Gedragscode computer- en netwerkgebruik - N@Tschool!

Informatiemanagement
Bezoekadres
Marten Meesweg 50
3068 AV Rotterdam
www.zadkine.nl
Auteurs:
Lela Draskovic
Rien Kinnegin
Ellen Slachter
Documentcode/versie
1.0
Status
Vastgesteld door DT na positief
advies van Studentenraad en
instemming OR
Datum
14 november 2013
Gedragscode
computer- en netwerkgebruik
Inhoud
1. Voorwoord
3
2. Uitgangspunten computer- en netwerkgebruik
4
2.1
Definities
4
2.2
Uitgangspunten
4
2.3
Het gebruik van de computers en het netwerk
4
2.4
Het gebruik van e-mail
5
2.5
Het gebruik van internet
6
2.6
Algemeen toezicht en gericht onderzoek
6
2.7
Overige bepalingen
7
2.8
Ondernemingsraad en Studentenraad
7
2
1. Voorwoord
Zadkine stelt zijn computers en netwerk ter beschikking aan studenten. Aan werknemers worden
naast computers en netwerk ook laptops/tablets, mobiele telefoons (smartphones) ter beschikking
gesteld om ondermeer gebruik te kunnen maken van onderwijs- en bedrijfsapplicaties, voorzieningen
voor gegevensopslag, afdrukvoorzieningen, e-mail en internet. Uitgangspunt hierbij is dat de
gebruikers van deze middelen en voorzieningen hiermee op een verantwoorde en adequate manier
omgaan. Zadkine dient in het kader van verschillende door de overheid gestelde wettelijke kaders en
contractuele verplichtingen (privacy, auteursrecht, intellectueel eigendom, eigendomsrecht, contract
Surfnet), technische en procedurele maatregelen te nemen zodat in redelijkheid wetsovertreding /
contract breuk kan worden voorkomen. Daarnaast is de huidige IT omgeving zover doorgegroeid dat
het ook als publicatiemedium beschouwd kan worden. Ondoordacht gebruik daarvan kan Zadkine
aanzienlijke (imago) schade toebrengen. Deze gedragscode is opgesteld om de gebruikers van de
computers, tablets en mobiele telefoons (smartphones) en het Zadkine-netwerk (hierna: netwerk)
bekend te maken met hetgeen Zadkine verantwoord en adequaat acht ten aanzien van gebruik ervan.
Dit houdt in ieder geval in beperkt privégebruik, voorkomen van overbelasting van het netwerk, zich
onthouden van computer- en netwerkgebruik dat godslasterlijk, pornografisch, intimiderend, racistisch
of anderszins discriminerend is. De gebruikers van het netwerk dienen zich aan deze gedragscode te
houden. Ook beoogt deze gedragscode tegen te gaan dat de gebruikers hinder ondervinden van
ongewenst gebruik van het netwerk. Zadkine streeft naar een goede balans tussen gericht onderzoek
naar onverantwoord gebruik en de privacybescherming van de gebruikers.
Deze gedragscode stelt regels ten aanzien van computer- en netwerkgebruik, en geeft voorschriften
over de wijze waarop toezicht op en onderzoek naar de naleving ervan plaatsvinden.
Algemeen toezicht heeft ten doel systeem- en netwerkbeveiliging.
Gericht onderzoek naar verkeersgegevens van de gebruiker in het kader van deze code heeft als
hoofddoelen:
tegengaan van oneigenlijk en bovenmatig gebruik van e-mail en internet, datanetwerk en
opslagcapaciteit;
naleving afspraken over verboden gebruik;
beveiligen bedrijfssystemen en -netwerk.
3
2. Uitgangspunten computer- en netwerkgebruik
2.1 Definities
Gebruiker: iedereen die gebruik maakt van het Zadkine-netwerk.
Werknemer: iedereen die valt onder het begrip werknemer zoals omschreven in
de CAO alsmede gasten en degene die op andere basis werkzaamheden voor Zadkine
verrichten.
Student: degene die als zodanig is ingeschreven bij Zadkine alsmede de extraneus en degene die
anderszins een opleiding of cursus bij Zadkine volgt.
Account: gebruikersnaam en wachtwoord/toegangscode waarmee de gebruiker zich authenticeert
op computer, netwerk en de ICT middelen en voorzieningen waar zij uit hoofde van functie
respectievelijk studie toegang toe geven.
Verkeersgegevens: gegevens over afzender, bestemming, datum, tijd, hoeveelheid en omvang
netwerkverkeer, waaronder e-mail en internet.
2.2 Uitgangspunten
De gedragscode is van toepassing op al het gebruik van door Zadkine beschikbaar gestelde
computers en netwerk, alsmede de ICT middelen waar zij de gebruiker uit hoofde van zijn functie
respectievelijk studie toegang toe geven.
Deze gedragscode beoogt de gangbare normen die van toepassing op voornoemd gebruik te
formuleren.
Enige mate van privégebruik is toegestaan. Voorwaarde is dat andere gebruikers hiervan geen
hinder ondervinden en Zadkine geen (imago) schade wordt toegebracht.
Toegang tot en authenticatie voor de in artikel 2 lid 1 genoemde middelen wordt verleend
respectievelijk uitgevoerd op basis van door Zadkine aan gebruikers verstrekte accounts. Dit
account bestaat uit de gebruikersnaam (of: loginnaam) en wachtwoord/toegangscode. Het account
is strikt persoonlijk.
2.3 Het gebruik van de computers en het netwerk
Voor de uitvoering van functie respectievelijk studie stelt Zadkine zijn studenten en werknemers
door middel van zijn computers en netwerk ondermeer de volgende middelen beschikbaar:
onderwijs- en bedrijfsapplicaties, voorzieningen voor gegevensopslag, afdrukvoorzieningen, e-mail
en internet.
De computers zijn ingericht voor de uitvoering van functie respectievelijk studie.
De gebruiker gaat op een verantwoorde en adequate wijze om met computers en netwerk door de
volgende regels in acht te nemen:
De gebruikers volgen aanwijzingen en instructies voor computer- en netwerkgebruik van
werknemers van de ICT-afdeling op.
Het gebruikers account is strikt persoonlijk. Het is de gebruikers niet toegestaan informatie over
gebruikers wachtwoorden en/of toegangscodes aan derden te versterken, tenzij er sprake is van
een zwaarwegend bedrijfsbelang. Er mag geen misbruik gemaakt worden van de verstrekte
account gegevens
De gebruikers melden eventuele storingen aan Zadkine computers, netwerk en de hieraan
gekoppelde onderwijs- en bedrijfsmiddelen direct aan de Servicedesk van de ICT-afdeling.
Voor onderwijs- en bedrijfsmiddelen die door één of meer externe organisaties worden beheerd
4
kunnen andere afspraken gelden. Deze zullen bekend worden gemaakt aan de gebruikers voor
wie dit relevant is.
Het is de gebruikers nadrukkelijk verboden, eigen software op computers of netwerk te installeren.
Gebruikers dienen de documenten die zij hebben gecreëerd in het kader van hun functie
respectievelijk studie op te slaan en te bewaren op de centrale opslagsystemen die Zadkine
hiervoor beschikbaar stelt.
De harde schijven, bijvoorbeeld de c- en/of d-schijf, van een Zadkine PC zijn niet bestemd voor het
bewaren van documenten. Zadkine is –ongeacht de oorzaak- nooit aansprakelijk voor documenten
die verloren gaan op een Zadkine PC
De gebruiker dient op effectieve en efficiënte wijze met deze systemen om te gaan. Dit houdt
ondermeer in dat de gebruiker regelmatig zijn/haar documenten opschoont voor zover dit niet in
strijd is met hetgeen door de wet en/of het (in)formele informatiebeleid van Zadkine over
bewaartermijnen is bepaald. De onderliggende praktijkrichtlijn is dat de continuïteit van de
activiteiten van de organisatie nooit in gevaar mag worden gebracht.
Opslag en verwerking van onrechtmatig verkregen informatie of informatie waarvan het bezit
strafbaar is, zijn niet toegestaan.
Het is gebruikers in beperkte mate toegestaan de computer en het netwerk voor privédoeleinden te
gebruiken. Voorwaarde voor dit gebruik is dat dit gebruik niet storend (overbelasting netwerk;
aanstootgevend) is voor de dagelijkse werkzaamheden en studieactiviteiten van henzelf en/of
andere gebruikers.
2.4 Het gebruik van e-mail
Voor de uitvoering van de functie stelt Zadkine zijn werknemers een e-mail account beschikbaar.
Met inachtneming van hetgeen bepaald in artikel 3.6 is incidenteel gebruik van dit e-mail account
voor privédoeleinden toegestaan.
De gebruiker gaat op een verantwoorde manier met het e-mail gebruik om en neemt daarbij in
ieder geval de volgende regels in acht:
De grootte van de bestanden die worden meegestuurd mogen de beperkingen die de eisen van de
netwerksystemen stellen niet overschrijden.
De gebruiker verzendt geen berichten die Zadkine op enige wijze kunnen schaden.
Het is in ieder geval niet toegestaan e-mailberichten te versturen die godslasterlijk, pornografisch,
racistisch of anderszins discriminerend van aard zijn.
Het opzettelijk verspreiden of kopiëren van virussen, trojans of andere schadelijke programma’s is
niet toegestaan.
Zadkine behoudt zich te allen tijde het recht voor om in voorkomende gevallen de inhoud van het
e-mail account te raadplegen en/of te gebruiken. Het betreft in ieder geval situaties waarin de
continuïteit van de bedrijfsvoering dit vereist, of waarin gegronde verdenking is gerezen voor
gericht onderzoek zoals bepaald in artikel 6.2(.4). Voor leden van de ondernemingsraad of
bedrijfsartsen geldt deze bepaling niet. Het is niet toegestaan om de ingekomen en verzonden emailberichten van deze functionarissen te openen.
Verkeersgegevens over e-mailgebruik worden niet langer bewaard dan in de wet bepaald.
De bewaartermijn van e-mail is die welke bij wet is vastgesteld.
5
2.5
Het gebruik van internet
Voor de uitvoering van studie en functie stelt Zadkine zijn studenten en werknemers toegang tot
internet beschikbaar.
Met inachtneming van hetgeen bepaald in artikel 3.6 is incidenteel gebruik van de Zadkine
internetverbinding voor privédoeleinden toegestaan.
Het is in ieder geval niet toegestaan internetsites te bezoeken die godslasterlijk, pornografisch,
racistisch of anderszins discriminerend materiaal bevatten.
In voorkomende gevallen kan op basis van gegronde redenen per geval en voor een vastgestelde
periode tijdelijk onthefffing worden verleend.
Eveneens is het niet toegestaan om op de door Zadkine verschafte internetpagina’s links aan te
brengen naar internetpagina’s met voornoemde inhoud of materiaal van genoemde aard.
Indien wenselijk of noodzakelijk zal Zadkine sites blokkeren.
Richtlijnen voor gebruik van social media in de context van uitvoering van functie of studieactiviteiten. De gebruiker:
– post betekenis- en respectvolle boodschappen;
– respecteert de eigendomsrechten van informatie alsook de vertrouwelijkheid ervan;
– zorgt dat alle inhoud die met hem wordt geassocieerd, consistent is met zijn werk of studie en de
waarden en normen waar Zadkine voor staat.
Verkeersgegevens over internetgebruik worden niet langer bewaard dan in de wet bepaald.
2.6 Algemeen toezicht en gericht onderzoek
Doel van het toezicht op het gebruik van netwerk, e-mail en internet door gebruikers is:
– het tegengaan van oneigenlijk en bovenmatig gebruik van e-mail en internet, datanetwerk en
opslagcapaciteit;
– de naleving van afspraken over verboden gebruik;
– het beveiligen van bedrijfssystemen en -netwerk.
Toezicht en onderzoek
Zadkine zal bij controle van het gebruik van internet en e-mail de volgende regels in acht nemen:
Beheerders ICT hebben geheimhoudingsplicht.
Ingeval van een vermoeden van onjuist gebruik kunnen verkeersgegevens over e-mail- en
internetgebruik langer worden bewaard dan bepaald in artikelen 4.3 en 5.5 totdat de noodzaak
daartoe is vervallen. Dit zal conform de Wet bescherming persoonsgegevens worden gemeld bij
het College Bescherming.
Bij een vermoeden van onjuist gebruik wordt de desbetreffende werknemer respectievelijk student
zo spoedig mogelijk door de directeur respectievelijk teamleider op zijn gedrag aangesproken. De
werknemer respectievelijk student wordt in de gelegenheid gesteld uitleg te geven.
Gericht onderzoek vindt slechts plaats naar aanleiding van gerechtvaardigde vermoedens dan wel
constatering van onjuist gebruik. Het onderzoek beperkt zich in principe tot verkeersgegevens van
het gebruik van e-mail en internet en in het kader van de netwerkveiligheid tot de geautoriseerde.
Het onderzoek dat een student betreft, vindt plaats na schriftelijke opdracht van de directeur van
het desbetreffende onderdeel. Het onderzoek dat een werknemer betreft, vindt plaats na
schriftelijke opdracht van de directeur. Het College van Bestuur ontvangt een afschrift van deze
opdracht en een schriftelijk verslag van de resultaten van het onderzoek.
6
Alleen bij zwaarwegende redenen vindt na schriftelijke toestemming van het College van Bestuur
gericht onderzoek naar de inhoud van bestanden, waaronder e-mail, plaats. In de schriftelijke
toestemming worden deze redenen genoemd.
E-mailberichten van leden van de ondernemingsraad, bedrijfsartsen en andere werknemers met
een vertrouwensfunctie zijn in beginsel uitgesloten van gericht onderzoek. Dit geldt niet voor het
algemene toezicht op de systeem- en netwerkveiligheid.
De werknemer respectievelijk student ten wiens laste een onderzoek plaatsvindt, wordt zo spoedig
mogelijk schriftelijk geïnformeerd door de directeur respectievelijk teamleider over de aanleiding,
de uitvoering en het resultaat van het onderzoek. De werknemer of student wordt in de
gelegenheid gesteld uitleg te geven over de aangetroffen gegevens. Voor zowel student als voor
de werknemer bestaat de mogelijkheid om in beroep te gaan. Het verstrekken van informatie aan
de werknemer respectievelijk student wordt uitgesteld indien het onderzoek daardoor wordt
geschaad.
Zaken die niet in Zadkine-systemen, netwerken en computers thuishoren zoals illegale of te zeer
netwerkbelastende software, films en muziek, worden in opdracht van de betrokken directeur
respectievelijk teamleider of informatiemanager verwijderd. De werknemer of student wordt
hierover vooraf geïnformeerd, tenzij het onderzoek daardoor wordt belemmerd.
2.7 Overige bepalingen
Deze gedragscode is tot stand gekomen met instemming van de Ondernemingsraad en na advies
van de Studentenraad.
In gevallen waarin de regeling niet voorziet, beslist het College van Bestuur.
2.8 Ondernemingsraad en Studentenraad
De werkgever kan deze regeling met instemming van de ondernemingsraad en advies van de
Studentenraad wijzigen.
Deze wijzigingen worden schriftelijk vastgelegd en voorafgaand aan de invoering aan de
werknemers en studenten bekend gemaakt via de portals voor werknemers (mijn.zadkine.nl) en
studenten (N@Tschool).
Deze regeling wordt driejaarlijks geëvalueerd door de werkgever, de Ondernemingsraad en de
Studentenraad. De eerstkomende evaluatie vindt plaats voor het einde van schooljaar 2015/16.
Deze regeling is tot stand gekomen na positief advies van de Studentenraad en met instemming van
de Ondernemingsraad en vastgesteld november 2013.
7