ScanFlowStore Eenvoudig en intuïtief scannen

ScanFlowStore
Eenvoudig en intuïtief scannen
Platinum
Alliance
Partner
Eenvoudig en intuïtief scannen
met ScanFlowStore
Digitaal archiveren met ScanFlowStore is net zo eenvoudig als het maken van een kopie.
Met een druk op de knop, creëert de Xerox WorkCentre een digitale kopie die overal
opgeslagen kan worden. ScanFlowStore zorgt ervoor dat het document opgeslagen wordt
in de juiste map als een tekst doorzoekbaar bestand, bijvoorbeeld een tekst doorzoekbaar
PDF bestand. Met ScanFlowStore InterActive Client is bidirectionele communicatie tussen
de multifunctionele printer en het netwerk mogelijk. Dit betekent dat het nu mogelijk is
om de gewenste opslaglocatie te specificeren op de multifunctionele printer.
Scenario’s voor het gebruik van ScanFlowStore
Scan direct naar uw Windows
mappenstructuur
Elke gebruiker die een document wil
scannen, kan zijn document op de
multifunctionele printer plaatsen.
De bestemming van het gescande
document kan ingevoerd worden op de
multifunctionele printer. ScanFlowStore
kan automatisch een nieuwe map binnen
de mappenstructuur creëren gebaseerd
op informatie uit het document, zoals
datum, tijd, etc. Het is tevens mogelijk
om additionele data aan de scan toe te
voegen. Deze data kan gebruikt worden
om een bestandsnaam te creëren of de
documenteigenschappen te vullen. Na
een druk op de groene startknop, wordt
het document gescand en opgeslagen
als tekst doorzoekbaar PDF, JPEG, TIFF,
OpenOffice, Word of Excel bestand. Met
deze intelligente manier van scannen zal de
efficiëntie binnen uw organisatie toenemen.
Scan naar elke bestemming
Scanning met barcodes
Met ScanFlowStore is het mogelijk om
documenten te scannen en op te slaan op
elke gewenste plek binnen uw Windows
mappenstructuur. Als er bedrijfssoftware
gebruikt wordt, zoals CRM, financiële, ERP,
DMS of juridische software, staat alle
informatie over uw contacten, facturen
en dergelijke in die applicatie. In dit
geval zou het eenvoudiger zijn om uw
documenten te scannen en rechtreeks in uw
bedrijfsapplicatie op te slaan.
Met ScanFlowStore is het mogelijk om bijna
elke barcode te lezen. Deze functionaliteit
kan gebruikt worden voor batch scanning
en om dezelfde informatie van een scan
toe te voegen als een gebruiker normaal
zou invoeren op de multifunctionele
printer. Met een barcode scheidingsvel
wordt batch scanning mogelijk. Als
er grote hoeveelheden (batches)
documenten worden gescand, kan het
barcode scheidingsvel gebruikt worden
om verschillende batches te scheiden en
op verschillende plaatsen op te slaan.
Het barcode scheidingsvel kan metadata
bevatten om documenten op de juiste
locatie op te slaan. ScanFlowStore kan ook
barcodes lezen die reeds geprint zijn op een
document.
ScanFlowStore kan uw documenten
direct op de juiste locatie opslaan in uw
bedrijfsapplicatie naar aanleiding van
informatie die vergaard wordt, doordat
gebruikers vragen op de multifunctionele
printer beantwoorden. Het is mogelijk om
connectoren te creëren voor de meeste
bedrijfssoftware en databases met een
minimum aan maatwerk. Voor meer
informatie over connectoren, kunt u onze
connectorbrochures raadplegen of onze
website bezoeken via
www.scanfowstore.com.
ScanFlowStore
Met ScanFlowStore is het mogelijk om
een archief te creëren in slechts drie
eenvoudige stappen door direct vanaf
uw multifunctionele printer te scannen
naar uw Windows mappenstructuur of
andere financiële, CRM, ERP, juridische
of DMS software.
2
ScanFlowStore - Eenvoudig en intuïtief scannen
Voordelen:
• Gebruiksvriendelijk
• Eenvoudig te installeren
• Betaalbaar
• Tekst doorzoekbare bestanden
• Verschillende outputformaten: PDF,
TIFF, JPEG, OpenOffice, Word en
Excel
• Optimaliseert deelbaarheid en veiligheid
• Active Directory synchronisatie
• DNS device naming
• Advanced image processing
• Integratie met Xerox Secure Access
• MRC Document Compressie
Functionaliteiten en voordelen
Functionaliteit
Omschrijving
Voordeel
Barcode functionaliteit
ScanFlowStore kan veel verschillende barcode
lettertypes lezen en interpreteren. Als ScanFlowStore
een barcode tegenkomt, zal het de waarde uitlezen
en daaruit de benodigde data halen om als metadata
te gebruiken. Barcodes kunnen worden gebruikt voor
batch scanning en om de invoer van metadata op de
multifunctionele printer te beperken.
● Geen data invoer meer op multifunctionele
printer
● Batch scanning
● Optimaliseert efficientie
Interactieve communicatie
Door de bidirectioneel communicatie van de
InterActive Client wordt realtime toegang tot
een database vanaf de multifunctionele printer
gerealiseerd. Vanuit de database kunnen gebruikers
de gewenste klant, crediteur, debiteur en dergelijke
selecteren. Dit kan vanuit een database van een
Windows mappenstructuur zijn, maar ook vanuit een
database vanuit uw CRM, financiële, DMS, ERP of
juridische applicatie.
● Directe communicatie tussen de
multifunctionele printer en het netwerk/
database
● Scan documenten direct naar uw
bedrijfssoftware
Persoonlijke scan templates
ScanFlowStore maakt persoonlijke scanmenu’s
mogelijk gebaseerd op de combinatie van een unieke
gebruikersnaam en wachtwoord. Als een gebruiker
zichzelf bekend maakt bij de machine, zullen zijn
persoonlijke scan menu’s verschijnen. Met deze optie
kunt u scanbestemmingen beter controleren en
veiliger maken.
● Persoonlijke scan menu’s
● Optimaliseert controle over scanbestemmingen
● Optimaliseert veiligheid van scanbestemmingen
Intelligent archiveren
Als de benodigde mappen waar een document
opgeslagen moet worden, al bestaan, gebruikt
ScanFlowStore deze mappen. Als deze mappen nog
niet bestaan, kan ScanFlowStore deze automatisch
creëren. Het is dus mogelijk om documenten altijd
op intelligente wijze te archiveren zonder dat de
systeembeheerder alle mogelijke opslagmappen van
tevoren aan moet maken.
● Geen zoekgeraakte documenten meer
● Automatisch aanmaken van document- en
mapnaam gebaseerd op metadata, datum, tijd
en barcode data (opslagmappen hoeven dus
niet van tevoren worden aangemaakt)
Bates Stamp
De bates stamp wordt gebuikt in de juridische en
zakelijke markt om documenten bij het scannen
automatisch te nummeren of een datum/tijdstempel
mee te geven. Gebruikers hebben de mogelijkheid om
de tekst of het nummer dat wordt gestempeld aan te
passen en eveneens de positie van de stempel aan te
passen.
● Garandeert authenticiteit door documenten een
stempel mee te geven als deze gescand zijn
● Er wordt een audit file door het systeem
bijgehouden, wat betekent dat de
systeembeheerder kan zien wanneer een scan
gemaakt is en wat er in de bates stamp staat
Geen client applicatie
ScanFlowStore draait op een centrale server. Het is
niet nodig om software op locale pc’s te installeren.
Hierdoor wordt snelle installatie mogelijk en is geen
producttraining nodig.
● Geen product training noodzakelijk
● Centrale installatie, geen installatie op lokale
pc’s nodig
Meerdere outputformaten
ScanFlowStore kan de gescande documenten
converteren naar verschillende (tekst doorzoekbare)
bestanden. Verschillende outputformaten zijn PDF,
JPEG, TIFF, OpenOffice, Word en Excel. Word
documenten kunnen bijvoorbeeld gebruikt worden
voor documenten die bewerkt moeten worden en
PDF/A documenten voor documenten die bedoeld
zijn voor digitaal archiveren.
● Output van bewerkbare documenten
ScanFlowStore - Eenvoudig en intuïtief scannen
3
Eenvoudige stappen voor intelligent archiveren
Stap 1
Plaats het document dat u wilt scannen op de Xerox
multifunctionele printer. Dit kan elk soort document zijn,
bijvoorbeeld facturen, orders, contracten, pakbonnen, en dergelijke.
Stap 2
Selecteer de correcte locatie waar u het document wil archiveren
op de display van de multifunctionele printer.
Stap 1
Stap 3
Met ScanFlowStore is bidirectionele communicatie tussen uw
netwerk en de multifunctionele printer mogelijk. Hierdoor kunt u
de juiste opslagplaats kiezen uit een lijst die gegenereerd is vanuit
de database en die wordt weergegeven op de display van de
multifunctionele printer.
Stap 4
Druk op de startknop om het document te scannen en op te
slaan. ScanFlowStore levert uw document in het gewenste
bestandsformaat af: PDF, TIFF, JPEG, Excel, Word of OpenOffice.
Stap 2
Stap 5
Het document wordt opgeslagen in het gewenste bestandsformaat
op de juiste locatie op het netwerk op basis van de informatie
die is ingevoerd op de multifunctionele printer.Het is niet
alleen mogelijk om documenten op te slaan in uw Windows
mappenstructuur, maar ook in veel financiële, CRM, ERP, juridische
of DMS bedrijfssoftware. X-Solutions heeft connectoren voor veel
standaard applicaties ontwikkeld. Het is mogelijk om connectoren
te creëren voor de meeste bedrijfsapplicaties en databases met
een minimum aan maatwerk op basis van industriestandaarden.
Stap 3
X-Solutions® Europe
X-Solutions® NA Inc.
Ondersteunde Xerox Producten
Amersfoortseweg 12
3751 LK Bunschoten
Nederland
18805 W. Catawba Ave, Ste 102
Cornelius, NC 28031
USA
Tel. +31 (0)33 4225800
Fax +31 (0)33 2994329
www.scanflowstore.com
[email protected]
Tel. +1 (704) 899-9931
Fax +1 (704) 892-8669
www.scanflowstore.com
[email protected]
Voor meer informatie over ondersteunde
multifunctionals en systeemeisen verzoeken wij u
contact op te nemen met uw Xerox dealer of onze
website te bezoeken via www.scanflowstore.com.
ScanFlowStore
®
POWERED
BY
X-Solutions®
©2008 Xerox Corporation. Alle rechten voorbehouden. XEROX®, The Document Company®, Xerox Alliance PartnersTM, the digital X®, DocumentCentre®, WorkCentre® Pro, zijn
handelsmerken van of ervoor is licentie verleend aan XEROX CORPORATION. Alle non-Xerox merken en productnamen zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van
de respectievelijke bedrijven. X-Solutions® en ScanFlowStore® zijn handelsmerken van X-SolutionsTM.
Platinum
Alliance
Partner
ScanFlowStore-nl-basic-2.2