van arbitrage zal Utrecht zijn; - het geding zal worden gevoerd in de Nederlandse taal; - het scheidsgerecht zal oordelen en beslissen volgens de regels van het recht. 2013-08-12 Inschrijvingsleidraad - OBSP Leiden, versie 9.0 (DEF) 12 / 6 Aan § 47 wordt een lid 2a toegevoegd: Tenzij onverwijlde spoed zulks onmogelijk maakt, zullen Opdrachtgever en Opdrachtnemer alvorens een geschil jegens elkander aanhangig te maken bij de Raad van Arbitrage voor de Bouw met de ander overleggen of het daadwerkelijk noodzakelijk is het geschil aan arbiters voor te leggen, of dat een andere wijze van geschilbeslechting voor het desbetreffende geval meer geschikt is. Indien partijen daarover niet binnen zeven dagen overeenstemming bereiken, kan een arbitrage aanhangig worden gemaakt. Aan §47 worden twee nieuwe leden toegevoegd: 47-6 In geval van een geschil is de Opdrachtnemer gehouden de Werkzaamheden op vordering van de Opdrachtgever volgens zijn aanwijzingen voort te zetten, tenzij de Raad van Arbitrage voor de Bouw in spoedgeschil anders beslist en onverminderd zijn rechten, die uit bedoelde uitspraak voor hem mochten voortvloeien. 47-7 Voor zover de uitkering van enige termijn van betaling vertraging zou ondervinden in verband met een aanhangig geschil, zal de Opdrachtgever tot zodanige betaling overgaan als in verband met de stand van de Werkzaamheden en de wederzijdse vorderingen toelaatbaar is. Zodanig betaling zal niet in het geding kunnen worden gebruikt als bewijs van de erkenning door de Opdrachtgever van enig recht van de Opdrachtnemer. 2013-08-12 Inschrijvingsleidraad - OBSP Leiden, versie 9.0 (DEF) 13 / 6 BIJLAGE 2: PROCESDOCUMENTEN AANBESTEDINGSPROCEDURE => OPNEMEN: NvI’s + Bijzondere Verduidelijkingen betreffende Inschrijver 2013-08-12 Inschrijvingsleidraad - OBSP Leiden, versie 9.0 (DEF) 14 / 6 Inschrijvingsleidraad Project Ontsluiting Bio Science Park (OBSP) Versie 9.0 Augustus 2013 printdatum: zondag 23 juli 2017 2013-08-12 Inschrijvingsleidraad - OBSP Leiden, versie 9.0 (DEF) 15 / 6 Inhoudsopgave 1 DEFINITIES 18 2 INLEIDING 21 2.1 Aanbestedingsdocumenten 21 ALGEMENE INFORMATIE EN VOORWAARDEN 22 3 3.1 Toepasselijke regelgeving en reglementen 3.2 Akkoordverklaring Inschrijvers 22 3.3 Informatie uitwisseling 22 3.4 Communicatie 24 3.5 Indiening van de Inschrijvingen 25 3.6 Plafondprijzen 26 3.7 Ondertekening van de Inschrijving 22 27 HOOFDLIJNEN AANBESTEDINGSPROCEDURE 28 4.1 Oogmerk van de Aanbestedingsprocedure 28 4.2 Werkwijze en producten tijdens de Aanbestedingsprocedure 4.3 Aanbestedingsteam Aanbestedende Dienst 4.4 Aanbestedingsteam Inschrijver 29 4.5 Fasering en planning Aanbestedingsprocedure 30 4 29 DIALOOGFASE 32 5 5.1 Algemeen 32 5.2 Startbijeenkomst met Aanbestedende Dienst 5.3 Dialoogfasering 32 5.4 Verslaglegging van dialoogrondes INSCHRIJVINGSINGSFASE 6 32 36 37 6.1 Inschrijving 37 6.2 Beschrijving Inschrijvingsproducten 6.3 Algemene en juridische Inschrijvingsproducten 37 6.4 Inhoudelijke Inschrijvingsproducten 6.5 Beheersingsproducten 41 6.6 Gunningscriteria 6.7 Gunning 38 41 46 OVERIGE VOORWAARDEN 7 37 48 7.1 Taal 48 7.2 Vertrouwelijkheid en geheimhouding 7.3 Intellectuele Eigendomsrechten 50 7.4 Overleg met derden 7.5 Uitsluiting van de procedure 7.6 Tegemoetkoming in de aanbestedingskosten 7.7 Inschrijving 7.8 Gestanddoeningstermijn 48 50 50 51 51 50 29 7.9 Vervanging 52 7.10 Belangenverstrengeling 53 7.11 Forumkeuze 53 7.12 Afbreken procedure – terugtrekken Inschrijvers 53 BIJLAGE 1: FORMAT INSCHRIJVINGSBILJET 54 BIJLAGE 2: FORMAT BEREIDHEIDSVERKLARING BANKGARANTIE 55 1 DEFINITIES Aanbestedende Dienst de gemeente Leiden Aanbestedingsdocumenten alle documenten die de Aanbestedende Dienst in het kader van de Aanbestedingsprocedure aan de Gegadigden c.q. Inschrijvers zal verstrekken en als zodanig zal aanmerken Inschrijvingsleidraad leidraad betreffende de dialoog en de inschrijving die zal worden uitgegeven voorafgaande aan de Dialoogfase aan geselecteerde Inschrijvers Inschrijvingsproducten de bij de Inschrijving door de Inschrijvers in te dienen producten Inschrijvingssom het in het inschrijvingsbiljet opgegeven bedrag waarvoor de Inschrijver de Overeenkomst wil uitvoeren Aanbestedingsprocedure deze aanbestedingsprocedure Aanbestedingsteam Inschrijver het aanbestedingsteam van de Inschrijver Aanbestedingsteam OBSP het aanbestedingsteam van de Aanbestedende Dienst Aanmelding aanmelding van Gegadigden met verzoek tot deelneming aan de aanbesteding van het Project Algemene Verduidelijking door de Aanbestedende Dienst aan alle Gegadigden c.q. Inschrijvers te verstrekken algemene inlichtingen ARW 2005 het Aanbestedingsreglement Werken 2005 Benoemde Onderopdrachtnemer een (rechts)persoon op wiens technische bekwaamheid door een Gegadigde een beroep wordt gedaan ter voldoening aan de geschiktheidseisen Bijzondere Verduidelijking door de Aanbestedende Dienst aan betreffende Gegadigde c.q. Inschrijver te verstrekken vertrouwelijke inlichtingen Combinant een (rechts)persoon die deelneemt in een Combinatie en die jegens de Opdrachtgever hoofdelijk aansprakelijk is voor de nakoming door de Combinatie van de contractuele verplichtingen Combinatie samenwerkingsverband van Combinanten Dialoogfase de fase die begint na de Selectiefase en duurt tot aan het versturen van de uitnodiging tot het doen van de Inschrijving Dialoogproducten de documenten die de Inschrijvers tijdens de Dialoogfase bij de Aanbestedende Dienst indienen Dialoogverslag de vastlegging van hetgeen de Aanbestedende Dienst en de Inschrijver tijdens een gespreksronde in de Dialoogfase hebben besproken Gegadigde een (rechts)persoon of een Combinatie die zich voor deelname aan deze aanbestedingsprocedure aanmeldt Gunning de totstandkoming van de Overeenkomst die plaatsvindt door aanvaarding van de winnende Inschrijving door Opdrachtgever Gunningsbeslissing het voornemen tot gunning aan een Inschrijver als bedoeld in het ARW 2005 Inlichtingen Algemene of Bijzondere Verduidelijkingen naar aanleiding van de Aanbestedingsdocumenten Inschrijver een Gegadigde die is uitgenodigd tot het deelnemen aan de Dialoogfase en tot het doen van een Inschrijving. Inschrijving aanbieding van een Inschrijver in het kader van deze aanbestedingsprocedure Inschrijvingsfase de fase na de Dialoogfase waarin de Inschrijvers een Inschrijving doen. Nota van Inlichtingen document met Inlichtingen Opdrachtgever de gemeente Leiden Opdrachtnemer de Inschrijver waarmee de Overeenkomst is aangegaan Overeenkomst de overeenkomst op basis van de UAV-GC die tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer zal worden gesloten en die bij aanvang van de Dialoogfase zal worden verstrekt Plafondprijs een maximaal bedrag dat de Inschrijver op straffe van ongeldigheid van de Inschrijving als geheel voor de totale Inschrijvingssom of onderdelendaarvan mag aanbieden Project het project OBSP zoals beschreven in de Aanbestedingsdocumenten Selectiefase de fase in deze aanbestedingsprocedure waarin de Aanbestedende Dienst de Gegadigden beoordeelt en selecteert welke Gegadigden doorgaan naar de Dialoogfase en Inschrijvingsfase Selectieleidraad het document dat voor de Selectiefase van de Aanbestedingsprocedure als leidraad is gebruikt Verzoek tot Inlichtingen een verzoek om Inlichtingen van een Gegadigde of Inschrijver 2 INLEIDING De Aanbestedingsprocedure voor het project OBSP bestaat uit twee delen: de Selectiefase en de Dialoogfase die uitmondt in het indienen van de Inschrijvingen door de Inschrijvers en de Gunning. De Selectiefase is inmiddels afgerond. Deze Inschrijvingsleidraad ziet op het volledige tweede deel van de Aanbestedingsprocedure. Er zullen geen verdere aanbestedingsleidraden worden verstrekt. 2.1 Aanbestedingsdocumenten De Inschrijver is verantwoordelijk voor controle op de goede ontvangst van de Aanbestedingsdocumenten. Indien deze documenten niet (volledig) zijn ontvangen, moet Inschrijver dit per ommegaande melden aan Aanbestedende Dienst door middel van een e-mail aan het in de Inschrijvingsleidraad vermelde correspondentie e-mailadres. De Aanbestedingsdocumenten zijn met zorg samengesteld. Mocht de Inschrijver desondanks bezwaren hebben vanwege bijvoorbeeld vermeende tegenstrijdigheden,onvolkomenheden of eventuele inbreuken op de wettelijke voorschriften (of andere)onregelmatigheden dan dient de Inschrijver de Aanbestedende Dienst daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte te stellen c.q. om opheldering te vragen door middel van het indienen van een Verzoek tot Inlichtingen. Door het indienen vaneen Inschrijving gaat de Inschrijver onverkort akkoord met de bepalingen van de Inschrijvingsleidraad. Indien de Inschrijver de Aanbestedende Dienst niet tijdig op de voorgeschreven wijze heeft geattendeerd op voornoemde tegenstrijdigheden,onvolkomenheden of eventuele inbreuken op wettelijke voorschriften, dan geldt dat zijn rechten omdaarover te klagen verwerkt. Het aanbestedingsdossier bestaat uit de volgende delen: De Inschrijvingsleidraad, inclusief bijlagen De Vraagspecificatie bestaande uit: - Vraagspecificatie deel 0 Algemeen deel - Vraagspecificatie deel 1 Eisendeel - Vraagspecificatie deel 2Procesdeel De Overeenkomst op basis van de UAV-GC 2005 Verslaglegging en Nota’s van Inlichtingen (op te stellen tijdens de Aanbestedingsprocedure) 3 ALGEMENE INFORMATIE EN VOORWAARDEN 3.1 Toepasselijke regelgeving en reglementen De Aanbestedingsprocedure is een Europese, concurrentiegerichte dialoog (zieartikel 29 Besluit aanbestedingsregels vooroverheidsopdrachten. Hoofdstuk 4 (Europese procedure) van het ARW 2005 is van toepassing op deze Aanbestedingsprocedure. De Inschrijvingsleidraad bevat aanvullingen op het ARW 2005. Waar de Inschrijvingsleidraad en het ARW 2005 van elkaar afwijken, prevaleert het bepaalde in de Inschrijvingsleidraad. 3.2 Akkoordverklaring Inschrijvers Door het aanvaarden van de uitnodiging voor de Dialoogfase en het deelnemen aan de Aanbestedingsprocedure verklaart de Inschrijver zich onvoorwaardelijk akkoord met de in deze Inschrijvingsleidraad beschreven Aanbestedingsprocedure. 3.3 Informatie uitwisseling Gedurende de Aanbestedingsprocedure wordt op verschillende manieren tussen de Aanbestedende Dienst en de Inschrijvers informatie uitgewisseld. In deze paragraaf wordt beschreven welke status aan informatie kan worden toegekend en de wijze waarop de informatie met de Inschrijvers wordt uitgewisseld. De communicatie en het documentbeheer tijdens de dialoogfase OBSP vindt plaats door middel van twee geautomatiseerde hulpsystemen: 1) Negometrix en 2) Relatics. Daarnaast beschikt het project OBSP over een zakelijk e-mailadres ([email protected]). 3.3.1 Negometrix Negometrix(www.negometrix.com)is een online aanbestedingstool da tdienst doet als beheermodule voor de meest recente aanbestedingsdocumenten en als interactief communicatiemiddel tussen de Aanbestedende Dienst en de Inschrijvers. Ook kan het gebruikt worden voor het indienden van de Inschrijving. Individuele inlogcodes worden verstrekt in de uitnodiging tot het deelnemen aan de Dialoogfase. Een instructie waarin uitgelegd wordt hoe Negometrix werkt, is te vinden als bijlage‘Instructie Digitaal Aanbesteden’ in het ‘Download Center’ van Negometrix.In geval van technische vragen omtrent de werking van het Negometrix platform kunt u contact opnemen met de Servicedesk van Negometrix (telefoon: 0172 - 766 020, E-mail: [email protected]). In de Dialoogfase wordt binnen Negometrix gebruik gemaakt van drie modules: 1) de Module Mijn Documenten, 2) de Module Mijn Berichten 3) de Vragenlijsten. Alle modules zijn gedurende de Dialoogfase 24 uur per dag online bereikbaar voor de Inschrijvers. Op gezette momenten, afgestemd op de definitieve dialoogplanning, voert de Aanbestedende Dienst wijzigingen door in de lijst met Aanbestedingsdocumenten. Hierover ontvangen Inschrijvers een bericht in de Module Mijn Berichten. Module Mijn Documenten In de Module Documenten wordt alle algemene voor de Inschrijvers openbare informatie opgeslagen. Dit behelst de volgende documenten: Basisovereenkomst Vraagspecificatie (incl Annexen en bijlagen) Algemene Verduidelijkingen (via de Nota van Inlichtingen) Versiebeheer en wijzigingenrapportages Leidraden Verzoeken tot Inlichtingen zullen zo mogelijk binnen vijf werkdagen na ontvangst door de Aanbestedende Dienst worden beantwoord. Indien beantwoording meer tijd vraagt, zal dat worden aangegeven. Alle vragen en antwoorden worden opgenomen in een geanonimiseerd, dynamisch overzicht dat Nota van Inlichtingen heet. Deze Nota van Inlichtingen is vindbaar in Negometrix via het aangegeven webadres. Module Mijn Berichten In de Module Berichten vindt de vertrouwelijke Inschrijver-gebonden communicatie plaats. De Module Mijn Berichten is tevens de plek waarin Inschrijvers een Verzoek tot Inlichtingen aan de Aanbestedende Dienst kunnen doen volgens opgegeven format. Deze Module bevat de volgende documenten: Bijzondere Verduidelijkingen Agenda’s van overleggen Dialoogverslagen Gedurende de Dialoogfase kunnen Inschrijvers de Aanbestedende Dienst ook vragenom Bijzondere Verduidelijkingen over het Project en de Aanbestedingsdocumenten. In dat verzoek moet de desbetreffende Inschrijver motiveren waarom de gevraagde Inlichtingen vertrouwelijk moeten worden verstrekt. De Aanbestedende Dienst zal het verzoek beoordelen en aangeven of het verzoek om een Bijzondere Verduidelijking wordt ingewilligd. Indien het verzoek wordt ingewilligd, wordt de desbetreffende Bijzondere Verduidelijking uitsluitend ter kennis gebracht aan de verzoeker. Indien het verzoek wordt afgewezen, is het aan de Inschrijver om te besluiten of de informatie alsnog als Algemene Verduidelijking via de Nota van Inlichtingen wordt gevraagd. Omdat het verstrekken van Bijzondere Verduidelijkingen naar de aard de gelijke behandeling van de Inschrijvers aantast, zal de Aanbestedende Dienst slechts bij hoge uitzondering van de onderhavige mogelijkheid gebruik maken. Bij de beoordeling van het verzoek zal daarom te allen tijde worden beoordeeld in hoeverre het mogelijk is om de gevraagde informatie op een zodanige wijze via de Nota van Inlichtingen te verstrekken dat enerzijds de Inschrijver over de gevraagde informatie beschikt, maar anderzijds geen aantasting van de gelijke behandeling van Inschrijvers plaatsvindt. 3.3.2 Relatics Het systeem Relatics wordt ingezet om alle in Vraagspecificatie deel 1 – Eisendeel beschreven objecten, functies, eisen, etc., naast het hardcopy document, digitaal beschikbaar te stellen. Inschrijvers kunnen individueel inloggen in de Relatics-dataroom via https://gemeenteleiden.relaticsonline.com en hebben daardoor zelf ook te allentijde en op hetzelfde moment de beschikking over identieke producten. Individuele inlogcodes zijn verstrekt in de uitnodiging tot het deelnemen aan de Dialoogfase. Er is gekozen voor een statisch gebruik van Relatics, het systeem is alleen bedoeld als extra hulpmiddel om de Vraagspecificatie deel 1 – Eisendeel te kunnen doorgronden. Ook Relatics is gedurende de Dialoogfase 24 uur per dag online bereikbaar voor de Inschrijvers. Op gezette momenten, afgestemd op de definitieve dialoogplanning, kan de Aanbestedende Dienst wijzigingen doorvoeren in Vraagspecificatie deel 1– Eisendeel. Hierover ontvangen Inschrijvers een bericht in de Module Mijn Berichten in Negometrix. Er vindt geen communicatie met de Aanbestedende Dienst plaats via dit systeem. 3.3.3 E-mail Uitgangspunt is dat alleen bij hoge uitzondering vragen van praktische aard kunnen worden gesteld via het emailadres [email protected]. 3.4 Communicatie Het is Inschrijvers niet toegestaan om op andere dan de in deze Inschrijvingsleidraad beschreven wijze met (medewerkers van)de Aanbestedende Dienst, adviseurs van de Aanbestedende Dienst, stakeholders en andere (rechts)personen die aan de zijde van de Aanbestedende Dienstbij de Aanbestedingsprocedure en de voorbereiding van het Project betrokken zijn, over de Aanbestedingsprocedure en het Project te communiceren, anders dan na schriftelijke toestemming van de Aanbestedende Dienst. Inschrijvers dienen verzoeken tot het verlenen van deze schriftelijke toestemming als Verzoek tot Inlichtingen bij de Aanbestedende Dienstin te dienen. 3.5 Indiening van de Inschrijvingen De Inschrijvingen dienen uiterlijk op het door de Aanbestedende Dienst aangegeven tijdstip te zijn ontvangen. De datum en het uiterlijke tijdstip zullen aan de Inschrijvers bekend worden gemaakt bij het afsluiten van de Dialoogfase en het doen van de uitnodiging tot het indienen van een Inschrijving. De Inschrijvingen dienen op het volgende adres te worden ingediend: Gemeente Leiden Servicepunt71, Informatiebalie Stadhuisplein 1 2311EJ Leiden De Inschrijving dient zowel op papier (invijfvoud) als in digitale vorm (een usb stick of dvd) in een gesloten enveloppe afgeleverd te worden op voornoemd adres. Inschrijvingen die per e-mail en per fax worden ingediend worden niet geaccepteerd. Het eventueel niet kunnen openen van de bestanden komt voor risico van de Inschrijver. Vermeld op de doos of enveloppe: "Europese aanbesteding Project Ontsluiting Bio Science Park, Niet openen vóór <datum en tijd> Van 11.00 tot 12.00 uur op ….dag 2013zal er iemand aan de receptie beschikbaar zijn om de Inschrijvingen in ontvangst te nemen en een ontvangstbewijs af te geven. Eerder inleveren dan dit tijdstip is ook mogelijk bij de receptie op voornoemde locatie, maar ontvangstbevestigingen worden dan niet verstrekt. Eventuele vertraging in de aflevering komt geheel voor risico van de Inschrijver. Een Inschrijver dient er rekening mee te houden dat er op de locatie van Servicepunt71 én in de omgeving van het pand zeer beperkt parkeergelegenheid is. Inschrijvingen die niet uiterlijk op het vermelde sluitingsmoment (uiterste tijdstip voor Inschrijving) en/of niet op de voorgeschreven wijze door de Aanbestedende Dienst zijn ontvangen, worden geacht niet te zijn gedaan en de Aanbestedende Dienst zal deze derhalve niet in behandeling nemen. 3.6 Plafondprijzen In de Werkzaamheden is voorzien in onderdelen die rechtstreeks voor de gemeente Leiden worden gerealiseerd en onderdelen die ten behoeve van derden worden gerealiseerd. Van de onderdelen ten behoeve van derden is in de Vraagspecificatie aangegeven welke zaken dit betreft, alsmede dat deze als afzonderlijke werkpakketten dienen te worden aangemerkt in de Inschrijving. Er zal een totale Plafondprijs worden aangegeven voor de Inschrijfsom. Daarnaast zal ook een separate Plafondprijs worden aangegeven voor het deel van de Inschrijfsom datziet op Werkzaamheden die rechtstreeks ten behoeve van de gemeente Leiden worden gerealiseerd. Deze Plafondprijs ten behoeve van Werkzaamheden Leiden is afgeleid van het maximum budget dat door de gemeenteraad van Leiden is bepaald voor de realisatie van het Project. Voor bepaalde werkpakketten voor derden, zoals ten aanzien van de verleggingen van kabels en leidingen derden, zullen aparte Plafondprijzen worden meegegeven. Deze Plafondprijzen zijn alsdan gekoppeld aan voorgeschreven werkpakketten ten behoeve van derden, die benoemd zijn in de Vraagspecificatie en waarvan is aangegeven dat en hoe een specificering van dat deel van de Inschrijfsom vereist is bij de Inschrijving. Inschrijvingen waarvan de Inschrijvingssom en de specificering van de Inschrijfssom deze Plafondprijzen niet in acht nemen worden als ongeldig aangemerkt. De Plafondprijzen zullen tijdens de startbijeenkomst van de Dialoogfase worden medegedeeld. In de uitnodiging tot Inschrijving kunnen aangepaste (definitieve) Plafondprijzen worden medegedeeld indien daar op grond van inzichten uit de Dialoogfase aanleiding toe is. Wijziging van de Plafondprijzen zullen in beginsel alleen geschieden als gevolg van door de Aanbestedende Dienst te bepalen significante wijzigingen van de scope van de Overeenkomst alsmede marktprijsontwikkelingen gedurende de Dialoogfase. 3.7 Ondertekening van de Inschrijving De Inschrijving dient te zijn ondertekend door een daartoe bevoegde bestuurder (natuurlijk persoon) dan wel gevolmachtigde van Inschrijver. De bevoegdheid op het moment van indiening moet ofwel blijken uit het handelsregister, ofwel uit een bij de Inschrijving gevoegd document. Indien de Inschrijver wordt ondertekend door een gevolmachtigde dient er derhalve een bewijs van de volmacht bij de Inschrijving te worden gevoegd. Bij Inschrijving door een Combinatie dienen bevoegde bestuurders van alle Combinant en de Inschrijving te ondertekenen. Voorts geldt dat te ondertekenen documenten betreffende een Combinant door de daartoe bevoegde bestuurder of gevolmachtigde van de desbetreffende Combinant moeten worden ondertekend. 4 HOOFDLIJNEN AANBESTEDINGSPROCEDURE 4.1 Oogmerk van de Aanbestedingsprocedure Het object van de Aanbestedingsprocedure is de Gunning van de Overeenkomst. Die Gunning is het resultaat van het succesvol doorlopen van de Dialoogfase en de daaropvolgende beoordeling van de ontvangen Inschrijvingen. De Aanbestedende Dienst heeft in voor het onderhavige Project gekozen voor een concurrentiegerichte dialoog omdat er sprake is van een bijzondere complexiteit. Het Project moet worden gerealiseerd op een locatie waar sprake is van veel verkeersdrukte en stremmingen en verkeersopstoppingen consequenties hebben voor de lokale economie. Het werk moet derhalve in een zo kort mogelijk tijd worden uitgevoerd. De technische omstandigheden van het knooppunt ten aanzien van infrastructuur, kabels en leidingen en beschikbare ruimte maken het complex om de uitvoeringsduur te bekorten. Tot slot wenst de Aanbestedende Dienst dat de markt het Project op een zodanige wijze ontwerpt, dat sprake is van een hoogwaardige entree van de stad. Die combinatie van aspecten en doelstellingen kan enkel in een intensieve dialoog tussen markt en Aanbestedende Dienst worden bereikt. De Dialoogfase strekt tot het binnen de kaders van het aanbestedingsdossier komen tot een oplossing die aan de door de Aanbestedende Dienst gestelde eisen kan voldoen. De Aanbestedende Dienst heeft een Vraagspecificatie opgesteld op basis van een oplossingsrichting, waarvan van Inschrijvers wordt gevraagd deze tijdens de Aanbestedingsprocedure uit te werken tot een voor de Opdrachtgever aanvaardbare oplossing. Tijdens de Dialoogfase zal de Aanbestedende Dienst in de eerste plaats met de Inschrijvers van gedachten wisselen over de inhoud van de Aanbestedingsdocumenten en daarmee doelen, verwachtingen en uitwerking helder te krijgen. Insteek daarvoor zijn onder meer de volgende punten: de Inschrijver kan zekerstellen dat hij de Vraagspecificatie op de juiste wijze interpreteert ("heb ik de eis goed begrepen?"); de Aanbestedende Dienst kan nagaan of de Inschrijver de Vraagspecificatie op de juiste wijze interpreteert ("heeft de markt de vraag goed begrepen?"); de Aanbestedende Dienst kan nagaan dat hetgeen in de Vraagspecificatie is vastgelegd leidt tot een eindresultaat dat voldoet aan de projectdoelen en kan indien nodig de Vraagspecificatie aanpassen ("heb ik de goede vraag gesteld?"); de Inschrijver kan optimalisatiemogelijkheden of waardevermeerdering voorstellen ("mag het anders en daarmee beter?"); de Aanbestedende Dienst kan optimalisatiemogelijkheden of waardevermeerdering overwegen en indien nodig daartoe de contractuele kaders bijstellen ("kan de vraag beter?"); de Inschrijver kan nagaan of de door hem voorgestane oplossingsrichting instemming van de Aanbesteder kan verkrijgen ("is dit wat de Aanbestedende Dienst voor ogen heeft?"). De Inschrijver dient tijdens de Dialoogfase de Vraagspecificatie, waarin een Vraagspecificatie deel 1 Eisendeel is opgenomen bestaande uit onder meer functioneel omschreven eisen, uit te werken in Dialoogproducten en uiteindelijk (na afsluiting van de Dialoog) in een definitieve Inschrijving. De in deze Inschrijvingsleidraad beschreven opzet voor de Dialoogfase is gebaseerd op de huidige inzichten van de Aanbestedende Dienst. Op basis van de reflectie van Inschrijvers op deze invulling alsmede indien daartoe anderszins aanleiding bestaat, kan de indeling van de Dialoogfase door de Aanbestedende Dienst worden aangepast. 4.2 Werkwijze en producten tijdens de Aanbestedingsprocedure Inschrijver dient tijdens de Aanbestedingsprocedure de werkwijze te volgen en de Dialoog- en Inschrijvingsproducten te leveren zoals gespecificeerd in deze Inschrijvingsleidraad en de Vraagspecificatie. Voor de opzet van de Vraagspecificatie en de overige (technische) documenten is gebruik gemaakt van de ontwerp- en projectbeheersingssystematiek “Systems Engineering”. Bij de ontwerpwerkzaamheden dient zoveel mogelijk gebruikt te worden gemaakt van de principes van Value Engineering. 4.3 Aanbestedingsteam Aanbestedende Dienst Vanuit de Aanbestedende Dienst is de heer Fred Gonlag, projectmanager, verantwoordelijk voor het Project. De operationele werkzaamheden ten behoeve van de Aanbestedingsprocedure worden uitgevoerd en aangestuurd door het Aanbestedingsteam OBSP. Het Aanbestedingsteam OBSP bestaat uit de volgende personen: Fred Gonlag, projectmanager Eric Tollenaar, teamleider verkeer en techniek Dino Gaya Walters, tendermanager Ilse Meier, aanbestedingssecretaris Daarnaast kunnen waar nodig andere personen in het Aanbestedingsteam OBSP betrokken worden, bijvoorbeeld bij inhoudelijke behandeling van specifieke onderwerpen. 4.4 Aanbestedingsteam Inschrijver Inschrijver doet de Aanbestedende Dienst uiterlijk een week na de startbijeenkomst van de Dialoogfase een voorstel van het Aanbestedingsteam Inschrijver, dat wil zeggen de medewerkers in de projectorganisatie van de Inschrijver in de Dialoogfase. De Inschrijver dient een document te overleggen waaruit blijkt hoe de Inschrijver binnen zijn organisatie zijn Aanbestedingsteam Inschrijverheeft georganiseerd, compleet met relevante gegevens zoals organogram en naam, functie etc. van alle bij het overleg en de voorbereiding van de aanbieding betrokken functionarissen. Tevens dienen door Inschrijver de volgende gegevens te worden vermeld: de tendermanager (eerste aanspreekpunt en vertegenwoordiger van de Inschrijver) eventueel aanvullende contactpersoon; relevante telefoonnummers en e-mailadressen; het correspondentieadres post; het correspondentieadres email; het faxnummer. Het streven van de Aanbestedende Dienst is te komen tot vaste aanbestedingsteams van Inschrijvers en het aantal personen daarin beperkt te houden. Voor specifieke onderwerpen c.q. specialistische overleggen kunnen deze vaste teams worden aangevuld met personen die beschikken over specifieke en voor die dialoog relevante kennis. De tendermanager van het Aanbestedingsteam Inschrijver verstrekt uiterlijk op de startbijeenkomst aan de aanbestedingssecretaris van het Aanbestedingsteam OBSP de namen, hun specifieke kennis dan wel rol binnen het team inclusief curriculum vitae van de vaste leden van het Aanbestedingsteam Inschrijver. Indien een mutatie met betrekking tot de samenstelling van het Aanbestedingsteam Inschrijver plaatsvindt, deelt de tendermanager van het betreffende team mee onder opgaaf van redenen welke mutatie er plaatsvindt. 4.5 Fasering en planning Aanbestedingsprocedure In onderstaande figuur is een globale schets rest van de gehele Aanbestedingsprocedure gegeven. De voorziene planning voor de Aanbestedingsprocedure en daarna aan te gane overeenkomsten is als volgt. Mijlpaal Datum Uitnodiging voor Dialoogfase reeds afgerond Dialoogfase Week 39/2013 – week 14/2014 Afsluiting Dialoog / Uitnodiging tot inschrijven Week 14/2014 Indienen Inschrijvingen Maandag 12 mei 2014, 12:00 uur Voornemen tot gunning Week 25/2014 Aanvang Overeenkomst Week 28/2014 5 DIALOOGFASE 5.1 Algemeen De Dialoog vindt plaats via een aantal dialoogronden waarin individueel bilateraal overleg tussen Aanbestedende Dienst en Inschrijvers plaatsheeft. Deze dialoogronden hebben in het bijzonder als doel om inzicht te verkrijgen in de door Inschrijver te ontwikkelen Dialoogproducten en van de wijze waarop aantoonbaar zal worden gemaakt dat zal worden voldaan aan de in de Vraagspecificatie gestelde eisen. Gedurende de Dialoogfase keurt de Aanbestedende Dienst geen oplossingen van Inschrijvers goed. Ook toetst de Aanbestedende Dienst niet of door Inschrijvers voorgestelde oplossingen voldoen aan de eisen uit het aanbestedingsdossier. Pas na de Inschrijving wordt door de Aanbestedende Dienst beoordeeld of de Inschrijvingen voldoet aan de bepalingen zoals neergelegd in de Aanbestedingsdocumenten. Alle bijeenkomsten c.q. gesprekken in het kader van de Dialoogfase worden ten kantore van de Aanbestedende Dienst in Leiden gehouden. 5.2 Startbijeenkomst met Aanbestedende Dienst De Dialoogfase begint met de uitnodiging voor de Dialoogfase, waarin Inschrijvers zullen worden uitgenodigd vooreen individuele startbijeenkomst. Op de startbijeenkomst krijgen alle Inschrijvers individueel een korte, gelijkluidende introductie over het Project. Vervolgens zal de onderhavige Aanbestedingsprocedure worden toegelicht en zullen de Aanbestedingsdocumenten worden uitgereikt. Hierbij zal tevens gelegenheid bestaan voor het stellen van vragen door Inschrijvers. Ook zullen er praktische werkafspraken worden gemaakt. Deze bijeenkomsten zullen individueel met Inschrijvers worden ingepland, zo spoedig mogelijk nadat de uitnodiging voor de Dialoogfase is verstuurd. 5.3 Dialoogfasering De dialooggesprekken zullen plaatshebben in drie stadia: 1) Verkenning 2) Ontwikkeling Inschrijving 3) Afronding Deze stadia kunnen als volgt worden toegelicht: Stadium 1: Verkenning In deze stap zal de Aanbestedende Dienst het dossier in individuele gesprekken toelichten aan Inschrijvers. In principe zijn per Inschrijver twee gespreksronden voorzien. Inschrijvers krijgen de gelegenheid verduidelijkingsvragen over de Aanbestedingsdocumenten te stellen. Inschrijvers wordt verzocht aan het einde van de verkenningsfase een Dialoogproduct “Verbeteringsvoorstellen Vraagspecificatie” in te dienen. Het doel van dit Dialoogproduct is om eventuele omissies, tegenstrijdigheden, onduidelijkheden of andere onvolkomenheden in de Vraagspecificatie boven tafel te krijgen, zodat de Aanbestedende Dienst daarmee de Vraagspecificatie kan verbeteren. Er wordt tevens verwezen naar paragraaf 1.3 van Vraagspecificatie deel 2 Procesdeel, waarin wordt ingegaan op het belang van aansluiten bij de bedoelingen van de Opdrachtgever. Het doen van verbetervoorstellen is uitdrukkelijk mede bedoeld om de Vraagspecificatie zo te verbeteren dat na gunning van de Overeenkomst geen dispuut meer kan ontstaan over de Vraagspecificatie of de interpretatie daarvan zodat de Vraagspecificatie altijd in het voordeel van de Opdrachtgever kan en zal worden uitgelegd. Het Dialoogproduct “Verbetervoorstellen Vraagspecificatie” is vormvrij. Wel wordt van Inschrijvers verlangd dat ze bij de verbetervoorstellen duidelijk aangeven: op welke onderdelen van de Vraagspecificatie het voorstel betrekking heeft; welke onvolkomenheid er is aangetroffen; welke verbeteringen worden voorgesteld en wat het beoogde effect daarvan op de Vraagspecificatie is. Voor de goede orde wordt vermeld dat de Aanbestedende Dienst de vrijheid heeft om verbetervoorstellen al dan niet te verwerken in de Vraagspecificatie, danwel op basis van de aangedragen verbetervoorstellen naar eigen inzicht aanpassingen in de Vraagspecificatie door te voeren. Dergelijke aanpassingen zullen leiden tot een voor alle Inschrijvers identieke Vraagspecificatie. Stadium 2: Ontwikkeling Inschrijving Deze stap vormt de hoofdmoot van de Dialoogfase. In deze stap ontwikkelen de Inschrijvers hun Inschrijving en dus alle Inschrijvingsproducten die daarbij worden gevraagd. Bij deze stap zullen gesprekken plaatshebben over de concept Inschrijvingsproducten. Voorzien is dat ten minste een viertal gespreksrondes tussen de centrale dialoogteams per Inschrijver worden gevoerd. In beginsel worden alle te leveren Inschrijvingsproducten als conceptdocument (Dialoogproduct) besproken. Wat de Aanbestedende Dienst onder elk Inschrijvingsproduct verstaat, is in het volgende hoofdstuk waar relevant per product beschreven. Door opeenvolgende concepten van de Inschrijvingsproducten (Dialoogproducten)te bespreken, komen de hierna opgesomde onderwerpen aan de orde. Inschrijvers moeten zich bij het ter bespreking aanleveren van de concept Inschrijvingsproducten overigens realiseren, dat naar mate zij verder uitgewerkte Dialoogproducten aanleveren, er een efficiëntere dialoog met de Aanbestedende Dienst kan plaatsvinden. Inschrijvers hebben het rendement van de dialoog derhalve in belangrijke mate zelf in de hand. De relevante thema´s inpassing, vormgeving, techniek, verkeer en juridische aspecten komen aan de orde via de volgende Dialoogproducten: Concept inschrijvingsontwerp en Plan Inpassing en Vormgeving Concept Plan Verkeer Realisatiefase Concept Work Breakdown Structure Concept TracéplannenKabels en Leidingen en overall K&l-plan Concept Basisovereenkomst en Vraagspecificatie Tevens wordt van Inschrijvers verwacht dat ze voor het afronden van dit stadium van de Dialoogfase een herziene versie van het Dialoogproduct “Verbeteringsvoorstellen Vraagspecificatie” overleggen. Het eind van dit stadium zal gemarkeerd worden met het definitief vaststellen van de Vraagspecificatie en de Basisovereenkomst (deze zullen door het College van B&W van de gemeente voor de uitnodiging tot Inschrijving worden bekrachtigd). Dat betekent dat nadien geen wijzigingen meer worden aangebracht in de Vraagspecificatie en de Basisovereenkomst. Tijdens dit stadium zal iedere Inschrijver een akkoord voor elk Tracéplan van de desbetreffende netbeheerder (i.c. Dunea, Liander en Nuon Warmte) moeten verkrijgen. Hiertoe zal tijdens deze periode door de Aanbestedende Dienst gelegenheid tot toetsing en acceptatie door de desbetreffende netbeheerders worden georganiseerd. Ook zal er voldoende gelegenheid zijn om desgewenst (via de Aanbestedende Dienst) met de desbetreffende netbeheerders een dialoog te voeren. Stadium 3: Afronding Dit stadium zal met name gericht zijn om resterende vraagstukken te bespreken. Op dit moment is voorzien dat hierin twee gesprekken per Inschrijver zullen plaatshebben. De inhoud van deze gesprekken zal deels afhankelijk zijn van het eerdere verloop van de Dialoogfase. In ieder geval zal de integraliteit van de in te dienen Inschrijving aan de orde komen. Als de Aanbestedende Dienst van oordeel is dat er over en weer voldoende duidelijkheid bestaat en alle Inschrijvers moeten worden geacht in staat te zijn een Inschrijving in te dienen, sluit de Aanbestedende Dienst de Dialoogfase af en nodigt de Inschrijvers uit tot het doen van hun Inschrijving. 5.4 Verslaglegging van dialoogrondes De Aanbestedende Dienst stelt gedurende een dialoogronde een lijst op van de relevante feiten, constateringen en afspraken die aan de orde zijn gekomen. Aan het einde van elke dialoogronde wordt tijd gereserveerd om die lijst samen met de Inschrijver door te nemen. Als beide partijen het erover eens zijn dat de lijst compleet en correct is, dan wordt er namens beide partijen ondertekend. 6 INSCHRIJVINGSINGSFASE 6.1 Inschrijving Het einde van de Dialoogfase en begin van de Inschrijvingsfase wordt gemarkeerd door het versturen een uitnodiging tot Inschrijving door de Aanbestedende Dienst aan de Inschrijvers. In de uitnodiging tot Inschrijving staat indien nodig aanvullend op hetgeen in de Inschrijvingsleidraad is beschreven hoe Inschrijvers hun Inschrijving in dienen te richten en waar en wanneer deze ingediend dient te worden. Het complete aanbestedingsdossier waarop de Inschrijvers hun Inschrijving moeten baseren, zal door de Aanbestedende Dienst beschikbaar worden gesteld voor zover de documenten nog niet in bezit zijn van de Inschrijvers. 6.2 Beschrijving Inschrijvingsproducten De Inschrijving zal in ieder geval de volgende Inschrijvingsproducten moeten bevatten. 1) Algemene en juridische inschrijvingsproducten a) Inschrijvingsbiljet b) Verklaring ex. artikel 4.26.3 ARW 2005 (K-verklaring) c) Bereidheidsverklaring bankgarantie 2) Inhoudelijke inschrijvingsproducten a) Inschrijvingsontwerp (incl. verificatie verkeersoplossing) b) Plan Inpassing en Vormgeving c) Work Breakdown structure d) Door netbeheerders geaccordeerde Tracéplannen en overall K&L-plan (kabels en leidingen) 3) Beheersingsproducten a) Financiële stukken i) Inschrijvingsbegroting ii) Termijnstaat b) Overall planning c) Risicobeheersplan In de Inschrijving dienen begrippen, zoals gedefinieerd in de Inschrijvingsleidraad en de overige Aanbestedingsdocumenten, eenduidig te zijn overgenomen. 6.3 Algemene en juridische Inschrijvingsproducten 6.3.1 Inschrijvingsbiljet Het inschrijvingsbiljet dient te zijn opgesteld volgens het als bijlage 1 opgenomen format. Op het inschrijvingsbiljet dient de Inschrijvingssom met een specificering te worden vermeld. De Inschrijvingssom en de uitwerking daarvan in de specificatie dienen de van toepassing zijnde Plafondprijzen in acht te nemen om sprake te laten zijn van een geldige Inschrijving. Voor de goede orde wordt opgemerkt dat de Aanbestedende Dienst, in de bijlagen bij de Vraagspecificatie waarin de eisen van de netbeheerders Liander en Dunea ten aanzien van Tracéplannen zijn opgenomen, voorgeschreven eenheidsprijzen heeft bepaald ten aanzien van de materialen die nodig zijn bij de verleggingen van de kabels en leidingen van deze netbeheerders. Deze eenheidsprijzen moeten verplicht door de Inschrijver worden gebruikt en in de Inschrijvingssom worden meegenomen, opdat de verleggingskosten per netbeheerder (i.c. Liander, Dunea) integraal inzichtelijk zijn en tegelijkertijd een objectieve vergelijking van de Inschrijvingssommen kan plaatsvinden. De levering van de materialen zal echter geen onderdeel uitmaken van de Opdracht en dus ook in de opdrachtsom zoals die zal worden overeengekomen bij gunning buiten beschouwing worden gelaten. Zie hiervoor ook de bijlagen bij Vraagspecificatie waarin de specifieke eisen ten aanzien van de Inschrijving voor de desbetreffende netbeheerders zijn beschreven. 6.3.2 Verklaring ex. artikel 4.26.3 ARW 2005 (K-verklaring) De K-verklaring dient bij de Inschrijving te worden gevoegd en dient bovendien ondertekend te zijn door een statutair bestuurder. Het ARW 2005 bestraft het niet of verkeerd indienen van deze Kverklaring met ongeldigheid van de Inschrijving en die ongeldigheid kan niet worden hersteld. 6.3.1 Bereidheidsverklaring bankgarantie Dit betreft een bereidheidsverklaring van een in Nederland als bank toegelaten bankinstelling of gelijkwaardige Europese bankinstelling overleggen, waaruit blijkt dat deze instelling bereid is om een bankgarantie ter grootte van EUR 2.000.000,- af te geven. De garantie moet zijn opgesteld conform het in de bijlagen van deze Inschrijvingsleidraad opgenomen format. De bereidheidsverklaring kan komen te vervallen zodra de bankgarantie als bedoeld in artikel 17 van de Overeenkomst is gesteld (betreffende de winnende Inschrijver)danwel de Aanbestedende Dienst schriftelijk heeft medegedeeld dat de bereidheidsverklaring kan vervallen (betreffende de nietwinnende Inschrijvers) na het ongebruikt verstrijken van de bezwaartermijn als bedoeld in paragraaf 6.7 van deze Inschrijvingsleidraad. 6.4 Inhoudelijke Inschrijvingsproducten 6.4.1 Inschrijvingsontwerp (incl. verificatie verkeersoplossing) Het inschrijvingsontwerp dient te voldoen aan alle eisen die worden gesteld aan een Integraal Voorontwerp, zoals beschreven in Vraagspecificatie deel 2 Procesdeel. Door de Aanbestedende Dienst is de te hanteren omgeving verstrekt ten behoeve van het eindbeeld van het Project binnen de omgeving. De eisen aan de landschappelijke en architectonische opgave zijn beschreven in het Ambitiedocument (inclusief het Beeldkwaliteitsplan, waarin een uitwerking met betrekking tot de vormgevingskwaliteit is gegeven). Daarin is een ruimtelijk- en vormgevingskader vastgelegd met ruimte voor ambitie en inventiviteit. Het Ambitiedocumentis aan de Aanbestedingsdocumenten toegevoegd zodat binnen de Aanbestedingsprocedure vorm en functie beide meewegen bij de beoordeling van de Inschrijvingen. Bijzondere aandacht wordt gevraagd voor de verificatie door de Inschrijvers van de aangeboden verkeersoplossing als onderdeel van het Inschrijvingsontwerp. Inschrijvers wordt gevraagd deze verificatie middels een gevalideerd microsimulatiemodel uit te voeren, welk model en de resultaten bij de Inschrijving moeten worden ingediend. De Aanbestedende Dienst zal in beginsel alleen het model van de winnende Inschrijver beoordelen. Indien de verkeersoplossing niet adequaat wordt aangetoond, zal de desbetreffende Inschrijving terzijde worden gelegd en zal de verificatie van de opvolgende Inschrijver worden beoordeeld, enzovoort. 6.4.2 Plan Inpassing en Vormgeving Het Plan Inpassing en Vormgeving dient te omvatten: Visie van Inschrijver over de wijze waarop in het Inschrijvingsontwerp invulling wordt gegeven aan de gewenste integrale inpassings- en vormgevingskwaliteit van de oplossing zoals beschreven in het Ambitiedocument. In ieder geval dient hierin aandacht te worden besteed aan: het creëren van integraliteit in het ontwerp vanuit alle relevante ontwerpinvalshoeken (verkeer,civieltechnisch, landschap, vormgeving); de belevingswaarde voor verschillende gebruikersgroepen (auto’s, fietsers, voetgangers, etc) op verschillende momenten (verkeersintensief / verkeersarm, dag / nacht), waar relevant in verschillende deelgebieden en overgangen daartussen. Aanvullingen op het Inschrijvingsontwerp waarin de ontwerpvisie, het streefbeeld en de criteria in zoals verwoord in het Ambitiedocument zijn uitgewerkt: landschappelijk ontwerp met uitwerking van de structuurbepalende elementen, groen, water, kruispunten, pleinen en wegen etc. architectonisch ontwerp van (civieltechnische) kunstwerken van in ieder geval de verdiepte / ondergrondse verkeersruimtes: tunnelranden, tunnelwanden, tunnelverlichting, afwerking, materiaalgebruik, kleurstelling, onderhoudbaarheid), etc; inrichtingsplan openbaar gebied (met in het bijzonder aandacht voor algemene inrichting en inrichtingselementen kruispunten en verdiepte / ondergondse verkeersruimte) incl. alle aanwezige objecten als straatmeubilair, straatverlichting, nutskasten, reclameobjecten, bushaltes, etc; beplantingsplan voor bomen, planten en overige groen. Het inschrijvingsontwerp dient te worden geïllustreerd en toegelicht, middels o.a.: artist impressions, 3D visualisaties e.d. voor het gehele project vanuit representatieve gezichtspunten (in ieder geval op de assen Plesmanlaan, Haagse Schouwweg / Ehrenfestweg), die tevens bruikbaar zijn voor publiekscommunicatie; beeldimpressies (met relevante toelichtingen) waarin specifiek wordt ingegaan op gezichtsbepalende onderdelen van het project, in ieder geval de verdiepte / ondergrondse delen en kruispunten; landschappelijke en architectonische uitwerking van relevante beeldbepalende details; tekstuele toelichting op het inschrijvingsontwerp in zijn geheel en de diverse onderdelen die er deel van uitmaken. De wijze waarop de Inschrijver zijn proces en organisatie inricht teneinde de ambitie van de Opdrachtgever als geformuleerd in het Ambitiedocument te bereiken respectievelijk de door de Inschrijver aan te bieden beeldkwaliteit daadwerkelijk te realiseren. Deze omschrijving dient alle fasen van het project na de Gunning te omvatten, met daarin tenminste aangegeven: welke inpassings- en vormgevingskwaliteit bepalende onderdelen na de Inschrijving nog verder door de Inschrijver worden uitgewerkt; hoe de risico’s m.b.t. vormgeving worden beheerst, waaronder in ieder geval een beschrijving van de wijze waarop bij de architectonische uitwerking van het inschrijvingsontwerp na Gunning kwalitatief wordt geborgd en het risico wordt weggenomen dat Opdrachtgever na Gunning teleurgesteld raakt over deze uitwerking. 6.4.3 Work Breakdown Structure (WBS) De WBS dient te worden opgesteld conform de eisen in Vraagspecificatie deel 2 Procesdeel en met inachtneming van het volgende: De Opdrachtnemer is vrij in indeling van Werkpakketten en daarmee ook de toedeling van activiteiten naar (Deel)Werkpakketten behoudens de eisen die daarover in de Vraagspecificatie zijn gesteld. 6.4.4 Tracéplannenen overall K&L-plan (kabels en leidingen) De Tracéplannen(voor alle kabels en leidingen Categorie 4, te weten Dunea, Liander, Nuon Warmte) en het overall K&L-plan dienente worden opgesteld conform de eisen in de Vraagspecificatie. De in te dienen Tracéplannen dienen te zijn geaccordeerd door de desbetreffende netbeheerders. 6.5 Beheersingsproducten 6.5.1 Financiële stukken Inschrijvingsbegroting De Inschrijvingsbegroting dient opgesteld te worden conform de eisen in de Vraagspecificatie deel 2 Procesdeel. Termijnstaat De Termijnstaat dient opgesteld te worden conform de eisen en het format in de Vraagspecificatie deel 2 Procesdeel. 6.5.2 Overall planning De overall planning dient opgesteld te worden conform de eisen en het format in de Vraagspecificatie deel 2 Procesdeel. 6.5.1 Risicobeheersplan Het Risicobeheersplan dient opgesteld te worden conform de eisen in de Vraagspecificatie deel 2 Procesdeel. 6.6 Gunningscriteria Het gunningscriterium dat van toepassing zal zijn is de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). De Aanbestedende Dienst zal bij de beoordeling van de Inschrijvingen de navolgende beoordelingscriteria hanteren: 1) Inschrijvingssom(zoals vermeld op het Inschrijvingsbiljet) 2) Inpassing en Vormgeving; De economisch meest voordelige inschrijving zal worden bepaald door de verhouding tussen het rapportcijfer Inpassing en Vormgeving en de Inschrijvingssom te bepalen. De economisch meest voordelige inschrijving is de Inschrijving met de hoogste resulterende waarde voor de EMVI-score (prijs/kwaliteitsverhouding), die middels de volgende formule wordt bepaald uitdrukt. 6.6.1 Inpassing en Vormgeving Het gunningsaspect ‘Inpassing en Vormgeving’ als bedoeld in Stap 2 zal worden ingevuld door het inschrijvingsontwerp en het begeleidende “Plan Vormgeving en Inpassing” te beoordelen op basis van beoordelingscriteria en hier per Inschrijver een rapportcijfer aan toe te kennen. Duidelijkheidshalve wordt erop gewezen dat alleen inschrijvingsontwerpen die voldoen aan de Vraagspecificatie als geldig worden gezien. Het eerste beoordelingscriterium betreft de "integrale kwaliteit" van de geoffreerde oplossing. Een kwalitatief hoogwaardig plan behelst niet alleen dat de daarin opgenomen elementen ieder voor zich van hoge kwaliteit zijn, maar ook dat de afzonderlijke elementen zich op de juiste wijze tot elkaar verhouden. Doorgaans is het overigens de kwaliteit van de visie die aan de oplossing ten grondslag ligt, die tot de gewenste, kwalitatief hoogwaardige integraliteit van de oplossing leidt. In het kader van dit beoordelingscriterium zal de integraliteit van de oplossing worden beoordeeld. Voorts wenst Opdrachtgever dat een oplossing wordt geboden waarin de “belevingskwaliteit” voor alle gebruikers op alle denkbare aspecten aandacht heeft gekregen. Hoe meer er bij de oplossing in haar geheel rekening is gehouden met de “belevingskwaliteit” van de gebruikers, des te beter zal de oplossing wordt beoordeeld. Omdat de “belevingskwaliteit” alle aspecten van de oplossing raakt, maakt deze als aandachtspunt onderdeel uit van de beoordeling van de “integrale kwaliteit”. De andere beoordelingscriteria (2-6) en onderliggende aandachtspunten relateren direct aan de criteria die in het Ambitiedocument zijn beschreven. In onderstaande tabel zijn de beoordelingscriteria benoemd die als beoordelingskader gelden, waarbij tevens aandachtspunten zijn genoemd die daar in ieder geval een rol in spelen. Tevens is de weging (maximale score) per beoordelingscriterium is benoemd. Beoordelingscriteria Weging Aandachtspunten die daarbij spelen, zie ook Ambitiedocument 1 Integrale kwaliteit oplossing 25 Integraliteit ontwerp Belevingskwaliteit gebruikers 2 Representatieve toegang Leiden Bio Science 15 Herkenbaar en representatief Park Aansluiting omgeving Zicht op entreegebied 3 Hoogwaardige stadsentree Leiden 15 Parkway-karakter Overgangsfunctie Onderdeel stadsring 4 Ruimtelijke eenheid dubbelkruispunt 15 Overzichtelijke verkeerssituatie Ruimtelijke eenheid Aansluiting omgeving 5 Optimale inpassing langzaam verkeerroutes 15 Kwalitatieve inpassing Verkeers- en sociale veiligheid Gebruik door gehandicapten 6 Hoge vormgevingskwaliteit 15 Integraal ontwerp Uitnodigende vormgeving Verblijfskwaliteit Beheer Totaal weging 100 De beoordelingscommissie Inpassing en Vormgeving beoordeelt de Inschrijvingen ten aanzien van de daaruit blijkende kwaliteit aan de hand van de beoordelingscriteria en onderliggende aandachtspunten. De beoordeling betreft geen relatieve maar een absolute beoordeling hetgeen betekent dat: de beoordelingscommissie scores toekent als ‘rapportcijfers (cijfers 1-10)’ in gehele getallen de door de beoordelingscommissie toe te kennen score van de ene Inschrijving niet afhankelijk is van de score van een andere Inschrijving. Ter waarborging van een minimumniveau van inpassings- en vormgevingskwaliteit van de binnen deze Aanbestedingsprocedure te ontwikkelen ontwerpen geldt tevens een ondergrens van een rapportcijfer 6 per beoordelingscriterium. Indien de score van een Inschrijving op een of meerdere beoordelingscriteria lager is dan deze ondergrens dan zal deze ongeldig worden verklaard vanwege de onvoldoende kwaliteit en deze Inschrijving terzijde worden gelegd. De beoordeling zal worden uitgevoerd door de beoordelingscommissie “Inpassing en Vormgeving”. Deze beoogde samenstelling van de beoordelingscommissie is als volgt: Stadsstedenbouwer gemeente Leiden Stedenbouwkundig supervisor Leiden Bio Science Park Stedenbouwkundige van het project OBSP Vertegenwoordiger TACOR (Technische Advies Commissie Openbare Ruimte) Vertegenwoordiger Welstandscommissie(optioneel) De beoordelingscommissie zal worden begeleid door Het Aanbestedingsteam OBSP. De procedure voor de beoordeling Inpassing en Vormgeving is als volgt: 1) Individuele beoordeling per commissielid a) de commissieleden ontvangen ieder afzonderlijk van elkaar de geanonimiseerde Inschrijvingsontwerpen en het begeleidende “Plan Inpassing en Vormgeving”; b) de commissieleden geven ieder voor zich en onafhankelijk van de overige commissieleden de Inschrijvingsontwerpen op ieder beoordelingscriterium een rapportcijfer, alsmede een toelichting op de toegekende rapportcijfers; 2) Plenaire behandeling en bepaling eindcijfers a) de beoordelingscommissie zal daarna in een plenaire bijeenkomst kennis nemen van elkaars beoordelingen en onderliggende overwegingen; b) de commissieleden zullen vervolgens gezamenlijk per beoordelingscriteriume en definitieve beoordeling per Inschrijvingsontwerp bepalen (rapportcijfer en toelichting); c) de secretaris van de beoordelingscommissie verzamelt de beoordelingen per beoordelingscriterium per Inschrijver en berekent de overall definitieve (gewogen gemiddelde) rapportcijfers per Inschrijvingsontwerp op basis van de wegingsfactoren die in de hiervoor weergegeven tabel betreffende wegingsfactoren per beoordelingscriteriumzijn aangegeven; d) de secretaris beoordeelt tevens of er inschrijvingsontwerpen zijn die als ongeldig moeten worden bestempeld op grond van een te laag rapportcijfer per beoordelingscriterium; Rekenvoorbeeld Het volgende rekenvoorbeeld illustreert hoe de systematiek functioneert. In de volgende tabel is voor vier Inschrijvers aangegeven welke rapportcijfers per beoordelingscriterium zijn toegekend door de beoordelingscommissie. Rapportcijfers Inschrijver Inschrijver Inschrijver Inschrijver A B C D Beoordelingscriterium 1 7 6 6 8 Beoordelingscriterium 2 8 5 6 8 Beoordelingscriterium 3 7 9 7 8 Beoordelingscriterium 4 6 8 6 9 Beoordelingscriterium 5 7 7 7 7 Beoordelingscriterium 6 7 7 6 8 De eerste berekening bepaalt het gewogen gemiddelde rapportcijfer per Inschrijver. Tevens is geïllustreerd dat Inschrijver B door een onvoldoende rapportcijfer op beoordelingscriterium 1 een ongeldige Inschrijving heeft gedaan. Gewogen Inschrijver Inschrijver Inschrijver Inschrijver A B C D beoordelingscriterium 1 7 x 25 = 175 6 = nvt 6 x 25 = 150 8 x 25 = 200 beoordelingscriterium 2 8 x 15 = 120 5 = KO 6 x 15 = 90 8 x 15 = 120 beoordelingscriterium 3 7 x 15 = 105 9 = nvt 7 x 15 = 105 8 x 15 = 120 beoordelingscriterium 4 6 x 15 = 90 8 = nvt 6 x 15 = 90 9 x 15 = 135 beoordelingscriterium 5 7 x 15 = 105 7 = nvt 7 x 15 = 105 7 x 15 = 105 beoordelingscriterium 6 7 x 15 = 105 7 = nvt 6 x 15 = 90 8 x 15 = 120 700 KO 630 800 Rapportcijfers Totaal aantal punten Totaal gewogen 7,0 6,3 8,0 gemiddelde rapportcijfer De berekening van de prijs-kwaliteitsverhouding is in de volgende tabel weergegeven, waarbij tevens de resulterende rangorde op basis van het gunningscriterium is benoemd. Voor de leesbaarheid zijn de gehanteerde bedragen afgerond op volledige miljoenen. Het in het voorbeeld gebruikte bedrag voor de Plafondprijs is louter ten behoeve van dit rekenvoorbeeld gekozen; de ten behoeve van de Inschrijving te hanteren Plafondprijs zal conform hetgeen daarover in deze Inschrijvingsleidraad is beschreven bekend worden gemaakt. EMVI-score Totaal gewogen Inschrijver Inschrijver Inschrijver Inschrijver A B C D 7,0 KO 6,3 8,0 20 18 22 61,25 55,13 72,73 (= 7,0^2 (= 6,3^ 2 (= 8,0 ^ 2 x 25 / 20) x 25 / 18) x 25 / 22) nr. 3 winnaar rapportcijfer Inschrijvingssom (x € 1 miljoen) EMVI-score UITSLAG nr. 2 ongeldig * uitgaande van een Plafondprijs van € 25 miljoen (let op, alleen t.b.v. rekenvoorbeeld) 6.7 Gunning In aanvulling op het bepaalde in het ARW 2005 omtrent de Gunningsbeslissing, geldt het volgende. De Gunningsbeslissing is enkel een voornemen waaraan geen rechten kunnen worden ontleend. Het staat de Aanbestedende Dienst vrij een op enig moment geuit voornemen te herzien en/of in te trekken. Besluiten van de Aanbestedende Dienst tot uitsluiting van de Aanbestedingsprocedure of tot terzijdelegging van een Inschrijving moeten in procedureel opzicht ook als Gunningsbeslissingen worden beschouwd. De afgewezen Inschrijvers kunnen binnen 7 dagen na ontvangst van het bericht schriftelijk en gemotiveerd bezwaar maken tegen het feit dat er aan hen niet is gegund. De Aanbestedende Dienst zal zo snel mogelijk en in beginsel binnen 7 werkdagen na ontvangst van een bezwaar op dat bezwaar beslissen. Mocht de desbetreffende Inschrijver na het besluit op de bezwaren nog steeds bezwaren hebben tegen de uitslag van de Aanbestedingsprocedure, dan heeft de Inschrijver gedurende maximaal 15 dagen de mogelijkheid om een kort geding aanhangig te maken bij de Voorzieningenrechter van de rechtbank te Den Haag. Dit is een contractuele vervaltermijn, hetgeen betekent dat de rechten om bezwaar te maken na het verstrijken van deze termijn van 15 dagen vervallen. Dagvaardingen die door een Inschrijver worden uitgebracht om bezwaar te maken tegen de uitslag van of gang van zaken tijdens de Aanbestedingsprocedure worden door de Aanbestedende Dienst beschouwd als een openbaar document dat desgewenst aan derden, waaronder andere Inschrijvers wier belangen in het geding zijn, kan worden verstrekt. 7 OVERIGE VOORWAARDEN De in dit hoofdstuk weergegeven voorwaarden zijn aanvullend op het ARW 2005 7.1 Taal De taal waarin de Aanbestedingsprocedure wordt gevoerd is Nederlands. Inschrijvers kunnen een gemotiveerd verzoek tot afwijking indienen bij de Aanbestedende Dienst. 7.2 Vertrouwelijkheid en geheimhouding Inschrijver mag de gegevens die de Aanbestedende Dienst hem in verband met deze Inschrijvingsleidraad ter beschikking stelt alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. De Aanbestedende Dienst zal de door Inschrijvers verstrekte gegevens met vertrouwelijkheid behandelen, deze zullen uitsluitend getoond worden aan medewerkers die direct bij de Aanbestedingsprocedure zijn betrokken. Correspondentie en ontvangen Inschrijvingen zullen na afloop niet worden geretourneerd. Publiciteit met betrekking tot dit project zowel in de aanbestedingsfase als na eventuele Gunning is alleen toegestaan met schriftelijke toestemming van de Aanbestedende Dienst. Door aan de Aanbestedingsprocedure deel te nemen verplichten de Inschrijvers zich alle informatie die zij van de Aanbestedende Dienst ontvangen – voor zover niet beschikbaar in het publieke domein – en alle informatie die zij aan de Aanbestedende Dienst zullen verstrekken dan wel in het kader van de aanbesteding zullen vervaardigen, geheim te zullen houden en niet aan derden te zullen verstrekken. Zij mogen dergelijke informatie wel verstrekken aan hun werknemers of opdrachtnemers die bij de Aanbestedingsprocedure zijn betrokken, onder oplegging van dit vertrouwelijkheidsbeding. Door aan de Aanbestedingsprocedure deel te nemen verplichten de Inschrijvers zich alle informatie die zij van de Aanbestedende Dienst ontvangen – voor zover niet beschikbaar in het publieke domein – en alle informatie die zij aan de Aanbestedende Dienst zullen verstrekken dan wel in het kader van de aanbesteding zullen vervaardigen, geheim te zullen houden en niet aan derden te zullen verstrekken. Zij mogen dergelijke informatie wel verstrekken aan hun werknemers of opdrachtnemers die bij de Aanbestedingsprocedure zijn betrokken, onder oplegging van dit vertrouwelijkheidsbeding. Deze verplichting geldt niet indien uit deze Inschrijvingsleidraad dan wel uit andere mededelingen van de Aanbestedende Dienst het tegendeel voortvloeit. De Aanbestedende Dienst zal door een Inschrijver verstrekte vertrouwelijke inlichtingen niet eigener beweging bekendmaken aan de andere Inschrijvers zonder de instemming van de eerstgenoemde Inschrijver. De Inschrijvers moeten wel steeds aangeven welke informatie door hen als vertrouwelijk wordt aangemerkt. Met de term “eigener beweging” bedoelt de Aanbestedende Dienst dat deze informatie slechts dan aan derden zal worden verstrekt indien de Aanbestedende Dienst hiertoe door een rechterlijke beslissing zal worden gedwongen. De Inschrijver is zich bewust van het feit dat niet uitgesloten is dat het transparantiebeginsel dat van toepassing is op deze Aanbestedingsprocedure aanleiding kan geven tot de verplichting voor de Aanbestedende Dienst om beslissingen tijdens de Aanbestedingsprocedure te onderbouwen op basis van de door de Inschrijvers aan de Aanbestedende Dienst verstrekte informatie. Door deelname aan deze Aanbestedingsprocedure aanvaarden de Inschrijvers dat de motiveringsverplichting van de Aanbestedende Dienst ter zake van keuzes en beslissingen gedurende de Aanbestedingsprocedure wordt begrensd door de vertrouwelijkheid die de Aanbestedende Dienst jegens de andere Inschrijvers in acht dient te nemen. Bijgevolg aanvaarden de Inschrijvers dat zij van de Aanbestedende Dienst geen informatie kunnen en mogen verlangen die strijd opleveren met voornoemde vertrouwelijkheid die de Aanbestedende Dienst in acht dient te nemen. 7.3 Intellectuele Eigendomsrechten Door deelneming aan de Aanbestedingsprocedure gaan eventueel bij de Inschrijvers verblijvende intellectuele eigendomsrechten niet op de Aanbestedende Dienst over, tenzij anders overeengekomen. 7.4 Overleg met derden Het is aan Inschrijvers gedurende de Aanbestedingsprocedure niet toegestaan met derden over het onderwerp van de Aanbestedingsprocedure te communiceren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Aanbestedende Dienst. Uitzondering hierop vormt het overleg met eventuele onderaannemers, indien en voor zover dat in verband met de uitvoering van hun deel relevant is. Ook publicaties worden in dit verband beschouwd als communicatie met derden. 7.5 Uitsluiting van de procedure Indien de Inschrijver zich niet houdt aan de in deze Inschrijvingsleidraad beschreven en overeengekomen werkwijze, kan dit leiden tot uitsluiting van de Aanbestedingsprocedure. Dit geldt ook wanneer een Inschrijver contacten onderhoudt met de Aanbestedende Dienst over het Project buiten het Aanbestedingsteam om, of ingeval geconstateerd wordt dat Inschrijvers onderling contacten onderhouden over het onderhavige werk. In het geval van uitsluiting dienen alle aan Inschrijver door of namens de Aanbestedende Dienstverstrekte gegevens te worden geretourneerd aan de Aanbestedende Dienst. Tevens kan in het geval van uitsluiting van de Aanbestedingsprocedure geen aanspraak worden gemaakt op een tegemoetkoming in de ontwerpkosten of andere kosten. 7.6 Tegemoetkoming in de aanbestedingskosten Door de Aanbestedende Dienst wordt aan de Inschrijvers een tegemoetkoming in de aanbestedingskosten verstrekt, tenzij naar het oordeel van uitsluitend de Aanbestedende Dienst deze tegemoetkoming niet in redelijke verhouding is met de door de Inschrijver gepleegde inspanning, daaronder begrepen het niet conform Inschrijvingsleidraad leveren van producten en volgen van de daarin voorgeschreven werkwijze. De Aanbestedende Dienst zal iedere Inschrijver die een geldige Inschrijving heeft ingediend een tegemoetkoming in de aanbestedingskosten betalen van EUR 75.000,- exclusief BTW. De tegemoetkoming wordt uitgekeerd binnen 1 maand nadat de Gunning heeft plaatsgevonden. De tegemoetkoming wordt niet uitgekeerd aan de Inschrijver die de opdracht verkrijgt. Overige omstandigheden Indien de Aanbestedende Dienst de Aanbestedingsprocedure voor het moment van Inschrijving beëindigt zonder tot Gunning over te gaan wordt door de Aanbestedende Dienst in redelijkheid een aangepaste tegemoetkoming voor de gemaakte aanbestedingskosten vastgesteld. Deze tegemoetkoming wordt aan alle Inschrijvers uitgekeerd. Indien de Aanbestedende Dienst de Aanbestedingsprocedure beëindigt na het moment van Inschrijving,zonder tot Gunning over te gaan, wordt door de Aanbestedende Dienst de tegemoetkoming uitgekeerd aan alle Inschrijvers met uitzondering van Inschrijvers die naar het oordeel van de Aanbesteder een Inschrijving hebben gedaan die ernstige gebreken vertoont. Naast de hier beschreven tegemoetkoming kunnen Inschrijvers geen recht op schadevergoeding doen gelden indien de Aanbestedingsprocedure wordt beëindigd. 7.7 Inschrijving Inschrijvingen dienen te worden gedaan geheel overeenkomstig de eisen zoals neergelegd in de Inschrijvingsleidraad en Aanbestedingsdocumenten, alsmede de verslaglegging van de dialooggesprekken en Nota’s van Inlichtingen die deel uit zullen maken van het aanbestedingsdossier. Het is de verantwoordelijkheid van de Inschrijver dat alle documenten in zijn geheel tijdig en op correcte wijze worden opgesteld en overlegd. Inschrijvingen waarvan tijdens de beoordelingsfase wordt vastgesteld dat ze niet hieraan voldoen of dat ze tegenstrijdigheden bevatten, kunnen worden uitgesloten. 7.8 Gestanddoeningstermijn De termijn van gestanddoening bedraagt 6 maanden. 7.9 Vervanging Indien op enig moment tijdens de Aanbestedingsprocedure een Inschrijver afvalt dan wel zich terugtrekt, heeft de Aanbestedende Dienst het recht –maar niet de plicht- om de qua score op de selectiecriteria eerstvolgende Inschrijver die voldoet aan de uitsluitingsgronden en de geschiktheidseisen- te selecteren en uit te nodigen voor deelname aan vervolg van de Dialoogfase. De desbetreffende Inschrijver heeft als hij gebruik maakt van deze uitnodiging geen recht op een hervatting van eventueel reeds afgeronde Dialoogfasen, maar stapt in bij de stand van het proces op dat moment. Het staat de Aanbestedende Dienst wel vrij maatregelen te treffen die de mededinging in die situatie ten goede komen. 7.10 Belangenverstrengeling De Aanbestedende Dienstkan een Inschrijver van (verdere) deelname aan de Aanbestedingsprocedure uitsluiten,als deze aan de zijde van Aanbestedende Dienstbetrokken is, of is geweest, bij de voorbereiding van de Aanbestedingsprocedure, dan wel die Inschrijver zich in verband met de Aanbestedingsprocedure bedient van ondernemingen, adviseurs, medewerkers en andere (rechts)personen die aldus betrokken zijn of zijn geweest. Datzelfde geldt als (rechts)personen uit de groep van Inschrijver een dergelijke betrokkenheid hebben of hadden. Indien een Inschrijver vermoedt dat er sprake is van belangenverstrengeling moet de Inschrijver de Aanbestedende Dienst hierover informeren. De Aanbestedende Dienst zal een Inschrijver niet uitsluiten als die Inschrijver aantoont dat onder de omstandigheden van het concrete geval de mededinging door bedoelde betrokkenheidniet vervalst kan zijn. 7.11 Forumkeuze Ieder geschil tussen de bij de Aanbestedingsprocedure betrokkenen dat ontstaat naar aanleiding van de Aanbestedingsprocedure, moet worden voorgelegd aan de burgerlijke rechter te Den Haag. 7.12 Afbreken procedure – terugtrekken Inschrijvers De Aanbestedende Dienst kan de Aanbestedingsprocedure tussentijds afbreken. Als de Aanbestedende Dienst overgaat tot het afbreken van de Aanbestedingsprocedure, dan zal de Aanbestedende Dienst de Inschrijvers afhankelijk van het stadium waarin de Aanbestedingsprocedure zich bevindt en afhankelijk van de tot dan toe door de Inschrijvers gepleegde inspanningen, een door de Aanbestedende Dienst vast testellen redelijke vergoeding betalen voor de door de Inschrijversgemaakte kosten, dit tot maximaal de hoogte van de in de Inschrijvingsleidraad opgenomen tegemoetkoming aanbestedingskosten. Inschrijvers mogen zich tot aan het indienen van de Inschrijving uit de Aanbestedingsprocedure terugtrekken zonder ten opzichte van de Aanbestedende Dienst schadeplichtig te zijn. Inschrijvers die zijn uitgenodigd tot deelname aan een volgende fase van de Aanbestedingsprocedure maar die zich niettemin terugtrekken, hebben geenaanspraak op enige tegemoetkoming in de aanbestedingskosten. BIJLAGEN BIJLAGE 1: FORMAT INSCHRIJVINGSBILJET <Naam inschrijver> <Datum + Versie> Post Hoeveelh. Ehd Eenheidsprijs Totaal Directe kosten € - € - € - € - € - € - € - € - € - € - Eenmalige kosten % € - € - Algemene bouwplaatskosten % € - € - Uitvoeringskosten % € - € - Algemene kosten % € - € - Winst % € - € - Risico % € - € - € - € - € - Voorziene kosten voor indexatie Indexatie Totaal voorziene kosten Uitgangspunten Prijzen in euro's exclusief btw. % € - BIJLAGE 2: FORMAT BEREIDHEIDSVERKLARING BANKGARANTIE BEREIDHEIDSVERKLARING BANKGARANTIE1 Aan: De Gemeente Leiden Ter attentie van het College van Burgemeester en Wethouders Stadhuisplein 1 2311 EJ LEIDEN (NL) De ondergetekende, <naam financiële instelling>, gevestigd te <plaats>, verklaart in verband met de aanbesteding van het Project Ontsluiting Bio Science Park te Leiden (NL), zoals beschreven in de Inschrijvingsleidraad van <*>, documentnummer <*>, het navolgende. De ondergetekende verklaart op basis van de op dit moment aan <naam financiële instelling> bekend staande gegevens, bereid te zijn om <naam Inschrijver dan wel naam derde(n) op wie de Inschrijver zich beroept> in staat te stellen een bankgarantie voor een bedrag ter grootte van EUR 2.000.000,= (zegge: twee miljoen euro) af te geven, zoals beschreven in voormelde Inschrijvingsleidraad. Deze verklaring houdt geen garantie van <naam financiële instelling> ten opzichte van de Gemeente Leiden in. Deze verklaring is tot stand gekomen na zorgvuldige kennisneming door <naam financiële instelling> van de door <naam Inschrijver dan wel naam derde(n) op wie de Inschrijver zich beroept> aan <naam financiële instelling> ter beschikking gestelde gegevens ten aanzien van het voornoemde Project en ten aanzien van de financiële situatie van <naam Inschrijver dan wel naam derde(n) op wie de Inschrijver zich beroept>. Het is <naam financiële instelling> bekend dat deze verklaring door de Gemeente Leiden zal worden gebruikt om vast te stellen of <naam Inschrijver > voldoet aan de gestelde financieel economische minimumeisen. Financiële instelling: Naam en functie rechtsgeldige vertegenwoordiger: Plaats: Datum: Rechtsgeldige ondertekening: 1Deze verklaring moet worden ondertekend door een rechtsgeldig vertegenwoordiger van een in de Europese Unie gevestigde financiële instelling van goede naam en faam. De verklaring dient te worden afgegeven op briefpapier van de financiële instelling. Indien de Inschrijver zich op (een) derde(n) beroept om aan deze eis te kunnen voldoen, dient de verklaring te worden verstrekt ten aanzien van de partij(en) op wier/wiens bekwaamheden de Inschrijverzich beroept. Datum Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC Leiden Gemeente Leiden Bezoekadres Stadhuis Stadhuisplein 1 Postadres Postbus 9100 2300 PC Leiden Telefoon 14071 E-Mail [email protected] Website www.leiden.nl/gemeente 12 augustus 2013 Contactpersoon Ons kenmerk Onderwerp Doorkiesnummer Uitnodiging tot deelname aan dialoogfase aanbesteding project OBSP, gemeente Leiden Geachte heer/mevrouw, Wij zijn verheugd u te kunnen melden da tmiddels deze Uitnodiging tot deelname aan de Dialoog het officiële startsein wordt geven voor de dialoogfase voor het project Ontsluiting Bio Science Park Leiden (OBSP). Voor de dialoogfase worden de volgende gegadigden uitgenodigd: Heijmans Infra Geïntegreerde Projecten BV; MNO Vervat – Beton BV; - Strukton Civiel Projecten BV; Van Hattem en Blankevoort BV; De eerste dialooggesprekken zullen plaatsvinden op respectievelijk 9 en 10 oktober 2013. De voorziene planning voor de Aanbestedingsprocedure tot en met gunning is als volgt: Mijlpaal Datum Uitnodiging voor Dialoogfase 19 september 2013 (= datum vaststelling raadsbesluit gunningscriterium OBSP) Dialoogfase wk 39 (2013) Afsluiting Dialoog / Uitnodiging tot wk 14 (2014) inschrijven Indienen Inschrijvingen wk 20 (2014) Voornemen tot gunning wk 25 (2014) Aanvang Overeenkomst wk 28 (2014) Doelstelling van de dialoog is om een aantal dialoogproducten te bespreken en deze zodanig aan te scherpen dat de geselecteerde gegadigden na afronding van de dialoog in staat moeten worden geacht een geldige inschrijving te doen. In de dialoog zal geen nadere selectie plaatsvinden. Als bijlage bij deze brief treft u aan: 2. De Inschrijvingsleidraad OBSP(versie 9.0 d.d.12 augustus 2013) 3. De concept Vraagspecificatie OBSP a. deel 0 – Algemeen deel (versie 6.0 d.d.12 augustus 2013) b. deel 1 – Eisendeel sub I, (versie 0.23 d.d. 12 augustus 2013) sub II, (versie 0.23 d.d. 12 augustus 2013) sub III, (versie 0.23 d.d. 12 augustus 2013) c. deel 2 – Procesdeel ( versie 8.0 d.d. 12 augustus 2013) 4. De concept Basisovereenkomst OBSP 2-fasen (versie 7.0 d.d. 12 augustus 213) 5. De werkplanning dialoogfase(versie 1.0d.d. 12 augustus 2013) Bovengenoemde documenten sturen wij u als digitale bijlage van deze brief middels bijgevoegde CD. Wij vertrouwen er op u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben en zien uit naar een vruchtbare samenwerking in de dialoogfase. We wensen u veel succes met uw uitwerkingen. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de Burgemeester, Project OBSP Vraagspecificatie deel 2 Procesdeel Versie 8.0 (DEF) Augustus 2013 printdatum: zondag 23 juli 2017 Inhoudsopgave 1 Inleiding .................................................................................................................................... 62 1.1 Doelstelling van dit document ............................................................................................... 62 1.2 Contractbeheersingsfilosofie ................................................................................................ 62 2 Projectmanagement ................................................................................................................. 64 2.1 Plannen van de Werkzaamheden ........................................................................................ 64 2.2 Afleveren en opleveren ......................................................................................................... 67 2.3 Interactie met de Opdrachtgever .......................................................................................... 70 2.4 Social Return ........................................................................................................................ 72 3 Ontwerpen ............................................................................................................................... 74 3.1 Expliciet en systematisch ontwerpen, bouwen en instandhouden ....................................... 74 3.2 Definiëren van objecten ........................................................................................................ 75 3.3 Specificeren van objecten .................................................................................................... 78 3.4 Genereren van oplossingen voor objecten ........................................................................... 81 3.5 Uitwerken van het ontwerp voor objecten ............................................................................ 85 4 Uitvoeren .................................................................................................................................. 94 4.1 Toepassen Systems Engineering ......................................................................................... 94 4.2 Realiseren objecten .............................................................................................................. 94 4.3 Verifiëren, keuren en testen ............................................................................................... 100 5 Onderhouden ......................................................................................................................... 103 5.1 Vast onderhoud infrastructuur tijdens de realisatie van het Werk ...................................... 103 5.2 Onderhoudstermijn ............................................................................................................. 103 5.3 Onderhoudsplan ................................................................................................................. 104 6 Omgevingsmanagement ........................................................................................................ 105 6.1 Verkrijgen PPT’en ............................................................................................................... 105 6.2 Verwijderen, verleggen en aanpassen kabels & leidingen ................................................. 107 6.3 Communiceren met derden ................................................................................................ 115 6.4 Archeologie ......................................................................................................................... 119 6.5 Opsporen Conventionele Explosieven (OCE) .................................................................... 121 6.6 Afstemming met en via Verkeersregisseur gemeente Leiden ............................................ 121 7 Projectbeheersing .................................................................................................................. 124 7.1 Risicomanagement ............................................................................................................. 124 7.2 Planningsmanagement ....................................................................................................... 126 7.3 Financieel management ..................................................................................................... 128 7.4 Omgaan met Afwijkingen .................................................................................................... 133 8 Projectondersteuning ............................................................................................................. 136 8.1 Kwaliteitsmanagement........................................................................................................ 136 8.2 Veiligheids- en gezondheidsmanagement ......................................................................... 138 8.3 Organisatiemanagement .................................................................................................... 141 8.4 Documentmanagement ...................................................................................................... 143 Inleiding Doelstelling van dit document Dit contractdocument beschrijft de eisen die de Opdrachtgever stelt aan de Werkzaamheden en de resultaten daarvan die de Opdrachtgever minimaal noodzakelijk acht om het Werk succesvol te realiseren. Dit document maakt onderdeel uit van de Vraagspecificatie die verder bestaat uit Vraagspecificatie deel 0 – Algemeen deel en Vraagspecificatie deel 1 – Eisenspecificatie.. Contractbeheersingsfilosofie Voor de onderhavige Overeenkomst is gekozen voor een aanpak van Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB) door de Opdrachtgever. De Opdrachtgever wenst zoveel mogelijk op afstand te blijven staan van het proces en het Product van de Opdrachtnemer. Desondanks heeft de Opdrachtgever een maatschappelijke verantwoordelijkheid bij de realisatie van het Werk. Met het oog daarop wordt van de Opdrachtnemer een beheerste werkwijze en borging daarvan geëist. De eisen die gesteld worden aan de beheerste werkwijze, zijn nader uitgewerkt in de Vraagspecificatie deel 2 Procesdeel. Indien de Opdrachtnemer een werkwijze implementeert die voldoet aan de eisen uit de Vraagspecificatie deel 2 Procesdeel, hetgeen hijrichting de Opdrachtgever inzichtelijk moet maken, geeft dit de Opdrachtgever in beginsel het vertrouwen dat het eindresultaat aan de gestelde eisen zal gaan voldoen. Om dit vertrouwen te onderbouwen is de Opdrachtgever bevoegd om te toetsen. De toetsen worden op basis van het risicodossier ingepland. Gegeven de wens omz oveel mogelijk op afstand te blijven, zal de Opdrachtgever met name toetsen of de Opdrachtnemer werkt volgens zijn kwaliteitsmanagementsysteem en of de registraties van de Opdrachtnemer betrouwbaar zijn. Om tot dit oordeel te kunnenkomen maakt Opdrachtgever gebruik van een combinatie van: Systeemtoetsen; Procestoetsen; Producttoetsen. Als referentie voor de toetsen gebruikt de Opdrachtgever alle verplichtingen die voortvloeien uit de Overeenkomst. Het toetsresultaat van de toetsen door de Opdrachtgever kan zijn een: Positieve bevinding; Negatieve bevinding; Een negatieve bevinding is te interpreteren als een Afwijking. Een zwaarwegende negatieve bevinding kan ook leiden tot het vaststellen van een Tekortkoming. Tekortkomingen kunnen leiden tot het (gedeeltelijk) opschorten van de betalingen als beschreven in het hoofdstuk “Projectbeheersing”, paragraaf “Opschorting van de betaling” van deze Vraagspecificatie. Benadrukt wordt dat in het geval van een negatieve bevinding op het aspect ‘veiligheid’ de Opdrachtgever altijd geneigd zal zijn tot het vaststellen van een Tekortkoming van de Opdrachtnemer. Projectmanagement Plannen van de Werkzaamheden Doelstelling De Opdrachtnemer dient de Werkzaamheden zodanig in te richten en bij te sturen,dat de Werkzaamheden beheerst verlopen en dat de resultaten worden gerealiseerd binnen de kaders van de Overeenkomst. Werkzaamheden Opstellen, implementeren en beheren van een Projectmanagementplan (PMP); Opstellen en beheren van een Work Breakdown Structure (WBS) en de daaruit af te leiden werkpakketbeschrijvingen (WPB); Proceseisen Opstellen, implementeren en beheren Projectmanagementplan (PMP) De Opdrachtgever zal de Project Start-Up (zie hoofdstuk “Projectmanagement, paragraaf “Overleggen met de Opdrachtgever“) gebruiken voor het met de Opdrachtnemer doorspreken van de belangrijkste risico’s en beheersmaatregelen in relatie tot het door de Opdrachtnemer op te stellen PMP en onderliggende plannen. De Opdrachtnemer dient tijdens het eerste contractoverleg(zie hoofdstuk “Projectmanagement, paragraaf “Overleggen met de Opdrachtgever“) een concept van het PMP te presenteren aan en te bespreken met de Opdrachtgever. De Opdrachtnemer voegt bij het PMP een kopie van het door hem te hanteren kwaliteitssysteem. Opstellen en beheren WBS en werkpakketbeschrijvingen De Opdrachtnemer dient: zijn Werkzaamheden onder te brengen in werkpakketten; de werkpakketten te structureren in een Work Breakdown Structure (WBS); de WBS verder te de componeren op basis van de te ontwikkelen objectenboom, waarbij altijd duidelijk moet zijn hoe de relatie tussen de WBS en de objectenboom is (dus als wordt gewerkt met een specifiek software-tool moet dit zo zijn ingericht dat beide views getoond kunnen worden). De WBS dient als basis voor de planning, de Inschrijvingsbegroting en de betalingen conform de betalingsregeling. Met de Werkzaamheden, deel uitmakend van bovengenoemde werkpakketten, mag pas worden gestart nadat de op de Werkzaamheden betrekking hebbende werkpakketbeschrijving en, indien van toepassing, verificatieplan(nen), keuringsplan(nen), auditplan(nen) en overige procedures ter kennis zijn gebracht van dan wel zijn geaccepteerd door de Opdrachtgever. Producteisen Projectmanagementplan (PMP) Het PMP (inclusief onderliggende plannen) wordt beschouwd als een kwaliteitsplan in de zin van de §19-2 UAV-GC 2005. In het PMP dienen minimaal de onderwerpen specifiek voor het Werk volledig te zijn uitgewerkt, die worden behandeld in deze Vraagspecificatie deel 2 Procesdeel (zoals beschreven in de individuele hoofdstukken). Het PMP moet voldoende volledig en concreet en voor de Opdrachtgever navolgbaar zijn, in het bijzonder voor het uitoefenen van zijn contractbeheersing (SCB). Hierbij is in algemene zin van belang dat voldoende aandacht wordt besteed aan de beheersing van de geïdentificeerde risico’s, zowel die van Opdrachtgever als die van Opdrachtnemer. Veiligheids- en gezondheidsmanagement Een beschrijving van de wijze waarop invulling wordt gegeven aan veiligheids- en gezondheidsmanagement voor de realisatie van het Werk waarbij met name aandacht wordt besteed aan de beheersing van de geïdentificeerde risico’s. De Opdrachtnemer dient in het PMP eenduidig zijn ambities te verwoorden op het gebied van veiligheids- en gezondheidsmanagement. Work Breakdown Structure (WBS) en werkpakketbeschrijvingen (WPB) De WBS bevat de beschrijving van de decompositie van de Werkzaamheden in samenstellende werkpakketten door middel van een grafisch weergegeven structuur. In de WBS dienen alle Werkzaamheden te zijn opgenomen. Elk Werkpakket dient een uniek nummer (WBS-code) en unieke omschrijving te hebben. Binnen de Werkpakketten kunnen Deelwerkpakketten worden onderscheiden, die ook met een uniek nummer, gekoppeld aan de betreffende WBS-code worden onderscheiden. Werkzaamheden uit Ontwerpen en Uitvoeren dienen herkenbaar te worden gekoppeld aan objecten uit de objectenboom. De werkpakketten op het laagste niveau in de WBS dienen te worden voorzien van een heldere en complete beschrijving van de Werkzaamheden met minimaal de informatie conform de format WPB in de bijlagen bij Vraagspecificatie deel 2 Procesdeel. Indien risico's zijn verbonden aan een Werkpakket, dienen beheersmaatregelen benoemd te zijn bij de input van een werkpakket. De output van (Deel)Werkpakketten en Werkzaamheden dient een fysiek en waarneembaar resultaat op te leveren. Een Werkpakket – en daarbinnen ieder Deelwerkpakket – moet een duidelijk gedefinieerde begin- en einddatum hebben. Omvang van de (Deel)Werkpakketten: De financiële waarde van een Werkpakket met betrekking tot uitvoeringswerkzaamheden bedraagt tenminste 1%van de Inschrijfsom en ten hoogste 5% van de Inschrijfsom. De financiële waarde van een Werkpakket van ontwerpwerkzaamheden bedraagt tenminste Euro 50.000,- en ten hoogste Euro 250.000,-. In Werkpakketten met betrekking tot uitvoeringswerkzaamheden dienen inkoopactiviteiten, keuringen en het leveren van as-built documentatie te worden opgenomen. De financiële waarde van een Deelwerkpakket bedraagt minimaal 10% van de financiële waarde van het betreffende Werkpakket. Wijzigingen van de WBS op het niveau van Werkpakketten of Deelwerkpakketten dienen ter Acceptatie aan Opdrachtgever te worden voorgelegd. Voorgeschreven Werkpakketten De Opdrachtgever wil voor onderdelen van het project een separate financiële afrekening kunnen doen met externe belanghebbenden. Ten aanzien van de volgende objecten c.q. activiteiten dienen daarom aparte Werkpakketten (en indien aangegeven Deelwerkpakketten)in de WBS zijn opgenomen, waarbij per object cq. activiteit een apart Werkpakket voor ontwerp als een apart Werkpakket voor uitvoering dient te worden aangehouden: object Ehrenfestweg (t.b.v. Universiteit Leiden) object Einsteinweg/Archimedesweg (t.b.v. project LBSP/gemeente Leiden) object VRI’s (t.b.v. ???) aanplant van bomen (t.b.v. Bomenfonds) object K&L Dunea (t.b.v. Dunea) object K&L Nuon Warmte (t.b.v. Nuon Warmte) object K&L Liander (t.b.v. Liander) object K&L Liandon (t.b.v. Liandon) object (eventuele)sanering Shell-tankstation (t.b.v. eigenaar tankstation) object abri’s en reclameobjecten (t.b.v. JC Deceaux) (object?)amoveren (bepaalde dingen??) LBSP (t.b.v.Universiteit Leiden) Opleverdossier Het samenstellen van het opleverdossier dient als apart Werkpakket in de WBS te worden opgenomen. De minimale financiële omvang van het Werkpakket “Samenstellen opleverdossier” bedraagt 2% van de financiële waarde van alle overige Werkpakketten (behoudens het verplichte Werkpakket “Onderhoud na oplevering”) tesamen. Onderhoud na oplevering Het onderhoud als gevolg van de onderhoudstermijn als bedoeld in § 27 lid 2 van de UAV-GC 2005 dient als apart Werkpakket in de WBS te worden opgenomen. De minimale financiële omvang van het Werkpakket “Onderhoud na oplevering” bedraagt 1% van de financiële waarde van alle overige Werkpakketten (behoudens het verplichte Werkpakket “Samenstellen opleverdossier”) tesamen. Afleveren en opleveren Doelstelling Waarborgen dat de documentatie van de gerealiseerde objecten op beheerste, expliciete en transparante wijze wordt vastgelegd in (deel)aflever- en opleverdossiers. Werkzaamheden Opstellen en digitaal verstrekken afleverdossier Opstellen en digitaal verstrekken deel-afleverdossier Opstellen en digitaal verstrekken opleverdossier Proceseisen Opstellen afleverdossier De Opdrachtnemer dient bij afronding van een Werkpakket een afleverdossier te verstrekken. Opstellen deel-afleverdossier Bij afronding van een Deelwerkpakket dient Opdrachtnemer een deel-afleverdossier te vertrekken, waarin die onderdelen uit het afleverdossier zijn opgenomen die verband houden met het betreffende Deelwerkpakket. Opstellen opleverdossier De Opdrachtnemer dient voor oplevering van het Werk het opleverdossier verstrekt te hebben. Producteisen Afleverdossier Werkpakket Een afleverdossier wordt gemaakt per Werkpakket en bestaat tenminste uit: Een benoeming en beschrijving van het Werkpakket; Een overzicht van onderliggende Deelwerkpakketten; Een bevestiging dat de verstrekte informatie in deel-afleverdossiers identiek is en volledig overeenstemt met aan die ten behoeve van het afleverdossier, danwel een duidelijke en gemotiveerde duiding van afwijkingen ten opzichte van een deelafleverdossier; Een duiding welke informatie is toegevoegd ten opzichte van de deel-afleverdossiers. Overzicht van geaccepteerde herstelmaatregelen op Afwijkingen bij Deelwerkpakketten en duiding dat deze aantoonbaar zijn uitgevoerd. Een overzicht van Afwijkingen die betrekking hebben op het betreffende Werkpakket. Indien binnen het Werkpakket sprake is van Werkzaamheden uit het ontwerpproces wordt het afleverdossier aangevuld met: Specificaties; Ontwerpnota, met de daarbij horende documenten (op papier en digitaal); Verificatierapporten; Verificatienota; Raakvlakkenregister; Berekeningenlijst; Tekeningenlijst; Indien binnen het Werkpakket sprake is van Uitvoeringswerkzaamheden aangevuld met: As-built gegevens van de in de grond achtergebleven hulpconstructies en van de permanente werken in de vorm van tekeningen; As-built gegevens van K&L-derden die zijn gelegen binnen het projectgebied die door de Opdrachtnemer worden gerealiseerd dan wel aangepast en waarvoor geldt dat deze K&L-derden tijdens de Uitvoeringswerkzaamheden door de Opdrachtnemer blootgelegd zijn geweest; Keurings- en/of testrapporten; Verificatienota; Inspectierapporten; Beheer- en onderhoudsdocumenten; 0-inspectie en 0-(deformatie)metingen van het Werk inclusief rapportage. Deel-afleverdossier Deelwerkpakket Een deel-afleverdossier wordt gemaakt per Deelwerkpakket en bestaat tenminste uit: Een benoeming en beschrijving van het Deelwerkpakket; Alle informatie zoals beschreven onder de producteisen voor het afleverdossier Werkpakket, voor zover relevant voor het betreffende Deelwerkpakket. Een overzicht van Afwijkingen die betrekking hebben op het betreffende Deelwerkpakket en geaccepteerde voorstellen tot herstel van de Afwijkingen, waarbij tevens is aangegeven op welke wijze de Afwijking het vereiste eindresultaat van het Werkpakket beïnvloedt. Opleverdossier Het opleverdossier bestaat uit: Een opsomming van alle verstrekte afleverdossiers; Areaalgegevens t.b.v. relevante beherende organisaties (Opdrachtnemer stemt tijdig af of hij alle relevante beherende organisatie en relevante areaalgegevens benoemd heeft) Het Onderhoudsplan; De “as built” versies van alle binnen het project opgestelde tekeningen voor de definitieve situatie. Een constructiedossier met daarin alle definitieve berekeningen (inclusief de daarbij van toepassing zijnde rapporten / adviezen) die aansluiting vinden bij de as built tekeningen. Alle “as built” informatie voldoet aan dezelfde eisen als de “to build” informatie. Een technisch constructiedossier van de toegepaste installaties. Alle binnen het project van toepassing zijnde garantiebewijzen, certificaten, logboeken, keurings- en inspectierapporten, handleidingen. V&G-dossier; Alle PPT met relevante onderleggers; In het kader van de realisatie van het Werk verkregen gegevens met betrekking tot de structuur of de samenstelling en kwaliteit van de bodem en het grondwater, monitoringsgegevens; Een ingevuld formulier “Mutatie areaalgegevens” conform de format van de gemeente Leiden(zie overzicht bindende documenten); Een bewijs dat aan de verplichtingen met WW&W ten aanzien van Social Return is voldaan. De Opdrachtnemer dient de gegevens analoog en digitaal aan te leveren waarbij de digitale gegevens in het het aangegeven bestandsformaat en conform de aangegeven applicatieversie als vermeld in betreffende eis. Opdrachtgever kan aan de samenstelling van het bovengenoemde opleverdossier documenten toevoegen indien deze relevant zijn voor het opleverdossier, bijvoorbeeld als gevolg van wensen van beherende instanties aan wie zaken na oplevering worden overgedragen. Het samenstellen van het opleverdossier dient als apart Werkpakket in de WBS te worden opgenomen (zie ook paragraaf “Plannen van de Werkzaamheden” in het hoofdstuk Projectmanagement). Interactie met de Opdrachtgever Doelstelling Tijdig informatie uitwisselen over de voortgang en geplande Werkzaamheden om bij eventuele risico’s tijdig beheersmaatregelen te kunnen treffen. Werkzaamheden Opstellen van voortgangsrapporten; Voeren van overleg met de Opdrachtgever; Proceseisen Opstellen en indienen van voortgangsrapporten De Opdrachtnemer dient: Vierwekelijks een voortgangsrapport op te stellen; Voortgangsrapporten uiterlijk op de vierde werkdag na afloop van de desbetreffende periode in 5-voud te verstrekken aan de Opdrachtgever; Wekelijks een update te geven van de stand van zaken en relevante ontwikkelingen in de week voorafgaand en de periode volgend op het moment van update Overleggen met de Opdrachtgever De Opdrachtnemer dient: Deel te nemen aan overleggen die door de Opdrachtgever noodzakelijk worden geacht en waarvoor de Opdrachtnemer wordt uitgenodigd; Bij overleggen vertegenwoordigd te zijn door (een) functionaris(sen) met de juiste bevoegdheden overeenkomstig het onderwerp van het overleg; Op verzoek de verslaglegging te verzorgen en ter goedkeuring aan de Opdrachtgever voor te leggen. Project Start Up De Opdrachtnemer zal binnen 14 dagen na gunning een Project Start-Up (PSU) organiseren, met als doelen onder meer: Een presentatie van de Opdrachtnemer over zijn visie op en aanpak van het Werk; Opdrachtgever en Opdrachtnemer hun ambities en verwachtingen uit te laten spreken voor de realisatiefase van het Werk; Met de Opdrachtnemer de belangrijkste risico’s en beheersmaatregelen voor het project door te spreken op basis van het door de Opdrachtnemer geactualiseerde risicoregister; Waar wenselijk nadere Werkafspraken tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer te maken zoals over de operationele onderlinge werkwijze ten aanzien van de contractbeheersing. Contractoverleg De Opdrachtnemer zal ten minste één maal per 4 weken, doch vaker indien relevant, een contractoverleg organiseren. Tijdens het contractoverleg zullen, naast het voortgangsrapport, alle contractuele aspecten worden besproken die voortvloeien uit door één der Partijen voorgestelde Wijzigingen. De Opdrachtgever zal het contractoverleg voorzitter. Specifieke overleggen Zowel de Opdrachtgever als de Opdrachtnemer kan een specifiek overleg organiseren. Eenspecifiek overleg is bedoeld om over bepaalde onderwerpen inhoudelijk overleg te voeren tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Dit kan bijvoorbeeld gaan over de (voortgang van) de Ontwerpwerkzaamheden of Omgevingszaken.Indien van het specifiek overleg een verslag wordt gemaakt, dan worden relevante afspraken bekrachtigd in het Contractoverleg. Locatie van overleg is Leiden. Producteisen Voortgangsrapport Het voortgangsrapport dient de voortgang ten opzichte van het actuele PMP weer te geven en alle relevante omstandigheden en ontwikkelingen duidelijk te beschrijven. Dit dient minimaal informatie te bevatten over alle onderwerpen die in deze Vraagspecificatie deel 2 Procesdeel zijn benoemd, waarbij de opbouw en inhoud van de voortgangsrapportage in beginsel de inhoudsopgave en indeling van Vraagspecificatie deel 2 Procesdeel volgt. Opdrachtnemer doet in het PMP een voorstel voor de format van de Voortgangsrapportage. Opdrachtgever heeft te allen tijde het recht om aanvullende voortgangsinformatie te verlangen, indien hij dit relevant acht om een voldoende indruk van de voortgang of relevante aspecten daarin te verkrijgen. Daaronder valt onder meer het structureel toevoegen van onderwerpen aan de voortgangsrapportage, alsmede het vragen om specifieke verdieping van de rapportage op relevante zaken in de voortgang. Wekelijkse update Middels de wekelijkse update houdt Opdrachtnemer de Opdrachtgever op beknopte, maar voldoende inzichtelijke wijze, op de hoogte van de voortgang. Daarbij wordt minimaal aandacht besteed aan: Relevante gebeurtenissen / ontwikkelingen in de week voorafgaand en de periode volgend op het moment van update. Specifieke risico’s relevant voor de komende periode en wijzigingen in het risicoprofiel. Voortgang ten opzichte van planning. Opdrachtnemer doet in het PMP een voorstel voor de format van de wekelijkse update. Opdrachtgever heeft te allen tijde het recht om aanvullende voortgangsinformatie te verlangen, indien hij dit relevant acht om een voldoende indruk van de voortgang of relevante aspecten daarin te verkrijgen. Daaronder valt onder meer het structureel toevoegen van onderwerpen aan de wekelijkse update, alsmede het vragen om specifieke verdieping van de update op relevante zaken in de voortgang. Social Return Doelstelling Invulling geven aan het beleid van de gemeente Leiden ten aanzien van Social Return door maximale inspanning te leveren om te komen tot inzet van kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt. De gemeente streeft ernaar dat een percentage van de waarde van projecten, met in dit geval 1% van de opdrachtsom, wordt besteed aan de inzet van personen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Werkzaamheden Aangaan overeenkomst met WW&W. Respecteren afspraken gemeente met WW&W. Maximaal inspannen in het bereiken van de doelstelling. Rapporteren over Social Return. Proceseisen Aangaan overeenkomst met WW&W Binnen 7 dagen na het aangaan van de Overeenkomst dient de Opdrachtnemer contact op te nemen met de projectleider Social Return van de Gemeente Leiden. Deze zal samen met WW&W afspraken met Opdrachtnemer maken over de concrete invulling van de modelovereenkomst, hetgeen binnen 1 maand na aangaan van de Overeenkomst zal leiden tot een ingevulde en overeengekomen modelovereenkomst tussen Opdrachtnemer en WW&W. Respecteren afspraken gemeente met WW&W De gemeente Leiden heeft een aantal kaderstellende afspraken met WW&W die door Opdrachtnemer gerespecteerd dienen te worden. Deze afspraken zijn in de modelovereenkomst opgenomen. WW&W maakt gebruik van de bestanden van de gemeenten die samenwerken in Servicepunt 71 voor de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt bij de uitvoering van de nadere opdrachten onder onderhavige opdracht. Maximaal inspannen in het bereiken van de doelstelling. Opdrachtnemer maakt binnen 1 maand na gunning wederzijds bevredigende samenwerkingsafspraken met WW&W. Opdrachtnemer zoekt in lijn met de samenwerkingsafspraken met WW&W naar actief naar mogelijkheden om personeel via de modelregeling in te zetten. Opdrachtnemer zal in beginsel kandidaten die worden aangeboden en die over voldoende motivatie voor de betreffende werkzaamheden beschikken ook daadwerkelijk inzetten ten behoeve van de realisatie van het Project. Rapporteren over Social Return Opdrachtnemer zal in haar Voortgangsrapport rapporteren over de activiteiten met betrekking tot Social Return en de resultaten daarvan. Producteisen Overeenkomst met WW&W De model-overeenkomst met WW&W is als bijlage / bindend document bij Vraagspecificatie deel 2 Procesdeel opgenomen. Ontwerpen Expliciet en systematisch ontwerpen, bouwen en instandhouden Doelstelling Het doel van systematisch en expliciet doorlopen van het ontwerp-, bouw- en instandhoudingsproces is om te waarborgen dat de eisen van de Opdrachtgever op beheerste, navolgbare, expliciete en transparante wijze worden verwerkt tot het gewenste projectresultaat. Doelstelling ontwerpproces borgen dat de vraag van de opdrachtgever aantoonbaar tot een vergunbaar en bouwgereed ontwerp wordt uitgewerkt. Werkzaamheden De Opdrachtnemer dient de ontwerp-, uitvoerings- en instandhoudingswerkzaamheden in te richten en uit te voeren overeenkomstig de principes van Systems Engineering. De Opdrachtgever gebruikt als referentie hiervoor de Leidraad Systems Engineering, versie 1.0, april 2007. In onderstaande figuur worden de begrippen toegelicht welke in deze vraagspecificatie worden gebruikt, aan de hand van het typische ontwerp-, bouw- en instandhoudingsproces volgens systems engineering. Werkwijze: Opdrachtgever stelt middels de vraagspecificatie de eisen aan OBSP (eisen op systeemniveau). Opdrachtgever schrijft de principe verdeling in subsystemen voor (laag 1 en 2 van de objectenboom). Opdrachtgever levert generieke eisen voor de te identificeren objecten op subsysteemniveau. Opdrachtnemer plant de wijze waarop de gestelde eisen aangetoond worden (verificatieplan – systeemniveau). Opdrachtnemer werkt een systeemontwerp uit (volgens proces als beschreven in dit hoofdstuk) aan de hand van de eisen in de vraagspecificatie. Dit is het Integraal Voorontwerp. Opdrachtnemer verifieert dat zijn ontwerp voldoet aan de gestelde eisen (verificatierapport bij Integraal Voorontwerp) Opdrachtnemer decomponeert het systeemontwerp in subsysteem-objecten (detaillering objectenboom). Opdrachtnemer specificeert de gedecomponeerde objecten, waarbij de generieke subsysteem-eisen uit de vraagspecificatie geïmplementeerd en aangevuld worden. Opdrachtnemer plant de wijze waarop de gestelde eisen aangetoond worden (verificatieplan – subsysteemniveau). Opdrachtnemer ontwerp de objecten op subsysteemniveau. Opdrachtnemer integreert de objectontwerpen tot een Integraal Definitief Ontwerp. Opdrachtnemer verifieert dat zijn ontwerp voldoet aan de gestelde eisen (verificatierapport bij Integraal Definitief Ontwerp). Opdrachtnemer herhaalt de voorgaande zes stappen voor volgende uitwerkingsniveaus, totdat sprake is van een Integraal Uitvoeringsontwerp Opdrachtnemer plant de wijze waarop aangetoond gaat worden dat het uitvoeringsontwerp gebouwd is (test- en keuringsplan(nen)) Opdrachtnemer assembleert bouwstoffen / bouwmaterialen / elementen tot componenten, onderdelen en objecten conform uitvoeringsontwerp tot uiteindelijk het projectresultaat is geformeerd. Opdrachtnemer toont tijdens de assemblage (het bouwproces) aan dat het resultaat voldoet aan de ontwerpbeschrijvingen (resp. Integraal UitvoeringsOntwerp, integraal Definitief Ontwerp en Integraal Voorontwerp) (test- en keuringsrapporten) Opdrachtnemer zorgt dat in gebruik zijnde infrastructuur in het projectgebied blijft functioneren. Opdrachtnemer levert project op (opleverdossier) Opdrachtnemer onderhoudt projectresultaat In het kader van voorliggende Overeenkomst worden eisen gesteld aan de volgende deelprocessen van het ontwerpproces: Definiëren van Objecten Specificerenvan Objecten Genereren van oplossingen voor objecten Uitwerken van het ontwerp voor objecten Deze onderwerpen worden hierna uitgewerkt. Definiëren van objecten Doelstelling Het beheersen van de actuele inhoudelijke projectscope. Werkzaamheden Het bijhouden van een objectendossier en het voeren van configuratiemanagement Proceseisen De Opdrachtnemer dient de inhoudelijke scope van het project inzichtelijk te maken in en te beheren met behulp van een objectendossier. De ON dient elk ontworpen object uit het bovenliggende uitwerkingsniveau te de componeren tot deelobjecten op basis van het uitgewerkte ontwerp van betreffend (ontworpen) object (zie § 3.1 Expliciet en systematisch ontwerpen, bouwen en instandhouden). De Opdrachtnemer dient de door Opdrachtgever aangeleverde SBS uit te breiden met de gedecomponeerde objecten die in het ontwerpproces van opdrachtnemer geïdentificeerd worden. De SBS van Opdrachtgever (SBS-OG) dient dus als top van de SBS van Opdrachtnemer. de Opdrachtnemer dient het subsysteemniveau (2e laag) van de SBS-OG aan te vullen met objecten op subsysteemniveau, indien uit het “Integraal InpassingsOntwerp” van opdrachtnemer blijkt dat deze objecten op dit uitwerkingsniveau bevat die niet in de SBS-OG zijn opgenomen. de Opdrachtnemer dient de derde en volgende lagen van de SBS te vullen, zodat er altijd overeenstemming is tussen de objecten in de objectenboom en het uitwerkingsniveau van het projectontwerp, zie ook eis 3. Op elke laag in de objectenboom dient de som van de objecten gelijk te zijn aan de projectscope (100%-regel). De ON dient het te ontwerpen object (resultaat van de decompositie als bedoeld in de vorige eis) te definiëren en de informatie over objecten te registreren en actueel te houden, in lijn met de ontwikkeling van ontwerp en bouw. Objectinformatie die tenminste bijgehouden dient te worden: identificatie van het object functie van het object positie en begrenzing van het object raakvlakken met andere objecten en met de omgeving beschrijving van het object (wat behoort er wel tot het object en wat niet) eigenaar en feitelijk beheerder van het object verwijzing naar objectbeschrijvende documentatie (bijv. objectspecificaties en ontwerpnota’s) Producteisen Objectendossier Een objectendossier bestaat uit: objectentabel; tabel met objectgegevens objectenboom: schematische weergave van de onderlinge hiërarchie van objecten raakvlakkentabel: tabel met raakvlakken tussen objecten Een objectendossier dient het actuele overzicht te bieden van de scope van het project, beschreven door middel van objecten. Objectentabel De objectentabel bestaat tenminste uit de volgende kolommen (velden): objectnummer (Object-ID) objectnaam objectdefinitie functie nadere objectbeschrijving objectlocatie objectbegrenzing rakende objecten objecteigenaar (organisatie) objectbeheerder (organisatie) verwijzing naar documenten. De objectentabel bevat per object uit de projectscope een regel waarop per veld de overeenkomstige informatie over het betreffende object wordt gepresenteerd, dan wel een verwijzing naar die informatie bevat. In het veld objectbegrenzing mag een figuur zijn opgenomen, dan wel daar naar verwezen worden. In het veld “verwijzing naar document” dient tenminste een verwijzing naar de objectspecificatie bij het object te zijn opgenomen en voorts( gaande het project) de documenten waardoor het object wordt beschreven / vastgelegd (dus ontwerpdocumenten, verificatie- en keuringsresultaten, bouwdocumenten, testresultaten, as built informatie en dergelijke). Objectenboom (System Breakdown Structure, SBS) De objectenboom (SBS) bestaat uit een schematische boomstructuur waarin tenminste de objectnaam en de object-ID zijn benoemd, die dienen te corresponderen met de aanduidingen in de objectentabel, zodat de overige objectinformatie in de objectentabel opgezocht kan worden. De objectenboom (SBS) dient een hiërarchische en complete opdeling te zijn van de te onderscheiden objecten van het Werk (het systeem), waarbij de som van alle objecten het Werk (het systeem) dient te zijn. Tijdelijke objecten dienen eveneens onderdeel te zijn van de SBS. Ieder object in de SBS heeft een uniek nummer en een unieke titel. Het detailniveau van de SBS is zodanig, dat een eenduidige relatie gelegd kan worden tussen het object en de eis (eisen uit Vraagspecificatie deel 1 Eisendeel en hiervan afgeleide eisen) op het niveau waarop de eis wordt geverifieerd. Raakvlaktabel De raakvlakkentabel bestaat uit een matrix waarin langs beide assen de objecten (objectnaam en object-ID die consistent zijn met de in de objectentabel gebruikte aanduidingen) zijn opgesomd. Per kruispunt van regel en kolom wordt bij die objecten die een raakvlak hebben aangegeven wat de aard van het raakvlak is. Dit kan zijn: geometrisch (aansluiten of een bepaalde ruimte bieden), mechanisch (krachtsoverdracht), chemisch, electrisch, ruimtelijk kwalitatief / esthetisch en dergelijke. Specificeren van objecten Doelstelling Waarborgen dat de voorwaarden waaraan te ontwerpen objecten moeten voldoen, op expliciete en beheerste wijze geïnventariseerd en vastgelegd worden. Deze inventarisatie vormt aan het eind van het ontwerpproces van betreffend object de basis om vast te stellen dat het ontwerp goed is. Werkzaamheden Opstellen van objectspecificaties voor alle geïdentificeerde objecten; Het beheren van de objectspecificaties gedurende de Werkzaamheden; Opstellen en beheren van een verificatieplan per gespecificeerd object Proceseisen De ON dient elk gedefinieerd object te specificeren. Dat wil zeggen dat de prestatie die betreffend object moet leveren ten behoeve van het projectresultaat, wordt verwoord in de vorm van eisen. Opstellen van objectspecificaties De Opdrachtnemer dient voor elk object vanaf het 2e niveau in de objectenboom een volledige objectspecificatie op te stellen, conform producteisen Objectspecificatie. Toelichting: 1) De Opdrachtgever heeft via de Vraagspecificatie reeds een voorzet gedaan ten aanzien van te stellen eisen. Deze voorzet is gemaakt zonder het Integraal Inpassings Ontwerp te kennen. Opdrachtnemer dient dus voor het 2e niveau objecten de objectspecificaties uit de Vraagspecificatie aan te vullen tot objectspecificaties die consistent zijn met het Integraal Inpassings Ontwerp. 2) De Vraagspecificatie bevat eisen die nog niet aan het juiste objectniveau zijn toebedeeld. De opdrachtnemer dient betreffende eisen te heralloceren bij het object dat betreffende eisen kan vervullen. 3) De achterliggende documenten bij de vraagspecificatie bevatten technischinhoudelijke eisen. met name de documenten van nutsnetwerkbeheerders en van bevoegde gezagen cq. vergunningverleners. Dit geldt tevens voor van toepassing verklaarde normen en richtlijnen. Voor zover relevant voor het verkrijgen van een complete objectspecificatie dienen deze eisen uit genoemde documentatie te worden geïdentificeerd en te worden toegedeeld aan betreffende objectspecificatie. De Opdrachtnemer dient eisen die in de Vraagspecificatie benoemd zijn, toe te delen dan wel te detailleren conform de SE-methodiek, en per ontwerpniveau afgeleide eisen per object te genereren. De Opdrachtnemer dient per eis de verificatiewijze(n) te benoemen. Hiertoe wordt aangegeven: in welke fases van het voortbrengingsproces de eis wordt geverifieerd; per fase met welk type verificatie wordt geverifieerd (analyse, review, documentinspectie, equivalentie, test, prototype e.d.) per verificatie een nadere beschrijving van de verificatiemethode (bijvoorbeeld bij het type analyse: wat voor soort berekening en volgens welk protocol, berekeningsmethode e.d.) Deze verificatiebeschrijving dient input te zijn voor het verificatieplan per object. Beheren van de objectspecificaties De Opdrachtnemer dient objectspecificaties actueel te houden, dat wil zeggen zorgen voor blijvende inhoudelijke consistentie met het bovenliggende ontwerp en geldige eisen. De Opdrachtnemer dient de objectspecificaties onder configuratiemanagement en documentmanagement te beheren. Opstellen en beheren van een verificatieplan per gespecificeerd object De Opdrachtnemer dient per object in de objectenboom (of cluster van objecten) een verificatieplan op te stellenen aan de Opdrachtgever ter Acceptatie aan te bieden, voorafgaand aan de ontwerpuitwerking van betreffend object. De Opdrachtnemer dient er zorg voor te dragen dat per eis alle relevante verificatiemethoden worden weergegeven, dus voor elke levenscyclusfase (ontwerp, bouw, onderhoud). De Opdrachtnemer dient per eis de verificatiewijze te benoemen. Hiertoe wordt aangegeven: in welke fases van het voortbrengingsproces de eis wordt geverifieerd; per fase met welk type verificatie wordt geverifieerd (analyse, review, documentinspectie, equivalentie, test, prototype e.d.) per verificatie een nadere beschrijving van de verificatiemethode (bijvoorbeeld bij het type analyse: wat voor soort berekening en volgens welk protocol, berekeningsmethode, welke referentie wordt gehanteerd e.d.) Bij elke eis uit de specificatie wordt, indien relevant, aangegeven Wanneer wordt aangetoond dat is voldaan aan de eis; Wie de verificatie uitvoert; Validatie van de verificatiemethode. De Opdrachtnemer draagt zorg voor het tijdig aanvullen en detailleren van verificatiebeschrijvingen. Producteisen Objectspecificatie In objectspecificaties dient per object ten minste het volgende te zijn geïdentificeerd en vastgelegd: een eenduidige objectdefinitie en beschrijving; een koppeling naar de SBS; alle eisen en daarvan afgeleide eisen uit Vraagspecificatie deel 1 Eisendeel waaraan het object dient te voldoen; de raakvlakken van het betreffende object met andere objecten en de omgeving (eventueel in een aparte raakvlakspecificatie) en de eisen daaraan; de eisen uit de Bindende, Informatieve of overige documenten die van toepassing zijn verklaard op het betreffende object; de relevante overige voorwaarden (inclusief PPT-voorwaarden) die van toepassing zijn op (de uitvoering van) het betreffende object. de documentstructuur dient de indeling van Vraagspecificatie deel 1 Eisendeel te volgen. Uit de objectspecificatie dient eenduidig te blijken: op welk object uit het objectendossier de specificatie van toepassing is welke documenten van toepassing zijn op de productkwaliteit van het betreffende object welke kwaliteitseisen er aan het functioneren van het object gelden (consistent met de benoemde objectfunctie in het objectendossier) welke kwaliteitseisen er gelden aan de raakvlakken van het object met rakende objecten (consistent met benoemde raakvlakinformatie in het objectendossier) welke eisen er gelden aan de zgn. aspectkwaliteit van het object. Voor de te beschouwen aspecten, zie de standaard inhoudsopgave van een specificatie. Met betrekking tot publicatie kunnen meerdere specificaties in één document gebundeld worden, indien de informatie conform voorgaande eisen eenduidig identificeerbaar blijft. Per eis in de objectspecificatie dient in de objectspecificatie de navolgende informatie te worden vermeld: uniek identificatienummer; omschrijving; eistekst; verwijzing naar bovenliggende eis; indien onderliggende specificaties aanwezig zijn, verwijzing naar onderliggende eis; verificatiemethode; initiator; bron. Elke eis dient verifieerbaar, keurbaar, haalbaar en enkelvoudig te zijn en, indien relevant, te zijn voorzien van marges. Een eistekst dient te zijn opgebouwd volgens de syntax “<lidwoord><objectnaam> dient <te vervullen functie / te leveren prestatie> met <kwaliteitsaanduiding van de te leveren prestatie>” en dient voorts in een goedlopende Nederlandstalige zin te zijn gevat. Verificatieplan Het verificatieplan dient weer te geven op welke wijze en wanneer de Opdrachtnemer van plan is de eisen die aan een object gesteld zijn aan te tonen. Hiertoe dient per eis tenminste één verificatiewijze te zijn beschreven. Het verificatieplan dient gebaseerd te zijn op de specificatie van beschouwd object. De verificatie moet gebaseerd zijn op objectieve maatstaven. In het verificatieplan dient voor een object of een cluster van objecten per eis ten minste het navolgende te zijn geïdentificeerd en te zijn vastgelegd: Objectnummer; Objectbeschrijving; Omschrijving eis (tenminste eisnummer en eistitel); Verwijzing naar afgeleide onderliggende eisen; Van toepassing zijnde uitgangspunten uit Bindende, Informatieve en overige documenten; Beschrijving van de toe te passen verificatiemethode, -type, -niveau en de projectfase waarin de verificatie wordt gedaan; (Verwijzing naar) de validatie van de verificatiemethode; Verificator (organisatiedeel / functionaris). Indien een eis van toepassing is voor meerdere objecten, dient, indien relevant, per objecteis-combinatie de verificatiewijze beschreven te worden. Voor elke verificatiemethode dient de geldigheid te worden vastgesteld, tenzij: Een gestandaardiseerde verificatiemethode wordt toegepast die door de Opdrachtgever wordt erkend; Een binnen de Overeenkomst van toepassing verklaard document wordt toegepast, of; Een verificatiemethode zich in de praktijk heeft bewezen en de referentie door de Opdrachtgever wordt aanvaard. Genereren van oplossingen voor objecten Doelstelling Waarborgen dat object-ontwerpen worden verkregen welke het best aan de eisen voldoen Werkzaamheden Genereren en uitwerken van oplossingsvarianten. Kiezen van een definitieve Ontwerpoplossing uit de oplossingsvarianten. Proceseisen Algemeen De Opdrachtnemer dient bij aanvang van ieder uitwerkingsniveau bij het “genereren van oplossingen” voor een (cluster van) object(en) in het bezit te zijn van een door de Opdrachtgever geaccepteerd verificatieplan voor het betreffende uitwerkingsniveau betreffende dat (cluster van) object(en). De Opdrachtnemer mag geen Ontwerpwerkzaamheden verrichten waaraan nog niet geaccepteerde Documenten ten grondslag liggen. Genereren en uitwerken van oplossingsvarianten De Opdrachtnemer dient het ontwerptraject voor een object te starten met genereren van mogelijke oplossingen voor betreffend objecten van daaruit te komen tot een beperkt aantal haalbare oplossingsvarianten voor het beschouwde object, gegeven de meest bepalende eisen die voor het object gelden. Deze haalbare oplossingen dienen uitgewerkt te worden, zover als noodzakelijk is voor het expliciet kunnen maken van een keuze tussen de oplossingsvarianten. Toelichting: Onder expliciet wordt verstaan: gebaseerd op feitelijke gegevens cq onderbouwing. Dus niet gebaseerd op “gevoelsmatige meningen”. Zgn “expert opinions” kunnen toegelaten worden, mits deze van argumentatie zijn voorzien. Ontwerpoplossing kiezen uit oplossingsvarianten De Opdrachtnemer dient voor elk object uit de volgens § 3.4.3.2 verkregen oplossingsvarianten, door middel van een expliciet onderbouwde trade-off, de oplossingsvariant te kiezen, welke het best aan de trade-off-criteria (de meest bepalende eisen) voldoet. Hierbij dienen tenminste de volgende criteria gewaardeerd te worden: Functievervulling (mate van); Raakvlakken en integraliteit; Vormgeving en inpassing; Veiligheid en betrouwbaarheid; Levensduur en onderhoudbaarheid; Risico’s m.b.t. bouwbaarheid, planning en fasering; Toelichting: Onder trade-off wordt verstaan: een expliciete confrontatie tussen criteria en oplossingsvarianten, waarbij elke oplossingsvariant per criterium expliciet gewaardeerd wordt. Doorgaans gerapporteerd in de vorm van een trade-off-matrix, waarmee direct inzicht verkregen wordt in de prestaties van een varianten onderling. De Opdrachtnemer maakt duidelijk hoe hij tot een identificatie van alle relevante trade-off aspecten is gekomen, waarbij de trade-off zoveel mogelijk op objectieve kwantitatieve basis is gestoeld. Elke Trade-off dient te worden vastgelegd in een Trade-off matrix die gevoegd wordt bij de ontwerpnota. Functievervulling De Opdrachtnemer dient voor alle objecten de indicatoren die uitdrukking geven aan het functioneren van het beschouwde object (de mate waarin het object zijn primaire functies vervuld), te beschouwen en te waarderen in de trade-off. Vormgeving en inpassing Bij het uitwerken van het ontwerp dient de Opdrachtnemer voor alle onderdelen van het systeem zoals beschreven in Vraagspecificatie deel 1 Eisendeel aan te tonen: Dat - en op welke wijze - invulling wordt gegeven aan de vormgevings- en inpassingsambities van de Opdrachtgever; Dat de door hem beoogde (architectonische) ontwerpoplossingen maakbaar en onderhoudbaar zijn; Dat hij de onderlinge samenhang in vormgeving en inpassing bewaakt (“kwaliteitsborging van de vormgeving en inpassing”). Veiligheid en betrouwbaarheid Veiligheid en betrouwbaarheid dient zowel voor de uitvoeringsfase als voor de exploitatiefase meegenomen te worden. Raakvlakken en integraliteit De Opdrachtnemer dient bij de ontwerpuitwerking de volgende zaken expliciet een plaats te geven: Integraliteit van het ontwerp - de Opdrachtnemer moet bij de ontwerpuitwerkingen voortdurend aantonen dat de integraliteit van het ontwerp is gewaarborgd Beheersen van externe raakvlakken - het Werk ligt in een omgeving met eigendommen van de Opdrachtgever en derden; deze raakvlakken zijn vastgelegd in de externe raakvlakeisen; door middel van raakvlakmanagement dient door de Opdrachtnemer zorg gedragen te worden dat de raakvlakken van het Werk afdoende worden beheerst - Opdrachtnemer dient de objecten dienen fysiek en functioneel op de omgeving aan te sluiten een raakvlakkenregister op te stellen en te beheren raakvlakeisen uit te werken in afgeleide (raakvlak)eisen. te verifiëren of aan de externe raakvlakeisen is voldaan. Beheersen van interne raakvlakken; - Opdrachtnemer dient: de raakvlakken tussen de (clusters van) objecten te beheersen, zodanig dat deze fysiek en functioneel op elkaar aansluiten. daartoe een raakvlakkenregister op te stellen en te beheren. raakvlakeisen uit te werken in afgeleide (raakvlak)eisen. te verifiëren of aan de interne raakvlakeisen is voldaan. De Opdrachtnemer dient in de trade-off de wijze waarop oplossingsvarianten voldoen aan de eisen voor voornoemde aspecten te expliciteren en de eventuele meerwaarde te waarderen. Levensduur- en onderhoudsaspecten Bij de ontwerpuitwerking dient de Opdrachtnemer steeds expliciet relevante levensduur- en onderhoudsaspecten in beschouwing te nemen. Daarbij wordt aangetoond dat redelijkerwijs een optimum is bereikt tussen de levensduur, stichtingskosten, onderhoudskosten en sloopkosten van het betreffende (cluster van) object(en). Aantoonbaar dient te worden gemaakt dat deze kosten voor de Opdrachtgever tot een integraal minimum worden beperkt. Risico’s m.b.t. Bouwbaarheid, planning en fasering; De Opdrachtnemer dient in de trade-off mee te wegen de risico’s die de beschouwde oplossingsvariant kent ten aanzien van bouwbaarheid en tijdigheid en fasering daarvan. Producteisen Trade-off matrix Een trade-off matrix is een hulpmiddel om inzichtelijk te maken op welke wijze diverse varianten scoren op de afwegingscriteria. Deze criteria zijn de (voor de te maken keuze) meest bepalende eisen. De criteria dienen dus expliciet te zijn, in de vorm van een eis. De trade-off-matrix dient te bestaan uit een opsomming van afwegingscriteria in de eerste kolom. In de volgende kolommen zijn de benamingen van de onderling te vergelijken varianten opgenomen. Per kruispunt tussen criterium en variant dient een waardering ingevuld te zijn in de vorm van een expliciete waarde of waardering, passend bij de indicator waarin het criterium wordt uitgedrukt. De cellen met waarderingen hebben een gekleurde achtergrond, waarbij de kleur is gebaseerd op de waarde van de waardering ten opzichte van de eis. De te gebruiken kleurbetekenis is als volgt: rood: geel: groen: blauw: variant voldoet niet aan de betreffende eis variant kan met geringe aanpassingen gaan voldoen aan eis variant voldoet aan eis variant voldoet zeer goed aan de eis (oftewel: variant bezit overwaarde op dit criterium) De waarderingen welke in de trade-off zijn opgevoerd, dienen onderbouwd te zijn in documentatie waarin de uitwerking van de varianten is gerapporteerd. Deze documentatie dient te voldoen aan de eisen aan Ontwerpdocumenten, zoals elders in dit hoofdstuk gedefinieerd. Uitwerken van het ontwerp voor objecten Doelstelling Waarborgen dat object-ontwerpen worden verkregen welke aantoonbaar voldoen aan de objectspecificaties Werkzaamheden Uitwerken van gekozen oplossingsvariant voor een object tot definitief objectontwerp; Verifiëren van het definitief objectontwerp tegen eisen; Opstellen verificatienota. Proceseisen Uitwerken van gekozen oplossingsvariant tot definitief ontwerp De Opdrachtnemer dient van alle in de SBS gedefinieerde objecten en deelobjecten,na de keuze van de definitieve oplossing uit de oplossingsvarianten (conform § 3.4.3.3) het objectontwerp nader uit te werken en te optimaliseren, totdat alle eisen (niet alleen de meestbepalende) voor het object expliciet aangetoond kunnen worden. De Opdrachtnemer dient de ontwerpuitwerking van elk object te beschrijven in ontwerpdocumenten, welke tenminste bestaan uit een ontwerpnota, voorzien van trade-offmatrix en verificatierapport, voorts voor zover relevant aangevuld met tekeningen en berekeningen. De Opdrachtnemer dient expliciet te maken dat het object, zoals ontworpen, kan gaan voldoen aan alle aan het object gestelde eisen, voor zover deze door middel van ontwerpdocumentatie zijn aan te tonen. (overige eisen tijdens uitvoering d.m.v. keuringen en testen aan te tonen). De Opdrachtnemer dient per uitwerkingsniveau volgens de objectenboom een integraal ontwerpproduct op te stellen en te leveren. Dit betreft: - Integraal Voorontwerp op systeemniveau Integraal Definitief Ontwerp op subsysteemniveau Integraal Uitvoeringsontwerp op componentniveau Een integraal ontwerp is de omhullende van objectontwerpen op het betreffende uitwerkingsniveau waarvan de onderlinge raakvlakken consistent en aansluitend zijn, en waarvan is vastgesteld dat het past binnen het hiërarchisch bovenliggende integrale ontwerp, zowel functioneel als ruimtelijk. Elke integraal ontwerp dient te passen binnen de planologisch-juridische kaders volgens bestemmingsplan OBSP. Verifiëren van het definitief objectontwerp tegen eisen De Opdrachtnemer dient aan te tonen dat het object-ontwerp voldoet aan de eisen in de objectspecificatie. De Opdrachtnemer dient daartoe het Verificatieplan per (cluster van) object(en) aan te vullen met verificatiebevindingen tot een Verificatierapport. Deze bevindingen dienen tenminste te betreffen: de constatering of er aan de eis wordt voldaan (Voldoet? J/N); de onderbouwing voor de constatering in relatie tot de norm in de eis; verwijzing naar het bewijsdocument waaraan de onderbouwing voor de constatering is ontleend. korte duiding van de onzekerheid die er na de verificatie nog bestaat beheersmaatregel om de onzekerheid te verminderen Toelichting: in het algemeen zal het zo zijn dat verificatie op een ontwerpproduct nog geen zekerheid geeft dat het object na realisatie daadwerkelijk de ontworpen kwaliteit heeft. Opstellen verificatienota De Opdrachtnemer dient per Werkpakket de verificatierapporten te integreren tot een verificatienota, voor de objecten die het gebouwde resultaat zijn van de activiteiten in betreffend werkpakket. Verificatienota’s dienen te zijn geaccepteerd door de Opdrachtgever voordat met de volgende uitwerkingsslag dan wel realisatieactiviteit voor betreffend object gestart kan worden. Producteisen Ontwerpdocumenten Ontwerpnota Een ontwerpnota dient te beschrijven op welke wijze wordt voldaan aan de eisen die zijn gesteld in Vraagspecificatie deel 1 Eisendeel. In een Ontwerpnota dient te zijn geïdentificeerd en vastgelegd: Het object c.q. de objecten waarop de ontwerpnota van toepassing is; Een ontwerp van de eindsituatie o.a. beschreven in tekeningen, berekeningen, fasering, bouwmethode, werkmethoden, veiligheidsmaatregelen, milieumaatregelen, processen, werkprocessen, risico’s en beheersmaatregelen; Beschrijving van de opties en varianten die zijn overwogen in het kader van het genereren van oplossingen. Trade-off matrices met toelichting op gemaakte ontwerpkeuzes; verwijzing naar verificatierapport waaruit blijkt dat het ontwerp aan gestelde eisen voldoet; Beschrijving van hoe het object zal worden gerealiseerd (uitvoeringsconcept): met faseringen en tekening, bouwmethode, werkmethode en werkprocessen; Beschrijving van hoe een object dient te worden getest (testconcept), indien het object een te testen object is of omvat; Beschrijving van hoe het object dient te worden bediend (bedieningsconcept) en de bedieningsuitgangspunten waarmee in het ontwerp rekening is gehouden; Levensduurbeschouwing en Beschrijving van hoe het object dient te worden onderhouden (onderhoudsconcept), dit dient als basis voor het beheers en onderhoudsplan uit het opleverdossier; Voor objecten die bepalend zijn voor de vormgeving van het systeem en die als zodanig zijn opgenomen in het Ambitiedocument met betrekking tot inpassing en vormgeving van de Opdrachtgever: een koppeling met het Ambitiedocument met betrekking tot inpassing en vormgeving en daarin gestelde ambities op het gebied van vormgeving; Voor objecten die bepalend zijn voor de vormgeving van het systeem en die als zodanig zijn opgenomen in het Ambitiedocument met betrekking tot inpassing en vormgeving van de Opdrachtgever: een beschrijving van de wijze waarop de specifieke vormgevingskwaliteit in stand moet worden gehouden; Het uitvoeringsconcept, testconcept, bedieningsconcept en onderhoudsconcept dienen van dusdanig niveau te zijn dat de uitvoerbaarheid, testbaarheid en bedienbaarheid kan worden onderbouwd; De uitvoeringsuitgangspunten waarmee in het ontwerp rekening is gehouden; Een beschrijving van de interne raakvlakken inclusief bijbehorende beheersmaatregelen; De te monitoren “kritisch geachte omgevingsobjecten” die mogelijk schade kunnen ondervinden door realisatie van onderdelen van het Werk en bevat minimaal de wijze waarop 0-meting en bouwkundige opname wordt uitgevoerd; wijze waarop monitoring op deformaties en bouwkundige opnames worden uitgevoerd om mogelijke gevolgen van de Werkzaamheden vast te stellen; Beheersmaatregelen met betrekking tot het voorkomen van schade aan omgevingsobjecten. Indien de Opdrachtnemer een ontwerpnota moet overleggen aan de Opdrachtgever, dan moet hij ook de digitale bestanden van de documenten (berekeningen, tekeningen, etc.) behorende bij die ontwerpnota aan de Opdrachtgever kunnen overleggen. Berekeningen Berekeningen moeten voldoen aan de volgende eisen: Alle tekst in berekeningen moet in de Nederlandse taal zijn gesteld. Berekeningen moeten op zichzelf staand, logisch opgebouwd, overzichtelijk, gemakkelijk toegankelijk en controleerbaar zijn. Bij het ontwerp van de permanente constructies en de tijdelijke constructies ten behoeve van de realisatie dienen algemeen gehanteerde en erkende rekenmethodieken en state-of-the-art rekenmodellen te worden gehanteerd; Aan de berekeningen een lijst toevoegen met berekeningsfilosofieën, uitgangspunten, randvoorwaarden en toegepaste normen en/of voorschriften. Ter verduidelijking van de constructie of mechanicaberekeningen moeten deze van tekeningen worden voorzien, waarop is aangegeven hoe het te berekenen onderdeel is geschematiseerd. Wanneer de berekening is voorzien van een computeruitvoer, hierbij een toelichting bijvoegen waaruit voldoende duidelijk blijkt op welke mechanicaprincipes en rekenmethoden het computerprogramma berust. Bovendien bij deze berekeningen een duidelijk overzicht voegen van de relevante in- en uitvoergegevens van de computerberekeningen. Geschiktheid en deugdelijkheid van te gebruiken computerprogramma's vooraf aantonen. Indien in een berekening eigen programmatuur (bijvoorbeeld spreadsheets) wordt gebruikt dient de kwaliteit van het programma separaat van de overige kwaliteitscontroles te zijn aangetoond door middel van een verificatierapport. Het verificatierapport dient rekenvoorbeelden te bevatten anders dan de eigenlijke constructieberekening. Met computerprogrammatuur gemaakte constructie of mechanicaberekeningen op essentiële onderdelen controleren d.m.v. handmatig gemaakte controleberekeningen en evenwichtscontroles. De afmetingen die in de constructie of mechanicaberekeningen gebruikt worden moeten in overeenstemming zijn met die welke op tekening vermeld staan. De gebruikte eenheden en symbolen moeten in overeenstemming zijn met NEN 999. De schrijfwijze vangrootheden, eenheden en getallen moet in overeenstemming zijn met NEN 3069. In aanvulling op de normen moeten in de berekeningen de onderstaande eenheden worden gehanteerd: - kracht en belasting kN, kN/m, kN/m2; - gewicht N, kN; - spanning N/mm2; - moment (buiging,torsie) kNm, Nm, Nmm. Ten behoeve van een adequate overdracht, opslag en behandeling van (elektronische) digitale informatie waaronder mede begrepen computerberekeningen dienen teksten, invoergegevens, berekeningsresultaten, tabellen, grafieken, tekeningen e.d. te worden toegeleverd als pdf bestand. Tekeningen Tekeningen dienen te voldoen aan de hierop van toepassing zijnde Bindende documenten zoals benoemd elders in deze Vraagspecificatie deel 2 Procesdeel. Als digitale ondergronddient de door de Opdrachtgever aangeleverde ondergrond te worden gebruikt, dat wil zeggen een uitsnede uit de GBKL in DWG-formaat. Integraal Voorontwerp Het Integraal Voorontwerp is een integraal ontwerp van het Werk en toont het ontwerp voor alle onderdelen en voor alle te vervullen functies van het project in onderlinge samenhang en ingepast in de omgeving. Het Integraal Voorontwerp is in Nederlandse taal gesteld en overzichtelijk geordend in ordner(s) achter tabbladen, met inhoudsopgave. Het Integraal Voorontwerp is vastgelegd in een zestal productsoorten: 1) Ontwerpnota Integraal Voorontwerp 2) Bijbehorende ontwerpdocumenten (berekeningen, tekeningen, analyserapporten en overige documenten) 3) Objectenboom 4) Objectspecificaties 5) Verificatieplan VO, waarin tenminste de eisen die in Vraagspecificatie deel 1 Eisendeel die benoemd zijn als te verifiëren in dit stadium danwel logischerwijze daarvoor gelden 6) Verificatierapport en onderliggende registraties Het Integraal Voorontwerp voldoet aan de volgende eisen: Is opgesteld conform de eisen in de Vraagspecificatie. Omvat alle te realiseren Objecten, tenminste tot op zgn. subsysteemniveau; dat wil zeggen dat alle objecten als benoemd in de objectenboom in van Vraagspecificatie deel 1 tenminste ontworpen zijn en als zodanig herkenbaar zijn in het Integraal Voorontwerp; Omvat (op separate documenten) de wel te ontwerpen doch niet te realiseren Objecten. Een specifiek te ontwerpen maar niet te realiseren onderdeel betreft het gedeelte van de Plesmanlaan tussen Einsteinweg en Darwinweg, zoals aangegeven in de bijlage “Grens te ontwerpen deelgebied Plesmanlaan tussen Einsteinweg en Darwinweg”. Het doel van de Opdrachtgever met dit deelontwerp is om zich een beeld te vormen van de wijze waarop de ontwerpoplossing van Opdrachtnemer qua inpassing en vormgeving kan worden voortgezet op dat deel van de Plesmanlaan, en als onderdeel van de integrale visie. Daarbij dient de bestaande wegconfiguratie te worden gehandhaafd. De aanpassingen ten opzichte van huidige situatie betreffen daarmee in het bijzonder het doortrekken van de langzaam-verkeer verbinding aan de noordzijde van de Plesmanlaan richting stad en het eventueel aanpassen cq versterken van de groenstructuren en overige inrichting. Dit ontwerpdeel dient een realistisch en efficiënt realiseerbaar plan mogelijk te maken. Voor dit ontwerpdeel kan het uitwerkingsniveau beperkt blijven tot het niveau schetsontwerp, dat wil zeggen een overzichtstekening en relevante verbeeldingen waarmee een goed beeld van de beoogde inpassing en vormgeving kan worden verkregen. Het uitwerkingsniveau is conform de definitie van Voorontwerp (VO) volgens De Nieuwe Regeling, Standaardtaakbeschrijving DNR-STB 2009, behoudens de dimensionering van wegen; deze dient op DO-niveau conform DNR-STB 2009 te zijn (positionering, alignementen, dwarsprofielen en dimensionering van rijstroken en opstelvakken). Toont aan dat het ontwerp aan de voor dit uitwerkingsniveau relevante deel van de eisen gesteld in de Vraagspecificatie deel 1 Eisendeel wordt voldaan. Geeft het eindbeeld van het Object binnen de omgeving weer, teneinde de ruimtelijke en landschappelijke inpassing en beeldkwaliteit in relatie tot het Ambitiedocument Inpassing en Vormgeving te kunnen beoordelen. De stedenbouwkundige weergave dient de beoogde inrichting van de openbare ruimte weer te geven met hierbij specifieke aandacht voor de aansluiting op de bestaande omgeving en op het toekomstige LBSP. Een en ander in de vorm van visualisaties vanuit voldoende relevante gezichtspunten met ter beschikking gestelde afbeeldingen van bestande situatie. Nieuwe situatie is ook hierin weergeven. De technisch-inhoudelijke weergave dient ruimtebeslag van de diverse objecten die het systeem vormen, vast te leggen in onderlinge samenhang en in aansluiting op de omgeving. Daarbij dient tenminste geometrie (in 3 dimensies), positionering en dimensionering van verkeerskundige functievervullers, openbaar vervoervoorzieningen, landschappelijke inrichting en groenstructuren, waterhuishouding, te zijn verwerkt. Tevens dient de wijze waarop omgegaan wordt met eigendommen van derden binnen de projectgrenzen inzichtelijk te zijn gemaakt. Bijzondere aandacht voor flexibiliteit / mogelijkheden voor aansluiten raakvlakken. Bevat voldoende (principe)details van beeldkwaliteitbepalende Objecten, teneinde de beeldkwaliteit in relatie tot het Ambitiedocument te kunnen beoordelen. Bevat tenminste de volgende ontwerpdocumenten: overzichtstekening: bovenaanzicht nieuwe situatie object OBSP (A0, 1:1000) positionering en hoofd-dimensionering van alle benodigde functievervullers / objecten (verkeer, water, groen, openbare ruimte) ruimtebeslag per functie en totaal dwangpunten inclusief topografische ondergrond, kadastrale grenzen, bestemmingsplangrenzen alignementen en constructie horizontaal en verticaal alignement doorstromings-verbindingen en hoofdfietsverbindingen; combinatie van bestaande en nieuwe situatie; dwangpunten (lengteschaal A0 / 1:1000; hoogteschaal A0 / 1:100) karakteristieke langs- en dwars-doorsneden waarop principes en opbouw constructie zichtbaar zijn (schaal doorsneden A0 / 1:200) aanzichten Bevat een verkeerstechnisch ontwerp nieuwe situatie met tenminste de volgende zaken: wegontwerptekeningen; deze tekeningen bevatten tenminste: situatie Integraal verkeerstechnisch ontwerp (schaal A0 / 1:500); bewegwijzering, markering en bebording, ontwerp; VRI-systemen ontwerp(incl. masten, lantaarns, detectie, drukknoppen); principes dwarsprofielen op significante wegvakkenzoals aangegeven in Vraagspecificatie deel 1 Eisendeel; visualaties; deze omvatten tenminste het volgende: wegbeelden; zichtlengten. Plan Verkeer Realisatiefase hoeveel en welke faseringsstappen per faseringsstap wegontwerp tijdelijke verkeerssituatie (fysiek, verkeerstechnisch incl. VRI’s; incl. tekeningen schaal 1:500) Groen- / bomen- / beplantingsplan Toont door middel van een LifeCycleCosting-analyse aan dat het ontwerp is geoptimaliseerd naar LCC binnen de levensduur van 100 jaar. Toont aan dat risico’s zoals benoemd in het risicodossier beheerst worden. Het Integraal Voorontwerp moet bruikbaar zijn als ontwerp t.b.v. het Ontwerp Bestemmingsplan. Dat wil in ieder geval zeggen dat het Integraal Voorontwerp moet vastleggen: Ruimtebeslag (3D) voor diverse bestemmingen. Positionering van rijlijnen voor alle verkeerssoorten. Effectbepaling op waterbalans. Effectbepaling op groenbalans. Indicatie van mate van ontgraving (locatie en diepte) (i.v.m. archeologie). Globaal inzicht in te relevante verwijderen materialen. (in ieder geval grondstromen, asfalt kabels en leidingen) Inzicht in effect op bestaande ondergrondse infra. Het Integraal Voorontwerp dient het gehele projectgebied OBSP inclusief invloedsgebieden te omvatten alsmede de Plesmanlaan en aangrenzend bermen en gebied langzaam verkeer tot en met kruispunt Darwinweg/Vondellaan. Het ontwerp van het gedeelte Plesmanlaan tot en met kruispunt Darwinweg/Vondellaan zal door Opdrachtgever worden gebruikt ter oriëntatie op de eventuele aanpassing van de inrichting in de toekomst. Integraal Definitief Ontwerp Het Integraal Definitief Ontwerp is een integrale set ontwerpdocumenten, waarvan het uitwerkingsniveau is conform de definitie van Definitief Ontwerp (DO) volgens De Nieuwe Regeling, Standaardtaakbeschrijving DNR-STB 2009. De set ontwerpdocumenten bestaat tenminste uitalle uitgewerkte onderdelen zoals benoemd onder Integraal Voorlopig Ontwerp, waaronder in ieder geval: Ontwerpnota Integraal Definitief Ontwerp Bijbehorende ontwerpdocumenten (berekeningen, tekeningen, analyserapporten en overige documenten) Detaillering Objectenboom VO Verificatierapport DO en onderliggende registraties Objectspecificaties UO Een verificatieplan voor het Integraal Uitvoeringsontwerp; Ten aanzien van het verkeerstechnisch ontwerp geldt in aanvulling op het VO: - wegontwerptekeningen waarin tevens: alle dwarsprofielen zijn uitgewerkt; maatregelen ten behoeve van bereikbaarheid voor hulpdiensten zijn uitgewerkt; Integraal Uitvoeringsontwerp Het Integraal Uitvoeringsontwerp is een integrale set ontwerpdocumenten, waarvan het uitwerkingsniveau is conform de definitie van Uitvoeringsgereed Ontwerp (UO) volgens De Nieuwe Regeling, Standaardtaakbeschrijving DNR-STB 2009. De set ontwerpdocumenten bestaat tenminste uit: Relevante aanvullingen en detaillering van Ontwerpnota Integraal Definitief Ontwerp Bijbehorende ontwerpdocumenten (berekeningen, tekeningen, analyserapporten en overige documenten) Verificatierapport UO en onderliggende registraties Keuringsplannen van alle objecten voor de uitvoeringsfase Het Integraal Uitvoeringsontwerp kan gefaseerd tot stand komen. Het Integraal Uitvoeringsontwerp of onderdelen van het Integraal Uitvoeringsontwerp (bij gefaseerde totstandkoming) dienen tenminste 4 weken voor aanvang van de desbetreffende werkzaamheden ter toetsing te worden aangeboden. Bij gefaseerde ontwerpdelen dient tevens de integraliteit ten opzichte van overige ontwerpdelen specifiek inzichtelijk te worden gemaakt. Verificatierapport In het verificatierapport dient voor een object of cluster van objecten per eis ten minste het navolgende te zijn geïdentificeerd en te zijn vastgelegd: Eis (met eisnummer); Van toepassing zijnde Bindende, Informatieve en overige documenten; Bewijsdocument, waarin is aangetoond dat wordt voldaan aan de gestelde eis en onderliggende eisen; Hoe de eisen zijn geverifieerd en wat de beoordelingscriteria zijn; Dat is aangetoond dat is voldaan aan de eisen; Hoe met relevante risico’s is omgegaan; Welke functionaris verificaties heeft uitgevoerd (incl. datum en tijdstip van verificatie); Welke functionaris de verificatie heeft beoordeeld en geautoriseerd; Eventuele maatregelen ter correctie; Herziene verificatie (inclusief tijdstip, beoordeling en autorisatie). De validatie van de verificatiemethode dient te worden uitgewerkt in het verificatierapport. In het rapport dient voor een verificatiemethode ten minste het volgende te zijn geïdentificeerd en vastgelegd: De verificatiemethode; Bewijsdocument of verwijzing naar bewijsdocument, waarin de geldigheid van de verificatiemethode is aangetoond. Verificatienota Een verificatienota dient traceerbaar te maken dat in alle fasen wordt voldaan aan de eisen uit de Vraagspecificatie. De verificatienota is een document waarin de relatie wordt vastgelegd tussen de afgeleide eisen, de objecten en de verificaties en keuringen (inclusief testen). In de verificatienota wordt verwezen naar de betreffende bovenliggende eisen en registraties (verificatie-, keurings- testrapporten) waaruit blijkt hoe is aangetoond en traceerbaar is dat aan deze eisen wordt voldaan. De verificatienota kan een combinatie zijn van de specificatie, het verificatieplan, het keuringsplan, het verificatierapport, het keuringsrapport en het testrapport. De verificatienota dient de volgende informatie te bevatten: Het Werkpakket waarop de betreffende verificatienota van toepassing is; Identificatie van de objecten waarop de betreffende verificatienota van toepassing is; Overzicht van de (afgeleide eisen van de) eisen uit Vraagspecificatie deel 1 Eisendeel (nummer en beschrijving van de eis) die van toepassing zijn op de betreffende objecten; Per afgeleide eis de traceerbaarheid naar de eisen uit de Vraagspecificatie deel 1 Eisendeel; Per eis een verwijzing naar de bijbehorende verificatie- keurings- of testrapporten; Overzicht van de opgetreden afwijkingen met de genomen corrigerende en preventieve maatregelen voor zover deze afwijkingen betrekking hebben op de objecten waarop de verificatienota van toepassing is. Uitvoeren Toepassen Systems Engineering De Opdrachtnemer dient de ontwerp- en uitvoeringswerkzaamheden in te richten overeenkomstig de principes van Systems Engineering. Voor een toelichting op hetgeen de Opdrachtgever verstaat onder Systems Engineering, wordt verwezen naar de Leidraad Systems Engineering, zie www.leidraadSE.nl. Het doel hiervan is om te waarborgen dat de eisen van de Opdrachtgever op beheerste, navolgbare, expliciete en transparante wijze worden uitgedetailleerd en gerealiseerd. In het kader van voorliggende Overeenkomst worden eisen gesteld met betrekking tot de volgende onderdelen van het Systems Engineeringproces: Realiseren objecten; Verifiëren, keuren en testen; Afleveren en opleveren. De eerste twee onderwerpen worden hierna uitgewerkt. Het “afleveren en opleveren” wordt elders in dit document behandeld (hoofdstuk Projectmanagement) Realiseren objecten Doelstelling Waarborgen dat het ontwerp op beheerste, expliciete en transparante wijze wordt gerealiseerd. Werkzaamheden Starten met de Uitvoeringswerkzaamheden; Afsluiten weginfrastructuur; Uitvoeren maatregelen in het kader van vrijkomende materialen; Gebruik bouw- en werkterreinen; Werken buiten reguliere tijden; Afstemming over activiteiten gemeente in het gebied; Afstemming met derden; Beperken van omgevingshinder; Beperken en herstellen schades; Proceseisen Starten met de uitvoeringswerkzaamheden De Opdrachtnemer mag niet eerder starten met de Uitvoeringswerkzaamheden van een (cluster van) object(en) dan dat: Alle Ontwerpwerkzaamheden voor het betreffende (cluster van) object(en) zijn afgerond; Alle relevante Publieke en Private Toestemmingen (PPT) in orde Indien in verband met die Werkzaamheden een verlegging, verwijdering en/of aanpassing van kabels of leidingen noodzakelijk is, er een projectovereenstemming is afgesloten voor de verlegging, verwijdering en/of aanpassen van de betreffende kabels en leidingen. Afsluiten weginfrastructuur De Opdrachtnemer dient bij het uitvoeren van Werkzaamheden in het kader van het afsluiten van weginfrastructuur te voldoen aan de proces- en producteisen die zijn opgenomen in de bijlage “Proces- en producteisen afsluiten van weginfrastructuur” bij Vraagspecificatie deel 2 Procesdeel. Uitvoeren maatregelen in kader van vrijkomende materialen Algemeen Opdrachtnemer dient voor adequate en wetsconforme afvoer en verwerking van vrijkomende materialen inclusief afvalstoffen zorg te dragen, met in achtneming van alle terzake geldende (wettelijke en bestuursrechtelijke) voorschriften. De Opdrachtnemer vertegenwoordigt hierbij de Opdrachtgever als ontdoener in de zin van de Wet Milieubeheer. De Opdrachtnemer informeert de Opdrachtgever terstond schriftelijk over de gemaakte afspraken met het bevoegd gezag. Voor aanvullende bepalingen wordt verwezen naar Annex V – Vrijkomende materialen bij de Vraagspecificatie. Opstellen plan vrijkomende materialen De Opdrachtnemer maakt voor de start van de Uitvoeringswerkzaamheden een “Plan Vrijkomende Materialen” in dat betrekking heeft op het Werk. Het “Plan Vrijkomende Materialen” dient te zijn afgestemd met en dient de goedkeuring te hebben van het bevoegd gezag Besluit Bodemkwaliteit, Wet Bodembescherming en Wet Milieubeheer. Afvalstoffenregistratie Opdrachtnemer houdt een op het “Plan Vrijkomende Materialen” afgestemde administratie bij van de bewijzen van acceptatie van de naar een bewerkings-, verwerkings- of eindverwerkingsinrichting vervoerde afvalstoffen, in welke bewijzen de naam en het adres van de inrichting, het afvalstroomnummer, de aard, de hoeveelheid, de herkomst en de vervoerder van de materialen zijn vermeld. Afvalstoffenregistratie: elke vier weken levert de Opdrachtnemer een overzicht van de in die periode afgevoerde afvalstoffen: aard, hoeveelheid, herkomst, bestemming, afvalstroomnummer (indien van toepassing). Bij oplevering van het Werk draagt de Opdrachtnemer de volledige afvalstoffenregistratie over het hele Werk over aan de Opdrachtgever. Gebruik bouw- en werkterreinen Beschikbaarheid terreinen De Opdrachtnemer kan voor het werkterrein als bedoeld in §17 lid 1 van de UAV-GC 2005 gebruik maken van de terreinen zoals beschreven in de bijlage “Werkterreinen” bij Vraagspecificatie deel 2 Procesdeel. Afsluiting en toegang Ten behoeve van inspectie dient het bouw- en werkterrein te allen tijde voor en/of namens Opdrachtgever toegankelijk te zijn. Veilig en netjes opslaan van bouwstoffen Bouwstoffen, materieel en hulpmiddelen die niet in gebruik zijn voor het uitvoeren van Werkzaamheden, dienen op voldoende afstand buiten de verharding van een voor het openbaar verkeer opengestelde rijbaan te worden geplaatst of opgeslagen. Het zicht op verkeers¬borden en bewegwijzeringborden mag niet worden belemmerd en onveilige situaties moeten te allen tijde worden voorkomen. De Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat dagelijks, na beëindiging van werkzaamheden alle aldaar aanwezige losse (al dan niet vrijgekomen uit het Werk dan wel voor het Werk nieuw aangevoerde) materialen netjes en afgesloten zijn opgeslagen. Werken in de directe nabijheid van kabels en leidingen Bij werken onder of in de nabijheid van kabels en leidingen dienen de veiligheidsvoorschriften van beheerder(s) in acht genomen te worden. Overdracht na oplevering De door de Opdrachtnemer voor de realisatie van het Werk gebruikte bouw- en werkterreinen dienen na oplevering in de oorspronkelijk staat te worden teruggebracht, tenzij anders is overeengekomen. Werken buiten reguliere tijden Werken buiten de gereguleerde werktijden geschiedt conform de geldende procedures van de gemeente Leiden. Afstemming over activiteiten gemeente in het gebied Opdrachtnemer overlegt met Opdrachtgever over de coördinatie van eventuele onderhoudsof overige activiteiten door de gemeente binnen het projectgebied in relatie tot de uitvoerende werkzaamheden van Opdrachtnemer, zoals maar niet beperkt tot gladheidsbestrijding, reclame-objecten, groen, water. Afstemming met derden Opdrachtnemer is volledig verantwoordelijk voor alle afstemming met relevante partijen ten aanzien van deWerkzaamheden. Afstemming houdt daarbij tevens in het maken van rechtstreekse afspraken met derden en zo nodig (herhaaldelijk) aanpassen van afspraken. Opdrachtnemer dient haar werkzaamheden zo in te plannen en uit te voeren dat met de belangen van derden voldoende rekening wordt gehouden , hetgeen ook betekent dat met de desbetreffende derden voldoende tijdig is afgestemd. Uitgangspunt is dat Opdrachtnemer in alle opzichten verantwoordelijk is voor de uitvoering van de werkzaamheden en invloed kan uitoefenen op de planning daarvan. Opdrachtnemer zal daarom nimmer Opdrachtgever verantwoordelijk kunnen houden voor dergelijke afstemming inclusief(het maken en nakomen van) afspraken met derden. De derdenwaarmee afstemming dient plaats te hebben betreft onder andere, maar is niet beperkt tot: partijen met eigendommen in of nabij het projectgebied die door de Werkzaamheden beïnvloed worden of kunnen worden (zoals reclame-objecten, netbeheerders); partijen die een belang hebben bij de situatie in het gebied (zoals busmaatschappij); beheerders van infrastructuur (zoals de provincie, RWS, gemeente); coördinerende instanties (bijv. Verkeersregisseur van de gemeente) omwonenden en bedrijven. Opdrachtnemer dient in ieder geval af te stemmen over de volgende zaken: het verwijderen en plaatsen van bushaltes; de lijnvoering en haltering van het OV; verwijderen en plaatsen van reclame-objecten; bouw- en/of verkeershinder; kabels en leidingen. Beperken van omgevingshinder In aanvulling op §4-6 van de UAV-GC 2005, het Bouwbesluit 2012 en de APV van de gemeente Leiden (zoals te vinden op de website van de gemeente Leiden) geldt het volgende: Stofvorming en verstuiving De Opdrachtnemer dient stofvorming en verstuiving ingevolge Uitvoeringswerkzaamheden voor onderhavig Werk te voorkomen. Indien stofvorming of verstuiving toch plaatsvindt dient Opdrachtnemer met bekwame spoed maatregelen te treffen ter voorkoming van enigerlei hinder en dient de Opdrachtnemer aantoonbaar preventieve maatregelen te treffen ter voorkoming van het opnieuw optreden van stofvorming en verstuiving. Vervuiling algemeen De Opdrachtnemer dient vervuiling van de openbare weg en/of vervuiling van eigendommen van derden door bouwactiviteiten in het kader van voorliggend Werk te voorkomen. Indien toch vervuiling plaatsvindt, dient de Opdrachtnemer deze vervuiling terstond en volledig weg te nemen en dient de Opdrachtnemer aantoonbaar preventieve maatregelen te treffen ter voorkoming van het opnieuw ontstaan van vervuiling. Milieuvervuiling Opdrachtnemer dient emissies in de grond, het grondwater of het oppervlaktewater of via de lucht, indien hierdoor nadelige gevolgen voor het milieu worden veroorzaakt, terstond aan de bevoegde instanties te melden. In samenspraak met en op aangeven van deze bevoegde instanties dient Opdrachtnemer terstond voor zijn rekening passende maatregelen te treffen om de milieuschade te herstellen, verdere verspreiding en herhaling te voorkomen. Verlichting Tijdens de Uitvoeringswerkzaamheden dient Opdrachtnemer een verstoring van het vekeer en de omgeving door kunstmatig licht te voorkomen. Buiten werktijden mag de verlichtingssterkte op het bouw- en werkterrein niet uitkomen boven de benodigde sterkte ten behoeve van beveiliging en veiligheid. Kunstmatige verlichting afkomstig van het bouw- en werkterrein dient niet te zijn gericht op bebouwing en wegen. Trillingshinder Voor het bepalen van het toelaatbare trillingsniveau dient Opdrachtnemer uit te gaan van het gestelde in het Bouwbesluit 2012. Geluidshinder Op de Uitvoeringswerkzaamheden is de Circulaire Bouwlawaai 1991 van het Ministerie van VROM van toepassing. Het overschrijden van de voorwaarden die zijn opgenomen in bovengenoemd document is alleen toegestaan indien de Opdrachtnemer met de bewoners en/of de gebruikers van die panden waar een overschrijding kan optreden, voorafgaand aan de Werkzaamheden een compensatieregeling heeft getroffen. Beperken en herstellen schades tijdens realisatiefase In aanvulling op §4 van de UAV-GC geldt het volgende [FvN: in bijlage aanvul uav-gc??]: De Opdrachtnemer dient schade aan bestaande, nieuwe of tijdelijkeobjecten binnen het projectgebied onverwijld te herstellen tenzij de Opdrachtgever anderszins toestaat. De Opdrachtnemer dient schade aan eigendommen van derden of objecten buiten het projectgebied, voor zover die door de Werkzaamheden is toegebracht, onverwijld te herstellen tenzij de Opdrachtgever anderszins toestaat. Bij een melding van een schade door een derde reageert de Opdrachtnemer binnen 2 werkdagen naar de melder van de schade. Voorts zorgt Opdrachtnemer binnen 6 weken na een schademelding voor een verklaring van de verzekeraar omtrent de ontvankelijkheid van de schademelding. Opdrachtnemer houdt een register bij van alle schademeldingen van derden en de afhandeling daarvan en voegt dit bij de periodieke rapportages aan Opdrachtgever. Producteisen Plan Vrijkomende Materialen Het Plan Vrijkomende Materialen dient te beschrijven hoe wordt omgegaan met vrijkomende materialen. Het plan dient minimaal uit de volgende onderdelen te bestaan: - werkvolgorde en werkmethode. - te nemen veiligheidsvoorzieningen en veiligheidsmaatregelen; - aard, kwaliteit en hoeveelheden van vrijkomende materialen; - wijze en locatie van afvoer, verwerking of toepassing van de vrijkomende materialen; - wijze van laden en vervoeren van vrijgekomen materialen en de plaats van bestemming ervan; - wijze waarop wordt omgegaan met onbekende vrijkomende materialen (bijvoorbeeld: bodemverontreiniging); - de te volgen procedures, inclusief aan te vragen of aangevraagde PPT’en, meldingen, afvalstroomnummers; - planning. In het plan dient onderscheid gemaakt te worden tussen afvalstoffen en nietafvalstoffen als bedoeld in Annex V – Vrijkomende materialen. Het plan vrijkomende materialen dient betrekking te hebben op het gehele Werk. De Opdrachtnemer kan ervoor kiezen om deelplannen vrijkomende materialen op te stellen per onderdeel van het Werk (bijvoorbeeld op basis van tijd, geografie, materiaalsoort). De eisen voor het plan vrijkomende materialen zijn overeenkomstig van toepassing op deelplannen vrijkomende materialen. Het totaal aan deelplannen dient het gehele Werk te omvatten. Indien in het kader van andere wetgeving voor een onderdeel reeds een plan moet worden opgesteld, dient in het plan vrijkomende materialen een expliciete verwijzing naar dit plan te zijn opgenomen. Een voorbeeld hiervan is een saneringsplan in het kader van de Wet Bodembescherming. Register schademeldingen In het registerschademeldingen houdt Opdrachtnemer een overzicht bij van alle relevante informatie met betrekking tot schademeldingen en de afhandeling daarvan, waaronder in ieder geval een nauwkeurige duiding en beschrijving van alle acties en activiteiten op datum per schademelding. Verifiëren, keuren en testen Doelstelling Waarborgen dat de gerealiseerde objecten op beheerste, expliciete en transparante wijze worden gekeurd of getest zodat aantoonbaar kan worden gemaakt dat de objecten voldoen aan de eisen. Werkzaamheden Opstellen en naleven keurings- en testplannen Uitvoeren keuringen en testen Opstellen keurings- en testrapporten Opstellen verificatienota Proceseisen Opstellen keurings- en testplannen De Opdrachtnemer dient per object keurings- en testplannen op te stellen. Het testplan dient te worden beschouwd als keuringsplan in de zin van de UAV-GC 2005. Uitvoeren keuringen en testen De Opdrachtnemer dient tijdens de realisatie keuringen, testen of beproevingen uit te voeren conform de opgestelde keurings- en testplannen en de resultaten hiervan schriftelijk te registreren om aan te tonen dat de gerealiseerde objecten voldoen aan de geïdentificeerde eisen. De Opdrachtnemer dient de testen sequentieel uit te voeren, hetgeen betekent dat een opvolgende test niet eerder kan worden gestart dan wanneer de voorgaande test succesvol is afgesloten. Opstellen verificatienota De Opdrachtnemer dient de verwijzing naar de registraties waaruit het voldoen aan de geïdentificeerde eisen conform de opgestelde keurings- en testplannen blijkt, op te nemen in de betreffende verificatienota. Producteisen Keurings- en/of testplan In een keurings- en/of testplan dient voor een object per eis ten minste het volgende te zijn geïdentificeerd en vastgelegd: eis (met eisnummer); welke waarden moeten worden waargenomen; van toepassing zijnde Bindende, Informatieve en overige documenten; beschrijving van de keurings- en/of testmethode, keurings- of testtraject, de keurings- of testmeetmiddelen, de geldende nauwkeurigheidseisen alsmede de calibratiemethoden, -frequentie en –registratie; wanneer is aangetoond dat aan de eis is voldaan; applicatie / raakvlakken van gekeurde en/of geteste item; betrokken bij keuring en/of test (incl. bevoegdheden en verantwoordelijkheden); validatie van de keurings- en/of testmethode; de aanvaardingscriteria voor de keuring en/of test; de formulieren die worden gebruikt tijdens de keuring en/of test. Keurings- en/of testrapport Het keurings- en/of testrapport dient te voldoen aan dezelfde eisen als het keurings- of testplan. In aanvulling op het keurings- of testplan dient in het keuringsrapport voor een object per eis ten minste het volgende te zijn geïdentificeerd en vastgelegd: datum van de keuring en/of test; wie de keuring en/of test heeft verricht; keurings- en/of testresultaat (positief/negatief); indien niet wordt voldaan de risico’s op het niet voldoen aan de eis en de noodzakelijke maatregelen; identificatie van geconstateerde Afwijkingen; feitelijke registratie van de keurings- en/of testresultaten, de waarde en eventuele marges; per fout dient de classificatie te worden aangegeven, per test kunnen meerdere fouten worden vastgesteld; beperkingen tijdens keuring en/of test; invloed van de keurings- en/of testomgeving; in hoeverre wijkt de keurings- en/of testomgeving af van de werkelijkheid; bewijsdocument of verwijzing naar bewijsdocument, waarin wordt aangetoond dat wordt voldaan aan de gestelde eis. Verificatienota Zie hoofdstuk “Ontwerpen”, paragraaf “Verfiëren” van Vraagspecificatie deel 2 Procesdeel. Onderhouden Voorliggend hoofdstuk heeft betrekking op de Werkzaamheden in het kader van Onderhouden. Vast onderhoud infrastructuur tijdens de realisatie van het Werk Doelstelling Zorgdragen voor het onderhoud van het areaal van de gemeente Leiden binnen de projectgrenzen tijdens de realisatie van het Werk. Werkzaamheden De Opdrachtnemer dient gedurende de realisatie van het Werk het onderhoud te verzorgen van alle binnen de projectgrenzen gelegen objecten die behoren tot de infrastructuur en overige openbare ruimte van de gemeente Leiden. Proces- en producteisen Opdrachtnemer stemt het onderhoudsregime af met de afdeling Beheer van de gemeente Leiden en zorgt dat het onderhoud geschiedt conform de gangbare onderhoudsniveaus binnen de gemeente. Het minimale onderhoudsniveau voor gebied dat tijdens de uitvoering voor openbaar gebruik wordt opengesteld dient niveau B overeenkomstig de Kwaliteitscatalogus openbare ruimte 2010 (CROW publicatie 288) te zijn. Onderhoudstermijn De algemene onderhoudstermijn als bedoeld in §27 lid 2 van de UAV-GC 2005 is benoemd in de Overeenkomst. Afwijkingen hierop zijn: geen. Het onderhoud (inclusief inspecties) gedurende deze periode dient te worden uitgevoerd conform het door de Opdrachtgever geaccepteerde onderhoudsplan (zie paragraaf “onderhoudsplan” in dit hoofdstuk). Indien correctief onderhoud noodzakelijk is, zorgt Opdrachtnemer dat dit (in overleg met de beheerder van de gemeente Leiden) met passende spoed wordt uitgevoerd. Onderhoudsplan Doelstelling Beschikbaar hebben van een volledig en adequaat onderhoudsplan voor het onderhoud van het areaal van de gemeente Leiden binnen de projectgrenzen na oplevering van het Werk. Werkzaamheden De Opdrachtnemer dient een onderhoudsplan op te stellen voor de onderhoudsperiode na oplevering van het Werk van alle binnen de projectgrenzen gelegen objecten die behoren tot de infrastructuur en overige openbare ruimte van de gemeente Leiden. Proceseisen De Opdrachtnemer dient het onderhoudsplan tijdig ter Acceptatie aan de Opdrachtgever aan te bieden, doch uiterlijk vier weken nadat het Integraal Definitief Ontwerp is geaccepteerd. Producteisen Het beheer- en onderhoudsplan dient: Een hoofdstukindeling te hebben overeenkomstig de producten zoals vermeld in deel 1 Eisendeel van de Vraagspecificatie , de Producteisen; Voor een periode van de levensduur van de constructie (100 jaar) na oplevering te zijn opgesteld; Een omschrijving te hebben van het benodigde materiaal en materieel ten behoeve van het beheer en onderhoud; Een omschrijving en uiteenzetting te hebben van de hoeveelheden van de te beheren en onderhouden materialen; Een omschrijving van de uit te voeren onderhoudswerkzaamheden en de frequentie ervan; Een budgetraming te hebben van de kosten voor het beheer en onderhoud voor de gehele levensduur (uitgesplitst per kalenderjaar); De budgetraming dient een splitsing te hebben tussen regulier (jaarlijks) onderhoud en groot (meerjarig) onderhoud. Omgevingsmanagement Verkrijgen PPT’en Doelstelling Het verkrijgen van alle voor het Werk relevante Publieke en Private Toestemmingen, waaronder in ieder geval vergunningen, ontheffingen, beschikkingen en toestemmingen (hierna te noemen: PPT’en) die niet zijn vermeld in Annex I –OG-Vergunningen. Werkzaamheden Aanvragen en verkrijgen van PPT’en; Invullen resultaatsverplichting PPT’en; Naleving PPT-voorwaarden; Informatie en medewerking verlenen met betrekking tot door of namens de Opdrachtgever te verkrijgen OG-vergunningen; Opstellen van een voorstel voor het gecoördineerd (geclusterd) aanvragen van PPT’en en de coördinatie voor de betreffende aanvragen; Opstellen en beheren PPT-register. Proceseisen Aanvragen en verkrijgen PPT’en De Opdrachtnemer dient de PPT’en op eigen naam aan te vragen en draagt er zorg voor dat hij zelf PPT-houder wordt. Indien een PPT op grond van de geldende wet- en regelgeving niet op naam van de Opdrachtnemer aangevraagd kan worden, zal de Opdrachtnemer de aanvraag na verkregen machtiging van Opdrachtgever op naam van laatstgenoemde indienen. De Opdrachtnemer dient daartoe voldoende tijdig een machtigingsverzoek ter Acceptatie in bij de Opdrachtgever, een en ander in overleg met Opdrachtgever. De Opdrachtgever heeft het recht om bij een overleg tussen de Opdrachtnemer en de PPTverlenende instantie over een PPT-aanvraag aanwezig te zijn. De Opdrachtnemer informeert de Opdrachtgever tijdig omtrent de plaats en het tijdstip van alle te voeren overleggen. De Opdrachtnemer dient voor de vertegenwoordiging in en buiten rechte te zorgen bij eventuele zienswijzen, bezwaren en/of beroepen alsmede bij voorlopige voorzieningen die door derden of door hemzelf worden ingediend tegen door hem aangevraagde PPT’en. De Opdrachtnemer dient in dit kader alles te doen wat in zijn macht ligt om instandhouding van door hem aangevraagde PPT’en te bewerkstelligen, tenzij de Opdrachtnemer, in het belang van het Werk, zelf zienswijzen, bezwaar of beroep heeft ingediend tegen de (voorschriften, nadere eisen of voorwaarden van) de betreffende PPT. Opdrachtnemer dient een afschrift van een ontwerpbesluit als bedoeld in artikel 3:11 van de Algemene wet bestuursrecht (verder te noemen: ontwerp-PPT) alsmede een afschrift van de verleende PPT, onmiddellijk na verkrijging ter kennis te brengen van de Opdrachtgever. Alle kosten samenhangende met het aanvragen en verkrijgen van PPT’en komen voor rekening en risico van de Opdrachtnemer. Uitgezonderd zijn: Vergunningen die zijn vermeld in Annex I – OG-Vergunningen. Resultaatverplichting PPT’en De Opdrachtnemer heeft - in afwijking van paragraaf 10 lid 1 van de UAV-GC 2005 - voor PPT’en die nodig zijn voor de opzet of het gebruik van het Werk een resultaatverplichting. Voor deze PPT’en geldt het volgende. Indien een PPT niet tijdig verkregen is en daardoor een in de Basisovereenkomst genoemde termijn niet gehaald wordt, komt de schade die het gevolg is van deze vertraging volledig voor rekening van de Opdrachtnemer (onverminderd de verschuldigdheid door de Opdrachtnemer van eventuele boetes bij overschrijding van een termijn), tenzij de Opdrachtnemer aantoont dat het niet tijdig beschikbaar zijn van de PPT niet te wijten is aan onvolledigheden of onjuistheden in de aanvraag of in het daaraan ten grondslag liggende ontwerp, noch anderszins het gevolg is van handelen of nalaten van de Opdrachtnemer. Slaagt de Opdrachtnemer erin conform het gestelde in de voorgaande zin aan te tonen dat hem geen verwijt treft, dan is de risicoregeling in de Annex bij de Vraagspecificatie “Risicotabel” van toepassing, onverminderd de verschuldigdheid door de Opdrachtnemer van eventuele boetes bij overschrijding van een termijn. Naleven PPT-voorwaarden De Opdrachtnemer zal niet eerder starten met de Werkzaamheden dan nadat de voor het betreffende onderdeel van de Werkzaamheden benodigde PPT’en verkregen zijn. De Opdrachtnemer dient voorts de voorwaarden van de betreffende PPT’en na te leven en de daaruit voortvloeiende werkzaamheden uit te voeren. Dit geldt ook voor de OG-vergunningen vermeld in Annex I – OG-Vergunningen. Alle kosten samenhangende met het naleven van PPT’en, ook van de vergunningen vermeld in Annex I –OG-Vergunningen, komen voor rekening en risico van de Opdrachtnemer. Informatie en medewerking m.b.t. de door de Opdrachtgever te verkrijgen OG-vergunningen De Opdrachtgever verstrekt een afschrift van de aangevraagde of verleende vergunningen als genoemd in Annex I – OG-Vergunningen zo spoedig mogelijk na verkrijging hiervan aan de Opdrachtnemer. De Opdrachtgever verzorgt de vertegenwoordiging in en buiten rechte bij bezwaar en/of beroep alsmede bij voorlopige voorzieningen van derden of van hemzelf naar aanleiding van volgens Annex I – OG-Vergunningen door de Opdrachtgever te verkrijgen OG-vergunningen. De Opdrachtnemer verleent in de bezwaar- en/of beroepsfase, alsmede bij voorlopige voorzieningen, op verzoek van de Opdrachtgever tijdig volledige medewerking en verstrekt alle benodigde informatie en gegevens. Producteisen PPT-register In hetPPT-register dient ten minste het volgende te zijn geïdentificeerd en vastgelegd: Een overzicht van alle voor het Werk benodigde PPT’en. Per PPT dient het bevoegd gezag te zijn aangegeven. Per PPT dient in het PPT-register te worden aangegeven: - de naam en adres van het bevoegd gezag; - het doel van de PPT; - op welk werkpakket de betreffende PPT betrekking heeft; - verwijzing naar een Document waarin de PPT-voorwaarden zijn verwoord; - de status van PPT; - de geplande datum waarop de PPT verleend zal worden; - de PPT-voorwaarden; - de uiterlijke datum waarop de PPT benodigd is (mijlpaal); - de wijze waarop wordt gewaarborgd dat de voorschriften en voorwaarden van de PPT worden nageleefd; - de (eventuele) verloopdatum van de geldigheid van de PPT. Verwijderen, verleggen en aanpassen kabels & leidingen Doelstelling Waarborgen dat de Werkzaamheden met betrekking tot kabels en leidingen op een beheerste, expliciete en transparante wijze worden uitgevoerd. Werkzaamheden Opstellen Kwaliteitsplan Kabels en Leidingen; Inventariseren kabels en leidingen; Opstellen/wijzigen Tracéplan; Opstellen/wijzigen Overall K&L-plan; Opstellen/wijzigen Verleggingsplannen; Opstellen/wijzigen Verleggingsafspraken; Opstellen Voornemen tot intrekken Vergunning; Opstellen Aanwijzingen tot Verlegging; Opstellen Verzoek tot nemen van Maatregelen (Telecommunicatiewet); Naleven van Verleggingsafspraken; Uitvoeren van verleggingen; Coördineren en (doen) verleggen kabels en leidingen; Betalen kosten beschadiging van kabels en leidingen; Zorg dragen voor instandhouding kabels en leidingen. Proceseisen Begripsbepaling Weggebonden kabels en leidingen De volgende kabels en/of leidingen zijn aan te merken als “weggebonden”: Kabels en leidingen ten behoeve van elektrotechnische installaties voor verkeerssystemen en weggebonden objecten, zoals openbare verlichting, VRI en bewegwijzering; wegriolering. Weggebonden kabels en leidingen maken deel uit van het wegontwerp. De verwijdering of verlegging van weggebonden kabels en leidingen is per definitie voor rekening en risico van de Opdrachtnemer en dient door de Opdrachtnemer te worden uitgevoerd in overeenstemming met de eisen die daaraan in Vraagspecificatie deel 1 – Eisendeel zijn gesteld. Aansluitingen ten behoeve van weggebonden kabels en leidingen dienen in het kader van deze Overeenkomst te worden aangemerkt als weggebonden kabels. Onder aansluiting wordt in dit verband verstaan: het gedeelte van deze kabels vanaf het voedingspunt tot het openbare net. De aanpassing of verwijdering van bestaande aansluitingen dan wel de aanleg van nieuwe aansluitingen wordt uitgevoerd door de Opdrachtnemer als onderdeel van de Overeenkomst. Kabels en leidingen derden Alle niet-weggebonden kabels en leidingen in het projectgebied. Kabels en leidingen derden Categorie 1 (Ongestoorde ligging) De kabels en leidingen derden Categorie 1 zijn opgenomen in de bijlagen bij de Vraagspecificatie. Deze zijn reeds aangepast vóór de datum van opdracht en/of mogen niet worden aangepast. Kabels en leidingen derden Categorie 2 (Afspraken vooraf door Opdrachtgever) De kabels en leidingen derden Categorie 2 zijn opgenomen in de bijlagen bij de Vraagspecificatie. Hiervoor heeft de Opdrachtgever met de netbeheerders vóór de datum van opdracht afspraken gemaakt over minimaal de technische oplossing en doorlooptijden (al dan niet vastgelegd in Verleggingsafspraken). Tijdens de uitvoering van de Werkzaamheden zullen deze kabels en leidingen moeten worden aangepast met inachtneming van genoemde afspraken. Kabels en leidingen derden Categorie 3 (Onbepaald) De kabels en leidingen derden die niet behoren tot de kabels en leidingen derden Categorie 1, 2 of 4. Hiervoor dient de Opdrachtnemer alle afspraken met de netbeheerders te maken. Kabels en leidingen derden Categorie 4 (Tracéplan door Opdrachtnemer) De kabels en leidingen derden waarvoor Opdrachtnemer tijdens de aanbestedingsprocedure een Tracéplan heeft gemaakt. Hiervoor dient de Opdrachtnemer alle resterende afspraken met de netbeheerders te maken en het ontwerp en de uitvoering van de verleggingen van de betreffende kabels en leidingen te verzorgen als onderdeel van het Werk. Regelingen inzake kabels en leidingen derden De toepasselijke regelingen ten aanzien van de verleggingen van kabels en leidingen derden, waaronder in ieder geval: de Leidingenverordening 2012 van de gemeente Leiden of de opvolgers daarvan (hierna: Leidingenverordening) de Verlegregeling gemeente Leiden 2012 de Telecommunicatiewet de Telecommunicatieverordening gemeente Leiden 2012 Tracéplan Een plan op hoofdlijnen ten behoeve van de verlegging van de kabels en leidingen Categorie 4 van een bepaalde netbeheerder. Overall K&L-plan Een overall-plan ten behoeve van de verlegging van alle kabels en leidingen derden, waarvan de Tracéplannen onderdeel zijn. Verleggingsafspraak Een door Opdrachtnemer voor te bereiden overeenkomst tussen Opdrachtnemer, Opdrachtgever en een netbeheerder over de verlegging, de verwijdering of de permanente bescherming van een kabel of leiding derden Categorie 2 of 3. Verleggingsplan Een uitvoeringsgereed plan voor de verleggingen. Voornemen tot intrekken vergunning Een vastlegging van de afspraken gemaakt tijdens het vooroverleg en een dwingend verzoek tot onderbouwd voorstel voor de nadeelcompensatie. Aanwijzing tot Verlegging Een dwingend verzoek van de Opdrachtgever aan een netbeheerder om over te gaan tot de verlegging, verwijdering of permanente bescherming, als bedoeld in de Leidingenverordening 2012, van een Kabel of Leiding Derden. Een Aanwijzing tot Verlegging volgt na een Voornemen tot intrekken Vergunning. Verzoek tot nemen van Maatregelen (Telecom) Een vastlegging van de afspraken gemaakt tijdens het vooroverleg en een dwingend verzoek tot het realiseren van de noodzakelijke verleggingen. Dit geldt voor alle netwerken die onder de Telecommunicatiewet vallen en niet onder de Leidingenverordening 2012 van de gemeente Leiden vallen. Opstellen Kwaliteitsplan Kabels en Leidingen Opdrachtnemer dient binnen 4 weken na gunning van de Overeenkomst een Kwaliteitsplan Kabels en Leidingen op te stellen en actueel te houden. Inventariseren kabels en leidingen De Opdrachtnemer dient de inventarisatie van de te verleggen, verwijderen en/of aan te passen kabels en leidingen alsmede de inventarisatie van eventuele aanpassingen die nodig zijn bij aanwezige kabels en leidingen te verzorgen. Verleggingen in de categorieën 2, 3 en 4 moeten nog worden uitgevoerd en behoren tot de Werkzaamheden van de Opdrachtnemer. De Opdrachtgever heeft als informatief document bij de Vraagspecificatie een indicatieve inventarisatie van de kabels en leidingen opgenomen, alsmede een proefsleuvenonderzoek (zie bijlagen bij de Vraagspecificatie). De daadwerkelijke ligging van kabels en leidingen kan afwijken van de ligging zoals opgenomen in deze indicatieve inventarisatie. Conform artikel 2 van de Wet informatieuitwisseling ondergrondse netten is de ligging van de huidige kabels en leidingen informatief en indicatief. Voor onjuistheden in deze inventarisatie draagt de Opdrachtgever geen verantwoordelijkheid. Het staat de Opdrachtnemer vrij van deze inventarisatie gebruik te maken, doch het is de verantwoordelijkheid van de Opdrachtnemer om de inventarisatie op juistheid en volledigheid te controleren. Opstellen/wijzigen Tracéplannen Opdrachtnemer dient tijdens de aanbestedingsprocedure Tracéplannen op te stellen voor kabels en leidingen Categorie 4, die onderdeel zijn van de Inschrijving. In de Tracéplannen zijn tevens de huidige ligging van de kabels en leidingen derden opgenomen. Bij verlegging van kabels en leidingen derden Categorie 4 dient de nieuwe ligging in openbare grond te zijn. De Tracéplannen hebben betrekking op de verleggingen ten behoeve van de volgende netbeheerders (waarbij er per netbeheerder een Tracéplan dient te worden opgesteld): Dunea Liander Nuon Warmte Indien Opdrachtnemer daartoe overeenstemming verkrijgt met de desbetreffende netbeheerder kan hij het desbetreffende Tracéplan aanpassen en Opdrachtgever verzoeken hiermee in te stemmen. In dat geval: Dient Opdrachtnemer eerst een gewijzigd Tracéplan op te stellen en dit als een “Wijziging op initiatief van Opdrachtnemer” ter Acceptatie in te dienen; Zijn alle extra kosten die met de Wijziging samenhangen voor rekening van de Opdrachtnemer (inclusief extra kosten die door de netbeheerder en/of Opdrachtgever gemaakt moeten worden, als gevolg van deze Wijziging); Dient Opdrachtnemer het gewijzigde verleggingsplan voorafgaandaan een verzoek tot Acceptatie ter goedkeuring aan de netbeheerder voor te leggen. Opstellen/wijzigen Overall K&L-plan Opdrachtnemer dient tijdens de aanbestedingsprocedure een Overall K&L-plan op te stellen, waarin de verleggingen voor alle kabels en leidingen derden zijn beschreven. Het Overall K&L-plan dient zowel alle verleggingen waarvoor een Tracéplan wordt gemaakt te omvatten, alsook die voor alle overige relevante K&L. Opstellen/wijzigen Verleggingsplannen De Opdrachtnemer dient Verleggingsplannen op te stellen ten behoeve van de uitvoering van alle verleggingen. De Verleggingsplannen dienen in afstemming met de desbetreffende netbeheerders te worden opgesteld en moeten leiden tot Verleggingsafspraken. Voor kabels en leidingen waarvoor een Tracéplan is gemaakt betreft het Verleggingsplan een uitwerking en nadere detaillering van het Tracéplan, inclusief de daarin opgenomen ontwerpen en –faseringen. Opdrachtnemer dient deze uitwerking binnen de kaders van het Tracéplan uit te voeren. Indien Opdrachtnemer wenst af te wijken van het Tracéplan dient hij zich te houden aan de werkwijze die daartoe in deze Vraagspecificatie deel 2 Procesdeel is beschreven. Voor sommige kabels en leidingen derden zijn randvoorwaarden aangegeven waarmee Opdrachtnemer rekening dient te houden. Deze zijn opgenomen in de bijlagen bij de Vraagspecificatie. Dit laat onverlet dat Opdrachtnemer verantwoordelijk is voor alle eisen en randvoorwaarden die gelden maar niet in de bijlagen bij de Vraagspecificatie zijn opgenomen. Voor de volgende netbeheerders geldt dat deze zelf ten behoeve van Opdrachtnemer het Verleggingsplan zullen opstellen als uitwerking van en binnen de kaders van het Tracéplan: Dunea Liander Liandon Opdrachtnemer dient de uitvoering van de verleggingen conform deze Verleggingsplannen uit te voeren. Opdrachtnemer dient, in overleg met Opdrachtgever, te zorgen voor adequate coördinatie tijdens het opstellen van deze Verleggingsplannen door netbeheerders en zal zorgen voor de inpasbaarheid van het Verleggingsplan alsmede het opstellen daarvan in zijn Werkzaamheden. Opdrachtnemer blijft verantwoordelijk voor de integraliteit, inclusief alle werkzaamheden verband houdend met Verleggingsplannen die door netbeheerders zelf worden opgesteld. Opstellen / wijzigen Verleggingsafspraken Ter voorbereiding van de Verleggingsafspraak dient de Opdrachtnemer overeenstemming te bereiken met de netbeheerder en relevante belanghebbenden over het Verleggingsplan. Zodra de Opdrachtnemer met de desbetreffende netbeheerder en relevante belanghebbenden definitieve overeenstemming heeft bereikt over de verwijdering, verlegging en/of aanpassing van kabels en leidingen, dient de Opdrachtnemer de inhoud van de overeenstemming schriftelijk aan de Opdrachtgever voor te leggen. Door Acceptatie van en ondertekening van een Verleggingsafspraak aanvaardt de Opdrachtgever geen medeaansprakelijkheid voor de haalbaarheid van in de Verleggingsafspraak opgenomen planningen, de uitvoerbaarheid van de daarin opgenomen verwijdering, verlegging en/of aanpassing, of de overeenstemming van de Verleggingsafspraak met het ontwerp en de uitvoeringswijze van de Opdrachtnemer. Alle kosten die direct of indirect verband houden met het verwijderen, verleggen en/of aanpassen van een kabel en/of leiding voortvloeiend uit een Verleggingsafspraak die door de Opdrachtnemer is voorbereid en is ondertekend door de Opdrachtgever, komen voor rekening van de Opdrachtnemer. De Opdrachtnemer ondertekent mede de Verleggingsafspraak. Een Verleggingsafspraak voor niet-telecom kabels en leidingen dient te kunnen voldoen als “overeenstemming met de leidingexploitant”, zoals bedoeld in artikel 18 van de Verlegregeling gemeente Leiden 2012. Opstellen Voornemen tot intrekken Vergunning en Aanwijzingen tot Verlegging Voor alle kabels en leidingen derden die vallen onder de Leidingenverordening (in principe zijnde de niet-telecom kabels en leidingen), niet zijnde Categorie 1, die ten behoeve van de realisatie van het Werk verlegd, verwijderd en/of aangepast moeten worden, dient Opdrachtnemer een Voornemen tot intrekken Vergunning (VTI) enAanwijzing tot Verlegging (ATV) op te stellen, conform de Leidingenverordening 2012 / Verlegregeling 2012. De ATV geschiedt op basis van een eerder bereikte Verleggingsafspraak. De Opdrachtgever stelt de Opdrachtnemer hiervoor een format beschikbaar(zie de bijlagen bij de Vraagspecificatie). Door Acceptatie van en ondertekening van een VTI en ATV aanvaardt de Opdrachtgever geen medeaansprakelijkheid voor de daarin opgenomen verwijdering, verlegging en/of aanpassing. Opstellen Verzoek tot nemen van Maatregelen (Telecom) Voor de telecom netwerken, niet zijnde Categorie 1, die ten behoeve van de realisatie van het Werk verlegd, verwijderd en/of aangepast moeten worden, dient Opdrachtnemer een Verzoek tot nemen van Maatregelen (VTM), conform de Telecommunicatiewet / Telecommunicatieverordening gemeente Leiden 2012. De VTM geschiedt op basis van een eerder bereikte Verleggingsafspraak. De Opdrachtgever stelt de Opdrachtnemer hiervoor een format beschikbaar (zie de bijlagen bij de Vraagspecificatie). Door Acceptatie van en ondertekening van een VTA aanvaardt de Opdrachtgever geen medeaansprakelijkheid voor de daarin opgenomen verwijdering, verlegging en/of aanpassing. Naleven van Verleggingsafspraken De Opdrachtnemer leeft bij het uitvoeren van de Werkzaamheden de afspraken uit de Verleggingsafspraken na. De Opdrachtnemer zal niet aanvangen met de Werkzaamheden, indien in verband met die Werkzaamheden een verlegging, verwijdering en/of aanpassen van kabels en leidingen noodzakelijk is, voordat er een Verleggingsafspraak is gesloten voor de verlegging, verwijdering en/of aanpassen van de betreffende kabels en leidingen. Coördineren en (doen) verleggen kabels en leidingen Indien de Verleggingsafspraak bereikt is, dient de Opdrachtnemer de coördinatie en het doen verleggen, van alle ter zake de realisatie van het Werk noodzakelijke verleggingen, verwijderingen en/of aanpassingen van kabels en/of leidingen, te verzorgen. Het tijdig verleggen van kabels en leidingen is volledig het risico van de Opdrachtnemer. Uitvoeren van verleggingen Voor kabels en leidingen categorie 4 is Opdrachtnemer ook geheel verantwoordelijk voor uitvoering van de feitelijke verleggingen, als onderdeel van de Werkzaamheden. Betalen kosten beschadiging van kabels en leidingen Indien door of vanwege de Opdrachtnemer kabels en/of leidingen worden beschadigd, dient de Opdrachtnemer hiervan onverwijld schriftelijk melding maken bij de betrokken netbeheerder(s). Herstelkosten en eventuele vervolgschade komen voor rekening van de Opdrachtnemer. In aanvulling op §4-11 UAV-GC 2005 wordt bepaald dat de Opdrachtnemer: Onverwijld en zorgvuldig communiceert met gedupeerden ingeval van beschadigingen aan kabels en leidingen; Alles in het werk stelt om schade als gevolg van beschadigingen aan kabels en leidingen te voorkomen; Alles in het werk stelt om de ontstane schade zo spoedig mogelijk te herstellen. Zorg dragen voor instandhouding kabels en leidingen De Opdrachtnemer dient zorg te dragen voor de ongestoorde instandhouding van alle kabels en leidingen, behoudens in de periode dat zij verlegd, verwijderd en/of aangepast worden en behoudens de situatie als beschreven in onderstaande eis. In geval de Opdrachtnemer tijdelijk met het oog op de realisatie van het Werk en de uitvoering van het Onderhoud de instandhouding van kabels en leidingen wil onderbreken, dient de Opdrachtnemer dit na toestemming van de netbeheerders te doen voor wat betreft de niet-weggebonden kabels en leidingen en in overleg met de Opdrachtgever voor wat betreft weggebonden kabels en leidingen. Een en ander met inachtneming van de door de Opdrachtgever gestelde eisen betreffende beschikbaarheid van de installaties tijdens de uitvoeringswerkzaamheden. Producteisen Tracéplan Kabels en Leidingen In het Tracéplan is – voor een individuele netbeheerder – aangeven waar de kabels en leidingen in de eindsituatie terecht komen en op welke wijze de fasering van de benodigde werkzaamheden voorzien is. De precieze eisen aan de vorm en inhoud van het Tracéplan zijn opgenomen in de bijlagen bij de Vraagspecificatie. De Tracéplannen maakt onderdeel uit van het overall K&L-plan, waarin de verleggingen voor alle kabels en leidingen derden is opgenomen. Overall K&L-plan Het overall K&L-plan omvat alle verleggingen voor alle kabels en leidingen derden, waaronder alle Tracéplannen. Middels het overall K&L-plan wordt het geheel aan verleggingen integraal inzichtelijk gemaakt. Daarmee dient te worden geborgd dat de diverse verleggingen op elkaar zijn afgestemd, zoals in tijd, fysieke ligging, aan- en afkoppelmomenten, etc. Onder meer wordt de huidige ligging, de toekomstige ligging en alle tussenliggende stappen integraal in beeld gebracht. Verleggingsplan Het Verleggingsplan is een uitwerking van het Tracéplan en behelst het uitvoeringsgerede plan om de benodigde werkzaamheden uit te voeren. De precieze eisen aan de vorm en inhoud van het Verleggingsplan zijn opgenomen in de bijlagen bij de Vraagspecificatie. Verleggingsafspraak Een Verleggingsafspraak dient te worden vastgelegd in de vorm van een juridisch bindende afspraak cq overeenkomst. Kwaliteitsplan Kabels en Leidingen Het Kwaliteitsplan Kabels en Leidingen is een onderliggend plan van het Projectmanagementplan. In het kwaliteitsplan dient tenminste te worden beschreven: Organisatie en personeel Omschrijving van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de direct bij de werkzaamheden, waarop het kwaliteitsplan betrekking heeft, betrokken functionarissen. Bij deze functies tevens aangeven de minimale kwalificaties voor deze functies en aan welke functionaris verantwoording wordt afgelegd; Aangeven welke functie als contactpersoon “Kabels en Leidingen” wordt aangewezen, waarmee van opdrachtgeverzijde overleg kan worden gevoerd en afspraken kunnen worden gemaakt over het verleggen van Kabels en Leidingen. Project- en procesbeheersing Processchema’s/procesbeschrijvingen van de kritieke processen met betrekking tot de uitvoering van de werkzaamheden waarop het kwaliteitsplan betrekking heeft, met aanduiding van de kritieke punten; Beschrijving van de uit het risicoregister volgende risico’s die betrekking hebben op het proces van het verleggen van kabels en leidingen inclusief een beschrijving van de te nemen beheersmaatregelen; Beschrijving van het proces van de verlegging, verwijdering en/of aanpassing van kabels en leidingen. Planning van de werkzaamheden waarop het kwaliteitsplan betrekking heeft inclusief de daarvoor benodigde voorbereidingstijd, rekening houdend met de eisen en (plannings)voorwaarden van de netbeheerders. Borgingsmaatregelen Beschrijving van de wijze waarop continu wordt geborgd dat tijdens het ontwerp en de uitvoering rekening wordt gehouden met de te verleggen kabels en leidingen alsmede de wijze waarop geborgd wordt dat de Werkzaamheden worden uitgevoerd conform het geaccepteerde kwaliteitsplan. Communiceren met derden Doelstelling Waarborgen van een beheerste communicatie teneinde derden en andere betrokkenen of geïnteresseerden tijdig en volledig te informeren over de werkzaamheden. Werkzaamheden Aanstellen contactpersoon communicatie Opdrachtnemer; Afstemmen met Opdrachtgever Ondersteunen Opdrachtgever bij publiekscommunicatie Uitvoeren van bouwcommunicatie richting direct belanghebbenden Afhandelen van klachten van derden Overige zaken Proceseisen Aanstellen contactpersoon communicatie Opdrachtnemer De Opdrachtnemer dient binnen een maand na start van het contract een contactpersoon en een vervanger van deze persoon aan te stellen die inhoud geeft aan het deelproces ‘communiceren met derden’en daarin tevens ondersteuning biedt aan de Opdrachtgever. Afstemmen met Opdrachtgever De contactpersoon van Opdrachtnemer stemt regelmatig af met de communicatiemanager van de Opdrachtgever, in principe wekelijks. Bij aanvang van het contract worden er afspraken gemaakt over dit aparte communicatieoverleg. Bij aanvang maken beide samen werkafspraken, waarin onder meer aan de orde komt: Opstellen en uitvoeren gezamenlijk communicatieplan. Onderdeel hiervan zijn inzet van communicatiemiddelen, de communicatieplanning en organisatie van de communicatie. Tijdig en accuraat verstrekken van informatie t.b.v. communicatie. Bereikbaarheid contactpersoon / communicatiemanager (tijdens kantooruren en wanneer buiten kantoortijden bijv. tijdens avond/weekend werkzaamheden). Hoe de betrokken partijen binnen hun eigen organisatie over dit project communiceren. Nadere afspraken over communicatie met directe omgeving (aangrenzend aan projectgebied) inclusief taken en rollen. Ondersteunen Opdrachtgever bij publiekscommunicatie De externe (publieks)communicatie (eenduidige profilering, positionering en voorlichting) over het Werk alsmede de afstemming hierover wordt verzorgd door de Opdrachtgever, met uitzondering van de bouwcommunicatie richting belanghebbenden aangrenzend aan projectgebied (zie hierna). Op verzoek van de Opdrachtgever assisteert de Opdrachtnemer bij de publiekscommunicatie en levert daarvoor tijdig de benodigde input c.q. informatie. Dit betreft informatie die nodig is voor onder andere het opstellen van het mailings, factsheets, advertenties, informatiebijeenkomsten, website, afhandeling klachten. Alle (pers)contacten met de verschillende media lopen via de Opdrachtgever. Vragen van de verschillende persorganisaties dienen te worden doorgespeeld naar de Opdrachtgever. Deze zorgt voor verdere uitzetting, beantwoording en vastlegging van vragen. Het organiseren van evenementen inclusief officiële handelingen is voorbehouden aan de Opdrachtgever. Op verzoek van de Opdrachtgever assisteert de Opdrachtnemer hierbij. De Opdrachtnemer verleent medewerking bij begeleiden van rondleidingen, installeren van een webcam, begeleiden van fotografen en/of filmploegen. Indien de Opdrachtnemer zelf communicatiemiddelen (inclusief publicaties in vakbladen, beeldmateriaal zoals foto’s, reclame-uitingen, etc.) wenst te verspreiden, dient hij deze voorafgaand aan verspreiding of publicatie aan de Opdrachtgever voor te leggen. Dit geldt ook voor presentaties e.d. van de Opdrachtnemer over het project. Daar waar de bereikbaarheid, leefbaarheid, bedrijfsvoering of veiligheid van de doelgroepen van publiekscommunicatie wordt beïnvloed, moet de Opdrachtnemer dit ten minste zes weken voorafgaand aan de betreffende werkzaamheden melden aan de Opdrachtgever tijdens het communicatieoverleg. De Opdrachtnemer moet bij de melding de benodigde informatie ten behoeve van de publiekscommunicatie aanleveren. De Opdrachtgever zal regelmatig omwonenden, betrokken overheden, bedrijven en andere geïnteresseerden en/of belanghebbenden informeren, waaronder inwoners uit de regio Leiden, over de voortgang van de werkzaamheden. Bouwcommunicatie door Opdrachtnemer De Opdrachtnemer verzorgt, in overleg met de Opdrachtgever, de bouwcommunicatie. Dat wil zeggen alle communicatie met direct belanghebbenden aangrenzend aan het projectgebied, die rechtstreeks verband houdt met de bouwactiviteiten, zoals verkeershinder of hinder aan de omgeving zoals bijvoorbeeld geluidsoverlast, trillingen, stofvorming, avonden weekendwerk etc. Hiertoe dient Opdrachtnemer rechtstreeks contacten te onderhouden met betrekking tot Werkzaamheden die de bereikbaarheid van bestemmingen kunnen beïnvloeden of op enigerlei wijze betrokken zijn bij de (gevolgen van) de Werkzaamheden. Dit betreft omwonenden, brandstofverkooppunten, omliggende bedrijven en instellingen, en andere belanghebbenden aangrenzend aan het projectgebied. Daarnaast dient de Opdrachtgever deze werkzaamheden af te stemmen met partijen zoals hulpdiensten, ziekenhuizen, gemeenten, provincies, (vaar)wegbeheerders, openbaar vervoerbedrijven, de transportsector, etc. Deze afstemming vindt altijd plaats in overleg met de Opdrachtgever en waar nodig in afstemming met de Verkeersregisseurvan de gemeente Leiden. In de contacten met de belanghebbenden komt de Opdrachtnemer altijd de volgende doelen na: Het zo tijdig mogelijk informeren van de Opdrachtgever over communicatiemomenten en de inhoud daarvan; Het zo publieksvriendelijk mogelijk invullen van de werkzaamheden en communicatie, waaronder belanghebbenden een handelingsperspectief bieden; Een zo goed mogelijke (lange termijn) relatie met de betreffende belanghebbende(n) aangrenzend aan het projectgebied; Een zo effectieve en efficiënt mogelijke uitvoering van de werkzaamheden. Indien bovenstaande doelen conflicteren, treedt Opdrachtnemer onverwijld met de Opdrachtgever in overleg om te besluiten hoe de Werkzaamheden aangepakt zullen worden. De Opdrachtnemer houdt een logboek bij, waarin hij alle afspraken met belanghebbenden vastlegt. Opdrachtnemer rapporteert over de voorgenomen en gerealiseerde contacten in het Voortgangsrapport aan Opdrachtgever. Zodra er problemen of knelpunten ontstaan in het kader van communicatie met belanghebbenden, dient de Opdrachtnemer dit onverwijld te melden aan de Opdrachtgever. Afhandelen klachten van derden Klachten die worden gemeld aan de Opdrachtnemer dienen terstond te worden gemeld aan de Opdrachtgever. De Opdrachtnemer meldt uiterlijk binnen 2 dagen (responstermijn) aan de Opdrachtgever welke maatregel hij zal treffen en verhelpt, voor zover mogelijk, de klacht. De Opdrachtgever draagt zorg voor terugkoppeling richting de melder. De Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om bovengenoemde responstermijn in het geval van vaker voorkomende klachten te verkorten. De Opdrachtnemer dient de afhandeling van de klachten bij te houden in een klachtendossier. Overige zaken Relatie met Contractoverleg Publieks- en bouwcommunicatie over wegwerkzaamheden dient in ieder Contractoverleg te worden geagendeerd. De contactpersoon communicatie van de Opdrachtnemer en de communicatiemanager van de Opdrachtgever stemmen hun activiteiten binnen hun eigen projectteams voldoende af en worden waar wenselijk uitgenodigd bij het Contractoverleg. Toepassen bouwborden De Opdrachtnemer dient de Opdrachtgever binnen drie maanden na een daartoe gedaan verzoek vier bouwborden beschikbaar te stellen. De Opdrachtnemer draagt zorg voor: Het vervaardigen van de bouwborden; Het plaatsen van teksten op de bouwborden in overleg met de Opdrachtgever; Het plaatsen van de bouwborden; Het in standhouden van de bouwborden; Het verwijderen en afvoeren van de bouwborden binnen 4 weken na gedaan verzoek door de Opdrachtgever. De vormgeving en locatie van de te plaatsen bouwborden wordt in overleg met Opdrachtgever en wegbeheerder vastgesteld. Reclame-uitingen Het is de Opdrachtnemer niet toegestaan om reclame-uitingen op het bouw- en werkterrein te plaatsen, tenzij hiervoor schriftelijke toestemming is verkregen van de Opdrachtgever. Gezamelijke-uitingen Bij gebeurtenissen waar zowel de Opdrachtnemer als Opdrachtgever samen besluiten een extra boodschap mee te geven (zoals bedankt voor uw begrip of prettige feestdagen) d.m.v. een spandoek, bord of gimmick etc. dan worden de kosten gedeeld. Producteisen Bij alle in het kader van deze Overeenkomst uit te voeren externe communicatie moet gestreefd worden om taalniveau B2 te hanteren, op basis van het gemeenschappelijk Europees referentiekader voor talen. Hierbij dient de huisstijl gemeente Leiden in acht te worden genomen conform hetgeen bepaald is op en te raadplegen via: http://www.leiden.nl/huisstijl Archeologie Doelstelling Waarborgen van een beheerste omgang met archeologische sporen en vondsten en het veilig stellen hiervan tijdens de uitvoering van het werk. Werkzaamheden Uitvoering archeologisch onderzoek Actieve archeologische begeleiding van graafwerkzaamheden; Passieve archeologische begeleiding van graafwerkzaamheden Proceseisen Uitvoering archeologisch onderzoek Archeologisch onderzoek wordt uitgevoerd conform het door het Bevoegd Gezag goedgekeurde Programma van Eisen en de Kwaliteitsnorm Nederlandse Archeologie, versie 3.2, protocol 4004 (opgraven). Actieve archeologische begeleiding van graafwerkzaamheden In het kader van het archeologische onderzoek is door de Opdrachtgever reeds het vooronderzoek uitgevoerd. De Opdrachtnemer dient voor de actieve begeleiding van graafwerkzaamheden een onafhankelijk archeologisch uitvoerder aan zich te binden. De archeologische begeleiding dient te worden uitgevoerd door een archeologisch uitvoerder die beschikt over een positieve kwalificatie van het college van Archeologische kwaliteit. De archeologisch uitvoerder communiceert namens de Opdrachtnemer rechtstreeks met het Bevoegd Gezag (i.c. de gemeente Leiden). De archeologisch uitvoerder dient de graafwerkzaamheden te begeleiden (actieve begeleiding) op vooraf bepaalde locaties, conform een door het Bevoegd Gezag goedgekeurd Programma van Eisen. De Opdrachtnemer verricht de grondwerkzaamheden met een graafmachine, voorzien van een schaafbak en op aanwijzingen van de archeologisch uitvoerder. Indien bij de graafwerkzaamheden archeologische resten worden aangetroffen, dan worden de werkzaamheden tijdelijk stil gelegd ten behoeve van het documenteren en bergen van deze resten. De ontgraving mag pas worden voortgezet na instemming van de archeologisch uitvoerder. De Opdrachtnemer is te allen tijde verplicht tot medewerking bij de werkzaamheden van de archeologisch uitvoerder. Passieve archeologische begeleiding van graafwerkzaamheden De Opdrachtnemer dient zogenoemde ‘toevalsvondsten’, als bedoeld in artikel 53 van de Monumentenwet, direct te melden bij Opdrachtgever en aan het bevoegd gezag. Voor melding aan het bevoegd gezag dient de Opdrachtnemer te handelen conform artikel 47 van de Monumentenwet. De Opdrachtnemer dient bij het aantreffen van toevalsvondsten na melding aan Opdrachtgever en in overleg met de Rijksdienst Cultureel Erfgoed (door tussenkomst van Team Monumenten & Archeologie gemeente Leiden) de ter plekke in uitvoering zijnde Werkzaamheden onmiddellijk stil te leggen en maatregelen te nemen ter voorkoming van verdere verstoring van de vondstlocatie. De door de Opdrachtnemer ingeschakelde archeologisch begeleider dient in overleg met het Bevoegd Gezag de waarde van de vondst bepalen en zorg te dragen voor noodberging en documentatie. Voortzetting van de Werkzaamheden mag pas na schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever plaatsvinden. Producteisen Producten die onderdeel zijn van het archeologisch proces worden in het door het Bevoegde Gezag goedgekeurde Programma van Eisen nader gespecificeerd en dienen conform deze eisen te worden opgeleverd. Opsporen Conventionele Explosieven (OCE) Doelstelling Waarborgen van een beheerste omgang bij het opsporen van conventionele explosieven. Werkzaamheden Uitvoeren van explosievenonderzoek; Omgang met Conventionele Explosieven (CE) tijdens de Uitvoeringswerkzaamheden. Proceseisen Uitvoeren van explosievenonderzoek In het kader van het explosievenonderzoek is door de Opdrachtgever een vooronderzoek explosieven uitgevoerd. Uit dit onderzoek is het advies naar voren gekomen om geen onderzoek naar explosieven uit te laten voeren in het onderzoeksgebied. Omgang met CE tijdens de Uitvoeringswerkzaamheden Bij het onverhoopt aantreffen van (vermoede) CE tijdens de Uitvoeringswerkzaamheden stelt de Opdrachtnemer onverwijld het bevoegd gezag en de Opdrachtgever in kennis van het aangetroffen (vermoede) explosief. Opdrachtnemer verleent voorts alle medewerking aan de verdere opsporing en analyse door het Explosieven Opruimingscommando van de Koninklijke Landmacht (EOC-KL) dan wel door een daartoe gespecialiseerd en bevoegdbedrijf. De ruiming van CE dient te geschieden door het EOC-KL. Producteisen n.v.t. Afstemming met en via Verkeersregisseur gemeente Leiden Doelstelling Het tijdig afstemmen met de Verkeersregisseurvan de gemeente Leiden over voorziene werkzaamheden en te nemen verkeersmaatregelen. De Verkeersregisseur zorgt voor de coördinatie met andere projecten binnen Leiden en richting andere verkeersgerelateerde belanghebbenden (zoals andere relevante wegbeheerders, hulpdiensten, openbaar vervoer). Daarmee wordt onder meer beoogd om eventuele projectexterne (verkeers)effecten van capaciteitsbeperkende maatregelen bij OBSP tijdig worden afgestemd op en met alle relevante partijen. Werkzaamheden Periodiek overleg met de Verkeersregisseur Rekening houden met project-externe verkeersomstandigheden Werken volgens de gewenste procesgang van de Verkeersregisseur Proceseisen Periodieke afstemming met de Verkeersregisseur gemeente Leiden Opdrachtnemer dient periodiek met de Verkeersregisseur van de gemeente Leiden af te stemmen over haar voorgenomen werkzaamheden en verkeersmaatregelen. Opdrachtnemer zal daartoe een overlegcyclus inplannen met de Verkeersregisseur binnen 4 weken na het sluiten van de Overeenkomst. In de ontwerpfase is dit overleg in beginsel tweewekelijks en in de uitvoeringsfase wekelijks. Indien wenselijk kan met de Verkeersregisseur een ander frequentie voor het overleg worden bepaald. Rekening houden met project-externe verkeersomstandigheden Opdrachtnemer zal haar planning van werkzaamheden en in dat verband te nemen verkeersmaatregelen zodanig bepalen dat rekening gehouden wordt met projectexterne omstandigheden die de verkeershinder in een groter gebied kunnen beïnvloeden. Deze omstandheden betreffen in ieder geval, maar zijn niet beperkt tot, voorziene wegwerkzaamheden buiten het projectgebied OBSP en evenementen. Voor de goede orde wordt opgemerkt dat dit zich niet beperkt tot de gemeente Leiden, maar ook andere belanghebbenden in algemene zin en andere wegbeheerders in het bijzonder kan betreffen. Welke projectexterne omstandigheden relevant zijn zal via het overleg met de Verkeersregisseur worden bepaald. Opdrachtnemer zal daarbij alle redelijke wensen vanuit het overleg met de Verkeersregisseur honoreren. Werken volgens de gewenste procesgang van de Verkeersregisseur Opdrachtnemer zal bij het nemen of aanpassen van verkeersmaatregelen de door de Verkeersregisseur van de gemeente Leiden gewenste procedures volgen. In debijlagen bij de Vraagspecificatie zijn ter indicatie en ter informatie voorbeelden van dergelijke procedures opgenomen. Opdrachtenemer is verantwoordelijk voor het inzichtelijk krijgen van de actuele procedures en eventuele afspraken daarover met de Verkeersregisseur. Producteisen n.v.t. Projectbeheersing Risicomanagement Doelstelling Identificeren en beheersen van risico’s. Specifiek het beheersen van risico’s door bewust omgaan met keuzes in het ontwerp en uitvoering. Werkzaamheden Opstellen en uitvoeren Risicobeheersplan. Proceseisen Algemeen De Opdrachtnemer dient risicomanagement (risicoanalyse en risicobeheersing) uit te voeren gedurende alle fasen van het Werk.Hiertoe dient Opdrachtnemer een Risicobeheersplan te maken dat als levend document vier-wekelijks wordt ge-update en onderdeel is van het Voortgangsrapport. De Opdrachtnemer dient voor het risicomanagement een verantwoordelijke functionaris aan te stellen. Opstellen en Uitvoeren Risicobeheersplan In het Risicobeheersplan wordt een risico-inventarisatie en -analyse opgenomen, inclusief een kwantificering van de benoemde risico’s. Tevens wordenin het Risicoplan de beheersmaatregelen en de evaluatie daarvan opgenomen. De Opdrachtnemer dient hiertoe: voor ieder werkpakket de risico’s te inventariseren en te analyseren die verbonden zijn aan het uitvoeren van het werkpakket of de Werkzaamheden hierbinnen. de door de Opdrachtgever geïdentificeerde risico’s zoals opgenomen in het Risicodossier Opdrachtgever over te nemen in zijn risico-inventarisatie en daarvoor passende beheersmaatregelen op te nemen. De Opdrachtnemer dient verder: voor elk geïdentificeerd risico beheersmaatregelen vast te stellen; aantoonbaar te kunnen maken dat voorziene beheersmaatregelen genomen zijn; de beheersmaatregelen te evalueren; in het Risicobeheersplan een Risicoregister op te nemen en actueel te houden. Producteisen Risicobeheersplan Algemeen De Opdrachtnemer dient een systeem voor het kwantificeren van risico’s op te zetten en toe te passen waarbij: Gebruik gemaakt wordt van een kansklasse-indeling met 5 klassen; De kans van voorkomen per klasse wordt uitgedrukt in een percentage van 0 % tot 100 %; Per risico de kritische grens wordt aangegeven waarboven het risico onacceptabele gevolgen kan hebben; Het gevolg van het optreden van een ongewenste gebeurtenis voor de aspecten tijd en geld wordt per klasse uitgedrukt respectievelijk in weken en euro’s en wordt mede uitgedrukt in een bandbreedte; De indeling van de bandbreedtes zodanig wordt gekozen dat de gevolgen duidelijk onderscheidend in kaart worden gebracht; Gebruik gemaakt wordt van een kwalitatieve beschrijving van het gevolg op de aspecten productkwaliteit, veiligheid & gezondheid en omgeving. Risicoregister Het risicoregister dient minimaal de volgende gegevens te bevatten: De actuele en inmiddels beheerste risico’s, per werkpakket; Overzicht van de top 10 van grootste risico’s op het aspect tijd, bepaald door kans x gevolg; Overzicht van de top 10 van grootste risico’s op het aspect geld, bepaald door kans x gevolg; Overzicht van de top 10 van grootste risico’s op het aspect tijd, bepaald door hoogte van het gevolg; Overzicht van de top 10 van grootste risico’s op het aspect geld, bepaald door hoogte van het gevolg. Per geïnventariseerd risico: Eenduidig identificatienummer van het risico; Eenduidige verwijzing naar WBS-code(s) en/of eisnummer(s) waarop het risico betrekking heeft; Oormerk van het oorspronkelijke door de Opdrachtgever aangemerkte risico (indien van toepassing); Eenduidige beschrijving van het risico (de ongewenste gebeurtenis); Eenduidige omschrijving van oorzaak; Eenduidige omschrijving van gevolg, uitgedrukt in de betreffende beheersaspecten (tijd, geld, kwaliteit, veiligheid en omgeving); Inschatting in kans en gevolgklassen van het initieel risico en het restrisico; Risico-eigenaar (en risico verantwoordelijke); Eenduidige omschrijving van de beheersmaatregelen; Duiding van correctieve dan wel preventieve beheersmaatregel(en); De actiehouder(s) van de beheersmaatregelen; Verwijzing naar het plan of Document waar de beheersmaatregel wordt uitgewerkt; Status van de beheersmaatregel(en). Planningsmanagement Doelstelling Beheren van de planning van Werkzaamheden. Werkzaamheden Opstellen en actueel houden overall planning Opstellen en actueel houden detailplanningen. Registreren en bijsturen van de voortgang Proceseisen Opstellen en actueel houden overall planning De Opdrachtnemer dient een overall planning op te stellen en deze actueel te houden.De overall planning dient door de Opdrachtnemer te worden geactualiseerd indien: De daadwerkelijke voortgang van Werkzaamheden op het kritieke pad meer dan 2 weken afwijken van de geplande voortgang, en/of; Er zodanige afwijkingen optreden in de begin- of einddatum van een werkpakket, niet gelegen op het kritieke pad, dat deze niet vallen binnen de begin- en einddatum van de betaalpost waarbinnen het desbetreffende werkpakket is ondergebracht. Ingeval Opdrachtnemer wijzigingen aan de overall planning wil aanbrengen, dient de robuustheid van de planning te worden aangetoond als tenminste gelijkwaardig met de robuustheid van de vigerende overall planning.Hiermee wordt in ieder geval bedoeld dat geen zodanige verschuiving van activiteiten plaatsheeft dat de risico’s voor Opdrachtgever worden vergroot danwel dat negatieve financiële gevolgen of andere ongewenste effecten voor de Opdrachtgever kunnen ontstaan. Een geactualiseerde overall planning dient ter Acceptatie aan de Opdrachtgever te worden aangeboden. Opstellen en actueel houden detailplanning De Opdrachtnemer dient de detailplanning: binnen 5 dagen te actualiseren nadat beheersmaatregelen van Afwijkingen en Wijzigingen zijn vastgesteld; per 4 weken te actualiseren en synchroon te laten lopen met het Voortgangsrapport; per 4 weken te verstrekken aan de Opdrachtgever met een doorkijk van ten minste 6 maanden. Registreren en bijsturen van de voortgang De Opdrachtnemer dient het achterlopen op een kritiek pad als een Afwijking te beschouwen en dienovereenkomstig te handelen. Producteisen Planning algemeen Planningen dienen zowel als 'hard-copy' als in digitale vorm (MS-Project) aan de Opdrachtgever ter beschikking te worden gesteld. Overall planning De overall planning dient: De werkpakketten zoals benoemd in de WBS zichtbaar te maken, conform de eisen gesteld aan de WBS elders in de Vraagspecificatie; De aannames en uitgangspunten voor de planning weer te geven. De start- en einddata van de werkpakketten weer te geven; Een reële inschatting te geven van doorlooptijden; Alle data en mijlpalen te bevatten voortkomend uit de Basisovereenkomst en Annex II Planning; Conform een balkenschema (Gantt chart) te zijn opgezet; Relaties tussen activiteiten te bevatten; Een gesloten netwerk te zijn, wat betekent dat ieder werkpakket/activiteit (inclusief float) een voorganger en een opvolger heeft, met uitzondering van het eerste en laatste werkpakket of activiteit; Het kritieke pad weer te geven alsmede de volgende voor het kritieke pad relevante activiteiten, waaronder in ieder geval: - raakvlakken met nevenopdrachtnemers en/of derden; - PPT-procedures - verleggingen kabels en leidingen Aannemelijk te maken dat op basis van het risicodossier de mijlpalen gehaald worden en in het bijzonder welke risico’s het kritieke pad raken of zouden kunnen raken. De nul-referentie (bij gunning overeengekomen overall planning) weer te geven; De baseline weer te geven (in de voorgaande Voortgangsrapportage weergegeven planning); De standlijn weer te geven. Detailplanning Een detailplanning dient: De Werkzaamheden van de werkpakketten inzichtelijk te maken; Afgeleid te zijn van de overall planning; Een helder overzicht te bevatten met ter Acceptatie en ter toetsing voor te leggen Documenten in relatie tot de aan die Documenten gekoppelde Werkzaamheden; De doorlooptijd van het totstandkomingproces van Documenten aan te geven; De Werkzaamheden met betrekking tot omgevingsmanagement expliciet weer te geven; Een nadere uitwerking van faseringen, inclusief Werkzaamheden die hinder voor de omgeving kunnen veroorzaken zoals bijvoorbeeld verkeersmaatregelen en overige verkeershinder weer te geven; De standlijn weer te geven. Financieel management Doelstelling Het financiële beheer overeenkomstig de contractuele voorwaarden te laten verlopen. Werkzaamheden Opstellen detailbegrotingen. Actueel houden Inschrijvingsbegroting. Opstellen en actueel houden termijnstaat. Opstellen indexatieverrekening op basis van Annex VIVerrekeningen van wijzigingen van lonen, sociale lasten, prijzen, huren en vrachten. Bijhouden kostenadministratie. Maken prijsaanbieding bij Wijzigingen. Verrekening van boetes en bonussen. Opschorten van de betalingen. Proceseisen Algemeen De Opdrachtnemer dient alle prijzen en bedragen in Euro’s en exclusief btw op te geven. Bij alle begrotingen dient het begrippenkader van de SSK-2010 (publicatie 137 CROW) te worden gehanteerd. Opstellen detailbegrotingen Voor alle Werkpakketten voor de Ontwerpwerkzaamheden wordt tenminste een maand voor aanvang van de Ontwerpwerkzaamheden een detailbegroting bij de Opdrachtgever ingediend of zoveel eerder als in het Acceptatieplan is vermeld. Voor alle Werkpakketten voor de Uitvoeringswerkzaamheden wordt tenminste een maand voor aanvang van de Uitvoeringswerkzaamheden een detailbegroting bij de Opdrachtgever ingediend of zoveel eerder als in het Acceptatieplan is vermeld. Een detailbegroting dient altijd gekoppeld te zijn aan de(geactualiseerde) Inschrijvingsbegroting en de WBS. Indien een Werkpakket ten behoeve van betalingen is opgedeeld in Deelwerkpakketten, dient een detailbegroting per Deelwerkpakket te worden gemaakt. Actueel houden Inschrijvingsbegroting Opdrachtnemer dient de Inschrijvingsbegroting en onderliggende detailbegrotingen te actualiseren en actueel te houden met door de Opdrachtgever geaccepteerde prijsaanbiedingen bij Wijzigingen. Opstellen en actueel houden termijnstaat Opdrachtnemer stelt een actuele termijnstaat op, op basis van de bij inschrijvingingediende termijnstaat, Inschrijfbegroting en WBS. Opdrachtnemer dient de termijnstaat onverwijld te actualiseren wanneer: Er sprake is van een wijziging in begin- en/of einddatum van een (Deel)Werkpakket; Er sprake is van een wijziging in de financiële waarde van een (Deel)Werkpakket. De in de termijnstaat geplande datum van facturering dient in overeenstemming te zijn met de geplande realisatie van de Werkpakketten.De datum van facturering dient in overeenstemming te zijn met het betalingsregime opgenomen in de betalingsregeling in de Basisovereenkomst. Een geactualiseerde termijnstaat dient ter Acceptatie aan Opdrachtgever te worden voorgelegd. Berekening indexatieverrekening Indien Opdrachtnemer op grond van de Overeenkomst recht heeft op een indexatieverrekening zal hij deze berekenen en factureren conform de Annex bij de Vraagspecificatie betreffende “Verrekeningen van wijzigingen van lonen, sociale lasten, prijzen, huren en vrachten”. Bijhouden kostenadministratie De Opdrachtnemer dient een dossier van alle aan de Opdrachtgever geleverde (financiële) producten bij te houden. Op verzoek van de Opdrachtgever dient er inzage in het dossier te worden gegeven. Maken prijsaanbieding bij Wijzigingen Opdrachtnemer dient de prijsaanbiedingen te maken met in acht name van bepalingen in de Basisovereenkomst, de Inschrijving en de Documenten. De prijsaanbieding bij een Wijziging dient opgesteld te worden conform de producteisen zoals gesteld bij de paragraaf “Detailbegroting”. Verrekening van boetes en bonussen Eventuele boetes worden verrekend met de eerstvolgende termijnbetaling. Eventuele bonussen worden verrekend met de eerstvolgende termijnbetaling gerekend vanaf het moment waarop is vastgesteld dat de bonus de Opdrachtnemer ontwijfelbaar toekomt. Wanneer de som van de boetes, verminderd met de bonussen, groter is dan de het bij de eerstvolgende termijn betaalbaar te stellen bedrag, dan zal het overschot van de boetes op de volgende termijnbetalingen in mindering worden gebracht. Opschorting van de betalingen Ingeval betalingen zijn opgeschort op grond van de regeling in de Basisovereenkomst geldt het volgende. Een opgeschorte betaling zal plaatsvinden nadat de desbetreffende Tekortkoming(en) is/zijn hersteld en nadat er is aangetoond dat de oorzaken die tot de opschorting hebben geleid zijn weggenomen. Opdrachtnemer heeft in geval van opschorting van betaling geen recht op vergoeding van rente en indexatieverrekening. Producteisen Termijnstaat De termijnstaat dient opgesteld te worden conform onderstaand format: Werkpakket 1 Werkpakket 2 | | Deelwerk- Financiële Geplande Geplande pakketten waarde startdatum einddatum Deelwerkpakket Werkzaamheden Werkzaamheden van Deel- van Deel- werkpakket werkpakket 1 Bedrag Datum Datum 2 Bedrag Datum Datum : Bedrag Datum Datum n Bedrag Datum Datum 1 Bedrag Datum Datum 2 Bedrag Datum Datum : Bedrag Datum Datum n Bedrag Datum Datum | | Werkpakket n Werkpakket: 1 Bedrag Datum Datum 2 Bedrag Datum Datum : Bedrag Datum Datum n Bedrag Datum Datum n.v.t. 2 % van de n.v.t. n.v.t. Samenstellen financiële waarde opleverdossier van alle overige werkpakketten tesamen De financiële waarde van een (Deel)Werkpakketen de hoeveelheden en prijzen van daarin benoemde activiteiten dienen in overeenstemming te zijn met werkelijk uit te voeren Werkzaamheden en het daarbij behorende deel van de Inschrijvingsbegroting zodat geen sprake is van voorfinanciering door de Opdrachtgever. Inschrijvingsbegroting De begrippen van de Standaardsystematiek voor Kostenramingen-SSK-2010 (publicatie 137, CROW) zijn van toepassing.. Inschrijver dient een Inschrijvingsbegroting op te stellen die is opgebouwd uit per aan de WBS gekoppelde werkpakketbegrotingen. Het totaal van de werkpakketbegrotingen dient gelijk te zijn aan het totaal van de Inschrijvingsbegroting. De financiële waarde van een (Deel)Werkpakket en de hoeveelheden en prijzen van daarin benoemde activiteiten dienen in overeenstemming te zijn met werkelijk uit te voeren werkzaamheden en de daarbij behorende werkpakketbegroting zodat geen sprake is van voorfinanciering. De genoemde hoeveelheden en prijzen in de werkpakketbegrotingen moeten op een samenhangende en verklaarbare wijze te herleiden zijn in de Inschrijvingsbegroting. De Inschrijvingsbegroting dient activiteiten te bevatten met daarbij hoeveelheden, een eenheid, een eenheidsprijs en het totaal van de activiteit. De werkpakketbegrotingen dienen zodanig gedetailleerd te zijn dat deze is opgebouwd uit activiteiten met: een unieke code. een activiteit beschrijving. een resultaatshoeveelheid behorende bij de activiteit. een eenheid behorende bij de resultaatshoeveelheid. een eenheidsprijs behorende bij de activiteit. Daarnaast gelden de volgende voorwaarden: het percentage “nader te detailleren” bedraagt 0 %. de eenmalige kosten, uitvoeringskosten en algemene bouwplaatskosten dienen te worden uitgedrukt als percentage van de directe kosten. de algemene kosten dienen te worden uitgedrukt als percentage van het totaal aan directe kosten plus de eenmalige kosten, uitvoeringskosten en algemene bouwplaatskosten. Deelwerkpakket 1.n Werkpakket 1 … Σ1 Deelwerkpakket 2.1 Deelwerkpakket 2.2 Deelwerkpakket 2.n Werkpakket 2 … … … Σ2 + + winst en risico dienen … separaat te worden uitgedrukt als percentages van het totaal aan directe kosten plus de eenmalige kosten, uitvoeringskosten, algemene Deelwerkpakket n.1 … bouwplaatskosten en algemene kosten. Deelwerkpakket n.2 … Deelwerkpakket n.n … + De Inschrijvingsbegroting wordt overeenkomstig onderstaand overzicht ingediend. Werkpakket n ΣN Σ1+2+…+N Inschrijvingsbegroting Detailbegroting De detailbegroting dient een nadere detaillering te zijn van de Inschrijvingsbegroting. De detailbegroting dient zodanig gedetailleerd te zijn dat deze is opgebouwd uit activiteiten met per activiteit: - Een unieke code. - Een activiteit beschrijving. - Een resultaatshoeveelheid behorende bij de activiteit. - Een eenheid behorende bij de resultaatshoeveelheid. - Een eenheidsprijs behorende bij de activiteit die is onderbouwd met: De te verwerken hoeveelheid bouwstoffen en eenheidsprijzen voor deze bouwstoffen, waarmee wordt bedoeld de in het Werk te brengen materialen, voorwerpen, onderdelen, installaties of delen hiervan, grond van allerlei soort en dergelijke gekoppeld aan de disciplines zoals opgenomen in de Inschrijvingsbegroting. In te zetten materieel en de inzettarieven daarvan. Unieke Werkzaamheden Resultaats- Eenheid Eenheidsprijs Totalen In te zetten arbeid en de toepasselijke gedifferentieerde uurtarieven voor code hoeveelheid uitvoeringswerkzaamheden. … Werkzaamheid 1 … … … … Een dagproductie behorende bij… de activiteit…en die gekoppeld … - Werkzaamheid 2 … is aan de … hoeveelhedenn bouwstoffen, materieel en arbeid. … Werkzaamheid … … … … + De financiële waarde van een Deelwerkpakket en de hoeveelheden en eenheidsprijzen Directe kosten ∑Directe kosten van Eenmalige daarin benoemde werkzaamheden te zijn met werkelijk kosten … dienen in % overeenstemming ∑Directe kosten a uit teUitvoeringskosten voeren werkzaamheden zodat… geen sprake % is van voorfinanciering. ∑Directe kosten b Algemene bouwplaatskosten … een nadere % onderbouwing ∑Directevan kosten c De Opdrachtgever kan verzoeken om detailbegrotingen. Algemene kosten is opgebouwd uit… % ∑Directe kosten+a+b+cen dient d De detailbegroting deelbegrotingen per Deelwerkpakket Winst … te worden % ingediend. ∑Directe kosten+a+b+c+d … overeenkomstig onderstaand overzicht Risico Deelwerkpakket n.n … % ∑Directe kosten+a+b+c+d … ∑… Prijsaanbieding bij Wijzigingen Een prijsaanbieding bij Wijzigingen dient te zijn opgebouwd conform de eisen aan een detailbegroting en opgebouwd met hoeveelheden en prijzen dieafkomstig zijn uit de (geactualiseerde) Inschrijvingsbegroting en daarop gebaseerde detailbegrotingen. Bij het doen van een prijsaanbieding in geval van Wijzigingen volgens paragraaf 45-2 van de UAV-GC 2005 wordt door Opdrachtnemer een vaste opslag op de directe kosten gehanteerd van in totaal 20,03%, conform de SSK-2010 (publicatie 137 CROW) opgebouwd uit: - 2 % eenmalige kosten, - 6,03 % uitvoeringskosten en algemene bouwplaatskosten, - 7 % algemene kosten, - 3 % winst en - 2 % risico’s. + Indien voor de prijsaanbieding gebruik wordt gemaakt van offertes vanzelfstandige hulppersonen, dient hiervan een kopie te wordenbijgevoegd. Voor Wijzigingen die voornamelijk bestaan uit ontwerpwerkzaamheden of leveranties worden geen eenmalige kosten, algemene bouwplaatskosten en uitvoeringskosten gerekend. Bij verrekening op nacalculatiebasis komt het percentage risico te vervallen. Bij prijsaanbiedingen voor Wijzigingen wordt uitgegaan van een identieke uitvoeringsaanpak als die ten grondslag ligt aan de oorspronkelijke aanpak of in ieder geval een aanpak die gelijke uitgangspunten en randvoorwaarden veronderstelt. Daarmee wordt derhalve voor prijsaanbiedingen altijd aangesloten bij de eenheden (zowel qua prijzen als anderszins zoals qua productiviteit) die in de Inschrijvingsbegroting en daarop gebaseerde detailbegrotingen zijn opgenomen. Dit impliceert dat Opdrachtnemer geen additionele kosten voor zaken als versnellingsmaatregelen (bijv. werken onder kostenverhogende omstandigheden als nachtwerk) of een gewijzigde uitvoeringsaanpak in de prijsaanbieding kan opnemen. Het staat Opdrachtnemer uiteraard vrij dergelijke maatregelen wel te treffen en uit te voeren, maar overeen te komen kosten gepaard gaande met Wijzigingen zullen te allen tijde zijn gebaseerd op de oorspronkelijke aanpak. Omgaan met Afwijkingen Doelstelling Waarborgen dat Afwijkingen tijdig worden gesignaleerd en op beheerste wijze worden afgehandeld, zodat wordt voldaan aan de gestelde eisen. Werkzaamheden Identificeren van Afwijkingen; Melden van Afwijkingen Implementeren van correcties, corrigerende en preventieve maatregelen en het evalueren van de doelmatigheid en effectiviteit van maatregelen; Opstellen en bijhouden van een Afwijkingenregister. Proceseisen Identificeren van Afwijkingen De Opdrachtnemer dient: Afwijkingen te identificeren en vast te leggen in een afwijkingsrapport; De oorzaak bij de waargenomen Afwijking te onderzoeken; Te analyseren of de Afwijking gevolgen heeft of een risico oplevert voor het niet voldoen aan de verplichtingen uit de Overeenkomst en derhalve leidt tot een Tekortkoming. Melden van Afwijkingen Afwijkingen en te nemen of genomen herstelmaatregelen dienen te worden gerapporteerd in de Voortgangsrapportage en de wekelijkse update. Ernstige Afwijkingen, waaronder degene waarvan het gevolg een kritische grens kan overschrijden zoals bedoeld in de paragraaf Risicomanagement in het hoofdstuk Projectbeheersing, en waaronder in ieder geval Tekortkomingen, dienen bij constatering direct gemeld te worden aan de Opdrachtgever met een voorstel voor een corrigerende maatregel ter Acceptatie. Werkzaamheden binnen het Werkpakket waarbinnen de betreffende Afwijking heeft plaatsgevonden mogen niet vervolgd worden tot Acceptatie heeft plaatsgevonden. Implementeren van correcties, corrigerende en preventieve maatregelen De Opdrachtnemer dient in geval van constatering van een Afwijking: Correcties uit te voeren om de waargenomen Afwijking weg te nemen; Corrigerende maatregelen te implementeren om de oorzaak van de waargenomen Afwijking weg te nemen; Geen werkzaamheden uit te voeren die mogelijke correctie van de Afwijking in de weg kunnen staan; Indien corrigerende maatregelen niet binnen 4 weken te implementeren zijn en/of niet het gewenste resultaat hebben dient een vervolgmaatregel ter Acceptatie te worden voorgelegd aan de Opdrachtgever. Na uitvoering van een mogelijke correctie vast te tellen of de Afwijking is weggenomen en aan de eisen is voldaan; Na uitvoering van de corrigerende maatregel en/of preventieve maatregel vast te stellen of de oorzaak van de Afwijking is weggenomen c.q. de maatregel effectief is. De correctie op een Afwijking dient plaats te vinden binnen de geplande doorlooptijd van het Werkpakket waarop de Afwijking betrekking heeft. De Opdrachtnemer dient negatieve bevindingen die door of namens de Opdrachtgever zijn geconstateerd en gemeld, af te handelen op gelijke wijze als Afwijkingen die door de Opdrachtnemer zijn geconstateerd. Opstellen en bijhouden afwijkingenregister Opdrachtnemer dient: Een afwijkingenregister aan te leggen waarin alle afwijkingen worden geregistreerd; Het afwijkingenregister actueel te houden. Het afwijkingenregister wordt gebruikt als input voor de volgens paragraaf “Interactie met de Opdrachtgever” in het hoofdstuk “Projectmanagement” beschreven evaluatie. Producteisen Afwijkingenregister Het afwijkingenregister dient per Afwijking minimaal de volgende gegevens te bevatten: uniek volgnummer; datum constatering; geconstateerd door Opdrachtgever of Opdrachtnemer; korte omschrijving Afwijking; status van de Afwijking verantwoordelijke actor Werkpakket (WBS-code); status correctie; geplande datum implementatie corrigerende/preventieve maatregelen; status corrigerende/preventieve maatregelen; werkelijke datum implementatie corrigerende/preventieve maatregelen; datum sluiting afwijkingsrapport. Afwijkingsrapport Het afwijkingsrapport dient, voor zover van toepassing, minimaal de volgende gegevens te bevatten: uniek volgnummer; datum constatering; geconstateerd door Opdrachtgever of Opdrachtnemer; verantwoordelijke actor; omschrijving Afwijking; oorzaak van de Afwijking; status van de Afwijking; eisnummer van de eis waarvan is afgeweken; Werkpakket (code-WBS) waarin de Afwijking is opgetreden; corrigerende maatregelen - omschrijving correctie; - datum wanneer de correctie uitgevoerd zal zijn/hersteltermijn; - omschrijving van de corrigerende maatregel; - geplande datum implementatie corrigerende maatregel; - wijze van meten van effectiviteit van de corrigerende maatregel; - werkelijke datum implementatie corrigerende maatregelen; preventieve maatregelen - resultaat afweging of er een preventieve maatregel nodig is; - omschrijving van de preventieve maatregel; - geplande datum implementatie preventieve maatregel; - hoe wordt gemeten dat de preventieve maatregelen wordt geëffectueerd; - werkelijke datum implementatie preventieve maatregelen; omschrijving gevolgen planning; opsomming aan te passen Documenten; resultaat afweging of er een Wijziging nodig is; datum waarop is vastgesteld dat de correctie is uitgevoerd; datum waarop is vastgesteld dat de corrigerende en/of preventieve maatregel doeltreffend zijn geïmplementeerd; Projectondersteuning Kwaliteitsmanagement Doelstelling Waarborgen dat geëiste product- en proceskwaliteit op beheerste, expliciete en transparante wijze wordt geleverd. Meten, analyseren en verbeteren van de geleverde proces- en productkwaliteit. Kwaliteitsborging voor het Werk is in algemene zin gebaseerd op het kwaliteitssysteem van de Opdrachtnemer en dient te leiden tot het voorkomen van Afwijkingen. Werkzaamheden Implementeren en uitvoeren kwaliteitsmanagement. Kwaliteitsmanagement voor inkoop en onderaanneming. Toetsen kwaliteitsmanagement. Interne audits. Aanspreekbare deskundige. Medewerking aan audits en toetsen Opdrachtgever. Proceseisen Implementeren en uitvoeren kwaliteitsmanagement Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de kwaliteitsbeheersing van alle door hem ten behoeve van het Werk te verrichten werkzaamheden en alle te leveren producten en diensten met inbegrip van de activiteiten, producten, resultaten en/of diensten van alle door hem ingeschakelde onderaannemers en leveranciers. Kwaliteitsmanagement dient te waarborgen dat de bepalingen in dit Procesdeel correct worden geïmplementeerd en nageleefd. Kwaliteitsmanagement dient te worden vastgelegd in een Projectkwaliteitsplan (PKP). Kwaliteitsmanagement dient gebaseerd te zijn op het gecertificeerde kwaliteitssysteem van de Opdrachtnemer. Kwaliteitsmanagement voor inkoop en onderaanneming Ontwerp- en realisatieactiviteiten uitgevoerd in onderaanneming dienen uitgevoerd te worden conform de gestelde eisen in dit Procesdeel. Het inkoopproces voor bouwstoffen en installaties dient zodanig georganiseerd te zijn dat de benodigde kwaliteit van deze stoffen voor realisatie van het uitvoeringsontwerp gegarandeerd is. Toetsen kwaliteitsmanagement Opdrachtnemer dient steekproefsgewijs toetsen (keuren) uit te voeren op: - naleving en effectiviteit van de procedures opgenomen in het PKP. - naleving van proces en producteisen in dit Procesdeel. - producten om vast te stellen of de werkwijze van de Opdrachtnemer tot de correcte resultaten leidt. Op basis van de resultaten dienen verbetermaatregelen te worden geïmplementeerd als daarmee de kans op Afwijkingen kan worden gereduceerd. De resultaten van de toetsen en de genomen maatregelen dienen te worden vastgelegd in een kwaliteitsdossier. Interne audits De Opdrachtnemer dient: Per kalenderjaar een interne auditplanning voor het Werk op te stellen. De interne audits dienen verspreid over het jaar plaats te vinden. Per kalenderjaar dienen minimaal alle risicovolle processen aan bod te komen; Zijn interne auditplanning af te stemmen en te actualiseren op basis van risico's en Afwijkingen; De functionarissen die worden ingeschakeld bij het uitvoeren van interne audits dienen onafhankelijk te zijn t.o.v. de processen die geaudit worden; De auditresultaten binnen zeven dagen na uitvoeren van de audit verwerkt te hebben in een auditrapport en in het auditregister; Op basis van het auditregister tenminste één maal per kwartaal een analyse uit te voeren over de auditresultaten en op basis daarvan verbetermaatregelen vast te stellen en te implementeren. Aanspreekbare deskundige Opdrachtnemer wijst een terzake bevoegde en voor Opdrachtgever aanspreekbare deskundige medewerker aan voor de implementatie en het uitvoeren van kwaliteitsmanagement. De deskundige, die geen onderdeel mag uitmaken van de uitvoeringsorganisatie van de Opdrachtnemer, rapporteert rechtstreeks aan de vertegenwoordiger van de Opdrachtnemer. Medewerking aan audits en toetsen Opdrachtgever De Opdrachtnemer dient de Opdrachtgever te allen tijde medewerking te verlenen om een audit, systeem-, proces- of producttoets te (laten) verrichten en de hiervoor benodigde Documenten en informatie te leveren. Hierbij heeft de Opdrachtgever de bevoegdheid om te allen tijde alle bouw- en werkterreinen, fabrieken, werkplaatsen en loodsen van de Opdrachtnemer, zelfstandige hulppersonen en leveranciers, te betreden waar Werkzaamheden ten behoeve van de Overeenkomst worden verricht en zich daarbij te doen vergezellen door derden of deskundigen. Producteisen Auditregister Het auditregister dient minimaal de volgende informatie te bevatten: Werkpakketnummer(s) waar audit betrekking op heeft; Geplande datum audit; Datum uitgevoerde audit; Uniek auditnummer; Auditor; Resultaten audit; Vervolgactie audit. Veiligheids- en gezondheidsmanagement Doelstelling De Opdrachtgever stelt prioriteit aan veiligheid en gezondheid. Het doel van veiligheids- en gezondheidsmanagement is het waarborgen dat het Werk op een, voor alle betrokken natuurlijke en rechtspersonen, veilige en gezonde wijze tot stand komt, onderhouden wordt en gebruikt kan worden. Werkzaamheden Het toepassen van het veiligheidssysteem; Alle Werkzaamheden die voortkomen uit het Arbeidsomstandighedenbesluit; Het aanstellen van V&G-coördinatoren en verzorgen van de V&G-coördinatie; Het opstellen, implementeren en actueel houden van het V&G-plan, het V&G-dossier en een calamiteitenplan; Het organiseren van de nodige veiligheidsmaatregelen en relevante V&G-instructie voor werknemers, hulppersonen, personeel van Opdrachtgever en bezoekers van de bouwplaats; Implementeren van risicomanagement ten behoeve van V&G; Registreren en behandelen van incidenten en (bijna) ongevallen; Het uitwerken van het concept integraal veiligheidsplan; Het implementeren en actueel houden van het definitieve integrale veiligheidsplan en het integrale veiligheidsdossier. Proceseisen Algemeen De Opdrachtnemer dient: Indien de Opdrachtnemer is georganiseerd in de vorm van een Combinatie van meerdere partijen, er voor te zorgen dat ieder van de afzonderlijke Combinanten over het voornoemde veiligheidsmanagementsysteem beschikt, waarbij het systeem of de combinatie van systemen van toepassing dient respectievelijk dienen te zijn op alle Werkzaamheden; Op te treden als enig zaakwaarnemer en als enig vertegenwoordiger voor Opdrachtgever waar het gaat om het zekeren van alle maatregelen en verplichtingen die vereist zijn op basis van de Arbowet en –regelgeving; Indien sprake is van nevenopdrachtnemers is dit aangegeven in de Annexen bij de Vraagspecificatie en dient Opdrachtnemer uit hoofde van de coördinatieverplichting over nevenopdrachtnemers en bijbehorende coördinatieovereenkomst zorg te dragen voor de coördinatie op het gebied van veiligheid en gezondheid en hiertoe een overall V&G-coördinator aan te stellen; Veiligheid en Gezondheid (V&G) Ontwerpfase Opdrachtnemer dient: Een V&G-coördinator Ontwerpfase aan te stellen overeenkomstig artikel 2.29 van het Arbeidsomstandighedenbesluit en de Opdrachtgever hierover te informeren. De V&Gcoördinator Ontwerpfase dient ten minste de taken overeenkomstig artikel 2.30 uit te voeren en voldoende bevoegdheid te hebben om de benodigde maatregelen in het kader van het Arbeidsomstandighedenbesluit door te voeren; Gedurende de Ontwerpwerkzaamheden de veiligheids- en gezondheidsrisico’s verbonden aan de realisatie en het beheer en onderhoud van het Werk te inventariseren, analyseren en evalueren overeenkomstig de eisen als gesteld in paragraaf 9.1 van deze Vraagspecificatie deel 2; De Kennisgeving conform artikel 2.27 van het Arbeidsomstandighedenbesluit te verzorgen. Veiligheid en Gezondheid (V&G) Uitvoeringsfase De Opdrachtnemer dient Een V&G-coördinator Uitvoeringsfase aan te stellen overeenkomstig artikel 2.29 van het Arbeidsomstandighedenbesluit en de Opdrachtgever hierover schriftelijk te informeren. De V&G-coördinator Uitvoeringsfase dient ten minste de taken overeenkomstig artikel 2.31 van het Arbeidsomstandighedenbesluit uit te voeren en voldoende bevoegdheid te hebben om de benodigde maatregelen in het kader van het Arbeidsomstandighedenbesluit door te voeren; Gedurende de Uitvoeringswerkzaamheden de veiligheids- en gezondheidsrisico’s verbonden aan de realisatie en het beheer en onderhoud van het Werk te inventariseren, analyseren en evalueren; De voorlichting van werknemers van de Opdrachtgever, door Opdrachtgever ingeschakelde personen en derden op de bouwplaats te coördineren en verzorgen; Een calamiteitenplan op te stellen en actueel te houden. Incidenten en (bijna) ongevallen Opdrachtnemer dient: Alle incidenten en (bijna) ongevallen te registreren en terstond aan de Opdrachtgever te rapporteren; Onderzoek te doen naar de oorzaak van opgetreden incidenten en (bijna) ongevallen en maatregelen te nemen om de oorzaak weg te nemen teneinde vergelijkbare incidenten en (bijna) ongevallen in de toekomst te voorkomen; De Opdrachtgever inzage te verlenen in de afhandeling van incidenten en (bijna) ongevallen; Relevante rapportages van incidenten en (bijna) ongevallen te verwerken in het V&Gdossier; Volledige medewerking te verlenen aan onderzoeken van (bijna) ongevallen door of namens de Opdrachtgever. Integraal veiligheidsplan (IVP) Opdrachtnemer dient: in het kwaliteitsmanagementsysteem te voorzien in een actueel veiligheidsmanagementsysteem voor de integrale beheersing van alle aspecten van integrale veiligheid zoals die voortvloeien uit de Werkzaamheden en de infrastructuur van de gemeente Leiden respectievelijk infrastructuur van derden; het IVP op te stellen, na te leven en te actualiseren, waarin alle op integrale veiligheid gerichte Werkzaamheden worden beschreven en wordt beschreven hoe de Opdrachtnemer veiligheidsafwegingen zal maken en middels verificatie en validatie aantoonbaar zal voldoen aan de gestelde veiligheidseisen in de Overeenkomst. Producteisen V&G-plan Het V&G-plan dient ten minste te voldoen aan artikel 2.28 van het Arbeidsomstandighedenbesluit en omvat minimaal de volgende onderdelen: De naam van de coördinator voor de ontwerpfase, de uitvoeringsfase en de onderhoudsfase; Een beschrijving van de wijze waarop wordt voldaan aan de van toepassing zijnde weten regelgeving, normen en overige eisen op het gebied van veiligheid en gezondheid; Beschrijving van de organisatie met betrekking tot V&G; Beschrijving van de wijze voor melding, rapportage en afhandeling van incidenten en (bijna) ongevallen; Beschrijving van de wijze waarop het V&G-dossier actueel gehouden wordt; Beschrijving van het proces van risico-inventarisatie en evaluatie met betrekking tot V&G-risico’s; Het risicoregister op het gebied van V&G; Beschrijving van de wijze waarop voorlichting op het gebied van V&G wordt verzorgd. Calamiteitenplan (uitvoeringsfase) In het calamiteitenplan van de uitvoeringsfase dient te worden beschreven: Geïdentificeerde mogelijke Calamiteiten (scenario’s) Het tijdig signaleren van Calamiteiten; Instructies over hoe te handelen bij Calamiteiten; Coördinatie van Werkzaamheden tijdens Calamiteiten, inclusief aangewezen hulpverleners en coördinatoren; Eventuele acties ter voorkoming van escalatie en het beperken van vervolgschade; De bereikbaarheid voor hulpverleningsdiensten; De wijze van hulpverlening; De beschikbaarheid van materiaal en materieel; Communicatie met Opdrachtgever en wegbeheerders; Contactpersoon van de Opdrachtnemer inclusief actueel telefoonnummer. Door Opdrachtnemer te nemen maatregelen in geval van Calamiteiten; Communicatie van het calamiteitenplan aan alle betrokkenen; Training van coördinatoren en hulpverleners; Geplande oefeningen. V&G-dossier Het V&G-dossier dient te voldoen aan de eisen van artikel 2.30 van het Arbeidsomstandighedenbesluit. Integraal Veiligheidsdossier Het integraal veiligheidsdossier, onderdeel van het veiligheidsmanagementplan, dient te voldoen aan de eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit en dient tenminste te bestaan uit: een overzicht van gemaakte keuzen in ontwerp en uitvoering ten aanzien van veiligheid; de restrisico’s inclusief aanbevelingen hoe hier mee om te gaan; de verwijzingen naar as-built tekeningen; de verwijzingen naar voor beheer en onderhoud relevante gegevens, gebruiks- en bedieningsinstructies, etc. Organisatiemanagement Doelstelling Waarborgen dat de voor het Werk ingezette mensen er aan bijdragen dat het Werk op een beheerste wijze tot stand komt en kan worden beheerd en onderhouden. Werkzaamheden Opstellen Organisational Breakdown Structure (OBS) en functieprofielen en invullen functies. Beheren OBS en functieprofielen. Vervangen van personen in de organisatie op verzoek van Opdrachtgever. Proceseisen De Opdrachtnemer dient een Organisatieplan, een Organisational Breakdown System (OBS) en functieprofielen op te stellen dat is afgestemd op de WBS. De Opdrachtnemer dient: Er voor zorg te dragen dat de sleutelfunctionarissen c.q. de plaatsvervangers voor de Opdrachtgever op werkdagen bereikbaar zijn; Een procedure vast te stellen en na te leven voor de vervanging van sleutelfunctionarissen; Voor aanvang van de Werkzaamheden een contactpersoon aan te stellen die 24-uur per Dag bereikbaar dient te zijn tijdens de uitvoering van de Werkzaamheden. Producteisen Organisatieplan Het organisatieplan dient te beschrijven hoe Opdrachtnemer zijn organisatie inricht voor ontwerp en realisatie van het Werk. Het organisatieplan dient te beschrijven hoe Opdrachtnemer zorg draagt voor een continue bemensing van de organisatie met de benodigde kennis en ervaring. Het organisatieplan dient een overzichtslijst te bevatten waarin alle verantwoordelijkheden zoals deze voortkomen uit de overeenkomst zijn aangegeven en de daarvoor bij de Opdrachtnemer aangewezen functies. Het organisatieplan dient een overzichtslijst te bevatten waarin alle verantwoordelijkheden uit a) tot en met e) van § 5.5 van de NEN-ISO 10005:2005 zijn aangegeven en de daarvoor bij de Opdrachtnemer aangewezen functies. Het organisatieplan dient schema’s te bevatten waarin alle vormen van intern en extern overleg die betrekking hebben op de uitvoering van de overeenkomst zijn weergegeven. Organisatie-Breakdown-Structure (OBS) Een OBS dient de organisatiestructuur van Opdrachtnemer weer te geven. Een OBS dient voorzien te zijn van een bijlage met uitgebreide CV’s van de werkpakketmanagers. Een OBS dient voorzien te zijn van een bijlage met beknopte CV’s van de overige medewerkers. De OBS dient alle functies (inclusief onderaannemers) te bevatten die betrokken zijn bij de uitvoering van de overeenkomst. De OBS dient aantoonbaar te maken dat de werkpakketmanagers de juiste kwalificaties, functietoewijzing, verantwoordelijkheden en bevoegdheden hebben voor het uitvoeren van de WBS gedurende de Realisatiefase. Functieprofielen In een functieprofiel dient ten minste omschreven te zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van sleutelfuncties, inclusief de CV’s van de betrokken personen als bijlage. Documentmanagement Doelstelling Waarborgen van de uniformiteit, traceerbaarheid en beschikbaarheid van de Documenten. Werkzaamheden Opzetten Document Management Systeem (DMS) Aanleveren Documenten aan Opdrachtgever. Proceseisen Opdrachtnemer richt een DMS in, waarin alle voor het project relevante Documenten worden geregistreerd. Producteisen DMS Het DMS is voor de Opdrachtgever toegankelijk via internet. Opdrachtgever moet ook de Documenten in het DMS kunnen inzien en downloaden. Documenten aan Opdrachtgever Documenten die aan de Opdrachtgever worden aangeleverd dienen in de Nederlandse taal gesteld te zijn. Of, waar dit niet mogelijk of niet gewenst is, met schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever, in de Engelse taal. De inhoud van alle Documenten dient leesbaar en eenduidig te zijn. Elk document omvat minimaal: Type document; Uniek identificatienummer; Status (minimaal “concept”en“definitief”); Vaststelling (naam, functie, datum, paraaf); Inhoudsopgave; Paginanummering; Versienummer; Datum; Titel; Naam auteur/opsteller. Alle documenten dienen sowieso in *.pdf formaat te worden aangeleverd. De Opdrachtnemer dient documenten, berekeningen en de planningen op te stellen en aan te leveren in MS Office-formaat. De Opdrachtnemer dient alle tekeningen te vervaardigen en aan te leveren in het standaard bestandsformaat van AutoCad (*.dwg), met inachtneming van het tekenprotocol van de gemeente Leiden. Indien documenten tevens in een relevant ander formaat te worden aangeleverd en is dit specifiek vermeld in de Vraagspecificatie.
