adres - Provincie Noord

Statenvoorstel
54/03 A
Voorgestelde behandeling:
PS-vergadering
:
3 oktober 2003
Statencommissie
:
Bestuur en middelen d.d. 12 september 2003
‘s-Hertogenbosch
Datum
15 juli 2003
DIS-nummer
930720
Afdeling
KJBZ
Bijlage(n)
-
Onderwerp
Verordening behandeling bezwaar- en beroepschriften provincie Noord-Brabant
Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant,
Samenvatting
Ten aanzien van de werkwijze en de samenstelling van de huidige hoor- en adviescommissies is in de praktijk een aantal
knelpunten gesignaleerd. Om tot een oplossing hiervan te komen, wordt voorgesteld de werkwijze en samenstelling
van deze commissies te wijzigen door middel van een nieuwe Verordening behandeling bezwaar- en beroepschriften
provincie Noord-Brabant. Deze verordening voorziet in de instelling van een nieuwe hoor- en adviescommissie,
bestaande uit maximaal 4 kamers, met elk een externe voorzitter, een extern lid en een ambtelijk lid.
1.
Inleiding
Huidige situatie
De huidige hoor- en adviescommissies voor de behandeling van bezwaar- en beroepschriften zijn zogenaamde interne
commissies, die opereren onder het voorzitterschap van gedeputeerden. Een dergelijke interne commissie bestaat
verder uit twee ambtelijke leden, waarvan één tevens de secretarisrol vervult, en een notulist. Op dit moment zijn er 6
hoor- en adviescommissies, ingedeeld naar beleidsveld, die elk maandelijks een hoorzitting houden.
Knelpunten
Ten aanzien van de werkwijze en de samenstelling van de huidige hoor- en adviescommissies is in de praktijk een aantal
knelpunten gesignaleerd. Deze hebben betrekking op:
1. overschrijding van de wettelijke afdoeningstermijnen in de Algemene wet bestuursrecht (Awb);
2. het ontbreken van een adequaat registratie- en voortgangsbewakingssysteem voor alle bezwaar- en
beroepschriften;
3. het ontbreken van één uniforme werkwijze voor de afhandeling van bezwaar- en beroepschriften;
4. het ontbreken van voldoende onafhankelijke uitstraling van de commissie.
Oplossing
Om deze knelpunten op te lossen wordt thans aan u voorgelegd een voorstel voor een nieuwe werkwijze en
samenstelling van de hoor- en adviescommissie, in de vorm van een ontwerp-verordening ‘behandeling bezwaar- en
beroepschriften provincie Noord-Brabant’.
Reikwijdte
Deze verordening heeft betrekking op bezwaar- en beroepschriften ingediend bij Gedeputeerde Staten en de
commissaris van de Koningin. Voor de behandeling van bezwaarschriften gericht tegen uw Staten is van toepassing de
beleidsregel ‘Behandeling bezwaarschriften door Provinciale Staten’ van 22 oktober 1993. Op grond van deze
beleidsregel behandelt de commissie voor Klachten en Verzoeken de bij uw Staten ingediende bezwaarschriften.
Nieuwe situatie
*
De binnenkomst van de bezwaar- en beroepschriften en de afhandeling daarvan door de hoor- en adviescommissie
zal in de nieuwe situatie centraal worden gecoördineerd door de afdeling KJBZ, door middel van een daarvoor
geëigend systeem. Hierdoor is onder meer een systematische registratie en voortgangsbewaking van alle bezwaaren beroepschriften mogelijk. Met de invoering van deze nieuwe werkwijze wordt knelpunt 1 inzake het
ontbreken van een adequaat registratie- en voortgangs-bewakingssysteem opgelost.
*
*
*
Tevens zal dit registratie- en voortgangsbewakingssysteem bevorderen dat de bezwaar- en beroepschriften binnen
de wettelijke termijnen worden afgehandeld (knelpunt 2). Een snellere afhandeling van de ingekomen bezwaaren beroepschriften wordt bovendien bevorderd doordat er wekelijks een hoorzitting wordt gehouden, waarin de
bezwaar- en beroepschriften naar volgorde van binnenkomst worden behandeld.
De verordening brengt tevens één uniforme werkwijze voor de behandeling van alle bij GS en de CdK ingediende
bezwaar- en beroepschriften, waarmee ook knelpunt 3 wordt opgelost.
Datum
In de voorliggende verordeningstekst wordt uitgegaan van een hoor- en adviescommissie ingevolge
artikel 7:13
15 juli 2003
van de Awb (een zogenaamde gedeeltelijk externe commissie). De commissie wordt ingedeeld
in maximaal vier
DIS-nummer
kamers. Elke kamer bestaat uit één externe voorzitter, één extern lid en één ambtelijk lid.930720
De aanwezigheid van
twee externen in de commissie garandeert een voldoende onafhankelijke uitstraling van de hoor- en
adviescommissie, waarmee tegemoet wordt gekomen aan knelpunt 4.
Financiële en personele aspecten
Ten aanzien van de financiële en personele consequenties die voortvloeien uit de vaststelling van deze verordening
geldt het volgende:
* De financiële consequenties zijn reeds meegenomen in de Voorjaarsnota 2002. Daarin is het volgende opgenomen:
‘s-Hertogenbosch
Activiteiten:
Datum
1. een verordening opstellen gericht op een nieuwe samenstelling en werkwijze van de hooren
15 juli 2003
adviescommissies voor bezwaarschriften;
DIS-nummer
2. het invoeren van een nieuwe werkwijze.
930720
Voor de jaren 2002 en 2003 samen is een bedrag van
€ 45.000,- gereserveerd in verband met de opstartfase en voor 2004 en verder € 36.000,- Afdeling
per jaar. Deze
programmalasten betreffen de jaarlijkse kosten voor presentiegelden van de commissieleden.
KJBZ
* Voor de nieuwe werkwijze is extra inzet van personele capaciteit nodig. Door interne verschuivingen
van formatie
Bijlage(n)
tussen de betrokken afdelingen betekent dit echter per saldo géén formatie-uitbreiding. 1
2.
Het voorstel
Wij stellen u voor te besluiten conform bijgaand ontwerp-besluit.
Dit voorstel betreft wel een referendabel besluit.
Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,
Secretaris, plv.
De voorzitter
Ir. C.A.J.M. Langerwerf
mr. F.J.M. Houben
Auteurs: mw. mr. K. ten Cate/mw. mr. M.G.A. Valk-Geursen, tst.: 8708/2294
Ontwerp-besluit 54/03 B
Voorgestelde behandeling:
PS-vergadering
:
3 oktober 2003
Statencommissie
:
Bestuur en middelen d.d. 12 september 2003
Datum
15 juli 2003
DIS-nummer
930720
Onderwerp
Verordening behandeling bezwaar- en beroepschriften provincie Noord-Brabant.
Provinciale Staten van Noord-Brabant,


gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten, d.d. 15 juli 2003;
gelet op het bepaalde in de Provinciewet, de Algemene wet bestuursrecht en artikel
25 van de Tijdelijke referendumwet;
besluiten:
I.
vast te stellen de volgende verordening:
Verordening behandeling bezwaar- en beroepschriften provincie Noord-Brabant
Artikel 1
Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder
a. commissie: de hoor- en adviescommissie voor de behandeling van bezwaar- en
beroepschriften;
b. Awb: Algemene wet bestuursrecht;
c. kamer: een kamer van de commissie
d. extern lid: een lid van de commissie dat geen deel uitmaakt van, of werkzaam is
onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de provincie NoordBrabant;
e. ambtelijk lid: een lid van de commissie, dat werkzaam is als ambtenaar in dienst van
de provincie Noord-Brabant;
f. verwerend orgaan: het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen.
Artikel 2
Commissie
Gedeputeerde staten en de commissaris van de Koningin kunnen een commissie instellen
voor bezwaar- en beroepschriften, die bij hen zijn ingediend op grond van de Awb of
enige andere wettelijke regeling.
Artikel 3
1/8
Samenstelling van de commissie
1. De commissie bestaat uit ten hoogste twaalf leden, verdeeld over maximaal vier
kamers.
2. Elke kamer bestaat uit drie leden, waarvan één externe voorzitter, één extern
lid en één ambtelijk lid. Zij worden benoemd door gedeputeerde staten voor
de duur van vier jaar.
3. Van de voorzitters is er één belast met coördinerende werkzaamheden voor alle
kamers.
4. De voorzitters fungeren tevens als elkaars plaatsvervangers. Dit geldt ook voor
de overige leden, met dien verstande dat de externe leden geen ambtelijke
leden kunnen vervangen en omgekeerd.
Datum
15 juli 2003
DIS-nummer
930720
Artikel 4
Aftreden/ontslag leden commissie
1. De externe voorzitter en het externe lid nemen ontslag wanneer zij deel gaan
uitmaken van of werkzaam worden onder verantwoordelijkheid van een
bestuursorgaan van de provincie Noord-Brabant. Het ambtelijk lid neemt
ontslag wanneer hij uit dienst treedt van de provincie Noord-Brabant. In beide
gevallen gaat het ontslag in met ingang van de dag waarop de indiensttreding
dan wel de uitdiensttreding ingaat.
2. De leden van de commissie kunnen te allen tijde schriftelijk ontslag nemen. Het
ontslag gaat niet eerder in dan met ingang van de dag, gelegen een maand na de
dag waarop het ontslag is genomen, of zoveel eerder als in de opvolging is
voorzien.
3. Gedeputeerde staten kunnen te allen tijde een lid, anders dan op eigen verzoek,
gemotiveerd ontslag verlenen.
Artikel 5
Secretariaat
1. Het secretariaat van de commissie bestaat uit tenminste vier secretarissen,
alsmede administratieve ondersteuning.
2. De secretarissen zijn door gedeputeerde staten aangewezen provinciale
ambtenaren, werkzaam bij de centrale juridische afdeling, die aan een
universiteit dan wel de Open Universiteit waarop de Wet op het hoger
onderwijs en wetenschappelijk onderzoek betrekking heeft, het doctoraat in de
rechtsgeleerdheid of het recht om de titel meester te voeren hebben verkregen.
Van het bepaalde in de vorige volzin kan door GS ontheffing worden verleend.
3. Eén van de secretarissen is belast met coördinerende werkzaamheden voor alle
kamers.
4. De secretarissen van de commissie fungeren tevens als elkaars plaatsvervangers.
5. De secretaris is voor zijn inhoudelijke werkzaamheden slechts verantwoording
verschuldigd aan de commissie.
Artikel 6
Ingediend bezwaar- of beroepschrift
2/8
1. Op het ingediende bezwaar- of beroepschrift wordt de datum van ontvangst
aangetekend.
2. Het bezwaar- of beroepschrift wordt daarna onverwijld in handen gesteld van
het secretariaat.
3. Het secretariaat zendt onverwijld een afschrift van het bezwaarschrift aan
gedeputeerde staten of de commissaris van de Koningin door middel van de
desbetreffende (beleids)afdeling.
4. Het secretariaat zendt onverwijld een afschrift van het beroepschrift aan het
bestuursorgaan dat het besluit heeft genomen waartegen het beroep is
ingesteld.
Datum
15 juli 2003
DIS-nummer
930720
Artikel 7
Informatieverstrekking
1. Gedeputeerde staten, de commissaris van de Koningin en het bestuursorgaan
bedoeld in artikel 6, vierde lid, verstrekken onverwijld aan het secretariaat alle
op de desbetreffende zaak betrekking hebbende stukken, die zij onder zich
hebben.
2. Nadat de in het eerste lid genoemde bestuursorganen het daartoe strekkende
verzoek van het secretariaat hebben ontvangen, wordt binnen een termijn van
vier weken een verweerschrift ingediend bij het secretariaat.
3. Voorts verstrekken de in het eerste lid genoemde bestuursorganen op verzoek
van de commissie onverwijld aanvullende stukken en mondelinge inlichtingen.
Artikel 8
Machtiging
1. Indien in het bezwaar- of beroepschrift gesteld wordt dat het is ingediend
namens of mede namens een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon en
daarbij geen schriftelijke machtiging van die andere natuurlijke persoon of
rechtspersoon is overgelegd, is er sprake van een verzuim. In dat geval wijst
het secretariaat de bezwaarmaker op dit verzuim en stelt het hem in de
gelegenheid dit te herstellen.
2. Het eerste lid is niet van toepassing in het geval de gemachtigde als advocaat of
procureur is ingeschreven.
Artikel 9
Werkwijze commissie
1. Hoorzittingen worden zo veel mogelijk wekelijks gehouden.
2. Het secretariaat deelt de bezwaar- of beroepschriften in voor een hoorzitting op
volgorde van binnenkomst.
3. Het secretariaat bepaalt plaats en tijdstip van de hoorzitting, waarin
belanghebbenden en het verwerend orgaan in de gelegenheid worden gesteld
zich in persoon of bij gemachtigde door de commissie te doen horen.
4. Tijdens de hoorzitting zijn tenminste twee leden en een secretaris aanwezig.
Artikel 10
3/8
Oproeping belanghebbenden
1. Het secretariaat deelt belanghebbenden, alsmede het verwerend orgaan
tenminste drie weken voor de in artikel 9 bedoelde hoorzitting schriftelijk mee
dat zij in de gelegenheid worden gesteld zich tijdens deze hoorzitting te doen
horen.
2. Degene die namens de belanghebbende ter zitting het woord wenst te voeren,
legt een schriftelijke en door de belanghebbende ondertekende machtiging
over, tenzij hij als advocaat of procureur is ingeschreven of de belanghebbende
zelf met hem verschijnt.
3. De in artikel 7:4, tweede lid, en 7:18, tweede lid van de Awb genoemde
termijnen voor het ter inzage leggen van het bezwaar- of beroepschrift en alle
verder op de zaak betrekking hebbende stukken vangt aan drie dagen na het
verstrijken van de in artikel 7:4, eerste lid en 7:18, eerste lid van de Awb
genoemde termijn voor het indienen van nadere stukken.
Datum
15 juli 2003
DIS-nummer
930720
Artikel 11
Onpartijdigheid
De leden van de kamer laten zich vervangen door hun plaatsvervangers, indien
strijdigheid met artikel 2:4 van de Awb ontstaat of kan ontstaan.
Artikel 12
Openbaarheid van de zitting
1. De hoorzitting is openbaar.
2. De hoorzitting vindt plaats achter gesloten deuren, indien de voorzitter van de
kamer dit nodig oordeelt.
3. De hoorzitting vindt eveneens plaats achter gesloten deuren, indien een
belanghebbende hiertoe een verzoek doet en de voorzitter van mening is dat
aan dit verzoek gewichtige redenen ten grondslag liggen.
Artikel 13
Verslaglegging
1. De secretaris is verantwoordelijk voor de verslaglegging van de hoorzitting en
kan daartoe worden bijgestaan door een notulist.
2. Het verslag wordt ondertekend door de secretaris van de kamer.
Artikel 14
Raadkamer
1. Terstond na afloop van de hoorzitting beraadslaagt de kamer achter gesloten
deuren over het door haar aan gedeputeerde staten of de commissaris van de
Koningin uit te brengen advies.
2. De voltallige kamer beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te
brengen advies. Van minderheidsstandpunten wordt bij het advies melding
gemaakt, indien die minderheid dit verlangt.
Artikel 15
Advies
1. De kamer brengt een gemotiveerd schriftelijk advies uit.
4/8
2. Het advies wordt door de voorzitter en de secretaris van de kamer
ondertekend.
3. Het advies wordt onder meezending van het verslag aan gedeputeerde staten of
de commissaris van de Koningin uitgebracht.
Datum
15 juli 2003
DIS-nummer
930720
Artikel 16
Beslissing
Gedeputeerde staten en de commissaris van de Koningin zenden aan de kamer een
afschrift van de door hen genomen beslissing op bezwaar of beroep.
Artikel 17
Jaarverslag
De commissie brengt jaarlijks een verslag uit over haar werkzaamheden aan
gedeputeerde staten en de commissaris van de Koningin.
Artikel 18
Administratieve geschillen
Deze verordening is van overeenkomstige toepassing op administratieve geschillen als
bedoeld in artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.
Artikel 19
Overgangsrecht
Deze verordening is van toepassing op alle op de datum van inwerkingtreding van deze
verordening en daarna ingekomen bezwaar- en beroepschriften en op alle vóór de datum
van inwerkingtreding van deze verordening ingekomen bezwaar- en beroepschriften
waarop nog niet is beslist.
Artikel 20
Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking de dag na publicatie in het Provinciaal Blad van
Noord-Brabant.
Artikel 21
Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening behandeling bezwaar- en
beroepschriften provincie Noord-Brabant.
II.
te bepalen dat de verordening in werking treedt voordat de termijn als bedoeld in
artikel 22, tweede lid van de Tijdelijk referendumwet is verstreken.
’s-Hertogenbosch, 3 oktober 2003
Provinciale Staten van Noord-Brabant,
De griffier
De voorzitter
5/8
Datum
15 juli 2003
DIS-nummer
930720
6/8
ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING
Datum
15 juli 2003
DIS-nummer
Artikel 2
Deze verordening is niet van toepassing op bezwaar- en beroepschriften ingediend bij
provinciale staten.
930720
Artikel 3
In het tweede lid van dit artikel is tot uitdrukking gebracht dat de leden van de
commissie worden benoemd voor de duur van vier jaar. De leden kunnen onbeperkt
voor eenzelfde termijn worden herbenoemd.
Artikel 5
Ontheffing kan worden verleend aan ambtenaren, werkzaam bij de centrale juridische
afdeling, die door opleiding en ervaring een vergelijkbaar werk- en denkniveau hebben
verkregen.
Artikel 6 en artikel 7
Alle bezwaar- en beroepschriften gericht tegen besluiten van gedeputeerde staten en de
commissaris van de Koningin worden centraal geregistreerd en ingeboekt door de
afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV). Tevens wordt de datum van
ontvangst aangetekend. De afdeling DIV zendt het bezwaar- of beroepschrift vervolgens
direct door naar het secretariaat. Het secretariaat zorgt ervoor dat de desbetreffende
(beleids)afdeling een afschrift van het bezwaar- of beroepschrift ontvangt. Het is de taak
van de (beleids)afdeling om de op de zaak betrekking hebbende stukken per omgaand
aan het secretariaat te verstrekken. Verder zorgt de (beleids)afdeling ervoor dat het
secretariaat binnen vier weken een verweerschrift ontvangt.
Artikel 9
Er wordt zo veel mogelijk wekelijks een hoorzitting gehouden (behoudens feestdagen en
vakantieperioden). De commissie is ingedeeld in vier kamers. Deze houden beurtelings
een hoorzitting. Er is niet gekozen voor indeling van de bezwaar- of beroepschriften naar
beleidsveld, maar naar volgorde van binnenkomst. De verwachting bestaat dat door deze
werkwijze de bezwaar- of beroepschriften sneller kunnen worden afgehandeld (uit de
verslagen van de hoor- en adviescommissies over de jaren 1997 tot en met 2000 is
immers gebleken dat de wettelijke termijnen voor de afhandeling van bezwaar- of
beroepschriften vaak zijn overschreden). Binnen deze werkwijze kan gekozen worden
voor enige clustering van de bezwaar- of beroepschriften. Dit kan efficiënt zijn wanneer
er in een kort tijdbestek meerdere bezwaar- of beroepschriften binnenkomen tegen
gelijksoortige besluiten.
In het geval de voorzitter van de kamer verhinderd is voor de hoorzitting, wordt deze
vervangen door één van de andere voorzitters. Mocht vervanging van de voorzitter
onverhoopt niet mogelijk zijn, dan kan de commissie het horen ingevolge artikel 7:13,
derde lid van de Awb opdragen aan het externe lid.
Artikel 14
7/8
De beraadslaging door de kamer vindt direct na afloop van de hoorzitting plaats. Dit wil
niet zeggen dat de kamer ook meteen een beslissing neemt over het uit te brengen
advies. Immers er kan aanleiding zijn een zaak nader te onderzoeken. Soms zal het
noodzakelijk zijn naar aanleiding van nieuw verkregen informatie een tweede hoorzitting
te houden.
Datum
15 juli 2003
DIS-nummer
930720
Artikel 18
Uit praktische overwegingen wordt de verordening eveneens van toepassing verklaard
op geschillen als bedoeld in artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Het
betreft hier “…geschillen omtrent de toepassing, in de ruimste zin, van een regeling
tussen besturen van deelnemende gemeenten of tussen besturen van een of meer
gemeenten en het bestuur van het openbaar lichaam of het gemeenschappelijk
orgaan...”.
8/8