Rapport - Trajectwijzer Gemeente Delft

Procesmodel Extra Maatwerk (Losse Inkoop)
Sander Koolwijk
22 november 2016
Versie 1
Werkgeversservicepunt Delft is onderdeel van
1 van 8
Procesmodel Extra Maatwerk (Losse Inkoop)
Inhoud
1.
1.1.
1.2.
Algemeen
Eigenaar
Beschrijving
1.2.1. Wat is Extra Maatwerk (Losse inkoop)?
1.2.2. Wanneer kun je Extra Maatwerk inzetten?
1.2.3. Hoe gaat de inkoop van losse instrumenten?
1.2.4. Hoe gaat de inkoop van losse scholing?
1.2.5. Reiskosten
1.2.6. Vragen
1.2.7. Bijlagen
2
2
2
2
2
2
3
3
4
4
2.
2.1.
2.2.
Processchema’s
Schema hoofdproces
Inhoud van het hoofdproces
5
5
5
Geen inhoudsopgavegegevens gevonden.
Werkgeversservicepunt Delft is onderdeel van
1 van 8
Procesmodel Extra Maatwerk (Losse Inkoop)
1.
Algemeen
1.1.
Eigenaar
Productmanager
1.2.
Beschrijving
1.2.1.
Wat is Extra Maatwerk (Losse inkoop)?
Werkse! besteedt re-integratiediensten uit aan trajectuitvoerders die (meestal) via een
aanbestedingsprocedure ingekocht zijn. Een overzicht van deze trajecten is te vinden in
de trajectwijzer. We spreken van Extra Maatwerk wanneer een consulent een
traject/instrument/scholing voor een klant inkoopt dat niet is opgenomen in dit overzicht.
Onder het Extra Maatwerk vallen alle instrumenten (ook scholing!) die ingezet worden
ter bevordering of ondersteuning van het traject naar Werk.
1.2.2.
Wanneer kun je Extra Maatwerk inzetten?
Bij de inzet van Extra Maatwerk zijn de belangrijkste uitgangspunten:
 Kandidaat-werknemer stroomt naar verwachting (door inzet van de Extra
Maatwerk) binnen 12 maanden uit naar Werk;
 Traject/instrument van Extra Maatwerk duurt maximaal 12 maanden of bij
meerjarige opleiding dient er een plan te zijn voor de kosten na deze 12
maanden (bv overname door werkgever)
 De inzet van Extra Maatwerk kan alleen als het vast ingekochte
traject/instrument niet passend en onderbouwd is.
Op ieder moment in een traject naar werk kan gebruik gemaakt worden van Extra
Maatwerk. De consulent kan vanuit zijn/haar expertise zelf beoordelen of Extra
Maatwerk noodzakelijk is. Bij voorkeur is er samenwerking met de accountmanagers
WSP waarmee instrumenten ingezet worden die plaatsing bij werkgevers makkelijker
maken. Ook kan de accountmanager WSP Extra Maatwerk gebruiken als
uitstroominstrument. Op deze manier kan maatwerk geboden worden aan werkgevers.
Denk bijvoorbeeld aan een cursus of opleiding.
1.2.3.
Hoe gaat de inkoop van losse instrumenten?
Als blijkt dat het beschikbaar aanbod van instrumenten om maatwerk te bieden
onvoldoende is, kan over gegaan worden tot Extra Maatwerk. Het document “Inkoop
Extra Maatwerk” helpt je bij het informeren en contracteren van een dienstverlener.
Hierin staan ook de voorwaarden en eisen die aan de dienstverlener worden gesteld.
Dit document maakt integraal onderdeel uit van de offerte die aangevraagd wordt. Bij
een offertebedrag boven de € 1250,- excl. BTW moet dit document ook ondertekend
worden door de dienstverlener.
Werkgeversservicepunt Delft is onderdeel van
2 van 8
Procesmodel Extra Maatwerk (Losse Inkoop)
Voor offertebedragen van € 1250,- of hoger wordt de inkoop ook beoordeeld door de
scholingscommissie.
1.2.4.
Hoe gaat de inkoop van losse scholing?
De basis voor de inkoop van losse scholing is gelijk aan de inkoop van losse
instrumenten. Er zijn wel een paar aandachtspunten bij scholing:
 Scholing is gericht op het behalen van een startkwalificatie of voor kandidaatwerknemers die bepaalde noodzakelijke kennis missen om uit te kunnen
stromen naar werk;
 Bepaal vooraf de schoolbaarheid van de kandidaat-werknemer. Denk daarbij
aan motivatie, capaciteiten en prive-omstandigheden;
 De inzet van basiseducatie valt niet onder de Extra Maatwerk scholing,
hiervoor gelden andere afspraken;
 Voorliggende voorziening
Indien de kandidaat-werknemer voor de kosten van scholing een beroep kan
doen op een voorliggende voorziening, kan geen gebruik gemaakt worden van
Extra Maatwerk. Denk aan de Wet tegemoetkoming onderwijsbijdrage en
schoolkosten (Wtos) of de Wet studiefinanciering (Wsf). Ook kan gedacht
worden aan financiering vanuit de werkgever, UAF of een sectorfonds;
 Scholingsinstituten werken vaak niet met offertes, maar met jaarlijks
vastgestelde opleidingsprijzen. Er wordt dan gewerkt met een
machtigingsformulier i.p.v. een offerte. Machtigingsformulier kan kandidaatwerknemer dan meenemen naar het opleidingsinstituut;
 Bijbehorende leermiddelen
Alle kosten die gerelateerd zijn aan de opleiding, zoals collegegeld,
examengeld, boekengeld kunnen worden opgenomen in de scholingsprijs.
Voorwaarde is wel dat de noodzaak van de kosten (bijvoorbeeld door middel
van de boekenlijst) en het ontbreken van een voorliggende voorziening (zoals
Wsf of UAF) moet worden aangetoond. Laat deze kosten het liefst via het
opleidingsinstituut verlopen. Indien de kosten door klant gemaakt zijn, dan
handelt de consulent de vergoeding af. Let op deze kosten worden niet via de
bijzondere bijstand, maar als trajectkosten afgehandeld;
 Scholingsbeleid van de Gemeente Delft is van toepassing.
1.2.5.
Reiskosten
Reiskosten kunnen als trajectkosten worden geboekt bij het PRB, of Extra Maatwerk
(zie ook handboek Schulinck, hyperlinken!, richtlijn B098)
Deze kosten vallen niet onder de bijzondere bijstand. De inkomenseis komt hiermee te
vervallen voor kandidaat-werknemers.

De volgende criteria gelden:
Reiskosten worden alleen vergoed indien het om activiteiten buiten Delft gaat tenzij er
medische redenen bestaan om gebruik te maken van openbaar vervoer;
Werkgeversservicepunt Delft is onderdeel van
3 van 8
Procesmodel Extra Maatwerk (Losse Inkoop)


1.2.6.
Reiskosten worden vergoed op basis van tweede klas openbaar vervoer vanaf de
gemeentegrens van Delft;
Reiskosten worden vergoed op basis van de goedkoopste mogelijkheid. Is een
abonnement goedkoper dan worden die kosten vergoed. Dit hangt samen met de duur
van het traject en de frequentie waarmee de klant een locatie buiten Delft moet
bezoeken.
Vragen
Scholingscommissie:
Financiële administratie BVT Samenleving:
Scholingsbeleid:
1.2.7.
Emmy Bruin, Sander Koolwijk
Jan Neutel, Elly Huisman, Frieda de
Hoog en Yvonne Sommeling
[email protected]
Jacqueline Nees
Bijlagen
1. Document “Inkoop Extra Maatwerk” voor dienstverleners
2. Scholingsbeleid Gemeente Delft
3. Leaflet mogelijkheden “Extra Maatwerk als uitstroominstrument”
Werkgeversservicepunt Delft is onderdeel van
4 van 8
Procesmodel Extra Maatwerk (Losse Inkoop)
2.
Processchema’s
2.1.
Schema hoofdproces
<< Schema visio >>
2.2.
Inhoud van het hoofdproces
Naam
Check aanbod
Aanvraag en
ontvangst
offertes
Uitvoerende
Consulent
Werkse!
Consulent
Werkse!
Beoordelen
offertes
Opboeken TO
in S4W (GWS)
Consulent
Werkse!
Consulent
Werkse!
Toetsen inkoop
Consulent
Werkse!
Akkoord
scholingscom
missie
Scholingscom
missie
Werkgeversservicepunt Delft is onderdeel van
Beschrijving
Check in de trajectwijzer of bij productmanager of de Extra
Maatwerk beschikbaar is in het vaste aanbod aan instrumenten
Consulent Werkse! vraagt (meerdere offertes) aan bij
dienstverleners:
 Stuurt document “Inkoop Extra Maatwerk” naar
dienstverlener;
 Bij ontvangst offerte checkt consulent Werkse! of
getekend document “Inkoop Extra Maatwerk”
bijgevoegd is bij offertebedrag vanaf € 1.250,- exclusief
BTW.
Consulent beoordeelt de offertes en kiest het goedkoopste
adequate aanbod.
Consulent van Werkse Boekt werkproces TO op in S4W
(GWS):
 Maakt rapport aanvraag beroepsgerichte scholing aan;
 Geeft op voorstelblad van rapport duidelijk aan welk
bedrag betaald moet worden aan de kandidaatwerknemer en welk bedrag aan de dienstverlener;
 Vermeldt rekeningnummer van de kandidaatwerknemer;
 Scant offerte en getekend document “Inkoop losse
instrumenten” (bij meer dan € 1250,-) in en voegt deze
in rapport;

Vermeldt in rapport minimaal de volgende informatie:
 Naam + BSN kandidaat-werknemer;
 Aanbod dienstverlening;
 Eigen oordeel/motivatie van inzet los instrument;
 Motivatie kandidaat-werknemer;
 Arbeidsmarktperspectief i.o.m. WSP
(baangarantie).
Onder € 1.250,- exclusief BTW:
Consulent van Werkse! laat een collega-consulent meekijken
met de offerte. Consulent vermeldt reactie/akkoord collega in
rapport.
Vanaf € 1.250,- exclusief BTW:
Consulent van Werkse! zet TO op naam van lid van de
scholingscommissie en laat inkoop toetsen door
scholingscommissie.
Vanaf € 1.250,- exclusief BTW:
Scholingscommissie toetst verzoek en zet uitslag in rapport
Aanvraag beroepsgerichte scholing van werkproces TO.
 Zet werkproces TO op naam van Consulent Werkse!
5 van 8
Procesmodel Extra Maatwerk (Losse Inkoop)
Afhandeling
afwijzing
scholingscom
missie
Tekenen
offerte
Consulent
Werkse!
Opboeken
activiteit in
S4W
Consulent
Werkse!
Beschikking
toestemming
Consulent
Werkse!
Start
dienstverlening
Consulent
Werkse!
Afsluiten
Werkproces
TO
Mail aan
Financieel
medewerker
Consulent
Werkse
Betaling aan
kandidaatwerknemer
Voortgang
dienstverlening
Financieel
Medewerker
BVT
Samenleving
Consulent
Werkse!
Voortgang
Dienstverlener
Consulent
Werkse!
Consulent
Werkse!
Werkgeversservicepunt Delft is onderdeel van
Vanaf € 1.250,- exclusief BTW:
Bij afwijzing:
 Koppelt terug aan de kandidaat-werknemer
 Sluit werkproces TO af.
Consulent van Werkse! tekent de offerte voor akkoord en stuurt
deze aan dienstverlener
 Altijd vermelden dat facturen gestuurd kunnen worden
naar:
Gemeente Delft / Werkse!, t.a.v. Samenleving
Bedrijfsvoering, Postbus 78, 2600 ME Delft
De consulent van Werkse! maakt de activiteit “Scholing &
instrumenten” (Extra Maatwerk) aan in het traject van de
kandidaat-werknemer (S4W) en geeft aan in welke categorie
deze valt:
 Extern uitstroomproject
 Losse cursus / opleiding
 VCA
 Kosten chauffeurspas/VOG
 Reiskosten
 Vervoermiddel
 Overig.
Optioneel:
 Indien noodzakelijk maakt consulent van Werkse
Beschikking/Toestemming opleiding aan in werkproces
TO en verstuurt deze aan kandidaat-werknemer (te
vinden onder beschikking-500PW beschikking-body
07011 Toestemming studie)
Indien van toepassing: De consulent van Werkse! maakt
werkafspraken met de dienstverlener:
 Startdatum dienstverlening;
 Afspraken over verzuim;
 Voorzieningen die nodig zijn zoals kinderopvang;
 Rapportagemomenten;
 Enz.
Consulent Werkse! sluit werkproces TO in S4W af
Consulent Werkse! stuurt een mail aan de Financieel
medewerker BVT van Samenleving via
[email protected] met volgende gegevens:
 Werkproces (TO) nummer;
 Graag afhandelen/uitbetalen
Bij betaling aan kandidaat-werknemer:
 Financieel medewerker betaalt de bedragen zoals
omschreven in het rapport aanvraag beroepsgerichte
scholing in werkproces TO
Gedurende de uitvoering van de dienstverlening monitort de
consulent van Werkse! de voortgang en stuurt eventueel bij.
Geef eventuele financiële wijzigingen duidelijk aan, in rapport
aanvraag beroepsgerichte scholing in werkproces TO, voor
financiële controle.
De dienstverlener informeert de consulent Werkse! pro actief
6 van 8
Procesmodel Extra Maatwerk (Losse Inkoop)
dienstverlening
Factuur
versturen
Ontvangen en
betalen factuur
Dienstverlener
Financieel
medewerker
BVT
Samenleving
over de voortgang van de dienstverlening
Na start afronding van de dienstverlening (of eerder als dit is
afgesproken in de offerte) verstuurt de dienstverlener de
factuur.*
Financieel medewerker van BVT Samenleving:
 Controleert factuur aan de hand van het rapport
aanvraag beroepsgerichte scholing in werkproces TO;
 Betaalt de factuur.
* De factuur verstuurt de dienstverlener normaal rechtstreeks naar Samenleving bedrijfsvoering
(Zie document “Inkoop Extra Maatwerk”). Vanaf oktober 2016 kan dit alleen onder vermelding
van een inkoopordernummer. Zonder nummer wordt de factuur teruggestuurd.
Tijdelijke oplossing hiervoor is: Laat de dienstverlener de factuur naar jou sturen. Stuur daarna
de factuur door naar Samenleving Bedrijfsvoering via [email protected]. Op deze manier
is het inkoopordernummer niet nodig.
Momenteel wordt gewerkt aan een definitieve (Lean) oplossing. De verwachting is dat dit in
januari 2017 geregeld is. De oplossing zal in dit proces worden verwerkt en verspreid!
Werkgeversservicepunt Delft is onderdeel van
7 van 8